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GERENCIA GENERAL
TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO.................................................................................................................................. 4
2.
ALCANCE.................................................................................................................................. 4
Cdigo: GG-DE-GU001
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Versin: 01
3.
DEFINICIONES......................................................................................................................... 4
4.
CONTENIDO............................................................................................................................. 4
4.1.
COMIT DIRECTIVO.........................................................................................4
4.1.1.
OBJETIVOS.................................................................................................................... 4
4.1.2.
INTEGRANTES............................................................................................................... 4
4.1.3.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.............................................................................4
4.1.4.
4.2.
COMIT GERENCIAL........................................................................................7
4.2.1.
OBJETIVO...................................................................................................................... 7
4.2.2.
INTEGRANTES............................................................................................................... 7
4.2.3.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.............................................................................7
4.2.4.
4.3.
COMIT JURDICO........................................................................................... 8
4.3.1.
OBJETIVO...................................................................................................................... 8
4.3.2.
INTEGRANTES............................................................................................................... 8
4.3.3.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.............................................................................8
4.3.4.
4.4.
COMIT DISCIPLINARIO.................................................................................10
4.4.1.
OBJETIVO.................................................................................................................... 10
4.4.2.
INTEGRANTES............................................................................................................. 10
4.4.3.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES...........................................................................10
4.4.4.
4.5.
4.5.1.
OBJETIVO.................................................................................................................... 11
4.5.2.
INTEGRANTES............................................................................................................. 11
4.5.3.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES...........................................................................11
4.5.4.
4.6.
4.6.1.
OBJETIVOS.................................................................................................................. 12
4.6.2.
INTEGRANTES............................................................................................................. 12
4.6.3.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES...........................................................................12
4.6.4.
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Versin: 01
4.7.
4.7.1.
OBJETIVOS.................................................................................................................. 13
4.7.2.
INTEGRANTES............................................................................................................. 13
4.7.3.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES...........................................................................13
4.7.4.
4.8.
6.
4.8.1.
OBJETIVO.................................................................................................................... 15
4.8.2.
INTEGRANTES............................................................................................................. 15
4.8.3.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES...........................................................................15
4.8.4.
4.9.
5.
4.9.1.
OBJETIVO.................................................................................................................... 16
4.9.2.
INTEGRANTES............................................................................................................. 16
4.9.3.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES...........................................................................16
4.9.4.
GENERALIDADES................................................................................................................... 17
5.1.
Documentos de Referencia...........................................................................17
5.2.
Consideraciones Generales...........................................................................18
CONTROL DE CAMBIOS........................................................................................................ 18
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1. OBJETIVO
Establecer lineamientos bsicos para la gestin de los Comits en Sevicol Ltda.
2. ALCANCE
Aplica para todos los comits y grupos primarios de Sevicol Ltda.
3. DEFINICIONES
Comit: Conjunto de personas
representacin de un colectivo.
elegidas
para
desempear
una
labor
determinada
en
4. CONTENIDO
A continuacin se describen los elementos bsicos que deben ser considerados en la gestin de
los comits:
4.1.
COMIT DIRECTIVO
4.1.1. OBJETIVOS
Disear y monitorear las estrategias y polticas orientadas al logro de los objetivos y metas de la
organizacin para el cumplimiento de su misin.
4.1.2. INTEGRANTES
-
Gerente
Director
Director
Director
Director
Director
General
Nacional Financiero
Nacional de Recursos Humanos
Nacional Administrativo
Seccional Bogot
Nacional Jurdico
COMPRAS:
GESTIN DOCUMENTAL:
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Informar a todas las reas de la empresa las decisiones tomadas por la gerencia y hacer
seguimiento al cumplimiento de las mismas.
Tomar las decisiones pertinentes de acuerdo a los aspectos evaluados al interior del
comit.
Validar plan de trabajo anual del Sistema de Gestin Integrado.
Planificar los procesos y asignar los recursos tcnicos, financieros y humanos necesarios
para su desarrollo.
Ser un rgano consultivo para apoyar las decisiones de carcter estratgico y/o tctico..
INNOVACIN:
Revisar, evaluar y seleccionar ideas de mejora que ayuden al mejoramiento del servicio y
los procesos de la organizacin.
Establecer los responsables de los proyectos de mejora de acuerdo a su complejidad
tcnica.
Revisar, ajustar, aprobar o rechazar los planes de proyecto de mejora.
Realizar seguimiento y evaluar resultados de proyectos de mejora desarrollados en la
organizacin.
PRESUPUESTO:
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Aprobar la baja de los activos que han sido devueltos por que ya no cumplen su funcin o
su reparacin no es viable, y su disposicin final. Dejar constancia de la baja de activos en
el Acta de Baja de Activos (GA-IA-FO-005).
ARCHIVOS:
Aprobar las Tablas de Retencin Documental (GA-DL-FO-005), cuando se creen o cada vez
que se actualiza un cambio.
Aprobar Acta de Eliminacin de Documentos (GA-DL-PR-006), cuando se cumpla su tiempo
de retencin en el archivo central.
CARTERA
Revisar y aprobar Acuerdo de Pago (GF-FC-FO-010) con los clientes, de acuerdo al estado
de Cartera presentado por la Auxiliar de Cartera.
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Definir el estado especfico de los clientes que hayan pasado de 90 das de vencimiento
para efectuar las siguientes acciones:
o
o
4.1.4.2.
-
Compromisos
El acta de cada reunin debe ser elaborada por un secretario designado en la sesin.
Quedaran registrados los temas tratados, los compromisos derivados del comit,
responsables y fechas para su cumplimiento.
4.1.4.4.
-
Convocatoria
Se deber definir una fecha y hora fija acorde a la frecuencia del mismo.
4.1.4.3.
-
Periodicidad de Reunin:
Seguimiento
4.2.
COMIT GERENCIAL
4.2.1. OBJETIVO
Hacer seguimiento sobre la gestin de los distintos procesos y reas de la organizacin, con el fin
de tomar decisiones de tipo estratgico que la impacten.
4.2.2. INTEGRANTES
-
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Evaluar peridicamente los informes de las diferentes reas y asesorar al Gerente General
en la toma de decisiones para mejorar la operacin de la organizacin.
Informar a todas las reas y procesos de Sevicol Ltda., las decisiones tomadas por la
Gerencia y hacer seguimiento al cumplimiento de las mismas.
4.2.4.2.
-
Periodicidad de Reunin:
Convocatoria
4.2.4.3.
Compromisos
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El acta de cada reunin debe ser elaborada por un secretario designado en la sesin.
Quedaran registrados los temas tratados, los compromisos derivados del comit,
responsables y fechas para su cumplimiento.
4.2.4.4.
-
Seguimiento
COMIT JURDICO
4.3.1. OBJETIVO
Dar soporte a la organizacin en temas jurdicos, de manera dinmica y proactiva.
Proporcionndole a Sevicol Ltda., alternativas legales para minimizar los impactos normativos, que
afecten directa e indirectamente las finanzas de la empresa.
4.3.2. INTEGRANTES
-
Defender los intereses de Sevicol Ltda., en todo tipo de procedimientos judiciales, es decir
ser un ente consultor de la Organizacin.
Revisar los documentos contractuales a los que estudia y resuelve los problemas legales
relacionados con la empresa, sus contratos y normas legales.
Divulgar toda la normatividad que pueda causar imparto en Sevicol, por medio de su
interpretacin y remisin a las reas especfica.
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Apoyar procesos de cobro de cartera, desde su estado pre jurdico o jurdico, estando muy
pendiente del desarrollo de esta gestin.
Revisar las relaciones contractuales con proveedores de suministros y/o servicios actuales,
en orden a normalizarlas y armonizarlas con las polticas y procesos de contratacin.
Revisar la preformas de los contratos laborales, para poder garantizar que se incluyan las
funciones especficas de cada cargo, dentro de la minuta o como un anexo al contrato que
haga parte integral del mismo.
Analizar y solicitar autorizacin para aquellos casos que impliquen consultas jurdicas
externas, que por su complejidad, no pueden ser resultas de manera segura por el comit.
4.3.4.2.
-
Convocatoria
4.3.4.3.
-
Periodicidad de Reunin:
Compromisos
El acta de cada reunin debe ser elaborada por un secretario designado en la sesin.
Quedarn registrados los temas tratados, los compromisos derivados del comit,
responsables y fechas para su cumplimiento.
4.3.4.4.
Seguimiento
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COMIT DISCIPLINARIO
4.4.1. OBJETIVO
Ejercer la funcin disciplinaria, tanto preventiva como sancionatoria en primera instancia a los
trabajadores de Sevicol Ltda.
4.4.2. INTEGRANTES
-
4.4.4.2.
-
Compromisos
El acta de cada reunin debe ser elaborada por un secretario designado en la sesin.
Quedaran registrados los temas tratados, los compromisos derivados del comit,
responsables y fechas para su cumplimiento.
4.4.4.4.
-
Convocatoria
4.4.4.3.
-
Periodicidad de Reunin:
Seguimiento
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4.5.
4.5.1. OBJETIVO
Fortalecer la prestacin del servicio a travs de la implementacin de canales de comunicacin
ms eficientes de las reas de Seguridad Fsica, Seguridad Electrnica y Comercial pensando en la
satisfaccin del cliente.
4.5.2. INTEGRANTES
-
Revisar y analizar las peticiones, quejas y reclamos ms relevantes y que causen impacto
en la organizacin, presentados por el cliente para determinar las fallas que se han
presentado en los procesos que dieron origen a la queja o reclamo y as dar pronta
solucin.
Establecer los planes de accin idneos para gestionar las peticiones, quejas y reclamos
presentados por los clientes con sus responsables y fechas de cumplimiento.
Realizar seguimiento a los planes de accin con el fin de determinar la eficacia de los
mismos y as evitar que se vuelvan a presentar.
Revisar y analizar las licitaciones que presente el rea comercial para coordinar con el rea
operativa la capacidad de respuesta a la licitacin.
Periodicidad de Reunin:
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4.5.4.2.
-
4.5.4.3.
-
Compromisos
El acta de cada reunin debe ser elaborada por un secretario designado en la sesin.
Quedaran registrados los temas tratados, los compromisos derivados del comit,
responsables y fechas para su cumplimiento.
4.5.4.4.
-
Convocatoria
Seguimiento
4.6.1. OBJETIVOS
-
4.6.2. INTEGRANTES
-
Directores de rea
Personal administrativo y operativo de Sevicol Ltda
Socializar y analizar con el personal administrativo y operativo todas las novedades y/o
particularidades de las diferentes reas y procesos de la compaa.
Periodicidad de Reunin:
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.
4.6.4.2.
-
Deben enviar la agenda previa a la reunin con el fin de establecer los grupos de trabajo
que asistirn al Comit.
4.6.4.3.
-
Compromisos
El acta de cada reunin debe ser elaborada por un secretario designado en la sesin.
Quedaran registrados los temas tratados, los compromisos derivados del comit,
responsables y fechas para su cumplimiento.
4.6.4.4.
-
Convocatoria
Seguimiento
4.7.1. OBJETIVOS
-
Lograr una mayor eficacia en el logro de los objetivos comunes a travs de la participacin
de todos los miembros del equipo de trabajo.
Propuestas de mejora para la gestin adecuada de los procesos, enfocadas hacia el logro
de los objetivos organizacionales.
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4.7.2. INTEGRANTES
-
Comunicar a los trabajadores del rea o proceso las decisiones tomadas, los lineamientos y
polticas establecidos por la Gerencia y/o Comit Directivo y hacer seguimiento al
cumplimiento de las mismos.
Evaluar el cumplimiento de las actividades y compromisos del rea frente a logro de los
objetivos estratgicos.
Reportar y analizar las condiciones en las cuales se ejecutan las actividades asociadas al
rea o proceso, definir y hacer seguimiento a los planes o acciones para su mejora.
Periodicidad de Reunin:
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Las reuniones deben ser breves, focalizarse en el desempeo del rea o proceso y brindar
oportunidades para obtener retroalimentacin, solucin de problemas y enseanza de los
mismos.
4.7.4.2.
-
Deben enviar la agenda previa a la reunin para que los integrantes del Comit se
programen.
4.7.4.3.
-
Compromisos
El acta de cada reunin debe ser elaborada por un secretario designado en la sesin.
Quedaran registrados los temas tratados, los compromisos derivados del comit,
responsables y fechas para su cumplimiento.
4.7.4.4.
-
Convocatoria
Seguimiento
4.8.1. OBJETIVO
Hacer seguimiento al desarrollo del programa de Seguridad y Salud en el Trabajo, al igual que
canalizar las inquietudes de salud y seguridad de los trabajadores hacia la administracin.
4.8.2. INTEGRANTES
-
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Versin: 01
4.8.4.2.
-
Periodicidad de Reunin:
Convocatoria
Deben enviar la agenda previa a la reunin para que los integrantes del Comit se
programen.
4.8.4.3.
Compromisos
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El acta de cada reunin debe ser elaborada por el secretario designado en el Comit.
Quedaran registrados los temas tratados, los compromisos derivados del comit,
responsables y fechas para su cumplimiento.
4.8.4.4.
-
Seguimiento
4.9.1. OBJETIVO
-
Prevenir el acoso laboral contribuyendo a proteger a los empleados contra los riesgos
psicosociales que afectan la salud en los lugares de trabajo
4.9.2. INTEGRANTES
-
El comit de convivencia laboral estar compuesto por dos (2) representantes del
empleador y dos (2) de los trabajadores, con sus respectivos suplentes.
Recibir y dar trmite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que
puedan constituir acoso laboral, as como las pruebas que las soportan.
Examinar de manera confidencial los casos especficos o puntuales en los que se formule
queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al
interior de la entidad pblica o empresa privada.
Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar
a la queja.
Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de dilogo entre las partes involucradas,
promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solucin efectiva de las controversias.
Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y
promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confi dencialidad.
Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja,
verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.
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Presentar a la alta direccin las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas
preventivas y correctivas del acoso laboral, as como el informe anual de resultados de la
gestin del comit de convivencia laboral y los informes requeridos por los organismos de
control.
4.9.4.2.
-
Compromisos
El acta de cada reunin debe ser elaborada por el secretario designado en la sesin del
Comit. Quedaran registrados los temas tratados, los compromisos derivados del comit,
responsables y fechas para su cumplimiento.
4.9.4.4.
-
Convocatoria
4.9.4.3.
-
Periodicidad de Reunin:
Seguimiento
5. GENERALIDADES
5.1.
-
5.2.
-
Documentos de Referencia
Consideraciones Generales
N/A
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6. CONTROL DE CAMBIOS
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Versin
Descripcin
10 de Noviembre
de 2015
01
Aprob el cambio
Nombre
Cargo
Gerente
Julio Anaya
General
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