Elaboración de Un Modelo de Sistema de Control de AF

UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO
UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES
PROYECTO DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIN DEL TTULO DE:

INGENIERA EN CONTADURA PBLICA Y AUDITORA
TTULO DEL PROYECTO:

ELABORACIN DE UN MODELO DE SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS
FIJOS EN EL POLIMDICO MARTNEZ UBICADO EN LA CIUDAD DE MILAGRO
Autoras:
Sarmiento Orna Annabell Gabriela
Muoz Solrzano Ruth Marisol.
Milagro, Abril 2013

Ecuador
ACEPTACIN DEL TUTOR

En mi calidad de Tutor del Proyecto de Investigacin nombrado por el Concejo
Directivo de la Unidad Acadmica de Ciencias Administrativas y Comerciales de la
Universidad Estatal de Milagro.
CERTIFICO
Que he analizado el proyecto de Tesis de Grado con el Ttulo ELABORACIN DE
UN MODELO DE SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS EN EL
POLIMDICO MARTNEZ UBICADO EN LA CIUDAD DE MILAGRO, presentado
por las Srtas. Annabell Gabriela Sarmiento Orna y Ruth Marisol Muoz Solrzano.
Presentado como requisito previo a la aprobacin y desarrollo de la investigacin
para optar el ttulo de Ingeniera en Contadura Pblica y Auditora, el mismo que
considero debe ser aceptado por reunir los requisitos legales y por la importancia del
tema.
Milagro, 18 de Abril del 2013
Ing. Huber Echeverra.

Tutor
ii
DECLARACIN DE AUTORA DE LA INVESTIGACIN

Las egresadas Annabell Gabriela Sarmiento Orna y Ruth Marisol Muoz Solrzano,
autoras de esta investigacin declaramos ante el Consejo Directivo de la Unidad
Acadmica de Ciencias Administrativas y Comerciales de la Universidad Estatal de
Milagro, que el proyecto titulado ELABORACIN DE UN MODELO DE SISTEMA
DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS EN EL POLIMDICO MARTNEZ UBICADO
EN LA CIUDAD DE MILAGRO, es de nuestra propia autora, el mismo que ha sido
realizado bajo las tutelas del Ing. Huber Echeverra en calidad de tutor; no contiene
material escrito por otra persona, salvo el que est referenciado debidamente en el
texto; parte del presente documento o en su totalidad no ha sido aceptado para el
otorgamiento de cualquier otro Ttulo o Grado de una institucin nacional o
extranjera.
Annabell Sarmiento O.
Ruth Muoz S.
C.C. 092287653-7
C.C. 092836843-0
Egresada
Egresada
iii
CERTIFICACIN DE LA DEFENSA
EL TRIBUNAL CALIFICADOR previo a la obtencin del ttulo de INGENIERA EN
CONTADURA
PBLICA
AUDITORA,
otorga
al
presente
proyecto
de
investigacin las siguientes calificaciones:
MEMORIA CIENTFICA
DEFENSA ORAL
TOTAL
EQUIVALENTE
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL
PROFESOR DELEGADO
PROFESOR SECRETARIO
iv
DEDICATORIA
Finalmente luego de una ardua labor de siembra hoy es el da de mi cosecha.
Con mucho cario dedico esta tesis a Dios, quien supo guiarme por el buen camino
y me dio fuerzas para encarar los problemas sin perder la dignidad ni desmayar en el
intento.
A mis padres Subp. Jorge Sarmiento y Lic. Yolanda Orna por su comprensin, amor
y apoyo incondicional, ayudndome con los recursos necesarios para culminar mis
estudios universitarios, por ellos soy lo que soy.
A mis hermanas por esta siempre conmigo y ensearme que todo en esta vida se
puede con esfuerzo y dedicacin.
A mi sobrina Domnica quien ha sido mi motivacin e inspiracin principal en la
culminacin de mi carrera.
Annabell Gabriela Sarmiento Orna.
A mis padres por ser las personas quienes me han impulsado a seguir adelante en
mi carrera profesional, dndome dignos ejemplos de superacin y entrega.
A mis hermanos por haberme dado fuerzas, apoyo incondicional y constante amor
inexplicable para mi superacin personal.
Ruth Marisol Muoz Solrzano.
AGRADECIMIENTO
Nuestro profundo agradecimiento a Dios por darnos la vida, bendecirnos y
brindarnos los medios necesarios para culminar nuestra carrera, porque hizo
realidad nuestro sueo.
A la Universidad Estatal de Milagro en especial a la Unidad de Ciencias
Administrativas y Comerciales por darnos la oportunidad de adquirir una excelente
formacin acadmica.
A nuestro tutor Ing. Huber Echeverra, quien con sus conocimientos, dedicacin,
experiencia y paciencia ha logrado que culminemos con xito nuestra tesis.
vi
CESIN DE DERECHOS DE AUTOR

Mster,
Jaime Washington Orozco Hernndez
Rector de la Universidad Estatal de Milagro
Presente.
Mediante el presente documento, libre y voluntariamente procedemos hacer entrega
de la Cesin de Derecho del Autor del Trabajo realizado como requisito previo para
la obtencin de nuestro Ttulo de Tercer Nivel, cuyo tema fue ELABORACIN DE
POLIMDICO MARTNEZ UBICADO EN LA CIUDAD DE MILAGRO, y
corresponde a la Unidad Acadmica de Ciencias Administrativas y Comerciales.
Annabell Sarmiento O.
Ruth Muoz S.
C.C. 092287653-7
C.C. 092836843-0
Egresada
Egresada
vii
INDICE GENERAL
Introduccin............................................................................................................... 1
CAPTULO I
EL PROBLEMA
1.1
1.2
1.3
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................... 3

1.1.1
Problematizacin ..................................................................................... 3
1.1.2
Delimitacin del Problema ....................................................................... 4
1.1.3
Formulacin del problema ....................................................................... 4
1.1.4
Sistematizacin del Problema.................................................................. 4
1.1.5
Determinacin del tema ........................................................................... 5
OBJETIVOS ................................................................................................... 5
1.2.1
Objetivo General ...................................................................................... 5
1.2.2
Objetivos Especficos ..... 5
JUSTIFICACIN ............................................................................................ 6
CAPTULO II
MARCO REFERENCIAL
2.1
MARCO TERICO ........................................................................................ 8

2.1.1
Antecedentes histricos ........................................................................... 8
2.1.2
Antecedentes Referenciales .................................................................... 9
2.1.3
Fundamentacin .................................................................................... 11
2.2
MARCO LEGAL........................................................................................... 38
2.3
MARCO CONCEPTUAL .............................................................................. 50

viii
2.4
HIPTESIS Y VARIABLES ......................................................................... 52

2.4.1
Hiptesis general ................................................................................... 52
2.4.2
Hiptesis particulares ............................................................................ 52
2.4.3
Declaracin de Variables ....................................................................... 53
2.4.4
Operacionalizacin de las variables ...................................................... 54

CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
3.1
TIPO Y DISEO DE INVESTIGACIN Y SU PERSPECTIVA GENERAL
60-61
3.2
LA POBLACIN Y LA MUESTRA .............................................................. 56

3.2.1
Caractersticas de la poblacin .............................................................. 56
3.2.2
Delimitacin de la poblacin .................................................................. 57
3.2.3
Proceso de seleccin ............................................................................ 57
3.3
LOS MTODOS Y LAS TCNICAS ............................................................ 58
3.4
TRATAMIENTO ESTADSTICO DE LA INFORMACIN ............................ 58

CAPTULO IV
ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS
4.1
ANLISIS DE LA SITUACIN ACTUAL ................................................... 59
4.2
ANLISIS COMPARATIVO, EVOLUCIN, TENDENCIA Y ..........................

PERSPECTIVAS ......................................................................................... 70
4.3
RESULTADOS ............................................................................................ 71
4.4
VERIFICACIN DE HIPTESIS.................................................................. 76
ix
CAPTULO V
PROPUESTA
5.1
TEMA ........................................................................................................... 81
5.2
FUNDAMENTACIN .................................................................................. 81
5.3
JUSTIFICACIN .......................................................................................... 88
5.4
OBJETIVOS ................................................................................................. 89
5.4.1
Objetivo General de la propuesta .......................................................... 89
5.4.2
Objetivos Especficos de la propuesta ................................................... 89
5.5
UBICACIN ................................................................................................. 89
5.6
FACTIBILIDAD ............................................................................................ 90
5.7
DESCRIPCIN DE LA PROPUESTA ......................................................... 92

5.7.1
Actividades ............................................................................................ 92
5.7.2
Recursos, Anlisis Financiero.............................................................. 247
5.7.3
Impacto ................................................................................................ 249
5.7.4
Cronograma ......................................................................................... 250
5.7.5
Lineamiento para evaluar la propuesta................................................ 253
CONCLUSIONES ................................................................................................... 254

RECOMENDACIONES ........................................................................................... 255
BIBLIOGRAFA DE INVESTIGACIN ................................................................... 256
ANEXOS ................................................................................................................. 258
NDICE DE CUADROS
Cuadro 1. Porcentajes de Depreciacin ......................................................................... 28
Cuadro 2. Declaracin de variables ............................................................................... 53
Cuadro 3. Operacionalizacin de las variables .............................................................. 54
Cuadro 4. Delimitacin de la poblacin .......................................................................... 57
Cuadro 5. Primera pregunta de la encuesta ................................................................... 60
Cuadro 6. Segunda pregunta de la encuesta. ................................................................ 61
Cuadro 7. Tercera pregunta de la encuesta ................................................................... 62
Cuadro 8. Cuarta pregunta de la encuesta .................................................................... 63
Cuadro 9. Quinta pregunta de la encuesta ..................................................................... 64
Cuadro 10. Sexta pregunta de la encuesta .................................................................... 65
Cuadro 11. Sptima pregunta de la encuesta ................................................................ 66
Cuadro 12. Octava pregunta de la encuesta .................................................................. 67
Cuadro 13. Novena pregunta de la encuesta ................................................................ 68
Cuadro 14. Decima pregunta de la encuesta ................................................................. 69
Cuadro 15. Verificacin de hiptesis 1 ........................................................................... 76
Cuadro 20. Recursos utilizados...................................................................................... 91
Cuadro 21. Talento Humano utilizado. ........................................................................... 92
Cuadro 22. FODA......................................................................................................... 142
Cuadro 23. Fortalezas y debilidades ............................................................................ 144
Cuadro 24. Oportunidades y amenazas ....................................................................... 145
Cuadro 25. Matriz de reas de respuestas estratgicas FA - FO................................. 146
Cuadro 26. Matriz de reas de respuestas estratgicas DA - DO ................................ 147
Cuadro 27. Matriz FODA general ................................................................................. 148
Cuadro 28. Niveles de codificacin .............................................................................. 157
Cuadro 29. Listado de recursos a utilizar ..................................................................... 258
Cuadro30. Tabla de inversin ...................................................................................... 259
Cuadro 31. Matriz general ............................................................................................ 273
xi
NDICE DE FIGURAS
Figura 1. Tipos de activos fijos ................................................................................. 14
Figura 2. Clasificacin de activos fijos...................................................................... 15
Figura 3. Proceso de una entidad ............................................................................ 21
Figura 4. Formato de requisicin de materiales ....................................................... 23
Figura 5. Activo obsoleto .......................................................................................... 24
Figura 6. Depreciacin ............................................................................................. 26
Figura 7.Mapa de Milagro ........................................................................................ 59
Figura 8.Ubicacin de entidad. ................................................................................. 90
Figura 9. FODA ...................................................................................................... 277
Figura 10. reas del Polimdico Martnez .............................................................. 277
Figura 11.Tanque de oxgeno deteriorado. ............................................................ 278
Figura 12.Instrumento de diagnstico. ................................................................... 278
Figura 13.Equipo de diagnstico. ........................................................................... 278
Figura 14.Estetoscopio ........................................................................................... 279
Figura 15. Shailn peditrico en mal estado .......................................................... 279
Figura 16.Instrumentos quirrgicos ........................................................................ 279
Figura 17.Tensimetro de mercurio. ...................................................................... 280
Figura 18.Esterilizador. .......................................................................................... 280
Figura 19.Nebulizador. ........................................................................................... 280
Figura 20.Shailn Ginecolgico.............................................................................. 281
Figura 21.Lmpara cuello ganso ............................................................................ 281
Figura 22.Equipo de emergencia automtico. ........................................................ 281
Figura 23.Camillas. ................................................................................................ 282
Figura 24.Tensimetro manual............................................................................... 282
xii
NDICE DE GRFICOS
Grfico 1. Tiempo de trabajo. .................................................................................... 60
Grfico 2. Falencia de los activos fijos ...................................................................... 61
Grfico 3. Problemas en los tratamientos mdicos ................................................... 62
Grfico 4. Existencia de Manual de Activos Fijos. ..................................................... 63
Grfico 5. Estado de los Activos Fijos ....................................................................... 64
Grfico 6. Constataciones Fsicas ............................................................................. 65
Grfico 7. Asignacin de Custodia ........................................................................... 66
Grfico 8. Conocimiento de los procesos existentes. ................................................ 67
Grfico 9. Codificacin de los activos fijos. ............................................................... 68
Grfico 10. Implementacin de un Sistema de Control ............................................. 69
xiii
RESUMEN
Considerando que la necesidad fundamental del Polimdico Martnez es contar con
una administracin de activos fijos eficiente con la finalidad de brindar servicios
mdicos de calidad y satisfacer a sus pacientes, es por ello que se hace necesario
adquirir un modelo de control de activos fijos que garantice la optimizacin de los
recursos mediante la implantacin de normas y lineamientos.
El Polimdico Martnez, consiente de su problemtica requiere el presente manual
de activos fijos que contiene polticas, registros y procedimientos orientados a
reformar el manejo de los bienes muebles presentes en las diferentes reas de la
entidad; que permitan especficamente el control de adquisicin, ingreso,
transferencia, baja, mantenimiento y reparacin de bienes.
El objetivo principal de este proyecto es disear un manual de control de activos fijos
que permita mejorar la administracin y ejecucin de tratamientos mdicos, evitando
prdidas econmicas y un bajo prestigio. Para realizar el estudio y anlisis de la
informacin, elaboraremos encuestas a los funcionarios de las diferentes reas de la
entidad, los mismos que servirn de ayuda para la solucin de nuestros problemas.
xiv
ABSTRACT
Whereas the fundamental need Polimdico Martinez is having an efficient asset
management in order to provide quality medical services and satisfy their patients,
which is why it is necessary to acquire a control model that guarantees fixed assets
optimization of resources through the implementation of standards and guidelines.
The Polimdico Martinez, aware of their problems requires these operating assets
containing policies, records and procedures to reform the management of personal
property present in different areas of the body, specifically enabling the control of
acquisition, income, transfer, low maintenance and repair of goods.
The main objective of this project is to design a manual control of fixed assets that
will improve the management and execution of medical treatments, avoid economic
losses and low prestige. To conduct the study and analysis of information, elaborate
surveys of officials from different areas of the body, the same that will aid in the
solution of our problems.
xv
INTRODUCCIN
Los propietarios del centro de salud Polimdico Martnez desconocen cmo llevar
a cabo la administracin de los activos fijos en la entidad, por lo cual surgi nuestro
tema ELABORACIN DE UN MODELO DE SISTEMA DE CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS EN EL POLIMDICO MARTNEZ UBICADO EN LA CIUDAD DE
MILAGRO el mismo que pretende ser una contribucin efectiva para todo el
personal involucrado en las diferentes actividades de la entidad. Puesto que en la
actualidad toda micro y macro empresa requiere emplear adecuados procesos
para mejorar su rendimiento.
Nuestro inters por el tema surgi por una serie de irregularidades presentes en la
administracin de bienes que forman parte del patrimonio de esta entidad, tales
como la presencia de obsolescencia en activos fijos, prdidas y/o extravos de
bienes, inexistencia de procesos y la falta de registros estandarizados en cada uno
de los mismos.
Cabe mencionar que en toda institucin es necesario disponer de un sistema de
control de Activos Fijos que permita mejorar las actividades administrativas y
financieras de la empresa mediante una correcta ejecucin de cada uno de los
procesos, el cual se lo llevar a cabo mediante un estudio y anlisis de los mismos,
logrando un rediseo de polticas y procedimientos que permitan asegurar cambios
con efectos positivos dentro del rea administrativa de la entidad.
La elaboracin de este modelo de sistema de control de Activos Fijos tiene como
propsito mejorar polticas, procedimientos y al mismo tiempo implementar una serie
de registros que permitan salvaguardar los bienes existentes en la entidad, mediante
el manejo eficiente, confiable y acertado de cada Activo Fijo.
Esta investigacin consta de cinco captulos detallados a continuacin:
Capitulo I.- Se identificar la relevancia del tema conjuntamente con su sistemtica y
el soporte cientfico.
Capitulo II.- Se desarrollar el trabajo que comprende la indagacin y
fundamentacin del problema.
1
Capitulo III.- Se detallar las tcnicas y mtodos utilizados en el proceso

investigativo.
Capitulo IV.- Se plasmarn los resultados obtenido al aplicar los respectivos clculos
estadsticos a una determinada muestra.
Capitulo V.- Aqu constara un conjunto de lineamientos que se emplearn para el
desarrollo de la propuesta detallando datos informativos, antecedentes, justificacin,
objetivos.
CAPTULO I
EL PROBLEMA
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
1.1.1. PROBLEMATIZACIN.
Los Activos Fijos constituyen una de las inversiones ms significativas dentro de una
institucin al momento de adquirirlos, es por ello que son considerados de gran
importancia para el correcto funcionamiento de la misma.
El Polimdico Martnez se cre en el ao 2003 como un centro de salud que brinda
servicios mdicos a nios y adultos tales como curaciones, consultas mdicas,
suturaciones, circuncisiones, aplicaciones de vas intravenosas e inyecciones
extracciones de puntos.
Actualmente las actividades operativas se desarrollan de manera poco eficientes,
debido a que en la ejecucin de tratamientos mdicos, esta entidad cuenta con
activos fijos inoperantes provocando un reemplazo de ciertos instrumentos mdicos
por la prdida y/o extravos, ocasionando una mala prctica mdica y una
insatisfaccin en cada uno de los pacientes que acuden a este centro de salud.
De acuerdo al registro de inventario de activos fijos proporcionado por el personal de
la entidad verificamos que el Polimdico Martnez cuenta con 139 activos fijos del
cual un 60% con el pasar de los aos se han vuelto obsoletos y en mal estado,
llegando a la conclusin de que se debe a la falta de un proceso de mantenimiento
y/o reparacin y baja de bienes con sus respectivos registros estandarizados.
En la entidad tambin comprobamos ciertas prdidas y/o extravos de activos de
gran valor en las diferentes reas producidas por la carencia de constataciones
fsicas y la falta de una persona responsable de salvaguardar los activos fijos y de
3
efectuar el respectivo seguimiento a cada uno de los procesos existentes en la

entidad.
Otro de los inconvenientes presentes en la entidad es el que la mayora del personal
que labora en la entidad desconoce la ubicacin de cada uno de los activos fijos, a
causa de la falta de un sistema codificacin de bienes y la desactualizacin del
registro de inventario de los activos fijos. Todas estas debilidades mencionadas
anteriormente dan como resultado un nivel de crecimiento econmico lento en la
empresa ocasionando una imagen corporativa no competitiva frente a otras
instituciones presentes en la ciudad de Milagro.
Cabe mencionar que con la mejora y adicin de procesos, polticas y registros
contribuiremos a la optimizacin de tratamientos mdicos mediante el buen manejo y
control de los activos fijos, incrementando el nmero de pacientes atendidos y sus
ingresos econmicos debido a la excelente imagen corporativa de esta entidad.
1.1.2. DELIMITACIN DEL PROBLEMA.
PAS: Ecuador
REGIN: Costa
PROVINCIA: Guayas
CANTN: Milagro
SECTOR: Servicio Mdico - Hospitalario
REA: Administrativa
UNIVERSO: Polimdico Martnez
TIEMPO: 5 aos
1.1.3. FORMULACIN DEL PROBLEMA.
De qu manera est afectando en la ejecucin de los tratamientos mdicos la falta
de un sistema de control de Activos Fijos en el Polimdico Martnez ubicado en la
ciudad de Milagro?
1.1.4. SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA.

Qu causa la insuficiencia de procesos, polticas y formatos estandarizados en el
rendimiento administrativo de la entidad?
Qu ocasiona la presencia de activos e instrumentos mdicos obsoletos o en mal
estado en la ejecucin de tratamientos mdicos?
De qu forma perjudica la prdida y/o extravos de activos e instrumentos mdicos
por la ausencia de constataciones fsicas y de una persona responsable de
salvaguardar los activos fijos en la entidad?
De qu manera influye el desconocimiento de la ubicacin de los bienes en la
entidad por la falta de codificacin y actualizacin del inventario de activos fijos?
1.1.5. DETERMINACIN DEL TEMA.
Estudio para la reestructuracin y adicin de procesos de Activos Fijos que permita
mejorar la ejecucin de tratamientos mdicos en el Polimdico Martnez
de la
ciudad de Milagro.
1.2. OBJETIVOS.
1.2.1. OBJETIVO GENERAL DE LA INVESTIGACIN
-
Determinar si la incorrecta ejecucin de tratamientos mdicos se deben por la

falta de un modelo de control de activos fijos que disminuya extravos,
perdidas fsicas y monetarias de los bienes existentes en la entidad.
1.2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS DE INVESTIGACIN

-
Verificar si los procesos existentes en la entidad son suficientes para un eficaz

rendimiento administrativo y control de los activos fijos.
Determinar si la presencia de bienes obsoletos o en mal estado se debe a la

falta de los procesos de mantenimiento, reparacin y baja de activos fijos con
sus respectivos registros estandarizados.
Establecer si la prdida y/o extravos de activos e instrumentos mdicos se

deben a la ausencia de un responsable de salvaguardar los activos fijos y de
efectuar las respectivas constataciones fsicas peridicas.
Demostrar si el desconocimiento de la ubicacin de los bienes se debe a la

falta de un sistema de codificacin de equipos e instrumentos mdicos y a la
desactualizacin del registro de inventario de los activos fijos existente en la

entidad.
1.3 JUSTIFICACIN.
Debido a lo observado en los activos fijos del Polimdico Martnez podemos
destacar un sin nmero de deficiencias en la administracin de los bienes existentes
en las diferentes reas de esta entidad, teniendo como resultado grandes prdidas
de dinero materiales y econmicas invertidas a lo largo de estos 10 aos.
Es por ello que este proyecto ha sido desarrollado con la finalidad de resolver un
conjunto de debilidades presentes en los activos fijos tales como la insuficiencia de
procesos y polticas en el rea de activos fijos,
prdidas y/o extravos
de
instrumentos mdicos, obsolescencias de equipos mdicos existentes en las

diferentes reas de la entidad y el desconocer el lugar donde se encuentran
ubicados cada uno de los activos fijos.
Esta tesis surgi por la incorrecta ejecucin de tratamientos mdicos por parte de
enfermeras y mdicos, los mismos que aducen que no efectan de manera correcta
su trabajo debido a los problemas mencionados anteriormente.
De acuerdo a los mtodos de investigacin empleados encontramos que existen
equipos mdicos obsoletos o en mal estado, los mismos que no poseen ningn
control debido a la falta de los procesos de baja, mantenimiento y reparacin de
activos fijos, ocasionando deficiencias al momento de brindar servicios mdicos a
los pacientes que acuden a este centro de salud.
Otro problema presente en la entidad es el sinnmero de prdidas, extravos de
activos fijos y el desconoce la localizacin actual de los mismos, provocando una
sustitucin de ciertos instrumentos mdicos por falta de otros similares para la
ejecucin de tratamientos mdicos, esto se lo realiza con la finalidad de que el
personal cumpla con su labor aunque no en un 100%.
Este tema de investigacin se efecta por la necesidad de implementar una serie de
controles en el rea de Activos Fijos, para ello realizaremos un levantamiento de
informacin de aos anteriores, para posterior a esto efectuar un anlisis de riesgo
por proceso
con el propsito de encontrar irregularidades en cada uno de los

6
mismos
y por ultimo realizaremos un levantamiento fsico de activos que nos
permita conocer el estado actual y la ubicacin en que se encuentran cada uno de

los bienes.
Frente a este sinnmero de problemticas presentes en la entidad, esta se
encuentra en la necesidad de adquirir un manual de polticas y procedimientos de
activos fijos con la finalidad de optimizar el control de estos bienes que son
indispensables para el buen funcionamiento del Polimdico Martnez.
Nuestra labor investigativa beneficiar a directivos, funcionarios y dems personas
que brindan o reciban los respectivos servicios mdicos prestados por la institucin.
CAPTULO II
2. MARCO REFERENCIAL
2.1.
MARCO TERICO.
2.1.1. ANTECEDENTES HISTRICOS.

El Polimdico Martnez inici su actividad el 9 de septiembre del 2003, con un
conjunto de profesionales que respondieron a las necesidades de salud que los
habitantes milagreos requeran.
Este centro de salud est ubicado en la ciudad de Milagro entre las calles Garca
Moreno y Pedro Carbo, cuenta con siete reas mencionadas a continuacin: el rea
de ginecologa, medicina general, psicologa, terapia, bodega y limpieza, sala de
espera y el rea de informacin y enfermera.
Posee cerca de 4.465 pacientes particulares que se atienden de manera continua en
esta entidad y al mismo tiempo brinda servicios de seguro mdico a la compaa
DMIRO obteniendo como resultado la cantidad de 1.742 pacientes.
Esta entidad est encargada de proveer servicios mdicos de carcter privado
comprometida con la vida de los habitantes del cantn milagro, se identifica por
ofrecer una atencin integra
a cada uno de los pacientes con el propsito de
satisfacer sus necesidades y expectativas, certificando una excelente calidad de

vida.
Este Polimdico es de propiedad de la familia Martnez, y se encuentra administrada
por la Dra. Martha Martnez de Saltos la misma que presta sus servicios mdicos a
esta institucin.
Cabe recalcar que en los ltimos aos su administracin se ha ido deteriorando con
el pasar del tiempo, dando lugar a un sinnmero de problemas tales como prdidas,
extravos, desconocimiento en la ubicacin de bienes y la insuficiencia de procesos,
polticas y registros en el rea de activos fijos.
Debido a todas estas dificultades existe la imperiosa necesidad de buscar
correctivos que permitan solucionar los problemas mencionados anteriormente con
la finalidad de no verse involucrado en un ambiente de desventaja que podra afectar
el proceso econmico y laboral del Polimdico Martnez.
2.1.2. ANTECEDENTES REFERENCIALES
Tesis Ingeniera en Contabilidad y Auditoria
Tema: Sistema de Control de Activos Fijos y su incidencia en los Estados
Financieros del Instituto de la Niez y la Familia (INFA) de la Ciudad de Guaranda.
Autores: Alba Marisol Calua Pujos y Amada Germania Guerrero Ulloa.
Resumen: La propuesta de esta tesis hallada se relaciona con mi proyecto debido a
que tiene como finalidad la correcta aplicacin del reglamento y normas de control
interno de bienes en el Instituto de la Niez y la Familia (INFA) de la ciudad de
Guaranda, ya que a travs del mismo se puede asegurar que la informacin
financiera sea real, adems ayud a verificar el cumplimiento de los mtodos,
mecanismos y registros de las operaciones administrativas que se realizan en esta
entidad, asegurando la confiabilidad, idoneidad y transparencia de la misma,
obteniendo una preservacin de recursos materiales frente a cualquier
prdida,
mala gestin, errores e irregularidades, as como el logro de metas y objetivos

propuestos.
Director de la Tesis: Dr. Napolen Gavilanes Bonilla
Ao de Publicacin: 2010.
Universidad: Universidad Estatal de Bolvar.
Ciudad Editorial: Guaranda.
TESIS LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Tema: Implementacin de Control Interno en el rea de Activos Fijos en una
asociacin de presta servicios de salud.
Autores: Slfido Mynor Gmez Gmez.
Resumen: De acuerdo a un estudio realizado por un estudiante de la Universidad
Panamericana nos indica que la falta de un adecuado control interno en el rea de
Activos Fijos provoca un inadecuado control de los registros contables, el mismo que
no permite la ubicacin de estos provocando la inexistencia de resguardo el mismo
que genera deterioros, robos, extravo entre otros. Es por ello que determina que es
indispensable la implementacin de un adecuado control interno en el rea de
Activos Fijos, que vele por el cumplimiento de los procedimientos establecidos,
permitiendo el resguardo de bienes y evitando inconvenientes financieros.
Director de la Tesis: Lcda. Fidelina Maribel Estrada Torres.
Universidad: Universidad Panamericana.
Ciudad Editorial: Guatemala.
Tesis Licenciatura en Contabilidad y Auditoria
Tema: Elaboracin de un manual de procedimientos de Activos Fijos para la
Universidad Tecnolgica Equinoccial Campus Santo Domingo, Ao 2005.
Autores: Patricia Yajaira Almenaba Guerrero.
Resumen: Esta tesis fue creada por dudas del rea Administrativa de la
Universidad Tecnolgica Equinoccial Campus Santo Domingo, al reflejar en los
Estados Financieros un rubro significativo de Activos Fijos, el cual los estudiantes de
esta institucin se ven obligados a buscar procedimientos normativos sencillos y
sistemticos que brinden una correcta orientacin en las actividades de custodia,
administracin, uso, mantenimiento, salvaguardia, registro y control de bienes, con la
10
finalidad de lograr los objetivos de la institucin. Ya que los controles que lleva a
cabo esta institucin no permiten una mejor administracin y control de los recursos.
Director de la Tesis: Ing. Xavier Ortega.
Universidad: Universidad Tecnolgica Equinoccial Campus Santo Domingo.Ciudad
Editorial: Quito.
Tesis Ingeniera en Contabilidad y Auditora CPA
Tema: Implementacin de una Unidad para el Control de bienes en el Hospital de
Especialidades San Juan HOSPIESAJ S.A. de la ciudad de Riobamba.
Autores: rica Maricela Arias Garzn y Ftima Cristina Vidal Ynez.
Resumen: Este proyecto fue desarrollado con la finalidad de una Unidad de Control
de bienes que sirva como instrumento administrativo el cual contribuya a mejorar la
administracin de los Activos Fijos. El cual contendr una serie de normas, polticas
y procedimientos orientados a mejorar el control de bienes de las distintas reas del
hospital. El anlisis y revisin de bienes permitir mejorar el control de inventarios,
permitiendo conocer la existencia de los Activos para prevenir perdidas posteriores y
contribuir a una correcta toma de decisiones.
Director de la Tesis: Ing. Patricio Arguello.
Universidad: Escuela Superior Politcnica del Chimborazo.
Ciudad Editorial: Riobamba.
2.2.
FUNDAMENTACIN TERICA
Sistema De Control Interno

El control interno se define as: Control interno es un proceso, ejecutado por el
consejo de directores, la administracin y otro personal de una entidad, diseado
11
para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecucin de objetivos en

las siguientes categoras:
-
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad en la informacin financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Esta definicin refleja ciertos conceptos fundamentales:

El control interno es un proceso. Constituye un medio para un fin, no un fin en si
mismo. El control interno es ejecutado por personas. No son solamente manuales de
polticas y formas, sino personas en cada nivel de una organizacin.
Del control interno puede esperase que proporciones solamente seguridad
razonable, no seguridad absoluta, a la administracin y al consejo de una entidad. El
control interno esta engranado para la consecucin de objetivos en una o ms
categoras separadas pero interrelacionadas.
Esta definicin de control interno es extensa por dos motivos. En primer lugar, la
manera como la totalidad de los ejecutivos trata puntos de vista diferentes sobre el
control interno en la gestin de sus negocios. De hecho, a menudo ellos hablan en
trminos de control y estn dentro de control.
En segundo, apropia subconjuntos del control interno. Quienes esperan hallar
centros apartados, por ejemplo, en los controles sobre informacin financiera o en
controles relacionados con el acatamiento de leyes y regulaciones. De manera
equivalente, un centro administrado sobre los controles en unidades particulares o
actividades de un ente, pueden sufrir cambios.
Objetivos de un Sistema de Control Interno
Cada entidad tiene su misin, implantando objetivos que anhela alcanzar y las
estrategias que aplicara para conseguirlos. Los objetivos pueden ser un todo para la
entidad, o especficos para los movimientos dentro de la entidad. Aunque algunos
12
objetivos pueden ser determinados para la entidad
otros son grandemente
participados.
Por ejemplo, los objetivos comunes en gran parte de las empresas son la
consecucin de una reputacin positiva dentro del comercio y los interesados
(clientes),
facilitando
estados financieros
confiados
maniobrando
en
el
cumplimiento de las leyes y normas.

Para este estudio, los objetivos se localizan en tres categoras:
-
Operaciones, relacionadas con el eficiente manejo de los recursos en la

empresa.
Informacin financiera, se relaciona con el desarrollo de estados financieros

pblicos confiables.
Cumplimiento, relacionado con el acatamiento de leyes y normas aplicables

por la entidad.
Esta clasificacin se enfatiza en aspectos separados del control interno, tales clases
distintas pero interconectadas (un objetivo particular se puede situar en ms de una
clase) orienta variedad de necesidades y puede ser compromiso directa de
ejecutivos distintos. Esta sistematizacin tambin permite diferenciar lo que se logra
esperar de cada clase de control interno. De un sistema de control interno se puede
esperar que facilite una seguridad prudente para la obtencin de objetivos
relacionados con la confidencialidad de la informacin financiera y con el
acatamiento de leyes y normas.
El cumplimiento de tales objetivos, estn
basados en patrones impuestos por
sectores externos, depende de cmo se desenvuelvan en las actividades dentro del

control de la empresa.
Componentes del Control Interno
El control interno est dividido de cinco componentes interconectados.
13
Proceden de la manera como la administracin gestiona un negocio, y estn

constituidos en el proceso administrativo. A continuacin los 5 componentes:
-
Ambiente de control. Lo propio de cualquier negocio es su gente- sus

particularidades, incluyendo la integridad, y la competencia, valores ticos - y el
ambiente en que se desenvuelve. La gente es la que gua a la empresa y el
fundamento sobre el cual descansan todas las cosas.
Valoracin de riesgos. La entidad debe ser consecuente de los riesgos que

posee y saber enfrentarlos. Debe sealar objetivos, formados con ventas,
produccin, mercadeo, finanzas y otras diligencias de forma que opere
ordenadamente. Tambin debe implantar mecanismos para identificar, estudiar y
gestionar los riesgos en la persecucin de los objetivos de la empresa.
Informacin y comunicacin. Los sistemas de informacin y comunicacin se

interconectan. Contribuyen al personal de la institucin para capturar e
intercambiar la informacin necesaria para trasladar, gestionar e inspeccionar sus
operaciones.
Monitoreo. Se encarga de
monitorear el proceso general, y cree como
necesario efectuar modificaciones. De este modo el sistema puede reaccionar

activamente, variando a medida que las situaciones lo justifiquen. 1
Activos Fijos
Figura 1. Tipos de activos fijos
1MANTILLA, Samuel: Control Interno Informe COSO, Bogot, 2008.
14
Son bienes sujetos a desgaste, a las descomposturas y a los cambios en la

tecnologa.
Los activos fijos tienen en esencia dos caractersticas bsicas. Son bienes y
derechos de la empresa con carcter de permanencia y estn relacionados con el
objeto social del negocio; es decir, con la razn de ser del ente econmico
estudiado.
Por ejemplo, si una empresa se dedica a producir blusas, las mquinas de coser son
consideradas como activos fijos. Al igual que los activos corrientes, este grupo de
activos se divide en varios grupos.
Son tambin aquellos que cumplen las siguientes condiciones:
-
Se usan en el desarrollo de objetivos sociales de la entidad.
No estn destinados para la venta.
Son de una duracin relativamente prolongada.2
Clasificacin De Los Activos Fijos
Depreciables
TANGIBLES
Agotables
No depreciables
Amortizables
INTANGIBLES
No amortizables
Figura 2. Clasificacin de activos fijos
2AMAT, Oriol, y PERRAMON Jordi: Normas Internacionales de Informacin Financiera, Espaa, 2008.
15
Activo fijo tangible

Son aquellos que tienen una configuracin fsica. Por ejemplo: terrenos, edificios,
vehculos, muebles y enseres, maquinarias y equipos.
Activo fijo intangible
Son los que no tienen configuraciones fsicas pero que confieren a su propietario
cierto derecho exclusivo ya sea sobre una patente, marca, derecho de autor, etc.
Depreciables
Es la prdida de valor de un activo fijo por su uso, desgaste natural. Por ejemplo:
edificios, vehculos, muebles y enseres, etc.
No depreciables
Son aquellos que no pierden valor por su uso. Por ejemplo: terreno.
Agotables
Son aquellos que tienen relacin con la riqueza del terreno. Por ejemplo: recursos
naturales, minas, pozos, etc.
Amortizables
Son aquellos que incurren en prdida de valor por las condiciones del mercado o por
obsolescencia tecnolgica de un activo intangible. Por ejemplo: derechos de autor,
obsolescencia de patentes.
No amortizables
Son los que no pierden valor. Por ejemplo: CocaCola.3
Muebles y Enseres
A travs de esta cuenta se manejan los muebles y accesorios que la entidad
econmicamente requiere para cumplir su objetivo. Tal es el caso de escritorios,
sillas, libreros, archivadores, mesas, anaqueles, etc.
-
Valuacin de compra
El mobiliario y equipo de oficina se vala al costo de adquisicin o valor histrico, el

cual comprende tanto el precio de compra pagado, ms los gastos necesarios para
3GRANADOS, Ismael, LATORRE, Leovigildo y RAMREZ, Elbar: Fundamentos, Principios e Introduccin
a la Contabilidad Enfoque Prctico, Colombia, 2008.

16
tener el mobiliario en su lugar y que permitan su funcionamiento, como es el caso de

transportes, seguros, instalaciones, etc.
-
Valuacin de la depreciacin
Si bien el mobiliario y equipo de oficina se vala a su costo de adquisicin, la verdad

es que con el transcurso del tiempo su valor desciende en razn de su uso.
Por otra parte y ante la necesidad y ante la necesidad de recuperar el costo de
adquisicin del mobiliario comprado, a travs de recuperarlo en el precio de venta,
se hace necesario estimar una cantidad anual por concepto de depreciacin, la cual,
por una parte, se considera un egreso del ejercicio contable (gasto de operacin), y
por la otra, se da efecto a dicha depreciacin en el estado de situacin financiera, en
donde se muestra el coto de adquisicin original menos la depreciacin acumulada.
Para valuar estimadamente dicha depreciacin existen diversos mtodos, pero aqu
solo trataremos el ms usual y practico que es mtodo denominado de lnea recta.
Equipos de Oficina
Se puede sealar que un equipo de oficina est compuesto por todas las mquinas y
dispositivos que se requieren para desarrollar una tares de oficina. Por ejemplo:
computadoras, fax, telfono, escner.
Cada uno de estos objetos es indispensable para realizar las tareas del da a da en
el lugar de trabajo. Los equipos de oficina han avanzado tecnolgicamente con el
pasar de los aos antes se efectuaban trabajos en mquinas de escribir ahora se lo
ejecuta en computadoras, en relacin con el lugar de trabajo tambin hubo
modificaciones tanto en su diseo como en su decoracin.
Equipos Mdicos
Los equipos mdicos son muy importantes en todo lo que tiene que ver con el sector
salud, ya que contribuye a diagnosticar el estado en que se encuentra el paciente.
17
El departamento que se encarga de velar y vigilar el buen funcionamiento de estos

bienes mediante toda su vida til es Ingeniera Biomdica, el mismo que lleva a cabo
todo tipo de mantenimientos a los equipos, capacitaciones al personal que se
encarga del manejo de los mismos.4
Manuales, Polticas y Procedimientos
El conocer las polticas de un organismo social proporciona un marco de referencia
en el que se basa toda accin administrativa. Las polticas proporcionan el
antecedente para entender por qu las actividades se hacen en determinada forma.
Un manual de polticas contiene por escrito las guas bsicas para la accin de un
organismo en general o una parte de este. Una poltica no existe en realidad hasta
que este por escrito.
La importancia de un manual de polticas radica en que representa un recurso
tcnico para ayudar a la orientacin del personal.
Puede ayudar a establecer polticas y procedimientos, o proporcionar soluciones
rpidas a los malos entendidos y mostrar cmo puede contribuir el empleado al logro
de los objetivos del organismo. Por otro lado, el manual de polticas libera a los
administradores de tener que repetir informacin, explicaciones o instrucciones
similares.
De lo anteriormente expuesto podemos concluir que en toda accin administrativa la
comunicacin tiene una importancia vital. Y los manuales administrativos constituyen
una herramienta de comunicacin muy importante en el que hacer administrativo. El
manual de polticas se relaciona prcticamente con todos los dems tipos de
manuales y su importancia radica en que puede influir sobre ellos.
Ventajas De Los Manuales De Polticas
1. Las polticas escritas solicitan que los administradores se apoyen en ellos y
establezcan que acciones se tomaran en las diferentes circunstancias.
4 ELIZONDO, Arturo: Proceso Contable Contabilidad del activo y pasivo, Argentina, 2009.
18
2. Brindan un panorama general de accin para varios asuntos, de modo que

solo los asuntos pocos comunes o de improviso necesitaran la atencin de
los altos directivos.
3. Proporcionan un cuadro de accin en el que
el administrador opera
libremente.
4. Permiten asegurar un trato imparcial para todos los funcionarios.
5. Proporcionan seguridad de comunicacin interna en todo nivel.
6. Son principal fuente de conocimiento inicial y claro, para situar en su puesto
a nuevos funcionarios.
7. Proveen el perfeccionamiento de las auditorias administrativas.
Tipos de Manuales de Polticas
Estos manuales pueden clasificarse con base en varios criterios, por ejemplo el rea
de aplicacin, el grado de detalle, el personal al que se dirigen.
Debido a su naturaleza, aun cuando por su utilidad contenga disposiciones con
carcter tcnico, la prctica nos ha enseado a no limitar el uso del manual de
polticas a aspectos administrativos, ya que tambin es una herramienta
indispensable para el personal tcnico.
-
Manuales generales de polticas: Son aquellos que abarcan a todo el

organismo
social.
Incluyendo,
como
elementos
primarios,
aquellas
disposiciones generales con tipo fijo, las cuales cada rea establece en forma
unilateral a efectos de sus propias responsabilidades y autorizada funcional.
-
Manuales especficos de polticas: Son los que se ocupan de una funcin

operacional, un departamento seccin en particular. Se emplean para
enfatizar las polticas bsicas, de un rea especfica, que deben respetarse en
sus labores especializadas.
19
Como su nombre lo indica este manual es un documento manejable, fcil de

constituir y consultar, y permite conocer todos los tipos de actividades que se
desarrollan en los organismos (actividades administrativas y tcnicas).
Contenido Del Manual De Polticas
Un manual solo debe contener los apartados necesarios para alcanzar los objetivos
planteados y para mantener los controles indispensables.
Es muy indispensable tener en claro que un manual de polticas no debe estar
recargado de apartados excesivos que minimicen su valor operativo.
Es decir, se debe caracterizar por su simpleza y profundidad. Pero estos
dos
conceptos adquieren un gran significado cuando se desciende a cada una de los

contextos del organismo social.
Po eso, diremos que es mnima la informacin que se requiere para identificar los
criterios de actuacin y los dispositivos de control que permita identificar las
actividades ms complicadas.
De lo anterior se puede comprender lo difcil que es determinar una formula nica
que comprenda los elementos que deben presentarse en el contenido de este tipo
de manual.
Sin embargo, la prctica y la experiencia muestran que la siguiente serie de
elementos deben aparecer siempre en todos los manuales:
1. ndice.
2. Introduccin.
-
Objetivos del manual
Alcance
Cmo usar el manual
Revisiones y recomendaciones
3. Organigrama.
20
4. Declaracin de polticas.5
Excepciones a una Poltica
Una poltica se implementa para ser aplicada en un 90-95% de los casos. El otro 510% permite atender casos especiales.
Una poltica debe ser firme y tambin flexible, de lo contrario querer aplicarla en el
100% de los casos ocasionara en la entidad una rigidez absoluta.
Las personas autorizadas para efectuar excepciones deben ser de nivel jerrquico
superior, y dependiendo del tipo de polticas podr ser utilizada por el gerente o
director general de la entidad.
Toda poltica por definicin debe contemplar quien y en qu casos puede autorizar
una excepcin Lo que busca una poltica es cumplir con el objetivo por la que fue
diseada. La poltica es un medio para alcanzar un fin.6
Manual de Procesos
Figura 3. Proceso de una entidad
El manual de procesos es un documento en el cual se describe el conjunto de

procesos que posee la entidad en las diferentes actividades y tareas que realiza, un
departamento o la institucin toda.
5 RODRGUEZ, Joaqun: Cmo elaborar y usar los Manuales Administrativos, Mxico, 2009.
6 LVAREZ, Martin: Manual para elaborar Manuales de Polticas y Procedimientos, Mxico, 2008.
21
Objetivos del Manual de Procesos

-
Servir de gua en la ejecucin de las diferentes actividades y tareas

efectuadas por los funcionarios de la entidad.
Brindar un servicio ms eficiente.
Mejorar la utilizacin de los recursos fsicos, humanos y financieros.
Implantar igualdad en el trabajo por parte de los diferentes funcionarios.
Evitar todo tipo de improvisacin en las labores cotidianas.
Contribuir a orientar al personal nuevo.
Proveer supervisin y evaluacin de todas las labores.
Suministrar informacin a la empresa a referente a la marcha de los procesos.
Evitar disputas sobre normas, procesos y actividades.
Facilitar la orientacin y atencin al cliente externo.
Establecer elementos de consulta, orientacin y entrenamiento al personal.
Servir como punto de referencia para las actividades de control interno y

auditora.
Ser la memoria de la institucin.
Caractersticas del Manual de Procesos

Los manuales de procesos deben reunir algunas caractersticas, que se pueden
resumir as:
-
Satisfacer las necesidades reales de la institucin.
Contar con instrumentos apropiados de uso, manejo y conservacin de

procesos.
Facilitar los trmites mediante una adecuada diagramacin.
Redaccin breve, simplificada y comprensible.
Facilitar su uso al cliente interno y externo.
Ser lo suficientemente flexible para cubrir diversas situaciones.
Tener una revisin y actualizacin continuas.
Es conveniente recalcar que un manual de procesos representa el paso a paso de

las actividades y tareas que debe realizar un funcionario o una organizacin.
22
El manual de procesos no debe confundirse con un manual de funciones, que es el

conjunto de actividades propias a un cargo para determinar niveles de autoridad
responsabilidad. As mismo, no es un manual de normas agrupadas en reglamentos
que constituyen el conjunto de disposiciones generales, leyes, cdigos, estatutos,
que conforman la base jurdica de la organizacin.
Estructura del Manual de Procesos
A continuacin se describen los componentes de un manual de procesos, con el fin
de contar con una gua prctica que permita elaborar este documento en una forma
unificada. Los elementos a tener en cuenta son:
-
Portada
Acta o resolucin de aprobacin
Misin de la institucin
Marco legal
Funciones del rea de la institucin
Organigrama
Proceso del rea o de la institucin
Simbologa
Indicadores de gestin
Anexos (graficas, formulas, ejemplos, etc.)7
Definicin de Formato o Registro
Figura 4. Formato de requisicin de materiales

7 MEJIA, Braulio: Gerencia de procesos para la organizacin y el control interno de empresas de
salud, Colombia, 2007.

23
Un registro es una descripcin de un objeto, persona, grupo de personas, eventos o

cualquier otra entidad, que consiste en datos ingresados en un conjunto de campos.
Dicho de otro modo, un formato que ha sido completado constituye un
registro.Tambin podemos decir que un registro es un conjunto de campos.
Tipos de Formatos o Registros en el rea de Activos Fijos
A continuacin detallaremos los registros utilizados en el rea de activos fijos los
mismos que respaldan una tarea efectuada.
-
Autorizacin de salida de bienes
Acta de entrega recepcin de bienes por tramite de garantas
Acta de entrega recepcin de bienes por cambio de custodio
Acta de entrega recepcin de bienes
Acta de control sorpresivo de bienes
Acta de constatacin fsica de bienes
Reporte de ingresos de activos fijos
Cuadro de depreciacin
Solicitud para dar de baja a un activo fijo8
Obsolescencia de Activos Fijos
Figura 5. Activo obsoleto
La obsolescencia de activos fijos se presenta cuando un activo fijo se retira, no

porque se haya desgastado, sino porque resulta anticuado debido a nuevas
invenciones, mejoras tcnicas, etc.
8 CHACN, Lucia: Automatizacin de la Biblioteca, Costa Rica, 2009.
24
La carencia se presenta cuando el activo fijo no puede cubrir el servicio exigido ms

adelante. Por ejemplo una fbrica tiene una equipo cuyo rendimiento es de 1500
artculos/ hora, el cual resulta suficiente en el actual momento.
Un ao despus aumentan las necesidades de produccin y la fbrica requiere un
nuevo equipo con un rendimiento mnimo de 4000 artculos/hora. La mquina no
est desgastada no obsoleta, pero su vida til ha terminado ya que es incapaz de
satisfacer las necesidades de la empresa.
Factor Efectivo de Depreciacin
Es aquel que acta primero para acabar la vida til del activo. As, si una maquinaria
podra durar 10 aos antes de desgastarse, pero ser obsoleta en 5 aos, se toma
como factor efectivo de depreciacin la obsolescencia y el periodo de 5 aos deber
usarse para los clculos.
Al terminar la vida til de un activo fijo este se sustituye, invirtiendo en ello cierta
cantidad de dinero, lo cual produce un gasto denominado costo de reemplazo.
Para llevar a cabo el reemplazo del activo es indispensable crear un fondo para
contar con los recursos necesarios para sustituir dicho activo.
Este, llamado fondo de reserva para depreciacin, se da separando peridicamente
cierta cantidad de dinero de las utilidades de la entidad.9
Bajas de Activos Fijos
En el caso de estos bienes, cuando se encuentran deteriorados o ya no operan de la
misma forma como cuando se adquiri el bien, se procede a venderlos, donarlos,
desecharlos y en algunos casos a intercambiarlos por otros de mejor rendimiento.
Al contabilizar la baja de un activo fijo se deber eliminar de los libros contables
tanto el valor del activo como su depreciacin acumulada.
1. Se adquiere una ganancia.
9 CORPORACIN DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES, HEREDERO Antonio: Ley del Rgimen Tributario
Interno, Ecuador, 2011.

25
2. Genera una prdida.

3. No se ocasiona ganancia ni prdida.
Las frmulas para establecer la ganancia o prdida que se efectan en la
cancelacin de un activo fijo, son las siguientes: Costo depreciacin acumulada =
valor en libros Valor de venta > valor en libros = ganancia Valor de venta < valor en
libros = prdida Valor de venta = valor en libros = ventas al costo.
Por lo comn, los activos fijos se venden o desechan durante el periodo contable,
por tanto, se realizara un ajuste a la depreciacin acumulada con el propsito de
actualizar el saldo total. 10
Depreciaciones
Figura 6. Depreciacin
La depreciacin es la prdida del valor de un activo fsico (edificios, maquinarias,

muebles, etc.) con motivo de uso. Para prevenir la necesidad de reemplazo de un
determinado activo al fin de su vida til, ser necesario traspasar cada ao una parte
de las utilidades de una empresa a un fondo especial llamado "fondo para
depreciacin", " reserva de depreciacin" o " depreciacin acumulada". De este
modo, las contrapartidas de la reserva sern gastos o cargos por depreciacin.
Causas para la Depreciacin
La disminucin del valor de los bienes de capital puede ser motivada por diferentes
causas, entre las que podemos sealar las siguientes:
1. Fsicas. Son las que provienen del funcionamiento propio de los bienes tales
como desgaste. Tambin pueden considerarse, en este grupo, las acciones
10 GARCA, Celeste: Contabilidad Avanzada, Ecuador, 2010.
26
de agentes fsicos externos, como la accin del tiempo, clima, corrosin,

humedad, lluvia, etc.
2. Funcionales. Son aquellos que provienen de la insuficiencia y la
obsolescencia de las necesidades del mercado, en cuyo caso ser necesario
reemplazar los equipos por otros de mayor capacidad de produccin. Sucede
un caso similar en la obsolescencia o envejecimiento prematuro de un bien a
causa de los perfeccionamientos tcnicos y de los progresos cientficos que
traen nuevos equipos con mayor capacidad de trabajo u otros refinamientos
que aumentan su productividad.
Clasificacin de Mtodos de Depreciacin
El siguiente esquema resume las definiciones indicadas y los principales mtodos
que lo integran.
a) Plan de cuotas constantes
1. Mtodo de lnea recta
2. Mtodo del fondo amortizante o fondo de reposicin
3. Mtodo de las horas de trabajo, unidades producidas o km recorridos.
b) Plan de cuotas decrecientes
4. Mtodo de la tasa fija sobre base variable
5. Mtodo de la tasa variable sobre base fija
c) Plan de cuotas crecientes
6. Mtodo de Kuntzle
7. Mtodo de cuotas crecientes en progresin aritmtica
8. Mtodo de cuotas crecientes en progresin geomtrica
27
Depreciacin con Revaluacin de Activos

En economa con fuerte influencia de procesos inflacionarios, los valores de los
activos pierden valor no solo por la natural depreciacin sino- especialmente- por
efectos de la inflacin.
En estos casos, los gobiernos dictan medidas de revaluacin de activos y fijan
peridicamente porcentajes de aumento del valor en libros de dichos activos (fijos o
duraderos, tales como edificios, muebles y enseres, instalaciones sujetas a
depreciacin y otros).
Cuando se dictan estas medidas, es necesario hacer ajustes en las inversiones de
activos y sus correspondientes reservas o cuentas de depreciacin acumulada.11
La Vida til de Activos
Cuadro 1. Porcentajes de Depreciacin
NOMBRE DEL ACTIVO
% DEP.
AOS VIDA
ANUAL
TIL
Edificio
5%
20
Vehculo
20%
Mueble y enseres
10%
10
Equipo de oficina
10%
10
Equipo de computacin
20%
Equipo y maquinaria
20%
10
Otros activos fijos
10%
10
Fuente: Servicio de Rentas Internas 2012.
La vida til de los activos se limita por su desgaste fsico, ya sea uso, en el
transcurso del tiempo o por los avances tecnolgicos que pueden convertirlos en
obsoletos.
11 PURUNCAJAS, Marcos: NIIF casos prcticos, Ecuador, 2011.
28
Para determinar la vida til de un activo se recurre en primera instancia a su vida

fsica, afectndola por la dinmica de la tecnologa y por la expectativa del periodo o
nmero de aos en que se pretende recuperar su inversin.
Algunos activos fijos al final de su vida til pueden ser realizados por un valor
residual. Este valor se define como valor de salvamento. 12
Revisin de la Vida til de los Activos Fijos
La vida til de los activos fijos deber ser inspeccionada peridicamente, debido a
que en el transcurso del tiempo puede pasar que la vida til del bien sea la
inapropiada.
Por ejemplo, la vida til de un bien puede ser alargada por gastos relacionado con el
activo que mejoran su condicin ms all de su estndar de financiamiento
originalmente valorado, otro caso sera los avances tecnolgicos disminuyendo su
vida til, ajustando para el periodo actual y futuro su vida til y tasa de
depreciacin.13
Responsables de los Activos Fijos
Siempre se pens que la responsabilidad fsica de los activos fijos deba llevarla el
departamento contable quien no respondi a la importancia que tiene un control de
los mismos, limitndose a un registro contable global de adquisiciones y de
depreciaciones.
Hoy en da el avance de los negocios hace que el control de los activos fijos salga
de su destino solo contable y pase a la gerencia administrativa, la misma que estar
encargada de un control fsico y contable de los mismos, lo cual con ello podr:
Debido a que los activos fijos se mantienen en nombre de los dueos de los activos,
los usuarios de los activos y la sociedad, se puede decir que los funcionarios de
mantenimiento son los custodios de los activos fijos.
12 BARAJAS, Alberto: Finanzas para no financistas, Colombia, 2009.

13MOLINA, Antonio: Contabilidad de Costos, Costa Rica, 2008.
29
Los responsables de los activos fijos debern mantener una proteccin adecuada
sobre los activo de la entidad, cabe mencionar que todos los activos fijos deben ser
considerados y tener un propietario asignado.
-
Tener en control del activo fijo en su lugar de destino y determinar a una

persona para la custodia del mismo.
Calcular mejor los precios de venta por servicio o producto, pues sus costos
de depreciacin al estar focalizados se pueden delegar a cada producto.
Conocer el estado real y actual de los activos fijos.
Conocer la necesidad de inversin que posee la empresa de los activos fijos

para iniciar o continuar una operacin sin dificultades.14
Mantenimiento y Reparacin de Activos Fijos

A lo largo de la vida til de un bien se suelen efectuar desembolsos por diferentes
motivos relacionados con los mismos, el problema contable que presentan estos
gastos es si se deben o no incluir estas cantidades como parte del costo del activo o
solo se los debe considerar como un gasto del periodo.
La regla general indica que deben ser activados todos aquellos gastos relacionados
con el activo fijo que incrementen los beneficios futuros del mismo.
Estos beneficios pueden ser por un aumento de vida til, por una mejora sustancial
en la calidad de los productos manufacturados por el activo, por una disminucin en
los costos de operacin o por un incremento de la capacidad productiva.
A continuacin daremos a conocer algunas de las principales situaciones sobre
estos gastos:
Reparaciones y Mantenimiento: comprenden aquellos desembolsos que no
amplan la capacidad o eficiencia del activo y que simplemente mantienen el activo
en su condicin original o lo restablecen para que trabaje correctamente. Por
ejemplo: la reparacin de un choque, el
cambio de llantas, la pintada de un
14MEZA, Carlos: Contabilidad anlisis de cuentas, Costa Rica, 2008.
30
automvil, en este caso los desembolsos debern ser cargados a los gastos contra
los resultados del periodo en que se realiz la operacin.
Reparaciones Extraordinarias: comprende aquellas reparaciones que no se
efectan de manera frecuente y que implican por lo general un desembolso
significativo, incrementando el valor de uso o la vida til del activo.
Por ejemplo: la renovacin del sistema elctrico de una planta, el desage se un
edificio o el cambio de motor de un vehculo.
Estas reparaciones deben ser asignadas al costo del activo, aumentando el valor
neto del activo y debe ser depreciado de acuerdo a sus aos de vida til. Adiciones:
estas representan activos nuevos que se incorporan al activo original. Por ejemplo:
la construccin de un departamento en una institucin, o la construccin de pisos
agregados para un edificio.
En este caso estos costos de la misma manera debern ser reflejados en el costo
original del activo.
Mejoras y Reemplazos: representan el reemplazo de cualquiera de las partes del
activo original por otro que aumente su beneficio.
La mejora es un desembolso originado por el reemplazo del activo original por uno
mejor que acelere la capacidad o rendimiento de un activo, aumentando su vida til.
Por ejemplo: la sustitucin
de
un motor gasolinero por uno petrolero de un
automvil es considerado una mejora. 15

Adquisicin de un Activo Fijo
La adquisicin de un activo fijo es una inversin que efecta la empresa, y por lo
cual es distinto de un gasto ya que esta contribuir a q la empresa se mantenga en
marcha.
Un ejemplo de esta diferencia es la adquisicin de una vivienda (inversin) o la
realizacin de un viaje (gasto).
15CHONG, Esteban: Contabilidad intermedia Tomo I estados financieros y cuentas del activo,
Mxico, 2010.
31
Mientras que los gastos de la empresa se reflejan en el estado de prdidas y

ganancias o de resultados, las inversiones se reflejan en el balance general sin que
afecten la cuenta de resultados
Calculo del Costo de Adquisicin de los Activos Fijos
El costo de un activo fijo est compuesto por el costo de adquisicin que se
encuentra en la factura entregada por el proveedor mas todos los gastos que se
requiere para adquirir este activo en la entidad y operando debidamente tales como:
seguros, fletes, impuestos, etc. que produzcan las pruebas iniciales y todos los
costos adicionales que causen (cableado elctrico, reforzamiento del piso, etc.)
Si se trata de un edificio construido por la empresa, este incluye todos los costos de
construccin, el valor de los planos, servicios, honorarios, etc.
Si fue necesario financiarse por medio de un prstamo para construir el edificio, los
intereses que se paguen en el periodo de construccin tambin se cargan al edificio.
Es importante hacer notar que el costo de adquisicin de un activo fijo es el precio
que se paga por ste, independientemente de la lista del proveedor.
Haya que aclarar que si se adquieren varios activos a un precio total sin especificar
el costo total de stos, se deber distribuir el costo total entre los diferentes activos
comprados, de acuerdo al valor relativo de cada uno de ellos obtenido de un avalo
realizado por profesionales independientes (peritos).
Registro de la Compra de Activos Fijos
Cuando se obtiene un activo fijo, una vez deducido su costo total, ste se deber
ingresar en una cuenta genrica denominada cuenta mayor. Dicha cuenta debe
poseer un registro auxiliar llamado mayor auxiliar, el cual tendr una tarjeta para
cada activo que se adquiere, registrando su costo y su depreciacin. La suma del
registro auxiliar o del mayor auxiliar debe ser similar al valor de la cuenta mayor.
Ejemplificando lo anterior, si compramos una computadora marca LG y luego compramos un
escritorio tipo presidente ambos activos se registran en la cuenta llamada Mobiliario y
Equipo de Oficina y se abrirn dos folios auxiliares uno para cada activo, incluyendo toda la
informacin necesaria como su costo, aos de vida til, proveedor, localizacin, etc.16
16RESTREPO, Luis: Base Terica Contable, Ecuador, 2008.
32
Identificacin y Ubicacin Fsica de Bienes

Para un adecuado manejo de los bienes que forman parte de la propiedad de la
institucin, es necesario que al momento de su incorporacin, sean plenamente
identificados y se establezca en la documentacin de respaldo as como en los
Registros del Sistema su ubicacin exacta; lo cual permite que el control de los
bienes sea ms fcil y efectivo.
La identificacin de los bienes aprueba que se diferencien unos de otros y se pueda
as establecer responsabilidad acerca de su custodio, a ms de permitir implantar
medidas de cuidado y control sobre ellos. Esta identificacin es posible gracias a la
generacin de cdigos numricos, as como el manejo de Cdigos de Barras que
admitan en el futuro llevar a cabo constataciones fsicas en las cuales se compruebe
el estado de los bienes y su ubicacin actual.
El cdigo de cada uno de los bienes, es generado por parte del Sistema Informtico,
mismo que responde al secuencial de bienes, distinguindolos por grupos de
activos. Una vez generado el cdigo del bien es necesario que el responsable de
Activos Fijos se encargue de generar mediante aplicaciones externas, generar la
identificacin mediante Cdigos de Barras, para proceder a la impresin de etiquetas
a ser colocadas en una parte visible del bien.
Dichas etiquetas deben mantener la funcionalidad de lectura mediante el dispositivo
lector de cdigo de barras y generar de manera sencilla reportes de constatacin.
La ubicacin fsica de los bienes, una vez identificado y codificado el bien, deber
responder a criterios de:
-
Funcionalidad: Los bienes incorporados a la gestin de los miembros de la

Institucin debern ser ubicados de manera funcional, es decir, permitiendo
facilidades de uso y satisfaccin de necesidades del mayor nmero de
personas que requiera de su uso en el caso de bienes de uso general o
comn en cada una de las reas.
Seguimiento de especificaciones tcnicas: Los bienes debern ser

ubicados de tal forma que cumplan con las condiciones establecidas por el
33
fabricante, para cubrir aspectos de proteccin de bienes como: capacidad

elctrica, temperatura ambiental, exposicin o elementos qumicos, etc.
-
Adecuamiento de espacios: En el caso especial de bienes de uso mdico,

ser necesario que personal especializado interno de la Institucin verifique
caractersticas que mejoren la seguridad y resguardo de los bienes
atendiendo a facilidad de acceso de pacientes y proteccin fsica de los
mismos, si es necesario efectuar adecuaciones en el inmueble, estas debern
ser llevadas a cabo previo a la instalacin de los bienes, con lo cual se
consigue garantizar el perfecto desempeo operacional.
Codificacin
Definicin.- Codificar es sinnima de transformar algunos datos a una nueva
representacin preestablecida.
Una definicin amplia de codificar se podra formular como una meticulosa e
indispensable operacin previa al tratamiento de la informacin, que tiene por objeto,
pasar de una forma literaria, normal mente extensa, a una forma condesada y
normalizada.
Para codificar en procesos de gestin se emplean regular mente los nmeros,
aunque la codificacin alfanumrica, combinaciones de letras y nmeros, no es rara.
Ahora bien, debemos tener en cuenta que la captura de cdigos numricos,
realizada con el teclado numrico o de importes, es mucho ms rpida que la realiza
con el teclado de mquina de escribir, el cual tendramos que emplear cuando los
cdigos fueran alfanumricos.
Internamente el ordenador trabaja con valores de unos y ceros con los que se
configura el sistema de numeracin binario, el ms sencillo posible; no obstante se
emplean otros, por lo cual es conveniente recordar que se entiende por sistema de
numeracin y hacer algunas declaraciones sobre los que son de nuestro inters.
Sistema de Numeracin
Quizs, cuando el hombre an no haba desarrollado el mtodo para contar, sus
primeros nmeros fueron uno, algo y mucho. Al principio el sistema era unitario,
34
representndose las distintas cantidades con los dedos. Piedras, palos, marcas etc.
Estos antiguos sistemas de numeracin estaban basados en dos principios, a saber:
1. Cada unidad representaba solo un objeto.
2. Solo os estados podan ser representados; un objeto exista o no.
Al desarrollar la sociedad, las necesidades aumentaban, resultando inadecuados
estos simples sistemas de representacin de datos, idendose diferentes mtodos
para contar.
En todo proceso de datos debern realizar operaciones con nmeros, los cuales
pueden representarse en diversos sistemas de numeracin. Cada sistema se
diferenciara por su base; sabiendo que la base de todo sistema de numeracin ser
igual al nmero de smbolos distintos utilizados para la representacin de las
cantidades del mismo.
Las cantidades en cada sistema de vendrn configuradas por una serie de los
smbolos que se emplean, cuyos valores estarn determinados por la posicin que
ocupan, siendo estos valores los de las potencias crecientes, de derecha a
izquierda, de la base, empezando por la potencia de exponente cero.17
Cdigo de barras
El cdigo de barras s muy empleado en supermercados y almacenes, en donde los
artculos lo traen incorporado de tal modo que sea fcil pasar un dispositivo que
permita leerlo y despus de codificado mandarlo a alguna computadora.
Existen varios sistemas de cdigo de barras, todos ellos estn basados en la
diferencia que hay entre la cantidad de luz reflejada sobre partes blancas y partes
negras de un impreso con segmentos paralelos.
Un sistema de barras es el dos de cinco. Cada digito es representado por cinco
barras, dos de las cuales son ms anchas que las otras tres. Una barra delgada es
un digito binario 0 y una gruesa es un 1. La barra gruesa tiene una anchura tres
veces mayor que la delgada.
17 EZEQUIEL PARDO Clemente, Microinformtica de gestin, Ecuador, 2011.
35
Siempre deben aparecer dos barras anchas como medida de proteccin para evitar
errores. La posicin de las lneas anchas determina el digito.
El cdigo de barras universal (Universal Product Code) utilizados barras de igual

ancho: una barra es blanca y representa un cero, y la otra es negra y representa un
uno. Combinando barras blancas y negras se logra representar un digito. Las barras
no estn separadas, as que una sucesin de unos da la sensacin de formar una
barra ms ancha que la barra de un solo uno. En realidad se habla de mdulos del
mismo ancho que pueden ser claros u obscuras (o dos colores contrastes) que
forman al combinarse barras claras u obscuras de distinto ancho.
En Europa se utiliza el European Article Numbering (EAN) que emplea un cdigo de
trece dgitos. Por ejemplo un libro est formado por trece dgitos que indican que es
un libro (el valor es 978), despus el ISBN de nueve dgitos, y el digito de control. El
ISBN, propio de un determinado libro identifica el idioma, el editor, y la obra.
Para el comercio se emplean cdigos de barras que trabajan con doce dgitos (el
primer digito no se simboliza por medo de barras), de los cuales cinco identifican el
producto, cinco el fabricante y uno alguna caracterstica especial; el restante sirve de
control de los otros once. En este EAN-13 el primer digito no simboliza con barras,
varia de pas, por ejemplo Espaa tiene un 8 y Mxico un 7.
Los doce dgitos restantes se dividen en dos grupos separados por cinco mdulos:
claro, obscuros, claro, obscuro y claro. Se empieza y se termina por 3 mdulos:
obscuro, claro, obscuro. Cada digito puede ser representado por tres juegos de
cdigos: A, B y C.18
Donde Aparecen los Cdigos de Barras
Los cdigos de barras surgen tpicamente en las etiquetas de los productos, en las
pulseras de identificacin de pacientes en los hospitales y en casi todo tipo de
sistema de inventario. Los cdigos de barra son como metacdigos o cdigos que
codifican cdigos, ya que surgen como una serie de bandas estrechas y anchas en
18 ARRANZ RAMONET Antonio, Administracin de datos y archivos por computadora; Editorial:
Grupo Noriega; ecuador, segunda edicin 2007.

36
una etiqueta que recopila nmeros o letras. Estos smbolos a su vez poseen paso a
datos del producto recopilados en la memoria del computador. Un rayo de luz de un
escner o una pluma ptica pasa por las diferentes bandas en la etiqueta para
reafirmar o registrar los datos sobre el producto o escanear.
Una etiqueta que se cataloga por medio de cdigo de barras, incluye los siguientes
elementos de codificacin para un producto en particular o vveres; el nmero de
identificacin del productor, el nmero de identificacin del producto, un digito para
verificar la exactitud del estndar y cdigos para grabar el principio y fin del estndar.
La codificacin de barras brinda un grado considerablemente alto de precisin para
el ingreso de datos. Economiza costos de mano de obra para minoristas ya que cada
artculo no deber ser registrado de manera individual.
Adems accede a capturar automticamente datos que se pueden manejar para
resurtir el almacn, permite registrar con mejor precisin el inventario y proveer de
productos a futuro.
Las variaciones en los precios de venta y en el significado de los cdigos de barras
se implantan en el procesador cntrico, de manera que se ahorra tiempo en marcar
de manera individual numerosos productos.19
El Cdigo de Barras como Estrategias
Producto de una misma lnea, los requerimientos y preferencia del pblico
consumidor, la exigencia de un mayor control de inventarios, etc.
Demandaba la necesidad especfica de un mayor control de los productos, tanto en
el punto de venta como en la distribucin. Esto es, se requera de una etiquetacin
que sirviera como instrumento de administracin de mercadera.
Surgen as diversos sistemas automatizados de comunicacin; dentro de todos ellos,
el llamado bar code o cdigo de barras es el que mayores ventajas ofrece tanto al
sector comercial como industrial.
19 E. KENDALL, Kenneth y E. KENDALL Julie, Anlisis y diseo de sistemas, Sexta edicin; editorial:
Pearson, ecuador, 2009.

37
El cdigo de barras nace en 1970 en estados unidos.

El denominado sistema americano se constituye de doce dgitos, ya que maneja
exclusivamente un identificador de fabricantes y no de producto.
Aos ms tarde, en 17, en europea se decide igualmente adoptar un sistema. Se
procede entonces a aadir un nmero ms al cdigo a fin de definir el pas de donde
procede el producto.
Este sistema europeo trasciende las fronteras y es adoptado en forma simultnea
por Japn, Australia y Latinoamrica.
2.2.1. MARCO LEGAL
Normas Internacionales de Informacin Financiera
NIC 36: Deterioro en el Valor De Activos
Objetivo.
El objetivo de este captulo consiste en establecer los procedimientos que una
entidad aplicara para asegurarse de que sus activos estn contabilizados por un
monto que no sea superior a su valor recuperable.
Un activo estar contabilizado por encima de su valor Recuperable cuando su Valor
segn Libros no exceda el monto que se pueda recuperar del mismo a travs de su
utilizacin o de su venta.
Si este fuera el caso, el activo se presentara como deteriorado, exigiendo la NIC 36
que la entidad reconozca una perdida por deterioro del valor de ese activo.
Identificacin de un Activo que Podra estar Deteriorado
En este prrafo detallaremos cuando se debe determinar el Valor Recuperable. Se
utiliza el trmino activo, pero es aplicable tanto aun activo considerado
individualmente como a una unidad generadora de efectivo.
Una Unidad Generadora de Efectivo (UGE) es el grupo identificable de activos
ms pequeo que genera entradas de efectivo que sean, en buena medida,
independientes de los flujos de efectivos derivados de otros activos o grupos (sobre
los UGE nos explayaremos ms delante de este captulo).
38
En trminos habituales, se deteriorara el valor de un activo cuando su Valor segn

Libros exceda a su Valor Recuperable. Por ello, la empresa evaluara, en cada fecha
de cierre del Estado de Situacin Financiera, si posee algn tipo de deterioro de
algn activo. Si existiera este indicio, la empresa evaluara el Valor Recuperable del
bien.
Con individualidad de la presencia de cualquier indicio de deterioro del valor, la
empresa tambin:
a) Evidenciara anualmente el deterioro del valor de cada bien intangible con una
vida til indeterminada, as como de los activos intangibles que an no estn
disponibles para su manejo, confrontando su importe en libros con el
recuperable. Esta comprobacin del deterioro del valor puede realizarse en
cualquier momento dentro del periodo contable, siempre y cuando se gener
en la misma fecha cada ao. La verificacin del deterioro del valor de los
activos intangibles diferentes pueden efectuarse en diferentes fechas. Por
consiguiente, si un bien intangible hubiese sido reconocido inicialmente
durante el ejercicio anual, se demostrara el deterioro de su valor antes de que
finiquite el mismo.
b) Comprobara anualmente el deterioro del valor de la plusvala (Goodwill)
Adquirido en una combinacin de negocios.
Al evaluar si existe algn indicio de que el valor del activo puede haberse
deteriorado, la entidad considerara, como mnimo, los siguientes extremos:
Fuentes externas de informacin
a) El valor de mercado del bien durante el ejercicio, se ha degradado de manera
significativa con el paso del tiempo o de acuerdo a su uso.
b) Durante el ejercicio, ha tenido lugar, o va a tener lugar en un futuro inmediato,
variaciones significativas con un acontecimiento adverso sobre la empresa,
relativo al entorno legal, econmico, tecnolgico o de mercado en los que se
encuentra operando, o bien en el mercado al que est destinado el bien.
c) Durante el ejercicio, los tipos de inters de mercado, u otros tipos de
mercado, han tenido incrementos que posiblemente afecten al tipo de
39
descuento utilizado para deducir el Valor del Uso del bien, de forma que
reduzca su importe reversible de forma especfica.
d) El importe en libros de los activos netos de la empresa, es mayor que su
capitalizacin negociable.
e) Se dispone de convencimiento sobre la obsolescencia o deterioro fsico de un
bien o denominado tambin activo fijo.
f) En el ejercicio han obtenido lugar, o se espera que tengan variaciones
significativas en la transcendencia o el uso del activo o bien, que afectaran de
manera desfavorable a la organizacin. Estas variaciones incluyen el hecho
de que el activo este inactivo o inhabilitado, interrupcin o restructuracin de
la actividad a la que corresponde el bien, planes de enajenamiento o prctica
por otra ruta del activo antes de la fecha pronosticada, y la reconsideracin de
la vida til de un activo considerado anteriormente como infinita.
g) Se dispone de evidencia originario de informes internos, que muestra que la
eficiencia econmica del bien va a ser desfavorable.
Medicin del importe recuperable
Costo aprovechable de un activo o de una unidad productora de efectivo es el ms
alto entre su costo razonable menos los costos de disposicin y su valor en uso. No
siempre es preciso precisar el costo razonable del activo menos los costos de
disposicin y su costo en uso. Si cualquiera de esos importes sobrepasa al costo en
libros del activo, este no habra tenido un deterioro de su valor y, no sera preciso
considerar el otro importe.
Costo razonable es el precio que se dara por vender un activo o que se contribuira
por trasladar un pasivo en una transaccin establecida entre participantes de
mercado en la fecha del clculo.
Costo de disposicin son los costos incrementales directamente atribuibles a la
disposicin de un activo o unidad productora de efectivo, eliminando los costos
financieros y los impuestos a los ingresos.
Valor en uso es el valor actual de los flujos futuros de efectivo valorados que se
espera adquirir de un activo o unidad causante de efectivo.
40
Los siguientes elementos deben mostrarse en el clculo del valor en uso de un

activo:
(a) una apreciacin de los flujos de efectivos futuros que la empresa aguarda tener
del activo;
(b) las perspectivas sobre posibles variaciones en el importe o en la distribucin
temporal de dichos flujos de efectivo futuros;
(c) el valor provisional del dinero, representado por la tasa de inters de mercado sin
peligro;
(d) el costo por la presencia de inseguridad congnita en el activo fijo; y
Las valoraciones de los flujos de efectivos futuros contendrn:
(a) influencias de ingresos de dinero originarias del manejo continuado del activo;
(b) proyecciones de salidas de dinero en las que sean necesario incidir para concebir
las entradas de dinero por el uso continuo del activo (incluso, en su caso, los pagos
que sean obligatorios para preparar al activo para su uso), y puedan ser atribuidas
directamente, o distribuidas segn una base prudente y similar, a dicho activo; y
(c) los flujos netos de efectivo que, en su caso, se pagaran por la venta o
disposicin por otra ruta del activo, al trmino de su vida til.
Los flujos de efectivo futuros se apreciarn, para el activo, tomando en cuenta su
etapa actual. Estas valoraciones no contendrn entradas o salidas de efectivo
futuras que se aguarda que nazcan de:
(a) una implementacin futura en la que la empresa no se ha comprometido aun;
(b) mejoras o aumentos de ganancia de los activos fijos.
Las apreciaciones de los flujos de efectivos futuros no contendrn:
(a) entradas o salidas de efectivo por movimientos de financiamiento; o
(b) recaudaciones o desembolsos por el impuesto a las utilidades.
41
Reconocimiento y medicin de la prdida por deterioro del valor

El costo en libros de un activo se minimizar hasta que obtenga su valor recuperable
si, y slo si, este valor recuperable es menor al valor en libros.
Esta minimizacin se llamara prdida por deterioro del valor.
Dicha prdida se mostrar rpidamente en el efecto del perodo, a menos que dicho
activo se registre por su valor revaluado como se lo hace en otra Nic (Nic 16). Si
existe algn quebranto de este tipo, en los activos revaluados, se conocer como un
decremento de la revaluacin generada de acuerdo con esa otra Norma.
Se registrar una prdida de esta de una unidad generadora de dinero (el grupo
reducido de unidades generadoras de efectivo al que se ha comercializado la
plusvala o los activos usuales de la empresa) y solo si, su costo redimible fuera
menos que el valor en libros de la unidad (es).
El desgaste por deterioro del valor se comercializar, para minimizar el valor en
libros de los activos que acomodan la unidad(es), en el siguiente orden:
(a) se minimizar el valor en libros de cualquier plusvala distribuida a la unidad
generadora de efectivo(es); y
(b) a los otros activos de la unidad(es) distribuyendo en funcin del valor en libros de
cada uno de los activos de la unidad(es).
Una empresa no minimizar el valor en libros de un activo por debajo del mayor de
los valores a continuacin:
(a) el costo razonable menos los costos de venta (si se lograse establecer);
(b) el costo en uso (si se lograse establecer); y
El costo de la prdida por deterioro del precio que no logre ser comercializada al
activo en materia, se compartir distribuyendo entre los otros activos que conformen
la unidad(es).
42
NIC 38 ACTIVOS INTANGIBLES

Objetivo
El objetivo de esta Norma es determinar el procedimiento contable de los activos
intangibles que no estn examinados concretamente en otra Norma.
Esta Norma pretende que las empresas reconozcan un activo intangible si, y slo si,
se cumplen unos criterios. Esta norma adems especifica cmo establecer el valor
en libros de los activos intangibles, y pide revelar informacin concreta sobre estos
activos.
Un activo intangible es un activo reconocible, de forma no financiera y sin aspecto
fsico.
Reconocimiento y Medicin
La afirmacin de una partida como activo intangible requiere, para la empresa,
expresar que el elemento en cuestin cumple:
(a) la ilustracin de un activo intangible y
(b) la cordura de afirmacin
Esta exigencia se emplear a los precios resistidos anteriormente, para obtener o
forjar interiormente un activo intangible, y para aqullos en los que se haya incidido
subsiguientemente para ampliar, suplantar partes del mismo o ejecutar su
sostenimiento.
Un activo intangible se calcular primeramente por su costo.
El precio de un activo intangible obtenido de forma autnoma alcanza:
(a) el costo de compra, contenidos los aranceles de importacin y los impuestos no
recuperables que reincidan sobre la compra, posteriormente de derivar las rebajas
comerciales y las rebajas; y
(b) cualquier precio rectamente aplicable a la elaboracin del activo para su uso
presentido.
43
Vida til es:

(a) el espacio durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la entidad; o
(b) la cantidad de unidades de elaboracin o parecidas que se quiere lograr del
mismo por parte de una empresa.
Una empresa valuar si la vida til de un activo intangible es determinada o
indeterminada y, si es determinada, calcular la duracin o el monto de unidades
lucrativas u otras iguales que establezcan su vida til.
La empresa considerar que un activo intangible tiene una vida til indeterminada
cuando, sobre la base de un examen de todos los elementos notables, no exista un
mnimo predecible al tiempo a lo amplio del cual el activo se espera que el activo
cree entradas de flujos netos de efectivo para la empresa.
La vida til de un activo intangible que salga de un derecho convenido o de otro tipo
legal no pasar el tiempo de esos derechos pero puede ser menor, dependiendo del
tiempo a lo largo del cual la empresa espera utilizar el activo.
Si el derecho convenido o de otro tipo legal se hubiera derivado por un plazo finito
que puede ser renovado, la vida til del activo intangible slo contendr el tiempo o
etapas de reforma cuando exista evidencia que proteja la transformacin por parte
de la empresa sin un precio revelador.
Para establecer si se ha malogrado el valor de los activos intangibles, la empresa
emplear la NIC 36.
Activos fijos con vida til determinada
El monto amortizable de un activo impalpable con una vida til determinada, se
mercantilizar sobre una base metodologa a lo extenso de su vida til. Monto
amortizable es el precio de un activo, o el valor que lo haya remplazado, menos su
valor residual. La amortizacin iniciar cuando el activo est servible para su
manejo, es decir, cuando se encuentre en el sitio y situaciones necesarias para que
pueda maniobrar de la forma pronosticada por la gerencia. La amortizacin finalizar
en la fecha ms anticipada entre aqulla en que el activo se catalogue como
44
mantenido para la venta conforme la NIIF 5 Activos No Corrientes Mantenidos para

la Venta y Operaciones Discontinuadas, y el tiempo en que se origine la cada en
cuentas del mismo.
Activos intangibles con vidas tiles indeterminadas
Los activos fijos impalpables con una vida til indeterminada no se amortizarn.
De acuerdo a la NIC 36, la empresa probar si un activo intangible con una vida til
indeterminada ha experimentado un desgaste por deterioro del valor midiendo su
valor recuperable con su valor en libros
(a) cada ao, y
(b) y tambin en el momento que exista una sospecha de que el activo puede haber
malogrado su importe.
La vida til de un activo impalpable que no est siendo amortizado se examinar
cada tiempo para establecer si hay hechos y situaciones que aprueben seguir
conservando un tiempo til indeterminada para ese activo fijo. Si no existen esas
situaciones, el cambio en el tiempo til de indeterminada a definida se registrar
como un cambio en una valoracin contable, de acuerdo con la NIC 8.
NIIF 5: Activos no Corrientes Mantenidos para la Venta y Operaciones
Discontinuadas
Objetivo
El objetivo de esta NIIF es detallar el procedimiento contable de los activos
mantenidos para la venta, as como la introduccin e informacin a revelar sobre las
operaciones interrumpidas. Esta NIIF requiere que:
(a) Los activos se acojan a las obligaciones para ser clasificados como mantenidos
para la venta, sean apreciados al menor precio entre su valor en libros y su importe
razonable menos los precios de venta, as como que cese la depreciacin de estos
activos;
45
(b) Detalla que un activo catalogado como mantenido para la venta, as como los
activos y pasivos contenidos dentro de un conjunto de activos para su disposicin
catalogado como mantenido para la venta, se muestran apartadamente en el estado
de situacin financiera, y
(c) Detalla que las deducciones de la operacin interrumpida sern expuestos
apartadamente en el estado del resultado integral.
La NIIF:
(a) Acoge la categorizacin de conservados para la venta.
(b) Encaja el concepto de grupo de activos para su disposicin, que es un grupo de
activos de los que la empresa quiere colocar, ya sea por venta o de otro modo, en
conjunto como grupo, mediante una sola operacin en que tambin se trasladan los
pasivos asociados claramente con dichos activos.
(c) cataloga una accin como interrumpida en la fecha en que la operacin cumple
los requisitos para ser catalogada como conservada para la venta o cuando la
entidad ha dispuesto de la accin.
Una empresa catalogar a un activo no corriente, como mantenido para la venta, si
su valor en libros se redimir fundamentalmente a travs de una transaccin de
venta, en lugar de por su uso extendido.
NIC 16: Propiedades, Planta y Equipo
Objetivo.
El objetivo de este captulo es prescribir el tratamiento contable de las propiedades,
planta y equipo (llamados en algunas ocasiones Activos Fijos o Inmovilizado
Material) dispuesto en la NIC 16, de forma que los usuarios de los estados
financieros puedan conocer la informacin acerca de la inversin que la entidad
tiene en sus propiedades, planta y equipo, as como los a cambios que se hayan
producido en dicha inversin.
reconocimiento contable
Los principales problemas que presenta el
del inmovilizado material son la depreciacin de los
46
activos, la determinacin de su valor en libros y los cargos por depreciacin y

prdidas por deterioro que deben reconocerse en relacin a los mismos.
Alcance.
La NIC 16 se aplicara en la contabilizacin de los elementos de propiedades, planta
y equipo, salvo cuando otra norma internacional de contabilidad exija o permita un
tratamiento contable diferente.
Esta norma no ser de aplicacin a:
a) A la Propiedad, Planta y Equipo denominados como conservados para la
venta de acuerdo con la NIIF 5;
b) Los activos bilgicos se encuentran relacionados con la actividad agrcola
(NIC 41).
c) El reconocimiento y valorizacin de bienes para la explotacin y valoracin de
recursos minerales (NIIF 6).
d) Los derechos mineros y reservas minerales tales como petrleo, gas natural y
recursos no renovables similares.
No obstante, la NIC 16 ser aplicada a los elementos de Propiedad, Planta y Equipo
utilizados para la mejora o conservar los activos descritos en b) y d).
Reconocimiento.
La implementacin de las NIIF supone nuevas consideraciones en la valoracin de
los Activos y Pasivos, entre ellos, los Inmuebles, Maquinarias y Equipos (Activos
Fijos). Hablamos ahora de un valor razonable, que implica la revaluacin de ciertos
activos. Antes de entrar en detalle sobre este tema, nos permitimos traer a colacin
ciertos conceptos relacionados.
Cundo una partida debe ser considerada Propiedad, Planta y Equipo?
Primeramente, para que la partida o elemento sea considerado Propiedad planta y
equipo, debe reunir las condiciones de activo, de lo contrario ser simplemente un
gasto. Dentro del marco conceptual de las NIIF, para que sea considerado activo
deber reunir, al menos, las siguientes condiciones:
47
a) Que sea controlado por la empresa.

b) Que la entidad espere obtener beneficios futuros por su uso.
c) Que el costo pueda ser medido con fiabilidad.
Ahora bien, si rene las condiciones de Activo cabra preguntarse Qu condiciones
deber reunir para ser considerado Propiedades, Planta y Equipo? Porque de lo
contrario sera algn otro tipo de activos, tal como: Inventario o Inversiones
Inmobiliarias. Segn la NIC 16, para que sea considerado Inmovilizado Material
(Activo Fijo) deber reunir las siguientes condiciones:
a) Que sea tangible.
b) Que se espere dure ms de un periodo.
c) Sea utilizado en la produccin de bienes y servicios, para arrendamiento o
para sede administrativa.
Cdigo del trabajo
Art. 42.- Obligaciones del empleador.- Son obligaciones del empleador:
1. Cancelar las cantidades que sean necesarias al y trabajador, al finalizar el
contrato y de acuerdo con lo que dispone este cdigo,
2. Instalar las fbricas, talleres, oficinas y dems lugares de trabajo, de acuerdo a
las medidas de prevencin, seguridad e higiene del trabajo y dems normas
legales y reglamentarias, tomando en consideracin las normativas que
precautelan el adecuado desplazamiento de los individuos con discapacidad;
3. Indemnizar a los trabajadores en caso de accidentes ocasionados en el trabajo y
por las enfermedades profesionales, con la salvedad prevista de acuerdo al Art.
38 de este Cdigo;
7. Tener un registro de trabajadores el mismo que deber contener el nombre,
edad, procedencia, estado civil, clase de trabajo, remuneraciones, fecha de
ingreso y de salida, este deber ser actualizado de acuerdo a los cambios que
producidos;
12. Deber sujetarse al reglamento interno legalmente aprobado;
Art. 46 Prohibiciones al trabajador.- Es prohibido al trabajador:
a)Poner en peligro la seguridad del empleado, la de sus compaeros de trabajo o de
otras personas dentro de la entidad, as como de la de los lugares de trabajo,
48
talleres, entidades o establecimientos; b) Tomar de la fbrica, taller, entidad o

empresa, sin permiso del dueo, tiles de trabajo, materia prima o artculos
elaborados por la entidad; c) Ir al lugar de trabajo en estado e embriagues bajo la
accin de estupefacientes; d) Tener armas durante la jornada de trabajo, a no ser
con una autorizacin emitida por la misma entidad; e) Hacer colectas en el lugar de
trabajo durante las horas laborables, salvo con permiso del empleador; f) Usar los
tiles y herramientas pertenecientes a la entidad en objetos diferentes del trabajo al
que estn destinados; g) Competir con el empleador en la elaboracin o fabricacin
de los artculos de la entidad; h) Suspender por cualquier motivo el trabajo, excepto
en caso de huelga; e, i) Abandonar el lugar de trabajo o el trabajo sin causa legal.
Art. 63.- Exhibicin de horarios de labor.- En todo lugar de trabajo se exhibir en
el horario de labor para los trabajadores en una parte visible, as como el de los
servicios de turnos por grupos cuando las actividades laborables lo requieran.
Las alteraciones de horario a dan margen la interrupcin y recuperacin del trabajo
debern ser publicadas de la misma manera.
El trabajador tendr derecho a conocer las horas fijas en que comenzara y terminara
su turno, en caso de servicios por reemplazos en una labor continua, tendr el
derecho de exigir remuneracin por las horas de espera en caso de omitirse dichos
avisos.
Art.64.-Reglamento interno.- Las fbricas y todos los lugares de trabajo colectivo
elevaran a la Direccin Regional del Trabajo en sus respectivas jurisdicciones, copia
legalizada de horario y del reglamento interno para su aprobacin.
Sin tal aprobacin, los reglamentos no darn efecto en todo lo que perjudiquen a los
trabajadores, especialmente en lo referente a sanciones.
El Director Regional del Trabajo reformara de oficio, en cualquier momento, dentro
de su jurisdiccin, las normas del trabajo que estn aprobados, con el objeto de que
estos contengan las disposiciones necesarias para la regulacin justa de los
intereses del trabajador y el completo cumplimiento de las prescripciones legales
correspondientes.
49
Copia autentica del reglamento interno, Suscrita por el Director Regional del Trabajo,
deber ser enviado a la organizacin de empleados de la entidad y fijarse
permanentemente en establecimientos visibles del trabajo, para que pueda ser
conocido por los trabajadores. El reglamento podr ser revisado y modificado por la
aludida autoridad, por causas motivadas, en todo momento, siempre que lo solicite
ms del cincuenta por ciento de los empleadores de la misma entidad.
Cdigo penal
De los delitos contra la propiedad del hurto
Art. 547.- Son reos de hurto los que, sin violencia ni amenazas contra las personas,
ni fuerzas en las cosas, sustrajeren fraudulentamente una cosa ajena, con nimo de
apropiarse.
Del robo
Art. 551.- El robo ser reprimido con prisin de uno a cinco aos, tomando en
consideracin el valor de las cosas robadas.
De las estafas y otras defraudaciones
Art. 560.- El que fraudulentamente hubiere distrado o disipado en perjuicio de otro,
efecto, dinero mercancas, billetes, finiquitos, escritos de cualquier especie, que
contenga obligacin o descargo, y que le hubieren sido entregados con la condicin
de restituirlos, o hacer de ellos un uso y empleo determinado, ser reprimido con
prisin de uno a cinco aos y multa de cincuenta a cien dlares.
2.1.
MARCO CONCEPTUAL
Administracin: Es la ciencia social y tcnica encargada de la planificacin,

organizacin y control de los recursos financiero, tecnolgicos, materiales
humanos de una entidad.

Actividades de control: Son todas aquellas polticas y procedimientos que ayudan
a que se implementen las acciones necesarias para bordar los riesgos que entraa
el cumplimiento de los objetivos de la organizacin.
50
Activos fijos: es un bien que pertenece a una organizacin, el mismo que no puede
convertirse en lquido a corto plazo, no se destinan para la venta y son necesarios
para el funcionamiento de la misma.
Baja de bienes: Es la cancelacin de los registros de los bienes en los inventarios
de la organizacin.
Catlogo de cuentas: Es un detalle de cuentas clasificadas de cada una de las
operaciones que realiza la empresa.
Codificar: Simbologa en forma numrica o alfabtica que permite identificar un
bien.
Cdigo de barras: Es la representacin de un conjunto de lneas paralelas
verticales que contienen determinada informacin a travs de cdigos y espacios
establecidos.
Constatacin fsica: Es reafirmar la existencia de, los activos fijos y bienes de
control, evaluar su estado empleando el menor tiempo posible utilizando el uso de
cdigos de barras y otros dispositivos de lectura.
Depreciacin: Es la cantidad del costo de un activo de planta, cargada a los gastos
a lo largo de su vida til.
Inventarios: es la comprobacin y recuento de las existencias fsicas de los
productos que puede haber en una empresa.
Mtodo de unidades de produccin: Es establecer una cantidad fija de
depreciacin para cada unidad de produccin.
Mtodo lnea recta: Es establecer un valor idntico de depreciacin para cada ao.
Obsolescencia: desvalorizacin de la vida til de un bien de consumo o capital, a
causa de un cambio econmico o un adelanto econmico.
Procedimiento: Es un documento escrito el cual describe de forma secuencial la
manera de cmo realizar una actividad para alcanzar un objetivo dado, dentro de un
alcance sealado.
51
Sistema de control interno: Consiste en polticas y procedimientos planteados para

proveer una seguridad razonable a la administracin, ayudando a la organizacin a
cumplir sus objetivos y metas.
Valor de salvamento: Es aquel valor esperado de un activo al final de su vida til en
efectivo.
Vida til estimada: Longitud del periodo de servicio estimado de un activo.
2.3.
HIPTESIS Y VARIABLES
2.3.1. HIPTESIS GENERAL

-
El rediseo de un modelo de sistema de control de Activos Fijos permitir

mejorar la ejecucin de tratamientos mdicos
en el Polimdico Martnez
ubicado en la ciudad de Milagro.

2.3.2. HIPTESIS PARTICULARES
-
La reestructuracin e implementacin de procesos, polticas y registros

estandarizados contribuir a una correcta administracin de los Activos Fijos.
La adicin de los procesos de mantenimiento, reparacin y baja de activos

fijos evitar la presencia de equipos mdicos obsoletos y en mal estado.
La asignacin de una persona responsable de salvaguardar los activos fijos

impedir las constantes prdidas y/o extravos de instrumentos mdicos.
La implementacin de un sistema de codificacin y la actualizacin del

registro de inventario de activos fijos lograr un mejor control en la
localizacin de los bienes.
52
2.3.3. DECLARACIN DE VARIABLES

Cuadro 2. Declaracin de variables
HIPTESIS
VARIABLE
El rediseo de un modelo de sistema de VI: Rediseo de un modelo de sistema

control de Activos Fijos permitir mejorar la de control de Activos Fijos.
ejecucin de tratamientos mdicos
en el VD:
Mejorar
la
ejecucin
de
Polimdico Martnez ubicado en la ciudad tratamientos mdicos.

de Milagro.
La reestructuracin e implementacin de VI: Reestructuracin e implementacin
procesos,
polticas
estandarizados
registros de
polticas,
proceso
registros
contribuir a una correcta estandarizados.
administracin de los Activos Fijos.
VD: Correcta administracin de los

activos fijos.
La
adicin
de
los
procesos
de VI: Adicin de los procesos de
mantenimiento, reparacin y baja de activos mantenimiento, reparacin y baja de

fijos
evitar
la
presencia
de
equipos activos fijos.
mdicos obsoletos y en mal estado.
VD: Presencia de equipos mdicos

obsoletos y en mal estado.
La asignacin de una persona responsable VI: Asignacin de una persona

de salvaguardar los activos fijos impedir responsable de salvaguardar los
las constantes prdidas y/o extravos de activos fijos
instrumentos mdicos.
VD: Prdidas y/o extravos de

La implementacin de un sistema de VI: Implementacin de un sistema de

codificacin y la actualizacin del registro de codificacin y actualizacin del registro
inventario de activos fijos lograr un mejor de inventario de activos fijos.
control en la localizacin de los bienes.
VD: Mejor control en la localizacin de

los bienes.
Fuente: Annabell Sarmiento y Ruth Muoz.
53
2.3.4. OPERACIONALIZACIN DE LAS VARIABLES

Cuadro 3. Operacionalizacin de las variables
VARIABLES
DESCRIPCIN
INDICADORES
VI: Rediseo de un modelo Re delineacin de polticas y Elaboracin

de sistema de control de procedimientos en el rea de modelo
activos Fijos.
activos fijos.
de
un
control de
activos fijos.
VD: Mejorar la ejecucin de Optimizacin de

tratamientos mdicos.
de
prcticas Nivel de satisfaccin de
mdicas con la finalidad de los clientes.

aliviar sntomas.
VI:
Reestructuracin
e .Estudio y elaboracin de Anlisis de riesgos por
implementacin de polticas, procesos mejorados con sus proceso.

proceso
registros respectivas
polticas
estandarizados
registros.
VD: Correcta administracin
Optimizar la administracin Nmero
de los activos fijos.
de los bienes existentes en la atendidos por la entidad.
de
pacientes
entidad
VI: Adicin de los procesos Incorporacin de los proceso Manual
de
de
y/o
mantenimiento, de
mantenimiento
y/o mantenimiento
reparacin y baja de activos reparacin y baja de activos reparacin

fijos.
VD:
fijos.
Presencia
mobiliarios
VI:
Asignacin
responsable
salvaguardar
equipos mal estado ya sea por su
fijos
de
Nmero
de
equipos
mdicos en mal estado.
manejo o aos de vida til.
de
un Denominacin
de funcionario
los
baja
activos fijos.
de Reduccin de activos fijos en
mdicos obsoletos.
de
un Estructura del rea de
comprometido activos
fijos
activos con la custodia de los activos implementacin

fijos.
e
de
polticas.
54
VD: Prdidas y/o extravos Eliminacin de todo tipo de
Nmero de instrumentos
mdicos perdidos.
prdidas de activos e
VI: Implementacin de un Asignacin
de
cdigos
sistema de codificacin y cada
de
los
uno
a Registro de inventario de
bienes activos fijos.
actualizacin del registro de existentes en la entidad.

inventario de activos fijos.
VD: Mejorar el control en la Conocer en qu rea se Tarjeta
de
control
de
localizacin de cada uno de encuentra ubicado el activo activos fijos.

los bienes.
fijo.
Fuente: Annabell Sarmiento y Ruth Muoz
55
CAPITULO III
MARCO METODOLGICO
3.1. TIPO Y DISEO DE LA INVESTIGACIN Y SU PERSPECTIVA
GENERAL
Este trabajo tiene como finalidad establecer una direccin completa de la
situacin o estado en que se encuentran los activos fijos de la entidad, toda esta
problemtica ser estudiada a travs de diferentes mtodos de investigacin,
siendo de mucha importancia el razonamiento cientfico que servir de base para
los diferentes procedimientos aplicados en esta indagacin.
A continuacin dar a conocer las tcnicas implementadas en este trabajo de
investigacin:
-
INVESTIGACIN
BIBLIOGRFICA.-
debido
que
efectuamos
una
exploracin de tesis, proyectos, libros, revistas internet y peridicos para

profundizarnos ms sobre el tema a investigar.
-
INVESTIGACIN DE CAMPO.- realizamos un estudio sistemtico de hechos

en el lugar donde se ocasionan los sucesos, tomando contacto directo con la
realidad.
La obtendremos a travs de encuestas efectuadas al personal de la entidad.
3.2.
LA POBLACIN Y LA MUESTRA
3.2.1. CARACTERSTICAS DE LA POBLACIN

Segn Hurtado y Toro (2001), la poblacin se compone de todos los elementos que
van a ser estudiados y a quienes podrn ser generalizados los resultados de la
investigacin, una vez incluida esta, para lo que es necesarios que la muestra con la
cual se trabaje sea representativa de la poblacin.
56
Para el presente trabajo la poblacin a estudiar est conformada por los empleados
y propietarios de la entidad el mismo que cumplen con determinadas funciones
dentro de la empresa, contribuyendo con mucho beneficio para este anlisis
investigativo continuando as con la indagacin aplicando mtodos estadsticos.
3.2.2. DELIMITACIN DE LA POBLACIN
Para este trabajo de investigacin se tomara un grupo determinado de personas que
pertenecen a este centro de salud, las mismas que tendrn un amplio conocimiento
de las actividades cotidianas llevadas a cabo por la entidad.
A continuacin desarrollaremos el siguiente cuadro que describe a la poblacin:
Cuadro 4. Delimitacin de la poblacin
No
UNIDADES DE OBSERVACIN
Propietarios del Polimdico Martnez
Funcionarios del Polimdico Martnez
10
TOTAL:
POBLACIN
13
3.2.3. PROCESO DE SELECCIN

En el siguiente trabajo investigativo aplicamos una muestra no probabilstica debido
a que nuestra poblacin de estudio es muy reducida.
El sujeto de esta investigacin es el Polimdico Martnez, el mismo que cuenta con
una cantidad de 13 funcionarios en las diferentes reas de la entidad.
Esta investigacin se enfoca en resolver el deficiente sistema de control de activos
fijos involucrando al personal administrativo y propietarios de la empresa.
El
Polimdico Martnez es una empresa privada que proporciona servicios de salud, se

encuentra comprometida con el cuidado de la vida en todas sus etapas; se identifica
por brindar una atencin exhaustiva y humanizada
garantizando una excelente
57
calidad de vida, cubriendo as todas las necesidades y expectativas de los pacientes

y su entorno.
3.3.
LOS MTODOS Y LAS TECNICAS
Los mtodos aplicados en nuestro trabajo de investigacin son las siguientes:

MTODO DE INVESTIGACIN: aqu se efectu un sinnmero de investigaciones
dentro de la empresa sobre la administracin de los activos fijos.
Proporcionndonos una serie de documentos que contribuyen a eliminar
irregularidades dentro de la entidad.
MTODO INDUCTIVO - DEDUCTIVO: al examinar los activos fijos existentes en la
empresa se tendr herramientas que permitan identificar fallas en cada uno de los
proceso de registro y control de los bienes, para ello se deber contar con
informacin proporcionada por la entidad para posterior a esto plantear alternativas
de cambio
MTODO ANALTICO - SINTTICO: nos permite conocer ms sobre el tema a
estudiar, nos ayud a hacer semejanzas y comprender los procesos por los cuales
han pasado los activos fijos para mejorar su control.
Reformamos un todo a partir de los elementos obtenidos por el anlisis.
3.4. EL TRATAMIENTO ESTADSTICO DE LA INFORMACIN
ENCUESTA: este instrumento de trabajo fue dirigido principalmente para los
funcionarios de la empresa con la finalidad de encontrar deficiencias en las
actividades desarrolladas por los funcionarios de la entidad.
58
CAPITULO IV
ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS
4.1 ANLISIS DE LA SITUACION ACTUAL.
Para cumplir con las metas planteadas en esta investigacin, se procedi a
determinar la situacin actual del Polimdico Martnez con respecto a la
administracin de sus Activos Fijos.
Los resultados los obtuvimos aplicando las diferentes metodologas expuestas
anteriormente, estableciendo que es necesario el rediseo y adicin de procesos en
el rea de Activos Fijos, ya que contribuye a mejorar la administracin de la entidad.
Para esto se elabor una serie de preguntas dirigidas a los funcionarios del
Polimdico Martnez el cual se encuentra ubicado entre las calles Garca Moreno y
Pedro Carbo, con la finalidad de obtener ms conocimientos sobre las falencias que
se dan en el manejo, uso y administracin de Activos Fijos.
Figura 7.Mapa de Milagro
Fuente: Google Maps
59
TABLA No 1
TIEMPO DE TRABAJO
Cuadro 5. Primera pregunta de la encuesta
CARACTERSTICAS
1. Cunto tiempo tiene
laborando en el cargo
que desempea?
OPCIONES
PUNTUACIN PORCENTAJE
De 0 a 1 ao
8%
De 1 a 3 aos
38%
De 3 a 5 aos
23%
Ms de 5 aos
31%
15
100%
TOTAL
Fuente: Encuesta dirigida a personal de Polimdico Martnez.

Grfico 1. Tiempo de trabajo.
TIEMPO DE TRABAJO
8%
31%
De 0 a 1 ao
38%
23%
De 1 a 3 aos
De 3 a 5 aos
Ms de 5 aos
De acuerdo a la encuesta realizada a los respectivos funcionarios de la entidad

podemos verificar que la mayor parte de ellos tienen buen tiempo laborando en la
empresa, por lo cual se deduce que posee un amplio conocimiento de todas las
actividades desarrolladas en la entidad y de las falencias existentes en el manejo,
uso y administracin de los activos fijos.
60
TABLA No 2
FALENCIAS EN LOS ACTIVOS FIJOS
Cuadro 6. Segunda pregunta de la encuesta.
CARACTERSTICAS
OPCIONES
Siempre
0
0%
2. Considera usted que Casi siempre
70%
existen falencias en el Muchas veces
15%
manejo de Activos fijos?
Pocas veces
0%
Nunca
15%
13
100%
TOTAL
Fuente: Encuesta dirigida a personal de Polimdico Martnez

Grfico 2. Falencia de los activos fijos
FALENCIAS EN ACTIVOS
FIJOS Y CAJA
0%
0%
Siempre
15%
16%
Casi siempre
70%
Muchas veces
Pocas veces
Nunca
Con respecto a esta pregunta el personal en gran parte da una respuesta positiva en
cuanto a la existencia de falencias en Activos Fijos e indicando que todo esto se
debe a la presencia de activos fijos obsoletos, prdidas y/o extravos de
instrumentos mdicos, mal manejo de los activos fijos entre otros.
61
TABLA No 3
PROBLEMAS EN LOS TRATAMIENTOS MDICOS
Cuadro 7. Tercera pregunta de la encuesta
CARACTERSTICAS
OPCIONES
3. Considera usted que Siempre
0%
existen problemas en los Casi siempre
61%
tratamientos mdicos a Muchas veces
31%
causa
8%
0%
13
100%
de
los
activos Pocas veces
fijos?
Nunca
TOTAL
Fuente: Encuesta dirigida a personal de Polimdico Martnez

Grfico 3. Problemas en los tratamientos mdicos
TRATAMIENTOS MEDICOS
0% 0%
Siempre
8%
31%
Casi siempre
61%
Muchas veces
Pocas veces
Nunca
.
De acuerdo a los resultados obtenidos, los propietarios y funcionarios aceptan que

existen varios problemas en los tratamientos mdicos realizados por ellos a causa
de prdidas de instrumentos mdicos, provocando el reemplazo de ciertos activos
fijos por prdidas y/o extravos de otros por lo cual indican que el nmero
de
pacientes atendidos han disminuido debido a este tipo de problemas.
62
TABLA No 4
EXISTENCIA DE MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
Cuadro 8. Cuarta pregunta de la encuesta
CARACTERSTICAS
OPCIONES
4. Posee la empresa un
manual de Activos Fijos
que facilite el control de
Si
15%
No
11
85%
13
100%
bienes existentes en la
entidad?
TOTAL
Fuente: Encuesta a personal de Polimdico Martnez.

Grfico 4. Existencia de Manual de Activos Fijos.
EXISTENCIA DE MANUAL DE
ACTIVOS FIJOS
15%
Si
85%
No
.
De acuerdo a la tcnica empleada se observa que el 85% de los funcionarios
afirman que no existe un respectivo manual de Activos Fijos que contribuya al
correcto manejo de los bienes, es por ello que esta entidad se ve en la necesidad de
adquirir uno que no impida el desarrollo de sus actividades y que proporcione
mejoras con efectos positivos.
63
TABLA No 5
ESTADO DE LOS ACTIVOS FIJOS
Cuadro 9. Quinta pregunta de la encuesta
CARACTERSTICAS
5.
Cmo
OPCIONES
considera
usted el estado en que

se
encuentran
Activos Fijos?
los
Excelentes
0%
Muy Buenos
15%
Buenos
8%
Regular
69%
Malo
8%
13
100%
TOTAL

Grfico 5. Estado de los Activos Fijos
ESTADO DE LOS ACTIVOS

FIJOS
8%
0%
15%
8%
Excelentes
Muy Buenos
69%
Buenos
Regular
Malo
Con relacin al estado en que se encuentran los activos fijos un 69% de los
encuestados manifiesta que se encuentran en regular estado un 15% en muy bueno,
un 8% en excelente y un 8% en mal estado, por lo cual se sugiere efectuar un
levantamiento de inventario para establecer el estado real de los bienes existentes
en la entidad.
64
TABLA No 6
CONSTATACIONES FSICAS
Cuadro 10. Sexta pregunta de la encuesta
CARACTERSTICAS
OPCIONES
6. Cada qu periodo se Mensual
8%
0%
fsicas de los Activos Anual
15%
Fijos?
10
77%
13
100%
realizan
constataciones Trimestral
Nunca
TOTAL

Grfico 6. Constataciones Fsicas
CONSTATACIONES FISICAS
0%
8%
15%
Mensual
Trimestral
77%
Anual
Nunca
En lo concerniente a constataciones fsicas un 77% de los funcionarios nos revelan

que no se las efecta, un 15% de manera anual y un 8% de manera mensual, por lo
cual sera factible la realizacin de constataciones fsicas que descarten posibles
prdidas y/o extravos en los activos fijos.
65
TABLA No 7
ASIGNACIN DE CUSTODIO
Cuadro 11. Sptima pregunta de la encuesta
CARACTERSTICAS
7.
Considera
OPCIONES
7
54%
Algo Importante
23%
encargue de la custodia Poco Importante
23%
de los Activos Fijos?
0%
13
100%
importante
usted Muy Importante
asignar
un
funcionario para que se
Nada Importante
TOTAL

Grfico 7. Asignacin de Custodia
ASIGNACION DE CUSTODIO
0%
Muy
Importante
23%
54%
23%
Algo
Importante
Poco
Importante
Nada
Importante
Al analizar los respectivos datos estadsticos nos indica un 54% de funcionarios la

importancia de delegar a una persona responsable de custodiar los Activos Fijos de
la entidad, lo cual concluimos que se debera distribuir responsabilidades sobre los
Activos Fijos al personal de acuerdo al rea en que se encuentre realizando sus
funciones.
66
TABLA No 8
CONOCIMIENTO DE LOS PROCESOS EXISTENTES
Cuadro 12. Octava pregunta de la encuesta
CARACTERSTICAS
8.
Conoce
usted
OPCIONES
si
existe un proceso de
Si
31%
No
69%
13
100%
baja para los activos fijos

obsoletos?
TOTAL

Grfico 8. Conocimiento de los procesos existentes.
CONOCIMIENTO DE LOS
PROCESOS EXISTENTES
31%
Si
69%
No
Dentro de esta pregunta los funcionarios en gran parte indican su desconocimiento

con respecto a un proceso de baja de activos fijos e indican que ellos realizan sus
tareas de manera habitual ya que no cuentan con un manual de procesos especfico.
67
TABLA No 9
CODIFICACIN DE LOS ACTIVOS FIJOS
Cuadro 13. Novena pregunta de la encuesta
CARACTERSTICAS
OPCIONES
9. Cree usted que es

necesario
Si
62%
No
38%
13
100%
establecer
cdigos a cada uno de

los
Activos
existentes
Fijos
en
la
Entidad?
TOTAL
Fuente: Encuesta a personal de Polimdico Martnez

Grfico 9. Codificacin de los activos fijos.
CODIFICACIN DE LOS
ACTIVOS FIJOS
38%
62%
Si
No
Segn los resultados obtenidos en esta pregunta indica que un 62% de funcionarios
opina que es muy necesaria la implementacin de cdigos en los activos fijos ya
que les permitir ejecutar mejor sus tratamientos mdicos mediante la rpida
localizacin de los activos fijos, garantizando que ninguna de sus actividades se
veran interrumpidas.
68
TABLA No 10
IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE CONTROL
Cuadro 14. Decima pregunta de la encuesta
CARACTERSTICAS
10.
Est
usted
OPCIONES
de Totalmente de
acuerdo con implementar acuerdo
62%
un sistema de control de De acuerdo
15%
23%
0%
0%
13
100%
Activos Fijos que permita Ni de acuerdo ni en

mejorar
administracin,
la desacuerdo
manejo, En desacuerdo
uso, custodia y control Totalmente en

de los mismos?
desacuerdo
TOTAL

Grfico 10. Implementacin de un Sistema de Control
IMPLEMENTACION DE UN
SISTEMA DE CONTROL
0% 0%
Totalmente de
acuerdo
23%
15%
62%
De acuerdo
Ni de acuerdo ni en
desacuerdo
De acuerdo a la encuesta realizada la mayor parte del personal est de acuerdo con
implementar un sistema de control de activos Fijos, el mismo que permitir mejorar
la administracin, manejo, custodia y control de los bienes existentes en la entidad.
69
4.2 ANLISIS COMPARATIVO, EVOLUCIN, TENDENCIA Y PERSPECTIVAS.

Hoy por hoy en nuestro pas como en el mundo entero se han venido creando una
serie de sistemas de controles, con el propsito de fomentar una estricta y verdadera
administracin de bienes basndose en los principios contables generalmente
aceptados (PCGA).
Actualmente en la Ciudad de Milagro el 75% de los Centros de Salud cuentan con
un Sistema de Control de Activos Fijos ajustado de acuerdo a sus necesidades,
estableciendo registros y procedimientos cuyo objetivo principal es la mejora en el
uso, administracin y control de bienes de manera que facilite la localizacin de
instrumentos mdicos, identificacin de custodios y la adicin de procesos de
mantenimiento, reparacin y baja de activos fijos, mejorando la atencin a pacientes
mediante la correcta ejecucin de tratamientos mdicos.
Hoy en da la modernizacin y la competitividad exigen a que las entidades tengan
mayores y mejores controles y no lleven sus registros de manera manual, es por ello
que en la ciudad de milagro existen hospitales y clnicas que cuentan con un sistema
de control computarizado que facilita la ejecucin de registros como fichas de
ingreso, inventario, actas de entrega, de baja, cuadro de depreciacin, tambin
poseen una codificacin computarizada de activos fijos el mismo que permite una
localizacin rpida de los instrumentos mdicos.
Nuestro proyecto permitir corregir falencias existentes en los procesos del rea de
activos fijos, el mismo que provoca impactos negativos tales como la incorrecta
ejecucin de tratamientos mdicos teniendo como consecuencias un bajo nmero de
pacientes y por ende un bajo rendimiento econmico, para obtener la eficacia en
este trabajo es necesario involucrar a todo el personal, ya que con la ayuda de ellos
podremos recabar informacin necesaria que nos servir de ayuda para solucionar
estos problemas.
Este trabajo se encuentra orientado a elaborar un sistema de control de activos fijos
adecuado y acorde a las necesidades del Polimdico Martnez, el mismo que ser
de gran valor para esta entidad mejorando la ejecucin de tratamientos mdicos
mediante la correcta administracin de los activos fijos.
70
4.3 RESULTADOS
Nuestro proyecto busca optimizar la administracin de bienes mediante el rediseo e
implementacin de un sistema de control de activos fijos, esto se lograr a travs de
la mejora y adicin de procesos que permita salvaguardar los bienes utilizados en
las diferentes actividades operativas de la entidad.
1. Cunto tiempo tiene laborando en el cargo que desempea?
Anlisis
De acuerdo a la encuesta realizada a los respectivos funcionarios de la entidad
podemos verificar que 4 personas tienen ms de cinco aos laborando en la
empresa, 3 personas de tres a cinco aos, 5 personas de uno a tres aos y 1
persona que recientemente se encuentra laborando en esta entidad.
Diagnostico
Se observa que el 38% pasa de los dos aos laborando en la entidad, por lo cual se
cree que posee un conocimiento ms fortifico sobre cada uno de los procesos que
se llevan a cabo en el rea de Activos Fijos.
2. Considera usted que existen falencias en el manejo de Activos fijos?
Anlisis
Al efectuar la encuesta 9 funcionarios opinan que casi siempre existen falencias en
el manejo de los Activos Fijos, 2 personas indican que muchas veces y 2 personas
que nunca.
Diagnostico
Se observa que el 69% del personal opina que existen falencias en el rea de
Activos Fijos debido a que se han dado un sinnmero de extravos de utensilios y
equipos mdicos, equipos de oficina as como tambin mobiliarios por la falta de
codificacin de los mismos.
71
3. Considera usted que existen problemas en los tratamientos mdicos a

causa de la perdida de los activos fijos?
Anlisis
De acuerdo a la encuesta realizada 8 funcionarios indican que casi siempre existen
problemas en los tratamientos mdicos a causa de la perdida de los activos fijos, 4
aducen que muchas veces y una persona indica que pocas veces.
Diagnostico
Se observa que el 62% de las personas encuestadas opina que existen problemas
en la ejecucin de tratamientos mdicos y hospitalizaciones debido a prdidas y/o
extravos de instrumentos mdicos, presencia de equipos mdicos obsoletos y en
algunos casos insuficiencia de procesos, polticas y registros que contribuyan a
mejorar la administracin de los bienes.
4. Posee la empresa un manual de Activos Fijos que facilite el control de los
bienes existentes en la entidad?
Anlisis
De acuerdo a los resultados obtenidos tenemos que 11 funcionarios opinan que no
existe en la entidad un manual de Activos Fijos que facilite en control de bienes
existentes en la entidad, y 2 personas opinan lo contrario.
Diagnostico
Se observa que 85% del personal desconoce de un Manual de Activos Fijos que
contribuyan al correcto manejo y administracin de bienes, indicando que los
procesos existentes no se encuentran legalmente documentados solo los realizan de
manera mecnica.
72
5. Cmo considera usted el estado en que se encuentran los Activos Fijos?

Anlisis
Las encuestas indican que 9 funcionarios opinan que la empresa posee bienes en
estado regular, 2 personas en muy buen estado, 1 en buen estado, y 1 en mal
estado.
Diagnostico
Se observa que el 69% de la poblacin piensa que la empresa cuenta con equipos y
mobiliarios defectuosos, ya sea por presencia de obsolescencia o daados por un
mal uso de los mismos. Es por ello que se requiere efectuar un levantamiento fsico
de inventarios de activos fijos para establecer el estado real de cada uno de los
bienes en las diferentes reas de la empresa.
6. Cada qu periodo se realizan constataciones fsicas de los Activos Fijos?
Anlisis
De acuerdo a encuesta 10 funcionarios indica que no se constataciones fsicas, 2
personas indican que se las realiza de manera anual y 1 persona de manera
mensual.
Diagnostico
Se observa que un 77% del personal indica que la empresa no lleva un control sobre
la existencia fsica de los bienes en la entidad, un 15% indica que se lleva un control
anual y el 8% establece que se realizan de manera mensual, por lo cual sera
factible la implementacin de polticas que indiquen efectuarse constataciones
fsicas peridicas en cada una de las reas con la finalidad de descartar posibles
prdidas de los activos fijos.
73
7. Considera usted importante asignar un funcionario para que se encargue

de la custodia de los Activos Fijos?
Anlisis
Segn los resultados 7 personas opinan que es necesario destinar una persona
encargada de Activos Fijos, 3 personas indican que es algo importante y 3 no le dan
mucha importancia debido a que no lo creen necesario.
Diagnostico
Se observa que el 54% del personal consideran necesario asignar a una persona
responsable de los bienes, lo cual concluimos que se debera distribuir
responsabilidades sobre los Activos Fijos al personal de acuerdo al rea en que se
encuentre realizando sus funciones y dejarlo plasmado en el manual de
procedimientos.
8. Conoce usted si se existe un proceso de baja para los activos fijos
obsoletos?
Anlisis
De acuerdo a la encuesta 9 personas contestaron que desconocen de la
implementacin de este proceso, en cambio el 31% piensa que si existe pero no
est documentado.
Diagnostico
Se observa que el 69% poseen un total desconocimiento con respecto a la
existencia de un proceso de baja de activos fijos, por lo cual se deber implementar
este proceso ya que permitir llevar un mejor control de activos obsoletos y al mismo
tiempo verificar los que se encuentran en mal estado.
74
9. Cree usted que es necesario establecer cdigos a cada uno de los activos
fijos existentes en la entidad?
Anlisis
Los respectivos resultados indican 8 personas estn de acuerdo en implementar
cdigos a cada uno de los bienes existentes en la empresa pero 5 personas piensan
lo contrario ya que esto provocara una prdida de tiempo y un retraso total en sus
actividades mdicas.
Diagnostico
Se observa que un 62% del personal est de acuerdo en implementar un sistema de
codificacin de Activos Fijos ya que ayuda a ubicar mejor los instrumentos y equipos
mdicos utilizados en las revisiones a los pacientes, evitando as prdidas o
extravos de los bienes.
10. Est usted de acuerdo con implementar un sistema de control de Activos
Fijos que permita mejorar la administracin, manejo, uso, custodia y control de
los mismos?
Anlisis
Finalmente los resultados a esta ltima pregunta indican que 10 personas estn
totalmente de acuerdo con la implementacin de un sistema de control de Activos
fijos en el Polimdico Martnez y 3 personas se encuentran dudosas.
Diagnostico
Se observa que un 62% est de acuerdo con la implementacin de este sistema de
gestin el cual permitir mejorar la administracin, manejo, custodia y control de
cada uno de los bienes existentes en las diferentes reas de la empresa.
75
4.4 VERIFICACIN DE LAS HIPTESIS

Hiptesis 1.
Cuadro 15. Verificacin de hiptesis 1
1. El rediseo de un modelo de control de Activos Fijos permitir mejorar la

ejecucin de tratamientos mdicos en el Polimdico Martnez ubicado en la
ciudad de Milagro.
FAVORABLE
INTERMEDIA
DESFABORABLE
PREGUNTA
2. Considera usted que

existen falencias en el
manejo de los Activos
Fijos?
3. Considera usted que
existen problemas en los
tratamientos mdicos a
causa de los Activos
Fijos?
10. Est de acuerdo con
implementar un sistema
de control de Activos
Fijos que permita mejorar
la administracin, manejo,
uso, custodia y control de
los mismos?
TOTAL
FREC.
FREC.
FREC
70%
15%
15%
62%
31%
8%
10
77%
23%
0%
27
209%
69%
23%
TOTAL PORCENTAJE
ACUMULADO
PORCENTAJE INDIVIDUAL
300%
70%
23%
7%
Fuente: Encuesta realizada al personal del Polimdico Martnez.
De acuerdo a los resultados de la encuesta observamos que 27 respuestas son

favorables a las 3 interrogantes mientras que 3 respuestas son desfavorables; estos
resultados reflejan que el
70% del personal de la entidad nos dan respuestas
favorables a nuestra primera hiptesis, la misma que est por encima de la regla de
decisin ya que sobrepasa el 50% por lo tanto es ACEPTADA.
Basndonos a resultados de las preguntas 2, 3 y 10 de las encuestas realizadas al
personal de la entidad, se podr mejorar la ejecucin de tratamientos mdicos tanto
a pacientes internos como externos, satisfaciendo sus necesidades con un servicio
de calidad.
76
Hiptesis 2.
2. La reestructuracin e implementacin de procesos polticas y formatos

estandarizados contribuir a una correcta administracin de los activos fijos.
FAVORABLE
INTERMEDIA
DESFABORABL
E
PREGUNTA
1. Cunto tiempo tiene

laborando en el cargo que
desempea?
4. Posee la
manual de
que facilite
los bienes
la entidad?
empresa un
Activos Fijos
el control de
existentes en
TOTAL
FREC.
FREC.
FREC
54%
38%
8%
11
85%
0%
15%
18
139%
38%
23%
TOTAL PORCENTAJE
ACUMULADO
200%
70%
19%
11%
De acuerdo a los resultados de la encuesta, 18 respuestas son favorables a las dos

interrogantes mientras que 3 respuestas son desfavorables; es decir que el 70% de
los funcionarios estn de acuerdo con nuestra hiptesis la cual est por encima de la
regla de decisin ya que el resultado pasa el 50% la cual es AFIRMADA.
Basndonos a los resultados de las preguntas 1 y 4 de la encuesta realizada al
personal se lograra optimizar el rendimiento administrativo de la entidad mediante
mejoras en cada uno de los procesos de los activos fijos.
77
Hiptesis 3.
3. La adicin de los procesos de mantenimiento, reparacin y baja de Activos

Fijos evitar la presencia de equipos mdicos obsoletos y en mal estado.
FAVORABLE
INTERMEDIA
DESFABORABLE
PREGUNTA
5. Cmo
considera
usted el estado en que
se encuentran los
Activos Fijos?
8. Conoce
usted si
existe un proceso de
baja para los Activos
Fijos obsoletos?
TOTAL
FREC.
FREC.
FREC
10
77%
8%
15%
69%
0%
31%
19
146%
8%
46%
TOTAL PORCENTAJE
ACUMULADO
200%
73%
4%
23%
De acuerdo a los resultados de la encuesta observamos 19 respuestas favorables y

16 desfavorables con respecto a las 2 interrogantes plateadas anteriormente estos
resultados indican que el 73% del personal ACEPTA nuestra tercera hiptesis con
respuestas favorables. Este valor se encuentra por encima de la regla de decisin ya
que este resultado sobrepasa del 50%.
Obteniendo respuestas positivas a las interrogantes 5 y 8 de las encuestas
realizadas al personal se conseguir disminuir la presencia de activos fijos
obsoletos, mediante la adicin de procesos de mantenimiento, reparacin y bajas de
activos fijos e implementacin de registros estandarizados que permitan un mejor
control de los bienes.
78
Hiptesis 4.
4. Mediante la designacin de un responsable de salvaguardar los Activos Fijos

impedir las constantes prdidas y/o extravos de instrumentos mdicos.
FAVORABLE
INTERMEDIA
DESFABORABLE
PREGUNTA
6. Cada qu periodo
se
realizan
constataciones
fsicas
de
los
Activos Fijos?
7. Considera usted
importante asignar
a un funcionario
para
que
se
encargue de la
custodia de los
Activos Fijos?
TOTAL
FREC.
FREC.
FREC
12
92%
0%
8%
10
77%
23%
0%
22
169%
23%
8%
TOTAL PORCENTAJE
ACUMULADO
200%
PORCENTAJE
INDIVIDUAL
84%
12%
4%
Mediante los resultados de la encuesta realizada al personal obtenemos 22

respuestas favorables a las 2 interrogantes y 1 respuesta desfavorable; estos
resultados manifiestas que el 84% del personal APRUEBA nuestra cuarta hiptesis,
sobrepasando la regla de decisin con respuesta favorable.
De acuerdo a los resultados de las interrogantes 6 y7 de la encuesta obtendr
minoraciones de prdidas y/o extravos de activos fijos mediante la realizacin de
constataciones fsicas peridicas y de una persona responsable de salvaguardar los
bienes existentes en la entidad.
79
Hiptesis 5.
5. Mediante la implementacin de un sistema de codificacin y la actualizacin del

registro de inventario de activos fijos lograr un mejor control en la localizacin de
los bienes.
FAVORABLE
INTERMEDIA
DESFABORABLE
PREGUNTA
9. Cree usted que es

necesario
establecer
cdigos a cada uno de los
Activos Fijos existentes
en la entidad?
TOTAL
FREC.
FREC.
FREC
12
92%
0%
8%
12
92%
0%
8%
TOTAL PORCENTAJE
ACUMULADO
100%
92%
0%
8%
Mediante los resultados obtenidos en las encuestas obtuvimos 12 respuestas

favorables y una desfavorable con respectos a la interrogante mencionada
anteriormente; estos resultados indican que el 92% del personal que labora en la
entidad afirma nuestra ltima hiptesis dndonos un porcentaje elevado de
respuestas favorables.
Los resultados de la pregunta 9 de la encuesta revelan que mediante la implantacin
de un sistema de codificacin de los activos fijos se lograra obtener un mejor control
en la localizacin de cada uno de los bienes existentes en la entidad.
80
CAPITULO V
PROPUESTA
5.1. TEMA
Elaboracin de un modelo de Sistema de Control de Activos Fijos en el Polimdico
Martnez ubicado en la ciudad de Milagro.
5.2. FUNDAMENTACIN
Estudio del Sistema Actual
Esta es la primera fase del anlisis de sistemas de informacin, antes de comenzar a
disear un nuevo sistema de informacin el analista deber conocer y comprender la
situacin actual en la que se encuentra tanto la organizacin como su sistema de
informacin.
De esta manera el analista podr estudiar con mayor profundidad la causa los
problemas y las oportunidades que poseen la entidad y las autnticas necesidades
que finalmente tiene la organizacin.
Para estudiar la entidad el analista deber recopilar la suficiente informacin para
tener una comprensin profunda del momento actual. Para empezar el estudio de la
entidad como un sistema permite averiguar cules son los objetivos y las metas de
las mismas.
Tambin permite estudiar cmo se estructura y organiza la empresa y cmo
interactan sus partes para alcanzar los objetivos propuestos por la entidad.
Posteriormente se analiza el sistema de informacin actual, este estudio aporta
informacin de cmo se efectuar el trabajo, as como de las necesidades bsica de
informacin y de comunicacin de la empresa.
Despus de conocer cmo funciona la compaa y el sistema de informacin actual,
el analista comprobara qu problemas y oportunidades existen en la empresa.
En todos los casos es necesario analizar la situacin actual con profundidad para
poder examinar las autnticas dificultades del ente y de su sistema de informacin, y
81
no solamente aquellos inconvenientes ligeros que suelen ser identificados por los
interesados.
Por ltimo el analista deber detallar adecuadamente cules son los propsitos
especficos del nuevo sistema de informacin segn el funcionamiento actual de la
empresa, cmo se trabaja actualmente con el sistema de informacin de acuerdo a
las dificultades y oportunidades que se han hallado a lo largo de este perodo.
Para poder alcanzar todas estas metas, la fase de anlisis del sistema actual est
formada por 4 actividades mencionadas a continuacin:
-
Analizar la estructura y el funcionamiento de la entidad
Analizar el sistema de informacin actual
Analizar los problemas y las oportunidades
Establecer los objetivos del nuevo sistema de informacin
Levantamiento de Informacin
Es un proceso en el cual el investigador colecciona datos e informacin de la
situacin actual de un sistema con el propsito de identificar problemas y
oportunidades de mejora.
Para esto se podr utilizar los diferentes mtodos mencionados a continuacin:
-
Entrevista
Observacin de actividades
Cuestionarios (encuestas)
Las entrevistas individuales con los funcionarios consisten en averiguar de cada

trabajador cmo labora con el sistema de informacin actual y qu necesidades
tendr en el futuro en relacin al sistema de informacin.
Los cuestionarios permiten recopilar informacin de un sinnmero de empleados en
un tiempo muy reducido. Sin embargo, se pierde la capacidad de dirigir las
interrogantes en funcin de la entidad.
La observacin directa sobre los trabajadores es otro de los mtodos ms usados
para recoger informacin de la entidad, ya que permite estudiar cmo la informacin
y los datos son tratados y qu informacin y qu datos son necesarios en cada
puesto de trabajo.
El estudio de documentos de la empresa como pueden ser informes, valoraciones,
solicitudes de pedidos, reglas, directrices y las polticas de la empresa permitirn
establecer el cmo se usan los datos y la informacin en la institucin.
82
A parte de los mtodos tradicionales para la recopilacin de informacin, existen

nuevas tcnicas con este mismo fin denominado el mtodo de planificacin de
requerimientos conjunta (JRP), este es una tcnica que enfatiza el desarrollo
participativo entre los propietarios, los usuarios, los diseadores y los constructores.
El JRP permite recopilar informacin en forma conjunta entre las personas claves
que se encuentran implicadas en el desarrollo de un sistema.20
Manual de Procesos
Es un documento que registra el conjunto de procesos discriminado en actividades y
tareas que realiza un servicio, un departamento o una institucin.
Objetivos de los Manuales de Procesos
-
Servir de gua para la correcta ejecucin de actividades y tareas para los

empleados de la entidad
Ayudar a brindar beneficios ms eficientes
Mejorar el aprovechamiento de los recursos humanos, fsicos y financieros
Generar igualdad en el trabajo por parte de los distintos obreros de la entidad
Evadir la improvisacin de las labores
Ayudar a ubicar al personal nuevo
Facilitar la inspeccin y evaluacin de las labores efectuadas
Suministrar informacin a la empresa acerca de la marcha de los procesos
Evitar disputas sobre normas, procedimientos y diligencias
Facilitar la ubicacin y atencin al cliente externo
Instituir elementos de consulta, orientacin y adiestramiento al personal
Utilizar como punto de referencia para las actividades de control interno y de

auditoria
Ser la memoria de la institucin
Elaboracin de los Manuales de Procesos

En la elaboracin del manual se debe tener en cuenta los siguientes elementos:
-
Estructura Orgnica ( organigrama de la entidad a la cual se le va a elaborar

el manual de procesos)
A cada empleado se le pedir que describa lo que realiza en su trabajo
20FERNNDEZ, Vicenc: Desarrollo de sistemas de informacin una metodologa basada en el
modelado, Ecuador, 2009.

83
Se procede a evaluar las funciones y clasificar las labores propias del cargo
Luego se solicita al funcionario que describa el proceso paso a paso
Se evala el proceso buscando claridad, secuencias lgica y simplificacin
Estructura del Manual de Procesos

A continuacin se describen los componentes de un manual de procesos:
-
Portada
Acta o resolucin de aprobacin
Misin de la institucin
Marco legal
Funciones del rea o de la entidad
Organigrama
Proceso del rea o de la entidad
Simbologa
Indicadores de gestin 21
Manual de Polticas
El conocer las polticas de una entidad proporciona un marco de referencia en el que
se basa toda accin administrativa.
Las polticas proporcionan el antecedente para deducir por qu las actividades se
hacen en determinada forma.
La importancia de un manual de polticas radica en que representa un recurso
tcnico para ayudar a la orientacin del personal.
Puede ayudar a instaurar polticas y procedimientos y a proporcionar soluciones
efectivas a los malos entendidos, tambin permite mostrar cmo el funcionario
puede ayudar a que se cumplan los objetivos establecidos por la institucin.
El manual de polticas se relaciona prcticamente con todos los dems tipos de
manuales y su importancia reside en que puede intervenir sobre ellos.
21MEJA, Braulio: Gerencia de procesos para la organizacin y el control interno de empresas de
salud, Ecuador, 2010.
84
Ventaja de los Manuales de Polticas

A continuacin detallaremos las ventajas de los manuales de polticas:
-
Las polticas descritas requieren que los administradores se apoyen en ellos y

predeterminen qu se puede hacer en estas circunstancias.
Proporcionan un panorama de accin para muchos asuntos, de modo que los

asuntos poco comunes o inesperados requieren la atencin de los directivos
de alta jerarqua.
Proporcionan un marco de accin en la cual el trabajador puede realizar sus

tareas libremente.
Contribuyen a asegurar un trato igual para todos los funcionarios
Generan seguridad de comunicacin interna en todos los niveles
Son fuente de conocimiento inicial, claro y rpido para ubicar en su puesto a

nuevos funcionarios
Facilitan el desarrollo de las auditoria administrativas
Contenidos de los Manuales de Polticas

Un manual solo debe contener la informacin necesaria para alcanzar los objetivos
establecidos por la entidad, el mismo no deber estar cargado de apartados
superfluos que reduzcan su valor operativo.
-
ndice
Introduccin
Alcance del manual
Instrucciones
Revisiones y recomendaciones
Organigrama
Declaracin de polticas 22
Mejoramiento de Procesos
Es un propsito asumido por todos los funcionarios de la institucin, acompaado
por una actitud orientada al mantenimiento y mejora de los procesos de una
determinada rea o entidad.
22RODRIGUEZ, Joaqun: Cmo elaborar y usar manuales Administrativos, Ecuador, 2009.
85
Caractersticas del Mejoramiento

El mejoramiento de los procesos posee algunas caractersticas que mencionaremos
a continuacin:
-
Est orientado a las personas y al proceso ms que al resultado
Exige muy poca inversin pero si un gran esfuerzo y disciplina
Tiene un efecto de largo plazo
Todos los funcionarios se encuentran involucrados en esto
Metodologas y tcnicas de fcil aplicacin
Mejora de estndares a pequeos pasos
El Ciclo de Mejoramiento
Esta teora nos permite administrar en forma estructurada los proyectos de
mejoramiento orientados a satisfacer las mltiples necesidades de los clientes y a
obtener productividad en los procesos. Se lo conoce con el nombre de ciclo de
Deming = PHVA, el mismo que sirve para:
-
Mejorar procesos
Solucionar problemas
Implantar nuevos procedimientos
Estandarizar procesos
Este ciclo est compuesto por cuatro etapas como es planear, hacer, verificar y
ajustar.23
Diagrama de Flujos
Es una representacin grfica de los pasos en un proceso, til para establecer cmo
funciona realmente el proceso para producir un producto, servicio, informacin o una
mezcla de los tres.
Al inspeccionar cmo los distintos pasos en un proceso se relacionan entre s, se
puede revelar con frecuencia las fuentes de problemas potenciales.
Estos grficos describen los pasos de un proceso.
Utilizacin de un Diagrama de Flujos
A continuacin daremos a conocer la metodologa para preparar un diagrama de
flujo:
23MEJIA, Braulio: Gerencia de procesos para la organizacin y el control interno de empresas de
salud, Bogot, 2009.

86
Propsito
Determinar el nivel de detalle requerido
Definir los limites
Utilizar smbolos apropiados
Hacer preguntas
Documentar cada paso
Completar la construccin del diagrama
Revisin
Determinar oportunidades24
Identificacin y Ubicacin Fsica de Bienes

Para un adecuado manejo de los bienes que forman parte de la propiedad de la
institucin, es necesario que al momento de su incorporacin, sean plenamente
identificados y se establezca en la documentacin de respaldo as como en los
Registros del Sistema su ubicacin exacta; lo cual permite que el control de los
bienes sea ms fcil y efectivo. La identificacin de los bienes aprueba que se
diferencien unos de otros y se pueda as establecer responsabilidad acerca de su
custodio, a ms de permitir implantar medidas de cuidado y control sobre ellos.
Esta identificacin es posible gracias a la generacin de cdigos numricos, as
como el manejo de Cdigos de Barras que admitan en el futuro llevar a cabo
constataciones fsicas en las cuales se compruebe el estado de los bienes y su
ubicacin actual.
El cdigo de cada uno de los bienes, es generado por parte del Sistema Informtico,
mismo que responde al secuencial de bienes, distinguindolos por grupos de
activos.
Una vez generado el cdigo del bien es necesario que el responsable de Activos
Fijos se encargue de generar mediante aplicaciones externas, generar la
identificacin mediante Cdigos de Barras, para proceder a la impresin de etiquetas
a ser colocadas en una parte visible del bien.
24RODRIGUEZ, Joaqun: Estudio de sistemas y procedimientos administrativos, Mxico, 2008.
87
Dichas etiquetas deben mantener la funcionalidad de lectura mediante el dispositivo

lector de cdigo de barras y generar de manera sencilla reportes de constatacin.
La ubicacin fsica de los bienes, una vez identificado y codificado el bien, deber
responder a criterios de:
-
Funcionalidad: Los bienes incorporados a la gestin de los miembros de la

Institucin debern ser ubicados de manera funcional, es decir, permitiendo
facilidades de uso y satisfaccin de necesidades del mayor nmero de
personas que requiera de su uso en el caso de bienes de uso general o
comn en cada una de las reas.
Seguimiento de especificaciones tcnicas: Los bienes debern ser

ubicados de tal forma que cumplan con las condiciones establecidas por el
fabricante, para cubrir aspectos de proteccin de bienes como: capacidad
elctrica, temperatura ambiental, exposicin o elementos qumicos, etc.
Adecuamiento de espacios: En el caso especial de bienes de uso mdico,

ser necesario que personal especializado interno de la Institucin verifique
caractersticas que mejoren la seguridad y resguardo de los bienes
atendiendo a facilidad de acceso de pacientes y proteccin fsica de los
mismos, si es necesario efectuar adecuaciones en el inmueble, estas debern
ser llevadas a cabo previo a la instalacin de los bienes, con lo cual se
consigue garantizar el perfecto desempeo operacional.
5.3 . JUSTIFICACIN
En base a las investigaciones efectuadas anteriormente podemos decir que la
propuesta surge debido a la incorrecta ejecucin de tratamientos mdicos por:
-
Presencia de activos e instrumentos mdicos obsoletos
Perdida de instrumentos mdicos
Insuficiencia de procesos, polticas y registros estandarizados.
Es por eso que esta tesis se efecta con la finalidad de elaborar un sistema de
control de activos fijos que facilite su ubicacin, uso, identificacin de custodios y
estado fsico de los bienes.
Este sistema de control a aplicarse comprender un conjunto de procedimientos,
polticas y registros que permitirn la optimizacin en el uso, administracin y control
de los mismos.
88
Al implementar polticas en el rea de Activos Fijos los usuarios podrn conocer:

-
El estado actual en que se encuentran los activos fijos.
Los mantenimientos y reparaciones que han requerido los equipos e

El historial de movimientos de cada uno de los activos
existentes en la
entidad.
-
Las adquisiciones de activos efectuadas por la entidad
La existencia de equipos e instrumentos mdicos antes de efectuar compras

futuras.
Este manual de polticas y procedimientos de Activos Fijos servir como fortaleza

empresarial para esta entidad el mismo que busca precisar controles que
contribuyan a mejorar la ejecucin de tratamientos mdicos en el Polimdico
Martnez.
5.4.
OBJETIVOS
5.4 .1. OBJETIVO GENERAL

Implementar un modelo de Sistema de Control de Activos Fijos en el Polimdico
Martnez
que
permita
mejorar
la
ejecucin
de
tratamientos
mdicos
hospitalizaciones.
5.4.2. OBJETIVO ESPECIFICO
-
Actualizar el registro de inventario de los activos fijos detallando sus puntos

ms relevantes.
Elaborar un manual de polticas y procedimientos de Activos Fijos con sus

respectivos registros estandarizados.
Codificar cada uno de los bienes existentes en las diferentes reas de la

entidad.
Delegar responsabilidades a cada uno de los funcionarios de la entidad, sobre

el uso, manejo y administracin de los activos fijos.
Disear e implementar los procesos de mantenimiento, reparacin y baja de

activos fijos con la finalidad de controlar mejor su estado fsico.
5.5 . UBICACIN
Nuestro proyecto se llevara a cabo en el Polimdico Martnez situado en:
Pas: Ecuador
Provincia: Guayas
89
Ciudad: Milagro
Direccin: Dr. Gabriel Garca Moreno y Pedro Carbo
Figura 8.Ubicacin de entidad.
Fuente: Maps.google.
5.6 . FACTIBILIDAD
En lo Econmico
Para iniciar con las indagaciones y el desarrollo de la propuesta la entidad deber
poseer un espacio fsico destinado para el levantamiento de la informacin, estudio y
anlisis de datos e implementacin de la propuesta, tambin se necesitarn de los
siguientes recursos:
90
Cuadro 20. Recursos utilizados.

No
ACTIVIDADES
CANTIDAD
RECURSOS
ESPACIO FSICO
Oficina
EQUIPOS
Computadora Porttil
Calculadora
DISEO
SUMINISTROS
2
Libreta de apuntes
Caja de resaltadores
Caja de Bolgrafos
MUEBLES Y ENSERES
Escritorio
Sillas plsticas
IMPLEMENTACIN
SERVICIOS
1
Internet
75
Copias
100
Impresiones
EQUIPOS
Computadora Porttil
Calculadora
Software generador de Cdigo de
Barras
SUMINISTROS
2
Caja de tickets adhesivos

Fuente: Annabell Sarmiento y Ruth Muoz .
En lo Tcnico
Estos espacios de trabajo debern contar con personal que contribuya a efectuar el
respectivo levantamiento, evaluacin de informacin en el rea de activos fijos para
su posterior implementacin, el mismo que se revelar a continuacin:
91
Cuadro 21. Talento Humano utilizado.

No
1
2
ACTIVIDADES
CANT.
DISEO
TALENTO HUMANO
Investigador
Encuestador
Asistente Inventario
IMPLEMENTACIN
DIFUSIN
Instructor
1
capacitacin
En lo Legal
Dentro del mbito legal nos regiremos de acuerdo a las Normas Internacionales de
Informacin Financiera para efectuar un correcto registro contable de cada uno de
los activos fijos.
Tambin nos basaremos en una serie de polticas detallas en cada uno de los
procedimientos del rea de Activos Fijos, las mismas que debern ser respectadas
por propietarios y funcionarios dentro de la entidad.
5.7 DESCRIPCIN DE LA PROPUESTA
5.7.1 ACTIVIDADES
Situacin Actual
El Polimdico Martnez ha venido desarrollando sus actividades alrededor de 10
aos consecutivos, prestando servicios mdicos a la comunidad milagrea.
Dentro de este centro de salud se crean diferentes reas detalladas en el respectivo
Organigrama Estructural, el mismo que muestra las principales funciones dentro de
la organizacin y las relaciones existentes entre ellas. (ANEXO 3)
Hoy por hoy esta institucin cuenta con tres propietarios, pero es administrada por la
Dra. Martha Martnez de Saltos, tambin posee trece funcionarios operando en las
diferentes reas de la entidad, los mismos que tienen asignadas sus respectivas
funciones y responsabilidades de acuerdo al Manual de Funciones. (ANEXO 4)
La entidad conserva 139 bienes muebles, es decir posee un rubro considerable en
inversin de activos fijos de los cuales no son tomados con importancia, ya que no
92
existe una adecuada administracin en estos bienes por parte de funcionarios

provocando prdidas materiales y monetarias a la empresa.
A inicio de sus actividades esta institucin vena operando sin los procedimientos
adecuados, es decir no contaba con un manual de administracin y registros de los
activos fijos, en el ao 2006 la entidad implemento ciertos procedimientos que se
efectuaban de manera cotidiana por los funcionarios de la entidad con el afn de
mejorar su gestin, los mismos que no fueron suficientes para este centro de salud
impidiendo de cierta forma el logro de los objetivos institucionales.
Actualmente la entidad cuenta con un registro de inventario de activos fijos
desactualizado y con procedimientos administrativos legalmente no documentados
narrados a continuacin:
-
Proceso de Adquisicin de Instrumentos Mdicos.
Proceso de Adquisicin de Equipos Mdicos y/o Mobiliarios.
Proceso de Ingreso de Activos Fijos.
Proceso de Transferencia Interna de Activos Fijos.
Levantamiento de la informacin.
Para efectuar el respectivo levantamiento de informacin iniciamos aplicando la
tcnica de observacin de una manera general, es decir visualizamos de forma
global el medio ambiente en el que opera la entidad. Luego aplicamos la tcnica de
observacin al personal, con la finalidad de obtener un revelamiento de las
actividades diarias que realizan los funcionarios en este centro de salud.
Posteriormente ejecutamos la tcnica de observacin del camino o ruta, indagando
cmo se lleva a cabo cada uno de los procesos dentro de la entidad, si existen
registros, polticas y/o manuales que sustenten el hecho.
Como complemento a esto aplicamos una serie de encuestas, las mismas que nos
permitieron detectar una serie de problemas en el rea de activos fijos, mediante la
recopilacin de datos e informacin por parte de cada uno de los involucrados en el
proceso de adquisicin, ingreso y traslado de los bienes existentes en la entidad.
Para finalizar con la primera actividad efectuamos un levantamiento fsico de activos
fijos en las diferentes reas del Polimdico Martnez, observando realmente las
93
condiciones en que se encuentran cada uno de ellos, obteniendo un inventario de

activos fijos actualizado, el mismo que deber contener sus caractersticas, estado
actual, ubicacin y sus respectivos responsables.
Cabe recalcar que esta serie de tcnicas aplicadas no causaron ninguna interrupcin
en los procesos administrativos y operativos de la entidad, pero si contribuyeron con
nuestro trabajo de mejora.
A continuacin daremos a conocer la documentacin obtenida a travs de las
diferentes tcnicas aplicadas:
-
Inventario de procesos
Manuales de procesos
Flujograma por procesos
Inventario de activos fijos
94
SITUACIN ACTUAL DE LOS PROCESOS EXISTENTES EN EL POLIMDICO MARTNEZ DE LA CIUDAD DE MILAGRO.
POLIMEDICO MARTINEZ
GERENCIA
(PROPIETARIOS)
REA DE INFORMACIN Y
ENFERMERA
ASESOR TRIBUTARIO
(3 ENFERMERAS)
REA DE
GINECOLOGA
REA DE
MEDICINA
GENERAL
(2 GINECLOGOS)
S A<
(2 MDICOS
GENERALES)
REA DE
PSICOLOGA
REA DE
TERAPIA
REA DE ASEO Y
LIMPIEZA
(1 PSICLOGO)
(1 TERAPISTA)
(1 CONSERJE)
95
MANUAL DE FUNCIONES DEL POLIMEDICO MARTINEZ
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE FUNCIONES
DESCRIPCIN DEL CARGO
DENOMINACIN: Gerente
REA: Gerencia
REPORTA A: Propietarios
SUPERVISA A: Todos los funcionarios de las diferentes reas.
FUNCIN BSICA
- Verificar que se cumplan con todos los lineamientos establecidos por la entidad.
RESPONSABILIDADES Y ACTIVIDADES QUE DESEMPEA
1. Aprobar solicitud de compra enviada por las diferentes reas.
2. Verificar que los bienes muebles (equipos mdicos, mobiliarios, instrumentos
mdicos, etc.) de la entidad se encuentren en buen estado.
3. Provee autorizacin para que se efectu la compra de un bien mueble (equipos
mdicos, mobiliarios, instrumentos mdicos, etc.).
4. Aprueba que los bienes muebles de la entidad sean transferidos a diferentes
lugares.
5. Comunicar a dems propietarios de las decisiones tomadas.
6. Aprobar solicitud de reparacin o mantenimiento de un bien mueble (equipos
mdicos, mobiliarios, instrumentos mdicos, etc.).
7. Ordena los pagos a proveedores.
8. Delega responsabilidades a dems propietarios de la entidad.
9. Velar por el cumplimiento de las normas de salud y las disposiciones
presentadas por el ministerio de salud.
96
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE FUNCIONES
DENOMINACIN: Medico General

REA: rea de Medicina General
REPORTA A: Gerencia
SUPERVISA A: Enfermera
FUNCIN BSICA
- Diagnosticar el estado del paciente y prescribir recetas mdicas.
1. Verificar el historial clnico del paciente
2. Solicitar la adquisicin de equipos mdicos nuevos
3. Solicitar el mantenimiento y/o reparacin de equipos e instrumentos mdicos
4. Solicitar la transferencia interna del activos fijos
5. Prescripcin de recetas mdicas
6. Evaluar el estado del paciente
7. Notifica daos de activos fijos
8. Lleva un control de los pacientes atendidos diariamente
9. Efecta pedidos de suministros tales como gasas, jeringas, alcohol, etc.
10. Solicita traslados de pacientes con diagnostico urgente
11. Salvaguardar cada uno de los bienes existentes en su rea
12. Revisin de exmenes clnicos
97
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE FUNCIONES
DENOMINACIN: Gineclogo
REA: rea de Ginecologa
REPORTA A: Gerencia
FUNCIN BSICA
7. Examinar el periodo de gestacin de mujeres
98
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE FUNCIONES
DENOMINACIN: Psiclogo
REA: rea de Psicologa
REPORTA A: Gerencia
FUNCIN BSICA
12. Evaluar la salud mental del paciente.
13. Efectuar test al paciente
99
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE FUNCIONES
DENOMINACIN: Terapista
REA: rea de Terapia
REPORTA A: Gerencia
FUNCIN BSICA
13. Efectuar tratamientos de relajacin
100
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE FUNCIONES
DENOMINACIN: Enfermera
REA: rea de Informacin y Enfermera
REPORTA A: Gerencia
SUPERVISA A: Conserje
FUNCIN BSICA
- Colaborar en lo que sea necesario con los mdicos del Polimdico.
1. Recepcin diaria de cobranza causada por pago de consultas.
2. Manejo de facturas y comprobantes que sustenten la adquisicin de algn bien
mueble (equipos mdicos, mobiliarios, instrumentos mdicos, etc.)
3. Creacin de carpetas de pacientes para registros de diagnsticos.
4. Contesta y realiza llamadas.
5. Notifica solicitudes presentadas por las diferentes reas a Gerencia
6. Pide cotizaciones a diferentes proveedores.
7. Realizar pedidos a proveedores.
8. Realizacin de pagos a proveedores y empleados.
9. Manejo de caja chica.
10. Ejecuta cierres de caja.
11. Efectuar reportes de bienes devueltos.
12. Realizar un pre diagnostico a pacientes (tomar presin, pesar, etc.)
101
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE FUNCIONES
DENOMINACIN: Conserje
REA: rea de Bodega y Limpieza
REPORTA A: Enfermera
SUPERVISA A: Ninguno
FUNCIN BSICA
- Controlar adecuadamente el manejo, almacenamiento y conservacin de los
bienes muebles as como ejecutar labores de limpieza en la entidad.
1. Realizar tareas de aseo y limpieza en la entidad tanto a las diferentes reas
como a los mobiliarios.
2. Mantener ordenada toda la entidad.
3. Supervisar cmara de seguridad.
4. Efectuar el trasladado de los bienes muebles (equipos mdicos, mobiliarios,
instrumentos mdicos, etc.) a las diferentes reas.
5. Realiza el ingreso de bienes muebles a bodega.
6. Trasladar bien mueble (equipos mdicos, mobiliarios, instrumentos mdicos,
etc.) a lugar de reparacin.
7. Llevar un control de bienes muebles entregados y recibidos (equipos mdicos,
mobiliarios, instrumentos mdicos, etc.)
8. Al recibir bienes muebles verificar que encuentre con los requisitos establecidos
en factura o en solicitud.
102
Inventario de procesos
POLIMEDICO MARTINEZ
PROCESO DE ADQUISICIN DE
ACTIVOS FIJOS
ADQUISICIN DE INSTRUMENTOS
MDICOS
ADQUISICIN DE EQUIPOS
MDICOS Y/O MOBILIARIOS
PROCESO DE INGRESO DE
ACTIVOS FIJOS
INICIO: Recepcin de requerimiento de

adquisicin de activos fijos.
FIN: Llegada del activo fijo a bodega.
INICIO: Recepcin de activos fijos a

bodega.
FIN: Ingreso de activo fijo a bodega.
PROCESO DE TRANSFERENCIA
INTERNA DE ACTIVOS FIJOS
INICIO: Recepcin de requerimiento de pedido de

activos fijos.
FIN: Actualizacin del inventario de activos fijos.
103
Primer Proceso: Adquisicin de Instrumentos Mdicos.
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE PROCESOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE INSTRUMENTOS MDICOS
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Adquirir nuevos instrumentos mdicos con la finalidad de cubrir
las necesidades de las diferentes reas de la entidad y dar una
mejor atencin medica al paciente.
2.0 ALCANCE
Aplica a todas las adquisiciones relacionadas con instrumentos
mdicos tales como: pinzas, tijeras, agujas, termmetros, etc.
Se regirn por este procedimiento todos los funcionarios
relacionados con el manejo de los activos fijos en las diferentes
reas de esta entidad.
3.0 RESPONSABILIDAD
rea solicitante: Encargada de requerir instrumentos mdicos
nuevos para su uso.
Enfermera: Encargada de realizar la respectiva cotizacin para
la posterior adquisicin de instrumentos mdicos.
Conserje: Se encarga de recepcionar la mercadera.
4.0 DEFINICIONES
COMPRAS DE INSTRUMENTOS MDICOS
Se denomina instrumentos mdicos a las pinzas, tijeras
mdicas, estetoscopio, tensimetro, termmetros, linternas, etc.
Su costo no deber exceder de los $50,00.
104
POLIMEDICO MARTINEZ
No
ACTIVIDADES
5.0
5.1
POLTICAS
Toda adquisicin de instrumentos mdicos deber ser
desembolsada de caja.
Todo el personal de las diferentes reas de esta entidad es
responsable del uso de los equipos, instrumentos mdicos
y mobiliarios existentes.
Es responsabilidad de la enfermera efectuar las
adquisiciones.
El conserje ser el responsable de receptar los
instrumentos mdicos en bodega.
5.2
5.3
5.4
6.0
UNIDAD DE
TRABAJO
PROCEDIMIENTO
6.1
Enviar el requerimiento de la adquisicin del instrumento

mdico va correo electrnico.
6.3
Receptar el requerimiento de la adquisicin de

instrumentos mdicos por parte del rea solicitante.
Revisar el listado de proveedores existente en la entidad,
para determinar el proveedor pertinente de acuerdo al
requerimiento solicitado.
Seleccionar el proveedor idneo para la adquisicin del
instrumento mdico.
Enviar va correo electrnico a proveedores el pedido de
materiales (instrumentos mdicos).
6.4
6.5
6.6
6.7
Receptar el instrumento mdico solicitado a bodega.
ELABORADO POR:
ANNABELL SARMIENTO Y
RUTH MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
FECHA:
16/12/2012
rea
Solicitante
Enfermera
Conserje
PAGINA:
105
DIAGRAMA DE FLUJO DE ADQUISICIN DE INSTRUMENTOS MDICOS

No
ACTIVIDAD
Enviar
requerimiento de
adquisicin
de
instrumentos
mdicos
Receptar
requerimiento de
adquisicin
de
instrumentos
mdicos.
Revisar el listado
de proveedores
existente en la
entidad
para
determinar
el
proveedor
pertinente.
RESPONS. GERENC. A.INF. Y

ENFERM.
A.
GINEC.
A. MED.
GENER.
A. PSICOL. A.
TERAPI.
A. BOD. Y
LIMP.
ENVIAR REQUERIMIENTO DE ADQUISICIN DE INSTRUMENTOS MDICOS
rea
Solicitante
Enfermera
Enfermera
RECEPTAR
REQUERIMIENTO
DE
INSTRUMENTOS
MDICOS
REVISAR
LISTADO DE
PROVEEDORES
106
Seleccionar
el
proveedor
idneo
para la adquisicin
de
instrumentos
mdicos.
Enviar el pedido de
materiales
(instrumentos
mdicos)
a
proveedores
va
correo electrnico.
SELECCIONAR
PROVEEDOR
IDNEO
Enfermera
Enfermera
Receptar
el
instrumento mdico
solicitado a bodega.
Enfermera
ENVIAR PEDIDO
DE
MATERIALES A
PROVEEDOR
RECEPTAR EL
INSTRUMENTO
MDICO EN
BODEGA
107
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE PROCESOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE EQUIPOS MDICOS Y/O MOBILIARIOS.
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Adquirir nuevos mobiliarios y equipos mdicos con la finalidad
de cubrir las necesidades de las diferentes reas de esta
entidad y dar una mejor atencin medica al paciente.
2.0 ALCANCE
Aplica a todas las adquisiciones relacionadas con bienes
muebles tales como: equipos mdicos, escritorios, sillas,
armarios, camillas, etc. Se regirn por este procedimiento
todos los funcionarios relacionados con el manejo de los
activos fijos en las diferentes reas de esta entidad.
3.0 RESPONSABILIDAD
Gerencia: Encargado de la aprobacin de las compras de los
bienes muebles adquiridos por la empresa.
Enfermera: Encargada de realizar la respectiva cotizacin
para su posterior adquisicin.
Conserje: Se encarga de recepcionar el equipo mdico y/o
mobiliario pedido por las diferentes reas solicitantes.
4.0 POLTICAS
4.1 Toda adquisicin de equipo mdico y/o mobiliarios mayor a
$50,00 deber ser aprobada por Gerencia.
4.2 Es responsabilidad del conserje, verificar que el activo fijo se
encuentre en perfecto estado.
4.3 Todo el personal de las diferentes reas de esta entidad es
responsable del uso de los equipos, instrumentos mdicos y
mobiliarios existentes.
108
POLIMEDICO MARTINEZ
No
ACTIVIDADES
4.4
Toda adquisicin de mobiliarios y equipos mdicos

deber ser efectuada a travs de cotizacin.
La enfermera ser la responsable de efectuar el pedido
del bien a los proveedores.
PROCEDIMIENTO
Enviar el requerimiento de la adquisicin de equipos
mdicos y/o mobiliarios por correo electrnico al rea de
informacin y enfermera.
4.5
5.0
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
UNIDAD DE
TRABAJO
Receptar el requerimiento del rea solicitante sobre la

adquisicin de instrumentos mdicos nuevos.
Solicitar cotizaciones a proveedores va correo
electrnico del respectivo equipo mdico y/o mobiliario a
adquirir.
Receptar las diferentes cotizaciones enviadas por los
proveedores para su posterior aprobacin.
Enviar cotizaciones va correo electrnico a la Gerencia
para su posterior revisin.
Revisar cotizaciones eligiendo la mejor opcin en cuanto
a calidad y precio.
Aprobar el requerimiento de la compra del equipo mdico
y/o mobiliario solicitada por las diferentes reas.
5.8
Realizar el respectivo pedido de equipos mdicos y/o

mobiliario mdico a proveedor.
5.9
Receptar el equipo mdico y/o mobiliario a bodega.
ELABORADO POR:
RUTH MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
FECHA:
16/12/2012
rea
Solicitante
Enfermera
Gerencia
Enfermera
Conserje
PAGINA:
109
DIAGRAMA DE FLUJO DE ADQUISICIN DE EQUIPOS MDICOS Y/O

MOBILIARIOS
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE EQUIPOS MDICOS Y/O MOBILIARIOS.
No
ACTIVIDAD
RESPONSAB
Enviar
requerimiento
de
adquisicin
de
equipos
mdicos
y/o mobiliarios.
rea Solicitante
Receptar
requerimiento
de
adquisicin
de
equipos
mdicos
y/o mobiliario.
Solicitar
cotizaciones
a
proveedores
va
correo electrnico.
Enfermera
GERENCIA
A.INF. Y
ENFERM.
A.
GINEC.
A. MED.
GENER.
A.
PSICOL.
A.
TERAPI.
A. BOD.
Y LIMP.
ENVIAR REQUERIMIENTO DE ADQUISICIN DE EQUIPOS MDICOS Y/O

MOBILIARIOS.
RECEPTAR
REQUERIMIENTO
DE ADQUISICIN
DE EQUIPOS
MDICOS Y/O
Enfermera
SOLICITAR
COTIZACIONES A
PROVEEDOR
110
Receptar
las
cotizaciones para
su
posterior
aprobacin.
Enfermera
Enviar cotizaciones
va
correo
electrnico
a
Gerencia para su
revisin.
Revisar
cotizaciones
eligiendo la mejor
opcin en cuanto a
calidad y precio.
Enfermera
Gerencia
RECEPTAR
COTIZACIONES
PARA SU
APROBACIN
ENVIAR
COTIZACIONES A
GERENCIA PARA
SU REVISIN
REVISAR
COTIZACIONES
ELIGIENDO LA
MEJOR OPCIN
111
Aprobar
el
requerimiento de la
compra del equipo
mdico
y/o
mobiliarios.
Realizar
el
respectivo pedido
de
equipos
mdicos
y/o
mobiliarios.
Receptar el equipo
mdico
y/o
mobiliario
en
bodega.
Gerencia
APROBAR
REQUERIMIENTO
DE LA COMPRA
Enfermera
Conserje
REALIZAR
PEDIDO DE
EQUIPOS
MDICOS Y/O
MOBILIARIOS
RECEPTAR EL
EQUIPO
MDICO Y/O
MOBILIARIO
112
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE PROCESOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO: INGRESO DE ACTIVOS FIJOS.
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Verificar y controlar correctamente los activos fijos que
ingresan para ser utilizados por las diferentes reas, con el
propsito de conocer especficamente el lugar donde se
2.0 encuentra cada uno de ellos.
ALCANCE
Aplica a toda lo relacionado con el ingreso de bienes muebles
tales como: equipos mdicos, mobiliarios, instrumentos
mdicos, etc.
Con este proceso se guiaran todos los
3.0 involucrados en dar el ingreso de los bienes muebles a la
entidad.
RESPONSABILIDAD
Enfermera: Encargado de notificar a la gerencia del ingreso
de los mobiliarios o instrumentos mdicos adquiridos.
4.0 Conserje: Encargado de realizar el pertinente ingreso al rea
4.1 solicitante.
POLTICAS
4.2 Es responsabilidad del rea solicitante cuidar del mobiliario o
instrumento medico adquirido.
4.3 En caso de que el activo fijo se encuentre en mal estado o
ser devuelto.
4.4 El Conserje ser el encargado de efectuar el respectivo
ingreso del bien.
Para cada ingreso de bienes muebles se deber actualizar el
113
POLIMEDICO MARTINEZ
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
5.0
PROCEDIMIENTO
5.1
Recepcionar el activo fijo (instrumento mdico,

mobiliario y equipo mdico) en bodega.
Revisar que el activo fijo se encuentre en perfecto
estado.
Notificar a Enfermera sobre la llegada del activo fijo a
bodega.
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
Efectuar el respectivo pago al proveedor por la

adquisicin del activo fijo.
Actualizar el inventario de activos fijos existente en la
empresa.
Ordenar a que se proceda el ingreso del activo fijo a
bodega.
ELABORADO POR:
RUTH MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
FECHA:
16/12/2012
Conserje
Enfermera
PAGINA:
114
DIAGRAMA DE FLUJO DE INGRESO DE ACTIVOS FIJOS

No
1
ACTIVIDAD
RESPONS.
Recepcionar el activo
fijo en bodega.
Conserje
A. INF. Y
ENFERM.
A.
GINEC.
A. MED.
GENER.
A.
PSICOL.
A.
TERAPI.
A. BOD.
Y LIMP.
RECEPCIONAR
EL ACTIVO FIJO
EN BODEGA
Revisar que el activo

fijo que se encuentre en
perfecto estado.
Conserje
GERENC.
REVISAR QUE EL
ACTIVO FIJO SE
ENCUENTRE EN
PERFECTO
ESTADO
Notificar a enfermera
sobre la llegada del
activo fijo a bodega.
Conserje
NOTIFICAR
SOBRE LA
LLEGADA DEL
BIEN A BODEGA
115
Efectuar el respectivo
pago a proveedor por la
adquisicin del activo
fijo.
Enfermera
EFECTUAR EL
RESPECTIVO
PAGO A
PROVEEDOR
Enfermera
ACTUALIZAR EL
INVENTARIO DE
ACTIVOS FIJOS
Actualizar el inventario
de activos fijos existente
en la entidad.
Ordenar a que se
proceda el ingreso de
activos fijos a bodega.
Enfermera
ORDENAR EL
INGRESO DEL
BIEN A BODEGA
116
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE PROCESOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA INTERNA DE ACTIVOS FIJOS.
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Permitir identificar los cambios de usuarios o ubicacin
fsica de los bienes muebles de la entidad con el
propsito de llevar un adecuado control de los bienes
2.0 existentes en a la entidad.
ALCANCE
Los requisitos de este procedimiento aplica a todas las
solicitudes de transferencias de bienes muebles que
posee la entidad tales como: equipos mdicos,
mobiliarios, instrumentos mdicos, etc.
Con este
3.0 proceso se regirn todas las personas encargadas de
realizar la transferencia.
RESPONSABILIDAD
rea solicitante: Encargada de notificar la transferencia
del bien para su uso correspondiente.
Enfermera: Delegada de comunicar a Gerencia sobre el
traspaso del bien a otras reas.
4.0 Conserje: Encargado de realizar el del traslado del bien
4.1 al rea que requiere de su uso.
POLTICAS
4.2 Toda transferencia interna deber ser notificada al rea
de informacin y enfermera.
4.3 Ser responsable del traslado interno del Activo Fijo el
Conserje.
Se deber actualizar el inventario de Activos Fijos al
momento de efectuar alguna transferencia interna.
117
POLIMEDICO MARTINEZ
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
5.0
PROCEDIMIENTO
5.1
Enviar el requerimiento de pedido de activos fijos

al rea de informacin y enfermera.
5.2
Receptar el requerimiento de pedido de Activos

Fijos por parte del rea solicitante.
5.3
5.4
rea Solicitante
Enfermera
Aprobar el requerimiento de pedido de Activos
Fijos para proceder a transferir el mismo al rea
solicitada.
Ordenar a conserje que proceda a transferir el
activo fijo.
Conserje
5.5
Actualizar el inventario de Activos Fijos en la

seccin de ubicacin.
5.6
Transferir el activo fijo al rea solicitada.
ELABORADO POR:
RUTH MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
Enfermera
FECHA:
16/12/2012
PAGINA:
118
DIAGRAMA DE FLUJO DE INGRESO DE ACTIVOS FIJOS

No
ACTIVIDAD
Enviar
el
requerimiento
de
pedido de activos
fijos al rea de
informacin
y
enfermera.
Receptar
el
requerimiento
de
pedido de activos
fijos por parte del
rea solicitante.
Aprobar
el
requerimiento
de
pedido de activos
fijos
para
su
posterior
transferencia.
RESPONS.
GERENC.
A.INF. Y
ENFERM.
Enfermera
A. MED.
GENER.
A.
PSICOL.
A.
TERAPI.
A. BOD.
Y LIMP.
ENVIAR REQUERIMIENTO DE PEDIDO DE ACTIVOS FIJOS
rea Solicitante
Enfermera
A.
GINEC.
RECEPTAR EL
REQUERIMIENTO
DE PEDIDO DE
ACTIVOS FIJOS
APROBAR EL
REQUERIMIENTO
DE PEDIDO DE
ACTIVOS FIJOS
119
Ordenar a conserje
que se proceda a
transferir el bien.
Enfermera
Actualizar
el
inventario de activos
fijos en la seccin
ubicacin.
Enfermera
ORDENAR A QUE
SE PROCEDA A
TRANSFERIR EL
BIEN
ACTUALIZAR EL
INVENTARIO DE
ACTIVOS FIJOS
EN LA SECCIN
UBICACIN
Transferir el activo
fijo
al
rea
solicitante.
Conserje
TRANSFERIR EL
ACTIVO FIJO AL
REA
SOLICITANTE
120
REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS EN LA ENTIDAD
No
DESCRIPCIN
DETALLE
UBICACIN
MARCA
CARACTERST.
COLOR
Muebles
Sala de Espera
N.I.
De 2 asientos con brazos de fierros
Mostaza
Muebles
Sala de Espera
N.I.
Mostaza
Muebles
Sala de Espera
N.I.
Mostaza
Muebles
Sala de Espera
N.I.
Mostaza
Muebles
Sala de Espera
N.I.
Mostaza
Muebles
Sala de Espera
N.I.
Mostaza
Muebles
Sala de Espera
N.I.
Mostaza
Mesa de madera
Sala de Espera
N.I.
Cuadrada madera con vidrio encima Caf
Televisor
Sala de Espera
SMC
10
Lmpara de emergencia
Sala de Espera
AOSDA
11
Ventiladores
Sala de Espera
HUNTER
12
Tacho de basura
Sala de Espera
13
Soporte de televisor
14
14" pantalla plana
Negro con plomo
Con dos focos recargable
Blanco
De 4 aletas pegados al techo
Blanco
PYCCA
Triangular con tapa
Verde con blanco
Sala de Espera
PYCCA
Fierro
Negro
Ventiladores
Sala de Espera
HUNTER
Blanco
16
Armario metlico
Sala de Espera
N.I.
doble compartimiento con puertas y

2 cajones
Negro
16
Ventiladores
Sala de Espera
HUNTER
Blanco
17
Soporte de extintores
Sala de Espera
KIDDE
Fierro
Negro
18
Sala de Espera
KIDDE
Fierro
Negro
121
No
DESCRIPCIN
DETALLE
UBICACIN
MARCA
CARACTERST.
Mediana cuadrada
COLOR
19
Balanza de piso
rea de Infor. y Enf.
CAMRY
Blanco
20
Dispensador de agua
SMC
21
Archivador - bandeja
N.I.
grande de doble compartimiento
Naranja
22
N.I.
Naranja
23
N.I.
Naranja
24
Silla plstica
Sala de Espera
PYCCA
De alto impacto modelo SIGARE
Beige
25
Esterilizador
STAR
Automatic Dry heart sterilizer
Plomo con negro
26
Ventilador
SMC
De tres aletas de pared
Blanco
27
Ventiladores
HUNTER
Blanco
28
Esterilizador
STAR
Automatic Dry heart sterilizer
Negro
29
Nebulizador supers port neb
NEVO
P-115
Plomo
30
Bandejas plsticas
PYCCA
Plsticas con rendijas
Blanco
31
Bandejas plsticas
PYCCA
Blanco
32
Cajonera metlica
N.I.
Metlica de 3 cajones
Negro
33
Cajonera plstica
PYCCA
Plstica de 3 cajones
Negro
34
Cajonera plstica
PYCCA
Negro
35
Cajonera plstica
PYCCA
Negro
36
Cajonera plstica
PYCCA
Negro
Equipo elctrico de agua trmica y

Blanco
fra
122
No
DESCRIPCIN
DETALLE
UBICACIN
MARCA
37
Cajonera plstica
PYCCA
38
Armario metlico
N.I.
39
Bandejas plsticas
40
Monitor
41
CARACTERST.
COLOR
Plstica de 1 cajn
Blanco
Doble particin metal doble
Negro
PYCCA
Blanco
XEROX
LCD
Negro
Pinza quirrgica
N.I.
Grande
Plateado
42
Bistur
N.I.
Mediano
Plateado
43
Tijera quirrgica
N.I.
Mediana
Plateado
44
Pinzas quirrgica
N.I.
Pequea
Plateado
45
Bistur
N.I.
Grande
Plateado
46
Teclado
GENIOS
Grande rectangular
Negro con Plomo
47
Impresora
BROTHE
48
Escritorio ejecutivo
N.I.
49
CPU
SUPER
POWER
50
Grapadora
RAPESCO
51
Contenedor biolgico
cortopunzantes
BIOLIFE
52
Regleta elctrica de 6 enchufes
ACE
53
Contenedor biolgico
cortopunzantes
BIOLIFE
54
ACE
55
Balanza de piso
CAMRY
Imprime, copia, enva fax y

telfono incluido
madera Lnea Logo 500cm x
375cm
CPU Dell Dimension L600cx L700cxe
Caki
Plomo con Negro
Plomo con Negro
Hds 240
Plateado
Redondeados con tapa
Rojo
Varios enchufes Sweex Power

Master 2020
Caki
Rojo
Varios enchufes Sweex Power

Master 2020
Caki
Pequea cuadrada
Blanco con azul
123
No
DESCRIPCIN
DETALLE
UBICACIN
MARCA
CARACTERST.
COLOR
56
Tensimetro de pedestal de mer.
RIESTER
Grande de pie
Azul
57
Televisor
SMC
De 14" pulgadas
Plomo con Negro
58
Cajonera
PYCCA
Cajn montado
Negro
59
Cajonera
PYCCA
Cajn montado
Blanco
60
PYCCA
de 25cm x 30cm
Negro
61
Tensimetro manual
PHYGMOMONO
HETER
62
Escritorio de 2 cajones
N.I.
63
Cajonera
PYCCA
64
Armario de metal
N.I.
65
NEVO
66
Tacho de basura
PYCCA
Mediano de 50cm, redondo Verde con Blanco
67
Mouse
GENIUS
Optical mouse 5v
Negro
68
Archivador
PYCCA
Mediano
Blanco
69
Calculadora
KENKO
Dual
Plomo
70
Camilla mvil
rea de Terapia
VAM
Rectangulares de 1, 30 x
1m
Negro
71
Secador de mano
rea de Terapia
XINDA
Redondeado
Plomo
72
Escritorio en L
rea de Terapia
N.I.
73
Sillas plsticas pequeas
rea de Terapia
PYCCA
de mercurio con una base

de 5 ruedas
madera Lnea Logo 500cm
x 375cm
Negro
Negro
Cajn montado
Blanco
De 2 cajones
Negro
P-100.
Negro
madera Lnea Logo 500cm

Verde con Negro
x 375cm
Silla Toledo
Beige
124
No
DESCRIPCIN
DETALLE
UBICACIN
MARCA
74
Intercomunicador
PANASONIC
75
Silla Ejecutiva
76
Armario de metal
77
CARACTERST.
COLOR
Kx-tc1040
Caki
PYCCA
Tipo oficina, de cuero, reclinable
Negro
rea de Terapia
PYCCA
Cuadrado grande de 1,50cm x

1,50cm
Negro
rea de Terapia
PYCCA
Silla Toledo
Beige
78
Sillas plsticas alargadas
rea de Terapia
PYCCA
79
rea de Terapia
PYCCA
80
rea de Terapia
PYCCA
81
Camilla para masajes
rea de Terapia
VAM
82
Tensimetro manual
rea de Terapia
N.I.
de uso personal
Rojo
83
Impresora
Bodega
EPSON
Imprime, copia,
Plomo
84
Camilla
Bodega
VAM
35 A, ruedas
Beige
85
Camilla
Bodega
VAM
35 A, ruedas
Beige
86
Archivador tipo bandeja
rea de Terapia
PYCCA
De platico
Negro
87
Biombo medico
rea de Terapia
HOSPIOFFICE 2 Cuerpos 200cm x 200cm
Beige
88
Porta suero
rea de Terapia
MEDICAL
EXPO
89
Camilla
Bodega
VAM
90
Aire acondicionad.
Bodega
TECNO
91
Camilla
Bodega
VAM
92
Calculadora
rea de Med General
PRODIMEDA
plsticas de 4 patas con espaldar

confortable
confortable
confortable
Rectangular de1,50x 1m; Con
patas de madera
Beige
Beige
Beige
Caf
De 2.40m, de metal
Beige
35 A, ruedas
Beige
Empotrado
Beige
35 A, ruedas
Beige
Pequea cuadrada
Negro
125
No
DESCRIPCIN
DETALLE
UBICACIN
MARCA
CARACTERST.
confortable
confortable
COLOR
93
Silla de espera
rea de Med. General
PYCCA
94
Silla de espera
rea de Med General
PYCCA
95
Mini refrigeradora
rea de Med General
SAMSUNG
96
rea de Med General
N.I.
97
Dispensador ambiental
rea de Med General
AIR WICK
98
Silln reclinable
rea de Med General
N.I.
rea de Med General
BIOLIFE
Rojo
rea de Med General
BIOLIFE
Rojo
99
100
Contenedor bilgico de
cortopunzantes
Contenedor bilgico de
cortopunzantes
8 pies, cuadrada
en forma de L
Negro
Negro
Blanco
Verde con Negro
Pequeo
Blanco
gerencial Novo, sistema basculante

por perilla
Negro
101
Tacho de basura
rea de Med General
PYCCA
capri alto 26.5 cm, dimetro 25.7 cm
Beige con adornos

verdes
102
Mueble
rea de Med General
N.I.
Mostaza
103
Vitrina con cajones
rea de Med General
VITRO
ACERO
104
Ambuntalor
rea de Med General HOSPIOFFICE pequeo cuadrado
Beige
105
Tacho de basura
rea de Med General
Verde
106
Shailn peditrico
rea de Med General HOSPIOFFICE ACC-100
Negro
107
Mesa
rea de Med General
N.I.
De metal con tres compartimientos
Negro
108
Tanque de oxgeno
rea de Med General
GLOCWELD
grande, de 2 LPM
Blanco
PYCCA
Mediana
Plomo con Negro
126
No
DESCRIPCIN
DETALLE
UBICACIN
MARCA
NIKON
CARACTERST.
Simultneamente. 14 cm. 26cm
COLOR
109
Estereoscopio
rea de Med General
110
Shailn mdico
rea de Med General HOSPIOFFICE ovalia 05 clsica estndar
Negro
111
Succionador
rea de Med General
Blanco
112
Aire acondicionado
rea de Med General
KDK
Empotrado
Blanco
113
Aire acondicionado
rea de Med General
SAMSUNG
Empotrado
Beige
114
Lmpara cuello de ganso
rea de Med General
WELCH
ALLYN
115
Biombo mdico
rea de Med General HOSPIOFFICE 2 cuerpos 200cm x 200cm
116
Balanza peditrica
rea de Med General
HEALTH O
METER
117
Purificador de aire
rea de Med General
CARICO
118
Ventilador
rea de Med General
SMC
119
Escritorio Ejecutivo
rea de Med General
N.I.
120
Estereoscopio
rea de Med General
121
Equipo de diagnostico
122
Tacho de basura
123
ASPIRA MAXI Pequeo
44300
Azul con Plomo
Plateado
Beige con tela
blanca
Horizontal
Blanco
Tipo 2 mediano
Negro
De 3 aletas
Blanco
madera Lnea Logo 500cm x 375cm
Negro con Verde
RIESTER
QUALITY
de uso personal
Negro con Plomo
rea de Med General
BIESTER
Pequeo
rea de Med General
PYCCA
Ventilador
rea de Psicologa
SMC
124
rea de Psicologa
125
Televisor
rea de Psicologa
Plateado
Verde
De 3 aletas
Blanco
PYCCA
Fierro
Negro
TECNO
De 14 " pulgadas
Plomo
127
No
DESCRIPCIN
DETALLE
UBICACIN
MARCA
CARACTERST.
COLOR
N.I.
Mostaza
126
Mueble
rea de Psicologa
127
Shailn mdico
rea de Psicologa
128
Cajonera
rea de Psicologa
129
Soporte para suero
rea de Psicologa
130
Soporte para suero
rea de Psicologa
131
Tanque de oxigeno
rea de Psicologa
GLOCWELD
132
Camilla
rea de Psicologa
N.I.
133
Soporte para suero
rea de Psicologa
MEDICAL
EXPO
134
rea de Psicologa
N.I.
135
Tacho de basura
rea de Psicologa
PYCCA
136
Estereoscopio
rea de Psicologa
137
Mesa quirrgica
138
139
Tacho de basura
140
Shailn mdico
141
Silla reclinable
142
Silla de espera
rea de Ginecologa
y Obstetricia
rea de Ginecologa
y Obstetricia
rea de Ginecologa
y Obstetricia
rea de Ginecologa
y Obstetricia
rea de Ginecologa
y Obstetricia
rea de Ginecologa
y Obstetricia
HOSPIOFFICE ovalia 05 clsica estndar

PYCCA
MEDICAL
EXPO
MEDICAL
EXPO
Cajonera clic
N.I.
PYCCA
Verde con Beige
de 2, 40 m, de metal
Negro
Negro
Pequeo
Blanco

375cm
Beige con Esquinas

Violetas
Beige

375cm
Verde con Negro
ovalado de 25cm de largo
Blanco
HOSPIOFFICE Pequeo
N.I.
Negro
Tipo mayo, hid. band. sup.

Extr.acero Inoxidable.
375cm
Azul
Negro
Verde con Negro
ovalado de 25cm de largo
Beige
HOSPIOFFICE ovalia 05 clsica estndar
Negro
PYCCA
Tipo oficina, de cuero, reclinable
Negro
PYCCA
Tipo oficina
Negro
128
No
DETALLE
DESCRIPCIN
UBICACIN
143
144
145
146
147
MARCA
rea de Ginecologa
y Obstetricia
rea de Ginecologa
y Obstetricia
rea de Ginecologa
Cajonera metlica
y Obstetricia
rea de Ginecologa
Aire acondicionado
y Obstetricia
rea de Ginecologa
Control remoto
y Obstetricia
Silla de espera
CARACTERST.
COLOR
PYCCA
Tipo oficina
Negro
WELCH
ALLYN
44300
Plateado
PYCCA
De 4 cajones
Negro con Beige
TEKNO
Empotrado
Beige
TEKNO
pequeo ovalado
Beige
FIRMA DEL RESPONSABLE
129
Anlisis de informacin por Proceso

Anlisis del proceso de adquisicin de instrumentos mdicos.
No
TAREA
CONT.
Envo
y
recepcin
del
requerimiento
para
la
adquisicin
de
instrumentos
mdicos.
Revisin
del
listado
de
proveedores
y
seleccin
de
proveedor
idneo.
Envo de pedido
de instrumentos
mdicos
a
proveedor.
Recepcin
instrumento
mdico
bodega.
TIEMP.
ECON.
PROBLEMA
Inadecuado
lineamiento y ausencia
de normativas en el
procedimiento.
------------------------------
Incremento de gastos
diarios.
de
a
Presencia
de
instrumentos mdicos
innecesarios.
CAUSAS
CONSECUENCIAS
RIESGOS
Falta de documento
estandarizado
de
adquisicin
de
instrumentos mdicos
Falta
de
especificaciones
en
los requerimientos de
instrumentos
mdicos.
Ausencia de pruebas y
evidencias
que
respalden la adquisicin.
Pedido incorrecto de
Riesgo alto: extravo o

prdida de informacin,
prdida de tiempo.
Riesgo alto: prdidas
monetarias, atraso en el
pedido.
------------------------------
---------------------------------
----------------------------------
Falta de documento
estandarizado
de
pedido de materiales.
Falta
de
especificaciones en el
pedido de materiales
a proveedor.
Ausencia de
evidencias
respalden el
materiales.
Desacuerdo
negociacin
incorrecto
instrumento
proveedor.

prdida de tiempo.
Riesgo alto: retraso en
la atencin mdica al
paciente, rea solicitante
insatisfecha.
Falta de inspeccin o
revisin
del
bien
receptado.
Falta de documento
que legalice la llegada
del bien.
Instrumentos mdicos en
mal
estado
o
inadecuado.
evidencias
que
respalden la llegada del
bien.
pruebas y
que
pedido de
en
pedido
de
mdico a
y

monetarias,
rea
solicitante insatisfecha.
prdida de tiempo.
130
PROBLEMAS
De acuerdo al recuadro presentado en la parte superior podemos observar que el
principal problema del proceso de adquisicin de instrumentos mdicos es el
inadecuado lineamiento del proceso y la ausencia de normativas en el mismo
provocando una incorrecta adquisicin de instrumentos mdicos lo cual genera un
incremento en los egresos diarios de la entidad, reduciendo as el espacio de la
bodega por instrumentos mdicos adquiridos de manera innecesaria.
RIESGOS
Los principales riesgos presentes en este proceso son: el extravo o prdida de
informacin, retraso en atenciones mdicas al paciente por la falta del instrumento
solicitado provocando as la insatisfaccin de las diferentes reas por no poder
efectuar de manera correcta su trabajo y esto a su vez genera uno de los riesgos
ms elevados que es la disminucin de ingresos a la entidad, provocando prdidas
monetarias.
RECOMENDACIONES
Para efectuar una mejora en este proceso, empezaramos por reestructurar el
manual de procesos, adhiriendo polticas tales como:
-
Toda solicitud de compra deber ser justificada.
Las rdenes de compra debern ser revisadas para as llevar un control.
El listado de proveedores se deber actualizar semestralmente.
Se deber confirmar el pedido de materiales a proveedor antes de generar la

orden de compra.
Notificar si requiere de algn cambio los instrumentos mdicos solicitados.
Detallar de manera clara y precisa caractersticas del instrumento medico

requerido en la nota de pedido de materiales.
Y para llevar un mejor control del primer proceso de activos fijos adherimos registros
detallados a continuacin:
-
Solicitud de compra
Listado de proveedores
Nota de pedido de materiales
Orden de compra
131
Anlisis del Proceso de Adquisicin de Equipos Mdicos y/o Mobiliarios.
No
TAREA
Envo y recepcin
de requerimientos
para la adquisicin
de
equipos
mdicos
y/o
mobiliarios.
Solicitud
y
recepcin
de
cotizaciones para
su
posterior
aprobacin.
Envo y revisin de
cotizaciones
por
parte de gerencia.
Aprobacin
de
requerimiento
solicitado para la
adquisicin
de
equipos
mdicos
y/o mobiliarios.
CONT.
TIEMP.
ECON.
PROBLEMA
CAUSAS
CONSECUENCIAS
RIESGOS
Incorrecto lineamiento
en el procedimiento.
Falta de documento
estandarizado
de
adquisicin
de
equipos mdicos y/o
mobiliarios.
Falta
de
especificaciones
en
los requerimientos de
equipos mdicos y/o
mobiliarios.
evidencias
que
respalden la adquisicin.

prdida de tiempo.
Ausencia
de
normativas dentro del
procedimiento
Ausencia
tres
proformas
como
mnimo
para
su
aprobacin.
Seleccin incorrecta de
adquisicin de equipo
mdico y/o mobiliario.
Riesgo alto: inversin

elevada de dinero,
mala calidad de equipo
mdico y/o mobiliario.
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
Pedido incorrecto
equipos mdicos
mobiliarios.
de
y/o
Riesgo alto: grandes

prdidas
monetarias,
atraso en el pedido.
------------------------------
------------------------------
132
Envo de pedido de
equipos
mdicos
y/o mobiliarios a
proveedor.
Recepcin
de
equipo mdico y/o
mobiliario.
Falta de documento
estandarizado
de
pedido de materiales.
Incremento de gastos
innecesarios.
Presencia de equipos
mdicos
y/o
mobiliarios
inhabilitados
en
bodega.
Falta
de
especificaciones en el
pedido de materiales
a proveedor.
Falta de reporte que

legalice el estado
actual del equipo
mdico y/o mobiliario
receptado.
Falta de documento
que legalice la llegada
del bien.
evidencias
que
respalden el pedido de
materiales.
Desacuerdo
en
negociacin y pedido
incorrecto de equipo
mdico y/o mobiliario a
proveedor.
Deteccin de falencias
en equipos mdicos y/o
mobiliarios.
evidencias
que
respalden la llegada del
bien.

prdida de tiempo.
Riesgo alto: retraso en
la atencin mdica al
paciente,
rea

monetarias,
rea
prdida de tiempo.
133
PROBLEMAS
Con respecto al proceso de adquisicin de equipos mdicos y/o mobiliarios su
principal problema es el inadecuado lineamiento en el proceso y la ausencia de
polticas de las mismas provocando una incorrecta adquisicin de equipos mdicos y
mobiliarios, aumentando los gastos de la entidad, e incrementado la presencia de
equipos mdicos y/o mobiliarios inhabilitados en bodega.
RIESGOS
Los principales riesgo que posee este proceso son: el extravo o prdida de
informacin por la falta de documentacin, retraso en las atenciones al paciente por
la falta de equipos mdicos provocando una insatisfaccin a las diferentes reas y al
mismo tiempo un incremento de gastos innecesarios. Cabe recalcar que al adquirir
equipos mdicos y/o mobiliarios la entidad invierte grandes cantidades de dinero
que para ello se necesitara de un presupuesto el mismo que no posee la entidad.
RECOMENDACIONES
De acuerdo a todas las falencias observadas en el proceso se recomienda
reestructurar el manual de procesos adhiriendo las polticas necesarias tales como:
-
Se deber justificar toda solicitud de compra de equipos y/o mobiliarios.
Se llevara un mejor control en las solicitudes de compra mediante una

revisin peridica de las mismas.
Toda adquisicin de equipos y/o mobiliarios deber tener adjunta su

respectiva cotizacin
Las cotizaciones debern ser aprobadas por gerencia.
Todo registro deber ser firmado por las partes involucradas
Cada equipo y/o mobiliario deber tener un mnimo de tres cotizaciones
Las rdenes de compra debern ser aprobadas por gerencia
Los registros relacionados a este proceso sern:

-
Solicitud de compra
Registro de inventario de activos fijos
Cotizaciones
rdenes de compra
134
Anlisis del Proceso de Ingreso de Activos Fijos.

No
TAREA
CONT.
Recepcin
y
revisin del activo
fijo (equipo mdico
y/o mobiliario) en
bodega.
Notificacin
de
llegada del bien a
enfermera.
Pago
proveedores
adquisicin
bien.
TIEMP.
ECON.
PROBLEMA
Presencia de equipos
mdicos y/o mobiliarios
inhabilitados en bodega.
-----------------------------
a
por
del
CAUSAS
CONSECUENCIAS
RIESGOS
Ausencia de poltica
que indique que todo
bien ser recepcionado
con
su
respectiva
factura.
legalice
el
estado
actual
del
equipo
mdico y/o mobiliario
receptado.
Recepcin de activo fijo no

pedido por la entidad.

monetarias,
prdida
de tiempo.
Deteccin de falencias en
equipos
mdicos
y/o
mobiliarios.
Riesgo alto: extravo

o
prdida
de
informacin, prdida
de tiempo.
-----------------------------
-----------------------------
-----------------------------
Falta de documento
estandarizado de pago
a proveedores.
Efectuar doble
proveedor.
Carencia de poltica
que indique que todo
pago
deber
ser
notificado a gerencia.
Carencia monetaria que

cubra los gastos.
pago

monetarias, extravo o
prdida
de
informacin.
Ausencia de normativas
dentro del procedimiento.
135
Actualizacin
inventario
activos fijos.
de
de
Prdida, extravo o hurto

de activos fijos.
Ingreso de activo
fijo a bodega.
Desconocimiento de la
ubicacin concreta de los
activos fijos.
Falta de constatacin
fsica de los activos
fijos.
Presencia de activos fijos

inexistentes.

monetarias, extravos
o prdida de activos
fijos,
Carencia de un registro
del desgaste fsico del
activo fijo.
Desconocimiento de la
vida til de cada activo fijo.
Riesgo
alto:
presencia de activos
fijos obsoletos.
Falta de un documento
estandarizado
de
ingreso de activos fijos.
Ausencia de evidencias o
pruebas que sustenten en
ingreso.
Ausencia
de
codificacin de cada
uno de los activos fijos
receptados.
Ignorar la ubicacin y
situacin actual de los
activos fijos.

o
prdida
de
informacin, prdida
de tiempo.
o prdida de activos
fijos.
Ausencia
de
una
persona responsable
del activo fijo.
Inadecuado uso o manejo

de los activos fijos.
Riesgo alto: activos

fijos defectuosos o en
mal estado.
136
PROBLEMAS
Con respecto al proceso de ingreso de activos fijos a bodega se detentan problemas
tales como: la presencia de activos fijos inhabilitados por un inadecuado lineamiento
en el proceso y por la ausencia de normativas y registros que respalden el ingreso
de los bienes, luego a esto tenemos un desconocimiento del lugar concreto en
donde se encuentran cada uno de los bienes y quien es la persona responsable de
su uso y cuidado.
RIESGOS
De acuerdo al recuadro anterior podemos observar que los riesgos de los cuales
mencionare:
-
El extravo o prdida de activos fijos, presencia de activos fijos obsoletos,

extravo o prdida de la informacin por falta de polticas y registros, y por
ultima la presencia de activos fijos defectuosos o en mal estado, provocando
la improvisacin de activos fijos por otros similares.
RECOMENDACIONES
Con todo lo observado anteriormente concluimos que se deber reestructurar el
manual del proceso de ingresos adjuntando las polticas necesarias tales como:
-
Todo ingreso de activo fijo debe tener su orden de compra
Aperturar tarjetas de control de activos fijos por cada bien ingresado a la

entidad
Recepcin de facturas sin enmendaduras ni tachones
Asignar el respectivo custodio a cada bien ingresado
Actualizacin de registro de inventario al momento de adquirir un activo fijo en

la entidad
Codificar cada uno de los activos fijos ingresados a bodega
Adherimos tambin una serie de documentos que nos permitirn llevar un mejor
control del proceso:
-
Orden de compra
Resumen de ingreso de activos fijos
Tarjeta de control de activos fijos
Anta de entrega recepcin

137
Tambin elaboraremos un manual de levantamiento fsico de inventario con su

respectivo registro, el cual nos ayudara a una mejor ubicacin de los bienes, la
codificacin de cada uno de los activos para evitar prdidas y por ultimo a asignar
responsables de cada uno de los bienes en las diferentes reas.
138
Anlisis del Proceso de Transferencia Interna de Activos Fijos.
No
TAREA
Envo y recepcin
de
pedido
de
activos fijos al rea
de informacin y
enfermera
Aprobacin
del
requerimiento
de
pedido de activos
fijos.
Ordenar a conserje
que proceda a
transferir el activo
fijo
CONT.
TIEMP.
ECON.
PROBLEMA
CAUSAS
CONSECUENCIAS
RIESGOS
Irregular
atencin
mdica al paciente.
Falta
de
documentacin
estandarizada para el
pedido del activo fijo.
Falta
de
especificaciones
en
los
causales
del
traslado.
Ausencia
de
evidencia o pruebas
que
respalden
el
pedido del bien.
Riesgo alto: prdida de

informacin, prdida de
tiempo.
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
Traslado innecesario
de activos fijos.
Riesgo alto: pacientes

insatisfechos,
disminucin
de
consultas
mdicas,
prdidas monetarias.
139
Actualizar
el
inventario
de
activos fijos en la
seccin
de
ubicacin
------------------------------
Transferir el activo
fijo
al
rea
solicitada.
Incorrecto lineamiento
y
ausencia
de
normativas
en
el
procedimiento.
------------------------------
------------------------------
------------------------------
Falta
de
documentacin
estandarizada para el
traslado interno del
activo fijo.
legalice el estado
actual del activo fijo.
Ausencia
de
una
persona responsable
del activo fijo.
Ausencia
de
evidencia o pruebas
que
respalden
la
transferencia interna
del bien.
No se podr medir el
desgaste del bien
entregado.
Inadecuado uso o
manejo del activo fijo.
Riesgo alto: prdida de

informacin, prdida de
tiempo.
Riesgo alto: prdida
monetaria.
Riesgo alto: activos
fijos defectuosos o en
mal estado.
140
PROBLEMAS
En relacin con el anlisis de riesgos efectuado en este proceso, determinamos
los siguientes problemas:
la inadecuada atencin mdica a los pacientes por la ausencia de activos fijos
necesarios, el inadecuado lineamiento del proceso de transferencia interna por la
ausencia de normativas y registros que permitan un mejor control del mismo.
RIESGOS
Los riesgos principales en el proceso de transferencia son: disminucin de
consultas mdicas por la presencia de pacientes insatisfechos del servicio,
extravi o prdida de informacin por la ausencia de documentos que respalden
el proceso, prdidas y extravos de activos fijos generando disminucin de los
ingresos de la entidad.
RECOMENDACIONES
Para proceder a mejor el proceso se requiere de una reestructuracin del manual
de procesos adhiriendo polticas tales como:
-
Toda transferencia interna de activos fijos deber ser notificada a gerencia
Actualizar la ubicacin del bien en el respectivo registro de inventario de

activos fijos
Emitir un informe del estado actual del bien antes que sea entregado a otra
rea.
No se efectuara modificaciones en los cdigos asignados a los bienes dentro

de la entidad
Se debern archivar las actas de entrega recepcin en el rea de bodega

como constancia de que el proceso se ha efectuado.
Los registros relacionados a este proceso que contribuyen a llevar un mejor

control del mismo son:
-
Solicitud de transferencia de activos fijos
Tarjetas de control de activos fijos
Acta de entrega recepcin

141
Anlisis FODA
Figura 1. FODA
El anlisis FODA nos permitir identificar los puntos estratgicos, las fortalezas y
debilidades y al mismo tiempo aprovechar las oportunidades que se presentan en el
entorno de la entidad. Para la confeccin de esta matriz FODA se consider los
principales factores tanto internos como externos.
A continuacin puntualizaremos la matriz FODA con sus respectivas fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas tomando en cuenta el siguiente recuadro:
DEBILIDADES
FORTALEZAS
Cuadro 22. FODA
AMENAZAS
OPORTUNIDADES
Zona en la que la entidad tratara de
Zona en la que la entidad explota al
neutralizar los efectos externos y
mximo
trasladar fortalezas a las reas de
mximos beneficios.
sus
recursos,
logrando
los
oportunidades.
Zona
en
la
que
encuentra
Zona en la que la entidad invierte en
amenazada la existencia de la entidad
recursos, tecnologa, capacitaciones para
de la cual deber salir rpidamente
superar sus debilidades y aprovechar las
mediante
oportunidades que se presentan.
acciones
se
de
mejora
cambios para reconvertirse.

Fuente: Ruth Muoz y Annabell Sarmiento
142
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
Cuenta con un organigrama estructural para la

administracin y control de los activo fijos.
Posee manuales de funciones establecidos por
la entidad.
Tiene un inventario de procesos especfico.
Lleva un registro de los activos fijos existentes en
la entidad.
Posee
un
Flujograma
de
adquisicin,
transferencia interna e ingreso de activos fijos.
DEBILIDADES
Presencia de activos fijos en mal estado

(obsoletos).
Falta de formatos preestablecidos por la entidad
en cada uno de los procesos.
Carencia de polticas en cada uno de los
procesos existentes en la entidad.
Falta de codificacin en los activos fijos.
Ausencia de verificaciones peridicas sobre el
estado y efectividad de los bienes en general.
Ausencia de un manual de control de activos
fijos.
Mantiene desactualizado el inventario de
activos fijos.
Ingresos econmicos deficientes.
Obtiene ingresos adicionales por servicios

prestados a seguro D-MIRO.
Aprovechar avances tecnolgicos.
Beneficiarse de capacitaciones de normas sobre
uso y manejo de activos fijos.
Contratacin de seguros contra robos de activos
fijos.
Sistema de control de activos fijos disponibles
(software).
AMENAZAS
Competencia con equipos mdicos de punta.

Robos y/o extravos de activos fijos.
Existencia de reglamentos internos de polticas en
otras entidades.
Sistemas informticos para controlar los activos
fijos en hospitales.
Clnicas efectan presupuestos econmicos
destinados para la compra de bienes.
143
Cuadro de porcentajes de FODA.

Cuadro 23. Fortalezas y debilidades
IMPACTO
IMPACTO
FORTALEZAS
DEBILIDADES
PUNT.
ALTO
Cuenta con un organigrama

estructural
para
la
administracin y control de los
activo fijos.
Posee manuales de funciones
establecidos por la entidad.
Tiene un inventario de procesos

especfico.
Lleva un registro de los activos
fijos existentes en la entidad.
Posee un Flujograma de
adquisicin,
transferencia
interna e ingreso de activos
fijos.
TOTAL
PORCENTAJE
MEDIO
ALTO
BAJO
PUNT.
100%
60%
40%
0%
Presencia de activos fijos en mal

estado (obsoletos).
Falta
de
formatos
preestablecidos por la entidad en
cada uno de los procesos.
Carencia de polticas en cada

uno de los procesos existentes
en la entidad.
Falta de codificacin en los

activos fijos.
Ausencia
de
verificaciones
peridicas sobre el estado y
efectividad de los bienes en
general.
Ausencia de un manual de
control de activos fijos.
Mantiene
desactualizado
TOTAL
PORCENTAJE
el
MEDIO
BAJO
X
X
X
X
1
X
X
2
100%
71%
29%
0
0%
144
Cuadro 24. Oportunidades y amenazas

IMPACTO
IMPACTO
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
PUNT.
ALTO
MEDIO
PUNT.
ALTO
BAJO
Competencia con equipos
mdicos de punta.
Robos y/o extravos

activos fijos.
Obtiene ingresos adicionales

por servicios prestados a seguro
D-MIRO.
Aprovechar
avances
tecnolgicos.
Beneficiarse de capacitaciones
de normas sobre uso y manejo
de activos fijos.
Contratacin de seguros contra

robos de activos fijos.
Sistema de control de activos

fijos disponibles (software).
TOTAL
PORCENTAJE
100%
80%
20%
de
MEDIO
BAJO
Existencia de reglamentos
internos de polticas en
otras entidades.
Sistemas informticos para

controlar los activos fijos en
hospitales.
Clnicas
efectan
presupuestos econmicos
destinados para la compra
de bienes.
TOTAL
0%
PORCENTAJE
100%
80%
20%
0%
145
Tabla de matriz de accin FA FO

Cuadro 25. Matriz de reas de respuestas estratgicas FA - FO
O2
O3
O4
O5
F2

estructural para la administracin
y control de los activo fijos.
F2

F3

F3

especfico.
F4
10

especfico.
F4

F5

F5
10
adquisicin, transferencia interna
e ingreso de activos fijos.
TOTAL
F6
F6
10
14
11
12
55
adquisicin, transferencia interna
e ingreso de activos fijos.
TOTAL
11
10
11
13
14
59
PROMEDIO
11.00
11.00

estructural para la administracin
y control de los activo fijos.
PROMEDIO
11.80
O1
TOTAL
Sistema de control de activos

fijos disponibles (software).
FORTALEZAS
Contratacin de seguros contra

robos de activos fijos.
A5
Beneficiarse de capacitaciones
de normas de uso y manejo de
activos fijos.
A4
Aprovechar avances
tecnolgicos.
Clnicas efectan presupuestos

econmicos destinados para la
compra de bienes.
A3
Obtiene ingresos adicionales por

servicios prestados a seguro DMIRO.

hospitales.
A2
OPORTUNIDADES
internos de polticas en otras
entidades.
A1
MATRIZ DE REAS DE RESPUESTAS ESTRATGICAS FO
TOTAL
Robos y/o extravos de activos

fijos.
FORTALEZAS

mdicos de punta.
AMENAZAS
MATRIZ DE REAS DE RESPUESTAS ESTRATGICAS FA
11.80

ANLISIS:
En el primer recuadro podemos observar que obtuvimos una ponderacin de 55 con un promedio de debilidades y amenazas de 11, es decir que se
podr aprovechar las fortalezas de la entidad para cubrir las amenazas externas. Con respecto al segundo recuadro verificamos que obtuvimos una
ponderacin de 59, es decir las fortalezas con las oportunidades se encuentran neutralizadas lo cual aprovecharemos nuestras fortalezas y las
oportunidades externas presentes para obtener grandes beneficios.
146
Tabla de matriz de accin DA DO

Cuadro 26. Matriz de reas de respuestas estratgicas DA - DO
Falta
de
formatos
preestablecidos por la entidad
en cada uno de los procesos.
en la entidad.
activos fijos.
Ausencia
de
verificaciones
general.
D2
11
D3
10
D4
D5
D6
Mantiene desactualizado
D7
19
13
12
60
TOTAL
PROMEDIO
el
12.00
O2
O3
O4
O5
11
D2
D3
D4
D5
D6
Mantiene
desactualizado
D7
11
18
56
TOTAL
PROMEDIO
el
PROMEDIO
O1
D1
TOTAL
DEBILIDADES
Presencia de activos fijos en mal
estado (obsoletos).
Falta
de
formatos
preestablecidos por la entidad en
cada uno de los procesos.
en la entidad.
activos fijos.
Ausencia
de
verificaciones
general.
8.00
D1
Sistema de control de
activos fijos disponibles
(software).
Presencia de activos fijos en

mal estado (obsoletos).
Contratacin de seguros
contra robos de activos
fijos.
A6
Obtiene ingresos
adicionales por servicios
prestados a seguro DMIRO.
Aprovechar avances
tecnolgicos.
Clnicas efectan
presupuestos econmicos
destinados para la compra
de bienes.
A5
OPORTUNIDADES

hospitales.
A3
PROMEDIO
internos de polticas en
otras entidades.
A2
8.57
Robos y/o extravos de

activos fijos.
A1
TOTAL

mdicos de punta.
AMENAZAS
DEBILIDADES
Beneficiarse de
capacitaciones de normas
de uso y manejo de activos
fijos.
MATRIZ DE REAS DE RESPUESTAS ESTRATGICAS DO
MATRIZ DE REAS DE RESPUESTAS ESTRATGICAS DA
11.20

ANLISIS:
En la matriz DA obtuvimos una ponderacin de 60, con un promedio de 12 para las amenazas y 8.57 para las debilidades. De acuerdo a estos
resultados se deber aplicar estrategias de mejora evitando que la economa de la entidad decline. En el segundo recuadro logramos una ponderacin
de 56 con un promedio de 11.20 de oportunidades y 8 de debilidades, es decir debemos invertir en recurso con la finalidad de aprovechar las grandes
oportunidades presentes para disminuir debilidades.
147
Cuadro 27. Matriz FODA general
MATRIZ FODA
DE
ALTERNATIVAS
ESTRATEGICAS
OPORTUNIDADES
O1.
Obtiene
ingresos
adicionales
por
servicios
prestados a seguro D-MIRO.
O2.
Aprovechar
avances
tecnolgicos.
O3.
Beneficiarse
de
capacitaciones de normas
sobre uso y manejo de activos
fijos.
O4. Contratacin de seguros
contra robos de activos fijos.
O5. Sistema de control de
activos
fijos
disponibles
(software).
AMENAZAS
A1. Competencia con equipos
mdicos de punta.
A2. Robos y/o extravos de
activos fijos.
A3. Existencia de reglamentos
internos de polticas en otras
entidades.
A4. Sistemas informticos
para controlar los activos fijos
en hospitales.
A5.
Clnicas
efectan
presupuestos
econmicos
destinados para la compra de
bienes.
FORTALEZAS
DEBILIDADES
F1. Cuenta con un organigrama

estructural
para
la
administracin y control de los
activo fijos.
F2.
Posee
manuales
de
funciones establecidos por la
entidad.
F3. Tiene un inventario de
procesos especfico.
F4. Lleva un registro de los
activos fijos existentes en la
entidad.
F5. Posee un Flujograma de
adquisicin,
transferencia
interna e ingreso de activos
fijos.
D1. Presencia de activos fijos en mal

estado (obsoletos).
D2. Falta de formatos preestablecidos por
la entidad en cada uno de los procesos.
D3. Carencia de polticas en cada uno de
los procesos existentes en la entidad.
D4. Falta de codificacin en los activos
fijos.
D5. Ausencia de verificaciones peridicas
sobre el estado y efectividad de los bienes
en general.
D6. Ausencia de un manual de control de
activos fijos.
D7. Mantiene desactualizado el inventario
de activos fijos.
ESTRATEGIAS FO
ESTRATEGIAS DO
Mejorar el control de activos

fijos mediante la elaboracin
de
manuales
de
procedimientos,
e
implementacin de polticas
y registros.
Invertir en equipos mdicos de

tecnologa avanzada.
Capacitar a cada uno de los
funcionarios de la entidad para el
correcto uso y manejos de los activos
fijos existentes en las diferentes reas.
Contratar seguros contra robos de
activos fijos con la finalidad de
disminuir prdidas econmicas en la
entidad.
ESTRATEGIAS FA
ESTRATEGIAS DA
Emplear un manual de
control de activos fijos en el
cual se detalle cada uno de
los procesos para la correcta
administracin de los bienes,
con la finalidad de evitar
prdidas
monetarias,
mejorando la ejecucin de
tratamientos mdicos en el
Polimdico Martnez.
Reestructurar los procesos existentes

en la entidad, adhiriendo sus
respectivos formularios estandarizados
que contribuyan al mejoramiento de
los procesos.
Efectuar revisiones peridicas de cada
uno de los activos fijos con la finalidad
de determinar su estado actual.
Implementar
procesos
de
mantenimiento, reparacin y baja de
activos fijos con la finalidad de eliminar
la presencia de activos fijos obsoletos
o daados.
Actualizar el inventario de activos fijos
y codificar cada uno de ellos, para su
mejor localizacin.
148
ANLISIS DE LAS CINCO FUERZAS DE MICHAEL PORTER

POSIBLES RIVALES
PROVEEDORES
Clnica Santa Ins
Clnica Santa Clara
Policlnico Naranjo
COMPETIDORES DEL SECTOR
CLIENTES
SALUD.
-
Farmacia Cruz Azul

Farmabios
Adelco
Glomedical
Hospital Len Becerra
Hospital de Seguro IESS
Pacientes de Seguro
MIRO
Pacientes Internos
D-
PRODUCTOS SUSTITUTOS
-
Consultorios
Natural
de
Medicina
149
F1. BARRERAS DE ENTRADA COMPETIDORES DEL SECTOR SALUD.

Si analizamos el recuadro anterior observamos que existen centros de salud que
amenazan la permanencia de la entidad en el mercado debido a que cuentan con
sistemas de administracin eficientes, es por ello que es importante reestructurar los
procesos internos de la entidad para mejorar la prestacin de sus servicios.
F2. PRODUCTOS SUSTITUTOS.
De acuerdo a los resultados obtenidos verificamos que en el cantn milagro existe
una minora de consultorios de medicina natural debido a la gran cantidad de
consumidores exigentes, cabe mencionar que estos consultorios no poseen una
adecuada administracin pero no debemos descuidarnos de estas desventajas y
tratar de ofrecer un excelente servicio.
F3. POSIBLES RIVALES
En el sector salud existe un alto nivel de competitividad, sin embargo debemos
buscar un valor agregado al servicio prestado para desafiar a la competencia y
conseguir mantenernos en el mercado como un grupo respetable y reconocido.
F4. CLIENTES
El poder de adquisicin lo tienen los pacientes, es por ello que esta entidad deber
seguir laborando e indagando las necesidades de la poblacin para llenar las
expectativas del cliente. Cabe mencionar que los clientes son la mayor fuente de
ingreso de la entidad por eso es necesario brindar un servicio de calidad.
F5. PROVEEDORES
Existen una gran cantidad de proveedores lo cual tenemos un alto grado de ventaja
ya que no dependemos solo de uno de ellos, al contrario tenemos variedad para
adquirir nuestros instrumentos mdicos y medicamentos, obteniendo grandes
beneficios como: adquirirlos a menor precio y mejor calidad a los pacientes.
150
PROPUESTA DE UN MANUAL DE ACTIVOS FIJOS EN EL POLIMDICO MARTNEZ DE LA CIUDAD DE MILAGRO.
POLIMEDICO MARTINEZ
GERENCIA
(Propietarios)
RESPONSABLE DE LOS ACTIVOS FIJOS
REA DE INFORMACIN Y
ENFERMERA
ASESOR TRIBUTARIO
(3 ENFERMERAS)
REA DE
GINECOLOGA
(2 gineclogos)
REA DE
MEDICINA
GENERAL
(2 mdicos
generales)
REA DE
PSICOLOGA
REA DE
TERAPIA
REA DE ASEO Y
LIMPIEZA
(1 psiclogo)
(1 terapista)
(1 conserje)
151
POLIMEDICO MARTINEZ
.
MANUAL DE FUNCIONES
DENOMINACIN: Enfermera
REA: rea de Informacin y Enfermera
REPORTA A: Gerencia
SUPERVISA A: Conserje
FUNCIN BSICA
- Colaborar en lo que sea necesario con los mdicos del Polimdico.
1. Recepcin diaria de cobranza causada por pago de consultas.
2. Manejo de facturas y comprobantes que sustenten la adquisicin de algn bien
mueble (equipos mdicos, mobiliarios, instrumentos mdicos, etc.)
3. Creacin de carpetas de pacientes para registros de diagnsticos.
4. Contesta y realiza llamadas.
5. Notifica solicitudes presentadas por las diferentes reas a Gerencia
6. Pide cotizaciones a diferentes proveedores.
7. Realizar pedidos a proveedores.
8. Realizacin de pagos a proveedores y empleados.
9. Manejo de caja chica.
10. Ejecuta cierres de caja.
11. Efectuar reportes de bienes devueltos.
12. Realizar un pre diagnostico a pacientes (tomar presin, pesar, etc.)
13. Actualizar el inventario de activos fijos.
14. Realizar las respectivas cotizaciones para la adquisicin de instrumentos
mdicos.
15. Notificar a Gerencia el ingreso de los activos fijos adquiridos por la entidad.
16. Comunicar a Gerencia sobre el traspaso del bien para su uso correspondiente.
17. Efectuar el respectivo pedido de reparacin y/o mantenimiento de los activos
fijos.
18. Emitir el informe del estado actual del bien.
19. Dar de baja a los bienes en mal estado o totalmente deteriorados.
20. Aperturar las tarjetas de control de cada uno de los activos fijos existentes en la
entidad.
21. Elaborar las actas de entrega recepcin al momento de entregar el bien
152
solicitado.
22. Receptar solicitudes de compra de instrumentos mdicos, mobiliarios y/o
equipos mdicos.
23. Revisar el listado de proveedores existente en la entidad.
24. Solicitar los activos fijos requeridos a proveedor mediante la nota de pedido de
materiales.
25. Notificar al rea solicitante sobre la llegada del bien a bodega.
26. Generar orden de compra con el listado de los activos fijos solicitados.
27. Seleccionar como mnimo tres cotizaciones para su respectiva comparacin.
28. Encarga de salvaguardar los activos fijos que se encuentran en su rea de
trabajo.
29. Verificar que los activos fijos se encuentren en perfecto estado.
30. Notificar a Gerencia en caso de baja de activos fijos.
153
Inventario de procesos mejorados
POLIMEDICO MARTINEZ
PROCESO DE
CODIFICACIN DE
ACTIVOS FIJOS
PROCESO DE
ADQUISICIN DE
ACTIVOS FIJOS
PROCESO DE INGRESO
DE ACTIVOS FIJOS
PROCESO DE
TRANSFERENCIA
INTERNA DE ACTIVOS
FIJOS
Manual de polticas
ADQUISICIN DE
INSTRUMENTOS
MDICOS
ADQUISICIN DE
EQUIPOS MDICOS
Y/O MOBILIARIOS
INICIO: Envo de
solicitud de compra de
activo fijo.
FIN: Recepcin de
activo fijo en bodega.
INICIO: Entrega de activo fijo a bodega.

FIN: Firma de acta entrega recepcin.
INICIO: Requerimiento de transferencia

interna de activos fijos
FIN: Recepcin de activos fijos por rea
solicitante
PROCESO DE
MANTENIMIENTO Y/O
REPARACIN DE
ACTIVOS FIJOS
INICIO: Envo de solicitud de

mantenimiento y/o reparacin.
PROCESO DE BAJA DE
ACTIVOS FIJOS
INICIO: Notificar sobre bien obsoleto.
FIN: Cancelacin de activo fijo reparado.
FIN: Traslado de bien obsoleto a bodega.
154
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE POLITICAS PARA EL CONTROL DE
INVENTARIOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO: CODIFICACIN DE ACTIVOS FIJOS (INVENTARIO)
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Mantener actualizado de manera permanente el inventario de
Activos Fijos.
Confirmar la ubicacin y existencia real de los Activos Fijos.
Verificar el estado en que se encuentran los activos fijos y el
listado de responsables de su custodia.
2.0 ALCANCE
Aplica a las diferentes reas de la entidad y deber estar a
disposicin de todo el personal que elabora en el Polimdico
Martnez.
3.0 RESPONSABILIDAD
Enfermera: Encargada de actualizar el inventario de activos
fijos.
Conserje: Se encarga de efectuar la respectiva constatacin
4.0 fsica y codificacin a cada uno de los activos fijos.
4.1 POLTICAS
4.2 Verificar la existencia de los bienes, asegurando que los
cdigos de identificacin asignados y sus caractersticas
4.3 correspondan al inventario anterior.
Los activos fijos que no consten en el inventario se
registraran siempre y cuando exista de por medio una factura
4.4 que sustente la adquisicin del bien.
Los activos fijos que no estn codificados se procedern a
asignarles su cdigo respectivo, tomando en cuenta el tipo
del bien y el rea en que se encuentra ubicado.
155
POLIMEDICO MARTINEZ
No
ACTIVIDADES
4.5
Los cdigos de identificacin debern ser puestos en una

parte visible del bien, permitiendo su identificacin y
ubicacin en forma rpida y precisa.
Los activos fijos que se considere obsoletos, irreparables,
e inhabilitados se deber registrar el motivo de su
anomala en la columna de observacin.
El departamento que efectu el pedido de activos fijos
ser el responsable de la custodia del bien mediante el
acta de entrega recepcin.
El acta de entrega recepcin debe contener fecha,
codificacin, departamento responsable, estado del bien
y las respectivas firmas.
El responsable de la custodia de activos fijos estar
comprometido con el cuidado y funcionamiento del bien.
4.6
4.7
4.8
ELABORADO POR:
RUTH MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
UNIDAD DE
TRABAJO
FECHA:
16/12/2012
PAGINA:
156
Codificacin de los Activos Fijos
12020201804
La codificacin establecida para el control contable y fsico de los activos, diseado
en base a un nmero determinado de dgitos, el cual nos provee de una informacin
clasificada y uniforme para conocer en forma ms detallada de los bienes, su
ubicacin y su identificacin individualizada.
Cuadro 28. Niveles de codificacin
CAMPO O NIVEL
CONCEPTO
1
Grupo Cuenta (Activo)
2
Tipo de Cuanta (Fijo)
0
Cuenta de Mayor General
0
Clase que pertenece el bien
0
Identificacin del bien
0
Identificacin del Usuario
157
Plan de Cuentas
Los activos fijos que se encuentran a continuacin estn conformados en base a la
codificacin numrica establecida en el Plan de Cuentas del Sistema.
Primer Nivel
Conformado por un digito, que identifica los principales grupos de cuentas. Ejemplo:
El numero 1 representa al grupo del activo.
1. Activo
Segundo Nivel
Integrado por un digito, el cual identifica el tipo de cuenta del grupo de activos, en
este caso Activo Fijo.
1.2 . Activos Fijos
Tercer Nivel
Compuesto por dos dgitos, destinados a identificar las diferentes cuentas de mayor
general y que forman parte del Balance General
1.2.02. Activos Fijos Depreciables
Cuarto Nivel
Formado de dos dgitos, reconocen en forma ms detallada la clasificacin de los
activos fijos, es decir a las cuentas auxiliares de la cuenta de mayor general.
1. Activo
1.2. Activos Fijos
1.2.02.01. Muebles Y Enseres
1.2.02.02. Equipos De Oficina
Quinto Nivel
Conformado por tres dgitos los cuales identifican la clase del activo fijo dentro de la
respectiva cuenta. Esta clasificacin brinda mayor utilidad especialmente para el
registro y control de los bienes comprendidos en esta cuenta.
158
1. Activo
1.2. Activos Fijos
1.2.02.01.001. Anaqueles
1.2.02.01.002 Archivador De Madera
Sexto Nivel
Conformado por dos dgitos los cuales identifican al custodio del bien asignado a su
cargo.
1. Activo
1.2. Activos Fijos
1.2.02.01.001. Anaqueles
1.2.02.01.002. Archivador De Madera
1.2.02.01.001.01. rea De Medicina General
Cuadro de clasificacin de los Activos Fijos
TABLA DE CLASIFICACIN
ACTIVOS FIJOS
CDIGO
DETALLE
ESTADO
MUEBLES Y ENSERES
1.2.02.01.001.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.002.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.003.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.004.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.005.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.006.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.007.01
Mesa de madera
Bueno
1.2.02.01.008.01
Silla plstica
Bueno
1.2.02.01.009.01
Cajonera metlica
Regular
159
1.2.02.01.010.01
Cajonera plstica
Bueno
1.2.02.01.011.01
Cajonera plstica
Bueno
1.2.02.01.012.01
Cajonera plstica
Bueno
1.2.02.01.013.01
Cajonera plstica
Bueno
1.2.02.01.014.01
Cajonera plstica
Regular
1.2.02.01.015.01
Bueno
1.2.02.01.016.01
Bueno
1.2.02.01.017.01
Cajonera
Bueno
1.2.02.01.018.01
Cajonera
Bueno
1.2.02.01.019.01
Armario de metal
1.2.02.01.020.01
Cajonera
1.2.02.01.021.01
Silla Ejecutiva
Bueno
1.2.02.01.022.02
Armario de metal
Bueno
1.2.02.01.023.02
Bueno
1.2.02.01.024.02
Bueno
1.2.02.01.025.02
Bueno
1.2.02.01.026.02
Bueno
1.2.02.01.027.02
Bueno
1.2.02.01.028.02
Escritorio en L
Bueno
1.2.02.01.029.04
Bueno
1.2.02.01.030.04
Silla de espera
Bueno
1.2.02.01.031.04
Silla de espera
Bueno
1.2.02.01.032.04
Silln reclinable
Bueno
1.2.02.01.033.04
Mueble
Bueno
1.2.02.01.034.04
Vitrina con cajones
Bueno
1.2.02.01.035.04
Mesa
Bueno
1.2.02.01.036.04
Bueno
1.2.02.01.037.04
Silln reclinable
Bueno
1.2.02.01.038.04
Silla de espera
Bueno
1.2.02.01.039.04
Silla de espera
Bueno
1.2.02.01.040.04
Mueble
Bueno
1.2.02.01.041.04
Mueble
Regular
1.2.02.01.042.04
Cajonera
Bueno
1.2.02.01.043.04
Bueno
1.2.02.01.044.04
Bueno
Malo
Regular
160
1.2.02.01.045.04
Silla reclinable
Buena
1.2.02.01.046.04
Silla de espera
Regular
1.2.02.01.047.04
Silla de espera
Regular
1.2.02.01.048.04
Cajonera metlica
1.2.02.01.049.01
Muebles
1.2.02.01.050.01
Armario metlico
Bueno
1.2.02.01.051.01
Archivador bandeja
Bueno
1.2.02.01.052.01
Archivador bandeja
Bueno
1.2.02.01.053.01
Archivador bandeja
Bueno
Buena
Regular
EQUIPOS MDICOS
1.2.02.02.001.01
Esterilizador
Bueno
1.2.02.02.002.01
Bueno
1.2.02.02.003.02
Camilla mvil
Bueno
1.2.02.02.004.02
Bueno
1.2.02.02.005.02
Biombo mdico
1.2.02.02.006.02
Porta suero
Bueno
1.2.02.02.007.03
Camilla
Bueno
1.2.02.02.008.03
Camilla
Bueno
1.2.02.02.009.03
Camilla
Bueno
1.2.02.02.010.03
Camilla
Bueno
1.2.02.02.011.04
Shailn mdico
Bueno
1.2.02.02.012.04
Shailn peditrico
Bueno
1.2.02.02.013.04
Succionador
Bueno
1.2.02.02.014.04
1.2.02.02.015.04
Bueno
1.2.02.02.016.04
Biombo mdico
Bueno
1.2.02.02.017.04
Balanza peditrica
Bueno
1.2.02.02.018.04
Shailn mdico
Bueno
1.2.02.02.019.05
Shailn mdico
Bueno
1.2.02.02.020.05
Soporte para suero
Bueno
1.2.02.02.021.05
Soporte para suero
Bueno
1.2.02.02.022.05
Soporte para suero
Bueno
1.2.02.02.023.05
Camilla
Bueno
1.2.02.02.024.05
Mesa quirrgica
Bueno
1.2.02.02.025.05
Bueno
1.2.02.02.026.05
Shailn mdico
Bueno
Malo
Regular
161
1.2.02.02.027.05
Ambunlator
Bueno
1.2.02.02.028.05
Esterilizador
Bueno
1.2.02.02.029.05
Bueno
1.2.02.02.030.05
Bueno
1.2.02.02.031.05
Balanza peditrica
Bueno
INSTRUMENTOS MDICOS
1.2.02.03.001.01
Contenedor biolgico cortopunzantes
Bueno
1.2.02.03.002.01
Bueno
1.2.02.03.003.01
Balanza de piso
Bueno
1.2.02.03.004.01
Tensimetro de pedestal de mercurio
Bueno
1.2.02.03.005.01
Tensimetro manual
Bueno
1.2.02.03.006.04
Contenedor bilgico de cortopunzantes
Bueno
1.2.02.03.007.04
Bueno
1.2.02.03.008.04
Estereoscopio
Bueno
1.2.02.03.009.04
Estereoscopio
Bueno
1.2.02.03.010.04
Bidel
Bueno
1.2.02.03.011.01
Balanza de piso
Bueno
1.2.02.03.012.01
Pinza quirrgica
Bueno
1.2.02.03.013.01
Bistur
Bueno
1.2.02.03.014.01
Tijeras quirrgicas
Bueno
1.2.02.03.015.01
Pinza quirrgica
Bueno
1.2.02.03.016.01
Bistur
Bueno
1.2.02.03.017.05
Estereoscopio
Bueno
1.2.02.03.018.02
Tensimetro manual
Bueno
EQUIPOS DE OFICINA
1.2.02.04.001.01
Bueno
1.2.02.04.002.01
Grapadora
Bueno
1.2.02.04.003.01
Calculadora
Malo
1.2.02.04.004.04
Calculadora
Bueno
1.2.02.04.005.04
Calculadora
Bueno
1.2.02.04.006.05
Bueno
1.2.02.04.007.06
Control remoto
Bueno
1.2.02.04.008.06
Bueno
EQUIPOS DE COMPUTACIN
1.2.02.05.001.01
Impresora
Regular
162
1.2.02.05.002.01
Monitor
Bueno
1.2.02.05.003.01
Teclado
Bueno
1.2.02.05.004.01
CPU
Bueno
1.2.02.05.005.01
Mouse
1.2.02.05.006.03
Impresora
1.2.02.05.007.03
Wiffi
1.2.02.06.001.01
Ventiladores
Bueno
1.2.02.06.002.01
Ventiladores
Bueno
1.2.02.06.003.01
Ventilador
Bueno
1.2.02.06.004.01
Ventilador
Bueno
1.2.02.06.005.02
Secador de mano
Bueno
1.2.02.06.010.03
Aire acondicionado
1.2.02.06.007.04
Mini refrigeradora
Bueno
1.2.02.06.008.04
Aire acondicionado
Bueno
1.2.02.06.009.04
Aire acondicionado
Malo
1.2.02.06.010.04
Purificador de aire
Bueno
1.2.02.06.011.04
Ventilador
Bueno
1.2.02.06.012.05
Ventilador
Bueno
1.2.02.06.013.06
Aire acondicionado
Bueno
1.2.02.06.014.01
Ventilador
Bueno
1.2.02.06.015.01
Dispensador de agua
Bueno
Regular
Malo
Bueno
EQUIPOS ELCTRICOS
Malo
EQUIPOS AUDIOVISUALES
1.2.02.07.001.01
Televisor
Bueno
1.2.02.07.002.01
Televisor
Bueno
1.2.02.07.003.01
Intercomunicador
1.2.02.07.004.05
Televisor
Malo
Bueno
EQUIPOS DE SEGURIDAD
1.2.02.08.001.01
Bueno
1.2.02.08.002.01
Bueno
1.2.02.08.003.01
Bueno
1.2.02.08.004.04
Tanque de oxgeno
Malo
1.2.02.08.005.05
Tanque de oxigeno
Bueno
SUMINISTROS DE OFICINA
1.2.02.09.001.01
Tacho de basura
1.2.02.09.002.01
Bandejas plsticas
Bueno
Regular
163
1.2.02.09.003.01
Bandejas plsticas
Regular
1.2.02.09.004.01
Bandejas plsticas
Regular
1.2.02.09.005.01
Bueno
1.2.02.09.006.01
Bueno
1.2.02.09.008.01
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.09.009.01
Archivador
Bueno
1.2.02.09.010.02
Bueno
1.2.02.09.011.04
Bueno
1.2.02.09.012.04
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.09.013.04
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.09.014.04
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.09.015.04
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.09.016.05
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.09.017.06
Tacho de basura
Bueno
Cuadro de clasificacin de Activos Fijos por Departamento
TABLA DE CLASIFICACIN
ACTIVOS FIJOS
CDIGO
DETALLE
ESTADO
1
REA DE INFORMACIN Y ENFERMERA Y SALA DE
ESPERA
1.2.02.01.001.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.002.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.003.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.004.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.005.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.006.01
Muebles
Regular
1.2.02.01.007.01
Mesa de madera
Bueno
1.2.02.07.001.01
Televisor
Bueno
1.2.02.09.001.01
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.04.001.01
Bueno
1.2.02.08.001.01
Bueno
164
1.2.02.06.001.01
Ventiladores
Bueno
1.2.02.06.002.01
Ventiladores
Bueno
1.2.02.08.002.01
Bueno
1.2.02.08.003.01
Bueno
1.2.02.01.008.01
Silla plstica
Bueno
1.2.02.02.001.01
Esterilizador
Bueno
1.2.02.06.003.01
Ventilador
Bueno
1.2.02.06.004.01
Ventilador
Bueno
1.2.02.09.002.01
Bandejas plsticas
Regular
1.2.02.09.003.01
Bandejas plsticas
Regular
1.2.02.09.004.01
Bandejas plsticas
Regular
1.2.02.01.009.01
Cajonera metlica
Regular
1.2.02.01.010.01
Cajonera plstica
Bueno
1.2.02.01.011.01
Cajonera plstica
Bueno
1.2.02.01.012.01
Cajonera plstica
Bueno
1.2.02.01.013.01
Cajonera plstica
Bueno
1.2.02.01.014.01
Cajonera plstica
Regular
1.2.02.05.001.01
Impresora
Regular
1.2.02.01.015.01
Bueno
1.2.02.05.002.01
Monitor
Bueno
1.2.02.05.003.01
Teclado
Bueno
1.2.02.05.004.01
CPU
Bueno
1.2.02.04.002.01
Grapadora
Bueno
1.2.02.03.001.01
Bueno
1.2.02.03.002.01
Bueno
1.2.02.09.005.01
Bueno
1.2.02.09.006.01
Bueno
1.2.02.03.003.01
Balanza de piso
Bueno
1.2.02.03.004.01
Tensimetro de pedestal de mercurio
Bueno
1.2.02.07.002.01
Televisor
Bueno
1.2.02.04.008.01
Bueno
1.2.02.03.005.01
Tensimetro manual
Bueno
1.2.02.01.016.01
Bueno
1.2.02.01.017.01
Cajonera
Bueno
1.2.02.01.018.01
Cajonera
Bueno
165
1.2.02.01.019.01
Armario de metal
1.2.02.02.002.01
Bueno
1.2.02.09.008.01
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.05.005.01
Mouse
Regular
1.2.02.09.009.01
Archivador
Regular
1.2.02.01.020.01
Cajonera
Regular
1.2.02.04.003.01
Calculadora
Malo
1.2.02.07.003.01
Intercomunicador
Malo
1.2.02.01.021.01
Silla Ejecutiva
1.2.02.01.049.01
Mueble
Regular
1.2.02.06.014.01
Ventilador
Regular
1.2.02.03.011.01
Balanza de piso
Bueno
1.2.02.06.015.01
Dispensador de agua
Bueno
1.2.02.01.050.01
Armario de metal
Bueno
1.2.02.01.051.01
Bueno
1.2.02.01.052.01
Bueno
1.2.02.01.053.01
Bueno
1.2.02.02.029.01
Esterilizador
Perdido
1.2.02.02.030.01
Perdido
1.2.02.03.012.01
Pinza quirrgica
Bueno
1.2.02.03.013.01
Bistur
Bueno
1.2.02.03.014.01
Tijeras quirrgicas
Bueno
1.2.02.03.015.01
Pinza quirrgica
Perdido
1.2.02.03.016.01
Bistur
Perdido
Malo
Bueno
TOTAL DE ACTIVOS FIJOS:
70
2
REA DE TERAPIA
1.2.02.02.003.02
Camilla mvil
Bueno
1.2.02.06.005.02
Secador de mano
Bueno
1.2.02.01.022.02
Armario de metal
Bueno
1.2.02.01.023.02
Bueno
1.2.02.01.024.02
Bueno
1.2.02.01.025.02
Bueno
1.2.02.01.026.02
Bueno
1.2.02.01.027.02
Bueno
166
1.2.02.01.028.02
Escritorio en L
Bueno
1.2.02.02.004.02
Bueno
1.2.02.09.010.02
Bueno
1.2.02.02.005.02
Biombo mdico
1.2.02.02.006.02
Porta suero
Bueno
1.2.02.03.018.02
Tensimetro manual
Perdido
Malo
14
3
REA DE LIMPIEZA Y BODEGA
1.2.02.02.007.03
Camilla
Bueno
1.2.02.02.008.03
Camilla
Bueno
1.2.02.02.009.03
Camilla
Bueno
1.2.02.02.010.03
Camilla
Bueno
1.2.02.06.010.03
Aire acondicionado
Malo
1.2.02.05.006.03
Impresora
Malo
4
REA DE MEDICINA GENERAL
1.2.02.06.007.04
Mini refrigeradora
Bueno
1.2.02.01.029.04
Bueno
1.2.02.04.004.04
Calculadora
Bueno
1.2.02.01.030.04
Silla de espera
Bueno
1.2.02.01.031.04
Silla de espera
Bueno
1.2.02.09.011.04
Bueno
1.2.02.01.032.04
Silln reclinable
Bueno
1.2.02.03.006.04
Bueno
1.2.02.03.007.04
Bueno
1.2.02.09.012.04
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.01.033.04
Mueble
Bueno
1.2.02.01.034.04
Vitrina con cajones
Bueno
1.2.02.02.0027.04
Ambuntalor
Bueno
1.2.02.03.008.04
Estereoscopio
Bueno
1.2.02.02.011.04
Shailon mdico
Bueno
167
1.2.02.09.013.04
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.02.012.04
Shailon peditrico
Bueno
1.2.02.01.035.04
Mesa
Bueno
1.2.02.08.005.04
Tanque de oxgeno
1.2.02.02.013.04
Succionador
Bueno
1.2.02.06.008.04
Aire acondicionado
Bueno
1.2.02.06.009.04
Aire acondicionado
Malo
1.2.02.02.014.04
1.2.02.02.015.04
Bueno
1.2.02.02.016.04
Biombo mdico
Bueno
1.2.02.02.017.04
Balanza peditrica
Bueno
1.2.02.06.010.04
Purificador de aire
Bueno
1.2.02.06.011.04
Ventilador
Bueno
1.2.02.01.036.04
Bueno
1.2.02.03.009.04
Estereoscopio
Bueno
1.2.02.02.018.04
Shailn mdico
Bueno
1.2.02.01.037.04
Silln reclinable
Bueno
1.2.02.01.038.04
Silla de espera
Bueno
1.2.02.01.039.04
Silla de espera
Bueno
1.2.02.04.005.04
Calculadora
Bueno
1.2.02.03.010.04
Bidel
Bueno
1.2.02.05.007.04
Wiffi
Bueno
1.2.02.01.040.04
Mueble
Bueno
1.2.02.09.014.04
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.09.015.04
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.02.027.04
Ambuntalor
Perdido
1.2.02.02.029.04
Balanza peditrica
Perdido
1.2.02.02.031.04
Perdido
Malo
Regular
43
5
REA DE PSICOLOGA
1.2.02.04.006.05
Ventilador
Bueno
1.2.02.04.006.05
Bueno
1.2.02.07.004.05
Televisor
Bueno
1.2.02.01.041.05
Mueble
Regular
168
1.2.02.02.019.05
Shailn mdico
Bueno
1.2.02.01.042.05
Cajonera
Bueno
1.2.02.02.020.05
Soporte para suero
Bueno
1.2.02.02.021.05
Soporte para suero
Bueno
1.2.02.02.022.05
Soporte para suero
Bueno
1.2.02.08.006.05
Tanque de oxigeno
Bueno
1.2.02.02.023.05
Camilla
Bueno
1.2.02.01.043.05
Bueno
1.2.02.09.016.05
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.03.017.05
Estereoscopio
Perdido
14
6
REA DE GINECOLOGA Y OBSTETRICIA
1.2.02.02.024.06
Mesa quirrgica
Bueno
1.2.02.01.044.06
Bueno
1.2.02.09.017.06
Tacho de basura
Bueno
1.2.02.02.025.06
Bueno
1.2.02.02.026.06
Shailn mdico
Bueno
1.2.02.01.045.06
Silla reclinable
Bueno
1.2.02.01.046.06
Silla de espera
Regular
1.2.02.01.047.06
Silla de espera
Regular
1.2.02.01.048.06
Cajonera metlica
Buena
1.2.02.06.013.06
Aire acondicionado
Regular
1.2.02.04.007.06
Control remoto
Bueno
11
169
POLIMEDICO MARTINEZ
ACTA DE ENTREGA RECEPCIN
En la Ciudad de ____________ a los _______ das del mes de ____________ del
__________, se procede a efectuar la entrega al Sr (a): _____________________________
funcionario del rea de ___________________________ custodio personal, quien recibe los
bienes descritos a continuacin:
REA O DEPARTAMENTO: _____________________________

No
CDIGO
BIENES
CLASE
DESCRIPCIN
CARACTERSTICAS ESTADO
OBSERVACIONES: .............
Entrega conforme
Recibe conforme
170
Primer Proceso reestructurado: Adquisicin de Instrumentos Mdicos.
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE PROCESOS
ACTIVOS FIJOS
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Garantizar la adecuada adquisicin de todos los
instrumentos mdicos que ingresan a la entidad con la
finalidad de cubrir las necesidades de las diferentes reas
de la entidad y dar una mejor atencin medica al paciente.
2.0 ALCANCE
Aplica a todas las adquisiciones relacionadas con
instrumentos mdicos tales como: pinzas, tijeras, agujas,
termmetros, etc. Se regirn por este procedimiento todos
los funcionarios relacionados con el manejo de los activos
fijos en las diferentes reas de esta entidad.
3.0 RESPONSABILIDAD
rea solicitante: Encargada de requerir instrumentos
mdicos nuevos.
para la posterior adquisicin de instrumentos mdicos.
Conserje: Se encarga de recepcionar la mercadera.
4.0 DEFINICIONES
COMPRAS DE INSTRUMENTOS MDICOS
Se denomina instrumentos mdicos a las pinzas, tijeras
mdicas,
estetoscopio,
tensimetro,
termmetros,
linternas, etc.
Su costo no deber exceder de los $50,00.
5.0 POLTICAS
5.1 Toda adquisicin de instrumentos mdicos deber ser
desembolsada de caja.
171
POLIMEDICO MARTINEZ
No
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.9
5.10
5.11
6.0
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
Todo el personal de las diferentes reas sern las

responsables del uso de los instrumentos mdicos.
Es responsabilidad de la enfermera efectuar las
adquisiciones de manera correcta.
Solo el conserje ser responsable de receptar los
instrumentos mdicos en bodega.
En toda solicitud de compra se deber justificar el
porqu de su adquisicin en la parte de
observaciones.
Se deber revisar los datos contenidos en la orden
de compra de manera minuciosa.
El listado de proveedores deber ser actualizado
semestralmente.
En caso de cambios en la descripcin del producto
por parte del rea solicitante se deber notificar
inmediatamente antes de efectuar el pedido a
proveedor.
Toda nota de pedido de materiales deber
contener de manera clara y precisa las
caractersticas del producto solicitado.
El pedido de materiales debe ser confirmado por el
proveedor antes de generar la orden de compra.
Notificar a Gerencia en caso de adquirir
instrumentos
mdicos
con
caractersticas
incorrectas o de mala calidad.
PROCEDIMIENTO
rea Solicitante
6.1
Enviar SOLICITUD DE COMPRA de instrumentos

Mdicos al rea de Informacin y Enfermera,
indicando la necesidad que tiene en adquirir el
bien.
6.2
Receptar solicitud de compra y revisar los datos

adjuntos como: solicitante, fecha de pedido,
cantidad requerida y su respectiva justificacin de
la adquisicin.
Enfermera
172
POLIMEDICO MARTINEZ
No
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
Revisar el LISTADO DE PROVEEDORES existente en

la entidad, con la finalidad de determinar el proveedor
ideal para proceder a efectuar el pedido.
Seleccionar al proveedor idneo para la adquisicin del
instrumento mdico, tomando en cuenta la calidad del
producto brindado y el valor a pagar.
Solicitar instrumentos mdicos a proveedor mediante
una NOTA DE PEDIDO DE MATERIALES, indicando
las caractersticas que debe poseer y la cantidad
requerida.
Receptar y revisar el pedido solicitado, con el propsito
de verificar si cuenta con el producto requerido por la
entidad.
Confirmar el pedido a la entidad describiendo las
caractersticas que posee el producto y su valor a
pagar.
Enfermera
Proveedor
6.8
Generar ORDEN DE COMPRA con la lista de

instrumentos mdicos solicitados para su posterior
envo al proveedor.
Enfermera
6.9
Receptar el instrumento mdico solicitado al rea de

Limpieza y Bodega, con su respectiva orden de compra
adjunta, verificando que se encuentre en perfecto
estado.
Efectuar el ingreso del bien a bodega mediante el
REGISTRO DE INGRESO DE ACTIVO FIJO (Ver
Proceso de Ingresos)
Conserje
6.10
REGISTROS
Solicitud de Compra
Listado de proveedores
Nota de pedido de materiales
Orden de Compras.
ELABORADO POR:
RUTH MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
FECHA:
16/12/2012
PAGINA:
173

No
ACTIVIDAD
Enviar solicitud de
compra
de
instrumentos
mdicos al rea de
Informacin
y
Enfermera.

ENFERM.
rea
Solicitante
Receptar solicitud
de compra y revisar
datos adjuntos.
Enfermera
Revisar el listado
de
proveedores
existente en la
entidad.
Enfermera
A.
GINEC.
A. MED.
GENER.
A.
PSICOL.
A.
TERAPI.
A. BOD.
Y LIMP.
PROVEE
DOR
ENVIAR SOLICITUD DE COMPRA DE INSTRUMENTOS MDICOS
RECEPTAR
SOLICITUD DE
COMPRA Y
REVISAR DATOS
ADJUNTOS.
REVISAR
LISTADO DE
PROVEEDORES
174
Seleccionar
al
proveedor idneo
para la adquisicin
de
instrumentos
mdicos.
Solicitar
instrumentos
mdicos mediante
una nota de pedido
de materiales.
Receptar y revisar
el
pedido
de
materiales
solicitado.
Confirmar el pedido
de
instrumentos
mdicos al rea de
informacin
y
enfermera.
Enfermera
Enfermera
SELECCIONAR
PROVEEDOR
IDNEO
SOLICITAR
INSTRUMENTOS
MDICOS A
PROVEEDOR
RECEPTAR EL
INSTRUMENTO
MDICO EN
BODEGA
Proveedor
Enfermera
CONFIRMAR EL
PEDIDO DE
INSTRUMENTOS
MDICOS.
175
10
Generar orden
de compra con la
lista
de
instrumentos
mdicos que se
requiere.
Receptar
instrumentos
mdicos
en
bodega
de
materiales.
Efectuar
el
ingreso del bien
a
bodega
mediante
el
registro
de
ingreso de activo
fijo
Enfermera
Conserje
GENERAR ORDEN
DE COMPRA CON
LA
LISTA
DE
INSTRUMENTOS
MDICOS.
REQUIERE.
RECEPTAR
INSTRUMENTOS
MDICOS
EN
BODEGA
MATERIALES.
EFECTUAR EL
INGRESO DEL
BIEN A BODEGA
176
REGISTROS DEL PROCESO DE ADQUISICIN DE INSTRUMENTOS MDICOS.

FORMULARIO No 1: SOLICITUD DE COMPRA
REQUISITO
DEPARTAMENTO SOLICITANTE
FORMA DE LLENAR
Nombre de la unidad administrativa que
solicita el bien para su uso.
FECHA DE PEDIDO
Ao, mes y da en que se efecta el pedido de

los bienes
FECHA DE ENTREGA
Ao, mes y da en que se efecta la entrega

de los bienes
ARTCULOS
Nombre y caractersticas de los bienes
CANTIDAD
Numero de bienes que se est requiriendo
VALOR
Costo del bien a adquirir
OBSERVACIONES
Cualquier novedad que se presente en el bien

a adquirir
ELABORADO POR
Nombre y firma de la persona que redacto el

documento
AUTORIZADO POR
Nombre y firma de la persona que autorizo la

compra del bien.
REVISADO POR
Nombre y firma de la persona que reviso la

autorizacin de la compra del bien.
177
POLIMEDICO MARTINEZ
SOLICITUD DE COMPRA
Departamento solicitante:
Fecha de pedido:
Fecha de entrega:
Artculos
Cantidad
Valor
Autorizado por:
Revisado por:
Observaciones:
Elaborado por:
178
FORMULARIO No 2: ORDEN DE COMPRA

REQUISITO
PROVEEDOR
FORMA DE LLENAR
Nombre de la persona o institucin a la
que se le est comprando el bien.
FECHA DE PEDIDO
Ao, mes y da en que se efecta el

pedido de los bienes.
FECHA DE PAGO
Ao, mes y da en que se efecta el pago

de los bienes.
TERMINO DE ENTREGA
Condiciones que acordaron para la

entrega del bien.
NUMERO
Nmero que indica un orden.
ARTICULO
Nombre y caractersticas del bien

adquirido.
CANTIDAD
Numero de bienes que se est

requiriendo.
PRECIO UNITARIO
Valor unitario de cada uno de los bienes.
PRECIO TOTAL
Valor unitario multiplicado con la cantidad

de bienes.
COSTO TOTAL
Suma de del precio total.
AUTORIZADO POR
Persona que autorizo la compra.
179
POLIMEDICO MARTINEZ
ORDEN DE COMPRA
Proveedor:
Fecha de pedido:
Fecha de pago:
Trminos de entrega:
Srvase por este medio suministramos los siguientes artculos:
N
ARTICULO
CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
COSTO
TOTAL
Autorizado por:
180
FORMULARIO No 3: NOTA DE PEDIDO DE MATERIALES

REQUISITO
FORMA DE LLENAR
NUMERO
Numero de documento que corresponde
REA
Nombre del rea que realiza el pedido.
FECHA DE SOLICITUD
Da, mes y ao en que se realiz el pedido.
NMERO DE CDIGOS
Nmero que identifica al bien en una base

de datos
DESCRIPCIONES
Nombre y caractersticas del bien pedido.
CANTIDAD
Numero de bienes que se est pidiendo.
UNIDAD DE MEDIDAS
Cantidad que se est requiriendo.
USOS
Detalles de para que requiere del bien.
OBSERVACIONES
Cualquier novedad que se presente en el

bien a pedido.
SOLICITADO POR
Nombre y firma de la persona que solicita

el pedido.
AUTORIZADO POR
Nombre y firma de la persona que autoriza

el pedido
181
POLIMEDICO MARTINEZ
NOTA DE PEDIDO DE MATERIALES
N:
Divisin:
rea:
N Cdigo
Fecha de solicitud:
Descripciones
Cantidad
Unidad
medida
Usos
Observaciones:
Solicitado por:
Autorizado por:
182
FORMULARIO No 4: LISTADO DE PROVEEDORES AUTORIZADOS

REQUISITO
FORMA DE LLENAR
REA
Nombre del rea que realizo el listado.
FECHA
Da, mes y ao en que se realiz el

listado.
NOMBRE DEL PROVEEDOR
Nombre de la persona o institucin.
DIRECCIN
Ubicacin del proveedor.
TELFONO
Numero con el cual se lo puede contactar.
E-MAIL
Correo por el cual se lo puede contactar.
PRODUCTO Y/O SERVICIO
Descripcin del producto y/o servicio que

provee.
OBSERVACIONES

bien a adquirir
ELABORADO POR
Nombre y firma de la persona que realizo

el listado.
AUTORIZADO POR
Nombre y firma de la persona que

autorizo a que se elabore el listado.
183
POLIMEDICO MARTINEZ
LISTA DE PROVEEDORES AUTORIZADOS
rea:
Nombre del
proveedor
Fecha:
Direccin Telfono
E-mail
Producto y/o
Observaciones
Servicio
Elaborado por:
Fecha:
184
Segundo Proceso reestructurado: Adquisicin de Equipos y/o Mobiliarios.
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE PROCESOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE EQUIPOS Y/O MOBILIARIOS.
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Garantizar la adecuada adquisicin de Equipos y/o
Mobiliarios, con la finalidad de cubrir las necesidades de las
diferentes reas de la entidad y dar una mejor atencin
2.0 medica al paciente.
ALCANCE
Aplica a todas las adquisiciones relacionadas con equipos y/o
mobiliarios tales como: equipos elctricos, equipos de oficina,
3.0 muebles y enseres, etc.
RESPONSABILIDAD
Gerencia: Encargado de la aprobacin de las compras de los
bienes muebles adquiridos por la entidad.
rea solicitante: Encargada de requerir equipos y/o
mobiliarios nuevos para su uso.
para la posterior adquisicin de equipos y/o mobiliarios.
4.0 Conserje: Se encarga de recepcionar el bien adquirido.
DEFINICIONES
COMPRAS DE EQUIPOS Y/O MOBILIARIOS.
Se denomina Equipos a los televisores, aires acondicionados,
balanzas, etc.
Y se considera mobiliario a las mesas, sillas, escritorios,
bancos, etc.
185
POLIMEDICO MARTINEZ
No
5.0
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.10
5.11
6.0
6.1
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
Su costo su costo exceder de los $51,00 y requiere de

su aprobacin para adquirirlo.
POLTICAS
Toda solicitud de compra de equipos y/o mobiliarios
deber ser aprobado por Gerencia.
Es responsabilidad del conserje verificar que el activo fijo
se encuentre en perfecto estado.
Todo requerimiento de equipos y/o mobiliarios por parte
del rea Solicitante deber ser justificado.
La enfermera se encargara de revisar diariamente las
solicitudes de compra.
Antes de efectuar la adquisicin de equipos y/o
mobiliarios se deber cotizar a tres proveedores.
Las cotizaciones debern ser analizadas y aprobadas por
los propietarios de la entidad eligiendo la mejor opcin en
cuanto a calidad, precio y garanta.
La enfermera ser la nica responsable de generar
rdenes de compra.
Las rdenes de compra debern ser revisadas y
aprobadas mediante una firma en la parte inferior del
documento por Gerencia.
La enfermera ser la responsable de cotizar los equipos
y/o mobiliarios solicitados por las diferentes reas de la
entidad.
Todos los funcionarios sern los responsables del uso y
cuidado de los equipos y/o mobiliarios.
PROCEDIMIENTO
Enviar SOLICITUD DE COMPRA dirigida al rea de
Informacin y Enfermera con copia a Gerencia,
indicando la necesidad de adquirir los equipos y/o
mobiliarios.
rea
Solicitante
186
POLIMEDICO MARTINEZ
No
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.10
6.11
6.12
ACTIVIDADES
Receptar solicitud de compra y revisar los datos adjuntos
como: solicitante, fecha de pedido, cantidad requerida y
su respectiva justificacin de la adquisicin.
Verificar que lo solicitado por las diferentes reas no
exista en bodega, mediante el REGISTRO DE
INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS.
Notificar a Gerencia sobre la solicitud de compra de
equipos y/o mobiliarios para su posterior aprobacin.
Revisar y aprobar la solicitud de compra para proceder a
requerir las respectivas cotizaciones de los diferentes
proveedores.
Solicitar COTIZACIONES al proveedores, describiendo
las caractersticas que debe poseer el equipo y/o
mobiliario a adquirir.
Receptar cotizaciones de los respectivos proveedores y
verificar que cuenten con las especificaciones
mencionadas en la peticin de la cotizacin.
Seleccionar como mnimo tres cotizaciones, tomando en
cuenta el precio, la calidad, garanta y el plazo de pago
que ofrece el proveedor.
Enviar las cotizaciones del equipo y/o mobiliario
seleccionadas a Gerencia para su respectiva aprobacin.
Reunir a propietarios para la respectiva revisin de
cotizaciones, eligiendo la mejor opcin al momento de
adquirir el bien.
Revisar y comparar cotizaciones del equipo y/o mobiliario

para su posterior aprobacin.
Aprobar cotizacin, autorizando al rea de informacin y
enfermera a efectuar la compra del bien.
UNIDAD DE
TRABAJO
Enfermera
Gerencia
Enfermera
Gerencia
187
POLIMEDICO MARTINEZ
No
ACTIVIDADES
6.13
Generar ORDEN DE COMPRA del equipo y/o mobiliario,

indicando de manera exacta la cantidad y caractersticas
que debe posee el bien.
Enva orden de compra del equipo y/o mobiliario al
respectivo proveedor, para que su entrega sea lo ms
pronto posible.
6.14
6.15
6.16
UNIDAD DE
TRABAJO
Recepcionar el equipo y/o mobiliario al rea de limpieza y

bodega, adjuntando su respectiva orden de compra.
Efectuar el ingreso del bien a bodega mediante el
REGISTRO DE INGRESO DE ACTIVO FIJO (Ver
Proceso de Ingreso)
Enfermera
Conserje
REGISTROS
Solicitud de Compra
Cotizaciones
Orden de compra
ELABORADO POR:
RUTH MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
FECHA:
16/12/2012
PAGINA:
188

PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE EQUIPOS Y/O MOBILIARIOS.
No
ACTIVIDAD
Enviar solicitud de
compra de equipos
y/o mobiliarios al
rea
de
Informacin
y
Enfermera.

ENFERM.
Enfermera
Verificar que lo
solicitado no exista
en bodega.
Enfermera
Notificar a Gerencia
sobre la solicitud de
compra de equipos
y/o mobiliarios.
Enfermera
A. MED.
GENER.
A.
PSICOL.
A.
TERAPI.
A. BOD.
Y LIMP.
PROVEE
DOR
ENVIAR SOLICITUD DE COMPRA DE EQUIPOS Y/O MOBILIARIOS
rea
Solicitante
Receptar solicitud
de compra y revisar
datos adjuntos.
A.
GINEC.
RECEPTAR
SOLICITUD DE
COMPRA Y
REVISAR DATOS
ADJUNTOS.
VERIFICAR QUE
LO SOLICITADO
NO EXISTA EN
BODEGA.
SELECCIONAR
PROVEEDOR
IDNEO
189
Revisar y aprobar
la
solicitud
de
compra de equipos
y/o mobiliarios.
Solicitar
cotizaciones
a
proveedor sobre el
equipo
y/o
mobiliario.
Receptar
cotizaciones de los
respectivos
proveedores.
Seleccionar como
mnimo
tres
cotizaciones,
eligiendo la mejor
opcin.
Gerencia
Enfermera
Enfermera
Enfermera
REVISAR Y
APROBAR
SOLICITUD DE
COMPRA
RECEPTAR EL
INSTRUMENTO
MDICO EN
BODEGA
CONFIRMAR EL
PEDIDO DE
INSTRUMENTOS
MDICOS.
SELECCIONAR
TRES
COTIZACIONES
ELIGIENDO LA
MEJOR OPCIN.
190
10
Enviar
las
cotizaciones
seleccionadas
a
Gerencia para su
posterior revisin.
Enfermera
Reunir
a
propietarios para la
respectiva revisin
de cotizaciones.
Enfermera
11
12
Revisar y comparar
cotizaciones de los
equipos
y/o
mobiliarios.
Aprobar cotizacin,
autorizando
a
efectuar la compra
del bien.
Gerencia
Gerencia
ENVIAR
COTIZACIONES
SELECCIONADAS
A GERENCIA.
REUNIR A
PROPIETARIOS
PARA LA
RESPECTIVA
REVISIN DE
COTIZACIONES.
REVISAR Y
COMPRARA
COTIZACIONES
DE EQUIPOS Y/O
MOBILIARIOS.
APROBAR
COTIZACIN
AUTORIZANDO
QUE SE REALICE
LA COMPRA.
191
13
14
15
16
Generar orden de
compra del equipo
y/o
mobiliario
especificando
cantidad
y
caractersticas.
Enviar orden de
compra del equipo
y/o mobiliario al
proveedor.
Recepcionar
el
equipo
y/o
mobiliario
adjuntando orden
de compra.
Efectuar el ingreso
del bien a bodega
mediante el registro
de
ingreso
de
activo fijo
Enfermera
GENERAR ORDEN
DE COMPRA DEL
EQUIPO Y/O
MOBILIARIO.
Enfermera
ENVIAR ORDEN DE
COMPRA DEL
EQUIPO Y/O
MOBILIARIO AL
PROVEEDOR.
Conserje
RECEPCIONAR EL
EQUIPO Y/O
MOBILIARIO
SOLICITADO.
EFECTUAR EL
INGRESO DEL
BIEN A BODEGA
192
REGISTROS DEL PROCESO DE ADQUISICIN DE EQUIPOS Y/O MOBILIARIOS.

FORMULARIO No 1: SOLICITUD DE COMPRA
REQUISITO
DEPARTAMENTO SOLICITANTE
FORMA DE LLENAR
Nombre de la unidad administrativa que
solicita el bien para su uso.
FECHA DE PEDIDO
Ao, mes y da en que se efecta el pedido de

los bienes
FECHA DE ENTREGA
Ao, mes y da en que se efecta la entrega

de los bienes
ARTCULOS
Nombre y caractersticas de los bienes
CANTIDAD
Numero de bienes que se est requiriendo
VALOR
Costo del bien a adquirir
OBSERVACIONES
Cualquier novedad que se presente en el bien

a adquirir
ELABORADO POR
Nombre y firma de la persona que redacto el

documento
AUTORIZADO POR
Nombre y firma de la persona que autorizo la

compra del bien.
REVISADO POR
Nombre y firma de la persona que reviso la

autorizacin de la compra del bien.
193
POLIMEDICO MARTINEZ
SOLICITUD DE COMPRA
Departamento solicitante
Fecha de pedido:
Fecha de entrega:
Artculos
Cantidad
Valor
Autorizado por:
Revisado por:
Observaciones:
Elaborado por:
194

REQUISITO
PROVEEDOR
FORMA DE LLENAR
FECHA DE PEDIDO

FECHA DE PAGO

de los bienes.
TERMINO DE ENTREGA
Condiciones que acordaron para la

entrega del bien.
NUMERO
ARTICULO
Nombre y caractersticas del bien

adquirido.
CANTIDAD
Numero de bienes que se est

requiriendo.
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL

de bienes.
COSTO TOTAL
AUTORIZADO POR
195
POLIMEDICO MARTINEZ
ORDEN DE COMPRA
Proveedor:
Fecha de pedido:
Fecha de pago:
Trminos de entrega:
N
ARTICULO
CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
COSTO
TOTAL
Autorizado por:
196
FORMULARIO No 3: REGISTRO DE INVENTARIO

REQUISITO
ENCABEZAMIENTO
FORMA DE LLENAR
Nombre de la ciudad, da, mes, ao,
nombre de la persona que elaboro el
documento y numero de cedula.
NMERO
CDIGO
Digito que identifica a la unidad

responsable del bien
DETALLE
Nombre del bien.
UBICACIN
rea donde se encuentra ubicado el bien.
CLASE DEL BIEN
Cdigo asignado al bien por su clase o

grupo al que pertenece.
MARCA
Marca que tiene el bien
CARACTERSTICAS
Detalles que posea el bien.
COLOR
Color que posea el bien.
ESTADO
Estado que posee el bien.
OBSERVACIONES

bien.
ELABORADO POR

el inventario.
197
POLIMEDICO MARTINEZ
REGISTRO DE INVENTARIO
En la Ciudad de __________________ a los ________ das del mes de ______________ del _______, se procede a la constatacin fsica de los
bienes detallados a continuacin.
Este inventario fue realizado por ____________________________ con C.I. _______________ servidor del Polimdico Martnez, para constancia los
involucrados suscriben el presente registro.
DESCRIPCIN
No
CDIGO
DETALLE
UBICACIN
CLASE
(BIEN)
MARCA
CARACTERST.
COLOR
ESTADO
FECHA DE
ADQUIS.
OBSERVAC.
Elaborado por:
198
FORMULARIO No 4: COTIZACIN
REQUISITO
COTIZADO A
FORMA DE LLENAR
Nombre de la persona o institucin a la cual
se le realizo la cotizacin.
ATENCIN
Descripcin de cmo fue la cotizacin va

telefnica o personalmente.
VALIDEZ DE LA OFERTA
Tiempo por el cual es vlida la oferta.
CONDICIONES DE PAGO
Forma de cmo se paga.
FECHA
Da, mes y ao en que se realiz la

cotizacin.
DIRECCIN
Ubicacin del proveedor.
TELFONO
Numero con el cual se lo puede contactar.
E-MAIL
Correo por el cual se lo puede contactar.
PLAZO DE ENTREGA
Fecha en la cual se va a entregar el bien.
VENDEDOR
Nombre de la persona que realiza la

cotizacin.
ARTCULOS/SERVICIOS
Descripcin del producto y/o servicio que

provee.
UNIDAD
Unidad de medida que cotizo: centmetros,

metros, yardas, litros, etc.
CANTIDAD
Nmero de unidades que se cotizo.
VALOR UNITARIO
Costo unitario del bien o producto.
199
TOTAL
Valor unitario multiplicado con la cantidad.
SUBTOTAL
Suma de todos los valores totales.
TOTAL
Subtotal menos el IVA.
OBSERVACIONES

bien.
VALOR EN LETRAS
El valor total escrito en letras.
COTIZADO POR
Nombre y firma de la persona que realizo la

cotizacin.
ACEPTADO POR
Nombre y firma de la persona que pidi la

cotizacin.
200
COTIZACIN N
Nombre de la
Empresa
Cotizado a:
Fecha:
Atencin:
Direccin:
Validez de la oferta:
Telfono:
E-mail:
Plazo de entrega:
Vendedor:
Condiciones de pago:
Artculos /
servicios
Observaciones:
Unidad
Cantidad
Valor
unitario
Total
Subtotal
Total
Valor en letras:
Cotizado por:
Aceptado por:
201
Tercer Proceso reestructurado: Ingreso de Activos Fijos.
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE PROCESOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO: INGRESO DE ACTIVOS FIJOS
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Verificar y controlar correctamente los activos fijos que
ingresan a la entidad para ser utilizados por las diferentes
reas, con la finalidad de conocer especficamente el lugar
donde se encuentra cada uno de ellos.
2.0 ALCANCE
Aplica a todo lo relacionado con el ingreso de bienes
muebles tales como: equipos audiovisuales, suministros
de oficina, equipos de oficina, instrumentos mdicos,
equipos mdicos, equipos elctricos, etc.
RESPONSABILIDAD
3.0 Enfermera: Encargada de notificar a Gerencia el ingreso
de los activos fijos adquiridos por la entidad.
Conserje: Encargado de realizar el pertinente ingreso de
los bienes.
4.0 POLTICAS
4.1 Es responsabilidad del rea solicitante cuidar del activo fijo
4.2 adquirido.
En caso de que el activo fijo se encuentre en mal estado al
4.3 momento de recepcionarlo deber ser devuelto a
proveedor con su respectiva factura.
El conserje ser el nico encargado de efectuar el
respectivo ingreso del bien.
202
POLIMEDICO MARTINEZ
No
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
4.11
4.12
4.13
ACTIVIDADES
Todo activo fijo entregado deber ser adjuntado con su
respectiva orden de compra.
Para cada ingreso de bienes se deber actualizar el
Todo pago efectuado por adquisicin de algn activo
fijo debe ser notificado a gerencia.
Para todo bien ingresado se deber aperturar su
respectiva tarjeta de control del bien.
La factura emitida por el proveedor no deber contener
enmendaduras ni tachones sino ser devuelta.
Al momento de enviar el bien al rea solicitante se
deber asignar el custodia mediante la respectiva acta
de entrega recepcin.
Las constataciones fsicas debern ser efectuadas por
el conserje de manera peridica.
Todos los activos que ingresan a bodega deben tener
su registro de inventario (codificacin) en un lugar
visible.
El proceso de codificacin deber ser efectuado antes
de entregar cualquier activo a las reas responsables.
5.0
5.1
PROCEDIMIENTO
Entregar el activo fijo al rea de bodega y limpieza,
adjuntando su respectiva orden de compra.
5.2
Recepcionar el activo fijo en bodega y verificar que se

encuentre adjunta su respectiva orden de compra.
Revisar ORDEN DE COMPRA con la orden de entrega
emitida por el proveedor, con la finalidad de que
cuente con las especificaciones solicitadas por el rea
de informacin y enfermera.
Archivar en orden cronolgico la orden de compra del
bien recepcionado en bodega y enviar factura al rea
de informacin y enfermera para su cancelacin,
mediante una ORDEN DE PAGO (Ver Proceso de
Pago)
5.3
5.4
UNIDAD DE
TRABAJO
Proveedor
Conserje
203
POLIMEDICO MARTINEZ
No
5.5
5.5.1
5.5.2
5.6
5.7
5.8
5.9
5.10
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
Efectuar una revisin fsica del bien con el objetivo de

verificar que se encuentre en perfecto estado.
Si el bien recepcionado no est en conformidad con
lo requerido ser devuelto al proveedor.
Si el bien solicitado est en conformidad con lo
requerido, efectuar el ingreso del bien a bodega
mediante el REGISTRO DE INGRESO DE ACTIVOS
FIJOS.
Codificar el activo fijo de acuerdo al rea en el que va
a ser ubicado y por quien ser custodiado.
Actualizar el REGISTRO DE INVENTARIO DE
ACTIVOS FIJOS existente en la entidad, con la
finalidad de llevar un control del bien.
Aperturar la TARJETA DE CONTROL DEL ACTIVO
FIJO, la misma que deber ser firmada por Gerencia.
Elaborar el ACTA DE ENTREGA - RECEPCIN
antes de que el bien sea enviado al rea requerida.
Enviar el bien al rea responsable del activo fijo para
su posterior uso.
REGISTROS
Orden de compra
Orden de pago
Registro de ingreso de activos fijos
ELABORADO POR:
RUTH MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
FECHA:
16/12/2012
Conserje
Enfermera
Conserje
PAGINA:
204

No
ACTIVIDAD
Entregar
el
activo fijo al
rea de bodega.

ENFERM.
Proveedor
A. MED.
GENER.
A.
A.
PSICOL. TERAPI.
A. BOD. Y
LIMP.
PROVEE
DOR
ENTREGAR EL
ACTIVO FIJO AL
REA DE
BODEGA.
Recepcionar el
activo fijo
en
bodega.
Conserje
A.
GINEC.
Revisar orden
de compra con
la orden de
entrega emitida
por
el
proveedor.
Conserje
RECEPCIONAR
EL ACTIVO FIJO
EN BODEGA.
REVISAR
ORDEN DE
COMPRA Y
ORDEN DE
ENTREGA.
205
Archivar
en
orden
cronolgico
la
orden
de
compra del bien
recepcionado.
Enfermera
Efectuar
una
revisin
fsica
del activo fijo.
Conserje
SELECCIONA
R
PROVEEDOR
IDNEO
Efectuar
el
ingreso del bien
a
bodega
mediante
el
registro
de
ingreso
de
activos fijos.
Conserje
Codificar
el
activo fijo de
acuerdo al rea
en el que va a
ser ubicado y
por quien ser
custodiado.
Proveedor
SOLICITAR
INSTRUMENTO
S MDICOS A
PROVEEDOR
RECEPTAR EL
INSTRUMENTO
MDICO EN
BODEGA
CODIFICAR EL
ACTIVO FIJO EN
BODEGA.
206
10
11
Actualizar
el
registro
de
inventario
de
activos
fijos
existente en la
entidad
Aperturar
tarjeta
control
activo fijo,
misma
deber
firmada
Gerencia.
la
de
del
la
que
ser
por
Enviar el bien al
rea
responsable del
activo fijo para
su posterior uso.
Firmar el acta
de entrega
recepcin
al
momento
de
recibir el activo
fijo.
Enfermera
Enfermera
Conserje
ACTUALIZAR EL
REGISTRO DE
INVENTARIO DE
ACTIVOS FIJOS.
APERTURAR LA
TARJETA DE
CONTROL DE
ACTIVO FIJO.
ENVIAR EL BIEN
AL REA
RESPONSABLE.
rea
solicitante
ENVIAR SOLICITUD DE COMPRA DE EQUIPOS Y/O MOBILIARIOS.
207
REGISTROS DEL PROCESO DE INGRESO DE ACTIVOS FIJOS

REQUISITO
PROVEEDOR
FORMA DE LLENAR
FECHA DE PEDIDO

FECHA DE PAGO

de los bienes.
TERMINO DE ENTREGA
Condiciones
que
acordaron
para
la
entrega del bien.

NUMERO
ARTICULO
Nombre
caractersticas
del
bien
se
est
adquirido.
CANTIDAD
Numero
de
bienes
que
requiriendo.
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL

de bienes.
COSTO TOTAL
AUTORIZADO POR
208
POLIMEDICO MARTINEZ
ORDEN DE COMPRA
Proveedor:
Fecha de pedido:
Fecha de pago:
Trminos de entrega:
N
ARTICULO
CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
COSTO
TOTAL
Autorizado por:
209
FORMULARIO No 2: RESUMEN DE INGRESO A BODEGA

REQUISITO
PROVEEDOR
FORMA DE LLENAR
FECHA DE RECEPCIN
Ao, mes y da en que se efecta la

recepcin del bien.
FECHA DE PAGO

de los bienes.
RECEPCIN No
Nmero
de
recepciones
efectuadas
diariamente pro bodega.

CLASE DE BIEN
Clase de bien que desea verificar que se

encuentra ingresado en bodega.
ENCARGADO
Persona responsable de la recepcin del

bien o activo fijo.
UBICACIN
Lugar donde va a ser trasladado el bien

para su uso.
PEDIDO
Nmero de pedido solicitado a proveedor.
CODIGO DEL ARTICULO
Especificar el cdigo del bien de acuerdo

a su ubicacin y clase.
PRECIO UNITARIO
Costo unitario del bien por pagar.
DESCRIPCIN
Detallar
las
caractersticas
del
bien
recepcionado y el estado en que se

encuentra el mismo.
CANTIDAD ACEPTADA
Nmero de bienes receptados por el

bodeguero y que se encuentran el
perfecto estado.
FACTURA
Nmero del comprobante de venta que

valide la compre.
210
POLIMEDICO MARTINEZ
N:
Fecha:
Fecha de pago:
Factura:
Nombre del proveedor:
Cdigo del
articulo
Clase de activo
REGISTRO DE INGRESO A BODEGA

Encargado:
Ubicacin:
Pedido No:
Tipo de
entrada
Descripcin
Cantidad
Precio Unitario
Valor total
Total
Entregado por:
Recibido por:
211
FORMULARIO No 3: TARJETA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

REQUISITO
ACTIVO
FORMA DE LLENAR
Nombre del activo fijo.
COSTO
Valor que tiene el bien.
ORDEN DE COMPRA N
Nmero de la orden de compra del

bien.
Da, mes y ao en que termina la
garanta que posee el bien
Nombre de la persona que es
responsable del bien.
Digito que identifica al bien.
FECHA DE EXPIRACIN DE LA
GARANTA
RESPONSABLE
CDIGO
ORDEN DE REQUISICIN N
FACTURA N
PERIODO
VALOR DE ADQUISICIN
ELABORADO POR
DESCRIPCIN
ESTADO
Nmero de la orden de requisicin del

bien.
Nmero de la factura del bien
Ao o aos completos por los que se
aplica el ajuste en funcin de la vida
til estimada.
Valor al momento de adquirir el bien.
elabor el documento.
Detalles del bien que se va a
controlar.
Detallar en qu condicin se
encuentra el bien.
212
POLIMEDICO MARTINEZ
TARJETA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Activo:
Costo:
Orden de compra N:
Fecha de expiracin con la
garanta:
Responsable:
PERODO
DESCRIPCIN
Cdigo:
Orden de requisicin N:
Factura N:
ESTADO
VALOR DE ADQUIS.
Elaborado por:
213
FORMULARIO No 4: ACTA ENTREGA RECEPCIN

REQUISITO
MICROPROCESO
FORMA DE LLENAR
Nombre del microproceso.
PROCESO
Nombre del proceso.
CDIGO
VERSIN
Nmero de la versin.
FECHA
CARGO
Da, mes y ao en que se recepciona

el bien.
Nombre del responsable del activo
fijo.
Nombre del cargo que posee.
CC.
Numero de cedula de identidad.
REA
Nombre del rea que pertenece.
CANTIDAD
Numero de bienes que se entran

entregando.
Caractersticas que posee el bien.
RESPONSABLE
DESCRIPCIN DEL ARTICULO

ESTADO
AUTORIZA
ENTREGA
RECIBE
Se marca con una X en el casillero

correspondiente, segn sea el caso.
Nombre, firma y numero de cedula de
la persona que autoriza la acta
entrega-recepcin.
la persona que entrega la acta
entrega-recepcin.
la persona que recibe la acta entregarecepcin.
214
POLIMEDICO MARTINEZ
ACTA ENTREGA RECEPCIN DE ACTIVOS FIJOS
Microproceso:
Proceso:
Cdigo:
Versin:
En calidad de encargado (a)de bodega mediante la presente acta me permito

hacer entrega de los siguientes activos fijos, relacionados a continuacin:
Fecha:
Responsable:
Cargo:
Cantidad
CC:
REA:
Descripcin del articulo
Estado
B
El funcionario responsable del activo fijo a partir de la firma de la presente acta

se compromete a:
"Como funcionario de la institucin asumo la responsabilidad de los activos
relacionados en el presente documento, dar uso apropiado y exclusivo para el
desempeo de las funciones asignadas por la institucin a cada uno de ellos.
Sern asumidos por mi parte, el dao y la perdida de los mismos por causa de
mi negligencia o incumplimiento de las normas y procedimientos relacionados
con su uso y conservacin.
Me comprometo a informar oportunamente a la gerencia de cualquier traslado
temporal o definitivo de dichos activos mediante tramitacin de los formatos
respectivos y sobre cualquier situacin que ponga en eminente riesgo los bienes
relacionados.
Dado que la omisin de estas disposiciones es considerada como falta grave en
el reglamento interno de trabajo, asumo las consecuencias econmicas que
conlleven el dao o la perdida de los bienes mencionados si ocurre por mi
negligencia o incumplimiento de las normas y procedimientos correspondientes,
en tal evento autorizo a la institucin a efectuar el descuento equivalente al valor
de la reposicin del bien afectado, deduciendo de mis salarios, prestaciones
sociales, o eventuales indemnizaciones a mi favor."
Autoriza:
Entrega:
CC.
CC.
Recibe:
215
FORMULARIO No 5: ORDEN DE PAGO

REQUISITO
FECHA DE ELABORACIN
REA
LUGAR Y FECHA DE PAGO
BENEFICIARIO
CONTRIBUYENTE
DOCUMENTO
RENTENCIONES EN LA FUENTE
RETENCIONES DEL IVA
FECHA DE RECEPCIN
VALOR NETO A PAGAR
FORMA DE LLENAR
Fecha del da en que se elabora el
documento.
rea que solicit el perdido de los
materiales.
Fecha y lugar en la cual se cancelar
el monto total del bien adquirido.
Persona quien adquiri el bien.
Persona a quien se le efectuar el
respectivo pago.
Nmero de la factura que respalda la
adquisicin del bien.
Porcentaje de retencin en la fuente
de acuerdo al bien adquirido.
Porcentaje de retencin del IVA de
acuerdo al bien adquirido.
Fecha en que el bien lleg al rea de
bodega.
Cantidad total a pagar por el bien
adquirido.
216
POLIMEDICO MARTINEZ
ORDEN DE PAGO N
Fecha de elaboracin:
rea:
Lugar y fecha de pago:
Beneficiario:
Contribuyente:
Concepto
Documento
DATOS DEL PROVEEDOR

Neo a pagar
Especial
Fecha
recepcin
Normal
Ret. N
Rise
Ret.
Valor
Fuente
Valor
Anticipo
antes del
Total
IVA
/ otros
IVA
1;8 Valor
Ret. IVA
30%;70%;100% Valor
Neto a
pagar
Aprobado por:
217

REQUISITO
ENCABEZAMIENTO
FORMA DE LLENAR
NMERO
CDIGO

DETALLE
Nombre del bien.
UBICACIN
CLASE DEL BIEN

MARCA
CARACTERSTICAS
COLOR
ESTADO
OBSERVACIONES

bien.
ELABORADO POR

el inventario.
218
POLIMEDICO MARTINEZ
DESCRIPCIN
No
CDIGO
DETALLE
UBICACIN
CLASE
(BIEN)
MARCA
CARACTERST.
COLOR
ESTADO
FECHA DE
ADQUIS.
OBSERVAC.
Elaborado por:
219
Cuarto proceso reestructurado: Transferencia interna de Activos Fijos.
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE PROCESOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA INTERNA DE ACTIVOS FIJOS
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Permitir identificar los cambios de usuarios y ubicacin
fsica de los bienes muebles de la entidad, con el
propsito de llevar un adecuado control de los bienes
2.0 existentes en la entidad.
ALCANCE
Los requisitos de este procedimiento aplica a todas las
solicitudes de transferencia de bienes muebles que posee
la entidad tales como: equipos mdicos, mobiliarios,
instrumentos mdicos, etc.
3.0 Con este proceso se regirn todas las personas
encargadas de realizar la transferencia.
RESPONSABILIDAD
rea Solicitante: Encarga de notificar la transferencia del
bien para su uso correspondiente.
Enfermera: Delegada de comunicar a Gerencia sobre el
traspaso del bien a otras reas.
Conserje: Encargado de realizar traslado del bien al rea
que requiere de su uso.
4.0 POLTICAS
4.1 Toda transferencia interna debe ser notificada al rea de
informacin y Enfermera.
220
POLIMEDICO MARTINEZ
No
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
Toda transferencia de activo fijo deber ser autorizada

por gerencia.
Se deber actualizar el registro de inventario de activos
fijos..
Antes de efectuar el traslado el conserje deber emitir
un informe del estado actual del bien.
Todo traslado ser efectuado mediante un acta de
entrega recepcin.
No se deber modificar el cdigo del bien solicitado
para el traslado.
El rea solicitante y bodega debern guardar las actas
de entrega recepcin como respaldo.
Ser responsable del traslado del bien el conserje.
5.0
5.1
PROCEDIMIENTO
Requerir la transferencia del bien por medio de una
SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE ACTIVOS
FIJOS
rea
solicitante
5.2
Receptar el requerimiento del rea solicitante sobre el

traspaso del bien a otra rea.
Enfermera
5.3
Autorizar el pedido de transferencia del bien al rea

solicitante.
Gerencia
5.4
Actualizar la TARJETA DE CONTROL DE ACTIVOS

FIJOS, modificando la seccin del responsable.
Enfermera
5.5
Efectuar un informe del estado actual en que se

encuentra el activo fijo y enviarlo al rea de informacin
y Enfermera.
Conserje
221
POLIMEDICO MARTINEZ
No
5.6
5.7
5.8
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
Realizar el ACTA DE ENTREGA RECEPCIN,

registrando los nombres del nuevo custodio y el rea en
que se encontrar el bien.
Enviar una copia del acta entrega recepcin a bodega
y al rea en el que fue solicitado el bien.
Modificar el REGISTRO DEL INVENTARIO DE
ACTIVOS FIJOS, en la seccin observaciones se
deber registrar donde ha sido trasladado el bien.
Enfermera
5.9
Entregar el activo fijo al rea solicitante con su

respectiva acta de entrega recepcin.
Conserje
5.10
Recepcionar el activo fijo y guardar el acta de entrega

recepcin.
REGISTROS
Solicitud de transferencia de activos fijos.
rea solicitante
ELABORADO POR:
RUTH MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
FECHA:
16/12/2012
PAGINA:
222

No
ACTIVIDAD
Requerir
la
transferencia del
bien por medio
de solicitud de
transferencia de
activos fijos
Receptar
el
requerimiento
del
rea
solicitante sobre
el traspaso del
bien
Autorizar
el
pedido
de
transferencia del
bien al rea
solicitante.

ENFERM.
rea
solicitante
Enfermera
Gerencia
A.
GINEC.
A. MED.
GENER.
A.
PSICOL.
A.
TERAPI.
A. BOD.
Y LIMP.
PROV.
REQUERIR LA TRANSFERENCIA DEL ACTIVO FIJO.
RECEPTAR EL
REQUERIMIENT
O DEL REA
SOLICITANTE
AUTORIZAR EL
PEDIDO DE
TRANSFERENCI
A DEL ACTIVO
FIJO.
223
Actualizar
la
tarjeta de control
de activos fijos.
Enfermera
Efectuar
un
informe
del
estado actual en
que
se
encuentra
el
bien.
Realizar el acta
de
entrega
recepcin
del
activo fijo.
Enviar una copia

del acta entrega
recepcin a
bodega y al rea
solicitante.
ACTUALIZAR LA
TARJETA DE
CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS.
Conserje
Enfermera
Enfermera
EFECTUAR UN
INFORME DEL
ESTADO ACTUAL
DEL BIEN.
REALIZAR LE
ACTA DE
ENTREGA
RECEPCIN DEL
ACTIVO FIJO.
ENVIAR UNA
COPIA DEL ACTA
ENTREGA
RECEPCIN.
224
Modificar
el
registro
de
inventario
de
activos fijos.
Enfermera
Entregar
el
activo fijo al rea
solicitada.
Conserje
10
Recepcionar el
activo
fijo
y
guardar el acta
de entrega
recepcin.
MODIFICAR EL
REGISTRO DE
INVENTARIO DE
ACTIVOS FIJOS.
ENTREGAR EL
ACTIVO FIJO AL
REA
SOLICITADA.
rea
Solicitante
RECEPCIONAR EL ACTIVO FIJO Y GUARDAR EL ACTA DE ENTREGA RECEPCIN.
225
REGISTROS DEL PROCESO DE TRANSFERENCIA INTERNA DE ACTIVOS

FIJOS.
FORMULARIO No 1: SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE BIENES
REQUISITO
TIPO
FORMA DE LLENAR
Descripcin de si la transferencia es
temporal o definitiva.
ENTREGA
Nombre y cdigo del rea a la que se

entrega el bien.
RECIBE
Nombre y cdigo del rea que recibe

el bien.
DAS
Nmero de das que tarda la

transferencia si es temporal.
FECHAS
Da, mes y ao que tarda el activo fijo

fuera del rea.
DESCRIPCIN
Caractersticas que posee el activo

fijo como: cdigo, marca, modelo,
serie, color, otros.
OBSERVACIONES
Cualquier novedad que se presente

en el bien.
ENTREGA

entrega el bien.
RECIBE

recibe el bien.
226
POLIMEDICO MARTINEZ
SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE BIENES
TIPO
UNIDADES INTERVINENTES
Temporal:
ENTREGA
RECIBE
Cdigo:
Nombre:
Definitivo:
DIAS
FECHA
Desde:
Cdigo:
Nombre:
Hasta:
DESCRIPCION
CODIGO
MARCA
MODELO
SERIE
COLOR
OTROS
Observaciones
Entrega:
Recibe:
227

ACTIVO
REQUISITO
FORMA DE LLENAR
COSTO
ORDEN DE COMPRA N

bien.
GARANTA
RESPONSABLE
CDIGO
FACTURA N
PERIODO
VALOR DE ADQUISICIN
ELABORADO POR
DESCRIPCIN
ESTADO

bien.
til estimada.
controlar.
encuentra el bien.
228
POLIMEDICO MARTINEZ
Activo:
Costo:
Orden de compra N:
garanta:
Responsable:
PERODO
DESCRIPCIN
Cdigo:
Factura N:
ESTADO
VALOR DE ADQUIS.
Elaborado por:
229
FORMULARIO No 3: ACTA ENTREGA RECEPCIN

REQUISITO
MICROPROCESO
FORMA DE LLENAR
Nombre del microproceso.
PROCESO
Nombre del proceso.
CDIGO
VERSIN
Nmero de la versin.
FECHA
CARGO

el bien.
Nombre del responsable del activo
fijo.
Nombre del cargo que posee.
CC.
Numero de cedula de identidad.
REA
Nombre del rea que pertenece.
CANTIDAD
Numero de bienes que se entran

entregando.
Caractersticas que posee el bien.
RESPONSABLE
DESCRIPCIN DEL ARTICULO

ESTADO
AUTORIZA
ENTREGA
RECIBE
Se marca con una X en el casillero

correspondiente, segn sea el caso.
la persona que autoriza la acta
entrega-recepcin.
la persona que entrega la acta
entrega-recepcin.
la persona que recibe la acta entregarecepcin.
230
POLIMEDICO MARTINEZ
ACTA ENTREGA RECEPCIN DE ACTIVOS FIJOS
Proceso:
Cdigo:
Versin:
En calidad de encargado (a)de bodega mediante la presente acta me permito

hacer entrega de los siguientes activos fijos, relacionados a continuacin:
Fecha:
Responsable:
Cargo:
Cantidad
CC:
REA:
Descripcin del articulo
Estado
B
El funcionario responsable del activo fijo a partir de la firma de la presente acta

se compromete a:
"Como funcionario de la institucin asumo la responsabilidad de los activos
relacionados en el presente documento, dar uso apropiado y exclusivo para el
desempeo de las funciones asignadas por la institucin a cada uno de ellos.
Sern asumidos por mi parte, el dao y la perdida de los mismos por causa de
mi negligencia o incumplimiento de las normas y procedimientos relacionados
con su uso y conservacin.
Me comprometo a informar oportunamente a la gerencia de cualquier traslado
temporal o definitivo de dichos activos mediante tramitacin de los formatos
respectivos y sobre cualquier situacin que ponga en eminente riesgo los bienes
relacionados.
Dado que la omisin de estas disposiciones es considerada como falta grave en
el reglamento interno de trabajo, asumo las consecuencias econmicas que
conlleven el dao o la perdida de los bienes mencionados si ocurre por mi
negligencia o incumplimiento de las normas y procedimientos correspondientes,
en tal evento autorizo a la institucin a efectuar el descuento equivalente al valor
de la reposicin del bien afectado, deduciendo de mis salarios, prestaciones
sociales, o eventuales indemnizaciones a mi favor."
Autoriza:
Entrega:
CC.
CC.
Recibe:
CC.
231

REQUISITO
ENCABEZAMIENTO
FORMA DE LLENAR
NUMERO
CDIGO
Digito que identifica

DETALLE
Nombre del bien.
UBICACIN
CLASE DEL BIEN

MARCA

CARACTERSTICA
COLOR
ESTADO
OBSERVACIONES

bien.
el inventario.
ELABORADO POR
la
unidad
232
POLIMEDICO MARTINEZ
DESCRIPCIN
No
CDIGO
DETALLE
UBICACIN
CLASE
(BIEN)
MARCA
CARACTERST.
COLOR
ESTADO
FECHA DE
ADQUIS.
OBSERVAC.
Elaborado por:
233
Quinto Proceso reestructurado: Mantenimiento y/o reparacin de Activos

Fijos.
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE PROCESOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO:MANTENIMIENTO Y/O REPARACIN DE ACTIVOS FIJOS
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Reparar y/o mantener en ptimas condiciones los activos
fijos de propiedad de esta entidad, contribuyendo a la
ejecucin de tratamientos mdicos efectuados en la
2.0 misma.
ALCANCE
Aplica a todo lo relacionado con bienes muebles tales
como: equipos mdicos, mobiliarios, instrumentos
mdicos, etc. Participan en este procedimiento todos los
funcionarios relacionados con el manejo de los activos
fijos en las diferentes reas de esta entidad.
3.0 RESPONSABILIDAD
Gerencia: Encargado de la aprobacin de las
reparaciones y/o mantenimiento de los equipos.
Enfermera: Encargada de realizar el respectivo pedido de
reparacin y/o mantenimiento.
Conserje: Se encarga de la transferencia del bien.
4.0 POLTICAS
4.1 Toda reparacin y/o mantenimiento deber ser aprobado
por Gerencia.
4.2 El Conserje ser responsable de la transferencia externa
del bien daado.
234
POLIMEDICO MARTINEZ
No
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
5.0
5.1
5.2
5.3
5.4
ACTIVIDADES
Antes de efectuar las reparaciones se deber solicitar
al tcnico el respectivo diagnstico del bien.
En caso de bienes irreparables sern trasladados a
bodega.
Los pagos por reparaciones y/o mantenimientos se
efectuaran de caja.
Es responsabilidad del conserje verificar que el bien
sea entregado por el tcnico en perfecto estado.
Es responsabilidad de la enfermera llamar a un
tcnico profesional para las reparaciones y/o
mantenimientos.
El bien no podr estar fuera de la entidad por ms de
2 das.
Todo mantenimiento y/o reparacin deber constar
mediante una orden de trabajo.
PROCEDIMIENTO
Enviar SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O
REPARACIN de activos fijos, especificando las
fallas que posee el bien.
Enviar un reporte va correo electrnico, sealando
las falencias que posee el bien y el estado en que se
encuentra actualmente.
Receptar la solicitud de mantenimiento y/o reparacin
de activos fijos, verificando a qu rea pertenece el
bien daado.
Comunicar a conserje a que se efecte la respectiva
revisin del activo fijo daado.
UNIDAD DE
TRABAJO
rea solicitante
Enfermera
5.5
Revisar fsicamente el activo fijo daado y proceder a

efectuar un reporte de su estado actual.
Conserje
5.6
Autorizar la respectiva reparacin y/o mantenimiento

del bien daado, mediante una orden de trabajo.
Gerencia
235
POLIMEDICO MARTINEZ
No
5.7
5.8
5.9
5.10
5.11
5.12
5.13
5.14
5.15
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
Generar ORDEN DE TRABAJO para proceder a efectuar

la reparacin y/o mantenimiento del bien.
Llamar al tcnico para su posterior reparacin y/o
mantenimiento.
Ordenar a efectuar la respectiva reparacin y/o
mantenimiento.
Generar ORDEN DE SALIDA DE ACTIVO FIJO para
trasladar el bien a un taller tcnico.
Reparar y efectuar el respectivo mantenimiento del activo
fijo daado.
Entregar el bien en perfecto estado al rea de bodega y
limpieza.
Recepcionar el activo fijo en bodega y revisar que el bien
se encuentre en buen funcionamiento y en perfecto
estado.
Notificar al rea de informacin y Enfermera sobre la
llegada del bien reparado o efectuado el respectivo
mantenimiento.
Efectuar el pago del activo fijo reparado o efectuado el
respectivo mantenimiento al tcnico.
REGISTROS
Solicitud de mantenimiento y/o reparacin
Orden de trabajo
Orden de salida de activos fijos
ELABORADO POR:
ANNABELL SARMIENTO Y RUTH
MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
FECHA:
16/12/2012
Enfermera
Tcnico
rea solicitante
Enfermera
PAGINA:
236
DIAGRAMA DE FLUJO DE TRANSFERENCIA DE ACTIVOS FIJOS

PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO Y/O REPARACIN DE ACTIVOS FIJOS.
No
ACTIVIDAD
Enviar
solicitud
de
mantenimiento
y/o reparacin
del activos fijo.
Enviar reporte
del
estado
actual del bien
va
correo
electrnico.
Receptar
la
solicitud
de
mantenimiento
y/o reparacin
del activo fijo.

ENFERM.
rea
solicitante
A.
GINEC.
A. MED.
GENER.
A.
A.
PSICOL. TERAPI.
A. BOD. Y
LIMP.
TCNIC
ENVIAR SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIN DE ACTIVOS FIJOS.
ENVIAR REPORTE DEL ESTADO ACTUAL DEL BIEN.
rea
solicitante
Enfermera
RECEPTAR
SOLICITUD DE
MANTENIMIENTO
Y/O
REPARACION.
237
Comunicar al
conserje a que
se efecte la
revisin
del
activo fijo.
Revisar
fsicamente el
bien y emitir
reporte.
Autorizar
la
respectiva
reparacin y/o
mantenimiento
del bien.
Generar orden
de
trabajo
para proceder
a efectuar la
reparacin y/o
mantenimiento
del bien.
Enfermera
COMUNICAR A
QUE SE EFECTE
LA REVISIN DEL
ACTIVO FIJO.
REVISAR
FISICAMENTE
EL BIEN.
Conserje
Gerencia
Enfermera
AUTORIZAR LA
REPARACION Y/O
MANTENIMIENTO.
GENERAR
ORDEN DE
TRABAJO.
238
10
11
Llamar
al
tcnico
para
su
posterior
reparacin y/o
mantenimiento
.
Ordenar
a
efectuar
la
respectiva
reparacin y/o
mantenimiento
.
Generar orden
de salida de
activo fijo para
trasladar
el
bien a un taller
tcnico.
Reparar
y
efectuar
el
respectivo
mantenimiento
del activo fijo
daado.
Enfermera
Enfermera
LLAMAR AL
TECICO PARA EL
MANTENIMIENTO
Y/O
REPARACION.
ORDENAR A
EFECTUAR
REPARACION Y/O
MANTENIMIENTO.
Enfermera
GENERAR ORDEN
DE SALIDA DEL
ACTIVO FIJO
Tcnico
REPARAR O
EFECTUAR
MANTENIMIENT
O DEL BIEN.
239
12
13
14
15
Entregar
el
bien
en
perfecto
estado al rea
de bodega y
limpieza.
Recepcionar el
activo fijo en
bodega
y
revisar
el
estado
del
bien.
Notificar
al
rea
de
informacin y
Enfermera
sobre
la
llegada
del
bien reparado.
Efectuar
el
pago
del
activo
fijo
reparado
o
efectuado
el
respectivo
mantenimiento
al tcnico.
Tcnico
ENTREGAR EL
BIEN EN
PERFECTO
ESTADO.
Conserje
RECEPCIONAR
EL ACTIVO FIJO
Conserje
Enfermera
NOTIFICAR LA
LLEGADA DEL
BIEN.
EFECTUAR EL
PAGO DEL
ACTIVO FIJO.
240
REGISTROS DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACION DE

ACTIVOS FIJOS.
FORMULARIO No 1: SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACION DE
ACTIVOS FIJOS.
REQUISITO
AREA SOLICITANTE
FORMA DE LLENAR
Nombre del rea solicitante.
FECHA DE SOLICITUD
Da, mes y ao en que se realiza la

solicitud.
Caractersticas que posee el bien
como: cdigo, marca, color, modelo,
serie, otros.
Da, mes y ao en que se realiza la
salida del bien.
DESCRIPCION DEL BIEN
FECHA DE SALIDA
FECHA DE RETORNO
Da, mes y ao en que ingresa el

activo fijo.
DESPERFECTO
Fallas que posee el bien.
SOLICITADO POR
Nombre y firma de la persona

solicitante.
AUTORIZADO POR

autoriza la solicitud.
241
POLIMEDICO MARTINEZ
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACION

rea Solicitante:
Fecha de solicitud:
DESCRIPCION DEL BIEN:
Fecha de salida:
Cdigo:
Marca:
Serie:
Ao:
Da:
Color:
Modelo:
Otros:
Mes:
Hora:
Desperfectos:
Fecha de retorno
Solicitado por:
Ao:
Da:
Mes:
Hora:
Autorizado por:
242
FORMULARIO No 2: ORDEN DE TRABAJO

REQUISITO
CLIENTE
FORMA DE LLENAR
Nombre de la persona que realiza el
trabajo.
TELEFONO
Numero por el cual se lo puede

contactar.
FECHA DE RECEPCION

el bien.
FECHA DE ENTREGA
Da, mes y ao en que se entrega el

bien el bien.
Numero de activos fijos.
CANTIDAD
DESCRIPCION
PRECIO UNITARIO
PRECION TOTAL
TOTAL
ABONO
Nombre y caractersticas que posee el

bien.
Valor unitario del activo fijo.
Cantidad multiplicada por el precio
unitario.
Suma del precio total.
RESTA
Cantidad que se desembolsa de

manera adelantada.
Saldo que queda en deuda.
EFECTIVO
Saldo que pendiente.
OBSERVACIONES

en el bien.
Persona que autoriza la orden de
trabajo.
Persona que recibe la orden de
trabajo.
AUTORIZA
RECIBE
243
POLIMEDICO MARTINEZ
ORDEN DE TRABAJO N
Cliente:
Fecha de recepcin:
Telfono:
Fecha de entrega:
CANTIDAD
Observaciones:
DESCRIPCION
P. UNITARIO
P. TOTAL
TOTAL
ABONO
RESTA
EFECTIVO
Autoriza
Recibe
244
FORMULARIO No 3: ORDEN DE SALIDA DE ACTIVOS FIJOS
RAZON
REQUISITO
FORMA DE LLENAR
Motivo por el cual va a salir el bien.
EVENTOS
Evento que posee el bien
MANTENIMIENTO
Clase de mantenimiento que se le va

a dar al bien.
Nombre de la entidad a la cual va el
bien.
ENTIDADES /EMPRESA
FECHA DE SALIDA
Da, mes y ao en que sale el bien.
FECHA DE RETORNO
Da, mes y ao en que retorna el bien.
IDENTIFICACION
Caractersticas del bien como: cdigo,

clase, marca, modelo, serie, color,
otros.
en el bien.
Nombre de la persona que entrega el
bien.
Nombre de la persona que autoriza la
salida del bien.
Nombre de la persona que recibe el
bien.
OBSERVACIONES
ENTREGADO POR
AUTORIZADO POR
RECIBIDO POR
245
POLIMEDICO MARTINEZ
ORDEN DE SALIDA DE ACTIVOS FIJOS
Razn:
Entidad o Empresa:
Eventos:
Fecha de salida
CANTIDAD
IDENTIFICACION
MANTENIMIENTO
FECHA DE
RETORNO
Observaciones:
Autorizado por
Recibido por
246
Sexto Proceso reestructurado: Baja de Activos Fijos.
POLIMEDICO MARTINEZ
MANUAL DE PROCESOS
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO:BAJA DE ACTIVOS FIJOS
No
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
1.0 OBJETIVO
Depurar los activos fijos de la entidad de manera que
sean eliminados de los registros de los bienes muebles
obsoletos y los que no contribuyen al buen
2.0 funcionamiento de la misma.
ALCANCE
Aplica a todo lo relacionado con bienes muebles
obsoletos o irreparables existentes en la entidad tales
3.0 como: equipos mdicos, mobiliarios, instrumentos
mdicos, etc.
RESPONSABILIDAD
Gerencia: Encargado de la autorizar la baja del bien.
rea solicitante: Encargado de notificar la existencia de
bienes obsoletos.
4.0 Enfermera: Encargada de emitir el informe del estado
4.1 del bien.
Conserje: Delegado de verificar los daos que posee el
4.2 bien.
POLTICAS
4.3 Toda baja de activos ser efectuada mediante acta de
baja de activos fijos.
El Conserje y la enfermera sern los encargados de
verificar las condiciones que posea el bien.
Toda baja del bien deteriorado debe estar autorizada por
la gerencia.
247
POLIMEDICO MARTINEZ
No
4.4
5.0
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.8.1
5.8.2
ACTIVIDADES
UNIDAD DE
TRABAJO
Toda baja del bien deteriorado o irreparable debe

estar autorizada por la gerencia.
Antes de efectuar la baja del bien la enfermera
deber emitir un informe del estado actual del activo
fijo.
PROCEDIMIENTO
Notificar la existencia de bienes inservibles u
obsoletos al rea de informacin y enfermera.
Autorizar a que se efectu la constatacin fsica del
bien deteriorado e inservible.
Inspeccionar el bien, verificando los daos
mencionados en el informe emitido.
Emitir informe tcnico del estado actual del activo fijo
Adjuntar el estado de bienes en mal estado con los
respectivos informes tcnicos.
Autorizar la baja del bien deteriorado o inservible.
Generar acta de baja legalizada con las respectivas
evidencias (fotografas).
Proceder a Dar de baja al bien robado, obsoleto e
inservible
En caso de robo o hurto eliminar el registro de
inventario de activo fijo y la tarjeta de control del bien.
En caso del bien deteriorado o inservible trasladar al
rea de bodega y limpieza.
REGISTROS
Acta de baja de activos fijos
registro de inventario de activo fijo
tarjeta de control de activos fijos
ELABORADO POR:
ANNABELL SARMIENTO Y RUTH
MUOZ
APROBADO POR:
GERENCIA
FECHA:
16/12/2012
rea
solicitante
Gerencia
Conserje y
Enfermera
Enfermera
Conserje
PAGINA:
248
DIAGRAMA DE FLUJO DE ADQUISICIN DE INSTRUMENTOS

MDICOS
PROCEDIMIENTO: BAJA DE ACTIVOS FIJOS.
No
ACTIVIDAD
Notificar
la
existencia
de
bienes inservibles
u obsoletos.
Autorizar a que
se efectu la
constatacin
fsica del bien
deteriorado
e
inservible.
Inspeccionar
el
bien, verificando
los
daos
mencionados en
el
informe
emitido.
RESPONS. GERENC. A. BOD.

Y LIMP.
rea
solicitante
A.INF. Y A. MED.
ENFERM. GENER.
A.
PSICOL.
A.
TERAPI.
A.
GINEC.
NOTIFICAR LA EXISTENCIA DE BIENES INSERVIBLES U OBSOLETOS.
Gerencia
AUTORIZAR A
QUE SE
EFECTU LA
CONSTATACIN
FSICA
Conserje
y
Enfermera
INSPECCIONA
R EL BIEN,
VERIFICANDO
LOS
DAOS
MENCIONADO
EN
EL
249
Emitir
informe
tcnico
del
estado actual del
activo fijo.
Adjuntar el listado
de bienes en mal
estado con los
respectivos
informes
tcnicos.
Autorizar la baja
del
bien
deteriorado
o
inservible.
Generar acta de
baja
legalizada
con
las
respectivas
evidencias
(fotografas).
Enfermera
EMITIR INFORME
TCNICO
DEL
ESTADO ACTUAL
DEL
ACTIVO
FIJO.
Enfermera
ADJUNTAR
LISTADO
DE
BIENES EN MAL
ESTADO.
Enfermera
AUTORIZAR LA
BAJA DEL BIEN
DETERIORADO
O INSERVIBLE.
Enfermera
GENERAR ACTA
DE
BAJA
LEGALIZADA
CON
LAS
RESPECTIVAS
EVIDENCIAS.
250
10
Proceder a Dar
de baja al bien
robado, obsoleto
e inservible.
En caso de robo
o hurto eliminar el
registro
de
inventario
de
activo fijo y la
tarjeta de control
del bien.
En caso del bien

deteriorado
o
inservible
trasladar al rea
de
bodega
y
limpieza.
Enfermera
Enfermera
PROCEDER
A
DAR DE BAJA AL
BIEN ROBADO,
OBSOLETO
E
INSERVIBLE
EN CASO DE
ROBO O HURTO
ELIMINAR EL
REGISTRO DE
INVENTARIO DE
ACTIVO FIJO Y
LATARJETA DE
CONTROL DEL
BIEN
Conserje
EN CASO DEL
BIEN
DETERIORADO
O INSERVIBLE
TRASLADAR AL
REA
DEBODEGA Y
LIMPIEZA.
251
REGISTROS DEL PROCESO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS

FORMULARIO No 1: ACTA DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS.
REQUISITO
FECHA
FORMA DE LLENAR
Da, mes y ao en que se realiza el
acta.
MOTIVO DE BAJA
Explicacin de porqu se realiza la

baja.
ESTADO DEL ACTIVO
Condiciones que presenta el activo

fijo.
AREA SOLICITANTE
Nombre del rea que solicita se

realice la baja.
CANTIDAD
Numero de activos que se van a dar

de baja.
CODIGO
DESCRIPCION DE ACTIVOS FIJOS
Nombre y caractersticas del activo

fijo.
AUTORIZADO POR

autoriza se realice la baja del activo
fijo.
252
POLIMEDICO MARTINEZ
ACTA DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS

Fecha:
Motivo de baja:
rea Solicitante:
CANTIDAD
CODIGO
DESCRIPCION DEL ACTIVO FIJO
Autorizado por
253

REQUISITO
ENCABEZAMIENTO
FORMA DE LLENAR
NUMERO
CDIGO

DETALLE
Nombre del bien.
UBICACIN
CLASE DEL BIEN

MARCA

CARACTERSTICA
COLOR
ESTADO
OBSERVACIONES

bien.
el inventario.
ELABORADO POR
254
POLIMEDICO MARTINEZ
En la Ciudad de __________________ a los ________ das del mes de ______________ del _______, se procede a la constatacin fsica de
los bienes detallados a continuacin.
Este inventario fue realizado por ____________________________ con C.I. _______________ servidor del Polimdico Martnez, para
constancia los involucrados suscriben el presente registro.
DESCRIPCIN
No
CDIGO
DETALLE
UBICACIN
CLASE
(BIEN)
MARCA
CARACTERST.
COLOR
ESTADO
OBSERVAC.
Elaborado por:
255

ACTIVO
REQUISITO
FORMA DE LLENAR
COSTO
ORDEN DE COMPRA N

bien.
GARANTA
RESPONSABLE
CDIGO
FACTURA N
PERIODO
VALOR DE ADQUISICIN
ELABORADO POR
DESCRIPCIN
ESTADO

bien.
til estimada.
controlar.
encuentra el bien.
256
POLIMEDICO MARTINEZ
Activo:
Costo:
Orden de compra N:
garanta:
Responsable:
PERODO
DESCRIPCIN
Cdigo:
Factura N:
ESTADO
VALOR DE ADQUIS.
Elaborado por:
257
5.7.2 RECURSOS, ANLISIS FINANCIERO

Cuadro 20. Listado de recursos a utilizar
No
RECURSOS
CANTIDAD
VALOR UNITARIO
TOTAL
Escritorio
$ 85,00
$ 170,00
Libreta de apuntes
15
$ 0,50
$ 7,50
Computadora porttil
$ 575,00
$ 575,00
Caja de Bolgrafos
$ 2,00
$ 4,00
Caja de Resaltadores
$ 2,25
$ 2,25
Proyector
$ 658,00
$ 658,00
Caja de marcadores acrlicos
$ 2,50
$ 2,50
10
Pizarra acrlica
$ 24,00
$ 24,00
11
Borrador de pizarra
$ 0,80
$ 0,80
12
$ 8,75
$ 17,50
13
Caja de ticketes adhesivos

Software generador de cdigo de
barras
$ 40,00
$ 40,00
14
Calculadora
$ 8,00
$ 16,00
TOTAL
$ 1.517,55
No
SERVICIOS
CANTIDAD
VALOR UNITARIO
TOTAL
Telfono
$ 15,00
$ 15,00
Internet
$ 35,00
$ 35,00
Copias
150
$ 0,02
$ 3,00
Alquiler de sillas plsticas
15
$ 1,00
$ 15,00
Impresiones
200
$ 0,05
$ 10,00
Refrigerio
$ 26,00
$ 26,00
TOTAL
No
TALENTO HUMANO
CANTIDAD
VALOR UNITARIO
104,00
TOTAL
Investigador
$ 300,00
$ 300,00
Encuestador
$ 75,00
$ 75,00
Capacitador
$ 350,00
$ 350,00
Asistente Inventarios
$ 180,00
$ 180,00
TOTAL
$ 905,00
258
INVERSIN TOTAL.
Cuadro 21. Tabla de inversin
No
RUBRO
VALOR
1 Recursos
$ 1.517,55
2 Servicios
$ 104,00
3 Talento humano
$ 905,00
TOTAL DE INVERSIN
$ 2.526,55
Anlisis
Cabe mencionar que la entidad posee una prdida monetaria de activos fijos
aproximada de $10.215,00, de acuerdo a un levantamiento de informacin de aos
anteriores, en este valor incluyen tanto prdidas, daos como obsolescencia de
bienes tales como instrumentos mdicos, mobiliarios, equipos mdicos, etc.
Estas prdidas econmicas son irrecuperables para la entidad, pero con la
implementacin de este proyecto podemos obtener mejoras en cada una de los
procesos eliminando las deficiencias encontradas en la entidad.
Respecto al cuadro mencionado anteriormente, indicamos que el valor a invertir es
de total responsabilidad del Polimdico Martnez, el mismo que deber buscar su
financiamiento para poder adquirir esta mejora.
El nico requerimiento que sugiere la entidad al personal es el de asistir a las
capacitaciones sobre la implementacin de los nuevos manuales de polticas y
procedimientos, con el objetivo de que se adapten a sus labores diarias y logren
obtener un alto nivel de conocimiento en los procesos a ejecutarse, estas
capacitaciones contribuirn a mejorar la parte administrativa de la entidad y al mismo
tiempo a incrementar su rentabilidad financiera.
259
5.7.3 IMPACTO
El Polimdico Martnez se ver beneficiado ya que con el diseo de este sistema
estructurado permitir identificar y documentar los procesos del rea de activos fijos
obteniendo como resultado un correcto manejo y administracin de todos aquellos
bienes presentes en las diferentes reas de este centro de salud.
Las principales ventajas al adquirir este sistema sern:
En lo laboral: contribuir con el personal de la entidad, permitiendo ejecutar
procedimientos de manera rpida, facilitando sus operaciones, disminuyendo gastos
e incrementando ingresos, lo cual implica un gran beneficio para la entidad.
En lo Social: ayudar a mejorar la atencin mdica de los pacientes mediante la
ejecucin de tratamientos mdicos de calidad aumentado el rendimiento financiero y
la imagen corporativa de la empresa.
En lo ecolgico: contribuir con la naturaleza minimizando suministros de oficina
tales como el papel, ya que esta documentacin (manuales y registros) estar
disponible de manera digital para todo el personal los mismos que debern ser
archivados de manera cronolgica en el computador.
260
5.4. CRONOGRAMA
261
262
263
5.7.5 LINEAMIENTO PARA EVALUAR LA PROPUESTA

Para detectar la problemtica de este tema se realiz varias encuestas dirigidas al
personal administrativo del Polimdico Martnez, para tener un previo conocimiento
de cada una de las actividades desarrolladas en la entidad con las falencias
existentes en los procesos existentes en el rea de activos fijos de este centro de
salud.
Una vez obtenidos estos datos se procedi a analizar los puntos ms relevantes de
esta entidad, mediante el anlisis FODA, matriz FO, FA, DO, DA y el anlisis de las
cinco fuerzas de Porter.
Luego realizamos un anlisis de riesgo por proceso y un levantamiento fsico de
activos fijos, constatando en qu estado y ubicacin en que se encuentran cada uno
de ellos para iniciar a desarrollar nuestra propuesta con la finalidad de optimizar el
control de los bienes existentes en el Polimdico Martnez de la ciudad de Milagro.
Concluida nuestra labor ponemos a disposicin nuestro trabajo investigativo a la
Unidad Acadmica de Ciencias Administrativas y Comerciales de la Universidad
Estatal de Milagro, para que mediante la sustentacin de ste establezca la
importancia de nuestro proyecto permitiendo el desarrollo del mismo.
264
CONCLUSIONES
De acuerdo a las encuestas realizadas al personal del Polimdico Martnez de la
ciudad de Milagro comprobamos que esta entidad no cuenta con un adecuado
control de sus bienes, llegando a la conclusin que la implementacin de este
modelo de control de Activos Fijos permitir comprobar las existencias, faltantes y
obsolescencias que tiene este centro de salud dentro de este rubro, mejorando las
actividades administrativas de la entidad, incrementando ganancias y disminuyendo
costos.
Basndonos en los resultados mencionados anteriormente tenemos que la mayor
parte del personal que labora en esta entidad desconoce la ubicacin de cada uno
de los activos fijos, es por ello que se elabora e implementa un proceso de
codificacin con sus respectivos registros estandarizados, el cual permitir una
localizacin efectiva de los bienes, facilitando las revisiones a pacientes que acuden
a estos servicios.
La carencia de formularios estandarizados en cada uno de los procesos existentes
en la entidad da como resultado un inadecuado control de los procesos, es por este
motivo que se estableci un conjunto de registros con sus respectivos datos de
llenado con la finalidad de mejorar el rendimiento administrativo de la empresa.
Otra deficiencia encontrada es la presencia de activos fijos obsoletos y en mal
estado, es por ello que se incorpor al inventario de procesos los procedimientos de
mantenimiento, reparacin y baja de activos fijos, con la finalidad de disminuir gastos
en la entidad. Con respecto al sinnmero de prdidas y/o extravos de instrumentos
mdicos encontrados implementamos como poltica la realizacin de constataciones
fsicas peridicas y delegamos a una persona responsable de salvaguardar los
activos fijos de la entidad.
El presente trabajo ser aplicado en el Polimdico Martnez de la ciudad de Milagro,
con la finalidad de mejorar los procedimientos administrativos y su rendimiento
econmico en cuanto se refiere al control de los activos fijos que sean de propiedad
de esta entidad.
265
RECOMENDACIONES
Se sugiere que esta entidad se acoja a este manual de control de Activos Fijos ya
que mediante esta herramienta objetiva mejorar la administracin y manejo de cada
uno de los bienes existentes en la entidad.
La implementacin y ejecucin de este manual propuesto deber ser inmediata, ya
que se podr prevenir prdidas fsicas y econmicas de los bienes, extravos, gastos
innecesarios y se podr controlar de mejor manera el estado en que se encuentran
cada uno de los bienes.
Se recomienda al Gerente del Polimdico Martnez que participe activamente en
cursos de capacitacin sobre uso, manejo y control de activos fijos con el propsito
de mejorar la calidad administrativa con la que cuenta.
Se deber tomar constataciones fsicas semestralmente registrndolo en el
respectivo formulario, como medida preventiva para detectar prdidas, extravos u
obsolescencias.
Poner en prctica el uso de polticas y registros establecidos en cada uno de los
procesos reestructurados y propuestos, con la finalidad de optimizar su control.
Es necesario archivar los documentos de los procesos propuesto con sus
respectivos formularios al momento de iniciar la adquisicin, transferencia, ingreso,
mantenimiento, reparacin o baja de un bien.
Es recomendable ordenar de manera cronolgica los registros tanto fsicamente
como mecnicamente (Excel), para llevar un control adecuado de cada proceso
efectuado de manera cotidiana.
266
BIBLIOGRAFIA DE INVESTIGACION
MANTILLA, Samuel: Control Interno Informe COSO, Bogot, 2008
GIMENO Juan, REPULLO Jos, RUBIO Santiago: Manuales de direccin mdica y
gestin clnica, Ediciones Daz de santos, Bogot, 2009.
GUZMN, Alexander, GUZMN, David y ROMERO, Tatiana: Contabilidad
Financiera, Bogot, 2008.
GRANADOS, Ismael, LATORRE, Leovigildo y RAMREZ, Elbar: Fundamentos,
Principios e Introduccin a la Contabilidad Enfoque Prctico, Colombia, 2008.
ELIZONDO, Arturo: Proceso Contable Contabilidad del activo y pasivo, Argentina,
2009.
RODRGUEZ, Joaqun: Cmo elaborar y usar los Manuales Administrativos, Mxico,
2008.
CORPORACIN DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES, HEREDERO Antonio: Ley del
Rgimen Tributario Interno, Ecuador, 2011.
LVAREZ, Martin: Manual para elaborar Manuales de Polticas y Procedimientos,
Mxico, 2008.
GARCA, Celeste: Contabilidad Avanzada, Ecuador, 2010.
PURUNCAJAS, Marcos: NIIF casos prcticos, Ecuador, 2011.
CHACN, Lucia: Automatizacin de la Biblioteca, Costa Rica, 2009.
JARAMILLO Antilln Juan: Principios de Gerencia y administracin de servicios
mdicos y hospitales, Costa Rica, 2010.
MEJIA, Braulio: Gerencia de procesos para la organizacin y el control interno de
empresas de salud, Colombia, 2007.
GUAJARDO, Gerardo: Contabilidad Financiera, Colombia, 2008.
BARAJAS, Alberto: Finanzas para no financistas, Colombia, 2008.
267
MEZA, Carlos: Contabilidad anlisis de cuentas, Costa Rica, 2009.

CHONG, Esteban: Contabilidad intermedia Tomo I estados financieros y cuentas
del activo, Mxico, 2008.
RESTREPO, Luis: Base Terica Contable, Ecuador, 2009.
EZEQUIEL PARDO Clemente, Microinformtica de gestin, Ecuador, 2011.
ARRANZ RAMONET Antonio, Administracin de datos y archivos por computadora;
Editorial: Grupo Noriega; ecuador, segunda edicin 2007.
FERNNDEZ, Vicenc: Desarrollo de sistemas de informacin una metodologa
basada en el modelado, Ecuador, 2009.
CRUZ Antonio Miguel: Gestin tecnolgica hospitalaria, Bogot, 2010.
E. KENDALL, Kenneth y E. KENDALL Julie, Anlisis y diseo de sistemas, Sexta
edicin; editorial: Pearson, ecuador, 2009.
AMAT, Oriol, y PERRAMON Jordi: Normas Internacionales de Informacin
Financiera, Espaa, 2008.
268
ANEXO
ANEXO 1: ENCUESTA
UNIDAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES
INGENIERIA EN CONTADURA PBLICA Y AUDITORA
ENCUESTA APLICADA EN EL POLIMEDICO MARTINEZ SITUADO EN LA CIUDAD DE MILAGRO
AL PERSONAL QUE LABORA EN ESTA ENTIDAD CON RESPECTO A LA ADMINISTRACION DE
LOS ACTIVOS FIJOS.
Objetivo: Conocer el manejo y control de los activos fijos existentes en el Polimdico

Martnez.
Marque con una X la respuesta que usted considera adecuada.
1. Cunto tiempo tiene laborando en el cargo que desempea?
RESPUESTA
MARQUE
De 0 a 1 ao
De 1 a 3 aos
De 3 a 5 aos
Ms de 5 aos
2. Considera usted que existen falencia en el manejo de lso Activos Fijos?
RESPUESTA
MARQUE
Siempre
Casi siempre
Muchas veces
Pocas veces
Nunca
269
3. Considera usted que existen problemas en los tratamientos mdicos a causa

de los activos fijos?
RESPUESTA
MARQUE
Siempre
Casi siempre
Muchas veces
Pocas veces
Nunca
4. Posee la empresa un manual de activos fijos que facilite el control de los

bienes existentes en la entidad?
RESPUESTA
MARQUE
Si
No
5. Cmo considera usted el estado en que se encuentran los activos fijos?
RESPUESTA
MARQUE
Excelentes
Muy buenos
Buenos
Regulares
Malos
270
6. Cada qu periodo se realizan constataciones fsicas de los activos fijos?
RESPUESTA
MARQUE
Mensual
Trimestral
Anual
Nunca
7. Considera usted importante asignar a un funcionario para que se encargue de la

custodia de los activos fijos?
RESPUESTA
MARQUE
Muy importante
Algo importante
Poco importante
Nada importante
8. Conoce usted si se un proceso de baja para activos fijos obsoletos?
RESPUESTA
MARQUE
Si
No
271
9. Cree usted que es necesario establecer cdigos a cada uno de los activos
fijos existentes en la entidad?
RESPUESTA
MARQUE
Siempre
Casi siempre
Muchas veces
Pocas veces
Nunca
10. Est usted de acuerdo con implementar un sistema de control de Activos

Fijos que permita mejorar la administracin, manejo, uso, custodia y control
de los mismos?
RESPUESTA
MARQUE
Totalmente de
acuerdo
De acuerdo
Ni de acuerdo ni en
desacuerdo
En desacuerdo
Totalmente en
desacuerdo
272
ANEXO 2
Cuadro 22. Matriz general
OBJETIVO GENERAL
HIPOTESIS GENERAL
PROBLEMA
PRINCIPAL
La falta de un
modelo de control de
activos fijos provoca
una mala ejecucin
de
tratamientos
mdicos.
FORMULACION DEL
PROBLEMA
De qu manera est
afectando en la ejecucin
de
los
tratamientos
mdicos la falta de un
sistema de control de
Activos
Fijos
en
el
Polimdico
Martnez
ubicado en la ciudad de
Milagro?
Determinar si la incorrecta
ejecucin de tratamientos
mdicos se debe por la
falta de un modelo de
control de activos fijos
que disminuya extravos,
perdidas
fsicas
y
monetarias de los bienes
existentes en la entidad.
Mediante el rediseo de un
Activos Fijos se busca
mejorar la ejecucin de
tratamientos mdicos en el
Polimdico
Martnez
ubicado en la ciudad de
Milagro
SUBPROBLEMAS
SISTEMATIZACIN
OBJETIVO ESPECFICO
HIPTESIS PARTICULAR
La insuficiencia de
procesos, polticas y
formatos
estandarizados
producen
un
deficiente
rendimiento
administrativo.
La
ausencia
de
procesos
de
mantenimiento,
reparacin y bajas
de
activos
fijos
provocan
la
presencia de activos
fijos obsoletos o en
mal estado.
Qu causa la insuficiencia
de procesos, polticas y
formatos estandarizados en
el
rendimiento
administrativo
de
la
entidad?
Verificar si los procesos

existentes en la entidad
son suficientes para un
eficaz control de los
activos fijos.
Qu
ocasiona
la
presencia de activos e
instrumentos
mdicos
obsoletos o en mal estado
en
la
ejecucin
de
tratamientos mdicos?
Determinar si la presencia
de bienes obsoletos o en
mal estado se debe a la
inexistencia
de
un
proceso
de
mantenimiento
y/o
reparacin de activos fijos
con
sus
respectivos
formatos.
Mediante
la
reestructuracin
e
implementacin
de
procesos,
polticas
y
formatos
estandarizados
podemos
mejorar
el
rendimiento administrativos
de la entidad.
Mediante la elaboracin de
un
proceso
de
mantenimiento
y/o
reparacin y de baja de
activos
fijos
podemos
disminuir la presencia de
mobiliarios
y
equipos
mdicos obsoletos.
VARIABLE
INDEPENDIENTE
Rediseo
de
un
Activos Fijos.
VARIABLE
DEPENDIENTE
Mejorar
la
ejecucin
de
tratamientos
mdicos.
VARIABLE
INDEPENDIENTE
Reestructuracin e
implementacin de
polticas, proceso y
formatos
estandarizados.
VARIABLE
DEPENDIENTE
Mejorar
el
rendimiento
administrativo de la
entidad.
Elaboracin
un
proceso
de
mantenimiento
y/o
reparacin y baja de
activos fijos.
Disminuir
la
presencia
de
mobiliarios
y
equipos
mdicos
obsoletos.
273
La
carencia
de
constataciones
fsicas y de una
persona responsable
de salvaguardar los
bienes
ocasiona
prdidas
y/o
extravos de los
activos
La
falta
de
codificacin
y
actualizacin
del
inventario de activos
fijos
origina
el
desconocimiento de
la ubicacin de los
bienes en la entidad.
De qu forma perjudica la
prdida y/o extravos de
activos e instrumentos por
la
ausencia
de
constataciones fsicas y de
una persona responsable
de salvaguardar los activos
fijos de la entidad?
Establecer si la prdida
y/o extravos de activos e
instrumentos mdicos se
deben a la ausencia de
un responsable que se
encargue de efectuar las
respectivas
constataciones fsicas
De qu manera influye el
desconocimiento
de
la
ubicacin de los bienes en
la entidad por la falta de
codificacin y actualizacin
del inventario de activos
fijos?
Demostrar
si
el
desconocimiento de la
ubicacin de los bienes
se debe a la falta de
codificacin de equipos e
instrumentos mdicos y a
la desactualizacin de los
registros de inventario de
los activos fijos.
Mediante la designacin de
un responsable de los
activos fijos y la realizacin
de constataciones fsicas
peridicas
podemos
disminuir todo tipo de
prdidas y/o extravos de
equipos e instrumentos
mdicos.
Mediante
la
implementacin
de
un
sistema de codificacin en
cada uno de activos fijos se
pretende llevar un mejor
control en la localizacin de
los bienes.
Designacin de un
responsable
de
activos
fijos
y
constataciones
fsicas peridicas
Erradicar prdidas
y/o extravos de
equipos
e
Instrumentos
mdicos.
Implementacin de
un
sistema
de
codificacin en los
activos fijos.
Mejorar el control
en la localizacin
de cada uno de los
bienes.
274
ANEXO 3
MANUAL ORGANIZACIONAL DEL POLIMEDICO MARTINEZ
MISIN, VISIN Y VALORES CORPORATIVOS.
VISIN
Ser un centro de salud lder que brinda
servicios mdicos de calidad, dotada de
personal calificado y competitivo, equipos
mdicos
adecuados
infraestructura
satisfacer
con
las
la
optima
finalidad
necesidades
de
de
la
colectividad, contribuyendo al desarrollo de

nuestra ciudad.
MISIN
Somos
una
servicios
confiables
entidad
mdicos
y
que
proporciona
eficientes,
cordiales
seguros,
nuestros
distinguidos pacientes, prestndoles una

excelente
atencin
en
tratamientos
mdicos, consultas, y terapias.

VALORES CORPORATIVOS
-
Responsabilidad
Excelencia enfocada en el paciente
Compromiso
Comunicacin
Honestidad y lealtad
Trabajo en equipo
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
A continuacin detallaremos el organigrama con el que actualmente funciona la entidad.
275
ANEXO 4
CARTA DE ACEPTACIN
Milagro, 8 de Noviembre del 2012.
Seores.
Ciudad.
De mis consideraciones:
Por medio de la presente yo Dra. MARTHA MARTINEZ , autorizo a las seoritas
estudiantes: ANNABELL GABRIELA SARMIENTO ORNA, con cdula de identidad
# 0922876537 y RUTH MARISOL MUOZ SOLORZANO, con cdula de identidad #
092836843-0, a que realicen el proyecto de tesis con el tema ELABORACIN DE
POLIMDICO MARTNEZ UBICADO EN LA CIUDAD DE MILAGRO.
Seguros de contar con su valiosa aceptacin, hago propicia la ocasin para expresar
nuestros sentimientos de consideracin y estima.
Atentamente,
MARTHA MARTINEZ
GERENTE PROPIETARIO
276
ANEXO 5
EVIDENCIA FSICA
Figura 9. reas del Polimdico Martnez
277
Figura 10.Tanque de oxgeno deteriorado.
Figura 11.Instrumento de diagnstico.
Figura 12.Equipo de diagnstico.
278
Figura 13.Estetoscopio
Figura 14. Shailn peditrico en mal estado
Figura 15.Instrumentos quirrgicos
279
Figura 16.Tensimetro de mercurio.
Figura 17.Esterilizador.
Figura 18.Nebulizador.
280
Figura 19.Shailn Ginecolgico.
Figura 20.Lmpara cuello ganso
Figura 21.Equipo de emergencia automtico.
281
Figura 22.Camillas.
Figura 23.Tensimetro manual
282

Elaboración de Un Modelo de Sistema de Control de AF

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Elaboración de Un Modelo de Sistema de Control de AF

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO

UNIDAD ACADMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y COMERCIALES

PROYECTO DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIN DEL TTULO DE:

TTULO DEL PROYECTO:

Milagro, Abril 2013

ACEPTACIN DEL TUTOR

Milagro, 18 de Abril del 2013

Ing. Huber Echeverra.

DECLARACIN DE AUTORA DE LA INVESTIGACIN

Milagro, 18 de Abril del 2013

investigacin las siguientes calificaciones:

PRESIDENTE DEL TRIBUNAL

Ruth Marisol Muoz Solrzano.

CESIN DE DERECHOS DE AUTOR

Milagro, 18 de Abril del 2013

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ........................................................... 3

Delimitacin del Problema ....................................................................... 4

Formulacin del problema ....................................................................... 4

Sistematizacin del Problema.................................................................. 4

Determinacin del tema ........................................................................... 5

Objetivo General ...................................................................................... 5

Objetivos Especficos ..... 5

MARCO TERICO ........................................................................................ 8

Antecedentes histricos ........................................................................... 8

Antecedentes Referenciales .................................................................... 9

MARCO CONCEPTUAL .............................................................................. 50

HIPTESIS Y VARIABLES ......................................................................... 52

Hiptesis general ................................................................................... 52

Hiptesis particulares ............................................................................ 52

Declaracin de Variables ....................................................................... 53

Operacionalizacin de las variables ...................................................... 54

TIPO Y DISEO DE INVESTIGACIN Y SU PERSPECTIVA GENERAL

LA POBLACIN Y LA MUESTRA .............................................................. 56

Caractersticas de la poblacin .............................................................. 56

Delimitacin de la poblacin .................................................................. 57

Proceso de seleccin ............................................................................ 57

LOS MTODOS Y LAS TCNICAS ............................................................ 58

TRATAMIENTO ESTADSTICO DE LA INFORMACIN ............................ 58

ANLISIS DE LA SITUACIN ACTUAL ................................................... 59

ANLISIS COMPARATIVO, EVOLUCIN, TENDENCIA Y ..........................

Objetivo General de la propuesta .......................................................... 89

Objetivos Especficos de la propuesta ................................................... 89

DESCRIPCIN DE LA PROPUESTA ......................................................... 92

Recursos, Anlisis Financiero.............................................................. 247

Impacto ................................................................................................ 249

Cronograma ......................................................................................... 250

Lineamiento para evaluar la propuesta................................................ 253

CONCLUSIONES ................................................................................................... 254

Capitulo III.- Se detallar las tcnicas y mtodos utilizados en el proceso

efectuar el respectivo seguimiento a cada uno de los procesos existentes en la

1.1.4. SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA.

Determinar si la incorrecta ejecucin de tratamientos mdicos se deben por la

1.2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS DE INVESTIGACIN

Verificar si los procesos existentes en la entidad son suficientes para un eficaz

Determinar si la presencia de bienes obsoletos o en mal estado se debe a la

Establecer si la prdida y/o extravos de activos e instrumentos mdicos se

Demostrar si el desconocimiento de la ubicacin de los bienes se debe a la

desactualizacin del registro de inventario de los activos fijos existente en la

prdidas y/o extravos

instrumentos mdicos, obsolescencias de equipos mdicos existentes en las

con el propsito de encontrar irregularidades en cada uno de los

y por ultimo realizaremos un levantamiento fsico de activos que nos

permita conocer el estado actual y la ubicacin en que se encuentran cada uno de

2.1.1. ANTECEDENTES HISTRICOS.