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AIDE MEMOIRE SUR LA COMPTABILITE

DES PROJETS

Comptabilit Gnrale, Comptabilit Analytique,


Gestion Budgtaire & Reporting

Programme de Renforcement des Capacits en Gestion des quipes des projets


(PRCG II)
Financement FIDA

Copyright FRAO 2014

Publi par la Fondation Rurale de lAfrique de lOuest (FRAO) avec lappui du


FIDA
Ont collabor llaboration de ce guide :

Oumou Wane Tour


Yvette Ahba Agossou
Experts Comptables, membres de lONECCA Sngal

Cette publication a t faite grce a un DON (PRCG II) du Fonds International pour le
Dveloppement Agricole (FIDA). Son contenu ne reflte pas ncessairement lopinion du
FIDA.
FRAO/WARF - 2014

Sommaire
I.

COMPTABILITE GENERALE...................................................................................................8
1.1.

Application de larticle 2 du SYSCOA / OHADA ......................................................

1.2.

Utilisation du compte Charges Immobilises................................................................... 8

1.3. Production de tous les tats prvus par le droit comptable, y compris le compte de
rsultat................................................................................................................................................ 9
1.4.
II.

Comptabilisation des DRF : Ecritures recommandes .................................................. 10


COMPTABILITE ANALYTIQUE .......................................................................................... 13

2.1.

Cadre analytique des projets ............................................................................................ 13

2.2.

Quelques astuces pour la comptabilit analytique dun projet ................................... 14

III.

GESTION BUDGETAIRE ........................................................................................................ 15

3.1.

Elaboration des budgets annuels ..................................................................................... 15

3.2.

Suivi budgtaire .................................................................................................................. 15

3.3.

Les niveaux dapprciation de lexcution budgtaire ................................................. 16

IV.

Quelques astuces pour lutilisation des logiciels de gestion .............................................. 17

V.

Faux amis comptables franais / anglais .............................................................................. 18


5.1.

Exemples comments ......................................................................................................... 18

5.2.

Autres exemples ................................................................................................................. 18

VI.

Gestion des taux de change .................................................................................................... 19

6.1.

Rgle gnrale ..................................................................................................................... 19

6.2.

Exemple de calcul de taux de cession moyen pondr ................................................. 20

LISTE DES SIGLES ET ABBREVIATIONS


FIDA :

Fond International de Dveloppement Agricole

PRCG :

Programme de Renforcement des Capacits en Gestion

FRAO :

Fondation Rurale de lAfrique de lOuest

CM/UEMOA: Conseil des Ministre de lUnion Economique et Montaire Ouest


Africain
DRF :

Demande de Retrait de Fond

GAR :

Gestion Axe sur les Rsultats

DPD :

Demande de Paiement Directe

PTBA :

Programme de Travail et Budget Annuel

RAF :

Responsable Administratif et Financier

RSE :

Responsable Suivi Evaluation

TRMP :

Taux de Cession Moyen Pondr

FIFO :

First In, First Out

SYSCOA :

Systme Comptable Ouest Africain

OHADA :

Organisation pour lHarmonisation en Afrique du Droit des Affaires

ONECCA :

Ordre National des Experts Comptables et Comptables agrs du


Sngal

SAF :

Service Administratif et Financier

PREAMBULE
En 2006, le FIDA et ses partenaires de dveloppement en Afrique de lOuest et du
Centre ont lanc le programme de renforcement des capacits en gestion (PRCG) en
vue damliorer les capacits de gestion du personnel des projets du FIDA dans la
rgion. Dans une optique de prennisation des acquis, le programme a pour finalit
de renforcer les capacits du personnel en matire de gestion et dexcution des
projets en Afrique de lOuest et du Centre et damliorer lchange dexpriences et
de bonnes pratiques pour optimiser la contribution de ces projets la rduction de la
pauvret.
Avec plus dune vingtaine dannes dexpriences dans lexprimentation, la
pratique de diffrents modles organisationnels, de stratgies et de dmarches
novatrices en partenariat avec tous les types dacteurs du dveloppement, et toutes
les chelles (locales, nationales et internationales), la FRAO, en acceptant de grer ce
programme qui est le PRCG sous forme de Don, valorise son exprience et ses
comptences dans la gestion de subvention et dans le domaine du renforcement des
capacits
Le Programme de Renforcement des Capacits en Gestion (PRCG) est dans sa
seconde phase, aprs une premire de 2008 2010 qui a t marque par des
ralisations spcifiques. La seconde phase qui est de 2011-2014 sappuie sur les
principaux rsultats et ralisation de la une premire phase que sont les
enseignements tirs et les exigences des projets situs dans la rgion Afrique de
lOuest et du Centre.

INTRODUCTION
Cet aide-mmoire est destin au personnel comptable et financier des projets de
dveloppement qui sont soumis aux rgles de la comptabilit prive par un acte
juridique. Il sapplique lespace SYSCOA OHADA.
Nota : une traduction en anglais nest pas effectue du fait que lespace vis est francophone.
Un aide-mmoire destin au personnel anglophone devra tenir compte des normes comptables
correspondantes.
Les questions suivantes sont souvent souleves par le personnel comptable et
financier des projets :
- Les projets doivent-ils respecter tous les principes comptables du SYSCOA-OHADA ?
- Est-ce pertinent pour un projet de produire un compte de rsultat ou doit-il se limiter
la production dun bilan et de ltat Ressources-Emplois ?
- Le bilan (la situation patrimoniale) du projet comprend-il les ralisations faites au profit
des populations ou celles-ci doivent-elles figurer dans le bilan des entits
rcipiendaires ?
- Quest ce que la subvention dexploitation pour un projet ?
Beaucoup de cas de figures sont adopts dans les manuels de procdures, dans la
tenue de la comptabilit, voire dans lapprciation des comptes par les auditeurs,
avec comme argument la spcificit des projets. Cependant, si lon applique le droit
comptable SYSCOA-OHADA, il n y a pas dcritures ou de rgles comptables
spcifiques pour les Projets : toutes les critures comptables doivent tre conformes
au SYSCOA- OHADA. Ce sont les oprations des projets qui ont leur spcificit et il
sagit de voir comment les enregistrer dans le respect des normes. Il appartient aux
autorits comptentes en la matire, de dfinir des normes spcifiques pour ce
secteur. En ltat actuel de la lgislation, que ce soit le SYSCOA avant le nouveau
rglement de lUEMOA N 05/CM/UEMOA en date du 28 juin 2013 ou aprs ce
nouveau rglement, les critures prconises dans cet aide-mmoire sappliquent. En
effet, le nouveau rglement permet aux projets dopter pour le rgime gnral et de
produire les tats financiers usuels : bilan, compte de rsultat et tableau des flux de
trsorerie.
Par ailleurs, pratiquement tous les acteurs (bailleurs de fonds, Etat, personnel des
projets...) sont daccord sur la ncessit de produire des rapports financiers soustendus par des donnes issues de la comptabilit. En dautres termes, la confection de
rapports financiers sous tableur en retraitant les donnes comptables est de plus en
plus proscrite.

Il faut mettre en place un systme de gestion intgr pour assurer avec toute la
fiabilit requise, le lien entre la comptabilit gnrale SYSCOA-OHADA et la
comptabilit analytique qui pouse les paramtres dfinis dans les accords signs
avec les bailleurs. Les tableaux spcifiques correspondant lutilisation des fonds des
bailleurs peuvent tre ainsi labors partir de donnes issues de ce systme intgr :
comptabilit gnrale, comptabilit analytique et budgtaire, reporting financier. La
comptabilit analytique recommande ici est un systme simple de ventilation ou
daffectation analytique de chaque dpense sur un code analytique :
-

Par bailleur
Par catgorie de dpenses
Par composante, sous-composante et par activit
Par zone gographique ou selon tout autre critre souhait, selon les
possibilits techniques existantes au sein du projet.

Nous avons galement not dans certains projets des difficults grer les taux de
change, dans les cas o le compte spcial / compte dsign est en devises, avec un ou
plusieurs comptes doprations tenus en monnaie locale. Un exemple simple
dutilisation des taux moyens pondrs de cession interne entre le compte devises et
le/les comptes doprations est fourni dans cet aide mmoire.

I.

COMPTABILITE GENERALE
1.1.

Application de larticle 2 du SYSCOA / OHADA

Il faut rappeler que les entits but non lucratif sont soumises au SYSCOA-OHADA
en vigueur depuis 1998 et 2002 respectivement, dont larticle 2 stipule :
Sont astreintes la mise en place dune comptabilit dite gnrale les
entreprises soumises aux dispositions du Droit commercial, les entreprises
publiques, parapubliques, dconomie mixtes, les coopratives et, plus
gnralement les entits produisant des biens et des services marchands ou non
marchands, dans la mesure o elles exercent, dans un but lucratif ou non, des
activits conomiques titre principal ou accessoire qui se fondent sur des actes
rptitifs, lexception de celles soumises aux rgles de la comptabilit
publique .
Il est noter que larticle 2 reste inchang dans le nouveau rglement
N05/CM/UEMOA.

1.2.

Utilisation du compte Charges Immobilises

Beaucoup de projets de dveloppement utilisent le Compte Charges Immobilises


pour constater les ralisations du projet.
La raison souvent invoque par les pratiquants des charges immobilises pour toutes
les dpenses relatives aux activits du projet est que cette mthode leur permet de
constater au niveau du bilan toutes les dpenses cumules au fil des annes.
Nous pensons que cette raison nest pas valable et que le besoin de suivre les
dpenses cumules dun projet peut tre satisfait dune autre manire. En effet, les
systmes dinformation de gestion qui taient gnralement disponibles jusqu la fin
des annes 90 au niveau de nos zones francophones ne permettaient pas davoir le
cumul des dpenses dun projet au fil des ans. Cest travers le bilan comptable, qui
dans ce cas se confondrait avec le bilan financier, que linformation tait recherche.
Les comptes de charges devant tre solds chaque anne, seul le fait de porter ces
charges au bilan par le biais du compte charges immobilises pouvait permettre de
suivre le cumul.
Mais, avec lavnement des logiciels adapts aux proccupations spcifiques des
projets, cette information est valablement disponible travers les fonctionnalits
appeles Cumul Projet ou Historique Projet ou autre appellation, selon les
logiciels.

Nous pensons galement que les pratiquants de cette mthode ont t influencs par
la classification budgtaire des activits du projet, lintrieur des composantes et
sous composantes, entre les deux catgories suivantes :
-

Investissements et
Dpenses Courantes (ou Fonctionnement)

En effet,
la notion dinvestissement a t assimile tort la notion
dImmobilisation, do les Charges Immobilises. Or, la notion dInvestissement sur
le plan de lanalyse financire ou conomique du projet nest pas lie la notion
comptable dImmobilisation.
A noter que certains comptables enregistrent directement les charges du projet dans
des comptes +de Charges Immobilises, sans passer par le dbit dun compte de
Charges ni par lcriture de Transfert de Charges, ce qui est contraire aux normes.
NOTA : Avec le nouveau rglement No. 5/CM/UEMOA en date du 28 juin2013 modifiant le
SYSCOA qui supprime le compte Charges Immobilises, cette pratique devrait disparatre.

1.3.

Production de tous les tats prvus par le droit comptable, y


compris le compte de rsultat

Selon le SYSCOA OHADA avant le nouveau rglement, les projets, comme toutes
les entits vises par le droit comptable, doivent produire un compte de rsultat,
comme lment des tats financiers requis. Le nouveau rglement leur donne la
possibilit dopter pour la production des tats financiers selon le systme de droit
commun.
Au niveau de ce compte de rsultat, seront portes comme charges toutes les
dpenses effectues, y compris les ralisations faites au profit des bnficiaires. Ces
charges sont couvertes par la subvention dexploitation.
Le compte de rsultat permettra de disposer du total par charge (salaires, carburant,
voyages, etc..) quelle que soit laffectation analytique et de pouvoir ainsi comparer
ces charges dune anne une autre, ou dun projet un autre.
Par contre, il est souvent tabli, quil nest pas pertinent pour un projet financ
100% par une subvention (surtout les projets) de prsenter un rsultat excdentaire
ou dficitaire. La subvention doit tre constate hauteur des charges et le restant
ventuel enregistr comme dette vis--vis du bailleur de fonds utiliser comme
ressource pour financer les dpenses de lanne suivante. Ainsi, le compte de rsultat
peut tre prsent, mais avec un solde nul.

Les dpenses de fournitures de bureau, carburant, transport, honoraires, salaires, etc.


doivent tre enregistrs dans les comptes de charges correspondants dfinis par le
SYSCOA-OHADA. Limputation analytique permettra de porter la dpense au
niveau de la composante, sous composante, activit concerne, de mme que la zone
gographique et dautres paramtres que le projet veut suivre.
Pour les ralisations physiques du projet, plusieurs cas peuvent se prsenter :
- les acquisitions considres comme un patrimoine du projet : dans ce cas il
faut utiliser un compte dimmobilisations;
-

les acquisitions considres comme un patrimoine des collectivits ou


communauts bnficiaires et transmises en l'tat (par exemple des motos ou
des vlos) ; il faut utiliser le compte Dons. En ltat actuel du plan comptable
SYSCOA-OHADA, seul le compte 6582 Dons nous semble appropri.

dans le cas de ralisations d'ouvrages considrs comme un patrimoine des


collectivits ou communauts bnficiaires et qui ncessitent plusieurs types
de dpenses, celles-ci doivent tre enregistres dans les comptes de charges
par nature correspondants. Elles seront par la suite ventiles selon le plan
analytique du projet pour tre imputes lactivit, la sous-composante (si
applicable) et la composante concerne, de mme que les autres codes
analytiques seront renseigns : code bailleur, catgorie de dpenses, etc.

1.4.

Comptabilisation des DRF : Ecritures recommandes


i. Ecriture premire DRF : avance au compte spcial/dsign

Dbit : 521.. Banque


Crdit : 45829.. Fonds Bailleur X, Avance au compte dsign
ii. A lenvoi de chaque DRF
des DRF

: Ecriture passer dans le Journal

Dbit : 4582.. Bailleur X, subvention recevoir


Crdit : 141..Bailleur X, subvention dinvestissement
Crdit : 718..Bailleur X subvention dexploitation
iii. A lencaissement de la DRF : Ecriture passer dans le Journal
Banque
Dbit : 521..Banque
10

Dbit : 631..Frais bancaires (le cas chant)


Crdit : 4582. Bailleur X, subvention recevoir
iv.

A lenvoi de chaque DPD : Ecriture passer dans le Journal


des DPD

Dbit : 4582.. Bailleur X, subvention recevoir


Crdit : 141..Bailleur X, subvention dinvestissement
Crdit : 718..Bailleur X subvention dexploitation
v. A lencaissement de la DPD par le Fournisseur/Prestataire :
Ecriture passer dans le journal des DPD
Dbit : 401/481..Fournisseurs dexploitation ou Fournisseurs dinvestissements
(pour achat dimmobilisations)
Crdit : 4582. Bailleur X, subvention recevoir
vi. Ecritures de constatation du
compte spcial / dsign :

recouvrement de lavance au

Dbit 4582..: Bailleur X, subvention recevoir


Dbit : 45829.. Fonds Bailleur X, Avance au compte dsign
Crdit : 141..Bailleur X, subvention dinvestissement
Crdit : 718..Bailleur X subvention dexploitation
vii. A lencaissement de la DRF : Ecriture passer dans le Journal
Banque
Dbit : 521..Banque
Crdit : 4582
Bailleur X, subvention recevoir
Par exemple : Pour un projet, il a t convenu avec le bailleur de fonds dappliquer
un taux de recouvrement de 40% pour les DRF des 6 derniers mois. Une DRF de 100
millions CFA dont 5 millions ont port sur des dpenses dacquisitions
dimmobilisations et 95 millions sur des charges a t envoye. Le Bailleur effectuera
11

un virement de 60 millions de Francs CFA et considrera les 40 millions comme


recouvrement partiel de lavance initiale. Les critures suivantes seront passes :
A lenvoi de la DRF:
Dbit 4582... Bailleur X, subvention recevoir

60 000 000

Dbit : 45829.. Fonds Bailleur X, Avance au compte dsign


Crdit : 141..Bailleur X, subvention dinvestissement
Crdit : 718..Bailleur X subvention dexploitation

40 000 000
5 000 000

95 000 000

A lencaissement de la DRF : Ecriture passer dans le Journal Banque


Dbit : 521..Banque

60 000 000

Crdit : 4582..: Bailleur X, subvention recevoir

60 000 000

Le Compte Bailleur peut tre mis en


parallle avec le Compte Clients en
comptabilit des entreprises; un seul
compte suffit (4582) ; il fonctionnera en
dbit et en crdit.
Il faut cependant crer un compte
Avance initiale au Compte Spcial /
Dsign qui sera crditeur jusquau
moment du recouvrement.

12

II.

COMPTABILITE ANALYTIQUE
2.1.

Cadre analytique des projets

La comptabilit analytique rpond aux besoins dinformations de gestion propres


au projet. En effet, lenjeu de linformation financire en industrie et en
commerce, cest de connatre le prix de revient des produits que lon fabrique ou
revend ; de fixer la marge dsire pour dgager un profit et de la partager entre
associs ou de le rinvestir dans le business. Pour les projets, lenjeu de
linformation financire, cest de connatre le cot des activits menes par
rapport au budget approuv par les instances de gouvernance et les bailleurs de
fonds. Cest le but de la comptabilit analytique.
Pour une bonne comptabilit analytique du projet, il faut :
-

Adopter un plan analytique conforme laccord de financement et au design


du projet (cadre logique, table des cots)

Dfinir un plan analytique grce un travail dquipe : Responsable


Administratif et Financier, Comptables, Responsable de Suivi Evaluation,
Directeur / Coordonnateur, ainsi que tous les responsables de composante ou
de programme.

Saisir ensuite le plan analytique comme une partie des paramtres suivre, au
niveau du logiciel de gestion, en cas de gestion informatise de la comptabilit
et du suivi budgtaire.

Tenir la comptabilit analytique au jour le jour en ventilant chaque opration


enregistre en comptabilit gnrale selon le plan analytique :

Par source de financement


Par composante, sous-composante, activit
Par catgorie de dpenses
Par zone gographique
Etc.

Lgalit suivante doit tre tablie :


Balance gnrale = Balance analytique

13

2.2.

Quelques astuces pour la comptabilit analytique dun


projet

A FAIRE
Utiliser la comptabilit analytique
pour dtailler la comptabilit
gnrale

Un seul compte honoraires 6324


suffit en comptabilit gnrale. Au
niveau de la comptabilit
analytique, les codes analytiques
suivants seront crs:
- Formation des Matrones: code
analytique A100
- Formation des Animateurs:
code analytique A200

A EVITER
Il ne faut pas inclure dans le plan analytique des
comptes qui sont dj pris en charge au niveau de la
comptabilit gnrale. Par exemple, le compte Frais
bancaires existe dj en comptabilit gnrale, il nest
pas ncessaire de le remettre dans le plan analytique.
Il en est de mme pour le compte Envoi de DRF . Le
compte Transport de plis existe en comptabilit
gnrale et le libell de lopration suffit pour indiquer
Envoi de DRF la lecture du Grand livre des comptes.
Il ne faut pas dcliner un compte de la comptabilit
gnrale sous plusieurs formes analytiques. Par
exemple, ne pas crer les comptes suivants en
comptabilit gnrale, comme autant de dclinaisons
du compte Honoraires :
-

632410 : Honoraires Formation des Matrones


632420 : Honoraires Formation des Animateurs

Il faut bannir la pratique EXTRA


Il ne faut pas tenir la comptabilit gnrale sur logiciel
COMPTABLE et tenir la
comptable et reprendre la comptabilit analytique sur
comptabilit analytique en lien avec tableur.
la comptabilit gnrale, en
respectant le principe comptable de
la partie double
Il faut utiliser pleinement tous les
outils inclus dans les manuels de
procdures des Projets. En effet,
tous les Projets disposent de
manuels avec par exemple des
formulaires de demande dachat
(ou expression des besoins) et de
paiement bien labores

Faible application du manuel des procdures en


matire dimputation analytique: souvent, toutes les
cases prvues ne sont pas remplies au moment de
ltablissement de la demande dachat ou de la
signature du chque de paiement (ou par caisse). Le
comptable se retrouve ainsi avec un dficit
dinformations analytiques valides par le ou les
responsables techniques concerns.

Matriser les imputations


analytiques pour veiller ce que la
catgorie Fonctionnement et la
composante Gestion et Coordination
soient imputes uniquement pour
les cots qui y sont relatifs

Par exemple, il faut viter la tendance imputer les


dpenses de fournitures de bureau et de carburant la
catgorie Fonctionnement, alors que ces dpenses
peuvent concerner des Ateliers de Formation de
bnficiaires du projet, qui relvent dune composante
technique.

14

III.

GESTION BUDGETAIRE
3.1.

Elaboration des budgets annuels

Le RAF a un rle central dans le processus dlaboration du budget, mais il /elle ne


doit pas tre le matre bord . Il doit, avec le Coordonnateur / Directeur, animer
le processus de budgtisation. Il doit galement jouer un rle de veille sur les
quilibres budgtaires et le respect des conventions et accords, tout en permettant
lorganisation datteindre ses objectifs dans le cadre dune gestion axe sur les
rsultats (GAR).
Par exemple, le RAF doit veiller ce quil ny ait pas de dpassement non autoris au
pralable sur la catgorie Fonctionnement
Le SAF doit avoir comme rfrence:
-

les actions retenues par lquipe technique en vue datteindre les objectifs
du projet, telles que dfinies ci-dessus,
laccord de financement,
le reliquat pour chaque catgorie de dpenses,
ainsi que les conditions de modification budgtaire convenues avec le
bailleur.

Il doit ainsi analyser les actions retenues en fonction des ressources disponibles et
appuyer la Coordination / Direction pour affiner la stratgie dintervention en tenant
compte des ressources disponibles par catgorie et des moyens convenus de
modification budgtaire ou de mobilisation de ressources complmentaires.
Ensuite, le SAF pourra dfinir les modalits de dcaissement et le plan de trsorerie
qui pouse cette stratgie dintervention.

3.2.

Suivi budgtaire

Pour rappel, en amont, au moment de linitiation de chaque dpense, chaque


demandeur dun achat ou dun service doit remplir une demande dachat ou fiche
dexpression des besoins fournissant toutes les informations correspondant la
structure du plan analytique : la source de financement (en cas de bailleurs
multiples), la catgorie de dpense, la composante, la sous composante, lactivit, la
zone dintervention concerne, etc. sur lesquelles la dpense va porter. Nous
recommandons de remplir cette fiche pour toutes les dpenses : recrutement de
consultants, achat de fournitures, achat dquipements, organisation dateliers,
voyages, etc. Comme indiqu plus haut, les manuels des procdures contiennent ces
fiches et la saisie sur le logiciel de gestion doit tre faite au jour le jour.

15

Ainsi, en aval, aprs excution de lactivit et paiement des factures correspondantes,


les services comptables et financiers doivent organiser un retour dinformations vers
le Directeur, les Responsables de Composantes, le RSE et tous les techniciens du
projet. Une revue des grands livres analytiques par ces derniers leur permettra de
valider les dpenses affrentes leurs activits (listes des dpenses qui ont t
imputes sur leurs composantes et catgories de dpenses).
Les totaux intermdiaires de ces grands livres analytiques sont ensuite ports sur les
tats dexcution budgtaire, qui doivent tre aussi fournis lapprciation de
chaque responsable, pour ce qui le concerne.
La plupart des bailleurs de fonds des projets fournissent des modles de tableau
dexcution budgtaire ou de reporting financier. Nous nallons pas reproduire ici
ces modles qui sont disponibles sur les sites web ou fournis avec les conventions ou
accords de financement signs. Grce une comptabilit analytico-budgtaire
approprie, tous les tats demands par les bailleurs de fonds peuvent tre
renseigns.

3.3.

Les niveaux dapprciation de lexcution budgtaire

Le systme intgr de gestion permet de produire les tats dexcution budgtaires


3 niveaux dapprciation.
i.

1er niveau : lEtat des dcaissements effectifs par rapport au


budget. Cet tat ne prend en compte que les sorties banque et
caisse.

ii.

2me niveau : lEtat des ralisations effectives par rapport au


budget, qui regroupe :
- Les dcaissements effectifs ;
- Les dpenses engages (les achats selon la comptabilit
dengagement) non encore dcaisses mais pour
lesquelles les factures ont t reues ou les services ont t
raliss ou les biens rceptionns ;

iii.

3me niveau : lEtat des ralisations effectives, y compris les


engagements juridiques par rapport au
budget. Cela
regroupe les rubriques du deuxime niveau auxquelles
sajoutent les montants engags contractuellement (contrats
signs, bons de commande, etc.), mais qui nont pas encore fait
lobjet de rception, ni de service fait.

16

IV.

Quelques astuces pour lutilisation des logiciels de gestion

Quel que soit le logiciel utilis, il y a des rgles de base respecter par le SAF, pour
son utilisation :
A FAIRE

A EVITER

Supports de saisie produire et valider :


Le SAF doit tenir des fiches dimputation (pour la comptabilit gnrale ET
pour la comptabilit analytique) dment remplies et valides par qui de droit
selon les dispositions du manuel des procdures du projet. La fiche de
demande dachat ou dexpression des besoins est souvent le premier niveau
dimputation requis.

Saisir dans le logiciel comptable sans


traabilit. Il ne faut pas avoir les
imputations en tte ou sur papier
brouillon et ainsi perdre la trace crite des
imputations valides.

En cas dinformatisation aprs dmarrage du projet :


Le SAF doit, pour le rattrapage de la saisie de la comptabilit, aller
directement au dbut de lanne de rattrapage. Cest fastidieux et presque
inutile de vouloir rattraper toutes les annes prcdentes en saisie dtaille. Il
suffit de mettre en Report nouveau les cumuls audits des annes
prcdentes.
Pour la comptabilit gnrale, lcriture de bilan douverture devra tre
saisie.
Pour les donnes analytico-budgtaires, le Reprsentant du vendeur du
logiciel indiquera les modalits pour saisir les dpenses cumules par
composante, sous composante, activit et par catgorie, pour chaque
financement.

Eviter de saisir dans le logiciel le budget


dtaill pluriannuel (cost tab): cela peut
crer une lourdeur inutile, du fait que la
plupart des budgets font lobjet dune
approbation formelle anne par anne
(PTBA). Les logiciels permettent de faire
le cumul des budgets approuvs et saisis,
au fur et mesure des annes de mise en
uvre.

Impression rgulire et circulation de linformation financire, aussi bien


pour les journaux et grands livres de la comptabilit gnrale que pour les
donnes analytico-budgtaires.
Sans verser dans le gaspillage de papier, il faut imprimer rgulirement les
tats produits par le logiciel

Eviter davoir dire : je nai pas imprim


ltat dexcution budgtaire (ou le grand livre
analytique) parce que a fait beaucoup de
pages !!

Pour la plupart des logiciels de la place, il est possible de convertir facilement


les tats comptables analytiques et budgtaires en fichiers PDF. Ainsi,
dfaut daccs au rseau pour consulter les donnes du logiciel par les
membres de lquipe autres que le SAF (par exemple RSE, Responsables de
Composante, Coordonnateurs), les versions PDF peuvent tre envoyes par
email, pour information, vrification, validation, etc. De plus, certains tats
seront imprims pour faciliter la lecture, sur une base rgulire.
Il faut assurer des sauvegardes (back up) compltes hebdomadaires /
mensuelles des donnes du logiciel sur le disque dur et sur disque externe ou
tout autre support scuris, lintrieur et lextrieur du bureau.
Il faut galement mettre en place un logiciel anti virus au niveau de tous les
postes comptables.

Eviter de penser que la seule solution au


partage des informations sur le logiciel est
la mise en rseau avec accs la
consultation directe sur ordinateur, des
donnes du logiciel.

Il ne faut pas confondre Engagement


Comptable et Engagement Juridique .
Cette confusion est souvent faite car les
logiciels de gestion comptable permettent
de suivre les engagements juridiques,
avec le module Suivi des Marchs,
Contrats, etc.

17

V.

Faux amis comptables franais / anglais


5.1.

Exemples comments

Il arrive que la communication financire soit biaise par les faux amis comptables ou
financiers en anglais ou en franais.
Trois exemples nous permettent dillustrer des cas vcus de quiproquo ; le tableau
qui suit donne galement quelques cas qui peuvent tre source de confusion.
- Opinions daudit : En franais, lopinion la plus favorable est celle qui dit que
les comptes sont certifis sans rserve.
En anglais cette opinion est dite unqualified et celle avec rserves est dite
qualified .
- Priodicit de production de rapports, par exemple. Le terme quarterly signifie
trimestriellement et non tous les quatre mois.
- Financial arrangements est un terme utilis en anglais pour parler des
dispositions en matire de gestion financire (rglementaires/ lgales ou
convenues). Traduit en franais comme arrangements financiers ou arrangements
en matire de gestion financire serait plutt inappropri car le terme
arrangements en franais voudrait dire que les dispositions (rglementaires /
lgales / convenues) ne sont pas respectes et quune disposition spciale
(arrangement) a t trouv.

5.2.

Autres exemples
FRANAIS

ANGLAIS

Balance

Trial balance

Bilan

Balance sheet

Solde, reliquat

Balance

Mobilier

Furniture

Fournitures

Supplies

Amortissement

Depreciation

Comptabilit analytique

Cost accounting

Dpenses relles

Actual expenditures

Etat dexcution budgtaire

Budget vs. Actual

18

Dpenses actuelles

Current expenditures

Trimestre/ Trimestriellement

Quarter / Quarterly

Documents, manuels (de formation)

(Training) Materials

Matriel

Equipment

Significatif / Seuil dimportance

Material / Materiality

significative
Charge (au sens comptable du terme)

Expense

Dpense(s)

Expenditure (s)

Opinion daudit sans rserves

Unqualified audit opinion

Opinion daudit avec rserves

Qualified audit opinion

Dispositions en matire de gestion

Financial Arrangements

financire
Immobilisations Financires

Investments

(terme comptable : poste du bilan)

(terme comptable : poste du bilan)

Flux de trsorerie

Cash flow

NOTA : Le mot cash flow est utilis en


franais pour dsigner la marge brute
dautofinancement.
Mais il ne faut pas traduire le mot anglais
cash flow par marge brute
dautofinancement.

VI.

Gestion des taux de change


6.1.

Rgle gnrale

Dans les cas o le compte spcial / compte dsign est en devises, avec un ou
plusieurs comptes doprations tenus en monnaie locale, le projet utilise le taux de
cession du compte devises vers un compte en monnaie locale pour valoriser en
devises les dpenses effectues en monnaie locale. Cela permettra dlaborer ltat
de reconstitution du compte spcial / dsign sans cart par rapport au change.
Un exemple simple dutilisation des taux moyens pondrs de cession interne entre
le compte devises et le/les comptes doprations est fourni ci-dessous.

19

Deux mthodes sont possibles pour calculer le taux de cession applicable pour une
priode:
1. Prendre les taux de cession un par un selon lordre de rception :
premier entr, premier sorti (ou first in, first out : FIFO).
2. Prendre le taux de cession moyen pondr de la priode, en appliquant la
formule suivante :
Taux de cession moyen pondr (TRMP) de la priode :
TRMP = Total fonds reus en devises / Total fonds reus en monnaie locale.

6.2.

Exemple de calcul de taux de cession moyen pondr


Montant en
Monnaie Locale

Montant en dollars
US

31/07/2011 Solde ouverture priode

87 075 811

13 127,02

02/08/2011 Premire opration

664 775 860

100 000

10/08/2011 Deuxime opration

667 439 460

100 000

24/08/2011 Troisime opration

537 204 672

80 000

1 956 495 803

293 127,02

Dates

Libells

Total fonds disponibles


Taux moyen pondr de
cession

6 674,57

31/08/2011 Dpenses aot

1 570 376 788

235 277,72

31/08/2011 Solde fin aot

386 119 015

57 849,30

Taux moyen pondr utiliser pour la DRF concernant les dpenses du mois daot : 6 674 ,57
01/09/2011 Solde ouverture septembre
29/09/2011 Cession
Total fonds disponibles
Taux moyen pondr de
cession

386 119 015

57 849,30

200 586 189

30 000

586 705 204

87 849,30
6 678,54

Taux moyen pondr utiliser pour la DRF concernant les dpenses du mois de septembre : 6
678,54

20