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FUNCIONES DEL ALMACEN

El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una


empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de
varios factores tales como el tamao y el plano de organizacin de la empresa, el
grado de descentralizacin deseado, a variedad de productos fabricados, la
flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la
programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio
eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

Recepcin de Materiales

Registro de entradas y salidas del Almacn.

Almacenamiento de materiales.

Mantenimiento de materiales y de almacn.

Despacho de materiales.


Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios
y contabilidad.

RECEPCION DE MATERIALES
Debe ser responsable de lo siguiente:

La aceptacin de los materiales recibidos, despus que estos hayan sido


debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con
una copia aprobada de la orden de compra.

La relacin de informes de recepcin para registrar y notificar la recepcin


y aceptacin.

La entrega o envo de las partidas recibidas, a los almacenes (depsitos) u


otros lugares determinados. Como precaucin contra la apropiacin indebida de
activos.

REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DEL ALMACN.


Actualmente se utilizan varios mtodos para determinar las cantidades fsicas de
un inventario, muchos de los cuales requieren o permiten la utilizacin de un
equipo de trabajo. En el mtodo ms sencillo un miembro de un grupo de trabajo
cuenta, pesa, mide o hace el estimativo de la cantidad a otro miembro del grupo
quien se encarga de anotarla en una hoja de inventario.
Sebe llevar a cabo la notacin de un inventario fsico en la Hoja de control de
Inventario o Libros de Inventarios que es de donde se registran todos los
movimientos de las mercancas de una empresa comercializada, al final de cada
periodo deben registrarse en el libro de inventarios las existencias de las
mercancas, as como el contenido de los estado financieros de manera resumida.

ALMACENAMIENTO DE MATERIALES.
El almacenamiento es una actividad incluida en el grupo de operaciones, que tiene
por objeto ocuparse de los materiales que la empresa mueve, conserva y
transforma para la consecucin de sus fines productivos.

MANTENIMIENTO DE MATERIALES Y DE ALMACN.


En muchos casos la falta de espacio no permite un acceso apropiado para dejar
que la limpieza y las inspecciones se realicen de forma efectiva y tal y como est
protocolizado. Las consecuencias de dejar un derrame en una zona de difcil

acceso pueden implicar la aparicin de plagas o que haya zonas donde las plagas
estn refugiadas sin que nadie las detecte.

DESPACHO DE MATERIALES.
La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea
de entrega debe:
a.

Ser trasladada con el medio mecnico adecuado.

b.
Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin, una
factura o una factura remisin.
c.
Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercanca con
el documento de salida.
d.
Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del
almacn de material auxiliar, con suficiente anticipacin y cantidad.
e.
Las mesas, la bscula y las herramientas de fleje, de engomado, y tiles
necesarios debern tener un rea ordenada que facilite las maniobras de manejo
de los productos y de empaque.

COORDINACIN DEL ALMACN CON LOS DEPARTAMENTOS DE CONTROL


DE INVENTARIOS Y CONTABILIDAD.

Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales


denominaremos, los costos de existencias dependen de dos variables; la cantidad
en existencias y tiempo de permanencia en existencias. Cuanto mayor es la
cantidad y el tiempo de permanencia, tantos mayores sern los costos de
existencias.
Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesin del Stock,
incluyen todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los
inventarios tales como:
Costos Financieros de las existencias

Gastos del Almacn

Seguros

Deterioros, prdidas y degradacin de mercanca.


Dependen de la actividad de almacenaje, este gestionado por la empresa o no, o
de que la mercadera este almacenada en rgimen de depsito por parte del
proveedor o de que sean propiedad del fabricante.

La clasificacin de los costos de almacenamiento que seguidamente se incluye los


clasifica por actividad (almacenaje y manutencin), por imputabilidad (fija y
variable) y por origen directo e indirecto.