Bases de datos en Access

Una base de datos es una coleccin de datos organizada de tal manera que se facilite el
acceso y la consulta de la informacin. Por ejemplo, una biblioteca es una base de datos
compuesta de material impreso en papel y donde podemos encontrar el libro que
necesitamos al consultar el catlogo de la biblioteca.
Debido al desarrollo de los sistemas computacionales la mayora de las bases de datos se
han ido migrando a un formato electrnico ya que se obtienen diversas ventajas como son
la rapidez en las bsquedas y consultas de informacin.
Los programas que nos permiten interactuar con las bases de datos electrnicas son
conocidos como sistemas gestores de bases de datos o DBMS por sus siglas en ingls.
Microsoft Access es uno de esos sistemas gestores de bases de datos porque nos permite
crear una base de datos as como insertar informacin y realizar actualizaciones a la misma.

Bases de datos relacionales

Las bases de datos se pueden clasificar por los mtodos que utilizan para guardar y
recuperar la informacin. Estos mtodos se refieren a ciertos algoritmos de computadora
que hacen que existan diferentes modelos de administracin de bases de datos como son las
bases de datos transaccionales, las bases de datos multidimensionales, las bases de datos
orientadas a objetos y las bases de datos relacionales. Microsoft Access es un sistema de
base de datos relacional.
Lo que caracteriza a una base de datos relacional es que est formada por una coleccin de
tablas, donde cada tabla contiene informacin sobre un tema especfico. Por ejemplo, la
base de datos incluida en Access 2010 llamada Northwind contiene una tabla llamada
Customers (Clientes) donde se almacena el nombre de cada cliente y toda su informacin
de contacto.

Podemos pensar que una tabla de Access es similar a una hoja de Excel en donde solamente
se almacena informacin relacionada a un tema especfico.

Tablas, campos y registros en Access

Una tabla de Access est definida por campos donde cada uno de ellos tiene un tipo de
datos especfico como son los campos de tipo texto, los campos de tipo nmero, de tipo
fecha, etc. Podemos pensar que un campo es similar a una columna de una tabla de Excel
donde se ha especificado un ttulo el cual indica el tipo de informacin contenida en dicha
columna.

La informacin de una tabla se almacena en registros que no son ms que las filas de la
tabla y donde cada registro contiene una pieza de informacin especfica. De esta manera
podemos concluir que una base de datos en Access est siempre formada por tablas y las
cuales a su vez se componen de campos y de registros.
Crear una base de datos en Access

Como hemos revisado con anterioridad, para crear una base de datos es necesario comenzar
con el diseo. Una vez diseada la base de datos podemos iniciar su creacin con nuestra
herramienta de preferencia. En esta ocasin mostrar los pasos para crear una base de
datos en Access.
Formato de las bases de datos en Access

Microsoft Access almacena toda la informacin de tablas, reportes, formularios y consultas

en un solo archivo. A partir de Access 2007 el formato de las bases de datos cambi para
ofrecernos mayores ventajas y es conocido por tener la extensin de archivo .accdb en el
nombre de archivo.
Anteriormente las bases de datos Access tenan las extensin de archivo .mdb la cual fue
utilizada de manera predeterminada hasta la versin 2003. Pero no te preocupes, si
necesitas abrir una base de datos Access en formato .mdb lo puedes hacer aunque tengas
Access 2007 o Access 2010 ya que ambas versiones soportan la lectura de dichos archivos.
Por el contrario, si estas utilizando Access 2010 y necesitas compartir la base de datos con
alguien que tiene Access 2003 debes asegurar de guardarla en formato .mdb o de lo
contrario la otra persona no podr abrir el archivo.
Crear una base de datos en Access con plantillas

Una manera de crear una base de datos en Access es utilizar las plantillas
predeterminadas que ofrece la herramienta. Para ello debes ir a la ficha Archivo y
seleccionar la opcin Nuevo y posteriormente hacer clic sobre Plantillas de ejemplo y
enseguida se mostrarn las plantillas disponibles.

Al elegir crear una base de datos a travs de una plantilla se incluirn las tablas, formularios
y reportes que contiene dicha plantilla y deberemos comenzar a trabajar a partir de dichos
elementos.
Sugiero utilizar este mtodo solamente cuando has revisado previamente dichas plantillas
de bases de datos y ests totalmente seguro de que se ajustan a tus necesidades. Las bases
de datos creadas de esta manera tienen una estructura de datos bien definida y puede llegar
a ser muy laborioso tratar adaptarla para importar datos de otra fuente que tienen una
estructura muy diferente.
Crear una base de datos en Access en blanco

Ya que (en teora) al momento de crear una base de datos en Access deberamos haber
hecho el diseo, la mejor opcin para crear nuestra base de datos ser hacerlo a partir de
una base de datos en blanco. Para hacerlo debemos comenzar por pulsar la opcin Base de
datos en blanco que se encuentra dentro de la opcin Nuevo de la ficha Archivo.

Es importante hacer notar que al momento de pulsar el botn Base de datos en blanco se
crear un archivo con el nombre y ruta especificados en el panel derecho.

Una vez creada la base de datos podrs encontrar el archivo .accdb en la ruta especificada.
Por ltimo debo mencionar que Access insertar una tabla vaca llamada Tabla1 a partir de
la cual podremos iniciar con la creacin de nuestro diseo.

Crear una base de datos en Access

Como hemos revisado con anterioridad, para crear una base de datos es necesario comenzar
con el diseo. Una vez diseada la base de datos podemos iniciar su creacin con nuestra
herramienta de preferencia. En esta ocasin mostrar los pasos para crear una base de
datos en Access.
Formato de las bases de datos en Access

Microsoft Access almacena toda la informacin de tablas, reportes, formularios y consultas

en un solo archivo. A partir de Access 2007 el formato de las bases de datos cambi para
ofrecernos mayores ventajas y es conocido por tener la extensin de archivo .accdb en el
nombre de archivo.
Anteriormente las bases de datos Access tenan las extensin de archivo .mdb la cual fue
utilizada de manera predeterminada hasta la versin 2003. Pero no te preocupes, si
necesitas abrir una base de datos Access en formato .mdb lo puedes hacer aunque tengas
Access 2007 o Access 2010 ya que ambas versiones soportan la lectura de dichos archivos.
Por el contrario, si estas utilizando Access 2010 y necesitas compartir la base de datos con
alguien que tiene Access 2003 debes asegurar de guardarla en formato .mdb o de lo
contrario la otra persona no podr abrir el archivo.
Crear una base de datos en Access con plantillas

Una manera de crear una base de datos en Access es utilizar las plantillas
predeterminadas que ofrece la herramienta. Para ello debes ir a la ficha Archivo y
seleccionar la opcin Nuevo y posteriormente hacer clic sobre Plantillas de ejemplo y
enseguida se mostrarn las plantillas disponibles.

Al elegir crear una base de datos a travs de una plantilla se incluirn las tablas, formularios
y reportes que contiene dicha plantilla y deberemos comenzar a trabajar a partir de dichos
elementos.
Sugiero utilizar este mtodo solamente cuando has revisado previamente dichas plantillas
de bases de datos y ests totalmente seguro de que se ajustan a tus necesidades. Las bases
de datos creadas de esta manera tienen una estructura de datos bien definida y puede llegar
a ser muy laborioso tratar adaptarla para importar datos de otra fuente que tienen una
estructura muy diferente.
Crear una base de datos en Access en blanco

Ya que (en teora) al momento de crear una base de datos en Access deberamos haber
hecho el diseo, la mejor opcin para crear nuestra base de datos ser hacerlo a partir de
una base de datos en blanco. Para hacerlo debemos comenzar por pulsar la opcin Base de
datos en blanco que se encuentra dentro de la opcin Nuevo de la ficha Archivo.

Es importante hacer notar que al momento de pulsar el botn Base de datos en blanco se
crear un archivo con el nombre y ruta especificados en el panel derecho.

Una vez creada la base de datos podrs encontrar el archivo .accdb en la ruta especificada.
Por ltimo debo mencionar que Access insertar una tabla vaca llamada Tabla1 a partir de
la cual podremos iniciar con la creacin de nuestro diseo.

Crear una tabla en Access

Una base da datos en Access almacena la informacin en tablas. Una tabla es un conjunto
de columnas y filas donde se guardarn los datos de una manera organizada. Una tabla en
Access es similar (hasta cierto punto) a una hoja de Excel.
Antes de empezar a crear una tabla en Access debemos disear la base de datos para
poder conocer los requisitos de nuestra tabla. Una vez que sabemos estos requisitos
podemos proceder fcilmente a su creacin dentro de la herramienta.
Cmo crear una tabla en Access

Podemos crear tablas para una base de datos nueva o para una base de datos existente. En
ambos casos el procedimiento ser el mismo. En primer lugar debemos ir a la Ficha Crear y
pulsar el botn Tabla.

Observars en pantalla del lado izquierdo el panel de navegacin enlistando la nueva tabla
y del lado derecho una pestaa con el mismo nombre de la tabla y una cuadrcula donde
podremos crear los campos de la tabla.

Definir el campo primario de la tabla

Supongamos que deseo crear una tabla donde almacenar la informacin de los empleados
de una empresa con la siguiente informacin:

El campo primario de esta tabla ser el campo IDEmpleado el cual contendr un texto de 5
caracteres que identificar de manera nica a cada empleado.
Antes de crear este campo debemos observar que Access ya ha creado el primer campo de
la tabla y le ha puesto el nombre Id. As que el primer paso ser modificar el nombre de ese
campo para que concuerde con la definicin de la tabla. Para iniciar con este cambio
debemos hacer clic derecho sobre el encabezado del campo para mostrar el men
emergente.

Selecciona la opcin Cambiar nombre de campo y podrs cambiar el nombre del campo
directamente en el encabezado.

Solo nos resta cambiar el tipo de dato de este campo que de acuerdo a mi diseo debe ser
de tipo Texto y una longitud de 5. Para hacer el cambio debes ir a la Ficha Campos, que se
encuentra dentro de Herramientas de tabla, y dentro del grupo Formato encontrars una
lista con los tipos de datos disponibles y de donde seleccionar la opcin Texto.

Finalmente debo especificar la longitud del campo dentro cuadro de texto llamado como
Tamao del campo que tambin se encuentra dentro de la Ficha Campos.

Los pasos que hemos seguido hasta ahora fueron para modificar un campo que Access ya
haba colocado y lo hemos modificado. A continuacin debemos crear nuevos campos el
cual ser un procedimiento diferente.
Definir los campos restantes de la tabla

En primer lugar debemos hacer clic en el encabezado que tiene la leyenda Haga clic para
agregar y se mostrar la lista de tipos de dato disponibles.

Una vez seleccionado el tipo de dato para nuestro campo Access nos permitir capturar el
nombre del campo en el encabezado.

Para los campos de texto podrs modificar la longitud de la misma manera que lo hicimos
con el campo primario, es decir, al seleccionar el campo podrs observar el cuadro de texto
Tamao del campo dentro del grupo Propiedades de la Ficha Campos.

De esta manera hemos terminado de crear la estructura nuestra primera tabla en Access
pero an hace falta el paso final! Nunca olvides presionar el botn Guardar (en la barra de
acceso rpido) de manera que se guarden los cambios. Access mostrar un cuadro de
dilogo para salvar la nueva tabla.

Es en ese momento que tenemos la oportunidad para dar un nombre descriptivo a la tabla
de manera que siempre sepamos el tipo de informacin que guarda. Al pulsar el botn
Aceptar vers reflejado el nuevo nombre de la tabla.

Crear una tabla en la vista Diseo de Access

Existen dos maneras de crear una tabla de Access: Crear la tabla en la vista Hoja de datos o
crear la tabla en la vista Diseo. Con cualquiera de los dos mtodos llegaremos al mismo
resultado pero en esta ocasin mostrar el mtodo para crear una tabla en la vista Diseo
de Access.
En un artculo anterior creamos una nueva tabla en la vista Hoja de datos. Ahora crear la
misma tabla en una nueva base de datos pero utilizando la vista Diseo. A continuacin los
campos que crearemos:

Crear una tabla de Access en la vista Diseo

Lo primero que debemos hacer es pulsar el botn Diseo de tabla que se encuentra dentro
del grupo Tablas en la ficha Crear.

Una vez que se muestra la cuadrcula en el panel derecho el procedimiento ser el mismo
para todos los campos.

En la columna Nombre del campo colocaremos los nombres de los campos de la tabla y en
la columna Tipo de datos elegiremos el tipo de dato para cada campo de la tabla. De esta
manera podemos crear todos los campos de nuestro ejemplo:

Como regla general siempre colocamos primero el campo clave. Para establecer el campo
clave debemos seleccionar el campo correspondiente y pulsar el botn Clave principal que
se encuentra en la ficha Diseo.

Podrs diferencia el campo de la clave principal por un pequeo icono que se mostrar a la
izquierda del nombre.
Propiedades de los campos

Para cada uno de los campos creados se pueden modificar ciertas propiedades. Solamente
selecciona alguno de los campos y podrs ver mayor detalle en el panel Propiedades del
campo.

En la imagen superior puedes observar que he modificado el tamao del campo Nombre de
acuerdo al diseo que se realiz de la tabla. De esta manera puedes seleccionar cualquier
campo de la tabla y modificar sus propiedades.
Finalmente debemos pulsar el botn Guardar que nos permitir asignar un nombre a la tabla
y guardar las modificaciones que hemos realizado.

Agregar registros en Access

Una vez que hemos creado la estructura de la base de datos, ya sea en la vista Diseo o en
la vista Hoja de datos, el siguiente paso es insertar registros en una tabla de Access. Un
registro es una fila de datos la cual tendr un valor para cada campo de la tabla.
Abrir la tabla en la vista Hoja de datos

El primer paso para iniciar con la insercin de un registro es abrir nuestra base de datos de
Access y posteriormente abrir la tabla donde insertaremos la informacin. Es importante
abrir la tabla en la vista Hoja de datos y para ello es suficiente con hacer doble clic sobre el
nombre de la tabla o hacer clic derecho y seleccionar la opcin Abrir.

Una vez abierta la tabla de nuestra base de datos podremos observar una cuadrcula con los
ttulos de los campos de la tabla en la parte superior.

Cmo agregar registros en Access

Para iniciar con la captura de datos en la tabla solamente debes hacer clic por debajo del
ttulo del primer campo y capturar la informacin correspondiente.

De inmediato observars un pequeo icono al lado izquierdo de la fila que indicar que has
iniciado con al captura de los datos de ese registro. Para capturar la informacin de otro
campo tenemos dos opciones: pulsar la tecla Tabulador lo cual nos llevar a la siguiente
columna o simplemente hacer clic sobre el campo que deseamos capturar.

Ingresar una fecha en Access

Cuando tengas un campo que ha sido previamente definido como un campo de tipo Fecha
observars que Access muestra un pequeo icono en forma de calendario a la derecha de la
celda de captura.

Al pulsar sobre este icono se mostrar un calendario de donde podrs seleccionar la fecha
adecuada.

Si no deseas utilizar este calendario simplemente introduce la fecha directamente en el

campo con el formato adecuado que es utilizando una diagonal / como separador del da,
mes y ao. Por ejemplo, la siguiente fecha sera un dato vlido en Access: 23/02/12.
Ingresar datos monetarios en Access

Para ingresar un dato en una columna de tipo Moneda no es necesario capturar el smbolo
$ ni tampoco ser necesario capturar el carcter separador de miles. Por ejemplo, si deseo
especificar un salario de $45,000 para un registro de la tabla solamente debo ingresar el
valor: 45000.

Una vez que sea capturado este dato Access presentar la informacin adecuadamente es
decir, agregar el smbolo $ y tambin colocar los separadores de miles
correspondientes.
Para capturar la informacin de un nuevo registro solamente debes hacer clic en el inicio de
la nueva fila y capturar la informacin para cada uno de los campos.

Finalmente debemos pulsar el botn Guardar para asegurarnos que los datos ingresados
sean permanentes en la tabla.
Una alternativa para agregar registros en Access

El mtodo que acabamos de revisar es muy til cuando t mismo agregars datos a una
tabla. Sin embargo, cuando ser una tercera persona la que har el ingreso de informacin a
la base de datos es recomendable utilizar Formularios especialmente si la otra persona no
tiene conocimientos en Access ya que los Formularios nos ayudarn a evitar errores de
captura.
En un prximo artculo revisaremos el mtodo de Formularios como una alternativa para
agregar registros en Access.
Importar datos de Excel a Access

Es difcil pensar en capturar manualmente todos los registros de una tabla de Access as que
la herramienta nos provee de varios comandos para importar datos. En esta ocasin nos
enfocaremos especialmente en cmo importar datos de Excel a Access de una manera
sencilla. A continuacin describir este proceso de importacin de datos.
Dos opciones para importar datos

Lo primero que debemos hacer antes de iniciar con la importacin de datos a Access es
decidir si haremos la importacin hacia una nueva tabla o hacia una tabla ya existente de
Access. En caso de que la importacin se realice a una nueva tabla, Access intentar asignar
el tipo de datos adecuado para cada campo pero ser necesario realizar una revisin
posterior para asegurarnos de que Access haya asignado los tipos de datos adecuados en
cada campo.
La otra opcin es crear una tabla anticipadamente de manera que la importacin se haga
directamente a ella. De esta manera podremos definir los campos apropiados y el tipo de
dato adecuado para recibir la informacin proveniente de Excel.
De manera personal prefiero utilizar el primer mtodo y dejar que Access cree una nueva
tabla y posteriormente realizar las adecuaciones pertinentes, pero puedes elegir cualquiera
de estos dos mtodos. En este artculo seguiremos la opcin de crear una nueva tabla.
Importar una hoja de Excel a Access

El proceso de importacin de datos en Access se realiza a travs de un Asistente el cual

nos llevar de la mano para importar los datos. Debes ir a la ficha Datos externos y pulsar
el comando Excel.

Este botn mostrar la primera pantalla del Asistente la cual nos permitir especificar el
archivo de Excel que contiene la informacin. Solamente debemos pulsar el botn
Examinar para localizar el libro de Excel adecuado.

Adicionalmente debemos especificar el lugar donde se almacenarn los datos. La primera

opcin crear una nueva tabla que contendr los datos importados. Si por el contrario
deseas importar los datos a una tabla ya existente debes elegir la segunda opcin la cual
mostrar una lista de las tablas existentes de manera que puedas elegir. Elegir la opcin de
crear una nieva tabla y pulsar el botn Aceptar para avanzar al segundo paso del Asistente.
Elegir la hoja de Excel a importar

El Asistente de importacin detectar las hojas existentes dentro del libro de Excel.

Solamente debemos asegurarnos de elegir la hoja adecuada antes de avanzar.

Adicionalmente podrs observar una muestra de los datos contenidos en la hoja
seleccionada. Cuando ests listo pulsa el botn Siguiente.
Encabezados de columna

El tercer paso es muy simple ya que solamente nos pregunta si los datos de la hoja de Excel
tienen un encabezado de columna.

En caso de que as sea solamente marca la caja de seleccin que indica que la Primera fila
contiene encabezados de columna. Pulsa el botn Siguiente para continuar con el Asistente
de importacin.
Detalle de cada campo

El siguiente paso nos dar la posibilidad de indicar el tipo de dato que contienen las
columnas de nuestro archivo Excel.

Si haces clic sobre cada columna podrs especificar el tipo de dato adecuado dentro de la
lista de opciones. La opcin Indexado nos permite indexar una columna. Una columna
indexada permite que la base de datos responda de una manera ms rpida. Los ndices son
un tema avanzado que trataremos ms adelante pero este paso del Asistente nos permite
indicar si un campo ser indexado o no al momento de importarlo.
La otra opcin que tenemos en esta ventana es No importar el campo y en caso de
seleccionarlo se omitir dicha columna de la importacin. Una vez que hayas revisado los
campos de la hoja debes pulsar el botn Siguiente.
Definir una clave principal

El siguiente paso del Asistente nos permite establecer una clave principal para la nueva
tabla que ser creada en la importacin de datos. La primera opcin sugiere Permitir a
Access agregar la clave principal lo cual se traduce en una nueva columna que contendr un
identificador nico para cada registro de la tabla.

Si por el contrario, nuestra hoja de Excel ya contiene una clave principal definida, podemos
seleccionar la opcin Elegir clave principal para entonces seleccionar la columna que
contiene dicha clave. La ltima opcin nos deja avanzar sin especificar una clave principal
en la nueva tabla. Haz clic en Siguiente para ir al paso final.
Finalizar la importacin de datos a Access

El ltimo paso del Asistente nos permite asignar un nombre a la nueva tabla que se crear
en Access.

Para terminar con el proceso debes especificar el nombre de la tabla y hacer clic en el botn
Finalizar. Finalmente Access preguntar si deseas guardar los pasos de la importacin que
acabamos de realizar, lo cual es recomendable si repetirs continuamente la exportacin. Al
cerrar el Asistente podrs ver la nueva tabla creada en Access con los datos importados
desde Excel.

Crear una consulta en Access

Una consulta en Access no es ms que una pregunta que podemos hacer a la base de datos
sobre la informacin que contiene. Para crear una consulta en Access podemos utilizar el
Asistente para consultas el cual nos guiar paso a paso por todo el proceso.
El primer paso para crear una consulta en Access es saber la pregunta que deseamos hacer a
la base de datos, as que antes de iniciar con el Asistente para consultas debemos tener una
idea del tipo de informacin que deseamos obtener. Por ejemplo: Me gustara tener una lista
de todos los departamentos de la empresa.
Cmo crear una consulta en Access

Para iniciar con la creacin de una consulta en Access debemos ir a la ficha Crear y pulsar
el botn Asistente para consultas que se encuentra dentro del grupo Consultas.

Se mostrar el primer paso del proceso el cual nos permite elegir el tipo de consulta que
deseamos crear. En este ejemplo crear una consulta sencilla.

En el segundo paso del proceso podremos elegir la tabla que contiene la informacin que
necesitamos. Adems podremos elegir todas o algunas de las columnas de la tabla
seleccionada, solamente ser necesario pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro de
la derecha.

El ltimo paso del Asistente para consultas nos permite asignar un ttulo a la consulta.

Por ahora dejar seleccionada la opcin Abrir la consulta para ver informacin y pulsar el
botn Finalizar. Esto cerrar el Asistente para consultas y mostrar el resultado de la
consulta:

En el panel izquierdo podrs observar la lista de consultas que hayas creado. Si no ves la
lista de Consultas es probable que ests observando algn otro tipo de objeto de Access,
solamente haz clic sobre el ttulo del panel izquierdo y selecciona la opcin Consultas.

Crear una consulta con criterios en Access

Un criterio es una condicin que podemos agregar a una consulta de Access para que
muestre en pantalla solamente los registros que cumplan con dicha condicin. Los criterios
son de gran ayuda para realizar un mejor anlisis de la informacin. Considera la siguiente
consulta de Access la cual trae todos los registros de la tabla Empleados.

Ahora estoy interesado en obtener la informacin solo de aquellos empleados que

pertenecen al departamento de Finanzas. Para mostrar esos registros en pantalla agregar un
criterio a la consulta de manera que solamente se muestre la informacin de dicho
departamento.
Crear o editar una consulta en Access

Si no has creado una consulta en Access para la tabla de tu inters, puedes hacerlo
siguiendo los pasos descritos en el artculo Crear una consulta en Access. Despus de
haberla creado debers hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta y seleccionar la
opcin Vista Diseo.

En la parte inferior de la ventana encontrars una cuadrcula que contendr una columna
para cada campo devuelto por la consulta y un rengln con el ttulo Criterios.

Criterios de una consulta en Access

Para mostrar solamente los registros del departamento de Finanzas colocar el valor
Finanzas en el recuadro correspondiente para el campo Departamento de la siguiente
manera:

Pulsa el botn Ejecutar que se encuentra dentro de la ficha Diseo y tendremos el resultado
esperado:

Especificar mltiples criterios en una consulta

Podemos especificar criterios para diferentes campos al mismo tiempo. Por ejemplo,
podemos indicar que necesitamos los registros del departamento de Finanzas y que adems
sean registros con una fecha de ingreso posterior al 10 de Febrero del 2012. Para ello
podemos colocar un criterio adicional para el campo FechaIngreso:

El uso de criterios en nuestras consultas de Access facilitar mucho el trabajo con la

informacin en nuestra base de datos.

Crear informes en Access 2010

Un informe de Access es una especie de reporte que nos ayuda a presentar los datos de
manera adecuada para su lectura. Antes de crear el informe debemos decidir
adecuadamente la fuente de datos que utilizaremos.
El primer paso es seleccionar la tabla de Access de donde obtendremos los datos para el
informe y posteriormente ir a la ficha Crear y dentro del grupo Informes hacer clic sobre el
botn Informe.

Recuerda que debes seleccionar primero la tabla que servir como base para el informe o de
lo contrario el botn Informe estar deshabilitado. Access crear un informe bsico que
tendr por columnas los campos de la tabla seleccionada.

Puedes observar que el informe tiene como ttulo el mismo nombre de la tabla. Access
coloca este ttulo predeterminado, pero lo puedes cambiar fcilmente son tan slo hacer
doble clic sobre l para especificar el nuevo ttulo.

Para guardar el informe haz clic sobre el botn Guardar de la barra de herramientas de
acceso rpido. Se mostrar el cuadro de dialogo Guardar como y debers indicar un
nombre para el nuevo informe.

La Vista Presentacin de un informe de Access

Cuando trabajamos con informes de Access podemos utilizar la Vista Presentacin para
realizar cambios complejos al informe. De esta manera podemos generar reportes
totalmente personalizados y de acuerdo a nuestras necesidades.
Algunas de las cosas que podemos hacer en la Vista Presentacin son cambiar el ttulo del
informe, remover columnas, modificar los encabezados de columna e inclusive cambiar el
ancho de las columnas del reporte. Para entrar a la Vista Presentacin debemos hacer clic
derecho sobre el informe dentro del panel de navegacin y seleccionar la opcin Vista
Presentacin.

Para cambiar el ttulo del informe comenzamos por hacer un clic sobre el ttulo para
seleccionarlo y un segundo clic para crear un punto de insercin. Al hacer el segundo clic
podrs observar el cursor que te permitir editar el ttulo.

Puedes utilizar las flechas del teclado para moverte entre los caracteres del ttulo y hacer la
modificacin que necesites.
Eliminar columnas del informe

Para eliminar una columna del informe comenzamos por seleccionar el encabezado de
dicha columna. Para ello es suficiente con hacer clic sobre el ttulo de la columna para
seleccionarlo y posteriormente ir a las Herramientas de presentacin de informe y en la
ficha Organizar pulsar el botn Seleccionar columna.

Una vez que la columna ha sido seleccionada podemos pulsar la tecla Suprimir y dicha
columna desaparecer del informe. Si deseas eliminar varias columnas del informe al
mismo tiempo, puedes comenzar por seleccionar los encabezados de columna mientras

oprimes la tecla CTRL. Una vez que hayas seleccionado los encabezados de las columnas
que deseas borrar debes pulsar el botn Seleccionar columna y finalmente la tecla Suprimir.
Cambiar el encabezado de una columna

Para cambiar el encabezado de una columna dentro del informe seguiremos un

procedimiento similar al de cambiar el ttulo del informe. Primero hacemos un clic sobre el
encabezado de columna para seleccionarlo y el segundo clic ser para crear un punto de
insercin.

Una vez que observes el cursor dentro del recuadro del encabezado de columna podrs
editar el texto. Si despus de cambiar el encabezado de una columna el nuevo texto no se
muestra completo, entonces puedes aumentar el ancho de la columna. Para ello posiciona el
cursor justo entre la lnea divisoria de los encabezados de columna hasta que el cursor se
convierta en una flecha de dos puntas y arrastra el ancho de columna hasta que se muestre
todo el texto.

Agregar totales a una columna

As mismo la Vista Presentacin nos permite agregar campos de totales a cualquier

columna de valor numrico. Para poder agregar este campo debemos seleccionar el

encabezado de la columna adecuada y posteriormente ir a la ficha Diseo y dentro del

grupo Agrupacin y totales hacer clic sobre el botn Totales.

Dentro del men seleccionamos la opcin Suma y Access insertar una suma al final de la
columna. Como puedes observar, no solamente podemos insertar la suma sino tambin el
promedio o la desviacin estndar. La Vista Presentacin nos permitir trabajar con
nuestros informes para darles la apariencia que necesitamos y la informacin pueda ser
comprensible al momento de imprimirla.

Respaldar una base de datos Access

Es posible daar o destruir por completo una base de datos Access por lo que es muy
importante realizar frecuentemente un respaldo de la informacin. Para evitar cualquier
problema mayor es importante respaldar nuestras bases de datos Access.
El proceso de respaldo y recuperacin

En ningn momento podemos permitir que nuestros datos sean daados o destruidos en su
totalidad. Debemos establecer los mecanismos necesarios para que, en caso de tener una
situacin grave, podamos regresar al ltimo estado correcto de una base de datos. Este
proceso es conocido como recuperacin de una base de datos.
La mejor prctica que podemos tener para facilitar la recuperacin de cualquier base de
datos es hacer continuamente copias o respaldos de cada una de nuestras bases de datos. Si
ocurre cualquier problema solo ser necesario restaurar la ltima copia de seguridad
(respaldo) para recuperar la ltima versin estable de nuestra base de datos.
Respaldar una base de datos Access

Para respaldar una base de datos Access que est actualmente abierta debemos ir a la ficha
Inicio e ir a la seccin Guardar & Publicar para seleccionar la opcin Guardar base de
datos como y posteriormente, dentro de la seccin Avanzadas, elegir la opcin Realizar
copia de seguridad de la base de datos.

Al pulsar el botn Guardar como se mostrar un cuadro de dilogo sugiriendo un nombre

para el respaldo que contendr la fecha actual.

Finalmente pulsa el botn Guardar para respaldar la base da datos. Access crear una copia
de seguridad en la ubicacin elegida de manera que est disponible. Para restaurar una base
de datos que est daada ser suficiente con sobrescribir el archivo actual con el ltimo
respaldo guardado.