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ISBN 85-225-0474-1
Copyright
e 2005
no todo
nap.
IncJui bibliagrafia.
1. Arquivos e arquivamento (Documenlos). I. Funda~iio Gelulia Vargas. Il. Titulo.
CDD-02S.171
Sumario
PREFAclO 9
INTRODU<;).OA 1" EDIl;AO 13
INTIl.ODUC;AO A 2~ EDlCAo
TEMAS INTRODUTOR10S
1. Da administraljao
17
21
a hist6ria:
e fun~ao
arquivlstica 23
2. Documento,
informa~o
e meios institucionais
dissemina~ao 35
3. Diplomatica e tipologia documental
4. Analise diplomatica
45
de arquivo 65
5. Tradic;:ao documental
TEMAS
de cust6dia e
105
de terceira idade
125
113
Prefacio
EI
BIBLIOGRAFIA 307
NOTAOAAUTORA
317
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va a seT de gran valor para el patrimonio documental del pais. Par fin, y
este es un paso que muchos colegas debian dar, decide el enfrentarse a
unas cuartiHas para recopi!ar, organizaryeditar
de maneradara
ypuesta
al dia los saberes que ha ida acumutando como resultado del cSfudio, !a
pnictica docente y el quehacer en d archivo. Sus escritos van a servir a
los demas, a los estudiantes y a los colegas, para 1a formacion de una
bibliografia brasilefia que situt: la tradiei6n heredada en el conjllnto de
la producci6n archivistica general del momento.
Estamos segura!> de que sus alumnas de todo Brasil. a los que va
dedieado ellibro, acoged.n este esfuerzo con el mismo entusiasmo con
eI que han seguido sus clases en la Universidad de 5io Paulo en los cur50S permanentes
y los otros, los del todo Brasil, que han tenido
oportunidad
de beneficiarse de sus lecciones y escritos anteriores. La
proyecci6n del profesor en los alumnos es un premio que conviene se
vea recompensado
can la publicaci6n de sus ensefianzas, para que
circulen mas. De manera que perduren las palabras escuchadas en las
dases, fugaces y perecederas, con la permanencia de 10 escrito yeditado.
Par ouo lado, que el tema elegido sea d de la documentaci6n
hist6rica, Ia de los archivos permanentes, resulta muyoportuna
en estos
tiempos. Explicando, como 10 hace, con toda c1aridad, la importancia
y ligaz6n can las otras dos edades, la coniente y la intermedia, e1 que
se destaque la dependencia sucesiva de unas y otras, en el enriquecimiento de la archivalia de las naciones, de tadas las naciones, las de vieja
tradici6n y las nacidas en nuestros dlas, significa reconocer las peculiaridades del acerbo documental de los archivos en sus ralces basicas:
los documentos tienen que ser conservados para siempre. El siempre.
en mejores condiciones.
ni discriminaciones
de tiempo, tema 0 Jugar. Cada tiempo plante. ""
problemas y los lluestros, par serlo de una epoca de magnituda
millonarias,
nos obliga a encontrar soluciones casi imposibles en
nuestro quehacer de servicio e informaci6n.
documental
ASllo esperamos.
V;centa Cort,~ AlorJ5()
Madrid, 7 d,;-julio dt'; 1988
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Introdu~aoit 1a edi~ao
Urn
fundo de arquivo
e urn universo
arqueol6gico a identifi-
car, balizar. ordenar. descrever e analisar de modo a possibilitar a preservac;ao de sua organicidade, de sua integridade fisica. e a disseminac;io
aD
(antracio
da biblioteconomia.
ela nao trabalha com documentos multiplos e nem com tipoJogias uniformes. passinis de se submeterem a uma esteita normalizaljio de
processamento
nao tenha doutrina e metodologias pr6prias; muito menos se pode taxAla de mota de principios gerais que possibilitem 0 entendimento entre
seus profissionais
ras exce<r0es. urn desafio que acena com 0 ca6tico que Ihe imprimiram 0
tempo e 0 desuso em que cairam seus elementos. Assim, no sentido do
desafio e da descoberta, 0 trabalho de arquivo, especialmente quando se
trata de acervos hist6ricos, e invariavelmente fascinante.
Com estes paragraios iniciei a introduyao aD Inventario
analitico
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Rssados
rnais de 10 anos, desde asua finaliza,ao em 1988 c a
sua publica,ao em 1991, este livro e urna obra datada. Com isla queco dizer que, nesse perfodo de tempo, a arquivlstica evoluiu muita,
inu.meras publica,Oes de cunho te6rica e metodol6gico. assim como
novas praticas profissionais. surgiram tanto no plano nadonal quanto
no internacional,
fazendo
de alguma
dentro
e do sabc=r arqui-
da bibliografia
forma
na possibilidade
de uma se-
o dilema
cial nova edi~o
au, entio,
que se apresenta
anterior, corre
sucumbir
praticamente
a tenta~ii.o
se a refazcr lodos
OJ
do total anacronismo
capltulos,
arrisca-se
a ~erder-se
,
por desvirtuar
110
emaranhado
"
fundir seus leitores. f: preciso chegar a urn meio-termo satisfat6rio a
ambas as partes: autor eleitor.
Evidr:nternente, muito poderia se:oracrescentado a este livro a luz
dos novos estudos te6ricos, das potencialidades aportadas pela informatica em todas as fases do tratamento de documentos de arquivos permanentes, das novidades surgidas nas areas da utiliza~ao das fontes
arquivisticas, da metamorfose ocorrida na a(fao cultural dos arquivos
hist6ricos, passando atualrnente a servista como fun(fao,tao basica quanto as tradicionais etc. etc. Porern, ao int.roduzir-se essa irnensa garna de
novos aporte.'>,estar-se-ia construindo urn outro livro...
A solu(fao intermediaria pareceu-rne ser, de uma parte, deixar
ficar 0 que eu julgasse ainda valido e vigente, muito ernbora aplicando
pequenas corre~oes de natureza conceitual; de outra, acrescentar alguns novos itens de interesse atual do conhecimento arquivistico, sendo, no caso, os que tocam na questao da atitude do arquivista diante
das novas tecnologias, os que demonstram a revitaliza(fao da diplomatica e a nova fei(fao da tipologia documental, alem do capitulo que
ahorda a discutida problemMica da dispersao e reintegra~ao de fundos
e a contribui(fao do projeto Resgate na area da pesquisa remota. Na
revisao dos capitulos foram feitos alguns cortes e alguns acrescimos,
sempre visando maior c1areza, atua]jza~ao e precisao na exposi~ao.
Cenos termos tecnicos foram substituldos para estarem coerentes com
a moderna terminologia arquivistica brasileira, isto porem apenas nos
casos em que sua compreensao nao ficasse prejurncada por alguma
alterar;-aode sentido.
o antigo capitulo 3, que traduzia as representa(foes que se fazia,
na decada de 1980, com re1ar;-aoa tipolog,ia documental em arquivistica,
perden 0 sentido ap6s 0 surgimento e a difusao das contribui~6es revoluciomirias de Luciana Duranti e de Paola Carucci no terreno da moderna diplomatica, ass1m como as do grupo de arquivistas municipais
de Madri, liderados por Vicenta Cortes Alonso e Ana Maria Dupla del
Moral. Com estes novos "olhares" lancrados sabre os documentos. aliando, de forma inquestionavel, sua eslmtura e sua natureza ao principia ciaproveniencia e ao eontexto de produr;-ao,a questao clasespecies e
tipos documentais sofreu significativas transforrnasoes coneeituais e me-
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Castro Cardoso,
difundida
e amiga Mari-
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e respeitada .
Hefo{sll Liberam Btl/otto
Sao Paulo. 20 de outubro
de 2003
TEMAS
INTRODUTORIOS
,.....-CAPITULO
No
universoda administra~ao e da hist6ria reside a pr6pria
raUla de seT dos arquivos publicos oa sua caracterlstica dina-mica: a do
cicio vital dos documentos.
Senrlo a nmlj:iio primordial dos arquivos permanentes ou hist6ricos recalher e tratar documentos publicos, ap6s 0 cumprimento das razoes pelas quais [aram gerados, sao as referidos arquivos as responsaveis pela passagem desses documentos da condi~iio de "arsenal da administra<;:iio" para a de "celeiro da hist6ria", oa conhecida aceplj:iio do coosagrado arquivista frances Charles Braibant. E a ehamada teoria das tres
idad~s nada mais e que a sistematizalj:iio dessa passagem.
A distdncia entre a administrayao e a rust6rla no que cancerne as
doeumentos e, pois, apenas uma questao de tempo. Isto quer dizer que
os arquivos administrativos guardam os docurnentos produzidos ou reeebidos par cada urna das unidades governamentais durante 0 exerdcio
de suas fulll;:oes,e que vao sendo guardados organica e cumulativamente a medida que se cumprem as finalidades para as quais foram criados.
Esses docurnentos sao, na realidade, os mesrnos de que se valerao os
historiadores, posteriorrnente, para colherem dados rderentes ao passado, jii no recinto dos arquivos perrnanentes.
o cicio vital dos documentos administrativos cornpreende tres
idades. A primeira e ados arquivos ~orrentes, nos quais se abrigam os
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As atividades c1assicas da administra~ao - preyer, organizar, 00mandar, coordenar e controlar - nao se efetuam sem documentos.
Quanto mais informados as administradores/dirigentes
estiverem sobre
urn assunto, melhor e mais completamente
poderao decidir sabre ete.
Por isso e que, aMm de nao poderem dispensar seu arquivo, tambem
nao devem deixar de contar com urna boa biblioteca e com urn born
centro de documenta<;:ao. Este cumprira sua fun~ao de assessoria
informacional: colC\6es de recortes de imprensa, folheros, resumos. indices, microfilrnes etc. 0 arquivo de urna unidade administrativa annazena tudo 0 que ela produz - normas, objetivos, documentos decorrentes de suas fun~oes-,
servindo a informa~ao e a gestao. Mas, para 0
processo decis6rio, a administra~ao necessita mais do que ela pr6pria
produz: requer legisla~o, dados econ6micos, socia is, poHticos etc., a
que sera fornecido pelos outros 6rguos voltados para a informa~ao tee.
nico-cientifica.
Os documentos, na sua fase inicial, apresentam valor primario.
"Chama-se primlirio a valor que 0 documento aprsenta pam a conse.
cu~o dos fins explicitos a que se propoe; secLlndcirios sao llqueles que,
emboeaja implfcitos no tempo em que sao gerados as documentos, ,Ivul-
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tam com 0 correr dos aoos."1 T~m valor secundario
au valor de arqui-
do 6rgao
pode con-
ter dadas sabre pessaas, coisas e fatos.2 Completando a colocalf1io dagude -especialista, pode-se acrescentar que 0 historiador, por sua propria formalfao profissional, tern meios te6rieos e metodologieos como
instrumento5 para ir alem, penetrando nas sutilezas da informalfao contida na frieza caracteristka do dado administrativa.
No entanto, para que 0 documento falfa seu percurso natural de
vida, da administralfao a hist6ria, isto e, da produyao e tramitalfao adrninistrativa a utiliz3lfao cientifica e cultural, suas potencialidades
devern ser reveladas. Cabe ao arquivista identificar, descrever, re5umir e
indexar. 0 historiador sahera selecionar, interpretar e "explicar". Entretanto,
inter'rompido.
A ignon\nda
dos administradores
sabre
que
mentos administrativos
contem, como infonua'rao hist6rica, uma dimensao muito mais ampla do que a que envolve a sua crialfao tern causado graves danos
historiografia.
Documentos
sao diariamente
produziu.
Tal desconhedmento
acarreta
desleixo e a ,nao-
prioriza!jiio no que tange aos servi~os de arquivo e a preservalfaa de documentos. :E: preciso que os responsaveis pelas politicas de informa~aol
documentalfao dos diferentes 6rgaos govemamentais estejarn dentes de
que, uma vezcumprinda a razao administrativa pela qual urn documento foi criado, este nao se torna automaticamente
descartavel. Sua utiliza~ao juridica pela pr6pria administrayao e/ou pela pesquisa hist6rica
poden! ocoreer sempre. Assim, a entidade produtora nao deve e nao
pode ditar sua destrui~ao sem antes cOllsultar as autoridades arquivistkas
do nive1 administrativo a que pertency" 0 6rgao governamental.
Os avanlfos da tecnologia, a complexidade dos sistemas burocraticas, 0 aumento das necessidades administrativas, juridicas e cielltificas
na atualidade sao responsaveis pelo crescimento assustador da documentalfao gerada. Seu armazenamento
cumulativo integral torna-se
impossivel. Por isso, a eliminacyao e necessaria e obrigatoria~ Mesmo
porque a pesquisa hist6rica, ainda que se servindo de recursos da inf()r~
matiea, nao daria coota de urn numero tao grande de fontes a seu diSM
por. Entretanto, reitera-se, sob nenhum pretexto a avalia~o podent ser
feita par leigos e sem 0 cuidadoso exame da proced~ncia, do tipo docu~
mental, do conteuda e dos potenciais informativos da documellta~o.
S6 entao se podera decidir sobre a vida au a marte do documento. Os
papeis que ja completaram sua tramitap.o e seu uso administrativo
e
foram considerados de valor permanente devem ser, no devido tempo,
recolhidos a entidades que, de direito, se el1careeguem de seu registro,
acondicionamento,
ordel1ayao, descri!jiio, inclexalj:ao e, se for 0 caso, preservalfao e difusaa.
Urn arquivo permanente nao se constr6i por acaso. Nao cabe apenas esperar que Ihe sejam ellviadas amostragens aleat6rias. A hist6ria
nao se faz com documentos que nasceram para serem historicos, com
documentos que so infarmem sabre 0 ponto inicial au 0 ponto final de
algum ate administrativo decisivo. A hist6ria se faz com uma infillidade
de papeis cotidianos, inclusive com os do dia-a-dia administrativo, alem
de fontes nao-govemamentai5.
As informa~oes rastreadas viabilizarao
aos historiadores visoes gerais ou parciais da sociedade. De qualquer forrna, eles terao de cantar com todos as elementos possiveis, nao apenas
os extraidos dos dOCl.lmentos de efeito, pais estes produziri<llll illlagens
Schellenberg,
1959b:62-69.
de terceim idade.
distorcidas
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pode
SeT
constituido
de preciosidades
por docu-
mentos produzidos hi mais de 25 au 30 aDOS, partanto em "idade hist6rica", pelos varias 6rgaos da administrayiio de urn mesma nivd, seja
municipal, estadual au federal. Esses docu,mentos, dentro de seus nlveis
administrativos, guardam entre si rela(,:oes org!nicas que devem seT obrigatoriamente respeitadas.
o documento de arquivo 56 tern sentido se relacionado
ao meio
que
e as fun~
produziu.
Seu conjunto
teID
de retratar a infra-estrutura
3.
a pesquisador
estudioso
em
geral.
4. a cidadao comum, aqui nao mais 0 interessado em dados juridicamente vaIidos, mas 0 eidaclao nao-gracluado, 0 aposentaclo, a donade-casa etc. a procura de cuhura geraJ, de entretenimento,
em que pode haver lugar para 0 conhecimento da historia.
Se e
principio
da administrayao
os elementos
norteadores
campos
Ii
a ..~
sistematico
do arran-
cam sua existeneia. Por isso, os documentos de uma determinada unidade administrativa nao devem ser separados para efeitos de organizayao sob nenhum pretexto. Exclui-se, assim, 0 senticlo de coleyao: docu-
tos". Ai sim, 0 arquivista podera, em seus inventarios, catalogos eindices, preocupar-se em propiciar aos historiadores os elementos iden-
de publico que
administrador,
isto
e, aquele
que produz
cumprimento
oocumento
na complementayao
so decis6rio.
2. 0 cidadao interessado em testemunhos
direitos e
Estado.
e do
que a classificayao no
a classificayao
efetuada anteriormente,
A descriyao
e ditada
quese vai
tendo sido
seus
1 Ver 0 capitulo
depois das
do documento
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colhidos por urna entidade publica au privada que sao necessarios 11 sua
criayao, ao seu funcionamento
e ao exerdcio das atividades que justifi-
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mentos reunidos obeclecendo a criterios eientificos, artisticos, de entretenimento au quaisquer outros que mio os funeionaisJadministrativos.
fator norteador da constituiyao do fundo e 0 prindpio da pro-
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clos papeis de urn funclo de forma a que nao se misturem com as de~
mais fundos) 0 que preside a organizayao dos acervos arquivlsticos de
terceira idade, evidencia-se que, nesta fase, sao aincla a estrutura e 0
funcionamento
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servirem adequadamente
a ambas as areas (administrat;ao e histOria),
sem defoTma~6es prejudiciais a fidedignidade dos dados e, conseqiien-
cionalizar;ao de terminologia
do documento,
podendo
a participar
opinar
na elaborat;ao de formulatios,
e na economia
de etapas de tramita<;ao,
sirvam
a da recepsao propriamente
cilitada.~
As atividades inerentes
conceituada
arquivista
t;aO, na normalizar;ao
a referida
espanhola,
dita -
a tarefa suh-
estanl grandemente
a participat;ao
da tipologia documental,
fada
da vigl!:n-
c~plt~dOll
que
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as diferentes
o arquivista
se a tfamita~o
unidades documenllirias
maiores dificuldades
quanto
nao apresenta-
a destinacrao.
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a "melhor assegurar a
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para
historiador
futuro, a estabelecer
a colaborar
de
processamento
da
dos documentos
da transferencia
controlada
administrador
o segundo
momen-
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se
197JaA5.
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8 e 12.
5 Schellenberg.
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eabe a tramitar;llo, que legislar;ao regula sua vida ativa, que informacrao
dos arquivos
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automaticas.
Ie da tramitat;ao
A problematiea da teoria e da pnitiea dos arquivos conentes e intermediarios nao esta no escopo deste Iivro. Entretanto, para bem deli-
nistrat;ao de doeumentos eorrentes (0 records management dos norteamerieanos), a gestio documental, enfim. Resume-se esta tarefa no acompanhamento da produt;ao, no recebirnento, na c1assificat;ao, no contro-
na ra-
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1951\:fi-'.
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permanente,
conquanto
preconizada
e a que me.
de documentos
estabeleeidm
a fuu~o
arquivistica
no Am-
arquivo intermediario cumprir sua atividade de preservali=ao dol' documentos permanentes e de elimina~o criteriosa do material inservfvel, tanto
melhor serao as tarefas da cust6dia'e da disseminali=ao da informali=ao.
A cust6dia definitiva
documentais
e a guarda
perene e responsavel
de fundos
tornam elementos
hcoordenadas
va permanente
do, a apreensao
de fundos e, no segun-
de pesquisa,
para que,
pesquisador
possa
a compreensao
internacional
na qual
do principia
bojo 0 prindpio do respect des fonds, isro e, nao se pode mesdar documentos provenientes de fundos diferentes sem incorrer no risco de, fatalmente. impedir todo a rastreamento futuro do historiador em torno
das funli=oese atribui~6es do argao gerador. "0 principia do respect des
fonds au principio da proveni~ncia e considerado universalmente como
a base da arquivistica te{lrica e pr<itica; (... l Fora do respect des fondstodo
trabalho arquivistico
divergis;em
I hlO '" d"" 1:;1~'l;~lIH' Conferell'" .I" 1'1TOlblcRunJ l(\lmalion~l d,., Arch;v ... 11
1':1(.2.v.,. "Lei foud, d'i1!.:hivn~.1%]:10.0
;[ssumo s.,r;i Jbmdadu ",;[i~d.,l~llw"am"l1l.,
"US <:,IVin1Ios7. Y ., 10. ,ouu'rn
r""d\,~.
sera arbitrario,
subjetivo e desprovido
de rigor"."
grama administrativo,
cfeitos classificat6rios
ao documento,
nas tarcfas da
Mflilud d'ardtirU'u,.''',
\0
Duchnn,
1976:1-31.
1':170:22
ins1itut-
e fundamental
de uma determinada
,?O ou pessoa". De qualquer modo. a defini~o mais detalhada, enullciada como "conjunto de peli=asde qualquer natureza que todo corpo
predeterminados,
de arquivo provenientes
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CAPfTULO
pria cornunidade.
AqUiVOS,
bibliotecas, centros de documentas:ao e museus t~m
co-responsabilidade
no processo de recuperar;ao dainforrna~o,
em be~
neffcio da divulgar;ao cientifica, tecnol6gica, cultural e social, bern como
do testemunho jurldico e hist6rico. Esses objetivos sao alcanr;ados pela
aplicar;ao de procedimentos tecnicos diferentes a material de distintas
"
... ~.,
'
C"
origens.
Partamos do elemento eOInum e primeiro: 0 documento. Segundo a coneeituar;ao c1assica e generica; documento e qualquer elemento
grafico, iconografico, plastieo ou f6nico pelo qual 0 homem se expressa.
to livro, 0 artigo de revista ou jomal, 0 relat6rio, 0 processo, 0 dossi~, a
carta, a legislarrao, a estampa, a tela, a escu1tura, a fotografia, 0 filme, 0
disco, a fita magnetica, 0 objeto utilit<irio etc., enfirn, tudo 0 que seja
produzido, por motivos funcionais, juridieos, cientlficos, tecnieos, culturais ou artistitos, pela atividade humana. Torna-se evidente, assim, a
enorme abrang~ncia do que seja urn documento. 0 proeesso de forne"
cer informar;oes a partir dos dados existentes em qualquer tipo de continente e da area comum dos profissionais das chamadas ci~ncias da informar;ao, eiencias documentais ou ainda ciencias document<\rias, como
querem alg\.!ns. Reeolher, tratar, transferir, difundir informar;oes e 0
o.bjetivo convergente de arquivos, bibliotecas, museus e centros de documenta~iio. Partindo de material diverso e atraves de mecanismos tecni-
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co~ completamente dislintos, e55a.'> institui~oes devcm estar aptas a cobrir, dOlmaneira rnais completa passive], urn "campo de investigal;ao",
Tern em comum, portanto, as tinalidOldes a que se destinam e 0 papel
que ocupam no processo social. cultural e adminislrativo de uma socie-
dade.
A forma/fun~ao pela qual 0 documento e criado e que determina
seu usa e seu destino de armazenamenlo futuro.!} It razao de sua origem
e de seu emprego, e nao 0 suporte sobre 0 qual estti constituido. que vai
determinar sua condi~ao de documento de arquivo, de biblioteca, de
crotro de documenta~ao au de museu. As distin<;oes entre essas instituis:oes produzem-se,
portanto, a partir da propria maneira pela qual se
origina 0 i1cervo e lambem do tipo de documento a ser preservado: pela
Os'documentos de biblioteca sao resultado de uma criat;:ao artistica ou de uma pesquisa; e podem ainda objetivar a divulgat;:ao tecnica.
cientlfica. humanistica, filos6fica etc. E material que trala de informar
para instruir ou ensinar. Os documentos sao graiicos, sejam ell'S impressos ou manuscritos,
desenhos, mapas, plantas, ou sao material
audiovisual. Sua forma usual e a impressa e multipla, isto e. a mesma
obra pode exislir em mais de uma biblioteca. Sao os documentos mais
acesslveis e os mais conhecidos do grande publico.
Os documentos de arquivo fao os produzidos por uma entidade
publica ou pnvada ou por uma familia ou pessoa no transcurso das fun<;oesque ;ustificam sua exist~ncia como tal, guardando esses documen-
de atividade cultu-
tos rela~oes orgimicas entre si. Surgern, pois, por rnotivos fUllcionais
administrativos e legais. Tratam sobretudo de provar, de testemunhar
biblioteca, os impressos
ou audiovisuais
resuItantes
de arquivo, prova."
Os ~~~tros de documenta'Yao, por sua vez. no quest' TefeIe ~ origem, a produ'Yao e aos fins do material que armazenam (ou referenciam)
representam
indicadas. Isto
a natureza
formas e
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qualquer
tipo de documento)
(em microforma ou llao) ou refer~ncias virtuais, que origipoderiam ser tipificados como documentos de biblioteca,
museu. Material son oro ou gravado, au ainda em suporte
desde que em c6pia ou reproduyao, e tambem caracteristico
de documentayao.
H S"'lrcs. J 977:~
arquivo corrente,
deste,
pOl
da rrodu~iio
tramfcrellcia,
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deve submeter-se
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produzidos
Na biblioteca,
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do material ordenado.
os documentos
A proveniencia
obedecidos,
identifica\ao
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portamos
documellto
e simplificar
de vista, se for
da obra permitem
de
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arquivo,
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instituis:oes
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estudiosos
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consulenles
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pesquisador
universitacio
mas tambem
A biblioteca,
grande
em geral e cidadaos
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(aqui
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publico,
comuns.
no senti do do entreteni-
dependencias
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da biblioteca,
a que possui
como 0 academica,
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ou virtuais,
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No arquivo
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ou virtual per-
a tende~cia
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e disseminas:ao.
cOllfigurado
A descris:iio de documentos
meio dos charnados iustrumentos
fun-
para a fonna~o
fator expansivo
multiplicas:ao
ais,
conforme
a cataloga~ao.
instrumentos
Quanto
"~
pr6prias
de 0 pesquisador
..
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autoria,
a acervos em expansao.
a necessidade
normas
e sucinta,
ao permanente),
series, a circunsUincia
seu
zendo elementos
bibliografica
de racionalizar
arquiv(s-
define
de arquivo:
documental,
mite as intercalat;oesnecessarias
'
do documento
de documentas:ao),
estrutura
dos documentos
tipologia
pode
fun-
(inventa-
\8.0 a que se refere. as:ao que traduz e data, conteudo (se for 0 caso) e
notas:ao (cota, na terminologia arquivistica portuguesa) de identifica\ao e localiza~ao.
que seria a
elementos
que se chama de arranjo no concernente aos funclos e series. e de ordenae;:ao no que respeita a ardem intema dos documentos nas series.
nos conduz aquela
pode proporcio-
o
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e a especialidade
do museu
fOTem relacionadas
sobre determinado
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e 0 lJulllcro 34 da Tn-isla "'rcl,j~'I1"',do Constlhl\
Intnnariomli dt Arquivos, tdilada CIll Paris em 19M.
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CAPITULO
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Anda
como temAtica introdut6ria ao universo do trabalho tecnico e dentlfico em arquivos permanentes, dada a caracterlstica que assume a necessidade de se conhecer intrinseca e extrinsecamente a uoidade documental (suporte e informao;iio) dos arquivos, justamente para
que ela nao seja confundida com outras estruturas e formas documentarias pr6prias de outras areas que nao os arquivos, convem hoje que os
arquivistas se aproximem dos estudos de gl!nese documental. Os estudos de diplomatica e tipologia levam a entender 0 documento desde 0 .
seu nascedouro, a compreender 0 porgue e 0 como ele e estruturado no
momento de sua produo;iio,
A diplomatica llcupa-se da estrutura formal dos atos escritos de
origem governamental e/ou notarial. Trata, portanto, dos documenlos que, emanados das autoridades supremas, delegadas ou legitima.
doras (como e 0 caso dos notarios), sao submetidos, para efeito de
validade, a sistematiz3-;:aOimposta pelo direito. Por isso mesmo, esses
documentos tornam-se eivados de publica, que lhes garante a legitimidade de disposi-;:aoe a obrigatoriedade da imposio;ao e utilizao;ao 110
meio sociopolitico regido por aquele mesmo direito, Assim sendo, nao
e possivel dissociar a diagrama-;:ao e a conslrll(;:ao material do documento do sell contexto juridico-administrativo de genese, produ-;:ao e
aplica-;:8.o.
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47
Hi que se distinguir,
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Segundo
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trdnadas,
obedecendo
a f6rmulas determina-
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rdinarnento
apresenta~ao
05
J.1a
das. Com
sistematica do assunto.
crescimento
e a espedaliza(jao
A apresenta'fao
configurayao ex:terna e a apresenta.;:.ao material e a disposi<;ao do assunto no texto.'7 Ora, e justamente da apresenta<;:ao formal que se ocupa a
diplom1tica..
"diplomas"
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e, em
na idade contempor.inea,
diplomatico
o "modelo"
diplomatico
(rela(joes Estado-cidadao)
notariais"
funcionam
eserita e
Para
cumcntos
publicos
de do-
beneficiariosdda
comunica(jao
ultrapassaram
a fase da exc1lLsividade da
nelas passando
des-
e que
historiadores
e arquivistas
tornararn-se
jll.existiam na
do direito romano.
sem entretanto
fugirem
esst:nda
do ato escrito do
dire1co publico. Deve-se a essa tradi(jiio a fato de os estudos diplomaticos, mesmo na atualidade,
sua origem.
guardarem
11Alicnza, 19nb:7S .
falsos dos
a ser
dal a diplomMica.
os documentos
rocritico-governaml'n.,tais.
(diploma)
Posteriarmente
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o
to da diplomitica.l~
"guerld diplomatica"
o
o
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veiculados, inva-
era dislinguir
acabou publicando
beneditinos.
do
a princlpio,
Achamada
probatoria".
in-
a determinado
Sua justificativa,
verdadeiros.
"
o
submetido
"testemunho
de certos
Iiga-se
Vl!rSUS
(1942),'A
0
"testemunho
para os documentos
sabre a falsidade
as se-
nasceu da rea(jao do
a dar-lhe fe e forp
medi~is.
Forarn, portanto,
natureza jurldica, redigido de modo a obset'Var certas formas estabelecidas, as quais se destlnam
na do austriaco Theodor
vl'stiga~o
Paoli, dowmento
A diplomatica
,
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.
-. '1\
lOITessier, 1961,633-78,
II Vtr Tessier, 1961: c Valelll~, 1978,177'19')8.
a terminologia
latina propria
de
..
.
,
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o
yao de
documento
e, invariavelmente,
publico
Urn quadro
farneddo
para
materia - meio-
fisico propriamente
pria actio (0 fato).
dito (pergaminho.
aspecto do suporte
5e "fisko", reCere-se
a se "funcional",
a distinc;ao
da:
incide, ainda que por Angulos diferentes, sobre as variadas formas que
assumem as obrigalj:oes, os direitos e os deveres que guardam
Stado e 0 cidadao.
Pratesi salienta as distin~oes entre
cumento diplomatico,
o
documento
entre si
documento
e urn documento
escrito, excluindo-se
cumento
de seu conteudo
determmando-lhes
a execulj:ao, como alvan\s, drculares, avisos, cartas,
memal-andos, mensag;;ns',"editais, irnitalj:oes e exposilj:oes de motivos.
de
concretos;
documento,
Dutra possibilidade
ministrativo
nhais e informativas,
I. No primeiro
englobando
tendo-se
as especies com
a1 as chamadas
documentos
ca-
casa,
dos documentos
normativos,
dispositivos,
enquadram-se
as
os de ajuste e os de correspondencia:
dos documentos
..
"
n Ver DocummtRpio
<:olabor~lo
,.
,
"
z
afirmando:
diplomatico
e arquivo.
12
Documentafiio
pelo manual
o normati'YOs: sao os de cumprimento obrigat6rio, senda de manifestalj:aode vontade de autoridades supremas e devendo ser acatados pelos subordinados.
Emanam do Pader Legislativo ou de autoridade
adrninistrativa. Incluem: leis, decretos-leis, decretos, estatutos, regi~
mentos, regulamentos, resolu~oes, portarias, instrulj:oes normativas,
ordens de servilj:o, dedsoes, ac6rdaos, despachos, quando decis6rios;
o enunciativos: sio os opinativos e que esdarecem questoes vazadas em
conteudo.
Como "materia".
esclarecedor
da questao documentaria:
bastante
de Vazque~, 1988h.
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o sao documentos normativos as que derivam de manifesta~6es de
vontade de auloridades supremas e devem obrigatoriamente
seT
acataclos peIos subordinaclos. Como sao dispositivos, sao exarados
antes que acontel?m as fatos e alos neles implicados. Emanam do
Poder Legislativo, do Executivo au de autoridades administrativas
com poder de decisao. Como exemplo, temos leis, decretos,
trw;:oes normativas, estatutos, ordens de servilfo, regimentos, decisoes, regulamentos, ac6rclaos, resolw;oes, despachos decis6rios;
a as documentos de a;uste sao doeumentos pactuais, representaclos
por acordos de vontade entre duas au mais partes. No caso dos
arquivos publicos, urna dessas partes cleve seT a administra~ao publica. Podern seT trataclos, ajustes, convenios, termos, contratos,
ms-
pactos;
CI as documentos de correspond~ncia sao os que, em geral, derivam
de atos normativos, determinando-lhes
a execu~ao em ambito mais
restrito de jurisdi~ao. Sao alvaras, intima~6es, circulares, exposi~
~6es de motivos, avisos, editais, portarias, memorandos.
2. 0 segundo casu e 0 dos documentos testemunhais, aqueles que acontecem depois do cumprimento de urn ato dispositivo ou que deriyam de sua nao-observi1ncia ou sao relativos a observa~6es sujeitas a
relat6rios,
informati-
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1997.
~ Meirele~. 1989.
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excluidas as denominadas "fontes narrating" - inscri~oes. anais, cro!licas, ensaios, comentarios. mem6rias. Trala-se de documentos cujos
elementos sem<'tnlicos sao submetidos a [armas preestabelecidas. 0 "discursa diploma tieD" e aplicado a urn quadro redacional no qual Sf'insere
o ata escrito. Essa reda~ao nao pode ficar submetida it fantasia de sen
redator. Existem regras de composi~aocodificada. mesmo havendo pequenas modificalfoes nao-substantivas. como se vera na exemplifica~ao
adiante. a texto lera elementos comentados pda materia juridica do ato
e peIo objetivo visado.
------_._._---!.
Ik!JOlto,
1\/1'-2:9.17,
I Diplomiitica
TipoJogia/Arquivlstica
reconhecer:
1. Autenticidade relalivamente ~
especie/conteUdo/finalidilde
2. Data~o.
reconhecer:
1. Origem/proveni~ncia.
3. Origem/proveni(:nciil.
4: Transrnissaoluadic;ao documenlill.
5. FiXilt;dodo texlo,
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2. Vrnculay:lo:, Cl)mpet~ncia.funl;i')es,
alilridadesda entidade
aQJmulador<!
3 Assooay:lOenlJe il espetie e 0
tipo documental.
4, Conteudo.
5. Data!;~o
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Dtlmas,
1996:49-70.
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Herrera.
1985.
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51
A estrutura do documenta, quer setrate de documento sobre papel Oil em suporte e1etronico. como bern demonslra Bruno ~lmas. "t 0
conjunto dos elementos enemas e infernos (... ) que Ihe daD 0 aspecto
que corresponde 1Isua natureza diplomatica e juridica. islo t.lI sua fun~o, segundo as regras e as usas da instituiyao que 0 estabeJece".29
Os dementos externos, extrinsecos, fisicos. de eslrutura ou formais tbn a 'Yer com a estrutura flsica e com a forma de apresenta~o do
documenlo. Re1acionam-5e com 0 g~nero. isla e. com a configura,?-o
que assume urn documento de acordo com 0 sistema de signas de que
sellS exccutaTes se serviram para registrar a mensagem.
De Dutro lado, os elementos internos. intrinsecos, substantivos
me etc.), sua forma (ou tradi~o documental. que e 0 estudo dos esUgios dt urn documento, desde sua preparac;io ate os distinlos grau! de
sua transmissJo: minuta, original, c6pia), seu g~nero (a configural;30
qUt ;wume urn documento; dependtndo
do sistema de signos utilizado na comunica~o
de seu conteado, 0 documenlo pode ser ttxtual,
veni~ncia e fun\io.
A questio dos tltmmtos constitutivos dos documentos dt arquivo, agregando-os em dais p610s - estrutUTa t substincia -, foi amplamente estuciada por dois tmintntts
tt6ricos da arquivistica: Victnta
Cortes Alonso, em 1989, e Theodort RoosL":VeltSchelltnbug, em 1963. ~
perfeitamtnte possivd estabe1ecer a consolidal;ao t a sisttmatizal;~o dL":
ambas as argumtntal;oes,
dtmonstrando
sua concordi1nda quanto a
import;\ncia dos estudos que levarn a identificac,:ao e a compreensao plena
do lado fisico, material, formal (estrutura) t do lado informacional, funciona1 efinalistico (subsUncia).)I' A dualidadt instpanive1 dt conscriptiot
actio de que nos fala a diplomatica justapoe-se perfL":i.tamente quando se
trata de reconhecer a estrutura e a substancia tm urn documento.
Os caractL":res ou dL":mentos externos ou ffsicos sao: 0 tspal;0 ou
volume qUt 0 documento ocupa, sua quantidade, seu suporte (0 material sobre 0 qual as informal;oes sao registradas, como papd, pergaminho, filme, disco 6tico, disco magnHico, fita magnetica ttc.), seu
formato (a configura\.1\o fisica de urn suporte, de acordo com sua natureza e a maneira com que foi confL":ccionado, poispode
ser urn ca~
derno, urn c6dice, um<J folhll avulsil, um livro, uma tira de microfil-
iconografico, sonoro, audiovisual, inform.1ttico), ate aqueles elementoS menos corp6reos que alguns aulores consideram intermtdiarios,
como a lingua (Iambem considerada e1emento interno), 0 modo da
escrita, a especie e 0 tipO.)1
Ha autores que distinguem e detalham, no caso do suporte, StUS
varios aspectos: a "materia subjetiva", isto~, 0 papiro, 0 pergaminho, 0
e nessa ordtm
a fun~ao, a atividade
mtnto foi datado, que pode ser urn palacio, urn acidente geografico,
uma cidade, seguindo-se a data cronol6gica"":':' ano, m~s, dia -, ambas
as datas situando a documento no tempo e no L":Spal;o.ll
Esses dois conjuntos
de elementos
fa-
)1
1~Ddm~.<, 19%,
que lhL":concerne e os t!Amites pelos quais passou; 0 conteudo sub~tantivo, que e, afinal, 0 assunto dt que trata 0 documenlo; os fins gUt se
quer atingir com sua crial;aoi a data t6pica, que e 0 lugar onde 0 docu-
Crur Mundet,
)1 Spin., 1977.
lJlbid.
1994.
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A estrutura corresponde a todo 0 substrata necessario a daboral)iio do documenta, seja nos aspectos mais materiais. seja nos menos
palpaveis. De qualquer forma, representa 0 arcaboUlyo a receber DU nia
o devido conteudo. A substAnda e a essencia do documenta, sua raz!o
de existir. 0 conteudo que 0 tamara limco no seu contexto de produ~o
e utilizarrao.
tipo documental e a configurac;:ao que assume a especie documental de acordo com a atividade que ela representa, como vimos no
l6
inicio deste capitulo.
Nessa definir;:ao, e possivel identificar que 0 tipo
Os elementos intermediaries
sao aqueles que, nio sendo externos, isla e, fisicos (suporte, escrita. formato etc.), portanto de estrutura,
tambem nia sao internos (proveni~ncia, funljio, "assunto" peapnamente
dite, datas etc.), portanto de substAncia. A rela~o materia-contelido
DU, em Dutras palaveas, a relacyan suporte~informaljao
necessita do demento intermediario:
redacional adequado,
documental correspondente a uma atividade administrativa tende a caracterizar coletividades; sua denomina'YAo sempre corresponde a esJ*cie anexada a atividade concemente e vale como conjunto documental
representativo da atividade que caracteriza. 0 tipo documental pode ser
visto como 0 "atributo de urn documento que, originado na atividade
administrativa a que serve, se manifesta em uma diagrama~,
formato
e conteudo distintivos e serve de elemento para c1assifid.lo, descrey~lo
e determinac-lhe a categoria diplomatica".'7
credlveJ 0 seu conteudo; em segundo lugar, 0 tipo, isto~, a especie "carregada" da funr;:ao que Ihe eabei e, em terceiro, a categoria juridico~administrativa do documento, que reflete 0 peso e a hierarquia do seu contetido. POI"tanto, sern esses elementos intermediarios _ especie, tipo e
categoria -,
documento
em geral estabelecidas
terminado
cumento
1. Identificac;:ao jurldico-administrativa
2. Selec;:aoda especie documental.
3. Formula diplomatica,
passamos aeDumerar:
do ato.
f6rmula sistematizada
t6pico e circunstancial,
que resulta Da
J'CruzMunde{.1994.
,'5 CJlTIJrgn e Bdlotto, 1996.
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entre si. Assim, nao e conveniente considerar a actio como fase previa au
inicial do processo da genese documental e, sim, simplesmente como
seu antecedente necessario, sem 0 qual nenhum docurnento tern sentido ou razao de sec.
Vistas as elementos constitutivos do documento de arquivo, tOfna-se passivel abordar a conceplYao daquilo que a diplomatica denomina a actio e a consmptio do documento.
o documento publico e, invariavelmente,
indissohlvel
a provenitncia;
a funlj:ao do docu-
e a sua pr6pria
passagem
para 0 escrito,
sua
conscriptio".J~
Como se evidencia, estamos no campo da genese do documento.
Esse processo foi muito bern analisado pelo professor espanhol de
arql}-iyisticaAlberto
Tamayo.J9 Em sua analise, a actio pode ser mais
- .. -.".....:,,' -.',
"
profundamente
interessadas
considerada
situa-
Ijao juridica. A conscriptio pode ser vista como a passagem para 0 escrito,
sob condilj6es juridicamente validas, dessa atualj3.o Jas partes (a pr6pria
etimologia
por escrito).
das partes.
Reall)io7~ 1970.
.l~
.\0
Tamayo,
1996:55-270.
,'."
.0 Tamayo, 1996 .
,IINlliil'zContrera",
1981["
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conscriptio
e provocada,
o processo
da g~nese documental parte da manifestatyAo da vontade, como referido acima, quando tratamos de actio e conscriptio. Do
fato passa-se ao ato juridico. Este adota a forma documental adequada
- a especie --' para se concretizar. 0 ato pode surgir por petis:ao au
requerimento'da
parte interessada ou sem medias:ao, espontaneamente,
como urn ato da administras:ao, da autoridade no desempenho de sua
triplice atividade judicial, legislativa ou executiva.
A produr;iio de documentos difere de urn caso para outro, segundo a area em que ocana. as dacumentos dispositivos tern urn can1ter
decis6rio que simp1ifica sensivelmente 0 processo da redar;ao. Quando
se procede a partir;ao diplomatica, ja na exposis:ao aparece a rauo de ser
de sua origem, 0 fato/ato que provocou sua crias:iio. Todo documento
tern urn autor ou autores, dirige-se a urn individuo
------
il TJmayo, 1996.
-----------
ou a uma coletivida-
~
de, sua g~nese tem uma data tbpica (esta datada de urn Lugar) e uma
data cronol6gica, e e produzido por alguma razao contida em seu texto.
Dele tambem constam condi'roes de aplica'rao e de sanr;ao. A tramita~o
do documento - da origem a sua aplicayao - depende da estrutura
burocratica de seu tempo e lugar, e principalmente
do direito que rege a
sociedade que Ihe da a genese.
A analise ou partir;ao diplomil.tica e reaIizarla para efeitos de compreensao do documento do ponto de vista tanto da autenticidade juridica, quanto da fidedignidade de contet1do. A analise tipol6gica e bastante proveitosa para a eetivas:iio das operar;oes tecnicas que devem ser
aplicadas aos documentos de arquivo. A metodologia dessas anaIises sera
tratada no pr6ximo capitulo.
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05
Para introduzir os estudos tipol6gicos e preciso relembrar que especie documental e a configurar;ao que 0 documento assume de acordo
. cam a disposi~ao e a natureza de sua informa~ao (e e objeto da diploma-' _",:~~",
tica) e que tipo documental e a especie documental nao mais como "6rmula" e, sim,ja imbuido da atividade que 0 gerou (e e objeto da tipologia).
Assim, pode-se estabelecer dois pontos de partida para a analise
tipo16gica: 0 da diplomatica au 0 da arquiVlstiea.
Quando se parte da diplomatica, 0 elemento inicia1 e a decodificar;ao do pr6prio documento, sendo suas etapas: da anatomia do texto
ao discurso, do discurso a especie, da especie ao tipo, do tipo a atividade, da atividade ao produtor.
Quando
se parte da arquivlstica,
elemento
o resultado
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sua concretiza~ao,
formativa.
o emprego
dispositiva,
probat6ria
au in-
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53
sua aplicabilidade.
Os esturlos tipo16gicos vern-se mostrando vantajosos nos varios
segmentos do processamento documental, como: a) oa classifica~o/arranjo, por facilitar 0 entendimento da composj~o das series;b) na descriyiio, por esclarecer que as conteudos veiculados em determinado formato juridico tern eerlos clados que sao fixos e outros vari<l.veis e que
este conteurlo liga-se de forma obrigat6ria a especie que 0 veicula; c) no
seMyo aos usuarios, pais a identific3/f3.0 dos tipos documentais traz informa~oes que sao antecedentes e exteriores ao pr6prio conteudo do
documenta, senda fundamentais para a sua compreensao dentro do
conteMo juridico~adrninistrativo
de prodUC;:aOid) na ava1ia<;ao, porgue
as tabelas de temporalidade partern da identifiea'<30 das fun<;oes refletidas nas s~ries documentais
que se quer avaliar para estabelecer a
destinalfao dos documentos. Alias, a avalialf1io era 0 grande objetivo do
grupo de trabalho de Madri quando estabeleceu os parltmetros da amilise tipol6gica relacionados adiante. Essa aplicac;ao dos estudos diplom.aticos foi bastante inovadora e ja tern dado bans frutos.
Comparando-se
as duas metodologias - a da analise diplomatica e a da analise tipol6gica -, pode-se estabeleeer alguns preceitos.
Na diplomatica, a analise tipol6gica parte da especie. A identifica~
'<30 diplomatica
de urn documento,
portanto,
independe
das caracterls-
dico-administrativo
para 0 qual ela esta servindo de melo;
a tramita'<30 (procedimento de gestao) corresponde au eorrespondeu
a expressao diplomatica, ja que 0 ato implidto na espooe tern trAmi-
tes obrigat6rios;
0 levantamento
dis relalfoes internas do conjunto documental ao qual
a unidade estudada pertence nao deve ser feita, uma vel. que a verificaljiio diplomatica
independe
das caracterlsticas
de Madrid, s.d.
do cOl1junto .
da prove-
,..
.,
>
ho-
o os procedimentos
de gestao .sao sempre os mesmos, quando se da: a
tramita~o isolada dos documentos isoladosi
o os conjuntos (series) formados pelas mesmas especies recebem na
avalillljio uniformidade de vig~ncia e de prazos de guarda au eliminalj:i1o;
a na constitui'r3-0 do fundo e de suas subdivisoes,
estao sendo dispersosi
o os documentos
os conjuntos
nao
o
o
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o
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