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UP Universidad de Palermo
Facultad de Diseo y Comunicacin
Titular de ctedra: Lic. Adriana Bruno
2012
UP Universidad de Palermo
Diseo y Comunicacin
Organizacin de Eventos III
Bibliografa
- Fisher, John - Como organizar convenciones y congresos.
- Gil Gil, Jos - Competiciones deportivas.
- Apuntes del docente
La realizacin de stos, en todo el mundo, constituye una industria en la que se gastan muchos millones de
dlares, por ello los organizadores y los expositores cada da necesitan estrategias y tcnicas nuevas y
perfeccionadas para tener mejores resultados.
Como cualquier proyecto, es necesario planificarlo debidamente, ya que sin esto, hay mucho riesgo de no
alcanzar el xito o de tener un amplio desperdicio de recursos y esfuerzos.
Ese plan debe convertirse en una estrategia especfica y consistente, representada por acciones concretas.
Tambin debe plantear y detallar acciones dirigidas a cumplir objetivos especficos. Para cada objetivo
planteado se deben definir las acciones a efectuar, anticipar los posibles problemas por resolver, priorizar
sus soluciones, asignar recursos y responsabilidades y disear medidas de seguimiento que permitan
evaluar los avances y los resultados.
La seleccin y concepcin especfica de una convencin y el tener un propsito claro y concreto son
cruciales para tener xito en su realizacin. Los mal concebidos, generalmente despiertan poco inters y
pueden ocasionar prdidas de imagen, dinero y ser muy costosos.
El grupo de organizadores que vaya a intervenir debe participar en la elaboracin del plan y muchos planes
fracasan porque no participan en su desarrollo quienes tienen que hacerlos realidad. Por eso, para una
buena planificacin el grupo organizador debe conocer la misin, objetivos, polticas, procedimientos,
programas, presupuestos, logstica, estrategias y tcticas.
Es importante estar convencido de la conveniencia y necesidad de desarrollar un proceso de trabajo
debidamente planificado para tener una mayor capacidad de respuesta y realizar eventos con calidad.
Las alternativas de accin en caso de desviaciones del plan original. Posibles contingencias y
soluciones
Flexible y adaptable para poder ajustarse rpidamente a los cambios que puedan surgir antes,
durante y despus haberse realizado
Preparado y redactado de tal forma que personas que no hayan participado en su elaboracin lo
puedan comprender fcilmente, o sea, que tenga una secuencia lgica
Por lo general en todo estos eventos, ocurren variaciones al plan original, sean stos positivas o negativas
es siempre recomendable volver a las premisas con base en las cuales ste se elabor, para verificar si
stas son vigentes, lgicas y congruentes con la realidad, lo que permitir la adopcin de las medidas
correctivas necesarias.
Facilita el alcance progresivo de las metas planteadas y las revisiones prcticas y efectivas
Para definir la fecha y el lugar, hay que considerar diferentes variables que pueden influir en la decisin,
como pueden ser:
Otros eventos similares que otras empresas o agrupaciones pudieran llevar a cabo los mismos das
Fechas disponibles en centro de convenciones, hoteles y salones y que sean accesibles con los
tiempos de la mayora de los posibles participantes
Los puntos citados se deben analizar y estudiar con mucho detenimiento, ya que pueden afectar o beneficiar
la asistencia de ponentes, personalidades y participantes. A su vez, no es cuestin de considerar uno u otro
de los puntos, sino que se deben contemplar la totalidad de los mismos, pues solo as llegaremos a
establecer la fecha y lugar ideal para la realizacin del evento en cuestin.
El tiempo de anticipacin para empezar los preparativos depender de la magnitud y caractersticas de cada
convencin en particular. Igualmente debemos considerar que este tipo de eventos nunca es menor a 6
meses y hay algunas que hasta llegan a llevar aos de anticipacin, como ser el caso de las grandes
competencias deportivas (por ejemplo: mundiales de ftbol) o convenciones internacionales (por ejemplo: el
Congreso Internacional de Dermatologa en Argentina).
El mayor atractivo de este tipo de eventos y lo que causa ms impacto es el prestigio de las personalidades
y ponentes que participen y su relacin con el tema y objetivos del evento, al igual que los expositores
presentes. En consecuencia, los puntos bsicos para garantizar la concurrencia son:
La temtica siempre debe ser interesante y de actualidad para el grupo que vaya a asistir.
Los expositores participantes (en cantidad, calidad y reconocimiento) dan gran solvencia.
Siempre debemos tener en cuenta que debe existir oferta para todos los niveles profesionales existentes, ya
que el nivel de los conferencistas no implica que sean buenos o malos, los mismos siempre debern ser
reconocidos. Simplemente el hecho pasa por el nivel de especificidad tcnica en su materia, dependiendo
del grado de especializacin de los participante, ya que no es lo mismo una convencin realizada para
estudiantes o profesionales recin recibidos que para masters o profesionales avanzados. Estos ltimos
consumirn eventos que les permitan ahondar sobre una temtica y/o problemtica especfica, mientras que
los primeros lo harn sobre eventos que le proporcionen conocimientos ms generales.
Los organizadores deben tener una formacin profesional y experiencia prctica que les
permita cumplir con las complejas funciones y actividades que demanda cada evento en
particular. Adems, deben tener tacto y diligencia profesional con los participantes, invitados,
ponentes y expositores.
Tambin deben propiciar un ambiente positivo de trabajo para obtener la colaboracin abierta de quienes
estn involucrados en la realizacin. Es preferible que el personal sea extrovertido y que se faciliten las
RRPP, ya que se interacta con muchas personas. Es conveniente equilibrar las personalidades de los
miembros del comit organizador buscando formar un grupo con diferentes perfiles, lderes, supervisores,
administradores, operadores, creativos y personal de apoyo. Dado que se requiere de cientos de personas
para organizar las diferentes actividades muchas veces se cuenta con voluntarios y es necesario dividir muy
bien las funciones de stos y de los miembros del comit organizador, para evitar duplicidad de funciones y
malos entendidos. Para ello, dentro del plan contemplar la capacitacin del grupo de organizadores y
voluntarios, ya que el personal est ms dispuesto a entregarse a su trabajo si tiene informacin de lo que
se est haciendo.
Coordinador General
Administrador de exposicin
Responsable de ventas
Responsable de la tesorera
Responsable de la capacitacin
Responsable de edecanes
Responsable de la guardera
Contador general
Esta lista nos da una perspectiva ms clara de la cantidad de acciones, capacidades y personas que se
requiere bsicamente para la realizacin de estos eventos.
Ejecutar el trabajo conforme al programa general previsto, aplicando los procedimientos y tcnicas
Detectar las desviaciones al programa y poner en prctica las modificaciones que se vayan autorizando
Formular y organizar toda la documentacin oficial y los papeles de trabajo con base en un mtodo
previamente establecido
Reunin: conjunto de personas reunidas fsicamente en un local para tratar un tema coordinado por un
conductor.
Ya sean las que mantengamos con nuestros clientes o las convenciones en s mismas, todas las reuniones
responden al siguiente lineamiento bsico:
TIPOS DE REUNIONES
Informativas
Formativas o de capacitacin
Incentivas
De negociacin o acuerdo
Generadoras de ideas
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Motivacin
Incentiva y dinamiza al grupo para que sienta deseos de realizar "algo.
No debemos olvidar que en cualquier tipo de reunin (evento) el asistente/invitado se siente muy
expuesto y generalmente preferira estar en cualquier otro lugar, menos en ese, con lo cual es
fundamental crear las condiciones necesarias para que se abra a la experiencia, se involucre, se sienta
cmodo y distendido, porque solo as podremos llegar a l y lograr que los objetivos buscados se logren
de manera real y efectiva.
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Buscar causas de la situacin. La mejor manera es interrumpir la reunin y preguntar a los miembros
que es lo que pasa.
Durante un evento la funcin del conductor est cubierta por diferentes personas a la vez, dependido al
grupo que est bajo su conduccin. Para que se entienda de manera clara citaremos un ejemplo: el OPR
ser el conductor de todos los tcnicos involucrados en el evento, mientras tanto, el locutor/animador ser el
conductor de los invitados/asistentes. A la vez, cada disertante ser el conductor de invitados/asistentes
durante el desarrollo de su intervencin.
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LA COORDINACIN GENERAL
El coordinador general es el responsable de que se cumplan los objetivos y metas as como de administrar y
ejecutar el evento. En saber destinar el tiempo adecuado a cada una de stas, se basa el xito de los
buenos coordinadores de eventos.
Tiene roles fundamentales:
Rol Vital: conseguir la mejor sede, lograr una excelente asistencia en calidad y nmero de participantes,
tener una campaa publicitaria exitosa, tener actividades creativas.
Rol Funcional: requiere de involucrarse en los detalles de la administracin y operacin, antes, durante
y despus del evento.
Su funcin principal es la de dirigir y supervisar que los coordinadores de reas y su grupo cumplan con sus
obligaciones.
La sugerencia de los Coordinadores especialistas de eventos es que no hay que asumir o suponer nada. El
Coordinador debe preguntar y responder cualquier cuestionamiento, saber qu, cundo, cmo, por qu y
dnde, sobre cualquier detalle relacionado con la convencin. Y desde el da que se inaugura el evento, el
coordinador general no puede abandonar la sede por ningn motivo.
A continuacin se detallan las funciones principales del coordinador general. La mayor parte de stas las
lleva a cabo conjuntamente con los coordinadores de rea y son:
1. Realizacin y desarrollo de la Convencin:
Supervisar el trabajo que realice el Comit Organizador, desde la planificacin inicial hasta el
trmino del evento.
Desarrollar un sistema eficiente de coordinacin y supervisin, para garantizar que todas las
actividades que se lleven a cabo se hagan con un espritu profesional y de calidad.
Formar un equipo de trabajo que tenga experiencia y capacidad de entregarse, de tiempo completo.
Coordinar que stas se cumplan y que se den a conocer a todos los posibles participantes.
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Definir y elaborar las polticas, procedimientos y programa general junto al resto de los
Coordinadores de rea.
Redactar el reglamento general y uno tcnico adecuado a las caractersticas especficas de cada
evento, con la colaboracin de todas las reas.
3. Coordinadores de rea
Para maximizar la coordinacin entre todos los organizadores, se deben tener juntas peridicas para
el intercambio de ideas y posibles sugerencias entre los responsables de las diferentes reas.
Tambin deber mantener reuniones con cada responsable en particular.
Mandar la orden del da de cada reunin que se realice a cada uno de los organizadores con la
suficiente antelacin, para que cada reunin de Comit a realizar resulte lo ms provechosa posible.
Elaborar al final de cada junta una minuta con los compromisos contrados y los detalles de cada
reunin, que deber estar firmada por todos los presentes.
Cuando se aproxima la fecha del evento las reuniones del comit organizador deben ser con ms
frecuencia y se deben supervisar y evaluar los avances en los programas de cada una de las
coordinaciones de rea.
Transmitir al equipo espritu de colaboracin entre todo el grupo de organizadores, ya que esto
redundar en mayor calidad del producto final.
Armar el programa de trabajo para cada rea que forme parte de la estructura de organizacin del
Comit Organizador, para poder medir avances y desviaciones y, dado el caso, tomar las medidas
pertinentes.
4. Sistemas y procedimientos
En eventos de gran magnitud, contratar personal profesional para desarrollar estos sistemas,
entendiendo por sistemas a los softwares necesarios para automatizar la informacin y evitar que se
pierda cualquier tipo de dato relevante para la organizacin del evento en su totalidad.
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Controlar, autorizar y verificar el uso del presupuesto general y flujo de dinero, ya que conocer el
flujo de caja permite manejar eficientemente las finanzas del evento.
Junto al Coordinador de Finanzas son los responsables de supervisar el manejo y uso del dinero que
ingrese por todo concepto.
Esta responsabilidad es de las ms difciles y en muchos eventos es fundamental para el xito del
mismo contar con los fondos suficientes.
Los donativos pueden ser en especie o en dinero dependiendo de las necesidades y posibilidades
de ambas partes.
Junto al Coordinador de Administracin debe seleccionar la ciudad que cumpla con los requisitos
necesarios.
Escoger mens y tipos de servicio, tanto sea para participantes, como para disertantes y personal de
la organizacin general,
En el caso de desviaciones de los programas originales, debe de analizar y aprobar los cambios que
considere pertinentes y ajustar debidamente la logstica general.
La inauguracin y clausura son algunas de las actividades ms relevantes e importantes, por lo que
debe autorizar los programas finales.
Autorizar y coordinar la logstica general y los programas de las actividades especiales, recreativas y
deportivas, culturales y sociales.
Seleccionar espectculos y artistas que formarn parte de las diferentes actividades programadas.
9. Imagen y mensajes
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Junto con el Coordinador de RRPP deben instrumentar y supervisar la logstica para la seleccin,
invitacin, recepcin y atencin de los invitados especiales, ponentes, participantes y acompaantes.
12. Presidiums
El Presidum es el grupo conformado por las principales personalidades que encabezan o presiden
el evento. En algunos casos tienen la responsabilidad de dirigir los mensajes principales, como por
ejemplo la inauguracin, los eventos intermedios y la clausura.
Ahora s, enumeremos las acciones que debe desarrollar el organizador en relacin a este grupo de
personas:
Junto a la Coordinacin de RRPP debe decidir la conformacin de los diferentes presidiums que se
instalen durante el evento.
Se recomienda que en los presidiums de las actividades de inauguracin y clausura estn las
personalidades ms destacadas del ramo o relacionadas con el tema del evento, as como los
principales directivos de la empresa o agrupacin y algunos organizadores.
Decidir quines van a ocupar los presidiums de las ponencias magistrales o de actividades
especiales.
Participar de manera personal en cada una de las prcticas de simulacro que se lleven a cabo
Este tipo de pruebas y prcticas es indispensable para detectar posibles fallas en la logstica y definir
con anticipacin los cambios necesarios.
14. Capacitacin
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En algunos pases y especficamente en algunas ciudades hay sindicatos muy fuertes que no
permiten mover ningn tipo de mercanca sin su autorizacin. Es conveniente tener reuniones
previas al evento con los representantes de los sindicatos y negociar con ellos las condiciones para
contratar sus servicios.
16. Seguridad
LA COORDINACIN TCNICA
Esta coordinacin debe estar integrada por personal especialista en el tema. En esta coordinacin radica
gran parte del xito, pues es la responsable de elaborar las conclusiones generales del evento, como
resultado del anlisis de los diferentes temas que se traten
Las principales funciones de esta coordinacin son:
1. Proponer el tema general del evento y la temtica de las mesas de trabajo
2. Planificar, elaborar y difundir el reglamento tcnico para la presentacin de ponencias
3. Seleccionar, invitar, confirmar, coordinar, programar y atender la intervencin de los ponentes
magistrales y de mesas de trabajo nacionales e internacionales
4. Coordinar, integrar e instalar los equipos y materiales tcnicos.
5. Proporcionar informacin tcnica a los participantes y medios de comunicacin.
6. Coordinar e integrar la informacin y documentos tcnicos para su difusin
7. Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir las ponencias por temas y mesas de
trabajo
8. Organizar las mesas de trabajo
9. Coordinar la elaboracin y recopilacin de las conclusiones de cada una de las mesas de trabajo.
Algunos comentarios:
Dependiendo del tipo de evento, de los organizadores y de los participantes, se debe plantear un tema
general de inters, considerando los factores sociales, econmicos y/o polticos coyunturales del momento.
Despus de asignar los temas de cada una de las mesas de trabajo que se establezcan, se puede clasificar
y asignar ponentes y horarios, ya que cada mesa podr trabajarse bajo una dinmica comunicacional
diferente y esto nos permitir combinar la disertacin de los ponentes participantes de diversas maneras.
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Horario / Sala
Sala A
Sala B
15.30 16.30
Simposio con A, B y C
Conferencia de D
16.30 17.15
Panel con B, C y E
17.15 18.00
La clasificacin y distribucin en las mesas de trabajo las deben de hacer los expertos en cada tema y darle
congruencia a los trabajos. Y los expertos para hacerlo son quienes conforman a este Comit Tcnico.
El Reglamento Tcnico cumple la funcin de regular y uniformar la manera de presentacin de las
ponencias magistrales y de mesas de trabajo. Principalmente los ponentes son los ms interesados en
obtener con anticipacin este reglamento, ya que los orienta en la forma de preparar su trabajo a exponer.
Esta Coordinacin debe solicitar apoyo a la Coordinacin de Operaciones para la obtencin, instalacin y
prueba de los equipos y materiales necesarios en las ponencias magistrales, mesas de trabajo y talleres.
Adems, para evitar inconvenientes, es recomendable hacer un simulacro o ensayo previo al evento, que
incluya el uso de los diferentes equipos y la prueba de las presentaciones remitidas por los ponentes para
verificar su buen funcionamiento y evitar, en lo posible, fallas durante los das de la convencin.
Se debe nombrar un responsable especfico de la Coordinacin Tcnica para proporcionar informacin
tcnica a los participantes y medios de comunicacin. Este selecciona los documentos y materiales que se
entregan a los participantes y a los medios, por ello es importante contar con la suficiente anticipacin con
estos documentos, pues facilita la clasificacin, organizacin, fotocopiado y entrega de los mismos.
El responsable debe:
Los asistentes deben contar siempre con informacin oportuna, por eso hay que coordinar e integrar la
informacin y documentos tcnicos para su difusin y entregarla cuando se necesita, es decir, puede
repartirse antes, durante y despus del evento, segn sea el caso.
LA COORDINACIN DE ADMINISTRACIN
Las principales funciones de esta coordinacin son:
1. Determinar e implementar los procedimientos y sistemas necesarios
2. Coordinar la obtencin de los permisos y licencias
3. Elaborar el programa general de actividades
4. Elaborar el programa de actividades de acompaantes
5. Participar en la seleccin de la ciudad sede
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Algunos comentarios:
Una de sus funciones es elaborar la convocatoria para elegir la sede de un evento y en algunos organismos
y agrupaciones se convoca a sus directivos y miembros, as como a los interesados en el evento, para
definir el pas, ciudad y lugar sede. Es importante que quien vaya a ser responsable de la organizacin del
evento, sea el lugar sede que sea, tenga una infraestructura mnima garantice el xito de ste. Por ello,
conviene hacer una convocatoria para que compitan diferentes entidades o agrupaciones para la definicin
de la sede.
Otra de las funciones es determinar e implementar los procedimientos y sistemas necesarios para el buen
funcionamiento del evento que depende en gran medida de su buena administracin y organizacin y del
establecimiento de procedimientos y sistemas (software) que permitan una buena coordinacin, as como de
la eficiencia y eficacia que los organizadores tengan en las diferentes actividades y acciones que se realicen.
Otro punto a considerar es la coordinacin de adquisiciones y/o contrataciones de los requerimientos como
ser servicios, equipos, materiales de trabajo, impresos y productos necesarios. Para hacer una buena
adquisicin se necesita tener un catlogo de proveedores y solicitar diferentes cotizaciones para tener
alternativas para comparar precios y calidad de productos/servicios y seleccionar mejor.
Como los requerimientos son muy variados, por lo general se nombra a un responsable especfico para esta
funcin. Adems, es conveniente llevar a cabo un concurso con los proveedores para conseguir el mejor
precio y calidad posible. Tambin se debe contar con un programa de adquisiciones, considerando posibles
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Algunos comentarios:
Siempre debemos recordar que la eficacia de un plan de mercadotecnia depende en gran medida del
planificador y de cmo aplique creativamente los instrumentos de que disponga en una amplia gama de
combinaciones estratgicas.
Las estrategias de venta, que estar en manos de la fuerza de venta llevarlas a la realidad, varan
dependiendo de cada evento que se vaya a realizar. La planificacin del reclutamiento de dicha fuerza, la
seleccin y contratacin se har en coordinacin con el rea de administracin.
Conjuntamente con la coordinacin general y la de administracin, decidirn las polticas de cuotas de
inscripcin al evento, que debe ser congruente con lo que se va a ofrecer en materiales, calidad de los
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LA COORDINACIN DE OPERACIONES
Las principales funciones de esta coordinacin son:
1. Coordinar los recursos humanos y materiales necesarios para una operacin eficiente
2. Coordinar la seleccin y operacin de los medios de transporte
3. Coordinar la obtencin y funcionamiento del equipamiento
4. Coordinar la integracin de los materiales para las mesas de trabajo
5. Coordinar la seleccin, distribucin y colocacin de los materiales en general
6. Supervisar, coordinar y definir la ubicacin de los mdulos y la sealizacin
7. Planificar, integrar y controlar la instalacin de los mdulos de registro e informacin
8. Coordinar la rotulacin y distribucin de documentos en general
9. Concertar, proporcionar y controlar los servicios de carcter general, a las Coordinaciones del
Comit Organizador y a los clientes o participantes
10. Definir el tipo y cantidad de escenografa y sealizacin en los inmuebles sede de las actividades
11. Disear, adquirir, instalar y controlar la escenografa necesaria para las diferentes actividades
12. Distribuir materiales de promocin, organizacin e informacin antes, durante y despus del evento
13. Supervisar el montaje del auditorio y de los salones para las mesas de trabajo
14. Coordinar el montaje del servicio de guardera
15. Coordinar todo lo necesario para proporcionar servicio mdico a los participantes
16. Coordinar la seguridad
17. Coordinar la organizacin y realizacin de los simulacros que se vayan a realizar
18. Apoyar en la integracin, impresin, comercializacin y distribucin de la Memoria
19. Coordinar el Centro de Operaciones
Algunos comentarios:
Todas las coordinaciones requieren del apoyo de esta coordinacin, por lo que debe planificar muy bien la
cantidad de personal que necesitar para cumplir con todos los requerimientos, que el personal que trabaje
en sta se esmere en dar un buen servicio y, adems contar con suficientes materiales y de buena calidad
para que las distintas actividades se lleven correctamente a cabo.
Debido a que se encuentra a su cargo todo lo relacionado con la realizacin y/o construccin debe tener muy
claro todo lo referente a tiempos y coordinar los mismos.
Tambin brinda todos los servicios de carcter operativo a las coordinaciones del comit organizador y a los
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Algunos comentarios:
Para coordinar las invitaciones correspondientes debe elaborar un directorio general que contenga
informacin sobre los participantes, invitados especiales, ponentes, asistentes, expositores, medios de
comunicacin, funcionarios de mesa y comit organizador, para facilitar la coordinacin y comunicacin
antes, durante y despus del evento. Tener acceso a este medio facilita la realizacin de eventos
internacionales, ya que el correo electrnico ofrece la posibilidad de enviar cartas alrededor de todo el
mundo sin costo adicional.
Tambin tendr a su cargo disear y elaborar cartas especiales de invitacin para participantes, invitados
especiales, ponentes y funcionarios de mesa. De esta forma se garantiza mantener una misma lnea de
informacin acorde a la imagen que se quiera proyectar del evento en cuestin.
Es muy importante que apoye a la Coordinacin Tcnica, en la invitacin y confirmacin de los ponentes
magistrales, los de mesas de trabajo e invitaciones especiales. Confirmar su asistencia con suficiente
anticipacin, para en su caso tomar las medidas pertinentes.
Durante el evento una de las funciones principales del rea es atender a los representantes de los medios
de comunicacin. Esta funcin la har en conjunto con la Coordinacin de Difusin y Comercializacin. Para
ello elaborar un procedimiento y un programa para enviar invitaciones y comunicados a los diferentes
medios convocados y proporcionar todas las facilidades a los representantes de stos para agilizar el
desarrollo de su trabajo y tener una buena difusin del evento. El trato con los medios es muy delicado, por
lo que se debe tener un grupo de preferencia con experiencia en la materia para darles la debida atencin.
Junto con el rea de Operaciones sern los responsables del buen funcionamiento de la sala de prensa
dispuesta en las instalaciones del evento.
Debe definir la documentacin que se le enviar a cada grupo y establecer rutas y responsables de su
entrega.
El responsable del rea debe cerciorase de que en cada actividad tengan las ubicaciones adecuadas cada
persona que participe de la misma y estar pendiente de los pequeos detalles que impliquen el desarrollo
impecable del evento y que todo sea de la calidad acordada.
Siempre debe tener un directorio con los telfonos y direcciones de las personas, servicios y lugares de
importancia involucrados en el evento, como as tambin informacin adicional sobre lugares tursticos,
museos, servicios mdicos, de transporte, telfonos de emergencia y todo aquellos que pueda requerir cada
uno de los participantes.
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LA COORDINACIN DE FINANZAS
Tiene la responsabilidad de conseguir y manejar los recursos financieros que se generen durante el evento.
Realizar un evento sin recursos suficientes requiere de imaginacin y creatividad de los organizadores para
conseguir donativos, patrocinios y cuotas de inscripcin anticipadas. Algunos apoyos se pueden solicitar en
especie, por ej.: artculos promocionales, impresos, escenografa, servicios de catering, trasporte,
hospedaje, etc.
Las funciones que se pueden destacar en esta coordinacin son:
1. Integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general
2. Coordinar la contabilidad general, la tesorera y las finanzas
3. Elaborar el presupuesto para montar la exposicin
4. Autorizar, programar y realizar el pago a proveedores
5. Controlar los recursos financieros
6. Confeccionar el catlogo de cuentas para elaborar el presupuesto general
7. Presentar el Informe Financiero
Algunos comentarios:
Esta coordinacin es la responsable de integrar las necesidades presupuestarias y financieras de cada una
de las coordinaciones y llevar el control del presupuesto general. Tiene la responsabilidad de recibir los
ingresos y coordinar los egresos por todo concepto. Debe exigir los comprobantes fiscales de cada
transaccin para luego poder rendir de manera clara y prolija cada uno de los movimientos de cuentas
ocurridos.
Todas las erogaciones deben tener la firma de autorizacin del Coordinador de Finanzas y en montos altos
de la Coordinacin General.
La responsabilidad mayor de esta Coordinacin es elaborar la contabilidad general y controlar la tesorera,
como as tambin los movimientos de efectivo y bancarios. Cuando los organizadores no tengan personal
permanente para esta actividad, deben contratar un contador profesional y con experiencia para elaborar y
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LA COORDINACIN DE EXPOSICIONES
Es necesario nombrar un Coordinador
exposicin.
Desde ser una persona con experiencia en exposiciones y tener un perfil similar al del Coordinador General
El Coordinador debe participar principalmente en:
1. Definir y contratar el lugar sede de la exposicin
2. Elaborar y asegurar que las acciones previstas en el programa de trabajo se realicen en el tiempo
establecido
3. Reclutar, seleccionar y contratar el grupo de personas que participarn en la realizacin
4. Elaborar el presupuesto para montar y desmontar la exposicin
5. Distribuir los pabellones y mdulos en el espacio contratado
6. Controlar los inventarios de la exposicin
7. Tener el mobiliario necesario para alquilar a los expositores
8. Definir las polticas de participacin para los expositores
9. Recibir los consejos, comentarios, quejas y reclamos de los expositores y visitantes y actuar en
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Algunos comentarios:
Es fundamental que esta coordinacin al reclutar, seleccionar y contratar al grupo de personas que
participarn en la realizacin tenga en cuenta que tenga la capacitacin y experiencia adecuada, que facilite
el trabajo y colabore en el logro del xito buscado. Es necesario, desde el inicio, definir las responsabilidad y
accionar especfico de cada miembro.
Dado que el costo de realizacin es alto y complejo, conjuntamente con el Coordinar General deben
distribuir el presupuesto de una forma razonable y equilibrada.
Una de las funciones fundamentales de esta Coordinacin es definir las polticas de participacin para los
expositores y para esto tendr a su cargo la redaccin de los diferentes contratos y reglamentos necesarios
para el establecimiento de las mismas. Tambin ser el nexo permanente entre los expositores y la
organizacin general.
Cuando se trate de Convenciones con pocos mdulos de stands, esta actividad estar a cargo del rea de
Operaciones, pero cuando se trate de exposiciones de envergadura se deber contar con la Coordinacin de
Exposiciones de manera ineludible, que trabajar en combinacin con la de Operaciones. La de Exposicin
se ocupar exclusivamente de todo lo referente a los mdulos de stands y expositores, mientras que el rea
de Operaciones se ocupar de todo lo referente a los espacios y/o mdulos que hagan a la infraestructura
general o comn a todos los involucrados (por ejemplo: informes, registro, prensa, auditorios, boleteras,
inscripciones, servicios mdicos, entre otros).
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Asociaciones de ejecutivos
Sociedades profesionales
Organizaciones fraternales
Desde el punto de
Asociaciones cientficas
Asociaciones militares
Uniones laborales
Organismos femeninos
Asociaciones educativas
Convenciones
Convenciones
corporativas
Seminarios
Desde el punto
Juntas de ventas
de vista de su
objetivo
Convenciones
Congresos
institucionales o
Conferencias
Convenciones
Grupos tursticos
asociaciones
Grupos deportivos
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realizan
congresos
nacionales,
estatales
regionales,
integrados
por
obreros
especializados. Por lo regular, estos congresos son solventados por el Estado o por los sindicatos.
7. Asociaciones femeninas: los espectculos no se incluye en este tipo de reuniones y los delgados son
muy conservadores, aunque puede haber excepciones. Este tipo de asociaciones se ha multiplicado con
bastante fuerza despus de los movimientos de liberacin femenina.
8. Asociaciones educativas: sus integrantes son maestros, catedrticos y educadores. Debido al gran
volumen de venta que a la postre representan, constituyen un buen negocio, especialmente en
temporadas de bajo nivel ocupacional y vacaciones escolares.
DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL FIN QUE PERSIGUEN Y LA FORMA EN QUE SE DESARROLLAN
Se dividen en dos grupos: las convenciones corporativas y las institucionales o de asociaciones.
1. Convenciones corporativas: son las que organizan las grandes empresas con el propsito de motivar,
entrenar y capacitar a su personal; se caracterizan por ser obligatorias, ms frecuentes y tener mayor
volumen de asistencia, porque los gastos corren por cuenta de la empresa. Estas reuniones se clasifican
en:
a. Convenciones: son eventos de comunicacin cuyo objetivo es divulgar y desarrollar ideas o
pensamientos, con lo que se obtiene una sntesis til para el futuro
b. Seminarios: en este tipo de eventos, los participantes se dedican a escuchar a los expertos,
recibiendo capacitacin en los temas tratados
c. Junta de ventas: se llevan a cabo para entrenar o capacitar al personal de ventas, que se rene
cuantas veces sea necesario; representa un cierto nmero de gastos.
2. Convenciones institucionales: tambin representan un gran volumen dentro del mercado de
convenciones; estas reuniones se realizan con menos frecuencia que las corporativas, ya que son
independientes y su gasto resulta considerable. Pueden ser pagadas por las asociaciones o por los
propios participantes. Las convenciones institucionales se clasifican en:
a. Congresos: son reuniones cuyo propsito es impartir e intercambiar informacin, encontrar
soluciones y averiguar hechos dentro de los campos tcnico, econmico y de mltiples reas.
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EL FOLLETO PROMOCIONAL
La informacin de inters para los posibles participantes en el folleto es:
Programa de trabajo
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Promociones
Mapa que indique los lugares de inters turstico, cultural y recreacin en la ciudad sede
Asistencia esperada
Cdula de pre-registro
Solicitud de alojamiento
Solicitud de trasporte
Polticas de cancelacin
Se debe indicar en el folleto, que al momento de registrar su asistencia al evento, debe canjear la ficha de
depsito o el comprobante de pago por el recibo oficial correspondiente, segn el procedimiento que se haya
establecido. En eventos internacionales, es necesario tener toda la documentacin impresa en varios
idiomas.
LOS SERVICIOS
Existen conceptos y servicios que pueden o no estar incluidos en la cuota de inscripcin, dependiendo de las
estrategias de comercializacin y la disponibilidad de recursos financieros de cada evento en particular.
Pero lo importante, para evitar inconvenientes es aclarar de manera detallada cuales son los que se
incluyen, cules no y para quin.
A su vez, se pueden ofrecer como un servicio con costo adicional o proporcionar los datos de con quienes
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Acompaantes
La inscripcin incluye:
La inscripcin incluye:
Cocktail de bienvenida
Cocktail de bienvenida
3 comidas diarias
3 comidas diarias
Eventos sociales
Eventos sociales
Recorridos tursticos
Hospedaje
Hospedaje
Servicio de transporte
Servicio de transporte
Memoria impresa
Video
Constancia de asistencia
Traduccin simultnea
Preguntas y respuestas
Servicios ejecutivos
Material de trabajo
LOS PROGRAMAS
Se pueden dividir en:
Programas tcnicos: se componen de actividades como son las conferencias magistrales y las
ponencias y discusiones de las mesas de trabajo, en donde intervienen ponentes especialistas en la
materia, con base en una temtica previamente definida y se presentan trabajos simultneamente para
su anlisis. En las sesiones de trabajo tcnicas y acadmicas son tratados los aspectos ms importantes
del tema para el que se haya convocado y los participantes asisten a la sesin o mesa de su preferencia.
En las ponencias que se presentan en las mesas de trabajo se exponen conceptos y puntos de vista
sobre el tema en cuestin y son la base para elaborar las conclusiones finales. En algunos eventos hay
visitas y/o trabajos de investigacin directamente en el campo.
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El Coordinador general y los de reas, son los responsables de disear, definir y elaborar el programa
general de actividades y para poder planificar lo que se requerir para las diferentes actividades del
programa de trabajo y de difusin, es importante pronosticar el nmero de posibles participantes. Esta
estimacin debe ser realista y conservadora. En el caso de que ya se hubieran organizado eventos
similares, facilitar la definicin del pronstico de asistencia
El programa general de actividades debe incluir:
Los servicios gastronmicos (los que se incluyen, los que no y los se puedan contratar con un costo
adicional)
La elaboracin de este programa se debe hacer con suficiente anticipacin, para incluirlo en el folleto
promocional y mandarlo a los participantes potenciales.
Tambin se debe elaborar el programa de actividades de acompaantes de los participantes, quienes
pueden asistir a algunas de las actividades del programa general de trabajo, aunque la mayor parte del
tiempo tiene un programa especial.
En el programa de actividades de acompaantes se debe de mencionar los lugares que se visitarn, el tipo
de vestimenta adecuada, los horarios de salidas y llegadas, los tiempos libres, los lugares para tomar los
alimentos y los medios de transporte.
Es necesario elaborar un cuestionario para que cada acompaante pueda seleccionar la actividad de su
preferencia y facilitar su distribucin.
Se deben tener varias opciones recreativas y culturales para escoger, algunos ejemplos son:
Visitas a lugares culturales y artsticos: muesos, teatros, iglesias, templos, zonas arqueolgicas,
monumentos coloniales, opera, etc.
Cursos y conferencias de: pintura, cosmetologa, msica, tejido, gastronoma, presentacin personal,
talleres de orfebrera, etc.
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Lugar
Horario y duracin (no debe ser muy extenso, ya que se supone que al da siguiente las actividades
comenzarn muy temprano)
Servicio gastronmico
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Al trmino del evento lo usual es organizar una Cena-Baile de Gala de Clausura en la cual el Comit
Organizador debe intervenir para su realizacin y los participantes asistirn con sus acompaantes.
Para la realizacin del mismo hay que considerar lo siguiente:
Lugar
Horario y duracin
Servicio gastronmico
Shows musicales y DJ
Regalo o presente para las damas (se acostumbra una flor o un dije)
Se toma como base el reglamento tcnico de funcionamiento de las mesas de trabajo elaborado
para el evento
Se determinan los temas especficos a tratar en cada una de las mesas de trabajo, que se
relacionen con el tema general, En cada mesa se discutirn las diferentes posturas que se presenten
en los trabajos.
Dependiendo del evento, se pueden plantear diferentes estructuras para optimizar el funcionamiento de las
mesas de trabajo. La ms comn y funcional es la siguiente:
Presidente
Secretario
Moderador
Relator
Coordinador
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Los honorarios que perciben la mayora de los ponentes especialistas y famosos, nacionales e
internacionales, son muy altos. Esto puede ser una limitante para su contratacin y depende de los
recursos financieros disponibles en cada evento en particular.
Generalmente se requieren muchos ms ponentes de mesas de trabajo que magistrales, por ello se debe
convocar a los interesados en el tema a que participen con base en el temario planteado.
Las ponencias o conferencias pueden tener mucho en comn con las exhibiciones cuando se utilizan para
promover un producto a travs del individuo que est presentando la conferencia. La diferencia es que no es
en forma directa.
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Es muy importante trabajar con ellos de manera previa para contemplar todas sus necesidades: como ser:
Pasajes, traslados, hospedajes, comidas, visitas y/o recorridos especiales, en el caso de provenir del
interior o exterior del pas
Honorarios y forma de pago. En el caso de extranjeros, debemos tener en cuenta todo lo referente a
facturacin e impuestos por pagos/giros al exterior.
Pedido de envo previo de todo el material audiovisual que vaya a utilizar durante su disertacin,
para evitar inconvenientes o incompatibilidad de sistemas o para realizar, con el tiempo suficiente,
las conversiones a los formatos necesarios para su correcta emisin. A su vez, en el caso de ser
extranjeros, servir para envirselo al traductor o intrprete que participe del evento y que ste
pueda familiarizarse con el temario y vocabulario tcnico especfico.
Encuentro con el traductor/intrprete, previo al da del evento, para que ste ltimo pueda aclarar
cualquier tipo de dudas, coordinen la manera de trabajo y pueda escuchar al disertante. No nos
olvidemos que cada idioma tiene sus propias entonaciones dependiendo de la procedencia, por
ejemplo: no es lo mismo el ingls britnico que el australiano o que el irlands, y a esto debemos
sumarle la modulacin propia de cada persona.
Estipulacin de tiempos de ensayos durante el armado del evento y prueba final del material a
utilizar por ste.
Cuando los ponentes lo permitan, al trmino de su disertacin se harn preguntas verbales o por escrito
segn marque el reglamento. Para las preguntas escritas se contar con formularios pre-impresos que a
travs de los edecanes se entregarn al secretario o moderador para su seleccin y respuesta.
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Los eventos de tipo congresos o capacitaciones suelen ser bastante estticas y es por eso que, para darle
cierto movimiento aplicamos diversas dinmicas comunicacionales, logrando de esta forma que las
disertaciones sean ms atractivas, cautivantes y logren captar la atencin del auditorio,
Debido a que una persona puede mantener su atencin mxima por un lapso de 45 minutos y a partir de ese
momento decae, es que cualquier tipo de dinmica que apliquemos no debe superar este tiempo. Para
renovar la atencin del auditorio basta con cambiar de disertante, hacer una pausa para tomar un caf,
implementar un bloque de preguntas o cambiar la dinmica comunicacional. Esto no implica tener que pasar
a otro tema, sino que la mayora de las veces seguimos profundizando sobre el mismo, pero bajo un estilo
de trabajo diferente.
Las dinmicas comunicacionales son diferentes formas de trabajar profundamente un tema y segn las
caractersticas de las disertaciones y los contenidos de las mismas, pueden ser de tipo:
1. Formales: todas aquellas que impliquen una preparacin previa desde el organizador y los actores
intervinientes. Estas son: conferencia, simposio, mesa redonda, panel, dilogo o debate pblico,
entrevista o consulta pblica, entrevista colectiva.
2. Informales: aquellas que no requieren de una preparacin previa desde los actores intervinientes. Estas
son: debate dirigido o discusin guiada, grupo de discusin (pequeo), Phillips 66, cuchicheo, seminario.
3. Mixtas: es aquella que tiene una parte formal y otra informal. Es el caso de los Foros.
Las Dinmicas Comunicacionales implican la interaccin entre dos o ms personas denominadas actores,
que cumplen diferentes funciones:
Locutor: solo presenta a los actores, el tema a tratar, la forma de trabajo y la sucesin de los momentos
o agenda del da. Su participacin es pasiva.
Moderador o coordinador: interacta con los disertantes y la audiencia, ya sea para redondear temas,
marcar tiempos de ponencias, hacer preguntas a los disertantes, conducir las disertaciones, exponer las
preguntas hechas por escrito de parte de la audiencia, delimitar o reencauzar debates. Los moderadores
son periodistas especializados o expertos en la temtica a tratar, ya que si no sera imposible poder
realizar su funcin de manera idnea.
Disertantes o conferencistas: son los expertos que brindarn la informacin y/o capacitacin a la
audiencia.
Secretario: es el encargado de tomar nota de todas las disertaciones. Esto se realiza cuando se debe
entregar a la audiencia un resumen sobre lo tratado durante las disertaciones.
Audiencia: son los destinatarios de todo este trabajo. Ellos pueden tener una participacin pasiva (si
solo reciben informacin) o activa (si trabajan en el lugar con la informacin recibida y deben generar
algn tipo de material o respuesta segn se le establezca)
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Para que se comprenda cual es la mejor forma de implementacin de stas, debemos tener en cuenta que
toda dinmica informal depende de una dinmica formal previa. Pero toda dinmica formal no obliga a la
aplicacin de una dinmica informal posterior. La eleccin de las dinmicas informales siempre depender
del tamao de la audiencia participante y del tipo de resultado al que se quiera llegar con el trabajo realizado
de parte de stos.
Las dinmicas formales son diferentes formas de capacitar y/o informar a la audiencia presente, mientras
que las dinmicas informales son maneras de que el auditorio trabaje de manera conjunta y presencial la
informacin recibida a travs de la dinmica formal elegida.
La utilizacin conjunta de una dinmica formal cualquiera seguida de una informal, tambin cualquiera, nos
dar como resultante una mixta. Pero existe una dinmica que es mixta de por s, y es el Foro, ya que esta
accin tiene las dos partes.
Para la preparacin y realizacin de cualquiera de las dinmicas, previo al da del evento, se debe:
Establecer si se contar con la existencia de un secretario que tome nota de todo lo expuesto.
Establecer si se realizar una trascripcin del desarrollo y conclusiones, para entregar al finalizar el
evento a cada uno de los asistentes.
Explicar cmo se implementar el bloque de preguntas de parte del auditorio (en el caso en que est
planificado)
Conferencia
Discurso dado por una sola persona, que trata asuntos de ndole literaria, artstica, cientfica, poltica, en
donde se suele implementar al finalizar un bloque de preguntas al disertante sobre el tema tratado.
Generalmente son conferencistas expertos que proporcionan informacin especializada. Esta tcnica
formal permite la comunicacin en un solo sentido, ya que es de tipo formativa o informativa, pero no hay
trabajo de interaccin ni con el disertante ni entre los participantes
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45 a 50 minutos
Cantidad
1 disertante
Disertacin
Puesta en planta
Simposio
Un equipo de expertos desarrolla diferentes aspectos, acerca de un mismo tema o problema. No se
defienden posiciones, sino que se suma informacin especfica y especializada. Al finalizar la actividad, a
travs de la sumatoria de todas las disertaciones el tema queda desarrollado en forma integral y con la
mayor profundidad posible.
Tiempo
Cantidad
entre 3 y 6 disertantes
Disertacin
Puesta en planta
Alternativa 1
Escenario
Podio
Mesa
Auditorio
Alternativa 2
Escenario
Expertos
Coordinador
Disertante
Auditorio
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Tiempo
Cantidad
entre 3 y 6 disertantes
Disertacin
Puesta en planta
Escenario
Disertantes
Moderador
Auditorio
Panel
Un equipo de expertos discute un tema en forma de dilogo o conversacin ante el grupo. Debaten entre
s el tema propuesto, desde sus puntos de vista particulares y especializacin. El desarrollo es coherente,
razonado, objetivo y sin apreciaciones demasiado personales. A travs de la conversacin, se desarrollan
todos los aspectos posibles del tema, con el fin de obtener una visin completa.
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Tiempo
Cantidad
entre 4 y 6 disertantes
Disertacin
Puesta en planta
Escenario
Moderador
Expertos
Auditorio
30 total aproximadamente
Cantidad
2 disertantes
Disertacin
Puesta en planta
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Cantidad
Disertacin
activador, alentador,
aclarador,
reductor
de tensin,
armonizador, etc.
Preguntas del auditorio
Puesta en planta
Entrevista colectiva
Un equipo de miembros elegidos por el grupo, interroga a un experto ante el auditorio sobre un tema de
inters previamente establecido.
La finalidad sigue siendo obtener informacin, conocimiento u opinin, pero el hecho de ser varios los
interrogadores (2 a 5) produce mayor inters por la variedad de intervenciones, enfoques, modalidades o
puntos de vista.
Tiempo
Cantidad
1disertante
Disertacin
Puesta en planta
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Escenario
Interrogadores
Experto
Auditorio
El organizador o director del debate: debe hacer previamente un plan orgnico de preguntas que
llevar escritas. Adems facilita material de informacin para la indagacin del tema.
Los participantes: conocen el tema con suficiente antelacin como para informarse por s mismos,
y poder as intervenir con conocimientos en la discusin.
Tiempos: cada pregunta central insumirn unos 15 de discusin, dentro de los cuales se harn
oportunas sub-preguntas de acotacin para esclarecer y guiar el desarrollo. En total durar entre 45
y 1 hora.
Cantidad: 12 13 miembros. En caso de grupos mayores, se pueden hacer sub-grupos guiados por
sub-directores (previamente entrenados), reunindose finalmente todos unos minutos con el director
para hacer el resumen general.
Antes de darse por terminado se debe llegar a alguna conclusin o a un cierto acuerdo, resumir las
argumentaciones y extraer lo positivo de los diversos aportes.
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El intercambio de ideas sigue cierto orden lgico en torno del objetivo central.
El grupo designa al coordinador o director, cargo que debe ser rotativo para desarrollar la
capacidad de conduccin de todos los miembros.
Tema o problema
Para facilitar la comunicacin es conveniente ubicarse en crculo y mejor an alrededor de una mesa
grande. Todos deben verse para poder comunicarse cara a cara con comodidad.
Phillips 66
Un grupo grande se divide en subgrupos de seis personas, para discutir durante seis minutos un tema y
llegar a una conclusin. De los informes de todos los subgrupos se extrae luego la conclusin general.
Provee el blanco para la discusin por medio de una pregunta especfica cuidadosamente preparada.
Caractersticas primordiales:
Esta tcnica deriva del hecho de que 6 personas discuten un tema durante 6 minutos, donde
cada miembro diserta por casi un minuto y de inmediato se realiza una conclusin.
Vencido el tiempo de cada sub-grupo se leen todas las conclusiones y entre los subdirectores
realizan la conclusin general.
Un grupo no se rene para hacer un Phillips 66, sino que se utiliza en un momento dado.
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Seminario o Workshop
Un grupo reducido investiga o estudia intensivamente un tema en sesiones planificadas recurriendo a
fuentes originales de informacin.
Constituye un grupo de aprendizaje activo, ya que los miembros no reciben la informacin ya elaborada,
sino que la indagan por sus propios medios en un clima de colaboracin recproca. Este formato se da
mucho con comunidades cientficas, tecnolgicas, ideolgicas y educativas.
El grupo est integrado por no menos de 5 ni ms de 12 miembros.
Caractersticas:
El desarrollo de tareas y temas son planificados por todos los miembros en la primera sesin de
grupo
Todo Seminario concluye con una sesin de resumen y evaluacin del trabajo realizado
El Seminario puede trabajar durante varios das hasta dar trmino a su labor y cada sesin suele
durar entre 2 3 horas.
El organizador selecciona los temas o reas de inters, prepara un temario provisorio (o agenda
previa), ubica elementos y fuentes de consulta, dispone locales y elementos de trabajo, horarios,
etc.
La tareas a desarrollar durante el Seminario consisten en: indagar, buscar informacin, consultar fuentes
bibliogrficas y documentales, recurrir a expertos y asesores, discutir en colaboracin, analizar a fondo
datos e informaciones, relacionar aportes, confrontar puntos de vista, hasta llegar a formular las
conclusiones del grupo sobre el tema.
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Centrarse en el problema
Por su propia naturaleza de libre discusin informal, es aconsejable que el grupo sea homogneo en
cuanto a intereses, edad, instruccin, etc. Por este motivo se lo considera una tcnica mixta, porque
aunque no es necesaria una preparacin especial del tema, si implica una formacin de parte de los
miembros que participen del foro.
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En todo el mundo hay ciudades reconocidas por la infraestructura que ofrecen para organizar convenciones
de gran tamao. En funcin de la magnitud del evento es la infraestructura que se necesitar contrata y los
criterios necesarios para la seleccin de la ciudad sede, cuando el evento es de 1000 participantes, son:
Ubicacin geogrfica desde el punto de vista de accesibilidad en distancia y costo, para los posibles
participantes
CLASIFICACIN DE CIUDADES
Por su infraestructura y servicios las ciudades se dividen en tres (3) clases:
1. Las que permiten efectuar eventos magnos y cuentan con toda la infraestructura necesario como
aeropuerto internacional con vuelos diarios a todos el mundo, hoteles con capacidad de cuartos para
miles de personas, lugares tursticos, transporte de calidad, numerosos restaurantes, espectculos
artsticos y vida nocturna. Estas ciudades suelen ser ms costosas que otras que nos son tan conocidas
o prestigiosas por sus lugares tursticos y de recreacin para organizar eventos.
2. Las que no tienen la misma infraestructura que la anterior y obligan al Coordinar General a hospedar a
los participantes en varios hoteles, la capacidad de los salones no es adecuada, etc. Pero presentan
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Sin embargo, hay que saber escoger pues hay ciudades que tienen toda la infraestructura necesaria y que
no son tan solicitadas y todos los servicios estn disponibles. Una convencin magna generan una cantidad
de dinero muy importante para cualquier ciudad, ya que crean empleos, se firman contratos de servicios
como hospedaje, alimentacin, transporte, espectculos, etc.
Es conveniente que el comit organizador inspeccione fsicamente las instalaciones que se pretenden
contratar. La visita requiere contar con el programa que defina cules sern los lugares y espacios
necesarios para la realizacin completa del evento y as poder inspeccionar cada lugar a utilizar.
La decisin final de la ciudad, el centro de convenciones y el hotel sede, la tienen que tomar conjuntamente
todos los miembros del comit organizador.
Cuando las reservaciones se hacen con varios aos de anticipacin, es aconsejable hacer una segunda
visita de inspeccin ms cercana a la fecha del evento, para poder corroborar que todo se encuentra en las
mismas condiciones al momento en que fueron contratadas, para as evitar cualquier inconveniente.
Tambin es necesario tener reuniones de negociacin con las autoridades de la ciudad y los directivos o
representantes del centro de convenciones y hoteles que se pretenden contratar para aclarar y definir todo lo
referente a logstica, permisos y licencias.
Permisos y licencias
Debido a que cada pas y/o ciudad tiene sus propias reglamentaciones, muchas veces se debe coordinar la
obtencin de permisos y licencias necesarias para la realizacin de convenciones y realizar los trmites
pertinentes.
Para esto existen empresas que proporcionan estos servicios y pueden agilizar la obtencin de los mismos.
En el caso de que el mismo Comit Organizador quiera hacer estos trmites se debe dirigir a la delegacin o
municipio correspondiente para solicitarlo.
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Exposicin de motivos
Fundamentar las razones que se consideren necesarias y suficientes, por las que estimen
la conveniencia de realizar el evento en su entidad
Cada propuesta debe incluir los aspectos de planificacin, organizacin, operacin, realizacin y control, a
efecto de poder normar un criterio homogneo entre los que intervienen en el proceso de seleccin.
Se debe presentar el organigrama funcional, que muestre en forma concreta la estructura que intervendr
formalmente en la realizacin, as como los manuales de funciones, polticas y procedimientos, que
expresen claramente los lineamientos que regirn las diferentes actividades del programa general de trabajo.
LA LOCACIN
La decisin del hotel sede o el centro de convenciones es trascendental para el xito del evento, ya que una
buena sede permite que las diferentes actividades se realicen eficientemente y tengan un mayor lucimiento.
Es conveniente que el Comit Organizador inspeccione fsicamente las instalaciones que se pretenden
contratar. La visita requiere tener un programa que defina qu lugares se van a inspeccionar, como as
tambin verificar la limpieza y mantenimiento del lugar, el rea de registro y la capacidad y distribucin de los
salones, entre otros.
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Pero para poder saber si la locacin es la adecuada para nuestro evento, la informacin necesaria para
decidir la contratacin del centro de convenciones es la siguiente:
Servicios de transporte
Sistema de seguridad
rea de descanso
Ubicacin geogrfica
Tambin se debe considerar la infraestructura y los servicios que puede ofrecer cada establecimiento, si los
mismos son gratuitos o implican un pago adicional y cul es la modalidad de utilizacin de cada uno de ellos.
A continuacin veremos en un cuadro cules son los servicios que pueden ofreceremos los hoteles y/o
centros de convenciones
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Frontal: Es un espacio ordenado como un teatro tradicional (o teatro a la italiana). Hay una separacin
(la cuarta pared, como se le llama en teatro) entre los espectadores y los actores, ya sean stos
oradores, cantantes o incluso una pantalla en la que se estn proyectando imgenes.
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Bifrontal: En este caso el actor est ms expuesto, ya que hay pblico en dos ngulos opuestos. El
pblico tiene la sensacin de espiar lo que ocurre y el actor est rodeado. Es muy difcil el diseo de
escenografa en estos espacios ya que cualquier elemento con altura que pongamos, molestar la visual
de alguna de las dos plateas. Sin embargo, nos permite utilizar escenarios giratorios, trabajar el piso,
acercar los actores al pblico y trabajar ambientes muy ntimos.
Circular: Lo que ocurre con esta distribucin de la audiencia es muy similar a lo que pasa con el
bifrontal: la accin que se lleva a cabo en el escenario debe ser visible desde todos los ngulos. No debe
existir un delante y un detrs. Para que todos puedan ver lo que ocurre en el centro, debemos evitar
los grandes volmenes en el escenario.
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Polivalente: El escenario polivalente es aquel que puede armarse como nosotros preferimos. Tal vez
queremos utilizar un edificio que tenga un entrepiso y una accin se desarrolla en una planta, mientras
que en la otra ocurre algo muy diferente y luego ambas acciones se unen. Tener un escenario en dos
plantas es una posibilidad. O tal vez queremos que en nuestro evento el show sea en un espacio en
particular, mientras que los discursos de las autoridades de la empresa sern en otros. Entonces
nosotros debemos disear el espacio tal que todos los espectadores (ya sea que estn sentados en
mesas, o parados) puedan observar ambos escenarios sin incomodidades ni interferencias visuales.
Debemos tener en cuenta que, si armamos una platea tal que cada fila est ms arriba que la otra
para que la visin sea mejor, la parrilla de luces puede interferir en la visual de las filas superiores.
No nos olvidemos que el piso es un espacio al que no muchos ambientadores prestan atencin y se
olvidan de las grandes posibilidades que brinda. Podemos pintarlo, pegarle calcomanas, proyectar
imgenes sobre l, plottearlo, elevarlo, cambiarle la textura, etc.
El escenario en s es el espacio delimitado para la accin y este puede ser: abierto, circular,
semicircular, fijo, giratorio, combinado, deslizante, levadizo, con o sin trampas, entre otras tantas
variantes
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Abiertos / Cerrados: Un recorrido abierto es aquel en el que se ingresa por una puerta y se egresa por
otra. En general se utiliza en circuitos de circulacin obligatoria, en la que hay un solo camino que puede
realizarse. As la gente no se pierde de ver nada (y adems nos sirve para que eviten en su recorrido
cosas que nosotros no queramos que vean como puertas de servicio, cocina, etc.). En cuanto a los
circuitos cerrados, slo hay un espacio de ingreso/salida. Para estos casos pensemos en las ferias y
exposiciones; en cmo estn ubicados los stands y en cuntas puertas hay, entre otras cosas.
Libre / Obligatorio: Segn cmo estn distribuidos los elementos en nuestro espacio, habr una cierta
cantidad de formas de recorrerlo o no habr ninguna en especial. En este ltimo caso, la circulacin es
libre, mientras que si armamos un laberinto, o un espacio con paneles, o hacemos una actividad en un
saln y la siguiente en otro; la circulacin es obligatoria. Recordemos que anteriormente hablamos de
proponer recorridos visuales, es decir, que nosotros podemos dirigir la mirada de los espectadores en
diferentes momentos utilizando como herramienta la luz, el sonido, el color o la forma, entre otros.
EL ALOJAMIENTO
Es necesario implantar un sistema de control automatizada de alojamiento desde que se comienza a
planificar un evento, ya que esto nos permitir tener toda la situacin (de cada participante o colaborador
que est alojado bajo nuestra responsabilidad) bajo control.
En los eventos muy grandes, en donde participan miles de participante, es habitual alojarlos en varios
hoteles. Esto es aconsejable por razones de logstica, aunque uno solo tenga capacidad suficiente para
albergarlos a todos, para evitar el congestionamiento ante movimientos de transporte, arribos, servicios de
comidas, utilizacin de ascensores, etc.
La distancia del hotel al centro de convenciones es una variable que debemos considerar. Es conveniente
que el tiempo promedio de traslado de uno a otro no excede, dentro de lo posible, los 10 a 12 minutos.
El tipo de hoteles que se contraten deben estar condicionados al perfil de los participantes y a su poder
adquisitivo. En cualquier ciudad hay hoteles de lujo y gran turismo que tienen todas las comodidades y son
muy costosos y otros que tienen todos los servicios indispensables, menos lujo y son ms baratos. Para
tomar la decisin de los hoteles que se van a contratar, es conveniente elaborar una lista de clasificacin. Y
esto se debe tener en cuenta no solo para los participantes sino tambin para quien trabajen en la
organizacin y/o construccin del evento, ya sean stos parte del Comit Organizador o del equipo de los
expositores. Aunque para stos ltimos no corre bajo nuestra responsabilidad alojarlos, si sabemos que
pueden llegar a necesitar de este servicio y ser una forma de colaborar con ellos con el solo hecho de
enviarles la nmina de alojamientos y categoras disponibles en las inmediaciones.
Otro tema a considerar es que dependiendo de los programas de actividades de cada evento, los
participantes por lo comn llegan y parten en bloques, aunque algunos llegan a la ciudad un fin de semana
antes, otros se quedan una semana despus y otros suelen llegar el da previo. Por ejemplo, para un evento
de 2000 participantes, con el alojamiento dividido en 3 hoteles, no se van a recibir y asignar habitaciones a
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El tiempo necesario para cerrar las cuentas individuales, ya que el egreso de cada pasajero est
relacionado directamente, en la mayora de los casos, con el horario de salida del medio de
transporte que lo llevar a su ciudad de origen.
La salida, ya que debe ser lo ms fcil y agradable posible, ya que es el ltimo contacto con el
evento.
Tambin, cuando el alojamiento es el responsable del traslado del equipaje de cada participante, se necesita
un procedimiento para identificar el mismo de manera rpida y segura, que puede ser en base a etiquetas
autoadhesivas o con identificadores colgantes, siempre por duplicado, para colocar uno en cada pieza y dar
una la copia al dueo. Para todas las actividades mencionadas se debe contar con el espacio y personal
suficiente para no amontonar y complicar el movimiento de las personas y/o equipajes.
La distribucin y asignacin de cuartos se debe hacer en base a:
Las confirmaciones
La fecha de llegada
Personalidades
Invitados especiales
Altos directivos
Ponentes magistrales
Comit Organizador
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Definir el espacio fsico, equipo y materiales de trabajo necesarios para desarrollar esta tarea
Elaborar una lista por orden alfabtico de todos los participantes e invitados confirmados
Otra cuestin importante es importante es poder evaluar si los participantes estuvieron satisfechos con lo
que recibieron durante su alojamiento, ya que esto sirve para detectar las debilidades que se deben corregir
para futuros eventos o bien la necesidad de cambiar contratar otra locacin directamente.
Para esto,
durante el momento en que se realiza el check-out del hotel, se puede entregar un cuestionario a travs del
cual pueda conocer los comentarios y/o sugerencias que el participante desee hacer. Lo ideal es hacer
preguntas claras, directas, sencillas y concretas, en lo posible de tipo cerradas (a contestar a travs de
puntuacin o marcacin con cruz ante opciones de respuestas posibles), para que el posterior anlisis de
resultado nos proporcione las respuestas necesarias. Adems, de esta manera, evitaremos quitarle
demasiado tiempo a quien deba contestarla o que el participante se resista a completarla.
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A continuacin vern un modelo posible de cuestionario, que nos orientar en cules pueden ser los factores
a analizar:
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Direccin y telfono
Tipo de evento
Asistencia esperada
Nmero y capacidad de salones necesarios por actividad, tipos de montaje y asistencia esperada
Para la elaboracin de las clusulas del contrato se debe de convenir el monto a abonar en concepto de
arrendamiento total, el monto de depsito en garanta y el manejo de los cargos adicionales, como pueden
ser: consumo de alimentos y bebidas, propinas al personal, utilizacin de servicios de esparcimiento o spa,
estacionamiento, etc.
Hay que prever una clusula que se refiera a la cancelacin del evento por problemas imprevistos y que
imposibiliten la realizacin de ste, en la se estipule el porcentaje o monto que deben de cubrir los
organizador por arrendamiento, consumos y cargos adicionales. La cancelacin por parte de los
organizadores se debe hacer por escrito y tener sello de recibido del arrendador.
Tambin se debe establecer cul es la ltima fecha que la locacin permite hacer la confirmacin final de
participantes. De la misma manera se debe consignar cul es la fecha lmite para poder efectuar
cancelaciones, sin que este ocasione cargo adicional alguno o bien negociar el porcentaje a abonar en
funcin de diferentes fechas.
Se debe mencionar que los organizadores se responsabilizarn de cualquier dao causado por los
participantes a la decoracin, al mobiliario o al inmueble.
A veces se suele anexar fechas y horarios de utilizacin de los diferentes salones, servicios y equipos
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Los mdulos son todos los espacios y/o instalaciones necesarias, dentro de la locacin donde se llevar a
cabo el evento, para el correcto desarrollo del mismo, la atencin de los diferentes tipos de participantes y/o
la realizacin de las distintas actividades/acciones programadas.
Los mdulos ms habituales son los siguientes: Orientacin, Informes, Recepcin, Registro, Entrega de
materiales, Centro de operaciones y Sala de prensa,
Es importante planificar, supervisar, coordinar y definir la instalacin y ubicacin de los diferentes mdulos,
que siempre deben estar en lugares accesibles y visibles. Los responsables de cada mdulo deben tener la
documentacin y el equipo necesario, para un servicio eficiente. El correcto funcionamiento de servicios es
indispensable para crear una imagen correcta y satisfactoria del evento. Por eso, se debe solicitar la
instalacin de corriente elctrica para computadoras, impresoras, fotocopiadoras, fax y sealizacin
iluminada, para que en cada mdulo se trabaje perfectamente. La implementacin, dimensin y ubicacin de
cada uno de ellos depender del tipo de evento a realizar y de la magnitud del mismo. A su vez,
dependiendo de la magnitud del evento, cada mdulo se compone de varias mesas o ubicaciones.
La instalacin y funcionalidad de los mdulos, antes, durante y despus del evento, son responsabilidad de
la Coordinacin de Operaciones.
A continuacin veremos un ejemplo de distribucin de mdulos del rea de ingreso al evento, que nos
permitir observar como una correcta ubicacin de los mismos facilita y agiliza el movimiento de las
personas participantes, evitando amontonamientos y prdidas innecesarias de tiempo.
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ORIENTACIN E INFORMES
Los centros de informacin son el contacto inicial y permanente con los participantes, por lo que se debe
designar personal competente y de buena presentacin. Generalmente se instalan en los lugares de mayor
circulacin y movimiento durante el evento.
Conjuntamente con la Coordinacin de Operaciones, se debe decidir la ubicacin e instalacin de los
mdulos en las terminales de transporte areo y terrestre para recibir a participantes, invitados especiales y
a presidiums, ponentes y funcionarios de mesa.
Siempre se debe tener un directorio con los telfonos y direcciones de las personas, servicios y lugares de
importancia para el evento. Adems, es conveniente tener informacin sobre lugares tursticos, museos,
servicios mdicos, de transporte, telfonos de emergencia y proporcionar un plano de la ciudad sede a cada
uno de los participantes, para facilitar su movilidad. Adems de Informar sobre las polticas para participar en
las diferentes actividades y la forma de hacer uso de las instalaciones. Por ejemplo: en algunos festivales de
msica no permiten la entrada a menores de 12 aos, o en un torneo de golf no permiten hieleras o radios, o
actividades nocturnas en donde no se permite la asistencia con nios.
En eventos magnos, es muy usual que haya largas lneas de participantes desesperados por inscribirse y
recibir su habitacin. En estos casos hay que detectar rpidamente qu es lo que impide el flujo normal para
registrar a los participantes. Los problemas ms comunes son que haya participantes con falta de
comprobantes de pago u otros documentos o espacios en las habitaciones y detienen el flujo de registro. Lo
anterior se soluciona conduciendo a estos participantes al mdulo de orientacin, buscando que no pierdan
su lugar en la fila.
Armnica y ordenada
Plantas
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Buena sealizacin
El registro debe ser rpido teniendo en cuenta que muchos de los participantes se registran el da en que
llegan al evento, por lo que se requiere tener personal suficiente para agilizar esta actividad. Por ende, es
indispensable tener personal capacitado y un procedimiento previamente establecido, ya que comnmente la
recepcin y registro de los participantes es el cuello de botella.
Una buena distribucin del equipo de cmputos es necesaria para registrar a miles de participantes en uno o
dos das y para ellos se debe contar con el equipamiento suficiente. A los primeros que hay que registrar en
la lista de confirmados es a los miembros del Comit Organizador.
En los eventos se tienen dos tipos de participantes:
1. Los que se registraron antes del evento (por mail, correo o personalmente)
2. Los que vienen directamente al evento y se inscriben el da de la inauguracin.
Por este motivo el rea de registro puede dividirse en dos reas principales: registrados y no registrados.
El procedimiento para los que previamente se registraron es muy sencillo pues ya se tienen todos los datos
del participante y ya se comprob con anticipacin la aceptacin de la forma de pago elegida por ste o bien
ya lo tiene pago en su totalidad. Cuando ste llega muestra su recibo de pago, recibe su acreditacin, sus
materiales de trabajo, informacin especial y el horario de la siguiente actividad programada.
Cuando la cantidad de acreditados es demasiada, tambin se puede dividir por letras para darle ms
agilidad an.
El procedimiento para los no registrados es un poco ms largo, ya que hay que llenar la cdula de
inscripcin, formarse para pagar, verificar la aceptacin de tarjetas de crdito (en el caso de no pagar en
efectivo), dar de alta los datos del participante en el sistema, preparar y entregar su credencial de
acreditacin y los materiales de trabajo.
Las estadsticas del sistema de registro deben ser veraces, ya que de eso depende la cantidad de alimentos
que se requieren, el nmero de mesas y sillas que se montan en las diferentes actividades, entre otros.
Tener polticas definidas para el proceso de registro evita problemas de importancia. Las polticas ms
comunes para el proceso de registro son:
Aceptacin de cheques
Descuentos en inscripciones
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Recibir credenciales y revisar los listados de los participantes, ponentes magistrales y de mesas,
invitados especiales y acompaantes
Tener actualizado el listado de los participantes registrados y que ya pagaron su cuota de inscripcin
Elaborar listados de los funcionarios de mesa, invitados especiales, ponentes magistrales y de mesa
y medios de comunicacin registrados.
Verificar que toda la informacin est en la computadora y tener los respaldos necesarios
Se recomienda rotar al personal encargado de las mesas de registro, teniendo alguien con experiencia todo
el tiempo. El encargado de la caja de pagos no puede ser rotado y debe terminar su turno completo.
Calcular el personal necesario para tener un registro eficiente no es fcil. Hay que considerar las horas pico
y el tiempo que tarda un asesor en atender a un participante con reservacin, pago por anticipado,
confirmacin y su documentacin en orden y a otros que tienen problemas con su registro.
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Concretar y controlar los servicios generales que requieran cada una de las coordinaciones del
Comit Organizador, ponentes, participantes y medios de comunicacin
Coordinar los servicios de bebidas calientes y fras, catering, transporte, agencias de viajes, mdicos
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Coordinar, con el personal del lugar sede y/o el hotel, todo lo necesario para dar un buen servicio en
todas las actividades
Controlar los gastos del fondo de caja que se le asigne para compras menores y entregar cuentas a
la Coordinacin de Finanzas
Otros servicios que coordina y proporciona son: centro de mensajes, alquiler de telfonos para
llamadas de larga distancia, acceso a internet para consultas o recibo de informacin, acceso a
informacin y estadsticas de carcter general y a nivel local, regional, nacional o internacional
SALA DE PRENSA
La Coordinacin de RRPP junto con la de Operaciones son los responsables del buen funcionamiento de
esta sala. En algunos eventos la sala de prensa est integrada al Centro de Operaciones y en otros se
necesita acondicionar un rea o saln especial para atender a los representantes de los medios de
comunicacin.
Este mdulo debe disponer de:
Computadoras
Fax
Fotocopiadora
Grabadoras de CD y DVD
Impresoras
Lpices y lapiceras
Mquinas de escribir
Papel
Telfonos celulares
Se debe de considerar la superficie de la sala, ya que generalmente se utiliza para efectuar entrevistas que
los periodistas concretan con organizadores, ponentes, invitados especiales y pblico en general
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Agencias de viajes
Guardarropas
Servicios administrativos
Alquiler de automviles
Problemas y quejas
Servicios Mdicos
Hotelera
Recepcin de ponencias
Stands
Inscripciones para el
Ponentes magistrales y de
Mesas de Trabajo
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Antes de comenzar, es importante que definamos el concepto de logstica como: el conjunto de medios y
mtodos establecidos previamente, necesarios para llevar a cabo la gestin y la planificacin de las
actividades de compras, produccin, traslado, almacenaje y distribucin, controlando el flujo eficiente y
efectivo de materiales, con el objeto de satisfacer de manera adecuada la demanda de consumidores y/o
usuarios.
LA CALENDARIZACIN
Desde su introduccin los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta bsica en la direccin
de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades
programadas como parte de un proyecto o para mostrar una lnea de tiempo en las diferentes actividades.
Este tipo de grfico lo utilizamos durante la etapa de produccin ya que es la mejor manera de visualizar, a
lo largo del tiempo, como se desarrollar cada accin planificada, el tiempo que insumir cada una, como se
sucedern las mismas y como incide cada una en la realizacin de otras. Esto nos permitir adems
reaccionar rpidamente e implementar las soluciones necesarias en el caso de desvos en los tiempos
establecidos, a causa de sucesos imprevistos.
Es una excelente herramienta de chequeo de acciones, ya que tendremos la enumeracin completa de todo
lo que habr que realizar durante la etapa de produccin.
Adems, se puede estipular, dentro de la misma, quien es la persona responsable de la coordinacin y
concrecin de cada accin en particular. Esto servir para que todos los que estn involucrados en
diferentes actividades puedan saber quin lleva adelante cada una y entender de quienes pueden depender
aquellas que estn relaciones y/o encadenadas a sus funciones.
La accin final de todo Gantt es la fecha del evento en s mismo. sta, dentro de la grilla, es conveniente
marcarla en un color sobresaliente para evitar confusiones y dar a entender que es la nica inamovible.
Es el conocido como el da D.
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El OPR distribuir una copia impresa a cada uno de los asistentes de la organizacin general, que
tengan participacin activa durante el perodo de produccin.
En caso de desvos en los tiempos establecidos o de adicin de nuevas acciones, solo podr ser
modificada por el OPR, para evitar inconvenientes y que cada uno cuente con informacin diferente.
Ante cada modificacin realizada, el OPR deber entregar nuevamente esta planilla a cada uno y
corroborar que la anterior sea desestimada. No hacerlo puede causar graves perjuicios.
El OPR debe controlar que cada accin comience y finalice en los tiempos marcados. El hecho de haber
delegado la accin no garantiza su correcto cumplimiento. Es nuestra funcin y responsabilidad seguir
el desarrollo de todo lo planificado.
Si alguna accin finaliz antes del tiempo estipulado, es conveniente hace el corrimiento de las acciones
encadenadas. El tiempo es uno de los valores ms preciados de nuestra actividad y perderlo
innecesariamente sera un gran error.
CRONOGRAMA
Es un esquema que muestra la secuencia que lleva a cabo un proceso. Para crear un cronograma de
proyecto se necesita tener una estructura de descomposicin del trabajo a realizar, una estimacin de
esfuerzo para cada tarea y una lista del recurso con la disponibilidad de cada uno. La razn de esto es que
un cronograma en s mismo es una estimacin: cada fecha u horario en l se estima, y si no se realizan las
actividades programadas por parte de la gente asignada a dicha tarea, el cronograma ser inexacto.
Esta herramienta es indispensable para la correcta realizacin de un evento y es por ello que la utilizamos
durante toda la ejecucin, ya que es la nica manera de poder llevar un control fehaciente de que llegamos
en tiempo y forma con la concrecin de todo lo planeado y, adems, nos permite detectar todo tipo de
desviaciones y actuar en consecuencia para su reencauce. La funcin primordial de stos es asignar
responsabilidades a quienes integran la empresa organizadora de eventos y cada uno de los proveedores
participantes del evento. Adems son de gran ayuda para hacer un seguimiento paso a paso de las tareas y
el cumplimiento de las mismas. Esta planilla se implementa para el armado, desarrollo y desarme del
evento. Se debe realizar uno por cada rubro participante, para que tenga bien claro cada accin propia a
realizar. Darle a cada persona ms informacin que la correspondiente solo ocasiona confusin. La nica
que tendr la informacin total y unificada ser la del OPR.
Algunos aspectos a tener en cuenta para su implementacin:
La separacin por bloques ser por horarios. Es decir: por segmento horario conveniente se
establecer todo lo que habr que realizar
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Deber incluir nombre de la persona que realizar la accin y cules sern las acciones a ejecutar
por ste.
El OPR debe controlar la concrecin en tiempo y forma de cada uno de los tiempos marcados.
En caso de desvos en los tiempos establecidos, los correctivos, cambios y/o ajustes de los mismos
solo podrn ser implementados por el OPR, evitando as las rdenes y contrardenes.
Ante cada modificacin realizada, el OPR deber avisar a quienes se vean afectados. No hacerlo
causar graves perjuicios.
Esta planilla es sumamente de trabajo y con alto detalle de logstica. Por este motivo, no
entregamos ni realizamos una para el cliente, pues contiene detalles que no son de su incumbencia.
Para que esta herramienta sea efectiva se debe ser lo ms explcito y concreto posible en el detalle de cada
accin y contar con la suficiente confianza para poder delegar en los asistentes y colaboradores el
seguimiento de las mismos.
El da del evento, por ejemplo, en la mesa tcnica van a estar trabajando muchos de los proveedores en
conjunto (iluminacin, sonido, video, entre otros) y ellos van a necesitar de esa informacin tambin, para
tener en claro cuando es el momento exacto de ejecucin de cada una de las acciones planificadas. Lo
mismo pasar con el sector gastronmico, el coordinador de recepcionistas, la empresa de transporte
encargada del traslado de invitados, agasajados y/o disertantes,
Esto evitar que cada persona involucrada en el desarrollo del evento dependa pura y exclusivamente
momento a momento de nosotros. Adems, le dar capacidad de accin, ya que conocer cules son sus
responsabilidad y tareas especficas a realizar.
AGENDA
La palabra agenda es originalmente una palabra plural, un trmino latino para denotar las acciones a ser
acometidas. Lo que hoy se conoce por una agenda es una lista de renglones individuales, cada uno de
estos referidos originalmente como agendum. Hoy da, sin embargo, es comn referirse a la lista en su
totalidad como la agenda para la reunin.
En reuniones de negocio, la agenda se puede conocer tambin como las rdenes del da o programas.
La agenda se distribuye generalmente a los participantes antes de que d comienzo la reunin, de modo que
los asistentes estn enterados de los temas y/o actividades que se irn desarrollando. No es obligatorio
hacerlo siempre, pues depender del tipo de evento a realizar.
La agenda o programa del evento deber tener como encabezado el motivo, la fecha, la hora de inicio y el
lugar de la reunin y le sigue una serie de puntos que delinean el orden de la misma. Es conveniente que
cada accin enumerada tambin incluye el horario de realizacin.
Hay dos tipos de agendas:
1. Para los invitados: en esta solo se detallan acontecimientos o momentos que a stos les conciernen
y de los cuales sern partcipes. Por ej.: acreditacin, horarios de diferentes disertaciones, cocktail
de cierre, sorteos. Nunca mencionaremos las situaciones que queramos que sean sorpresa y
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Espectculos contratados
Mapas de la ciudad sede con ubicacin del hotel y/o centro de convencin
SISTEMAS DE REGISTRO
Todo el sistema de registro, de todos los participantes y de quienes intervienen en la realizacin del evento,
es responsabilidad de la Coordinacin de Administracin.
Cuando se elabora el diseo del folleto promocional y del material publicitario, se debe incluir en su
contenido una cdula de inscripcin al evento y una solicitud de hospedaje, en el caso de ofrecer este
servicio.
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DISTRIBUCIN DE DOCUMENTACIN
Se deben de seleccionar los canales de distribucin ms adecuados para hacer llegar cualquier tipo de
documentos y se debe definir la documentacin que se le mandar a cada grupo y establecer rutas,
modalidad de envo y responsables de su entrega.
Aunque actualmente mucha de la documentacin se remite va internet, se recomienda enviar por correo
directo o mensajera la siguiente informacin:
La solicitud de alojamiento
El instructivo con el procedimiento y el formato para mandar las inscripciones y los pagos por correo
El reglamento para la presentacin de ponencias. En este se mencionan las fechas lmites para la
entrega de los trabajos, la extensin y el formato de presentacin para uniformar y facilitar su
publicacin en la memoria
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Cuando una de las comidas se sirva a la intemperie y no se tenga una carpa, hay que tener un plan de
emergencia en caso de lluvia o vientos fuertes.
Para evitar largas filas en los bares de los hoteles se necesita tener cajas especiales con suficiente dinero en
monedas pequeas para efectos de cambio y facilitar y agilizar el pago. Tambin se puede tener un sistema
de boletos canjeables por bebidas, que se pueden distribuir con anticipacin. Se debe prever que en algunas
ciudades se necesitan permisos especiales para servir y vender bebidas alcohlicas. Tambin se debe
considerar que hay agrupaciones que prefieren no servir bebidas alcohlicas.
En algunas actividades se tiene el servicio de bebidas, no alcohlicas, disponibles todo el tiempo y en otros
depende de los horarios de trabajo. Es algunos hoteles o centro de convenciones se puede negociar que se
incluya el servicio en la contratacin de los salones.
Cuando la locacin no proporciona las bebidas alcohlicas o las provee la organizacin, se puede negociar
pagar una cantidad fija por las botellas que se abran durante todo el evento, accin que en el medio se la
conoce como descorche.
Hay cinco aspectos importantes para hacer el plan de mens:
El presupuesto disponible
El tipo de evento
Hay que balancear los alimentos durante los das que dure el evento y adecuarlos al clima. Deben ser
sencillos, nutritivos y de fcil digestin, para evitar problemas estomacales, que son ms frecuentes en los
eventos internacionales.
Es necesario conocer con anticipacin el nmero de comensales por cada comida que se sirva, ya que de
esto depende la preparacin del men.
Unas semanas antes de la inauguracin se puede llevar a cabo una degustacin de los alimentos que se
pretenden servir durante los das del evento, para confirmar o cambiar los mens. La degustacin tiene tres
propsitos: verificar la calidad de los alimentos y la funcionalidad de las vajillas y recipientes, as como la
eficiencia del personal.
SISTEMA DE TRANSPORTE
La Coordinacin General junto al rea de Operaciones tienen la responsabilidad de seleccionar y contratar
los medios de transporte, de pasaje y de carga necesarios, que sern diferentes para cada evento en
particular. Planificar el sistema y la logstica del transporte requiere de invertir tiempo durante varios meses
antes del evento y debe estar organizada de manera impecable, ya que un sistema ineficiente ocasiona
largas filas en hoteles y centros de convenciones y llegadas tarde de los participantes a las diferentes
actividades. Tener coordinadores profesionales de trfico de buses y un buen equipo de comunicacin hace
ms eficiente el servicio.
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Tener un control de alojamiento, dividido en habitaciones singles, dobles, triples y cudruples sirve
para estimar las necesidades:
El nmero de autobuses que se pueden estacionar en el rea del hotel y centro de convenciones. En
algunas ciudades hay restricciones, lo que implica usar un mayor nmero de unidades
El nmero de acompaantes que sale en otro horario del hotel, por lo que habr que prevenir esto
en la logstica
Una ruta puede abarcar varios hoteles y hay que considerar el tiempo que estn en el autobs los primeros
que lo abordaron. Hay eventos en donde el servicio se proporciona durante todo el da, reduciendo el
nmero de unidades en las horas de menos usuarios, que generalmente es de 10.00 a 14.30 horas.
Hay que elaborar una agenda de la frecuencia del servicio y los lugares para abordar. Sealizar las reas
para abordar los micros en los hoteles y centros de convenciones. Cada autobs debe tener en el parabrisas
frontal un nmero que identifique la ruta as como la agrupacin o evento a que pertenece para su fcil
identificacin. Tambin se debe informar del procedimiento para el uso de este servicio a los participantes.
Al trmino del evento, para trasladar a los participantes a las terminales de transporte hay que definir el
procedimiento con la empresa de transporte. Para definir la cantidad de unidades y los horarios para este
servicio, se pueden vender o dar boletos con fechas y horarios predefinidos.
SISTEMA DE SEALIZACIN
Las sealizaciones colocadas estratgicamente ayudan a tener una buena organizacin. Hay que colocarlas
en todos los exteriores e interiores posibles para evitar confusiones. Adems deben de tener toda la
informacin necesaria y el diseo adecuado para su fcil identificacin.
Se necesitan diferentes tipos de sealizacin para direccionar e informar sobre las actividades que se
realicen durante el evento, as como para identificar algn mdulo o inmueble. Una seal bien ubicada y
elegante puede evitar muchas preguntas y confusiones.
Las ubicaciones ms comunes son:
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rea restringida
Auditorio
Aula magna
Conferencistas y ponentes
Congresistas
Entrega de materiales
Estacionamiento
Exposicin
Flechas varias
Informes
Invitados especiales
Mesas de registro
Sala de operaciones
Sala de prensa
Servicio Mdico
Servicios administrativos
Servicios sanitarios
Telfono privado
Transporte de congresistas
En algunos eventos hay que elaborar cartelera con los precios de servicios adicionales, la ubicacin de
algunos mdulos de servicio, flechas con el nombre del evento o de alguna actividad en especial, etc.
Es necesario elaborar una lista detallando los carteles necesarios, cantidades, tamaos, textos, materiales y
ubicacin. Los colores deben ser lo suficientemente contrastantes para lograr captar la atencin.
Para terminales de trasporte areo y terrestre se pueden utilizar sealamientos fluorescentes para las
llegadas nocturnas y sobre todo si son carteles para exterior. En este tipo de lugares hay que tramitar los
permisos correspondientes para su instalacin.
El Coordinador General y el de Operaciones deben definir el tiempo de anticipacin para colocarlos en
interiores y exteriores. Como se trata generalmente de eventos que duran ms de un da, es conveniente
realizar carteles de back-up, sobre todo para aquellos que estn ubicados en lugares que pueden ser
daados por la manipulacin o efectos climticos.
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El programa y ubicacin de los lugares sede y en donde se llevan a cabo las actividades
Identificar el puesto que ocupan los miembros del Comit Organizador, reconociendo las
credenciales identificatorias.
Telfonos de emergencia
Estrategias de evacuacin
Hay algunas horas en donde entran y salen personal de mantenimiento, choferes, contratistas, tcnicos,
ponentes y participantes y puede generar confusin. Hay que definir estrategias de seguridad para estas
situaciones tambin.
Es muy importante conocer el sistema de seguridad del hotel y del centro de convenciones, porque permite
hacer una mejor evaluacin, as como verificar si cuenta con cmaras de seguridad en elevadores,
vestbulos, pasillos de acceso a las habitaciones las 24 horas.
Parte de la seguridad consiste tambin en recomendar restaurantes, transportes con menor riesgo y
cualquier otro tipo de lugares a los participantes.
Los participantes deben de conocer el sistema de seguridad y se les debe dar los siguientes consejos:
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En la habitacin ver por la mirilla antes de abrir y tener la cadena siempre puesta
Antes de salir de su lugar de residencia tener copia de sus identificaciones, tarjetas de crdito,
pasaporte, licencias, seguros, ya que en caso de extravo es ms fcil su recuperacin.
Dejar en las cajas de seguridad del alojamiento todos los documentos originales posibles y
manejarse con copias de los mismos durante su estada.
Llevar siempre consigo una tarjeta del lugar donde se encuentra hospedado.
Emergencias
En el caso de alarmas por fuego, bombas o terremotos, hay que tener planes de evacuacin y lugares
seguros para los participantes. Es conveniente que la gente conozca la causa de la evacuacin y estimar un
tiempo para regresar a la normalidad de las actividades. Algunas veces se da un refrigerio para distender la
situacin.
SIMULACROS O ENSAYOS
Se deben efectuar simulacros de cada una de las actividades del programa general.
Es recomendable que todos los integrantes de la coordinacin participen en los ensayos ya que por sus
funciones intervienen en la mayora de las actividades. Tambin es necesario definir cundo y cuntos
simulacros se harn antes del evento.
Pero no basta con ello, tambin se deben llevar a cabo simulacros con todo el comit organizador, los
edecanes, personal de apoyo que se vaya a contratar, ya que permite conocer los diferentes lugares en
donde se van a realizar las actividades programadas.
Procedimiento:
Citar al comit organizador, a los edecanes y al personal de apoyo en el lugar que se vaya a
efectuar la primera actividad del evento
La participacin de los responsables del transporte es muy importante para el xito del evento
En el caso de que algo de lo planificado llegara a fallar se deben hacer simulacros con alternativas
de accin previamente planeadas
Tambin se debe contemplar que durante el evento los organizadores tienen horarios para
descansos y comidas.
Es importante durante el simulacro tener los equipos y materiales que se van a utilizar durante el evento en
cada una de las reas y/o mdulos, para que sea lo ms real posible y poder prever posibles situaciones
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La aceptacin de cheques
Poder pronosticar los ingresos por concepto de cuotas de inscripcin es la base para elaborar el
presupuesto preliminar. Hay que ser conservadores en el pronstico de los posibles ingresos. Una de las
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Elegir un da y horario adecuados para la realizacin del evento al cual se convoque a la prensa.
Salvo que una situacin de coyuntura lo obligue, hay que evitar los fines de semana, feriados y
momentos del da que colisionen con la rutina periodstica, por ejemplo: el horario de cierre de los
diarios o las primeras horas de la maana.
Chequear que ese da y horario no coincidan con otro evento que pueda involucrar a la misma masa
de periodistas, o que por su importancia pueda opacar el nuestro.
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Elegir un lugar de fcil acceso. Y en el caso de que la conferencia forme parte de una visita a una
planta industrial, alejada del mbito laboral de los periodistas, tambin hay que prever su traslado y
posterior regreso. Y si se los invita a un lugar an ms distante y por varios das, se debe resolver
cmo y dnde alojarlos. En ese sentido, los alcances del convite debern ser muy claros. Por
ejemplo, si incluye o no llamados de larga distancia, a fin de evitar posteriores problemas.
Preparar el material de prensa a distribuir el da del evento, que suele ser ms completo que el que
habitualmente se enva a las redacciones. Por lo general, se trata de una carpeta con informacin
detallada y fotografas, todo en papel con su correspondiente identificacin al dorso y en CD ROM.
Prever algn obsequio para los asistentes, que puede estar asociados a lo que se va a presentar o
anunciar (merchandising con logo) o, si los recursos lo permiten, tratar de innovar y destacarse con
opciones creativas y de alto impacto. Lo que no conviene es hacer regalos diferenciados segn la
importancia del medio, porque se estara creando un conflicto innecesario.
Convocar a los medios al menos con una semana de antelacin. Lo ms usual es hacerlo por correo
tradicional o va e-mail. Y como buena parte de los invitados suele no asistir, la convocatoria tiene
que ser masiva, dentro del segmento de medios con que se est trabajando, segn el tema tratado.
Cinco das antes del evento, comenzar a chequear quines van a concurrir, sobre todo, si la
invitacin incluye algn tipo de servicio gastronmico (desayuno, almuerzo, cocktail, etc.)
Saber qu van a decir l o los oradores, asesorarlos sobre cmo transmitir el mensaje y conocer o
preparar cualquier otro tipo de material que se vaya a presentar durante el evento: videos, grficos,
presentaciones en Power Point, etc. Posteriormente, ofrecer una copia de las declaraciones.
Encargar la realizacin de carteles que identifiquen a cada uno de los oradores (name-tags o
personificadores)
Encargar carteles con el nombre y logo de la firma convocante y supervisar su correcta ubicacin
detrs de los oradores a fin de que se vean en las tomas de los reporteros grficos.
Realizar todas las pruebas tcnicas necesarias, previas al inicio del encuentro.
Contar con suficiente cantidad de toma corrientes para camargrafos e iluminadores a los costados
de la sala o al fondo de la misma.
Ante los ojos de la prensa, el agente es el responsable de la convocatoria y del correcto desarrollo de
todo el evento, quien trabaja bajo las directivas de la Coordinacin de Comercializacin y Difusin, que
cuenta adems con la colaboracin de la Coordinacin de Relaciones Pblicas e Informacin.
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Abogados
Arquitectos
Contadores y administradores
Decoradores
Director de Ceremonial
Diseadores grficos
Edecanes
Fotgrafos y camargrafos
Ingenieros
Maestro/s de ceremonias
Mdicos y enfermeras
Personal de seguridad
Seguros
Sonidistas y equipamiento
Tarjetas de crdito
Traduccin simultnea
Entre otros
Todo el personal que participe en la organizacin debe contar con su credencial personalizada y la misma
debe incluir su cargo y/o funcin.
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Tarifas de vuelos
Vuelos charter
Actividades tursticas
Renta de inmuebles
Trmites de documentos
El personal que trabaja en las agencias de viajes tiene experiencia y conoce las ventajas y desventajas de
diversas formas de viajar, tiene tarifas y costos actualizados, conoce la calidad de los diferentes prestadores
de servicio y las ltimas ofertas en materia de turismo, por lo que es recomendable su contratacin. Y el
mismo est integrado por:
Coordinador Turstico: es quien propone, gestiona y supervisa los pasajes, recorridos, hospedajes,
city tours y traslados de personas o grupos de personas.
Gua Turstico: es el profesional que gua a los visitantes en el idioma de su eleccin e interpreta el
patrimonio cultural y natural de la zona recorrida.
Toda agencia de viajes o transfer que utilicen debe contar con los permisos, autorizaciones, coberturas y
habilitaciones correspondientes para el traslado de personas. Esta condicin es innegociable. Adems, es
aconsejable estudiar la trayectoria de la misma y la experiencia en el manejo de contingentes.
Cuando utilizamos micros, vans o minivans para el traslado de invitados, debemos tener en cuenta los
siguientes temas, para poder definir el tipo de vehculo adecuado a contratar:
Recorrido y accesos: esto nos servir para definir el tamao de vehculo correcto. Ms all de la
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Equipaje: otro punto importante a estudiar es la cantidad de bultos personales que cada persona
tenga que trasladar. Muchas veces es necesario contratar vehculos con ms ubicaciones que las
que vayamos a ocupar con pasajeros, para que podamos usar las butacas libros como anexo a la
bodega para equipaje.
Estada: cuando realizamos eventos de una jornada completa y contamos con varios vehculos,
generalmente no solemos dejarlos en espera durante toda el da, ya que eso encarecer nuestros
costos. Pero nunca debemos quedarnos sin ninguna unidad a disposicin, para el caso de cualquier
inconveniente o invitado que debe regresar de urgencia. Es por esto que solemos contratar a todas
las unidades para el traslado y regreso (sin espera) y dejar una unidad ms chica (minivan) a
disposicin durante toda la jornada.
ALFOMBRADOS Y TAPETES
Las alfombras siempre deben estar fijadas a la superficie donde estn instaladas, aunque su utilizacin sea
por breves momentos. Esto se debe a que las mismas tienen un alto nivel de movilidad y arrugue, lo que
podra ocasionar accidentes innecesarios, adems de una esttica muy poco agradable. La manera de
fijarlas es con cinta de papel bifaz, cinta que luego debemos considerar despegarlas al momento de retirar
las alfombras. Solo se pegarn con cemento de contacto aquellas que no sea necesario desinstalar. Las
alfombras se usan en lugares de paso de gente y para escenarios que no cuenten con shows, ya que stos
ltimos generalmente requieren de otro tipo de pisos.
Los tapetes de goma suelen usarse para shows de tipo danza, ya que tienen una elasticidad y
amortiguacin muy conveniente para los bailarines (sobre todo cuando se trata de bailarines de danzas
clsicas), porque adems absorben todos los ruidos de saltos y golpes. Cuando la danza requiera de ruido,
desliz o golpe de pie (caso flamenco, tango, folklore, etc.) se utilizarn pisos de madera sin cortes, sin juntas
y sin lustrar, para evitar resbalones, enganches de tacos o cadas.
ARQUITECTURA MODULAR
Los sistemas modulares solemos utilizarlos para la construccin de stands para Ferias y fundamentalmente
para Congresos. Estn basados en la fabricacin de un tipo de panel ligero acabado en frmica de larga
duracin, pensado especialmente para cerramiento de paredes con el tiempo de montaje ms corto del
mercado. Se trabajan en una amplia variedad de colores, alturas y accesorios lo que lo convierte en un
sistema de gran xito para paredes reutilizables.
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DESGRABADOR O COPISTA
La funcin de esta persona tiene por objeto transformar un discurso oral en texto escrito, para su posterior
lectura o anlisis. No lo hace en el momento mismo de la disertacin, sino que usa el material grabado
previamente en cintas de video o audio. Recurrimos generalmente a ellos cuando realizamos congresos o
convenciones para profesionales, con disertaciones de especialistas.
EDECANES
Sus funciones principales son:
Atencin en corredores, pasillos, puertas de acceso a los salones de trabajo, eventos sociales y
culturales
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Recibir y entregar documentos o materiales relativos a los trabajos que se estn llevando a cabo
dentro de los salones
Supervisar que los presidiums tengan vasos, jarras con agua, ceniceros, hojas, lapiceras y lpices
El nmero de edecanes que se contrate depender del nmero de participantes en el evento, los horarios a
cubrir, la superficie de los salones o locales donde se desarrollen las diferentes actividades y la cantidad de
puestos de trabajo o tareas a realizar. Se puede considerar que seis (6) edecanes son suficientes para un
saln de trabajo de dos (2) puertas de entrada, cuatro (4) pasillos de circulacin y capacidad para 250
asistentes y diez (10) a doce (12) edecanes si el saln tiene tres (3) o cuatro (4) puertas de entrada, entre
cuatro (4) y seis (6) pasillos de circulacin y cupo para 500 asistentes.
Dependiendo de las necesidades de cada evento se deben contratar uno o dos turnos de edecanes.
Se deben presentar con el uniforme normal para el servicio diario y el de gala para la inauguracin, clausura
y eventos especiales.
Se les debe proporcionar
encuentren trabajando. A su vez, el Comit Organizador debe asignar el transporte necesario cuando el
personal salga de noche.
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EDITOR DE VIDEO
Es el encargado de crear y producir todo el material audiovisual utilizado durante el evento, como ser videos
institucionales, de presentacin de productos, de apoyatura para disertantes, etc. A su vez, es el
responsable de producir el compilado final del material filmado durante la reunin, que se le entregar al
cliente como registro del evento realizado.
Fotocopiadoras
Computadoras
Impresoras lser
Internet
Faxes
A su vez, se deber tener el acopio necesario de materiales de mantenimiento general, como ser: focos
normales y especiales para equipos de proyeccin, cables de extensin (alargadores), adaptadores
elctricos y herramientas de todo tipo.
Mouse inalmbricos
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Reproductores de CD
Reproductores de DVD
Videocassetteras VHS
Pizarras electrnicas (imprimen o guardan en formato digital lo escrito sobre las mismas)
Punteros lser
Puntero Laser
Rotafolio
Pizarras
electrnica
s
FOTGRAFOS Y CAMARGRAFOS
La imagen del evento depende mucho de la calidad, cantidad y variedad de pelculas y fotografas que se
empleen para los boletines de prensa, la elaboracin de la memoria y el video final del evento. Para ello es
necesario contratar fotgrafos y camargrafos profesionales y que tengan el equipo adecuado.
Hay que verificar los precios por fotografa, pelcula o por servicio con varias empresas, como as tambin el
formato final de entrega del material.
JEFE DE PRENSA
Es el encargado de recepcionar a los invitados de prensa, asistirlos e informarlos de manera personal
durante todo el evento. Asimismo, tiene a su cargo la realizacin del material a suministrar de manera previa,
durante y post evento.
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PERSONAL DE M ANTENIMIENTO
Nada ms grato que todo funcione bien, por eso en eventos de miles de participantes se necesita contratar
empresas o personas especializadas en diferentes actividades. Es importante contar con el servicio de
electricistas, carpinteros, plomeros, etc., durante las 24 horas de los das en que se efecte el evento. Hay
que considerar el tener opcin a contratar todo tipo de personal en un caso de emergencia.
Carpinteros: en un evento se construye gran parte en madera como ser puertas, paneles, mdulos,
exhibidores, estructuras, entre otros.
Herreros: se encargan de construir estructuras para la sealizacin, algunas partes de los mdulos
y los exhibidores.
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Cobertura
Forma de pago
Vigencia
Hay que verificar que los equipos y el transporte que se renten tengan vigente su pliza de seguros. De igual
manera debemos hacerlo con las locaciones y los proveedores que intervengan en la realizacin del evento,
con respecto a su personal y equipamiento.
SEALTICA Y SEALIZACIN
Sealtica: es una actividad perteneciente al diseo grfico que estudia y desarrolla un sistema de
comunicacin visual, sintetizado en un conjunto de seales o smbolos que cumplen la funcin de guiar,
orientar u organizar a una persona o conjunto de personas, que van a pie o en vehculo, dentro de una gran
superficie. El diseo de la sealtica empieza con el estudio de planos de planta de la gran superficie (de
caminatas, recorridos o circulaciones planteadas); pasa por la presentacin de la nueva y ptima
organizacin de estas circulaciones y termina en el diseo de smbolos grficos sintticos y de fcil
comprensin para guiar a la gente o vehculos por estas grandes superficies. Los smbolos diseados
variarn segn si son para una sealizacin interna o externa, si es para guiar transentes o vehculos. En
las empresas, normalmente estos smbolos siguen los lineamientos de la identidad visual corporativa
(colores, estilo, geometras, tipografa, etc. propios de la empresa) o bien pueden contener el distintivo visual
(logotipo o marca) de la empresa dentro de cada seal o rtulo.
Sealizacin: es el conjunto de las seales utilizadas dentro de un espacio.
SERVICIO GASTRONMICO
La calidad y el buen servicio son indispensables en los alimentos que se sirvan a los participantes, por lo que
es necesario contratar empresas de prestigio en el ramo y que garanticen su profesionalismo as como un
administrador y jefe de cocina experimentado.
Existen diferentes maneras de contratar este servicio. En el caso de encontrarnos trabajando dentro de un
hotel, el servicio gastronmico ser provisto por estos, ya que el suministro de ste es de carcter exclusivo,
es decir, que no permiten el acceso de otro proveedor de catering. Esto igualmente no debe preocuparnos
de sobre manera, ya que en la mayora de los hoteles de lujo y cinco estrellas es de calidad. En algunos
centros de convenciones tambin es posible contratar este servicio. Una tercera alternativa son las
empresas privadas especializadas que ofrecen este servicio. Algunas sirven desde 50 hasta 50.000 comidas
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SONIDISTAS Y EQUIPAMIENTO
La claridad del sonido es una norma fundamental en los congresos y/o convenciones. Hay que prestar
mucho cuidado a la calidad de los tcnicos y del equipo de sonido en las diferentes actividades. Contratar
este servicio es muy delicado, ya que el sonido es esencial en todas las actividades, por ello se debe
establecer contacto con establecimientos que presten este servicio profesionalmente y cuenten con
suficientes y buenos equipos y tcnicos. Muchos eventos no lucen cuando se tienen problemas en el sonido
y el xito del mismo se puede ver perjudicado por este tipo de anomalas.
Se debe contar con el sonido suficiente y de calidad as como con micrfonos adecuados para cada
actividad. Los micrfonos inalmbricos son los adecuados para los ponentes, ya que les permite tener las
manos libres. Los micrfonos se colocan en los podios, en las mesas de presidiums, en diferentes recintos y
mesas de trabajo, en las salas de exposiciones y de prensa. Es decir, cada espacio en el que se realice una
actividad debe contar con el correspondiente equipo de sonido y micrfonos para que los participantes y
disertantes puedan realizar las actividades planificadas, sin necesidad de estar a los gritos y poder
relacionarse o trabajar de manera correcta.
Es importante hacer pruebas de sonido antes y durante todo el evento y contar con un equipo adicional de
back up por cualquier emergencia.
Los equipos que instalaremos cumplirn las siguientes funciones:
Amplificar los videos, CDs, DVDs u otros formatos que se deban emitir durante el evento
Amplificar todos los instrumentos, ya sea a travs de micrfonos o por lnea directa (como el caso de
las guitarras elctricas, por ejemplo)
De apertura a cargo del usuario o de manejo desde consola (a cargo del sonidista)
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TARJETAS DE CRDITO
Este servicio hay que contratarlo con suficiente anticipacin, ya que en algunas ocasiones se necesita
bastante tiempo para firmar los contratos respectivos y recibir el servicio.
Hay que contratar el servicio de las tarjetas ms usuales y antes de firmar los contratos, se debe revisar las
condiciones generales del servicio. Generalmente, se paga un porcentaje sobre la cantidad que se facture a
travs de las mismas. Hay que verificar las polticas de cada empresa ya que algunas tardan hasta un mes
en abonar los depsitos bancarios efectuados en tarjetas de crdito.
Contar con una distancia suficiente entre la pantalla de proyeccin y el observador, para que este
pueda ver las imgenes correctamente... ir al cine en fila 1 nunca es recomendable!!!
Tener la mayor oscuridad posible para obtener una imagen de alta calidad
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Con respecto al equipamiento a utilizar en este tipo de eventos, lo que hay que tener en cuenta en referencia
a cada uno de ellos es lo siguiente:
CCTV y registro de video: el servicio de Circuito Cerrado de TV permite captar la imagen del orador o
del escenario para proyectarla en diferentes pantallas de video y/o retransmitirla a otras salas. Este
sistema se implementa con la cantidad de cmaras que se consideren necesarias, asegurndose una
visualizacin ptima de las diferentes situaciones a toda la audiencia. En instalaciones de mayor
envergadura, donde se requieren ms de dos cmaras de video profesional, se provee personal
capacitado para realizar la tarea de director de cmaras, utilizando una mesa de edicin en vivo con
monitores de previo y aire, switcher y sistemas de comunicacin entre cameramans. Opcionalmente se
puede contratar el servicio de grabacin de video que permitir contar con un registro del evento.
Grabadoras de video y/o audio: hay que tener un nmero de grabadoras igual a los eventos que se
vayan a tener simultneamente para poder grabar todo el evento. A su vez, debemos de considerar el
material virgen (de video y audio) necesario para poder realizar la tarea en cuestin.
Equipos para proyeccin: dependiendo de las necesidades de los ponentes se debe contar con los
equipos adecuados para facilitar sus presentaciones. Algunos de los equipos que se pueden utilizar son:
retroproyectores (proyectores de transparencias o acetatos), videoproyectores, proyectores de slides o
diapositivas, pantallas de diferentes medidas, computadoras, pizarrones, rotafolios, entre otros.
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VALET PARKING
Este servicio implica a un grupo de personas que se ocupan del estacionamiento y cuidado de los vehculos
de los asistentes y se ofrece cada vez con mayor frecuencia, sea en salones de fiestas, en hoteles o
restaurantes, ya que la comodidad es necesaria y a veces no se puede estacionar en la misma entrada. En
countries, casas de campo y estancias, este servicio es indispensable.
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La de toma del vehculo en la puerta de la locacin, retencin de llave contra entrega de ticket
numerado y devolucin del vehculo ante pedido del invitado.
VIDEOCONFERENCIA Y TELECONFERENCIA
Videoconferencia: es la comunicacin simultnea bidireccional combinando seal de video y audio de
calidad en tiempo real, entre dos o ms puntos finales, permitiendo mantener reuniones con grupos de
personas situadas en lugares alejados entre s. El ncleo tecnolgico usado en un sistema de
videoconferencia es la compresin digital de los flujos de audio y video en tiempo real. Su implementacin
proporciona importantes beneficios, como el trabajo colaborativo entre personas geogrficamente distantes y
una mayor integracin entre grupos de trabajo.
Teleconferencia: es un servicio de comunicacin claro, seguro y confiable con grupos de clientes,
empleados o proveedores, de manera simultnea y sin necesidad de desplazamientos. Proporciona la
posibilidad de realizar reuniones mediante el telfono sin importar el nmero de participantes e
indiferentemente de la localizacin geogrfica de los mismos. Los equipos de teleconferencia funcionan en
modo Full Dplex que permite una comunicacin clara y libre de ecos y reverberaciones. Incluyen altavoz
con ajuste de volumen y mute para los micrfonos, que permite la posibilidad de hacer comentarios internos,
mientras el interlocutor se mantiene a la espera.
LOS MATERIALES
CARTELERA
Los puntos principales a tener en cuenta al momento de pensar en la cartelera necesaria, son los
siguientes:
Funcin: orientacin
Cantidades
Sustratos o materiales de soporte (como ser foamboard, cyntra, fibrofcil, lona vinlica, acrlico, tela,
alfombra, etc.)
IMPORTANTE: cuando realizamos impresiones que no permiten trabajar con colores especiales, sino solo
por composicin CMYK (cyan, magenta, amarillo y negro), resulta muy difcil lograr con exactitud los colores
especficos de las marcas registradas. De ah la importancia de tener la aprobacin de las muestras de parte
del responsable general, para evitar reclamos posteriores.
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Aeropuertos
Escenarios
Mesas de presidiums
Mdulos
Pabellones
Podios
Salones
Salidas de autobuses
Identificadores de Vehculos
Algunas opciones de posibles textos, dependiendo del evento y de la ubicacin del cartel, pueden ser:
Bienvenidos
Fecha
Ciudad Sede
PERSONIFICADORES
Se usan para identificar por el nombre y cargo a las personas que ocupan un presidium o mesa de trabajo.
Inauguracin
Clausura
Ponencias magistrales
Mesas de trabajo
Paneles
Acrlicos en forma de caballete con una cartulina en cada lado con nombres y puestos
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El tamao debe ser lo suficientemente grande para que se pueda distinguir los nombres y congruente con el
espacio de la mesa o presidium.
M ATERIALES GENERALES
La Identificacin Visual es otro punto fundamental a tener en cuenta, por eso es muy importante definir y
supervisar el diseo, elaboracin o presentacin del siguiente material:
Banderas
Banners
Carpetas
Carteles personificadores
Credenciales
Diplomas
Formularios de evaluacin
Informacin general
Invitaciones
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Lapiceras y lpices
Letras de distribucin
Logotipo y lema
Merchandising
Papel membrete
Papelera general
Pases
Programas de actividades
Recibos
Sealizacin y Sealtica
Algunos comentarios:
Carpetas: en algunos eventos las carpetas sirven para entregar los materiales de trabajo que se
utilizarn durante el evento, como ser programas, boletines, apuntes, hojas, plumas, lpices, entre otros.
Las carpetas pueden ser de diferentes modelos y calidades, dependiendo del presupuesto. Hay carpetas
con o sin cierre, tipo portafolio, etc., y pueden ser de materiales como piel, cuero, cuerina, vinlico o
plstico y se les puede grabar o imprimir el logotipo y el lema del evento. Los materiales de trabajo que
se incluirn en las carpetas los debe definir el Coordinador de Operaciones con el Coordinador General.
Material impreso: hay que buscar formatos que faciliten la localizacin objetiva del propsito, la
temtica, el programa e informacin general del evento. En los eventos de carcter internacional se debe
imprimir en diferentes idiomas segn los pases participantes. Generalmente las imprentas tienen
problemas para cumplir con las fechas de entrega y o con la calidad de las impresiones, por lo que hay
que prevenir esta situacin contratando el servicio con el tiempo suficiente para poder corregir cualquier
anomala posible.
Tickets, entradas o pases: para tener control del acceso de los participantes a las diferentes
actividades del evento, es necesario elaborar los pases necesarios para mantener el control adecuado.
Abrochadoras y ganchos
Bandas elsticas
Borradores
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Carpetas
Carteles personificadores
Cassettes de audio
CDs regrabables
Ceniceros
Clips
Computadoras
Grabadoras de audio
Hojas blancas
Lapiceras
Lpices
Puntero laser
Reproductores de DVD
Sillas
Sonido y micrfonos
Videocassetteras
Videoproyectores
RECONOCIMIENTOS
La Coordinacin de Administracin tiene la responsabilidad de elaborar, llenar y entregar los
reconocimientos, infaltables en este tipo de eventos.
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A la mejor ponencia
Accionistas
Acompaantes
Al mejor mdulo
Autoridades y directivos
Edecanes
Expositores
Invitados especiales
Participantes
Patrocinadores
Ponentes magistrales
Para participantes y ponentes se pueden elaborar reconocimientos de diferentes estilos y materiales, como
por ejemplo:
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LA ESTRATEGIA DE MARKETING
El objetivo de las estrategias y planes de marketing es lograr la asistencia de participantes, las ventas y
utilidades deseadas, entendiendo que las formas de obtener los ingresos para la financiacin de este tipo de
eventos son:
Actividades especiales
Un plan necesita seguir un proceso progresivo y razonado, en el que cada una de las partes sucesivas se
eslabone con las precedentes. Este proceso se compone de los siguientes pasos:
El plan debe ser comprensible, concreto y completo. Se debe redactar de una manera sencilla y de tal forma
que quienes no hayan participado en su elaboracin lo puedan entender.
Generalmente se hace la difusin para un evento antes, durante y despus de las fechas de su realizacin,
por lo que se debe asignar parte importante del presupuesto a este rubro.
Considerar las posibilidades econmicas de los posibles participantes es indispensable para definir la
estrategia de marketing.
Una vez determinado el presupuesto de marketing es necesario elaborar un programa de cmo se va a
emplear. El programa debe mencionar la distribucin del presupuesto en rubros como: gastos generales,
medios de comunicacin que se van a utilizar, fechas de pagos, material que se va a anunciar, recursos
asignados a otras acciones y responsabilidades.
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Elaborar las listas de las personas cuya asistencia sea importante, para hacerles llegar la invitacin
e informacin correspondiente
En el caso de las exposiciones es necesario definir una estrategia de marketing especfica para cada una.
Los organizadores pueden garantizar la asistencia de muchas personas, pero no todos son compradores
potenciales para los expositores, por ella la empresa tambin debe promover la exposicin y atraer a su
mdulo a las personas que puedan representar oportunidades de negocio. Algn sector de ese amplio grupo
de asistentes debe ser su mercado objetivo.
Nunca se debe olvidar que los organizadores de la exposicin no slo venden a los participantes espacios
en donde montar mdulos (stands), sino tambin un potencial de ventas y de oportunidades de nuevos
negocios, por ello es conveniente ofrecerles informacin a travs de un folleto promocional.
LA FUERZA DE VENTAS
La parte ms difcil de definir en un evento son las estrategias de venta, ya que de stas depende el xito y
varan dependiendo de quienes son los organizadores y las caractersticas particulares de cada convencin.
La Fuerza de Ventas se debe de integrar con suficiente tiempo para capacitar a los vendedores o
promotores. No debemos olvidar que ellos sern la cara visible entre la organizacin y el expositor y/o el
participante, siendo los responsables de hacer realidad este proyecto desde el punto de vista de las ventas y
los contratos. Por este motivo deben estar sumamente capacitados, no solo comercialmente sino tambin
tcnicamente, para poder definir y/o delimitar los requerimientos de los expositores/participantes en
concordancia con los reglamentos y especificaciones tcnicas establecidas para el evento.
El perfil de los vendedores depender del tipo de evento que se vaya a realizar y se debe planificar su
reclutamiento, seleccin y contratacin en coordinacin con el rea de Administracin. Una de las
caractersticas fundamentales que debe tener este personal es el deseo de servir. El servicio es el valor
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LA CAMPAA DE DIFUSIN
La promocin de la convencin se puede hacer a travs de la publicidad en radio y televisin, anuncios en
medios grficos, publicidad en va pblica, correo directo, anuncios en revistas del ramo y la entrega de
invitaciones y promociones, con el objeto de que el universo que se abarque sea lo suficientemente grande
para atraer a un gran nmero de asistentes.
Para tener una campaa eficiente y que cumpla con los objetivos es necesario trazar un programa detallado
de publicidad y promocin aprovechando los catlogos y las estadsticas de congresos anteriores.
Para definir qu cantidad del presupuesto se le asigna a cada uno de los medios es conveniente contratar
expertos en la materia. Existen diferentes medios masivos de comunicacin que son accesibles en precio y
que se pueden adaptar a cualquier presupuesto y mercado dependiendo de la magnitud del evento. Estos
medios se pueden mezclar con el propsito de maximizar la inversin publicitaria, considerando su variedad
y versatilidad para enviar mensajes de cualquier tipo y a toda clase de pblico.
La campaa de difusin se puede apoyar con los siguientes medios:
Calendarios o almanaques
Carteles
Correspondencia directa
Folletos promocionales
Invitaciones impresas
Invitaciones telefnicas
Banderas y pasacalles
Cine
Videos
Cuando se utiliza un medio masivo de comunicacin hay que considerar el impacto que se puede alcanzar
con la transmisin de los comerciales, para que la inversin no se vuelva un gasto intil y se logre una
reaccin del pblico objetivo. Adems, se debe evitar la inmunidad del mercado por aburrimiento, definiendo
la frecuencia adecuada. Una de las formas para definir la frecuencia adecuada de los spot del evento es
considerando el rating y los puntos semanales de cada estacin de radio o televisin, como as tambin la
eleccin de los programas para pblico objetivo.
Como ya mencionamos, se pueden usar diferentes medios de comunicacin, dependiendo del presupuesto y
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Inserciones pagas en los diarios de mayor circulacin nacional, local o internacional y revistas
especializadas, con base en un programa previamente establecido
2. Radio y TV
Spot publicitario
3. Internet
Respecto de los anuncios en va pblica o carteles en espacios pblicos, se deben colocar en lugares
estratgicos, buscando que los puedan ver fcilmente los posibles participantes. En algunas ocasiones se
los llevan o los desprenden, por lo que es conveniente tener un programa de recolocacin de cartelera.
En referencia a los programas de radio y televisin, se pueden planificar entrevistas de cobertura nacional o
loca, pero se deben seleccionar con base en el perfil y nivel socioeconmico de los participantes potenciales.
Esto se puede conocer perfectamente ya que en el medio existen estadsticas del tipo de pblico que ve y
escucha las diferentes estaciones.
LA DIFUSIN DE PRENSA
Otra forma de promover y dar a conocer los objetivos del evento es llevando a cabo una conferencia o
ruedas de prensa antes, durante y despus.
Previo al evento suele organizarse un lanzamiento de prensa que debe incluir fotografas y folletera de una
forma equilibrada y debe estar preparado con informacin relevante.
Una recepcin o desayuno de prensa el da de la inauguracin, atraer la atencin de los medios de
comunicacin y se puede aprovechar para dar un mensaje o historia fuerte e impactante, mostrar un video
de puede ayudar.
Se debe distribuir a los periodistas que asisten a la conferencia un documento sencillo y accesible, con un
resumen sobre el evento y si hubiera documentos tcnicos, tambin deben circular entre los periodistas no
especializados en la materia, aunque estos documentos se publican en diarios especializados y
generalmente slo interesan a los especialistas en la materia.
El responsable de informar a los medios de comunicacin sobre los resultados del evento, debe dar a
conocer los resultados positivos que se vayan teniendo durante el mismo, por ejemplo: contratos y pedidos
importantes, presencia de personalidades, etc. Siempre es conveniente resaltar posturas, sugerencias o
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EL FOLLETO PROMOCIONAL
Es una herramienta muy importante para lograr la difusin de una convencin.
Una buena logstica de distribucin garantiza que los folletos se entreguen con tiempo suficiente a los
posibles participantes y/o expositores. Es importante dar a conocer a stos toda la informacin relativa al
evento, para fomentar as su intencin de participacin. Estos se pueden enviar por correo, mensajera o
entregar personalmente en actividades previas al evento.
Hay que buscar la forma de hacer paquetes atractivos que faciliten lograr el objetivo de asistencia y
captacin de recursos por este concepto. Hay que resaltar la importancia de inscribirse con anticipacin, en
virtud de tener cupo limitado.
La informacin de inters para los posibles participantes en el folleto es:
Programa de trabajo
Promociones
Mapa que indique los lugares de inters turstico, cultural y recreacin en la ciudad sede
Asistencia esperada
Cdula de prerregistro
Solicitud de alojamiento
Solicitud de trasporte
Polticas de cancelacin
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DIRECTORIO GENERAL
Se debe elaborar un Directorio General que contenga informacin sobre los participantes, invitados
especiales, ponentes, asistentes, expositores, medios de comunicacin, funcionarios de mesa y comit
organizador, para facilitar la coordinacin y comunicacin, antes, durante y despus del evento.
Este documento es muy valioso para:
BOLETINES DE PRENSA
Son necesarios antes, durante y despus del evento, ya que son fundamentales para la adecuada difusin
de ste y de sus resultados.
Si hay boletines diarios, en stos deben resaltarse los xitos obtenidos. El contenido de los boletines es
diferente dependiendo del tipo de evento y del avance de ste, o sea, si es antes, durante o despus del
evento.
Los boletines que se distribuyen previo al evento pueden incluir la siguiente informacin:
Contenido de la convocatoria
Temtica general
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Invitados especiales
Avances de trabajos
Programa de trabajo de cada da, mencionando los ponentes magistrales, las actividades tcnicas,
acadmicas o sociales, segn sea el caso
Posturas o mensajes
Conclusiones generales
Conclusiones especficas
Compromisos generados
Resultados y logros
Posturas o mensajes
Cantidad de inscriptos
Asistentes
Ventas globales
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INFORME FINANCIERO
El informe general de resultados financieros del evento debe ser claro, concreto y veraz. En algunos eventos
se informa a los medios de comunicacin sobre los resultados financieros y para ello se deben preparar
suficientes copias de este documento.
Hay que definir un programa de reuniones para presentar informes antes, durante y despus del evento. Al
final del evento se presenta un informe de resultados obtenidos a los organizadores y accionistas.
MEMORIA
Al trmino del evento se elabora un documento o un video que contenga las vivencias, el intercambio de
experiencias, las sugerencias y resultados del evento. Se debe de nombrar un responsable del Comit
Organizador para elaborarlo junto a la Coordinacin de RRPP.
Hay diferentes formas de elaborar y presentarla:
Tipiada y anillada
Formato (tamao, cantidad de pginas, calidad de papel, cantidad de colores, sistema de impresin
y forma de encuadernacin)
Diseo de la portada
Cantidad
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Sede y fechas
Programas de trabajo
Ponencias magistrales
Ponencias de mesa
Recortes de peridicos
Conclusiones
Boletines de prensa
Para contar con los recursos necesarios para la elaboracin de la Memoria se puede insertar publicidad y
vender espacios a las empresas u organismos que hayan participado del evento o a quin est interesado
en el tema.
La Memoria se puede obsequiar o vender a los participantes del evento. La distribucin se puede hacer de
diferentes formas, dependiendo si la entrega est incluida en la inscripcin o tiene un costo adicional, como
ser: por correo terrestre o areo, mensajera, a un domicilio preestablecido o por encomienda.
Direccin
Telfonos
Objeto de la institucin
Nombre
Lugar
Fecha de inicio
Fecha de trmino
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Costo del evento por persona: estudiantes, profesionales, socios y pblico en general
Tema general
Tipo de compromiso
Concepto
empresa solicitante
otras instituciones
Monto solicitado
Monto total
Honorarios
Viticos
Publicidad
Total
Es importante anexar un presupuesto global desglosado con todos los detalles para la realizacin del
evento.
CARTAS
Algunas de las cartas que generalmente se usan en todos los eventos se dirigen a las siguientes personas o
instituciones:
Medios de comunicacin
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Participantes potenciales
Autoridades
Ponentes magistrales
Ponentes de mesa
Invitacin
Confirmacin de participacin/asistencia
Agradecimiento
Inscripcin y pago
Seleccin de hoteles
Solicitud de alojamiento
Control de habitaciones
Solicitud de servicios
Seguimiento de acuerdos
Seguimiento de actividades
Entrevistas de prensa
Anlisis de prensa
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Requerimiento de materiales
Formulario de preguntas
Asistentes al presidium
Lista de expositores
Lista de inscriptos
Lista de acompaantes
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ANTECEDENTES
En la Edad Media las ferias o grandes mercados reunan a los comerciantes con el pretexto de celebrar
fiestas religiosas, aprovechando la afluencia de visitantes que por esos motivos se congregaban. Este tipo
de mercados, se situaban en las principales vas de comunicacin y por lo general en un principio se
establecan bsicamente en las provincias.
Desde el siglo XIX las ferias y exposiciones se organizan en todas grandes ciudades del mundo.
En el siglo XX, en 1996, se llev a cabo la primer Expo Ciberntica, en lo que se denomina el ciberespacio.
Esta fue la primera exposicin mundial de Internet. Esta exposicin virtual tena pabellones temticos, en
donde cualquier usuario interesado poda montarse en su pabelln preferido sin necesidad de pagar cuota
de inscripcin o entrada y, a diferencia de otras exposiciones universales, no hay lmite de superficie. Para
conectarse a este tipo de exposiciones, es suficiente teclear una clave predeterminada, para darse de alta
en el pabelln seleccionado.
Internacionales
Nacionales
Regionales
Locales
El tiempo de anticipacin para empezar los trabajos de organizacin de una exposicin de carcter
internacional es de dos y medio aos, y de uno nacional de un ao y medios aproximadamente.
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Bailes
Conciertos
Juegos de azar
Rifas
Rodeos
EXPOSICIONES INTERNACIONALES
Las exposiciones internacionales son mercados donde los fabricantes de diversos pases exponen sus
productos, y en donde compradores del mismo lugar y del extranjero encuentran una gran variedad de
proveedores y se enteran de las ltimas novedades y desarrollos tecnolgicos.
Pueden asistir expositores de todas partes del mundo, dependiendo de la cobertura geogrfica prevista.
Generalmente, las exposiciones internacionales organizadas profesionalmente, renen fabricantes de un
mismo ramo, con el fin de concentrarse en la clientela que es su objetivo.
Desde el punto de vista internacional, las exposiciones manifiestan el progreso de una sociedad y mejoran
las relaciones y el entendimiento entre las empresas y sus ejecutivos o representantes de los pases
participantes.
En el caso de una exposicin internacional se debe de considerar algunas acciones adicionales para su
realizacin, como ser:
LOS ORGANIZADORES
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COMERCIALIZACIN
En el caso de las exposiciones es necesario definir una estrategia de comercializacin especfica para cada
una.
Los organizadores pueden garantizar la asistencia de muchas personas, pero no todos son compradores
potenciales para las exposiciones, por ello la empresa tambin debe promover la exposicin y atraer a su
mdulo a las personas que puedan representar oportunidades de negocio.
Algn sector de ese amplio grupo de asistentes debe ser su mercado-objetivo.
Nunca se debe olvidar que los organizadores de la exposicin no slo venden a los participantes espacios
en donde montar mdulos, sino tambin un potencial de ventas y de oportunidades de nuevos negocios, por
ello es conveniente ofrecerles informacin a travs de un folleto promocional.
FOLLETO PROMOCIONAL
Adems de lo visto en el caso de folletos promocionales para convenciones, el folleto promocional para una
exposicin debe contemplar datos que les puedan interesar a los posibles expositores, como ser:
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Foro de espectculos
Juegos mecnicos
Servicio de estacionamiento
Horario al pblico
Horario de expositores
Reglamento de expositores
Otros beneficios que se pueden incluir para hacer ms atractiva la participacin para el expositor son:
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Certificaciones de calidad
Clientes
Distribuidores
Fusiones-adquisiciones
Inversiones en tecnologa
Lnea de productos
Nuevos productos
Plantas
Tambin se solicita a la empresa el original digital de su logotipo, fotografas de sus productos y de sus
ejecutivos. Es muy importante la calidad de las fotografas para que alcancen su mximo lucimiento.
Generalmente, en la cuota de inscripcin est incluida la publicacin en el catlogo.
LOS PABELLONES
No hay reglas absolutas para determinar cul es la mejor ubicacin de un mdulo o cul es el mejor
pabelln, pero se considera que es preferible estar cerca del frente y al centro del saln o bien en una
entrada o una salida del lugar, aunque, en cada caso, en particular habr que tomar en cuenta variables
especficas para tomar una decisin.
Los pabellones se pueden dividir por temas, especialidades, rama, etc., por ejemplo: en una exposicin cuyo
tema principal es la publicidad, los pabellones se podran distribuir de la siguiente forma:
Pabelln de medios
Pabelln de promocionales
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Pabelln de impresos
Pabelln de servicios
En cada exposicin en particular hay que adaptar los pabellones dependiendo de la temtica y el objetivo.
EL MDULO STAND
Para asignar los mdulos se pueden establecer varios mtodos:
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Sorteo
Antigedad de participacin
Ser imparciales en el procedimiento para la asignacin de ubicacin de mdulos garantiza que los
expositores queden satisfechos con sus espacios, por ende el cumplimiento de las condiciones que se
establezcan para inscribirse, debe ser la prioridad en la asignacin.
Los stands pueden construirse con sistemas modulares estndar o pueden realizarse a medida. Las
ventajas de hacerlo a medida son:
Medidas
Materiales
Iluminacin
Escenografa
Es necesario tener el cuidado en todas las exposiciones de que los stands estn en las mejores condiciones
posibles, ya que es la imagen de la organizacin. En el caso de que los expositores lleven sus propios
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INVENTARIOS
Es necesario elaborar un inventario de los objetos y productos que entrarn a la exposicin y para ellos se
debe solicitar a los expositores que el inventario lo elaboren antes de enviar los elementos y productos (que
conformen el mdulo) al lugar de la exposicin, para facilitar su control.
La coordinacin de la recepcin de los productos es una tarea muy importante que el organizador debe
llevar a cabo con el mximo cuidado, de manera que todos los productos de las diferentes empresas sean
expuestos y presentados en los mdulos el da de la apertura de la feria.
Al terminar la exposicin habr que tomar en consideracin los problemas de embalaje, transporte y
documentos de acreditacin para las salidas de los equipos y materiales del lugar de la exposicin.
MOBILIARIO
Los organizadores muchas veces suelen disponer de mobiliarios para alquilar a los expositores y son los
siguientes:
Tachos de basura
Ceniceros de pie
Escritorios
Exhibidores
Floreros
Estanteras
Bibliotecas
Mesas
Mostradores
Refrigerador minibar
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POLTICAS DE PARTICIPACIN
Se deben definir algunas polticas de participacin para los expositores, como pueden ser:
a) Deben dirigir sus artculos promocionales a los portadores de credencial de visitante. Personas
con credencial de edecn, montaje o auxiliar no podrn recibir muestras.
b) Queda prohibido el acceso a nios al rea de exposicin
c) El personal de los mdulos no ser admitido dentro del rea de exposicin sin la credencial que
lo identifique
d) No se podr hacer uso de los espacios no autorizados en el rea de exposicin
e) Si se ofrecen demostraciones sonoras, el volumen deber ser moderado
f)
Toda persona que sea sorprendida intercambiando credenciales o portando alguno que no lo
identifique como propietaria del mismo, ser retirada del evento en forma definitiva y sin
excepcin de ninguna especie
j)
Los expositores no podrn tener en el mdulo sustancias de fcil combustin, ni hacer fuego o
tener artefactos con llama, salvo autorizacin de la organizacin y con cumplimiento de las
normas vigentes sobre incendios
SEGURIDAD
Hay exposiciones o exhibiciones en donde hay artculos muy costos como joyas, arqueologa, etc., que
requieren de vigilancia profesional. Es recomendable definir polticas, estrategias y procedimientos de
coordinacin con la seguridad de la localidad.
La seguridad en el transporte es un elemento que hay que cuidar al abordar, en los trayectos y al llegar, con
lo cual hay que pedir referencias del personal que se asigne para esta responsabilidad, ya que es una
funcin muy delicada.
Los participantes y los expositores deben conocer las polticas y procedimientos que establezca el
encargado o la empresa de seguridad. Algunos ejemplos son:
El servicio de seguridad ser por 24 horas en el permetro de la exposicin desde el montaje inicial hasta
el trmino.
Antes del evento, para construir y decorar el mdulo el personal debe estar identificado. El horario de
122
Durante el evento, en el rea de registro e informacin slo puede haber personal que tenga su gafete
de identificacin
Los representantes de los medios de comunicacin y los camargrafos debern estar identificados y con
permiso para cada equipo que porten
CIERRE DE LA EXPOSICIN
Luego de la clausura de la expo, los organizadores, los responsables de los mdulos y/o los expositores
deben:
Entregar y cumplir con las obligaciones con los responsables del lugar sede de la feria o
exposicin
LOS EXPOSITORES
Hay empresas y organismos que en sus presupuestos anuales consideran una partida para asistir o realizar
eventos y ya tienen fechas predeterminadas para la feria o exposicin en la que van a participar,
dependiendo de la temporada de ventas, sus lneas de produccin, las tendencias de las compras o los
lanzamientos de productos.
En cambio, otras empresas no tienen presupuesto para este tipo de eventos y no participan, perdiendo la
posibilidad de conocer los ltimos desarrollos del tema o rama de que se trate.
Generalmente las empresas no tienen dinero para apoyar todos los proyectos amplios y costosos que
quisieran para tener la mejor presencia y el mejor mdulo, por lo que se deben adaptar el presupuesto y
utilizarlo de la mejor manera posible.
El expositor decide y genera el tipo de ambiente ms propicio para cerrar las ventas
Los compradores van a la exposicin, no hay que buscarlos o ir a visitarlos, y estn ms tranquilos
para conversar y concentrarse en conocer las caractersticas y bondades de los productos
El comprador tiene todo el tiempo disponible para escuchar y no es interrumpido como podra serlo
estando en sus oficinas
Se puede contratar o disponer de los espacios necesarios para hacer las demostraciones de los
equipos y productos
Se tiene acceso a un gran nmero de clientes potenciales y el tiempo necesario para entrevistarlos
123
Son oportunidades de contacto directo con un pblico que tiene necesidad de innovaciones o algo
que atraiga su atencin.
Dar a conocer avances, desarrollos, ventajas e informacin general sobre sus productos y servicios
Fomentar las relaciones pblicas con los clientes y los competidores, para buscar oportunidades de
hacer nuevos negocios
Ser una oportunidad para reforzar los vnculos entre la organizacin y sus clientes o distribuidores
Encontrar un gran nmero de posibles compradores y a la vez promotores, que les puedan dar su
opinin sobre los productos y servicios que ofrece la empresa.
Reposicionarse en el mercado
RESULTADOS ESPERADOS
El xito en una exposicin es un logro particular de cada empresa y puede basarse en muchos factores:
ventas tcnicas, introduccin de nuevos productos y de la forma de desarrollar las relaciones con los
clientes.
Los expositores no miden el xito de una exposicin o feria comercial en relacin a la cantidad de relaciones
comerciales que hayan sido registradas, sino con respecto a la calidad de estos contactos y a las ventas
logradas.
Es indudable que las empresas tienen numerosas ventajas al participar en las ferias y explosiones
especializadas, ya sea como espectadores o como expositores.
Para los organizadores, los resultados que obtengan los expositores son muy importantes porque de su xito
124
LAS ACCIONES
Ante la participacin en una exposicin, el expositor debe realizar las siguientes acciones o actividades:
LA PARTICIPACIN ADECUADA
Las exhibiciones son un asunto controvertido para muchas empresas, ya que sus ejecutivos argumentan que
la mayor parte se exceden en su duracin; generalmente tienen poca asistencia; algunas de stas no han
sido bien planificadas y organizadas, y la afluencia de clientes reales es mnima. Objetan tener que sacar a
sus vendedores de su rutina de ventas. Argumentan que han recibido pocos pedidos en otras exhibiciones,
sin darse cuenta que este tipo de eventos en realidad sirve para establecer contactos que siempre ayudan a
cumplir con los objetivos de las empresas.
Algunos dicen que la participacin est justificada solamente porque los competidores se encuentran en este
tipo de eventos. Hay empresas que han tenido excelentes resultados y sostienen que es necesario e
indispensable tener presencia en este tipo de exposiciones.
Tomar la decisin de participar en una feria o exposicin es objeto de un estudio profundo, ya que los costos
pueden ser muy altos y si se hace una mala seleccin, los resultados esperados no se logran.
Hay que considerar que los fabricantes, los distribuidores y las empresas en general se encuentran
exhibiendo en competencia por ello la situacin es propicia para atraer clientes potenciales que no tendran
tiempo para visitar a una sola compaa.
Normalmente las empresas participan en ferias y exposiciones, en funcin de un plan general de
comercializacin ms amplio que la participacin misma.
En el caso de las exposiciones de carcter internacional, los expertos de la empresa o agrupacin expositora
deben de hacer un estudio y valorar la conveniencia de participar.
Cuando se decide participar en una exposicin, el expositor debe incluir en su plan:
125
El presupuesto necesario
El personal que va a participar (gerencia corporativa, marketing y ventas, diseo y publicidad, apoyo,
oficinas)
El programa de trabajo y considerar el tiempo necesario para la realizacin de cada una de las
actividades, determinar responsables y asignar los recursos tcnicos, humanos y financieros.
Las empresas para seleccionar en qu exposiciones van a participar se auxilian de catlogos anteriores y
publicaciones especializadas. Estas fuentes pueden dar mucha informacin sobre las caractersticas de la
exposicin, es decir, la cantidad y clase de empresas que exhibieron productos la ltima vez que se celebr
y el nmero de participantes.
Son varios los puntos fundamentales que se toman en cuenta para elegir la exposicin idnea para un
determinado producto o servicio, destacando por su importancia:
Estos objetivos deben ser especficos, significativos, alcanzables, cuantificables y estar orientados. Por
ejemplo:
Un nmero de personas:
126
Publicidad y promocin
Limpieza
Gastos de viaje y estada del personal (considerando los das antes y despus de la exposicin)
Embarque y almacenamiento
Gastos de representacin
Debe haber un responsable de controlar la documentacin que se utilice durante la exposicin. Un sistema
de registro y archivo de pedidos, clientes potenciales, comprobantes de gastos realizados y cheques
expedidos durante la exposicin, informes de ventas, licencias y permisos y alguna otra documentacin que
se genere.
Considerar la cercana con conexiones de agua, gas y electricidad, as como fax, telfonos y
servicios sanitarios
Evitar las reas donde se venden alimentos, As como los postes, las columnas y los desniveles
Generalmente los stands ms completos y profesionales se encuentran en las exhibiciones para el pblico
en general, mientras que los menos sofisticados son aquellos enfocados a los mercados especializados. En
alguna medida ste es un reflejo de la asignacin de los diferentes presupuestos promocionales, los cuales
generalmente son mayores para los artculos de consumo.
En el caso de la construccin del mdulo, el expositor tiene que intervenir para solucionar algunos
problemas, modificar ciertos datos, ajustar algunos proyectos, la presentacin y su adecuacin, que debido a
las circunstancias slo se puede comenzar en los ltimos das de la fase del montaje, y generalmente se
termina en las ltimas horas que preceden a la inauguracin de la feria o exposicin.
Dos o tres das antes de la apertura, son el verdadero perodo crtico, ya que hay muchos detalles que se
127
Prospectos
Catlogos
Folletos tcnicos
Boletines y revistas
especializadas
Videos
Pelculas
Diapositivas
Maquetas
Esquemas didcticos
Acetatos
Grficos
Mamparas informativas
Dependiendo del tamao del mdulo, se debe disear la escenografa y distribucin de equipos y productos.
LOS EXHIBIDORES
La caracterstica principal de un buen exhibidor es que est diseado para atraer por s mismo a los posibles
interesados.
Existen varios tipos de exhibidores y se debe de seleccionar considerando lo siguiente: el tipo de evento, el
espacio, las necesidades y el presupuesto.
Los exhibidores ms comunes se pueden clasificar en:
De mesa: estn diseados para colocarse encima de una mesa y tienen la ventaja de que son fciles de
transportar, instalar, desmontar. Dependiendo del material del que se fabriquen, su precio puede ser
accesible.
Porttil: se transporta con facilidad, muy til y en algunos casos es lo ms adecuado. Hay que
considerar que la mayora tiene poca capacidad.
Modular: la caracterstica principal es que las estructuras son intercambiables; es muy flexible para
adaptarse a cualquier tipo de espacio.
128
A medida: est fabricado especialmente y diseado con las caractersticas y materiales necesarios para
su mejor funcionamiento en el lugar designado.
Los exhibidores se pueden alquilar o tambin se puede contratar el servicio de una empresa especializada
en diseo e instalacin para el caso de los realizados a medida.
EL TRANSPORTE Y LA INSTALACIN
El diseador y realizador del stand es quien se encarga de su traslado y montaje. Pero en el caso de tratarse
de stands que la empresa ya tenga y decida reutilizar y sean de montaje sumamente sencillo, el transporte
terrestre ms adecuado es el de las empresas de mudanzas, ya que cuentan con equipo y personal
especializado.
Tambin se tiene la alternativa de contratar transporte areo de carga, en el caso de que fuera urgente o las
distancias muy grandes.
Se debe embarcar y enviar a la sede lo siguiente:
Carteles
Publicaciones
Documentacin general del rea de ventas (listas de precios, manuales tcnicos, tarjetas de
presentacin)
Mobiliario
Fotos
Permisos y licencias
Cuando los organizadores indiquen que el espacio y/o el mdulo estn terminados y disponibles, hay que
instalar inmediatamente el stand y/o los exhibidores.
Por ltimo, se debe de supervisar el desarme y embalaje del mdulo y embarcarlo de regreso a la empresa o
al depsito del realizador, segn se haya pautado originalmente.
LA ESTRATEGIA DE MARKETING
Se debe disear una campaa especfica para estimular la asistencia de clientes efectivos y potenciales.
Algunas de las preguntas que tienen que hacer los expositores para definir su plan de marketing son las
siguientes:
Dnde se encuentran?
129
Qu competidores participarn?
Ventajas y desventajas comparativas de nuestros productos con respecto a los de los competidores
De qu presupuesto se dispone?
Antes de la exposicin, se puede mandar al personal de ventas de la empresa, con algunos clientes que
hayan estado en otras exposiciones similares, para promover personalmente su participacin.
A los clientes potenciales hay que enterarlos va telefnica e invitarlos a participar en la exposicin.
Las exposiciones pueden ser tiles para el lanzamiento de un producto nuevo y para atraer una renovada
atencin hacia los productos existentes que todava tienen aceptacin en el mercado. Tambin se pueden
utilizar para difundir historias acerca de las empresas y sus productos buscando fortalecer su imagen.
El lanzamiento de un producto nuevo en una exposicin puede funcionar, pero el impacto es perderse si el
competidor o los competidores estn haciendo lo mismo, especialmente si su nuevo producto es ms
interesante. Adems el lanzamiento de un producto nuevo debe apoyarse con promociones efectivas que
den resultados concretos: para ello, se deben tener escenografas y exhibidores atractivos que capten la
atencin de los visitantes, as como personal experto en el producto o servicio que se va a presentar para
ayudar a los vendedores en el cierre de ventas.
Si el producto no puede demostrarse en el mdulo, es necesario hacer los arreglos para que sea mostrado
en otro lugar. Es recomendable que est a una distancia corta y si es posible con transporte de y hasta el
lugar de la prueba. Hay que considerar el procedimiento de readmisin a la exhibicin para evitar cualquier
inconveniente. Como forma alternativa, algn tipo de simulador en ocasiones puede funcionar bien.
Las exhibiciones tienen oportunidad de obtener cobertura de los medios de comunicacin, en las reseas,
en la inauguracin, clausura y eventos especiales.
Algunas estrategias, como incluir promotoras/azafatas vestidas ligeramente, pueden incluso rebotar el efecto
y ofender a ciertos grupos, aunque pueda agradar a otros.
Hay que definir qu publicaciones y muestras de productos de la empresa se van a difundir, tener una
cantidad suficiente de los mismos y dirigirlos a los compradores potenciales. En algunas exposiciones se
necesitan folletos en diferentes idiomas.
ESTRATEGIA EN EL STAND
La prioridad es fomentar las buenas relaciones con los clientes y visitantes, proyectar una buena imagen y
cerrar ventas.
El nmero ideal de personal en un mdulo vara en funcin de sus dimensiones, de su estructura y nmero
de productos por exponer y por promover.
Es recomendable la formacin de un equipo de 5 6 personas: el director del mdulo, un asistente del
director, una o dos recepcionistas bilinges, que puedan ser intrpretes si fuera necesario y dos vendedores
expertos.
130
El pblico en general
Personal de la competencia
El trato con los diferentes visitantes, exige de sensibilidad y un buen manejo de las relaciones pblicas de
todo el personal del mdulo.
Los elementos que ms influyen en la decisin de los clientes potenciales para visitar un mdulo son:
Innovaciones
EL PERSONAL Y LA CAPACITACIN
Lo ideal es que el personal que se seleccione tenga perfil de vendedor y reciba una capacitacin comercial y
131
Las caractersticas principales del pas y de la ciudad en que tendr lugar la feria. Por ejemplo:
informacin geogrfica, turstica, cultural, comercial, industrial, econmica, poltica y social.
Caractersticas y cualidades
Usos posibles
Plazo de entrega
Precios y descuentos
Tiempos de entrega
Garantas
Asistencia tcnica
Consultar documentos que proporcionen informacin de cada uno de los productos, especificando
las caractersticas de orden tcnico y comercial
Elaborar listas de personas, clientes potenciales, grupos y sociedades interesadas en los productos,
para contactarlas y darle seguimiento a la venta despus de la exposicin
132
Conocer el software que se est utilizando, para poder consultar existencias de inventarios, elaborar
pedidos y facturas y consultar y cargar informacin general de los clientes efectivos y potenciales
Evaluar clientes potenciales con base en un cuestionario que los clasifique y califique, dependiendo
de la probabilidad de cerrar un negocio
Se debe definir un sistema de calificacin para que el vendedor asigne, clasifique al cliente potencial y se le
pueda dar seguimiento estratgico a cada caso en particular. La informacin que se debe recabar de stos
es:
Informacin general de la empresa que representa (nombre, direccin, telfonos, actividad y ventas
anuales)
La capacitacin del personal del mdulo debe complementarse con informacin escrita que contenga las
funciones bsicas del trabajo a desempear y las caractersticas de los productos o servicios que se van a
promover. Es recomendable supervisar continuamente el desenvolvimiento del personal en el mdulo y
comprobar que cumplan con sus funciones y que su presentacin sea la adecuada.
Debe estar prohibido sentarse, fumar, leer, comer, beber, masticar o hablar por telfono o con los dems
vendedores, durante el horario de trabajo en el stand. Dependiendo del horario de la exposicin, se
recomienda manejar dos turnos ya que se trabajan muchas horas y se pueden volver ineficaces. Hay que
establecer polticas para definir y coordinar los horarios de entrada y salida del personal
Otro aspecto importante en relacin al personal que trabaja en el mdulo, es programar su hospedaje y
alimentacin con anticipacin, con base a los lineamientos establecidos por el comit organizador.
Hay que considerar el espacio fsico que ocupa el personal en el mdulo para que puedan atender a los
visitantes y trabajar cmodamente.
Algunos das antes de la apertura se deben llevar a cabo ensayos previos o simulacros de los que puede
suceder en el mdulo durante la exposicin; esto ayuda a que desde el primer da se pueda dar un servicio
de mayor calidad.
El personal tambin debe conocer:
En dnde se alojarn
Horarios de labores
133
CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
El contrato de arrendamiento se firma entre el Comit Organizador y el Expositor, una vez consolidada la
adquisicin del mdulo. Este es un contrato donde se reglamenta todo lo concerniente al alquiler del espacio
y debe incluir lo siguiente:
Forma de pago
Variaciones aceptadas
Consecuencias ante molestias ocasionadas por parte del expositor a otros expositores o visitantes
Obligacin de apertura del mdulo de parte del expositor al pblico y presencia en el mismo
Respeto de reglas
Respeto a los horarios establecidos por el organizador y tiempos lmites de ingreso y egreso
Normativa de identificacin
Exhibicin de seguros
134
Fechas y horarios de ingresos y egresos para armado, apertura al pblico de la exposicin y los mdulos
y de ingresos y egresos para el desarme
Limpieza
Carga elctrica entrega con el mdulo y cargo extra por contratacin de carga adicional
Permisos y prohibiciones de instalacin dentro de la locacin (por ejemplo: clavar, pegar o engrampar
sobre columnas, paredes o pisos de la sede)
Especificacin de los horarios permitidos para trabajar y para ingresar mercaderas, equipos y
herramientas
135
En los siguientes cuadros se describir cuales son los organismos nacionales y/o internacionales que
intervienen para la correcta autorizacin y desarrollo de los diferentes eventos deportivos posibles de
realizar. Estos estn directamente relaciones con el tipo de competicin que se desarrolle durante el evento,
el tipo de deportistas que participen y la clasificacin oficial que se busque. La gama es sumamente amplia,
pues va desde profesionales de alto rendimiento para competicin internacional hasta campeonatos internos
de empresas que se realizan para incentivo e integracin laboral.
Competicin
oficial mundial
Comit Olmpico
Federacin:
perteneciente
la
Federacin
Internacional
Federacin
Deportiva
Ligas
Federaciones
Clubs
136
Sin autorizacin
Organizacin posible
No se desarrolla
bajo el dominio
social cualquiera
pblico
Sometida a autorizacin
(Ejemplo: ciclismo)
Competicin
natural
Primer caso
Organizada
Organizada por
por un club
estructura no
autorizado
habilitada
Competicin
Competicin
Legal
Segundo caso
Natural
137
Sin clasificacin
Espectculo
deportivo
Exhibicin
Ninguna reglamentacin
deportiva a respetar
Deporte tiempo
Ninguna competicin
libre
No hay reglamentacin deportiva
Ante la concepcin de un plan o proyecto de realizar un evento deportivo, para entender la factibilidad de
ejecucin del mismo debemos poder responder el siguiente listado de preguntas:
Por qu se propone?
Porque tenemos antecedentes histricos (se viene realizando desde... o se realiz en...)
Porque es nueva
138
Para qu se propone?
Cmo se va a desarrollar?
Un solo partido
Triangular
Cuadrangular
Liga regular
Carreras en grupo
Polideportivamente
Exhibicin individual
Exhibicin en grupos
Dnde y cundo?
Fecha
Club o Asociacin
Empresa organizadora
Cmara empresaria
Empresa
139
Sociales:
Econmicos
Promocin empresarial
Organizativos
Deportivos
Ganar el torneo
Generacin de fondos
Subvenciones
140
Sponsoreos
Venta de entradas
LA ESTRUCTURA DE CONTROL
El Comit Ejecutivo
El Comit Ejecutivo es el que, formando parte de la estructura, se encarga de supervisar el buen
funcionamiento en aspectos globales.
El Comit Ejecutivo no organiza o desarrolla, slo vigila y controla al Comit Organizativo u Operativo y
resuelve problemas sin destinatario.
Puede estar compuesto por organismos, personas fsicas o por ambos. En competiciones de carcter oficial,
suelen ser los organismos los que componen el comit a travs de sus representantes por ellos delegados:
Comunidad Autnoma
Municipios
Federacin
Otros
Adoptar soluciones
El Comit de Honor
El Comit de Honor se nombra entre las personas invitadas y siguiendo una relacin protocolar.
La estructura organizadora
Es la organizacin de las personas, de las funciones a realizar y del proceso correcto.
Ms all de que no existe un nico modelo de estructura, a continuacin iremos desarrollando un modelo de
estructura tpica para eventos deportivos.
141
El organigrama que se expone a continuacin lleva incluidos distintos tipos de responsables deportivos que
se podrn incluir en las diferentes competiciones que nos puedan interesar.
Perfil
Funciones
Proceso eficiente
Director tcnico
Tcnico en el/los
Desarrollar el
deportivo
deporte/s que se
organigrama
responsables
Coordinar a los
Delegar
desarrollen
Experiencia en
responsables
organizacin de
competiciones
No dudar en las
Control de la
decisiones
competicin desde su
Organizado, prctico y
punto de direccin
enrgico
Estar localizable
continuamente
En caso de dudas,
deben decidir
Ver experiencias
diferentes como
garanta de
capacidad de
improvisacin
rbitros o jueces
su cometido
que se cometan en la
competicin
Comprensivo y duro
Revisar
anteriormente todo
En caso de gravedad,
Buen analista de las
hacerlas constar en
reacciones
acta
emocionales
Actitud neutral
142
Encargados o
Perfil
Funciones
Proceso eficiente
Experiencia personal
Desarrollar las
Tener clara la
situacin de
encargados y
personas y medios
responsables de
pruebas
Metdicos
colaboradores
Resuelven los
problemas con lgica
En caso de duda,
Comprobar que todo
preguntar.
est instalado y en su
punto
Reciclar al personal
Informar al director
de emergencia
Controles
Amplios
Proporcionar
conocimientos de
informacin, ayuda y
la competicin
controles
control de los
participantes
Tener todo lo
Imaginativo
necesario
Resuelto y rpido
Conocer la situacin
de todos los servicios
Concentrarse en todo
lo que sea su misin
Cronometrador/es
Tcnico en
Cronometrar parcial o
Si es posible, realizar
cronometrajes
doble cronometraje
electrnico y manual
Metdicos
los reglamentos
Buscar un lugar
Rpido en la
cmodo para
ejecucin de tareas
cronmetros en
realizarlo relajado
condiciones
No distraerse en
Fijar los lugares idneos
otros menesteres
143
Funciones
Proceso eficiente
Responsables de
Experiencia y
Control de largadas,
Ser efectivos y
largadas-llegadas
conocimiento del
llegadas y resultados
puntuales
de las pruebas
el programa con
reglamento
Organizado
meticulosidad
Expeditivo y
autoritario
No precipitarse en
dar los resultados.
Seguridad
144
145
Clases
Llamamos ceremonias al conjunto de actos o acciones que se realizan por ley o costumbre y dentro de este
apartado podemos citar las siguientes:
Ceremonia de Apertura
Ceremonia de clausura
Llamamos actos extraordinarios a todas las competiciones que se desarrollan paralelamente a la deportiva y
que sirven para cubrir los tiempos vacos de competicin, haciendo ms agradable la estancia y
manifestando nuestra cultura y costumbres.
Actos de protocolo
Acciones de protocolo
Recepcin (llegada)
Saludos
Presentaciones
Saludos
Lugares de cada uno
Programa de actuacin de cada uno
Ceremonia de apertura
Recepcin
Situacin en lugar privilegiado
Discursos
Izamiento de banderas
Himnos
Despedida
Ceremonia de clausura
146
Recorrido de antorcha
Recepciones oficiales
Antes de profundizar en cada uno, cabe rescatar que siempre se deben respetar las siguientes
caractersticas:
Cuando los lugares estn al aire libre, debemos pensar en soluciones alternativas para las
inclemencias que puedan hacer cambiar algn acto.
Recepcin
Al hablar de Recepcin, se pueden dar mltiples interpretaciones sobre la forma de realizarla
a. Servicio que se encarga de informar y ayudar a medida que se van presentando los asistentes en la
localidad o zona
b. Recepcin oficial por parte de las autoridades
c. Recepcin amable y familiar en algn lugar indicado previamente, por parte de alguien destinado a
ello por la organizacin
a. En el primer caso, el centro puede estar situado en la oficina de informacin y su misin ser la
siguiente:
Dar las instrucciones preparadas para los participantes y visitantes sobre alojamientos, comidas,
etc
147
b. En segundo lugar, se cita otro tipo de recepcin que puede ser compatible con la primera.
Las autoridades locales, en muchas ocasiones, realizan un acto oficial en el que se renen con los
representantes de los participantes o incluso con todos los participantes (segn el nmero) para dar la
bienvenida y ofrecer su colaboracin para que la estancia sea agradable
En algunos casos, este acto va acompaado de un aperitivo o por alguna actuacin representativa de la
localidad o zona.
Durante el desarrollo del mismo, pueden entregarse regalos o recuerdos de la localidad a los visitantes,
Federacin o Comit Organizador.
c. E tercer lugar, se cita una posibilidad que es caracterstica de poblaciones ms pequeas. Donde no se
disponga de medios econmicos para desarrollar grandes acciones de impacto, se debe compensar con
atenciones personalizadas con menor preparacin pero mayor intensidad.
Podemos contactar con anterioridad a las delegaciones para conocer la hora aproximada de llegada y la
ruta a seguir. Seguidamente decidiremos el lugar de encuentro de nuestro representante con el grupo,
quien los acompaar a los lugares programados para el desarrollo de las formalidades administrativas
y, posteriormente, les acompaar a sus alojamientos.
Esta compaa puede programarse exclusivamente para la recepcin o continuar como acompaante
durante todas las jornadas de la competicin.
Los tres casos, con otros que seguramente se pueden citar, pueden realizarse por s solos o conjuntamente.
Desde luego, se debe recibir a todos los visitantes con las formas y tradiciones que distingan al lugar.
El Presidente de la Federacin
Al finalizar los discursos de rigor, podr darse inicio a la rueda de preguntas que ser coordinada por un
moderador.
148
Si la competicin tienen una duracin de varios das, no programar la ceremonia hasta que no
est prevista la llegada de todos
Lugar: el lugar adecuado debe tener una serie de caractersticas que permitan su desarrollo con
normalidad, seguridad y amplias posibilidades de visibilidad
o
Una vez decidido el lugar, debemos pensar en otro alternativo por si fuera necesario en el caso de que
algn contratiempo impida su normal desarrollo.
Contenido: el contenido de un programa sencillo puede estar compuesto por unas palabras de la
autoridad representativa y una presentacin sencilla de los equipos o deportistas
Si desarrollamos un acto con ideas originales, exclusivas, pensamos en varios conceptos que pueden
resumir su composicin
o
Idea general
Duracin justa
El espectculo est diseado normalmente con el contenido de dos elementos que identifican el lugar y
lo distinguen de otros: el entorno y las tradiciones.
149
El calentamiento.
Sorteos.
Prueba o partido.
Entrega de premios.
Cuadro de horarios.
Los servicios nos deben garantizar la seguridad y una coordinacin adecuada, pero lo nico que se
contempla y se valora es la propia competicin.
Entrenamientos
Competicin general
Avituallamientos
Horarios previstos
Entrega de premios
Cuando existe una competicin, el resultado termina en un premio, este puede ser muy variado: trofeo,
medalla, metlico/dinero u objetos relacionados con la competicin.
La entrega se realiza en un acto protocolario ms o menos sencillo.
Segn sea la competicin, habr una o varias entregas y podrn realizarse al finalizar los resultados
individuales o al finalizar completamente sta. Como por ejemplo:
150
Al finalizar el mismo
Al finalizar el torneo
Una carrera de un da
Al finalizar
Pruebas individuales
No importa cundo, pero s importa que deba estar pensada y programada con horarios, lugares y protocolo.
Generalmente se realiza en la instalacin donde se desarrollo la competicin. Si la competicin se desarrolla
en ruta, siempre se contar con un lugar con visibilidad para realizar la entrega.
Dentro de la instalacin se podr realizar a pie de campo o en la tribuna de autoridades. Por motivos de
seguridad, algunas autoridades no se mueven de la tribuna.
Podemos hacerla de una forma sencilla o convertirla en un espectculo. Ser igualmente rpida y amena.
Preparamos una mesa en la que ordenamos los trofeos, medallas, regalos, etc.
Pondremos una etiqueta en cada uno con el nombre de la persona que la entrega, su cargo y el
nombre y puesto del que la recibe
El podio donde se realiza la entrega estar preparado, tanto se es una tarima de varias alturas como
se es un lugar en el suelo
Si se van a usar banderas, tendremos un lugar donde se puedan izar dentro del mismo recinto
La microfona estar coordinada con el responsable de la entrega para programar las llamadas a los
equipos o participantes, hacer sonar la msica que identifica una entrega y, en caso de necesidad,
los himnos de los participantes.
En algunas ocasiones, se produce un desfile de los participantes que van a recibir las medallas o
trofeos con un o una acompaante que encabeza el desfile hasta llegar al podio. All se cita a los
receptores por orden inverso para instalarse en el podio y la autoridad, a quien acompaan seoritas
que generalmente van ataviadas con trajes regionales y portando los premios, les entrega lo que
corresponde a cada uno/a de ellos.
151
Ceremonia de Clausura
Cuando en una manifestacin se realiza una ceremonia de apertura, por muy sencilla que sea, lgicamente
corresponde otra de clausura.
Su desarrollo puede ser totalmente diferente, aunque tenga una similitud en cuanto a plasticidad y motivos.
La clausura tiene una motivacin diferente. Es la despedida.
Si el ambiente y desarrollo han sido buenos, esta despedida es ms emotiva que la apertura. Debe dar esta
sensacin. No querramos que terminara y debe dejar en los participantes y asistentes las ganas y el
incentivo necesario para la siguiente.
Todos los actos deben estar medidos y pensados en el tiempo. Este va a ser el ltimo acto oficial con
repercusin en la organizacin. Desde luego, debe ser despus de terminada la competicin.
El lugar adecuado debe ser el que est cerca de la instalacin donde se ha desarrollado la competicin o en
la misma instalacin para evitar los trastornos que puede originar el traslado a otros lugares.
El contenido del programa debe ser ms sencillo que el de apertura. Ser emotivo y su contenido ser una
despedida, corta y amena. Ser un Hasta otra ocasin.
El protocolo debe ser muy breve. No olvidemos que estamos en un lugar que ha acogido y enseado sus
costumbres. Estas deben ser el alma de la ceremonia.
152
Fiesta de despedida
Uno de los objetivos sociales al que se otorga mayor importancia por parte de los comits organizativos es el
de dar a conocer las costumbres locales a travs de sus fiestas, bailes, gastronoma, diversin y otras
formas de vida.
La fiesta de despedida puede simbolizar un poco todo esto en un acto voluntario de convivencia que se
celebra con los participantes, organizacin y medios de comunicacin, sponsors y cuantos la organizacin
considere conveniente, al finalizar todos los actos de la competicin.
Los tipos de fiesta ms tradicionales son los siguientes:
Comida o cena
Cocktail
La fiesta de despedida debe celebrase en lugares y horas que no puedan alterar el regreso a sus domicilios
de los asistentes y respetando la programacin
Esta ltima debe tener una preparacin ms compleja por la necesidad de preparar y controlar las
invitaciones.
Sea cual fuere la forma de invitacin implementada, la misma se debe enviar con 6 a 8 semanas de
anticipacin y los datos que contendr la misma son:
Nombre de la organizacin
Vestimenta recomendada
En algunos casos se aprovecha esta fiesta para entregar a los asistentes regalos o recuerdos como ser:
153
Deterioro
Para que se pueda realizar una programacin correcta, debemos detallar por orden todo lo que pueda
causar problemas con una valoracin de mayor a menor: Por ejemplo:
Trfico de pblico
Vehculos varios
Instalaciones
Material publicitario
Todos estos problemas deben tener prioridades si aplicamos los resultados que se han comentado. Es lo
que nos debe dar un programa de actuaciones que tendr un resultado positivo en los resultados finales.
Ya hemos desarmado y embalado todo. La normalidad est en todos los puntos de la ciudad o ciudades.
Hemos redactado todos los informes. Recin ahora finaliz el evento.
Agradecimientos
Dar las gracias es manifestar agradecimientos de manera tal que agrade a la institucin o persona que lo
reciba.
154
Equipos o deportistas
Te damos las gracias por tu participacin...
Autoridades
Le damos las gracias por su presencia y apoyo a nuestra competicin...
Colaboradores en la organizacin
Te damos las gracias por el esfuerzo en el desarrollo de tu cometido...
Medios de comunicacin
Le damos las gracias por el inters del medio que representa y el suyo propio...
El valor de lo que se da no est en el precio sino en el sentimiento emocional que produce al recibirlo.
Por esto, debemos pensar en los elementos determinantes ms importantes que hacen sentir satisfaccin al
que da y al recibe: qu, dnde y cundo?
Por ejemplo, a un colaborador financiero le puede emocionar ms recibir una torta elaborada por las madres
de los jugadores infantiles y entregados en un acto ntimo por todo ellos, que una placa en un acto oficial.
Podemos pensar que el segundo queda y el primero desaparece, pero tambin puede quedar un recuerdo
por medio de fotos, video, etc., que quedarn como registro del efecto a nivel humano que provoc la accin
realizada por la empresa.
Desde luego, en todos los casos deberamos conocer la reaccin que puede producir.
INSTALACIONES DEPORTIVAS
Para el desarrollo de este tipo de eventos se debe planificar la necesidad de las instalaciones necesarias
para el desarrollo de la/s competicin/es, as como la puesta a punto de cada una de ellas.
Para ello, el Comit Organizador trabajar en conjunto con el siguiente equipo de personas:
Director de competicin
155
Conocimientos
administrativos y
laborales
Funciones
Planificacin de todas
las necesidades
Proceso eficiente
Realizar el plan
general de
distribucin
Diseo y contratacin
Personalidad fuerte y
creativa
Comunicativo
Conocedor de las
instalaciones
Distribucin general
Supervisar los informes
parciales
Confeccin de informe
final
Preparar soluciones
alternativas
Coordinar y ceder
responsabilidades a
los encargados de
cada instalacin
Buen analista de la
organizacin y control
Responsable de
instalaciones
Tcnico en
instalaciones
Capacidad de
improvisacin
Distribucin de
honorarios de la
competicin
Realizar la apertura
con la antelacin
suficiente
Metdico y ordenado
Valora el ambiente
ordenado y seguro
Responsables de
conservacin y
mantenimiento
Tcnico de
mantenimiento
Conservacin y puesta
a punto de la instalacin
Paciente y servicial
Control de maquinaria,
tiles, herramientas y
materiales fungibles
Conocedor de varios
oficios
Enrgico, rpido y
efectivo
Limpieza de la
instalacin y espacios
auxiliares
Aprovechar los
intermedios sin
actividad para
solucionar los
problemas
Comprobar con
periodicidad los
elementos que
pueden producir
algn problema
Efectuar las
reparaciones
urgentemente
Seguir los partes de
trabajo con
minuciosidad
Las necesidades se cuantificarn en un cuadro donde se harn constar las instalaciones y las horas
necesarias por cada una.
A continuacin se desarrolla un ejemplo de una competicin de cinco das y de varios deportes simultneos:
156
Deportes y
Actos
Ceremonia
Apertura y
Clausura
Atletismo
Natacin
Bsquet
Volley
Ftbol
Instalaciones
Lugar elegido
Instalacin
A
Instalacin
B
Instalacin
C
Instalacin
D
Instalacin
E
Da 1
dd-mm-aa
17.00
apertura
10.00 Series
A
20.00
10.00 Series
A
20.00
10.00 Partido
12.00 Partido
17.00 Partido
19.00 Partido
10.00 Partido
12.00 Partido
17.00 Partido
19.00 Partido
10.00 Partido
Da 2
dd-mm-aa
10.00
Pruebas
A
20.00
10.00 Series
A
20.00
10.00 Partido
12.00 Partido
17.00 Partido
19.00 Partido
10.00 Partido
12.00 Partido
17.00 Partido
19.00 Partido
10.00 Partido
Da 3
dd-mm-aa
Da 4
dd-mm-aa
11.00 Semif.
17.00 Semif.
11.00 Semif.
17.00 Semif.
11.00 Partido
17.00 Partido
11.00 Partido
17.00 Partido
11.00 Partido
17.00 Partido
11.00 Finales
11.00 Finales
11.00 Partido
11.00 Partido
11.00 Partido
Da 5
dd-mm-aa
19.00
Clausura
17.00 Partido
17.00 Partido
Una vez detalladas todas las necesidades, concretadas todas las instalaciones, si son convencionales o
diseadas, se proceder a su contratacin o cesin.
Cuando tengamos desarrollada la planificacin por instalacin, es interesante, si es posible, contemplar otra
instalacin alternativa que pueda suplir, en caso de necesidad, a la elegida. Este caso es ms importante en
las instalaciones al aire libre, debido a que pueden sufrir las inclemencias del tiempo.
DEPORTE
Ftbol
Bsquet
Volley
Atletismo
Natacin
Instalacin
Elegida
LUGAR
Instalacin
A
B
Instalacin
C
D
Instalacin
F
G
Instalacin
H
Instalacin
I
Alternativa
Lunes
12
34
12
34
12
34
Series
Series
Martes
56
78
56
78
56
78
Series
Series
Series
Series
Semifinales
Semifinales
Finales
Finales
Mircoles
Jueves
Viernes
Sbado
Ganadores
12
34
Ganadores
12
34
Ganadores
12
34
Ganadores
56
78
Semifinal
1
Semifinal
2
Ganadores
56
78
Semifinal
1
Semifinal
2
Ganadores
56
78
Semifinal
1
Semifinal
2
Final
Final
Final
Domingo
157
Los modelos que se comentan a continuacin pueden dar idea de distintos tipos de cuadros de resultados y
desarrollo
PARTIDOS
2do da
3er da
4 da
5 da
6 da
7 da
1-2
1-8
1-7
1-6
1-5
1-4
1-3
8-3
7-2
6-8
5-7
4-6
3-5
2-4
7-4
6-3
5-2
4-8
3-7
2-6
8-5
6-5
5-4
4-3
3-2
2-8
8-7
7-6
6 participantes: clasifican 2
6 participantes: clasifican 2
6 participantes: clasifican 2
158
Control de comits
Distribucin de horarios
Tramitacin de expedientes
Por tener el control supremo de la competicin, estar localizada muy cerca de la instalacin o en su interior.
Alrededor de dicha oficina van a girar todos los elementos de la organizacin. Las instalaciones
fundamentales estarn cerca de ella.
El funcionamiento de la oficina de direccin podramos compararla al corazn en relacin al cuerpo.
Podemos centrar el funcionamiento en una serie de acciones o actuaciones que se van a producir en su
interior y que son:
Recogida de resultados
Comunicacin oficial
Oficina de Informacin
Es la oficina en la que se proporciona toda la informacin que pueda ser solicitada por los visitantes y/o
interesados. Esta depende de la Direccin de Competicin y la coordinacin la realiza un Responsable de
Oficina, que tendr a su cargo azafatas y auxiliares.
159
Azafatas o
auxiliares
Detallista
Funciones
Proceso eficiente
Recogida de la
informacin general
No mezclar los
informes a repartir
Capacidad de cubrir
una emergencia
personal
Clasificacin por
conceptos
Experiencia en
relaciones de quipos
Distribucin de la
misma
Calcular el personal
necesario. No debe
hacer
aglomeraciones
Resuelto
Organizar a su personal
por zonas
Profesionales o con
experiencia en dar
informaciones
Amables
Con discrecin en sus
modales
Buena memoria
Rpido desarrollo de
listados
Secretaria permanente
Es la oficina donde se desarrolla la administracin genera.l
Formalizacin de inscripciones
Verificacin de documentos
Los comunicados oficiales, tendrn preferencia sobre otros trabajos que se estn desarrollando.
La oficina de secretara permanente estar situada junto a la oficina de direccin. Podra suceder que
tuvisemos que preparar una oficina fija y otra mvil. El caso citado dependera de la situacin y tamao de
la misma.
160
Sala de prensa
El funcionamiento de la sala de prensa tiene dependencia directa con todo lo relacionado con los medios de
comunicacin y es el centro de trabajo de los mismos.
Sus funciones principales son:
El desarrollo de la informacin
La solicitud de la sala
Redaccin de informes
Revelado de fotos
Desarrollo de la informacin
Las Instalaciones
Las instalaciones necesarias para el desarrollo de la competicin pueden ser convencionales o diseadas
exclusivamente para ello.
Cuando la competicin es oficial, la instalacin deber cumplir con las medidas y caractersticas
reglamentarias.
Cuando definimos instalaciones, queremos decir equipamientos completos, porque la verdadera instalacin
tiene como complementos los servicios, las dotaciones y los materiales.
Los Reglamentos Deportivos son los que detallan las caractersticas de cada uno de los complementos de la
instalacin
161
Aseos
Vestuarios:
Participantes
rbitros
Iluminacin:
Luz necesaria para el juego
Luz necesaria para retransmisin
Dotaciones:
Arcos / porteras
Cestos / canastas
Vallas
Materiales:
Pelotas
Redes
Espacios naturales
En caminos y senderos: carteles orientativos, sealizacin, cinta de marcar
En espacios abiertos: claros de bosques, eras de los pueblos, etc
En el agua: zonas a modo de playa, boyas, embarcadero prximo
En el aire: fuera de pasillos de aviacin civil
Espacios urbanos
Estacionamiento
Zonas asfaltadas
Paredes
162
El responsable:
Coordina todos los servicios del parque, prepara al personal de cada instalacin.
Verificar es comprobar que todos los vehculos o mquinas cumplen con lo establecido en el Reglamento
Tcnico. Se debe mantener un orden, realizar uno cada vez y completar los resultados y observaciones en la
tarjeta de verificacin correspondiente.
Hay instalaciones en las que la importancia de su ubicacin est en relacin directa con los resultados
organizativos. Esta es una de ellas.
Esta instalacin slo se usa cuando la competicin est relacionada con vehculos o mquinas con
caractersticas reglamentarias y que forman parte de la propia competicin.
Su ubicacin es muy importante que est al lado de la instalacin donde se desarrollan las pruebas.
Caractersticas del espacio:
Debe tener la capacidad suficiente para realizar trabajos y verificaciones con comodidad
El lugar debe reunir la doble posibilidad de realizar trabajo con buen tiempo y con lluvia o mal tiempo
El parque es un lugar atractivo por el gran movimiento de participantes y pblico que all se concentra. Por
eso debemos instalar a su alrededor una serie de servicios necesarios para hacerlo seguro y agradable. Su
composicin vamos a dividirla en dos partes, una que es fundamental y la otra que es complementaria,
aunque no necesaria.
Necesario:
Parque de vehculos
Zona de verificacin
Servicio mdico:
Ambulancias
Mdicos
Botiqun necesario
163
Complementario:
Oficina de informacin
Tienda de recordatorios
Puestos gastronmicos
Parking o Estacionamientos
Se debe dar soluciones a todos los problemas de estacionamiento de todos los vehculos: coches
particulares, autobuses y los que correspondan a servicios oficiales.
Ordenar su adecuacin
Circulacin de peatones
Vigilar la seguridad
164
Servicios de Alojamiento
Como primer paso es fundamental hacer un relevamiento de los hospedajes que existan en toda la zona de
influencia.
Los responsables deben:
Controlar la demanda
165
Cuando se realice la inscripcin, se puede solicitar que se especifique el rgimen de horarios y comidas que
desean durante su estada.
Servicio de Transporte
No siempre ser necesario contratar vehculos. Hay competiciones que se realizan en una instalacin y los
participantes, con el resto de los asistentes se desplazan a ella con los medios propios. Esta contratacin se
dar en el caso que la competicin se produzca simultneamente en varios puntos y que el modelo y la
forma de la misma hagan necesario un servicio de transporte.
La contratacin ms sencilla y efectiva es a travs de una agencia que profesionalmente proporcione toda la
infraestructura necesaria. La agencia que realice el servicio deber adquirir el compromiso de tener a
disposicin de la organizacin, con un tiempo previsto, los vehculos que fueran necesarios para las
eventuales emergencias, tanto de solicitudes posibles como de averas de los que realizan el servicio.
Durante la competicin se debe planificar la logstica del transporte necesario para el desplazamiento de los
deportistas desde su alojamiento hasta las instalaciones de competicin, su regreso al hotel y cualquier
situacin de emergencia que se pudiera ocasionar.
Para que esta tarea se desarrolle correctamente se deben contemplar los siguientes aspectos:
166
Conocer los caminos y rutas a utilizar y contar con recorridos alternativos, dentro de lo posible
167
Las razones y problemas ms habituales en este tipo de eventos son los siguientes:
La situacin en los puestos de cada uno puede originar problemas de orden o de colocacin
Por todo esto, es que las funciones del servicio de seguridad son:
Resguardar la seguridad de los participantes, el pblico, la organizacin, los servicios y los medios
de comunicacin
En clculo de necesidades se realiza mediante un cuadro de situacin, que nos dar como resultado de la
cantidad de personal, horarios y espacios en los cuales debemos contar con servicio de seguridad, como se
puede observar en el siguiente ejemplo:
168
Horario
Puesto
Puesto
Puesto
Puesto
N Horas
14 a 16
N Agentes
Estacionamiento
N Agentes
Entrada
N Agentes
Protocolo
2 horas
N Agentes
Comportamiento
del pblico
6
11 a 13
16 a 18
18 a 20
6 horas
Estacionamiento
Entrada
Comportamiento
del pblico
Vestuarios
10 a 12
15 a 17
4 horas
Estacionamiento
Entrada
Vestuarios
Comportamiento
del pblico
6
Recepcin oficial
Municipio
19 a 20
1 hora
Protocolo
2
Horas descanso
Alojamientos
23 a 9
10 horas
Vigilancia nocturna
2
Entrega de premios
Instalacin X
13 a 14
Estacionamiento
1 hora
Instalacin
Ceremonia de
apertura
Instalacin A
Competicin
Instalacin B
Competicin
Instalacin C
Comportamiento
del pblico
4
Nmero de horas...............
= Nmero de horas/agente
Nmero de agentes............
Se contrata, por regla general, en funcin de horas/agente, cuyo precio unitario nos proporcionar el costo
humano del servicio.
Una vez estimada la cantidad de personal necesario, se debe hacer la distribucin del mismo especificando
quien ser la persona que cubra cada situacin programada.
Listado de Servicios
Actos
Da
Horario
Lugar
Agente
DNI
Ceremonia de
apertura
10
13 a 18
13 a 18
13 a 18
13 a 18
13 a 18
13 a 18
13 a 18
13 a 18
Estacionamiento
Estacionamiento
Entrada
Comportamiento del
pblico
Juan Garca
Luis Santos
Pablo Lozano
Xxxx
Xxxx
Xxxx
Xxxx
Xxxx
30.111.222
28.222.333
31.333.444
xx.xxxx.xxx
xx.xxxx.xxx
xx.xxxx.xxx
xx.xxxx.xxx
xx.xxxx.xxx
169
Responsable de sanidad
Traumatlogo
Intensivista o anestesista-reanimador
Realizar anlisis
170
FORMALIDADES ADMINISTRATIVAS
Seguros
Una de las responsabilidades ms importantes que tiene la organizacin de una competicin es la de tener
asegurados todos los riesgos deportivos y extradeportivos que se puedan producir durante su desarrollo.
La concesin de la organizacin de una competicin oficial tiene siempre como condicin indispensable la
contratacin de un seguro.
La obligacin de la obtencin de los seguros corresponde, por un lado, a la Asociacin Deportiva y a los
dirigentes que organizan la competicin oficial, y por otro lado, a los deportistas que deben obtener la
licencia federativa donde est instituido el seguro.
Los tipos y caractersticas de los seguros a contratar, responde a las siguientes preguntas:
Qu asegurar?
La asociacin o el club
Los dirigentes
El personal asalariado
Los espectadores
Las instalaciones
Cundo?
Dnde?
171
Los riesgos asumidos por la organizacin sern tenidos en cuenta y por un valor suficiente
Debemos conseguir una pliza que cubra todos los riesgos necesarios, como por ejemplo:
Entre otros
Segn la categora de la competicin, ser necesario un seguro con garantas ms o menos coyunturales.
Desde luego, siempre debemos asegurar las coberturas que exijan las normas.
Reglamento Oficial
El Reglamento Oficial slo se establece cuando es una competicin oficial y normalmente con ms de una
prueba o partido.
Dicho Reglamento es el que contiene todos los aspectos generales que son comunes a todas las
organizaciones de pruebas o partidos de ese campeonato.
El Reglamento Oficial nos lo proporciona la Federacin correspondiente y bsicamente debe especificar y
dar la normativa ante los siguientes temas:
Denominacin de la competicin
Fecha de celebracin
Inscripciones
Desarrollo de la competicin
Puntuacin
Premios
Arbitrajes
Divulgacin de resultados
Reclamos
Publicidad
Reglamento particular
Es el que contiene las condiciones particulares que, unidas a las generales, sirve para solucionar todas las
dudas y reclamos que se puedan producir.
172
Definicin de la competicin
Recorrido y distancia
Categoras admitidas
Medidas de seguridad
Verificacin de documentacin
Entrenamientos
Clasificaciones
Premios
Reclamos
Infracciones
Sanciones
Invitaciones
Las invitaciones, en cuanto su formato, pueden ser diferentes en funcin de si es una competicin oficial o
no.
La idea general que se da sobre ellas puede servir para cualquier tipo de competicin con la adaptacin a la
misma.
La invitacin puede tener objetivos diferentes. Puede buscar una participacin multitudinaria, como puede
ser una maratn popular o conseguir una participacin de elite, como sera una milla urbana con primeras
figuras mundiales.
Para el primer caso, se puede producir la invitacin a travs de folletos distribuidos o anuncios en medios de
comunicacin y el siguiente puede ser un ejemplo del contenido que debe contemplar:
173
EXTERIOR
INTERIOR
Portada
Plano del
Recorrido
Ttulo competicin
Calle
Localidad
Reglamento
Nombre completo
Documento
Direccin
Fecha de nacimiento
Sexo
Firma
Presentacin
Orientaciones
Deportivas
Cuando la invitacin se enva de manera directa a los interesados, porque la programacin est basada en
nombres concretos, el contenido de la misma debe incluir:
Carta
Nombre de la organizacin
Direccin
Telfono
Mail
Naturaleza de la competicin
Anexo
Inscripciones
Las inscripciones se realizan por escrito y se remitirn por el medio que las haga llegar en las fechas
reglamentarias.
Al mismo tiempo, su hay cuota econmica o derecho de inscripcin, esta deber estar simultneamente
remitida para que no se aplique recargo por su demora.
El contenido de la misma debe recabar mnimamente los siguientes datos:
Documento
Fecha de nacimiento
Direccin
Telfono
174
N de licencia
Grupo sanguneo
RH
Alergias
Disciplina
Categora
Medio de transporte
Hora de llegada
Lugar
Nmero de acompaantes
Palmars
Credenciales y Licencias
La licencia es el documento expedido por la federacin correspondiente para participar en competiciones
oficiales. Cuando una licencia es reconocida por la Federacin Nacional, es vlida para competir en los
pases que componen la Federacin Internacional de ese deporte.
La credencial es el documento que acredita un cargo. Siempre debe ser nominal: nombre cargo.
La credencial no slo acredita a los deportistas, sino que todas las personas que participan directa o
indirectamente en la competicin tienen algo que las acredita.
Puede ser nominal o debe serlo, como en el caso de un organizador.
La credencial sirve tambin para limitar la entrada de unos y otros a las diferentes zonas de la organizacin.
Por ejemplo: Credencial de Informes no puede estar en sector Oficial (zona de protocolo)
La adjudicacin de credenciales puede realizarse por correo o a la llegada de los contingentes
correspondientes. Si la competicin tienen participacin individual, cada uno recoge a la llegada su
documentacin, por el contrario, si es por equipos, el responsable del grupo es el encargado de recogerlas.
Programa
Es la publicacin que nos da a conocer todo lo relativo a la competicin u organizacin. El contenido debe
exponer las partes de la competicin y el contenido de cada una de ellas y permite a los espectadores seguir
las diferentes fases del desarrollo de la competicin.
Un programa siempre tiene la misin de informar bsicamente sobre los siguientes temas:
175
Saludo o bienvenida: en general, los programas suelen comenzar con un saludo de bienvenida por
parte de las autoridades deportivas o polticas de la regin o localidad. Este saludo se solicita con la
invitacin para ser incluido en el comit de Honor. Puede contener otros saludos, como el de la propia
organizacin, pero nos debemos limitar a los mnimos, si no es por un compromiso importante.
Informacin del Comit Organizador y Comit de Honor: las informaciones des estos Comits
figuran a continuacin de los saludos y, en funcin de su extensin, podrn situarse en una o dos
pginas. En el segundo caso, deberan situarse ambas en la derecha o la izquierda con publicidad en el
reverso de la primera.
Programa oficial de competicin: la competicin se puede desarrollar en uno o varios das. Conviene
diferenciarlos en diferentes pginas o con una separacin suficiente para distinguir unos de otros. Toda
la informacin del programa deportivo se suele incluir en las pginas centrales
Programa de actos oficiales: no siempre hay actos oficiales en una competicin. Pueden afectar slo a
los representantes de los participantes en actos sencillos que no se hacen constar en los programas. Si
se ha programado un acto oficial o varios, se harn figurar a continuacin de la relacin de Comits.
Colaboradores: stos deben tener su mencin en cualquier programa o acto. Son parte importante del
desarrollo de la competicin y pueden seguir sindolo en otras futuras.
Equipos, jugadores o participantes: con la informacin que disponemos de todos ellos, se pueden
relacionar en funcin de sus palmars adjuntando fotos de los mismos (si se dispone).
Ttulos, rcords, categoras y nmero de veces que han representado a su pas: en algunos casos,
adems de esta relacin general se hace una mencin especial para los ms significativos y que puedan
aportar mayor inters a los asistentes.
Publicidad: uno de los elementos con mayor dificultad para la confeccin de un programa es la
publicidad y la venta de la misma. Si queremos obtener beneficio de un programa, es necesario que la
informacin general y la publicidad estn en la relacin 50/50%.
176
Portada: est compuesta de los cuatro detalles bsicos que son el nombre o denominacin de la
competicin, ciudad sede de la celebracin, fechas y sponsor principal.
Datos complementarios: el organizador considera dato de inters para los receptores del folleto algn
detalle que pueden agradecer, como ser:
Recomendaciones deportivas redactadas por un tcnico
Recomendaciones mdicas redactadas por un especialista
Datos de alojamientos, precios, etc.
177
178
179
180
181
182
183
184
PONENTES MAGISTRALES
En el caso de los ponentes magistrales y los de mesa de trabajo se puede incluir un prrafo con el siguiente
texto:
La participacin de directores, investigadores y profesionales de universidades, instituciones y
empresas como ponentes magistrales y de mesas de trabajo, enriquecern el evento, que pretende como
objetivo, discernir sobre los problemas ms importantes del pas, para presentar alternativas de solucin a la
necesidad de (tema del evento) en los sectores pblico, privado y social.
Por su trayectoria profesional y su destacada labor en beneficio de la nacin y con el propsito de
contar con su reconocida opinin sobre el tema:
Tema a desarrollar por el ponente
Nos permitimos invitarlo como ponente magistral, ya que sin duda sus comentarios sern un aporte
valioso, que enriquecern los trabajos y conclusiones que se deriven de este evento de participacin
nacional e internacional.
PONENTES DE MESA
Por su trayectoria profesional y su destacada labor en beneficio de la nacin y con el propsito de
contar con su reconocida opinin sobre el tema:
Anotar el tema a desarrollar por el ponente
El ................................. tiene el honor de invitarlo a participar en calidad de ponente de mesa, ya
que sin duda su participacin en el tema ser un aporte valioso, que enriquecer los trabajos y conclusiones
que se deriven de este evento de participacin nacional.
185
PRESIDIUM
En este modelo se puede incluir:
Por su trayectoria profesional y su destacada labor en beneficio de la nacin y con el propsito de
contar con su reconocida presencia, nos es grato hacerle una cordial invitacin para que nos distinga con su
asistencia a la ceremonia de inauguracin y clausura, como invitado de honor a presidium, los das (............)
a las (..........) horas.
PARTICIPANTES
Ejemplo de una carta a socios de una agrupacin:
186
CARTA DE AGRADECIMIENTO
Tambin se mandan cartas de agradecimiento por la asistencia al evento a los participantes, ponentes
magistrales y de mesa de trabajo y todo tipo de invitados.
Ejemplos de algunos de los prrafos que se utilizan con ms frecuencia en este tipo de cartas son:
Su valiosa presencia contribuy a dar relevancia a este trascendental evento. Le ruego aceptar un
testimonio de agradecimiento y admiracin.
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