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Matriz RACI

Hay un antiguo refrn que dice:


Cuando todos son responsables, nadie es responsable.
Y este es precisamente uno de los principales problemas que presentan muchas
organizaciones: la falta de definicin clara y precisa de los roles y responsabilidades.
La gestin de los recursos humanos en cualquier organizacin consiste
fundamentalmente en llevar a cabo las acciones necesarias para asegurar que se han
identificado y asignado los mejores recursos humanos disponibles en la organizacin a
cada una de las reas, departamentos o puestos de la misma, con el objetivo de obtener
la mayor eficiencia posible de cada uno de ellos.
Si esa asignacin de responsabilidades no es clara y precisa, de forma que permita
monitorear de forma efectiva el desempeo, lo ms habitual es que se produzcan
consecuencias negativas para la organizacin, en forma de:
Fallos en los mecanismos de responsabilidad y rendicin de cuentas
Clientes insatisfechos
Empleados desmotivados
Mal clima laboral
Prdidas de tiempo
Desaprovechamiento de oportunidades
Etc.
Para evitar este tipo de consecuencias, existe una til herramienta conocida como Matriz
de Asignacin de Responsabilidades o Matriz RACI.
Se trata de una herramienta frecuentemente utilizada en la gestin de proyectos
(aunque es vlida para cualquier organizacin y/o actividad) y que se centra
especficamente en la gestin de los recursos humanos.
En el mbito de la gestin de proyectos, la matriz RACI tiene como utilidad,
fundamentalmente, clarificar las responsabilidades de los diferentes miembros del
proyecto sobre las distintas actividades del mismo. De esta forma, se asegura que cada
uno de los componentes del alcance est asignado a un individuo o equipo de trabajo.

En trminos ms generales, la Matriz RACI se utiliza para relacionar actividades con


personal, clarificando roles y responsabilidades, as como las relaciones entre los
integrantes de un equipo, departamento, etc.
La determinacin correcta, clara y precisa de las responsabilidades de cada uno de los
miembros de la organizacin resulta esencial para las empresas en trminos de eficacia
y eficiencia.

Objetivo de la Matriz RACI


El principal propsito de la Matriz es ilustrar las conexiones que existen entre el trabajo
que debe realizarse y los miembros del equipo del equipo, departamento u organizacin,
asegurando que los recursos correctos estn asignados al trabajo correcto.
La creacin de una matriz de asignacin de responsabilidades es importante debido a
que provee al director o gestor de RR.HH. de una herramienta que le permite identificar
los roles, las responsabilidades y los niveles de autoridad para cada una de las
actividades especficas.
De esta manera el lder y el equipo saben con certeza quin es responsable de cada
actividad y se evita as la duplicidad de funciones o la existencia de actividades que no
tengan un responsable.

Matriz RACI
El acrnimo RACI proviene del ingls y hace referencia a las responsabilidades ms
frecuentemente incluidas en la matriz:
Responsible (responsable)
Aquellos recursos que hacen el trabajo para lograr la tarea. Normalmente hay un solo rol
con el tipo de participacin de responsable, aunque otros pueden asumir el mismo al ser
delegada dicha responsabilidad para ayudar en el trabajo requerido.
Accountable (aprobador)
Persona que rinde cuentas sobre la actividad, tambin definido como la autoridad final
de aprobacin. En otras palabras, es a quien le corresponde firmar la aprobacin del
trabajo que es proporcionado por el Responsable. Slo debe haber un Accountable
especificado para cada tarea o entrega.
Consulted (consultado)
Son aquellos no directamente implicados en el desarrollo de las actividades, pero que se
les solicita opiniones, y con quienes existe una comunicacin bidireccional.
Informed (informado)

Aquellos que se mantienen al da sobre los progresos, generalmente, cuando la tarea se


termina o entrega, o quienes reciben las salidas de un proceso y con el que slo hay una
va de comunicacin unidireccional.
Para aplicarla basta con seguir unas sencillas directrices:
1.Identificar las actividades (y colocarlas como filas de la matriz)
2.Identificar / definir los principales roles funcionales (y colocarlos como columnas de la
matriz)
3.Asignar los cdigos RACI a cada tarea
4.Identificar ambigedades o problemas (solapamientos, vacos, dudas, etc.) y trabajar
para solucionarlos
5.Distribuir la matriz e incorporar el Feedback
6.Comunicarla de modo efectivo a todos los involucrados en el proceso
7.Asegurar que se haga una actualizacin peridica de la matriz
Hay que tener en cuenta que un mismo rol puede ser compartido por ms de una
persona o viceversa (sobre todo en las organizaciones de menor dimensin).
A continuacin, un sencillo ejemplo de utilizacin de la Matriz RACI:

Anlisis y Lectura de la Matriz


Desde un anlisis vertical (es decir, a nivel roles) es posible obtener
determinadas interpretaciones:
Excesivas R a cargo de un mismo rol: puede existir un cuello de botella
Inexistencia de espacios vacos: el rol puede estar implicando demasiadas tareas
Excesivas A para un mismo rol: puede ser necesaria una mayor delegacin de
responsabilidades

Inexistencia de R o A en un rol de lnea: puede tratarse de un rol no realmente


necesario en este proceso
Desde un anlisis horizontal (es decir, a nivel de tareas):
Excesivas R en una misma tarea: es posible que la tarea est duplicada y que sea
necesario subdividirla en sub-tareas ms especficas
Inexistencia de R: es posible que nadie vea determinada tarea como propia y, por
tanto, que nadie la ejecute. Tambin puede ser necesario definir un nuevo rol
actualmente inexistente
Demasiadas C: Cabe plantearse si son necesarias / beneficiosas tantas consultas
Excesivas I: normalmente, seal de excesiva burocracia
Inexistencia de A: implica que nadie garantiza el cumplimiento
Inexistencias de C o I: probablemente se producirn deficiencias en las
comunicaciones

Conclusin
La Matriz RACI se presenta como una interesante herramienta.
No cabe duda que, sin una clara definicin de roles y responsabilidades, las
organizaciones se vuelven ms propensas a incurrir en errores o problemas de
organizacin.
Cuando la gente conoce exactamente lo que se espera de ellos, es ms fcil completar
sus respectivos trabajos en tiempo, dentro del presupuesto asignado y el nivel de calidad
requerido.