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Evaluacin de los Sistemas de Gestin Empresarial en el rea de Finanzas

Situacin General de la Empresa


Facilitador: Mg. CPCC. Vctor Lpez Prez
a) Antecedentes
En los primeros das del mes de diciembre de 2014, usted visita las oficinas de
la Empresa El Progreso S.A, con la finalidad de obtener informacin relativa al
funcionamiento de sus sistemas de control interno y de los procedimientos,
normas, polticas, procesos y actividades que se vienen utilizando en el rea
Financiera, para poder elaborar el plan de trabajo.
A partir del 15 de diciembre de 2014, se inicia la ejecucin del programa de
auditora elaborados previamente por el Auditor encargado y responsable de la
ejecucin del trabajo de campo, determinando los siguientes hechos:
El rea de contabilidad no cuenta con un organigrama actualizado de acuerdo a
lo establecido por el manual de organizacin y funciones que fue actualizado y
aprobado por el Directorio de la empresa con fecha 02 de enero de 2014,
mediante Acuerdo de Directorio N 102-2014.
El CPC. Juan Francisco Garca Rodrguez contador general de la empresa,
adecua sus actividades a las polticas implantados por la gerencia general, con la
finalidad de que los estados financieros sean elaborados y presentados lo ms
razonablemente posible y que se sean entregados oportunamente a la Alta
Direccin de la empresa, lo que se puede evidenciar por la premura de tiempo
que carecen de anlisis de las diferentes cuentas que sustentan los saldos finales
al 31 de diciembre de 2014.
El personal asignado al rea de finanzas, no cuenta con la asignacin de
funciones por escrito, por otro lado el control de asistencia del personal es
registrado manualmente las cuales presentan errores sustanciales, tanto durante
el ingreso, as como de las salidas del personal lo que limita determinar la
cantidad de horas trabajadas por cada colaborador y por ende originar a futuro
posibles contingencias laborales de presentarse una revisin por parte de la
autoridad competente del Ministerio de Trabajo, en observancia a la normatividad
legal vigente.
Los saldos de las cuentas por cobrar comerciales al 31 de diciembre de 2014
presentan inconsistencias en los saldos finales debido a que no se han realizado
los anlisis y la conciliacin con cada uno de los clientes, determinndose el
importe de S/, 59,320.00 pendiente de sustento y cuya antigedad superan los 90
das.
Los saldos de la cuenta propiedades, planta y equipo presenta un saldo de S/.
69,680.00 que carece de sustento, toda vez que no se puede establecer a que
rea fueron entregadas dichos bienes debido a la falta de un inventario fsico no
realizado oportunamente por el rea responsable al 31 de diciembre de 2014.
La ltima conciliacin bancaria de una de las cuentas corrientes que se mantienen
operativas con el banco Continental presentan diferencias sustanciales por cargos
de cheques girados por otra entidad y por error del banco han sido debitados de
la cuenta corriente por el importe de S/. 42,950.00, las cules a la fecha del

examen de auditora, no han efectuado el reclamo pertinente al banco para el


extorno correspondiente. Para el cumplimiento de esta labor la persona
encargada de tal actividad recibe los estados bancarios y papeletas de depsitos
directamente a travs de la mesa de partes.
Las copias SUNAT de los comprobantes de pago (facturas) recibidas de los
diferentes proveedores relacionados con la adquisicin de bienes y/o servicios se
encuentran dentro en una caja en el almacn de materiales, situacin que ya
gener una contingencia tributaria al no poder sustentar oportunamente alguna
de las compras de bienes y/o servicios por el importe de S/. 52,600.00.
Existen modificaciones presupuestales sin cumplir con las polticas y normativas
vigentes, toda vez que no fueron aprobados por la Alta Direccin de la empresa;
relacionados con el incremento de partidas presupuestales no aprobados; no
modificndose oportunamente el presupuesto original respecto a los mayores
gastos ejecutados como es el mantenimiento de edificios, flota vehicular y gastos
de representacin por parte de los funcionarios de la empresa, que representa el
30% del presupuesto general.
Existe abuso y exceso en el plazo con respecto a las rendiciones de cuentas de
gastos de viaje con declaraciones juradas, por el orden de S/, 38,300.00, no
obstante que los gastos fueron realizados en zonas urbanas donde es posible
acceder a la documentacin sustentatoria como son comprobantes de pago
facturas y boletas de venta, establecidos por la normatividad vigente implantado
por la gerencia general.
Como resultado de una encuesta realizada por el auditor responsable del
examen, a los trabajadores asignados al rea contable estos manifestaron que
desconocan los ltimos cambios producidos con relacin a la aplicacin del
marco conceptual y del alcance de las NIC, NIIF y pronunciamientos
internacionales relacionados con el proceso contable, adems que la empresa no
tena una partida presupuestal asignada para efecto de poder cubrir los
desembolsos relacionados con la capacitacin o entrenamiento del personal.
Para asegurarse el contador general de que su registro auxiliar de ventas est
controlado adecuadamente en observancia a la normatividad vigente, solicita al
departamento de ventas una relacin de todas las facturas emitidas en el periodo
y cuando cree necesario solicita el documento fsico respectivo, para efecto de
su validacin y sustento.
El del rea de contabilidad no comunica oportunamente a los usuarios las nuevas
cuentas de gastos a ser aplicados en observancia a los montos presupuestados
por centro de costos y beneficio de cada una de las reas de la empresa, lo que
limita determinar y poder conciliar las respectivas partidas presupuestales
aplicados a cada cuenta.
Para la recepcin de las facturas de proveedores notas de recepcin, facturas de
ventas, notas de salida de almacn y comprobantes de ingreso no existe dentro
del rea de contabilidad una unidad o persona responsable para controlar la
recepcin de tales documentos que faciliten su registro y por ende la
contabilizacin de las transacciones de manera oportuna.
Otra de las practica que tiene el rea de contabilidad es que si encuentra un error
dentro del proceso contable solicita autorizacin a la gerencia de finanzas para su

correccin y /o actualizacin en los registros auxiliares y libros principales o bien


se crea una cuenta transitoria para ser analizadas posteriormente.
De otro lado no se acostumbra a conciliar los saldos del inventario, del mayor
general con los consignados en el auxiliar de almacn, por esta razn existen
diferencias al comparar las adquisiciones registradas con respecto al control
presupuestal y el registro auxiliar con el mayor general, por un importe de S/.
32,860.00. Adems en el departamento de contabilidad son conscientes de que
un gran numero de artculos que se encuentran en el almacn son inservibles, por
tal motivo no se anexa un anlisis de dicho rubro al estado de situacin financiera
como sustento.
El archivo que contiene los arqueos sorpresivos realizados a los fondos fijos e
ingresos a caja, a nivel nacional, efectuados por el Tesorero y/o Administrador,
solo evidencia toma de arqueos dos veces al ao por cada caja y no hay indicios
de haber dejado constancia de los resultados del arqueo ni de las
recomendaciones para tomar las acciones correctivas que el caso amerita. Los
controles establecidos por la empresa exigen efectuar arqueos de fondos y
valores de manera sorpresiva y frecuente, establecindose como poltica por lo
menos una vez al mes.
El Jefe del rea de Tesorera est contratado de manera temporal, existiendo el
riesgo de comisin de delito y errores en el manejo y control de los recursos
financieros de la empresa, por tener la preocupacin constante de la renovacin
de su contrato, ms an cuando los fondos y valores que administra son del punto
de vista material importantes.
El rea de Tesorera no cuenta con la correcta delimitacin de funciones, toda vez
que algunas labores de control previo al giro de cheques lo realiza conjuntamente
con la unidad de contabilidad. Sabido es que la unidad de contabilidad efecta el
control concurrente, por lo tanto se denota que no existe una separacin de
funciones y responsabilidades con respecto de sus labores a efecto de optimizar
los resultados, tal como lo establece el manual de organizacin y funciones
(MOF).
El rea de Tesorera custodia todos los comprobantes de pagos concluidos y
archivados, esta actividad no lo lleva a cabo el rea contable, existiendo el riesgo
de volver a utilizar la documentacin sustentatoria de los comprobantes de pago
ya cancelados para algunos hechos irregulares como fraude.

Tarea
1. Identifique y comente las deficiencias de control Interno que existen en el

rea de Finazas, formulando para tal efecto los respectivos programas de


auditora y papeles de trabajo que revele objetivamente los atributos de un
hallazgo de Auditoria.
2. Presente las recomendaciones que permita

superar las deficiencias


encontradas y que permita mejorar los sistemas de control existentes y por
ende la gestin de la empresa.

3. Adecue las observaciones o deficiencias encontradas y las recomendaciones

planteadas en una comunicacin para ser entregados oportunamente al


titular de la entidad.

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