Evaluacin de los Sistemas de Gestin Empresarial en el rea de Finanzas
Situacin General de la Empresa
Facilitador: Mg. CPCC. Vctor Lpez Prez a) Antecedentes En los primeros das del mes de diciembre de 2014, usted visita las oficinas de la Empresa El Progreso S.A, con la finalidad de obtener informacin relativa al funcionamiento de sus sistemas de control interno y de los procedimientos, normas, polticas, procesos y actividades que se vienen utilizando en el rea Financiera, para poder elaborar el plan de trabajo. A partir del 15 de diciembre de 2014, se inicia la ejecucin del programa de auditora elaborados previamente por el Auditor encargado y responsable de la ejecucin del trabajo de campo, determinando los siguientes hechos: El rea de contabilidad no cuenta con un organigrama actualizado de acuerdo a lo establecido por el manual de organizacin y funciones que fue actualizado y aprobado por el Directorio de la empresa con fecha 02 de enero de 2014, mediante Acuerdo de Directorio N 102-2014. El CPC. Juan Francisco Garca Rodrguez contador general de la empresa, adecua sus actividades a las polticas implantados por la gerencia general, con la finalidad de que los estados financieros sean elaborados y presentados lo ms razonablemente posible y que se sean entregados oportunamente a la Alta Direccin de la empresa, lo que se puede evidenciar por la premura de tiempo que carecen de anlisis de las diferentes cuentas que sustentan los saldos finales al 31 de diciembre de 2014. El personal asignado al rea de finanzas, no cuenta con la asignacin de funciones por escrito, por otro lado el control de asistencia del personal es registrado manualmente las cuales presentan errores sustanciales, tanto durante el ingreso, as como de las salidas del personal lo que limita determinar la cantidad de horas trabajadas por cada colaborador y por ende originar a futuro posibles contingencias laborales de presentarse una revisin por parte de la autoridad competente del Ministerio de Trabajo, en observancia a la normatividad legal vigente. Los saldos de las cuentas por cobrar comerciales al 31 de diciembre de 2014 presentan inconsistencias en los saldos finales debido a que no se han realizado los anlisis y la conciliacin con cada uno de los clientes, determinndose el importe de S/, 59,320.00 pendiente de sustento y cuya antigedad superan los 90 das. Los saldos de la cuenta propiedades, planta y equipo presenta un saldo de S/. 69,680.00 que carece de sustento, toda vez que no se puede establecer a que rea fueron entregadas dichos bienes debido a la falta de un inventario fsico no realizado oportunamente por el rea responsable al 31 de diciembre de 2014. La ltima conciliacin bancaria de una de las cuentas corrientes que se mantienen operativas con el banco Continental presentan diferencias sustanciales por cargos de cheques girados por otra entidad y por error del banco han sido debitados de la cuenta corriente por el importe de S/. 42,950.00, las cules a la fecha del
examen de auditora, no han efectuado el reclamo pertinente al banco para el
extorno correspondiente. Para el cumplimiento de esta labor la persona encargada de tal actividad recibe los estados bancarios y papeletas de depsitos directamente a travs de la mesa de partes. Las copias SUNAT de los comprobantes de pago (facturas) recibidas de los diferentes proveedores relacionados con la adquisicin de bienes y/o servicios se encuentran dentro en una caja en el almacn de materiales, situacin que ya gener una contingencia tributaria al no poder sustentar oportunamente alguna de las compras de bienes y/o servicios por el importe de S/. 52,600.00. Existen modificaciones presupuestales sin cumplir con las polticas y normativas vigentes, toda vez que no fueron aprobados por la Alta Direccin de la empresa; relacionados con el incremento de partidas presupuestales no aprobados; no modificndose oportunamente el presupuesto original respecto a los mayores gastos ejecutados como es el mantenimiento de edificios, flota vehicular y gastos de representacin por parte de los funcionarios de la empresa, que representa el 30% del presupuesto general. Existe abuso y exceso en el plazo con respecto a las rendiciones de cuentas de gastos de viaje con declaraciones juradas, por el orden de S/, 38,300.00, no obstante que los gastos fueron realizados en zonas urbanas donde es posible acceder a la documentacin sustentatoria como son comprobantes de pago facturas y boletas de venta, establecidos por la normatividad vigente implantado por la gerencia general. Como resultado de una encuesta realizada por el auditor responsable del examen, a los trabajadores asignados al rea contable estos manifestaron que desconocan los ltimos cambios producidos con relacin a la aplicacin del marco conceptual y del alcance de las NIC, NIIF y pronunciamientos internacionales relacionados con el proceso contable, adems que la empresa no tena una partida presupuestal asignada para efecto de poder cubrir los desembolsos relacionados con la capacitacin o entrenamiento del personal. Para asegurarse el contador general de que su registro auxiliar de ventas est controlado adecuadamente en observancia a la normatividad vigente, solicita al departamento de ventas una relacin de todas las facturas emitidas en el periodo y cuando cree necesario solicita el documento fsico respectivo, para efecto de su validacin y sustento. El del rea de contabilidad no comunica oportunamente a los usuarios las nuevas cuentas de gastos a ser aplicados en observancia a los montos presupuestados por centro de costos y beneficio de cada una de las reas de la empresa, lo que limita determinar y poder conciliar las respectivas partidas presupuestales aplicados a cada cuenta. Para la recepcin de las facturas de proveedores notas de recepcin, facturas de ventas, notas de salida de almacn y comprobantes de ingreso no existe dentro del rea de contabilidad una unidad o persona responsable para controlar la recepcin de tales documentos que faciliten su registro y por ende la contabilizacin de las transacciones de manera oportuna. Otra de las practica que tiene el rea de contabilidad es que si encuentra un error dentro del proceso contable solicita autorizacin a la gerencia de finanzas para su
correccin y /o actualizacin en los registros auxiliares y libros principales o bien
se crea una cuenta transitoria para ser analizadas posteriormente. De otro lado no se acostumbra a conciliar los saldos del inventario, del mayor general con los consignados en el auxiliar de almacn, por esta razn existen diferencias al comparar las adquisiciones registradas con respecto al control presupuestal y el registro auxiliar con el mayor general, por un importe de S/. 32,860.00. Adems en el departamento de contabilidad son conscientes de que un gran numero de artculos que se encuentran en el almacn son inservibles, por tal motivo no se anexa un anlisis de dicho rubro al estado de situacin financiera como sustento. El archivo que contiene los arqueos sorpresivos realizados a los fondos fijos e ingresos a caja, a nivel nacional, efectuados por el Tesorero y/o Administrador, solo evidencia toma de arqueos dos veces al ao por cada caja y no hay indicios de haber dejado constancia de los resultados del arqueo ni de las recomendaciones para tomar las acciones correctivas que el caso amerita. Los controles establecidos por la empresa exigen efectuar arqueos de fondos y valores de manera sorpresiva y frecuente, establecindose como poltica por lo menos una vez al mes. El Jefe del rea de Tesorera est contratado de manera temporal, existiendo el riesgo de comisin de delito y errores en el manejo y control de los recursos financieros de la empresa, por tener la preocupacin constante de la renovacin de su contrato, ms an cuando los fondos y valores que administra son del punto de vista material importantes. El rea de Tesorera no cuenta con la correcta delimitacin de funciones, toda vez que algunas labores de control previo al giro de cheques lo realiza conjuntamente con la unidad de contabilidad. Sabido es que la unidad de contabilidad efecta el control concurrente, por lo tanto se denota que no existe una separacin de funciones y responsabilidades con respecto de sus labores a efecto de optimizar los resultados, tal como lo establece el manual de organizacin y funciones (MOF). El rea de Tesorera custodia todos los comprobantes de pagos concluidos y archivados, esta actividad no lo lleva a cabo el rea contable, existiendo el riesgo de volver a utilizar la documentacin sustentatoria de los comprobantes de pago ya cancelados para algunos hechos irregulares como fraude.
Tarea 1. Identifique y comente las deficiencias de control Interno que existen en el
rea de Finazas, formulando para tal efecto los respectivos programas de
auditora y papeles de trabajo que revele objetivamente los atributos de un hallazgo de Auditoria. 2. Presente las recomendaciones que permita
superar las deficiencias
encontradas y que permita mejorar los sistemas de control existentes y por ende la gestin de la empresa.
3. Adecue las observaciones o deficiencias encontradas y las recomendaciones
planteadas en una comunicacin para ser entregados oportunamente al