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Grer ses contacts clients et

fournisseurs

COMMERCIAL

La constitution dun fichier clients ou dun fichier fournisseurs commence par la compilation
de leurs coordonnes. Cette base peut ensuite tre enrichie par le suivi des changes : types
et montants des commandes, chiffre daffaire gnr, cots des approvisionnements
Informatiser son fichier commercial facilite son utilisation et son exploitation.

A quoi a sert ?
Amliorer laccs linformation

La dmatrialisation dun fichier permet daccder aux informations en quelques clics et de stocker moins de papiers. Il sera facile de retrouver lhistorique des changes avec un partenaire en effectuant une recherche par entreprise, par date, par type de contact (mail, tlphone, RDV...).

Scuriser les donnes

Un fichier informatis est plus facile protger que des papiers car on peut le dupliquer en crant une sauvegarde.

Exploiter linformation

Lagrgation des informations sur les clients et les fournisseurs permettront davoir des statistiques susceptibles
damliorer sa gestion commerciale (en dterminant par exemple le profil de ses meilleurs clients).

w w w. a t o u t s - n u m e r i q u e s . c o m

Comment grer ses contacts clients


fournisseurs ?
La messagerie lectronique

Les messageries lectroniques (emails) permettent de


stocker les coordonnes de ses partenaires : adresses postales, numros de tlphone, notes. Ces informations sont
accessibles via tout ordinateur ou tlphone connect
Internet. Elles peuvent par ailleurs tre partages avec
dautres personnes.

Le tableur

Les logiciels permettant de crer des tableaux, aussi appels tableurs , facilitent le tri des informations car chaque
colonne correspond un critre. Vous pouvez donc crer
et personnaliser ces critres de description linfini.
Les donnes peuvent galement tre traduites en statistiques de suivi grce de nombreuses formules de calcul.

Les progiciels

Un progiciel est un logiciel comportant de trs nombreuses fonctionnalits et grant souvent plusieurs fonctions
de lentreprise. Les CRM (gestion de la relation client) et
les ERP (progiciel de gestion intgr) sont deux types de
progiciels qui permettent de grer ses contacts mais aussi
de nombreuses autres fonctions de lentreprise. Une CRM
permet par exemple de faciliter la gestion dune quipe
commerciale, le suivi des actions marketing et la gestion
du service aprs-vente.
Ces super logiciels , notamment les ERP, sont assez coteux et longs installer. Ils sont rarement adapts aux besoins des TPE.

Le logiciel de gestion commerciale

Il existe de trs nombreux logiciels de gestion commerciale, gratuits ou payants, gnralistes ou spcialiss dans
un mtier. Au-del des contacts, ces logiciels grent galement les devis, les ventes, les achats ou encore les stocks.
Ils proposent une meilleure lisibilit des informations
quun tableur.

Avant de se lancer
Dfinir ce que lon veut faire

Espace Numrique Entreprises - Photos : Fotolia - 2013

Souhaitez-vous simplement informatiser votre fichier


de contacts ou en faire un support pour lancer des
actions commerciales et optimiser vos achats ? Quel
budget pouvez-vous ddier ce projet ?
Il faut dfinir prcisment vos attentes et les hirarchiser.

Se former

Il ne faut pas hsiter se faire expliquer le fonctionnement dun outil par le biais dune formation. Un des
travers classique de linformatique consiste nutiliser que 20% des capacits dun outil.

Prparer son entreprise

Dans une petite structure, cest souvent loutil qui


impose lorganisation et non linverse. Il est donc important de prparer le personnel de lentreprise afin
danticiper les freins qui pourraient mettre en pril de
projet. Une communication en interne est ncessaire
afin davoir une adhsion des utilisateurs dans la phase oprationnelle.

Piges viter
Penser que loutil fera tout

Par manque de prparation en amont et une mauvaise dfinition de vos besoins, le choix dune solution
peut savrer dcevant. Il peut exister un dcalage important entre vos attentes et les fonctions proposes
par la solution. Pour pouvoir exploiter les donnes, il
faut les saisir (et ceci rgulirement), pour que le logiciel ne perde pas tout son intrt. Ne sous-estimez
pas le temps consacr la saisie de donnes.

Trouver la solution miracle gratuitement

Dans la mesure du possible, il est recommand de


prendre une solution reconnue afin de scuriser son
investissement. Dautant que les solutions bon march sont souvent limites.

Faire comme le voisin

Interrogez-vous dabord sur vos propres besoins et


comparez les diffrentes offres du march. Ne vous
fiez pas un seul avis.

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