CARACTERSTICAS ESENCIALES DE LOS INFORMES DE DESEMPEO

Se requieren un esfuerzo considerable y tiempo de la administracin para desarrollar los planes de

utilidades para una empresa. El esfuerzo se justifica principalmente porque las actividades de todas las
subunidades deben orientarse a los objetivos de la empresa. Cada rea o centro de responsabilidad de una
compaa desempea un papel prescrito y necesario para alcanzar los objetivos de la entidad. El
cumplimiento del plan es vital. Para asegurar el logro de los objetivos es necesario el control; ste tiene
numerosas facetas y entre las ms importantes estn los informes internos de desempeo. Por lo tanto, en
la planificacin y control integral de utilidades, los informes de desempeo son vitales. El objetivo central
de estos informes es la comunicacin de las mediciones del rendimiento personal, de los resultados reales
y de las variaciones correspondientes.
Adems de sus efectos sobre el control, los informes de desempeo dan a la administracin la
oportunidad de ejercitar su sexto sentido y su intuicin en todas las facetas de las eficiencias
operacionales. Los informes de desempeo plantean problemas crticos de comportamiento porque se
puntualizan y reportan tanto la ineficiencia como la eficiencia de las personas. Los informes de
desempeo deben conformarse y adecuarse a las caractersticas del medio ambiente de que se trate; sin
embargo, podemos generalizar acerca de ciertos criterios que rigen su diseo y aplicacin. Los
informes de desempeo deben:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

8.

Amoldarse a la estructura organizacional y al punto en el cual se ha de ejercer el control (es decir,

por reas o centros de responsabilidad).
Disearse en tal forma que faciliten la aplicacin del principio de administracin por excepcin.
Ser repetitivos y relacionarse con cortos periodos de tiempo
Adaptarse a las exigencias de los usuarios principales
Ser sencillos, comprensibles y proporcionar nicamente la informacin esencial
Ser precisos y estables de manera que permita hacer, concretamente, distinciones importantes.
Prepararse y presentarse oportunamente.
Ser constructivos en su tono.

Los tres primeros criterios antes enumerados sugieren un formato bsico en el diseo y aplicacin de los
informes de desempeo.

Superior Manufacturing Company informes de desempeo pueden

1) relacionarse con la estructura organizacional,
2) disearse para identificar las partidas excepcionales que son controlables
3) relacionarse con horizontes especficos de tiempo.

Obsrvense los cuatro niveles de la administracin y la organizacin de lnea, desde el presidente, que
descienden hasta el supervisor (gerente) departamental de Maquinado No. 2.
15-2 muestra el informe de desempeo en febrero para cada nivel de la administracin y
la integracin de estos informes

ADPTENSE LOS INFORMES DE DESEMPEO

A LAS NECESIDADES DEL USUARIO
El grado en que los distintos gerentes utilizan sus informes de desempeo depende de numerosos factores,
algunos de conducta y otros de carcter tcnico. Un factor fundamental es el grado en el que los informes
de desempeo sirven a las necesidades de medicin y de toma de decisiones de los usuarios. La
comunicacin es un delicado problema de administracin pero se facilita con el uso de los informes de
desempeo si se toman en cuenta las necesidades y experiencias de los usuarios; la manera de responder
de un supervisor de departamento es distinta a la de un vicepresidente.
El personal de la administracin superior necesita informes que presenten un resumen completo y
fcilmente comprensible de los aspectos globales de las operaciones, as como una clara identificacin de
los sucesos ms relevantes. Los resmenes deben estar respaldados con suficientes detalles para facilitar
el rastreo de las desviaciones importantes hasta su origen
La administracin del nivel intermedio suele definirse, generalmente, como aquellos miembros de la
administracin que tienen a su cargo la direccin de las principales subdivisiones del negocio como son
ventas, produccin y finanzas. La administracin del nivel medio es responsable de desempear las
funciones asignadas a las subdivisiones, de acuerdo con las polticas y objetivos generales establecidos
por la administracin superior; se encuentra ms cerca de las operaciones y se interesa ms por stas que
la administracin superior, si bien sta tambin tiene importantes funciones de planificacin. Los
informes de desempeo para la administracin del nivel medio, aun cuando incluyen datos resumidos,
tambin se caracterizan por sus datos detallados sobre las operaciones rutinarias
La administracin del nivel inferior (supervisores departamentales) se preocupa de manera primordial
por la coordinacin y el control de las operaciones diarias. En consecuencia, los informes de control
deben orientarse principalmente a la produccin y el control de los costos. Los informes para los
supervisores deben ser detallados, sencillos, comprensibles y limitados a los conceptos que se relacionen
en forma directa con sus responsabilidades operacionales.
Las formas de comunicar la informacin financiera pueden clasificarse, en trminos generales, como
sigue:

Por escrito:
a Estados financieros formales.

b Estadsticas tabuladas.
c Exposiciones narrativas escritas.
d Razones y otros indicadores del desempeo (o rendimiento).
Representaciones grficas:
a Grficas.

Diagramas e imgenes
Verbales:
a Reuniones de grupo.

Plticas con los empleados

La exposicin verbal debe ser una parte importante del sistema de informes internos en toda
la organizacin. Para explicar y discutir el informe de desempeo, los contralores y los directores
de presupuestos deben alentar la prctica de celebrar reuniones de ejecutivos en las que se presente
dicho informe. La presentacin verbal es importante porque a veces la interpretacin y el
nfasis son ms difciles de lograr en otras formas de exposicin. Adems, de este modo los gerentes
tienen una forma de lanzar preguntas y traer a discusin puntos que no estn claros, asegurando
as la comprensin y la comunicacin ple
Mantnganse los informes tan sencillos como sea posible
y nicamente con lo esencial
Los informes de desempeo deben estandarizarse hasta un punto razonable. Los gerentes llegan
a acostumbrarse a cierta terminologa, a ciertos formatos y mtodos de presentacin y saben
en dnde buscar informacin especfica. Cambiar de manera indiscriminada los formatos y la
terminologa
puede convertirse en una fuente de descontento. Adems de la conveniencia de estandarizar
los informes de desempeo debe prestarse una atencin constante a su mejoramiento, lo
que necesariamente implica cambios; sin embargo, los cambios recomendables, si se hacen en un
momento oportuno y se explican adecuadamente, por lo general pueden realizarse con un mnimo
de confusin.
Minimcese el tiempo entre la decisin y el informe
Los informes de desempeo deben estar disponibles con base en la oportunidad. Por lo general,
en la prctica los informes mensuales de desempeo se utilizan para lograr un equilibrio
realista entre la disponibilidad de informacin inmediata y los costos de emitir informes detallados.
Es posible que cuando haya reas en especial problemticas involucradas, se requieran (al
menos durante algn tiempo), los informes de desempeo semanales e incluso diarios, relativos
a dichas reas problema