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Exemples de missions à confier aux étudiants en relation

avec le référentiel du BTS Assistant de Manager

Certaines tâches figurent plusieurs fois car elles peuvent
mobiliser différentes compétences.

Ce que je vais apprendre en cours
(en classe et en stage)

 Le référentiel du BTS AM

Ce que l’entreprise peut me confier
Rubrique « je propose »
Quelques exemples parmi d’autres….

Finalité 1 : Les activités de soutien à la communication et aux relations internes et externes
1.1 Collaborer avec le(s) manager(s)
111. Instaurer et entretenir la relation avec
le(s) manager(s)

« Gagner » la confiance du manager, obtenir la délégation de
certaines tâches….
- en faisant preuve d’autonomie, de rigueur, de fiabilité ;
- en sachant prendre des initiatives « heureuses » ;
- en respectant la confidentialité des informations.

Prendre le temps de me recevoir pour échanger ::
- sur l’activité de l’entreprise, du service.
- sur le mode de fonctionnement de l’entreprise, du
manager (règles à respecter).
- Sur le travail qu’il a déjà réalisé, ses points forts
et ses points faibles….

- Pratiquer l’écoute active (poser des questions, reformuler
les propos du manager pour s’assurer une bonne
compréhension des consignes).
- Prendre des notes claires, précises, structurées.
- Savoir agir en fonction des consignes données.

Me donner des consignes de travail relatives à :
- la rédaction d’un courrier destiné à un client
- la préparation d’une réunion de travail
- la prise de rendez-vous (avec un client, un
fournisseur, des candidats à l’embauche) en
fonction de contraintes liées à l’agenda du
manager.
- l’organisation d’un déplacement (réservations,
prise de rendez-vous)

-

- Effectuer une recherche d’informations sur un
thème précis et en rendre compte. Par exemple :
o
sur la législation en vigueur dans tel ou tel
domaine (note de synthèse)
o
sur les offres commerciales de prestataires
de tel ou tel service (tableau comparatif).
- Me laisser assister à un rendez-vous avec un
prestataire, puis me demander d’en faire un
compte rendu.

112. Recueillir des consignes de travail

113. Rendre compte, informer, faire le point
Savoir écouter, mémoriser les informations
Pratiquer une veille informationnelle
Dialoguer avec le manager, argumenter.
Savoir s’exprimer correctement à l’oral et à l’écrit.
Savoir rédiger et présenter les documents adéquats.

-

1–

3 Assurer l’interface entre le (ou les) manager(s) et l’environnement de travail (interne. .Créer une base de contacts internes et/ou externes et l’entretenir. . des nouveaux clients. o Prendre part à la réunion s’il y lieu (rendre compte d’une recherche d’informations. Créer.Assister à une réunion en : o Le laissant lancer la réunion en souhaitant la bienvenue à tous. 123. argumenter…). . voir rubrique 123 sur la gestion des réunions de travail .Lutter. .Rassembler les documents relatifs à une réunion. .Accueillir les membres d’un groupe de travail . 122. Le référentiel du BTS AM Ce que l’entreprise peut me confier Rubrique « je propose » Quelques exemples parmi d’autres…. Installer les conditions d’un climat de travail favorable .Solliciter ou associer les compétences . convoquer les participants. entretenir et activer un réseau relationnel (à l’interne. animer une réunion. réduire le stress et les conflits. à l’international) . . mettre à jour et diffuser des procédures d’utilisation d’un support collaboratif (Lotus Notes par exemple). à la répartition de la charge de travail entre les membres du service) de négociation avec un prestataire. . 1.Mettre à jour. le matériel. Gérer une réunion .me faire rencontrer les différents membres de l’organisation (cadres.2 Contribuer à la cohésion des groupes 121.Formaliser. - 2– .Prendre la parole en public.Repérer les normes sociales en vigueur et les respecter. préparer les dossiers de travail pour chacun). Il peut s’agir d’une réunion : avec des collaborateurs (relative à un dysfonctionnement dans le service. . o Prendre des notes puis en rédiger le compte rendu (en autonomie ou en doublon avec le secrétaire de séance). international) 131. ouvriers). et en rappelant l’ordre du jour. des clients fidèles (statuts différents pour l’entreprise). faciliter les interactions. favoriser la communication informelle . classer. Prendre des notes puis en rédiger le compte rendu. . à l’externe. Animer un travail collaboratif Impulser et soutenir l’utilisation d’un support de travail collaboratif. au planning des congés.Assurer la logistique d’une réunion (réserver la salle. employés.Mettre à jour une base de données. . archiver les informations qui y sont contenues.Envoyer des courriers à des prospects. Ce que je vais apprendre en cours (en classe et en stage) 1.Assurer la logistique d’une réunion. externe.

analyse des résultats). gérer les objections. à l’accueil de l’entreprise. sur la base de la consommation actuelle…. Sélectionner et valider l’information.(conception du questionnaire. contextes. des clients. Négocier en langue française et étrangère . Réaliser un questionnaire d’enquête et traiter les réponses.Anticiper et identifier les besoins d’information explicites ou implicites.Préparer la négociation. guider un interlocuteur. une note. - Mobiliser les moyens de recherche d’information. .Rechercher un accord.Me laisser assister à une réunion de travail. . . 134. . lors d’un séminaire ou d’une réunion  Rédiger un courrier.Faire une recherche d’information (voir rubrique 113). collègues. (voir rubrique 123) . S’exprimer correctement à l’écrit en tenant compte d’éléments divers (destinataires. orienter. dépouillement. Finalité 2 : Soutien à l’information 2. outils).Ce que je vais apprendre en cours (en classe et en stage)  Le référentiel du BTS AM 132.Représenter l’entreprise et ses valeurs. supérieurs hiérarchiques…) . à l'externe. un courriel. refuser les procédés de manipulations. du service. . diffusion.Réaliser une enquête de satisfaction auprès des salariés. Evaluer les besoins d’information 212. en langue française et étrangère) . - 3– .Interroger une base de données.Me demander préparer la négociation avec un nouveau prestataire potentiel… par exemple : o Pour les fournitures de bureau.Filtrer les demandes. fournisseurs.Me mettre en situation d’accueil face à face….Accueillir. . . Interroger une base de données. reformuler les termes de l’accord. .1 Rechercher l’information 211.Me mettre en situation d’accueil téléphonique. Communiquer par écrit (en interne. o Pour les expéditions de colis en express… o Pour la fontaine à eau… Me laisser assister à une réunion de négociation (de plus grande envergure !) voir rubrique 123 sur la gestion des réunions . en anglais et/ou en espagnol (clients. Ce que l’entreprise peut me confier Rubrique « je propose » Quelques exemples parmi d’autres….Argumenter. Mobiliser les méthodes de recherche d’information . sur un salon. Accueillir et informer en français et en langue étrangère 133. un compte rendu à l’attention de destinataires variés en français.

Synthétiser et analyser l’information à partir de : .Ce que je vais apprendre en cours (en classe et en stage)  Le référentiel du BTS AM 213. .Proposer et ou réaliser l’archivage .Identifier les usages et les besoins . Procéder à l’acquisition numérique de documents 232. Voir rubrique 113. - Mettre en place une méthode de veille. Être capable de synthétiser l’information pour structurer un dossier et organiser l’accès à l’information.Appliquer les critères de classement.documents divers.Faire référencer les documents. 2. Assurer une veille informationnelle Ce que l’entreprise peut me confier Rubrique « je propose » Quelques exemples parmi d’autres…. Élaborer un dossier documentaire. Référencer ses sources. En cas de problème lié à l’archivage ou au classement : Me demander de réfléchir à une solution argumentée et la mettre en pratique. améliorer les procédures de diffusion.Indexer un document . Mettre à jour des listes de diffusion - 4– . un dossier comptable. . Produire.Me faire rédiger des documents à partir de consignes.Mettre en place une veille sur un sujet donné Voir rubrique 113.3 Gérer les documents de l’entité 231. Créer et modéliser un document 222.Numériser les documents .Compresser un document .Me présenter les méthodes d’archivage en vigueur dans l’entreprise. Rédiger le document.Mettre à jour les listes de diffusion et les annuaires.Créer. Formuler une alerte. - Déterminer le modèle du document.Me présenter la charte graphique de l’entreprise pour l’appliquer aux documents à créer . . Optimiser la circulation de l’information . Référencer un document. Me présenter les circuits d’information de l’entreprise (exemple : le traitement des notes de frais = quels documents ? par qui ? à qui ? quand ? comment ?). Trier. utiliser. . . . .Indexer un document . classer et archiver les documents du service 2. Définir les modalités des documents. maintenir des documents génériques.4 Contribuer à la qualité du système d’information 241. Valoriser l’information sélectionnée. une revue de presse 2.données comptables .articles de presse .Compresser un document .2 Produire une information structurée 221.Numériser les documents .

Identifier les contraintes et les opportunités - collecter les informations Rechercher les causes de dysfonctionnement Formuler un diagnostic Préciser. .2 Proposer des solutions 321.Élaborer un rapport d’étude - Lui demander de rédiger un rapport d’étude (sous contrôle).1 Identifier un problème ou un besoin 311. Participer à l’évolution du système d’information 243.Définir des critères de comparaison .Recenser les bonnes pratiques en utilisant des techniques de créativité - Me demander de présenter les solutions des recherches à l’oral ou à l’écrit Faire prendre conscience du critère de coût dans la recherche de solutions 322.  3.Identifier les besoins . .Argumenter les solutions .3 Assurer le suivi de la décision 331.Identifier les procédures et moyens de sécurisation du SI. Définir un plan d’action 332. Définir les objectifs 313. Participer à la sécurité du système d’information . Rechercher des solutions .Recenser les contraintes de temps de qualité et de coût. Finalité 3 : Aide à la décision 3.Interpréter les résultats.Concevoir et renseigner un tableau de bord - - 5– . . droits d’accès).Proposer des améliorations et les argumenter.Évaluer les coûts . Définir les objectifs en fonctions des contraintes. Ce que l’entreprise peut me confier Rubrique « je propose » Quelques exemples parmi d’autres….Identifier les opportunités Déceler et analyser un problème ou un besoin existant. des enjeux et des opportunités de l’entreprise ou du service. Présenter les solutions . quantifier les objectifs à atteindre en fonction des enjeux . Analyser les solutions .Repérer les dysfonctionnements.Ce que je vais apprendre en cours (en classe et en stage)  Le référentiel du BTS AM 242. tableau de bord) Me faire analyser les écarts Me faire rédiger un compte rendu ses 3. Déceler un problème ou un besoin 312.Élaborer un budget .Participer à la gestion des droits d’accès.Analyser et représenter les procédures et les flux.Planifier les tâches et les répartir au sein d’un groupe . - 323. Elaborer un tableau de bord . - Me demander de mettre en place le suivi d’une décision à l’aide d’outils (budget. Exemple : étude sur les raisons d’un mauvais accueil téléphonique décelé à la suite d’une enquête de satisfaction. . . Me faire rencontrer les membres du service informatique afin qu’ils lui expliquent comment ils protègent le système d’information de l’entreprise (pare feu.

Effectuer des réservations d’hôtel. négocier avec les prestataires.1 Seconder le manager dans ses activités 411.Planifier les activités. documents à emporter.réaliser le planning (ou sa mise à jour) en prenant en compte le rôle de chacun des Finalité 4 : Les activités liées à l’organisation de l’action membres de l’équipe . note de frais…) . Alerter et proposer des mesures correctives 4. Préparer le .Ce que je vais apprendre en cours (en classe et en stage)  Le référentiel du BTS AM 333.Utiliser un agenda électronique individuel ou partagé.Etablir un comparatif entre plusieurs prestataires (loueurs de voiture .analyser les écarts entre le budget prévisionnel et le budget réel.Rendre compte . . .Concevoir et proposer des mesures correctives observations. Gérer les réservations.Interpréter les écarts . Etablir et suivre les dossiers de déplacements . . . fiche client…) 4.Répondre aux urgences et aux imprévus .M’initier à l’utilisation de votre agenda électronique Me confier les prises de rendez-vous (sous contrôle). Tenir les agendas partagés . SNCF vs Air France) .Répondre aux urgences et aux imprévus budget prévisionnel pour l’année N+1. 412.Me laisser gérer un imprévu ou une urgence (sous contrôle). Préparer et suivre l’action du manager Ce que l’entreprise peut me confier Rubrique « je propose » Quelques exemples parmi d’autres…. Analyser les écarts 334.Comparer prévisions et réalisations .Créer ou modifier un imprimé (ordre de missions. Exemple : Vous organisez un séminaire : .2 Contribuer à l’amélioration de l’organisation de l’entité - 6– . . 413. etc… . Optimiser les coûts .Vérifier les notes de frais. gérer les conflits de planification. de transport… .Prendre des initiatives dans la limite de son champ de responsabilités.Préparer le dossier de déplacement du manager (feuille de route. . Organiser les déplacements - Réaliser les supports d’information (imprimés à remplir) Appliquer les procédures administratives en vigueur.

Réaliser un planning (pour l’organisation d’un salon.Ce que je vais apprendre en cours (en classe et en stage)  Le référentiel du BTS AM 421. .Me présenter les différents processus de travail en vigueur dans le service. Assurer la gestion administrative des ressources humaines du service 511. . .Mefaire insérer sur l’intranet des informations ou des documents. . pour un logiciel). pour la réalisation d’un projet). me faire participer (simple observation ou intervention selon ses capacités et vos besoins). 423. proposer des solutions. des demandes de CIF ou de DIF…) .Etc… . .Proposer une maquette d’annonce et sélectionner un ou des supports de diffusion .Planifier les tâches .M’initier au fonctionnement de l’ intranet (en liaison avec l’administrateur réseau pour les règles de gestion des codes d’accès . . Fournir une assistance à l’utilisation des TIC.Si l’entreprise envisage une certification ISO ou met en place une démarche qualité. . Participer au processus de recrutement 512. . la sécurisation de l’information). .Créer et diffuser un mode opératoire (pour l’utilisation de l’agenda partagé. 243) .Préparer les outils nécessaires au suivi de la formation .Créer et analyser un questionnaire de satisfaction d’une formation suivie par les salariés - 7– . des congés payés. 422. Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des processus administratifs . Préparer et suivre les formations - Identifier les compétences attendues Sélectionner le ou les supports de diffusion Concevoir l’annonce Contribuer au processus de sélection des candidats Faciliter l’intégration . en repérer les dysfonctionnements . Finalité 5 : Prise en charge des activités déléguées 5. (voir rubriques 242.1.Diffuser et faire appliquer les processus de travail.Créer un outil d’aide à la sélection d’un candidat . Participer à la coordination des activités des membres de l’entité.Me faire participer à une réflexion sur l’amélioration de tel ou tel processus (gestion des réclamations clients.Mettre en œuvre les outils d’administration d’un espace collaboratif. identifier et gérer les priorités.Aider à accueillir et intégrer un nouveau salarié - Identifier les besoins de formations Etablir les priorités Organiser les actions de formation Assurer le suivi administratif et financier Dresser un bilan des actions effectuées .Former des collaborateurs à l’utilisation des ressources bureautiques et Internet Ce que l’entreprise peut me confier Rubrique « je propose » Quelques exemples parmi d’autres….Analyser un processus de travail .Participer au processus de recrutement d’un salarié en interne ou en externe .Réfléchir et proposer des actions des formations en fonction des besoins de formation .

Mettre à jour des données administratives du personnel Ce que l’entreprise peut me confier Rubrique « je propose » Quelques exemples parmi d’autres….Collecter les informations sociales .Optimiser la circulation de l’information .Proposer des solutions de remplacement .Découvrir les règles d’ergonomie appliquées aux postes de travail .Collecter les contraintes et les souhaits . Assurer le suivi des congés annuels 514.Intégrer la réglementation relative aux conditions de travail (hygiène.Etablir et suivre le budget . CIF/DIF.Optimiser les coûts .Expliquer.Assurer le suivi des absences .Suivre les commandes du devis à la facturation et son enregistrement comptable . maladies professionnelles) .Organiser la continuité du service .Rencontrer les membres du CHSCT . Gérer les achats de petit matériel et de fournitures 522. Elaborer et suivre le budget de fonctionnement du service - Recenser les besoins Assurer une gestion optimale des stocks de fournitures Négocier les conditions d’achat Optimiser les coûts Assurer le suivi des commandes . . - Situer ses activités en relation avec la DRH Respecter des échéances Assurer la fiabilité des données administratives Respecter la confidentialité des informations transmises ou collectées .Ce que je vais apprendre en cours (en classe et en stage)  Le référentiel du BTS AM 513.Analyser les tableaux de bord de suivi de l’absentéisme de l’entreprise ou du service .Préparer des documents explicatifs sur certains thèmes : congés payés.Mettre à jour les stocks de fournitures . sécurité. participer à l’information sociale des membres du service 516. Aménager l’espace de travail 523.Alerter le supérieur hiérarchique . Gérer les absences 515.Etablir et suivre le budget du service .5.2 Gérer les ressources matérielles d’un service administratif 521. conseiller . etc.5.Recenser les souhaits des congés annuels .Faire respecter les règles d’ergonomie .3 Organiser un événement - 8– .Réaliser étude comparative de fournisseurs pour les prochains achats de fournitures .Mettre à jour les dossiers du personnel .Réaliser une veille juridique sur la période du stage en ce qui concerne l’information sociale .

4 Prendre en charge un dossier spécialisé 541.Préparer un questionnaire de satisfaction de l’événement ou un outil permettant d’analyser l’événement .Informer les acteurs .Définir les cibles de la communication . Collecter les informations spécifiques au domaine de spécialité 542. la presse Ce que l’entreprise peut me confier Rubrique « je propose » Quelques exemples parmi d’autres…. Assurer la logistique 532. Evaluer les résultats - Identifier les besoins liés à l’événement Prendre en compte les contraintes Sélectionner les ressources internes et/ou externes Construire le déroulement de la manifestation Organiser les conditions matérielles Mettre en place les procédures de suivi .Accueillir .Analyser les résultats .Mobiliser les ressources nécessaires - Identifier et appliquer les procédures existantes Utiliser la terminologie adaptée Mettre en œuvre les méthodes et outils spécifiques Utiliser les logiciels ou modules spécifiques - Vérifier le respect des délais et des coûts Evaluer les résultats obtenus Réguler son action Rendre compte .Optimiser les coûts .Participer à l’organisation d’un événement : logistique .Ce que je vais apprendre en cours (en classe et en stage)  Le référentiel du BTS AM 531.Concevoir ou faire concevoir supports de communication adaptés .Identifier les indicateurs pertinents .Gérer les relations avec les intervenants.Sélectionner les modes de diffusion . le public.Etablir et négocier le budget .Réaliser le budget prévisionnel et réel de l’événement .S’adapter à un dossier spécifique de votre entreprise en utilisant les termes spécifiques mais aussi les logiciels - 9– .Participer à l’organisation d’un événement : communication - réfléchir et mettre en œuvre les moyens de communication adaptés à l’événement .Identifier le besoin d’information . Mettre en œuvre les méthodes de travail spécifiques au domaine de spécialité 543. Evaluer sa performance . Prévoir et gérer les coûts 534.Suivre le budget . . Assurer la communication 533.5.