MANUAL DE ORGANIZACIN

DEFINICION
Es el documento que contiene, en forma ordenada y
sistemtica, la informacin y/o las instrucciones sobre historia,
organizacin, poltica y/o procedimientos de una institucin,
que se consideren necesarios para la mejor ejecucin del
trabajo.
El manual de organizacin es un documento oficial que
describe claramente la estructura orgnica y las funciones
asignadas a cada elemento de una organizacin, as como las
tareas especficas y la autoridad asignada a cada miembro del
organismo.
El manual de organizacin es, por tanto, un instrumento de
apoyo administrativo, que describe las relaciones orgnicas que
se dan entre las unidades administrativas de una dependencia,
enunciando sus objetivos y funciones, siendo por ello, un
elemento de apoyo al funcionamiento administrativo.

Objetivo
Proporcionar, en forma ordenada, la
informacin bsica de la organizacin y
funcionamiento de la unidad responsable
como una referencia obligada para lograr el
aprovechamiento de los recursos y el
desarrollo de las funciones encomendadas.

Ventajas:
Precisa las funciones encomendadas a la Unidad Administrativa
para evitar duplicidad y detectar omisiones y deslindar
responsabilidades.
Colabora en la ejecucin correcta de las actividades
encomendadas al personal y proporcionar uniformidad en su
desarrollo.
Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin de las
funciones, evitando la repeticin de instrucciones y directrices.
Proporciona informacin bsica para la planeacin e
instrumentacin de medidas de modernizacin administrativa.
Sirve como medio de integracin al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporacin e induccin a las distintas reas.
Es instrumento til de orientacin e informacin sobre el que
hacer de las unidades responsables.

Causas que originan su revisin y

actualizacin
La necesidad de revisar y actualizar los manuales de
organizacin surge al modificarse las tareas al
interior de los rganos administrativos, que
signifiquen cambios en sus atribuciones y en su
estructura. En ese sentido, los titulares de las
dependencias, entidades o unidades administrativas
debern informar oportunamente a los responsables
de elaborar el manual de organizacin, sobre todo
cambio en torno a las actividades o responsables de
proporcionar un servicio, al pblico o de apoyo
interno, con el objeto de que se realicen las
adecuaciones correspondientes.

ELEMENTOS PARA LA ELABORACIN DEL

MANUAL DE ORGANIZACIN ESPECFICO
NDICE
INTRODUCCIN
I. ANTECEDENTES HISTRICOS
II. MARCO JURDICO
III. ATRIBUCIONES
IV. ESTRUCTURA ORGNICA Y/U
OCUPACIONAL
V. ORGANIGRAMA
VI. DESCRIPCIN DE FUNCIONES

ndice:
En este apartado se presentan, de manera sinttica y ordenada, los
captulos que constituyen el manual o los ttulos principales que
comprende. A efecto de uniformar la presentacin de estos
documentos, es importante seguir el orden que se describe a
continuacin:
Ejemplo:
CONTENIDO
I. INTRODUCCIN
II. OBJETIVO DEL MANUAL
III. ANTECEDENTES HISTRICOS
IV. MARCO JURDICO
V. ATRIBUCIONES
VI. MISIN Y VISIN
VII. ESTRUCTURA ORGNICA
VIII. ORGANIGRAMA
IX. OBJETIVO Y FUNCIONES
X. GLOSARIO DE TRMINOS

INTRODUCCIN
Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el contenido
del manual, de su utilidad y de los fines y propsitos generales que
se pretenden cumplir a travs de l. Incluye informacin de cmo se
usar, quin, cmo y cundo har las revisiones y actualizaciones.
Es recomendable que al formular la introduccin, se emplee un
vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento;
asimismo, que comprenda totalmente los siguientes rubros:
Propsito y utilidad.
Sntesis del contenido.
mbito de su aplicacin.
reas que participaron en la elaboracin del manual.
Importancia de mantener permanentemente actualizado este
manual.
La redaccin deber se concisa, clara y comprensible.
La introduccin habr de elaborarse en un mximo de tres cuartillas.

Antecedentes Histricos
Se darn a conocer las principales
transformaciones sobre la organizacin y
funcionamiento de la unidad administrativa
correspondiente, en orden cronolgico
indicando
las
disposiciones
jurdicoadministrativas que hayan dado origen y/o
modificado la estructura organizacional de la
misma.
Evolucin de la empresa

Marco Jurdico
En esta parte del manual se mencionan las disposiciones jurdicas relacionadas
por orden jerrquico, que dan origen a la organizacin, que establecen su
creacin y sus atribuciones, as como aquellas que regulan su funcionamiento.
Se deber ordenar y jerarquizar los documentos jurdico-administrativos vigentes,
en forma descendente, segn se muestra a continuacin:
a) Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.
b) Leyes.
c) Cdigos.
Etc
Se debern indicar en forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos
jurdicos y administrativos y citar su nmero de referencia (captulo, artculo,
fraccin y en su caso, letra de inciso), fecha de publicacin o expedicin, as
como su ltima reforma. Debe seguirse el orden cronolgico en que fue expedida
cada disposicin.

Atribuciones
Desde el punto de vista jurdico, las atribuciones son
medios para alcanzar fines.
En el caso de los rganos administrativos, las
atribuciones
estn
representadas
por
las
competencias que marca la Ley. Las atribuciones le
dan su amplitud y su limitacin, determinan su
mbito de competencia.
Se deber hacer una trascripcin textual y completa
de las atribuciones de la unidad administrativa con
base en la Ley Orgnica de la Administracin
Pblica Federal y en el Reglamento Interior de la
Dependencia de que se trate.

Misin y Visin
La Misin es la razn de ser de la institucin, la
cual explica su existencia. Es una declaracin de
alto nivel que describe su propsito
fundamental.
La Visin representa el escenario altamente
deseado por la Dependencia que se
quisiera alcanzar en un periodo de largo plazo.

Estructura orgnica
Debern identificarse y mostrarse los niveles jerrquicos y la relacin que guardan
entre si cada uno de los rganos que integran la estructura autorizada apegndose al
nmero de cdigo organizacional establecido por la D.G.P.O.P.; enseguida del nmero
del cdigo organizacional, se anotarn los nombres de los rganos que integran la
unidad administrativa de acuerdo con la estructura autorizada.
La descripcin de la estructura orgnica debe corresponder a su representacin
grfica en el organigrama, tanto en lo referente a la nomenclatura de las unidades
administrativas como a su nivel jerrquico y al orden de presentacin.
Se debern representar en primer lugar las reas sustantivas y a continuacin las
de apoyo, siempre y cuando formen parte de la estructura orgnica autorizada.
Para ejercer una mejor funcin de direccin y control por parte de las unidades de
mando, se recomienda que stas no tengan ms de 6 reas subordinadas.
Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son
congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de sta ms de un
rea subordinada.
1.1
1.1.1

Organigrama
Se deber representar grficamente la relacin
ordenada de las reas que componen una unidad
administrativa, autorizada por la SHCP (Secretaria
de Hacienda y Crdito Publico) y la SFP (Secretaria
de la funcin Publica), reflejando en forma
sistemtica la ubicacin del rgano administrativo,
su integracin, sus niveles jerrquicos y sus lneas
de autoridad y asesora.
En un organigrama se localiza el tipo de unidades
que conforman una estructura, sus relaciones, las
caractersticas de la dependencia, y sus funciones
bsicas. (reas)

Objetivo
Especificar la finalidad que pretende alcanzar el
rea a travs del desarrollo de sus funciones, es
decir el QU, el CMO y l PARA QU,
debiendo ser congruente con el objetivo del rea
superior de la cual depende funcional y
jerrquicamente.
Cuando exista ms de un objetivo, jerarquizar de
acuerdo a su importancia y con relacin a sus
atribuciones.

Funciones
Constituyen el conjunto de actividades afines, a
travs de las cuales se alcanzar el desarrollo de las
atribuciones y objetivos planteados. Las funciones
debern ordenarse de acuerdo a la importancia y
naturaleza del rea que se trate.
Las funciones descritas para cada rgano
administrativo sern las ms relevantes con relacin
al mbito de su competencia e incluirn slo las de
carcter sustantivo. Se recomienda un mximo de
diez.
La descripcin de las funciones debern iniciarse
con un verbo en infinitivo
Objetivo por rea y funcin del puesto

Glosario de trminos
Es un listado alfabtico de definiciones de aquellas
palabras o trminos utilizados en el documento y que
pueden prestarse a confusin en virtud de que no
siempre tienen la misma acepcin o no son ampliamente
conocidos.
Para redactarlo se recomienda ajustarse a los criterios
siguientes:
a) Defina con la mayor claridad y concrecin posible los
trminos tcnico administrativos sealados en el
manual.
b) Incluya solamente los trminos que se presten a
confusin.
c) Ordene los trminos en forma alfabtica.
d) Describa los conceptos sin incluir para ello el trmino
que pretende definir.