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MICROSOFT EXCEL 2007 AVANZADO

Unidad Didctica N 8

MICROSOFT EXCEL 2007 AVANZADO

Unidad Didctica N 8

Automatizacin y almacenamiento avanzado


A) Macros
Definicin de macros
Creacin de macros con grabadora
Uso de macros
Eliminacin de macros
B) Guardar documentos de manera avanzada
Plantillas
Proteccin de documentos

Ejercicio de Repaso

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Automatizacin y almacenamiento avanzado


A) Macros

Una macro se puede definir como la automatizacin de una tarea dentro de cualquier
programa.
Las macros pueden ir programadas o grabadas. Es decir se genera una especie de
pelcula que reproduce los pasos que nosotros hemos ido creando a lo largo del tiempo.
Excel nos permite crear macros grabadas para ejecutarlas en cualquier momento. Por
ejemplo podemos disear un estilo de hoja con el diseo de la pgina de impresin a un
tamao determinado, una orientacin, escalar el contenido para que entre una sola pgina,
centrarlo, aplicar un tema, etc., etc.
De esta manera se ejecutan todos los cambios a la vez y no hay que realizar cambio
por cambio.
Las macros se encuentran en la pestaa vista.
Para crear una macro debemos:

Pensar que pasos vamos a dar para poder grabarlos correctamente.

Seleccionar la pestaa Vista > botn Macros > Grabar una macro.

Dar nombre a la macro y combinacin de teclas si lo deseamos

Realizar los pasos que queremos grabar en la macro

Detener la macro Botn Macro > Opcin Detener grabacin

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Para ejecutar una macro pulsaramos el botn macro elegiramos ver macro y
seleccionaramos la macro a ejecutar.

Para eliminar la macro se volvera a pulsar el botn macro elegiramos ver macro y
seleccionaramos la macro a eliminar.

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Con la opcin de modificar se abre la ventana de programacin en VBA lenguaje


utilizado para las aplicaciones de Microsoft.

No se puede realizar una modificacin de la macro a travs de la grabadora.

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B) Guardar documentos de manera avanzada


Durante todo el curso cuando hemos guardado un libro le hemos dado un nombre y un
tipo.
En ningn momento hemos creado un libro base que nos sirva para crear otros libros
definitivos. Siempre han sido libros definitivos.
Una plantilla se puede definir como un libro base que va a servir de apoyo al
desarrollo de libros definitivos que tienen elementos en comn.
Un ejemplo puede ser la plantilla de un modelo de factura de una empresa
determinada.
La factura tendr los mismos elementos comunes como el espacio para las cantidades,
el precio, el total, etc. Pero cada factura definitiva tiene sus propios datos.
Para crear una plantilla debemos crear un libro habitual y guardarlo como plantilla.
Botn Office > Guardar Como > Libro de Excel > Seleccionar el tipo plantilla de Excel
(*.xltx).

Cuando guardamos una plantilla la extensin del documento ser diferente:

Para Excel 2007 sera *.xltx.

Para Word Excel con macros sera *.xltm.

Para versiones anteriores sera *.xlt

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La plantilla se puede guardar en cualquier carpeta que deseemos para utilizarla con
posterioridad.
Adems del cambio en la extensin la plantilla tiene otro icono de reconocimiento
dentro de Excel.

Para usar una plantilla si es de las que hemos creado nosotros simplemente abrirla
de la carpeta donde est situada.
Si queremos utilizar una plantilla predeterminada por Microsoft Excel sera el botn
Office > Nuevo > Plantillas Instaladas.

Por ltimo vamos a ver como guardar con seguridad el libro.


En el tema anterior vimos como podamos proteger el libro de la modificacin pero el
usuario poda abrirlo.
En este caso vamos a proteger el libro de la apertura de otros usuarios.
Excel nos permite preparar el libro para su distribucin de tal manera que se restrinja al
mximo posible la accesibilidad al mismo y por lo tanto el cambio o copiado.
Pincharamos el botn Office y seleccionaramos Preparar.
La imagen nos muestra y resume las opciones que nos proporciona Excel para
preparar el documento para su distribucin.

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En alguna de ellas es necesaria la conexin a Internet o tener registrada una firma


digital como en el caso de restringir permiso o agregar firma digital.

Una de las opciones ms interesantes y utilizadas es cifrar el documento. De tal


manera que aadimos una contrasea a nuestro documento para protegerlo totalmente de tal
forma que una persona que no sepa la contrasea no podr abrirlo.
Realizado el libro pulsamos el botn Office > Preparar > Cifrar documento.
Nos aparecer una ventana flotante donde debemos escribir la contrasea. Volver a
preguntar la contrasea y ya estar cifrado.

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Al abrir un libro que est cifrado nos pedir la contrasea y solo se abrir si se escribe
correctamente. Cuidado distingue maysculas y minsculas y no es reversible.

EJERCICIO PRCTICO DE REPASO.


EJERCICIOS TUTORIZADOS.
Ejercicio prctico de repaso y tutorizados de la Unidad didctica 08
(Disponible en la Seccin Trabajos).

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