Facultad de Ingeniera Administrativa e Ingeniera Industrial

Carrera Profesional de Ingeniera Industrial

Gestin de Mantenimiento
TEMA:
SISTEMA DE INFORMACIN DE MANTENIMIENTO

REALIZADO POR:
Auccapuclla Chuquihuccha, Rudy
Navarro Gutierrez, Edwin
Solano Baca, Angie

LIMA PERU 2016

1

INTRODUCCIN

Los sistemas de informacin de mantenimiento resultan fundamentales

para la efectiva gestin de las labores de mantenimiento, de manera que debe
considerarse los criterios fundamentales que sirven de base para el desarrollo de
un sistema de informacin de gestin del mantenimiento, con nfasis en el costobeneficio de esta actividad, parte integrante y fundamental de la estrategia
empresarial, que adems presenta los componentes clsicos que debe manejar
un sistema de esta naturaleza, su clara y oportuna integracin con las reas
funcionales de la empresa, y sobre todo para que el mantenimiento operativo sea
efectiva contribucin al incremento de la productividad.
El tratamiento de la informacin ser lo que caracteriza el Sistema donde
se asociacin los mtodos y elementos organizados de manera lgica para lograr
el objetivo especfico del mantenimiento. As, este sistema se distingue por sus
elementos constituyentes y por la naturaleza del proceso de transformacin de las
informaciones como los reportes, tablas y grficos, con contenidos propios,
concisos, y direccionados de acuerdo con los niveles funcionales para conseguir
los datos en funcin de los tipos de reportes deseados y ser utilizado de acuerdo
con las metas y plazos, la confiabilidad deseada y de los costos envueltos en
todos los procesos productivos.

Contenido
1.

OBJETIVO GENERAL................................................................................... 4

2.

SISTEMA DE INFORMACION DE MANTENIMIENTO......................................4

2.1 SISTEMA DE INFORMACION EN LAS ORGANIZACIONES.............................4

2.2 GESTION DE MANTENIMIENTO EN LA GRAN INDUSTRIA............................5
2.3 CARACTERIZACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION PARA
MANTENIMIENTO............................................................................................. 6
2.3.1

Administracin del Equipo..................................................................6

2.3.2

rdenes de trabajo (ODTs)..................................................................8

2.3.3

Administracin de las especialidades de mantenimiento...................9

2.3.4

Abastecimiento y control de materiales...........................................11

2.3.5

Informes de desempeo...................................................................12

2.3 TECNOLOGIAS DE INFORMACION............................................................14

3.

SOFTWARE PARA CONTROL Y ADMINISTRACION DE MANTENIMIENTO.. . .15

3.1 SOFTWARE MP......................................................................................... 16

CONCLUSIONES............................................................................................. 18
BIBLIOGRAFIA................................................................................................ 19

1. OBJETIVO GENERAL.
Desarrollar los criterios para la implementacin de los sistemas de
informacin con el uso de herramientas informticas para la toma de decisiones y
el xito de la Direccin.

2. SISTEMA DE INFORMACION DE MANTENIMIENTO.

Es un conjunto formal de procesos que, operando sobre una coleccin de
datos estructuradas segn las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y
distribuyen la informacin (o parte de ella) necesaria para las operaciones de
dicha empresa y para las actividades de direccin y control correspondientes
(decisiones) para desempear su actividad de acuerdo a su estrategia planeada.

2.1 SISTEMA DE INFORMACION EN LAS ORGANIZACIONES.

Un sistema de informacin acepta recursos de datos como entrada y los
procesa en resultados de informacin como salida, la cual, a su vez, est
constituida por datos convertidos a un contexto significativo y til para usuarios
finales especficos. La informacin slo se puede definir dentro del marco
de la toma de decisiones, estando este proceso imbricado en el sistema
de informacin. De all, que se plasme que el contexto y el usuario van
a determinar el proceso de decisin, propio de la gestin de cualquier
tipo de organizacin y relacionado con su sistema de informacin.
En el plano de la planeacin estratgica se requiere la declaracin
de una misin corporativa que aclara su propsito y sus metas
generales, y que proporcionan un marco referencial para la formulacin
de los objetivos estratgicos de la organizacin. La misin delinea el
propsito de los sistemas de informacin en la organizacin, de esta
4

manera,

vincula

la

estrategia

con

el

sistema

de

informacin,

determinando el tipo de organizacin y sus responsabilidades.

2.2 GESTION DE MANTENIMIENTO EN LA GRAN INDUSTRIA.

El funcionamiento de un equipo origina un desgaste, que en el tiempo
produce efectos en su operatividad ocasionando interrupciones al proceso
productivo, desde el incumplimiento de compromisos adquiridos o escasez,
inclusive hasta perjuicios legales. Tambin un mantenimiento adecuado
contribuye a minimizar riesgos de trabajo. Por ello, el funcionamiento de los
equipos es una garanta para las exigencias de produccin y depende,
principalmente, de un adecuado sistema de mantenimiento, ya sea con base en
un sistema de informacin tradicional o un sistema acorde a los avances
tecnolgicos de esta era informacional.
El mantenimiento es un servicio que agrupa una serie de actividades
mediante las cuales un equipo, mquina, construccin civil o instalacin, se
mantiene o se restablece a un estado apto para realizar sus funciones, siendo
importante en la calidad de los productos y como estrategia para una competencia
exitosa.
Los esfuerzos realizados en el rea de mantenimiento consisten en reducir
al mnimo el efecto de las averas de los equipos y de las instalaciones, y
proporcionar informacin relacionada con la experiencia y conocimiento a los
departamentos relacionados con el proceso productivo, a fin de reducir el trabajo
de mantenimiento, el tiempo improductivo y sus costos.

2.3 CARACTERIZACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

PARA MANTENIMIENTO.
La investigacin de campo para la recopilacin de la evidencia emprica
relacionada con las actividades de mantenimiento se estructur con base en las
caractersticas especficas de los sistemas de informacin en la funcin de
5

mantenimiento planteadas. Estas caractersticas comprenden la informacin

bsica que debe poseer un sistema computarizado de informacin para
mantenimiento, estableciendo cinco mdulos:
Administracin del equipo.
Control de rdenes de trabajo.
Administracin de las especialidades de mantenimiento.
Abastecimiento y control de materiales.
Informes de desempeo.
Para esta caracterizacin se incluy el elemento de tecnologas de
informacin como factor primordial en los sistemas de informacin.
Cabe destacar que todas las empresas encuestadas poseen en su
estructura organizativa la funcin de mantenimiento como una funcin
diferenciada de carcter operativo, lo cual implica que esta funcin es establecida
como una gerencia o un departamento con responsabilidades y recursos
especficos.

2.3.1

Administracin del Equipo.

La mejora de la eficacia del equipo requiere la medicin de las prdidas que

afectan la disponibilidad del equipo, su eficiencia y la calidad del producto.
La informacin bsica que se debe disponer sobre los equipos es su
identificacin (normalmente asociada a un cdigo), ubicacin, fecha de
instalacin, estado o condicin, informacin tcnica, historia del equipo (incluye
fallas registradas, tipo de fallas) y programa de mantenimiento, herramientas
especiales y procedimientos de seguridad.
En la Tabla 1 se aprecia la relevancia que las industrias del sector dan a sus
activos; se refleja un alto grado de organizacin en cuanto a la disposicin de
archivos de informacin codificada y clasificada sobre la identificacin y las
caractersticas tcnicas de los equipos; sin embargo, los sistemas de informacin
6

reflejan debilidad en los registros del historial de fallas de los equipos y en la

existencia de mecanismos que permitan determinar la condicin operativa de los
equipos, la cual es una informacin vital para la toma de decisiones. Se presenta,
tambin, deficiencia en la identificacin del equipo con respecto a: a) su
ubicacin, que puede ser en aquellos equipos con facilidad para su movilizacin y
no se realiza su respectivo rastreo, y b) fecha de fabricacin, que para efectos de
depreciacin del equipo puede ser considerado como elemento fundamental.

2.3.2

rdenes de trabajo (ODTs).

El propsito del sistema de rdenes de trabajo es proporcionar medios para

solicitar por escrito el trabajo que va a realizar el departamento de mantenimiento,
seleccionar por operacin el trabajo solicitado, asignar el mejor mtodo y los
trabajadores ms calificados para el trabajo, reducir el costo mediante una
utilizacin eficaz de los recursos, mejorar la planeacin y la programacin del
trabajo de mantenimiento, y mejorar el mantenimiento en general. Dependiendo
del diseo del formato de la ODT, sta puede ser utilizada como una solicitud de
8

trabajo, un documento de planeacin, un registro histrico, una herramienta para

el monitoreo y control, y una notificacin de trabajo completado.
En cuanto a la existencia de las ODTs, como puede observarse en la Tabla
2, se hace un uso significativo de este mecanismo de planeacin y de control para
los trabajos de mantenimiento; sin embargo, an persisten industrias que no lo
utilizan, empleando otros procedimientos poco formales.

2.3.3 Administracin de las especialidades de

mantenimiento.
El seguimiento a las especialidades de mantenimiento resulta crucial para
suministrar a la unidad de planificacin la informacin necesaria para programar
las ODTs. El sistema de informacin debe contener informacin referente a:
nombre del personal, fecha de contratacin, especialidad, salario, cargo, cdigo
de la especialidad, estado de la especialidad (asignacin, vacaciones, mdico, en
servicio), entre otras.

Los resultados del estudio muestran una escasa inclinacin hacia el registro
de la informacin de los trabajadores por parte de la gestin de mantenimiento, ya
que esta responsabilidad se considera propia del departamento de recursos
humanos, lo cual desde el punto de vista del manejo de la informacin para la
planificacin y el control de las actividades de mantenimiento representa una gran
debilidad, dado que de la administracin apropiada de este recurso depende en
gran medida la eficiencia de la gestin de mantenimiento.

La informacin contenida en las ODTs de las grandes industrias encuestadas

est dirigida principalmente a conocer el impacto de las fallas en la produccin y
al uso de los recursos de mantenimiento; sin embargo, a este respecto se
presentan deficiencias en cuanto al control de materiales y herramientas
utilizadas.

10

2.3.4

Abastecimiento y control de materiales.

Un funcionamiento adecuado del sistema de mantenimiento depende en

gran medida de la administracin de los inventarios de materiales. De hecho, una
parte significativa del presupuesto de mantenimiento est representado por este
rubro, lo cual induce a la consideracin de factores econmicos. Si la inversin es
excesiva los resultados son elevados costos de mantenimiento de inventario. Por
el contrario, si no se cuenta con las refacciones y materiales necesarios para las
reparaciones y servicios de los equipos, el costo de tiempo muerto se puede
incrementar enormemente. Por ello, los esfuerzos deben estar dirigidos a lograr
un sistema de administracin de inventarios equilibrado.
En el proceso de elaboracin de una ODT, el planificador identifica los
materiales que se requerirn, para lo cual debe verificar que se cuente con las
existencias necesarias. Son contundentes al expresar que la disponibilidad de los
materiales es decisiva para una planeacin, programacin y control sin
contratiempos de los trabajos de mantenimiento.
En la Tabla 4 se observa que la condicin de los sistemas de informacin en
relacin a la gestin de los materiales de mantenimiento es precaria en la mayora
de las industrias encuestadas. La disponibilidad de informacin sobre materiales
recae en el departamento de compras o en el almacn de materiales (50% de las
industrias), mientras que el sistema de informacin de mantenimiento no cuenta
con una base de datos interrelacionada al sistema de inventario.

11

2.3.5

Informes de desempeo.

El control de las actividades de mantenimiento debe estar soportado por un

sistema de informacin que permita la recopilacin de los datos de mantenimiento
y permita determinar el estado de las mismas, as como mostrar el desempeo
con relacin a lo planificado.
El departamento de mantenimiento debe contar con un sistema de informes
regulares que reflejen el estado del mantenimiento, un resumen del trabajo de
mantenimiento realizado, una lista de los gastos de mantenimiento por centro de
costos o equipos importantes, informes de trabajos pendientes en trminos de
horas-hombre, informes de inspeccin del mantenimiento preventivo, tiempo
muerto del equipo principal, informe de ODTs abiertas, informes de eficiencia que
comparan las horas estimadas contra las horas reales, informes de variacin del
12

presupuesto mensual de mantenimiento respecto al consumo materiales y mano

de obra, entre otros.
En la Tabla 5 se presentan los resultados del estudio sobre la produccin de
informes mensuales (casi generalizada entre las industrias) de las actividades de
mantenimiento. Sin embargo, la informacin contenida en los informes es limitada
y no genera en su totalidad informacin necesaria para la gestin eficiente de
mantenimiento.

13

2.3 TECNOLOGIAS DE INFORMACION.

Si bien no es requisito indispensable, para lograr una gestin eficiente, la
incorporacin al rea de mantenimiento de un sistema de informacin asistido por
computadora, su implementacin facilita y simplifica significativamente el
desarrollo del control de las actividades de mantenimiento.
La utilizacin de las tecnologas de informacin en este sector para el
manejo y procesamiento de la informacin de mantenimiento se encuentra
limitada, como se puede apreciar en la Tabla 6. Slo el 35.7% de las industrias
poseen sistemas automatizados, mientras que una porcin similar se conduce
mediante herramientas computacionales como hojas de clculo que permiten
llevar la coordinacin y control de las distintas actividades; el 28,6% de las
industrias encuestadas utiliza formatos y fichas como procedimientos manuales
para estos fines.
Las industrias que utilizan sistemas automatizados integrados gestionan
todas las reas funcionales de la industria para el desarrollo de sus
operaciones10. Las empresas con aplicaciones especficas de mantenimiento
utilizan programas que consisten en sistemas modulares que permiten la
planificacin de acciones de mantenimiento, adems, llevan un control sobre los
activos de una empresa e interactan nicamente con las reas estrechamente
14

relacionadas con el mantenimiento como lo son produccin, compras, almacn y

recursos humanos. Finalmente, un 20% de las industrias reportaron el uso de
aplicaciones

creadas

para

satisfacer

los

requerimientos

especficos

de

informacin y que funcionan de manera aislada.

3. SOFTWARE PARA CONTROL Y ADMINISTRACION DE

MANTENIMIENTO.
Controlar el mantenimiento de su equipamiento puede ser una tarea
desafiante.

Aunque

haya

muchos

programas

de

administracin

de

mantenimientos en el marcado a continuacin detallaremos uno para describir

algunas de sus principales funciones trataremos de entender lo que ofrece en su
interfaz y su sistema de trabajo, ya que son cosas tan importantes como las
caractersticas mismas presentes en los administraciones de equipos en la
administracin del mantenimiento.

15

3.1 SOFTWARE MP.

EL MP es un Software Profesional para Control y Administracin del
Mantenimiento. COMPUTERIZED MAINTENANCE MANAGEMENT SYSTEM.
El MP es un CMMS, de sus siglas en ingls Computerized Maintenance
Managment System. El objetivo principal del MP es ayudarle a administrar la
gestin de mantenimiento de una manera eficiente, manteniendo toda la
informacin de su departamento de mantenimiento documentada y organizada.
Documente en el MP toda la informacin referente a sus equipos e
instalaciones,

como

por

ejemplo

planos,

diagramas,

especificaciones, localizacin, datos del proveedor, etc.

Documente los planes o rutinas de mantenimiento de cada uno de
sus equipos y genere con el MP los calendarios de mantenimiento en
forma automtica.
Da con da, el MP informa sobre los trabajos de mantenimiento que
se deben realizar y una vez que se realizan, el MP reprograma la
fecha prxima para cuando deban volver a realizarse, ajustando
automticamente los calendarios de mantenimiento.
Automatice y simplifique con el MP el proceso de generacin, control
y seguimiento de las rdenes de trabajo.
Mantenga control total sobre su inventario de repuestos y disminuya
niveles de inventario mediante la adquisicin de repuestos justo a
tiempo.
Mantenga organizada y disponible para consulta toda la informacin
histrica referente a trabajos realizados y recursos utilizados.
Genere gran cantidad de reportes, ndices y grficas relacionados
con la gestin de mantenimiento.

16

ALCANCES.

Catlogo de equipos.
Catlogo de localizaciones.
Rutinas de mantenimiento.
Ordenes de trabajo.
Solicitudes va internet.
Calculo automtico de los calendarios de mantenimiento.
Distribucin de cargas de trabajo.
Actualizacin de trabajos realizados.
Mediciones predictivas.
Inventarios de repuestos y consumibles.

IMPLEMENTACION.

Industrias.
Constructoras.
Hoteles,
Hospitales.
Flotillas.
Empresas de servicios.

BENEFICIOS.

Reduccin de paros imprevistos.

Incremento de la vida til de los equipos.
Prevencin de reparaciones costosas.
Prevencin de accidentes.
Confiabilidad y uniformidad de la calidad.
Reduccin de los niveles de inventario de repuestos
Mejora el desempeo del personal de mantenimiento.
Organizacin y Documentacin.

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CONCLUSIONES

Los sistemas de informacin para mantenimiento de las grandes

industrias en general, poseen una administracin adecuada de la
informacin tcnica de los equipos.
La mayora de las industrias funcionan con rdenes de trabajo
como mecanismo de planeacin y de control para los trabajos de
mantenimiento, algunas emplean procedimientos pocos formales,
limitando el control de la gestin.
Las tecnologas pueden ser un elemento potencial para el
desarrollo de los sistemas, pero stos junto al accionar de los
gerentes permiten, finalmente, fortalecer el desempeo de las
funciones dentro de una organizacin.
Los sistemas de informacin dentro de una organizacin son:
procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con
la organizacin, y producir informacin, re portes y otras salidas.

BIBLIOGRAFIA.

Escritos y consejera del Jefe de Planta y PCP de la empresa Lnea

Plstica Per.
18

Mara de los ngeles Gil Estallo (2010). Como Crear y Hacer Funcionar
una Empresa. Espaa

Gua de tecnologa e innovacin (2015). Revista trimestral de tecnologa

industrial. Per.

http://www.scielo.org.ve/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S131599842010000100008

http://virtual.senati.edu.pe/pub/PGM/Unidad04/CONTENIDOS_UNIDAD_4_
PLATAFORMA.pdf

http://www.mpsoftware.com.mx/

http://repositorio.uis.edu.co/jspui/bitstream/123456789/6149/2/119102.pdf

19