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6.1.

Critique de l'Existant
6.1.1. Quant l'objectif
L'tude d'un domaine ou secteur d'activit donn dont on a fini de recueillir
compltement l'existant poursuit surtout son apprciation en vue de corriger
les points faibles l'aide des nouvelles propositions formuler.
En effet, la critique de l'existant sert mettre en vidence les lacunes
constates dans la gestion commerciale actuelle de l'Etablissement la MF.
Ces lacunes sont catgoriser selon qu'elles concernent le systme de
pilotage ou celui oprant.
6.1.1.1. Systme de pilotage
A ce niveau les faiblesses sont :
Trs faible fiabilit des donnes ;
Absence de vue globale chez les dcideurs ;
Aide inefficace quant la prise des dcisions : retard dans le lancement
des approvisionnements, la livraison des Mses aux clients et dans le
recouvrement des crances clients.
Absence des services indispensables toute direction commerciale
(Trsorerie et Approvisionnement).
6.1.1.2. Systme Oprant
A ce niveau nous constatons les faiblesses ci-aprs :
Toutes les procdures de traitement de l'Information sont manuelles et par
consquent coteuses et source de beaucoup d'erreurs ;
Le retard dans la production des rsultats d au fait du traitement manuel ;
Cumul des fonctions d au manque de confiance envers le personnel et
une mauvaise organisation entranant parfois conflits de comptences ;
6.1.2. Quant aux moyens
6.1.2.1. Moyens Humains

L'Ets la MF dispose d'un effectif suffisant mais mal motiv et mal organis,
ce qui entrane :
Cumul des fonctions la base de plusieurs erreurs et conflits de
comptence ;
Gaspillage de la main d'oeuvre en utilisant plusieurs personnes produire
une mme tche ;
Dfinition des tches floue ;
Baisse de rendement ;
Absence de connaissance en Micro informatique par manque de
formation ;
6.1.2.2. Moyens matriels
L'Ets la MF dispose du bon matriel de bureau, d'un outil informatique
insuffisant qui lui-mme est sous utilis (uniquement pour le traitement des
textes). Toutes les donnes sont fournies sur le support papier expos
multiples risques d'altration. A dfaut de la climatisation, les bureaux sont
dots des plafonniers qui permettent tant soit peu d'y acqurir un climat
propice au travail et la bonne tenue des machines.
6.1.2.3. Moyens logiciels
L'Ets la MF ne dispose d'aucune application spcifique pour sa gestion
commerciale. L'Access disponible sur ses PC n'est pas utilis faute d'un
personnel qualifi.
6.1.2.4. Moyens financiers
L'Ets la MF vit de ses propres capitaux au rythme du droulement de ses
activits. Les multiples tracasseries fiscales, le manque d'nergie pour faire
fonctionner les outils de travail et l'utilisation des recettes de l'Ets d'autres
fins mettent souvent en mal sa capacit d'autofinancement.
Ces difficults numres ci-dessus sont la cause des lacunes ci-aprs :
Incapacit de se rapprovisionner en temps utile ;
Incapacit de couvrir les dpenses en fourniture d'exploitation (Electricit,
eau, ...) ;
Rglement retard des salaires des travailleurs ;

Recours des frais hors exploitation pour couvrir certaines dpenses


d'exploitation.
6.1.2.5. Documents
L'Ets dispose d'une gamme des documents lui permettant de faire circuler
l'information entre ses diffrents services. Nanmoins, nous constatons
que :
Certains documents sont trs mal prsents ce qui rend difficile leur
exploitation aise ; tels que les Bons d'entre et de sortie Caisse, qui ne
disposent pas de suffisamment d'espace pour une signature claire et
distincte et dont l'entte est presque illisible ; l'Etat de Besoin qui est une
simple numration des produits sans signature manifestant l'engagement
de celui qui l'tablit et sans date ;
Il manque certains documents qui nous semblent trs important dans la
gestion commerciale tels que le Journal de vente, journal de livraison, ...
6.1.2.6. Codification de l'Information
L'Ets rvle une dfaillance chronique en cette matire. Il n'existe aucune
codification vidente au niveau de l'Etablissement, ce qui a comme
consquence :
d'occasionner de multiples erreurs de facturation et la lenteur au niveau de
ce service ;
d'influencer ngativement le traitement en cas d'automatisation.
6.1.3. Quant au traitement
Au niveau de l'Ets La MF, le traitement est entirement manuel ce qui
prsente multiples risques dus aux erreurs humaines et par surcrot trop
fatiguant pour le personnel. Aussi faut-il signaler que le traitement est trop
lent et lassant car exige de reprendre les mmes choses plusieurs fois.
6.2. Proposition des Solutions
Les conclusions de la critique de l'existant dmontrent que la procdure
actuelle de la Gestion commerciale au sein de l'Ets est trs peu efficace.
Pour y remdier nous proposons les solutions ci-aprs :
6.2.1. Rorganisation du systme en place

Cette solution consiste en une rorganisation des postes de l'Ets et une


redfinition des responsabilits en tenant compte du remde apporter aux
lacunes constates. Ainsi proposons-nous de :
Ajouter les postes d'approvisionnement et de trsorerie ;
Former les agents en Micro Informatique pour un bon rendement ;
Amliorer la Rmunration du personnel ;
Redfinir les responsabilits des agents en tenant compte de l'ajout des
postes en vitant d'utiliser plusieurs agents pour une mme tche ;
Unification de certains postes (facturation, caisse) au niveau du Magasin
central et de la Succursale 2 ;
Affecter du personnel aux nouveaux postes : les services
d'Approvisionnement et de trsorerie.
Utiliser des documents indispensables manquant (Journal de vente,
Journal des Livraisons, Rapport Hebdo,...)
6.2.2. Solution Informatique
6.2.2.1. Informatisation par un rseau Priv de l'Ets la MF
La prsente solution consiste crer un VPN (Virtual Private Network) de
l'Ets la MF reliant tous ses magasins au Btiment central o se situe le
sige de la Direction Commerciale.
Un logiciel sera cr pour la gestion du stock, des ventes et des
approvisionnements de tous ses magasins.
a) Avantages
- Rduction du temps de rponse ;
- Scurit et confidentialit des donnes ;
- Permanence de la liaison ;
- Communication et Organisation plus efficace et plus efficiente ;
- Fiabilit des traitements et de leurs rsultats ;
- Diminution sensible des risques d'erreur

b) Inconvnients
- Cot trs lev par rapport aux ressources financires de l'Etablissement ;
6.2.2.2. Informatisation par un rseau local au sein de la Dir. Commerciale
Cette proposition consiste en la cration d'un LAN (Local Area Network)
la Direction Commerciale de l'Etablissement. Le transfert des donnes des
succursales vers la Direction Commerciale se ferait :
Soit sur Internet, au cas o le systme de pilotage dcide de disposer
d'une connexion Internet ;
Soit sur support magntique (Flash Disk, CD-Rom, Disquette, Disque
amovible, ...)
a) Avantages
- Rduction du temps de rponse ;
- Confidentialit des donnes ;
- Partage d'applications ;
- L'unicit de l'Information garantie (Bdd) ;
- Fiabilit des traitements et de leurs rsultats ;
- Diminution sensible des risques d'erreur ;
- Communication et organisation plus efficace ;
b) Inconvnients
- Risque d'altration des supports des donnes par leur transport physique ;
- Cot lev des quipements ;
- L'entretien et la maintenance exigent une main d'oeuvre qualifie ;
- La ncessit de ddier un poste comme serveur du rseau.
6.2.3. Solution choisie
Outre la rorganisation du systme existant, l'AG de l'Etablissement a opt
pour la solution de la cration d'un LAN au niveau de la Direction

Commerciale. Les donnes des succursales devront tre transfres sur


des supports magntiques au format qui sera convenu.
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