Grup Apoyo Administrativo

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Cdigo
Regional +
Cdigo del
Grupo
010
Copia
Soporte
Electr
nico
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
DESPACHO DEL COORDINADOR DE

APOYO ADMINISTRATIVO -
AUTORIZACIONES
01
Archivo
Gestin
Disposicin
Documentos de trmite, cumplido el tiempo de

retencin el soporte electrnico se eliminar, porque
no generan valores secundarios, Los originales en
soporte fsico se conservan en los expedientes de
los contratos respectivos.
Autorizaciones Contratacin
Apoyos Administrativos
104
093
Estudio de Conveniencia y Oportunidad

Certificaciones
Solicitud de Autorizacin
Autorizaciones Direccin General
Instructores
X
X
X
X
X
X

Certificaciones
Mantenimiento
X
X
X
X
X
X

Certificaciones
INFORMES
X
X
X
X
X
X
HOJAS DE VIDA DE VEHICULOS

Datos Legales
Recibo Pago de Impuestos
Documentos de valor administrativo, se eliminan

una vez el vehculo sea enajenado o rematado
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIN TOTAL
SF= Soporte Fsico
SE= Soporte Electrnico
S=SELECCIN
Soporte Electrnico: BASE DE DATOS
Tecnologa de Conservacin
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
1
Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales

SECRETARA GENERAL Grupo Administracin de Documentos
Versin 2013
Aprobada mediante Resolucin No. 0577 del 27/03/2014

Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Siniestros
Informes de Multas y Comparendos
Seguros del Vehculos Todo riesgo
Seguro SOAT
Certificacin de Revisin Tcnico Mecnica
Solicitudes de Mantenimiento
08
001
08
13
009
Copia
Soporte
Electr
nico
Disposicin
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Archivo
Gestin
Central
SF
Tecnologia de
Conservacin
SE
X
X
X
X
X
X
X
Informes de Gestin
informes
Informes Consolidado
- TALENTO HUMANO -
ACTAS
Actas Comit Convencional
Soporta nicamente la gestin anual de la

Entidad. Esta Informacin est consolidada en
la Direccin de Planeacin, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retencin.
X
La serie documental se conserva en su totalidad
porque soporta decisiones administrativas
Citaciones a Comit
Actas a Comit Convencional
Anexos al Acta
Actas de Comit Sistema Salarial Evaluacin
por Meritos Instructores (SSEMI)
Acta Comit Regional SSEMI
Anexo al Acta
Remisin del consolidado a Direccin General
AUTOLIQUIDACION MENSUAL DE APORTES
Comprobante de Pago
Recibo de Incapacidades EPS
Comprobante de Pago de Pensiones
X
X
X
X
X
X
X
Se elimina cumplido el tiempo de retencin

porque no genera ningn valor secundario.
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
2

Versin 2013

Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Planilla Resumen Detallado de Pago por

Sucursal
Listado de Pagos EPS, Pensiones y ARP
Reportes de Cajas de Compensacin
Reportes sobre Diferencias de Nomina y
Sistema de Seguridad Social
EVALUACINES
066
08
Evaluaciones Sistema Salarial Por Meritos

para Instructores
Solicitud de reclamaciones
Anexo a las reclamaciones
Respuesta a reclamaciones
092
Copia
Soporte
Electr
nico
Disposicin
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Archivo
Gestin
Central
SF
Tecnologia de
Conservacin
SE
X
X
X
X
Documentos de trmite, cumplido el tiempo de

retencin se puede eliminar. Evidencia datos
estadsticos que estn soportados en informes
anuales de gestin.
Se conserva totalmente, como evidencia del

proceso de talento humano, genera valores
secundarios de carcter legal, fiscal e histrico.
Fuente de consulta para garantizar derechos de
los ex funcionarios.
X
X
X
HISTORIAS LABORALES
-Captulo I. Trayectoria LaboralSolicitud empleo

Formato nico de Hoja de Vida
Copia de la Cdula de Ciudadana
Fotocopia de Libreta Miliar
Constancias de Trabajo
Antecedentes Disciplinarios
Resultados Concurso
Solicitud Examen Mdico
Resultado Examen Mdico y Renuncias
Mdicas
Resolucin de Elegibilidad
99
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
3

Versin 2013

Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Contrato o Resolucin de Nombramiento

Comunicacin de Aceptacin de
Nombramiento
Acta de Posesin de Nombramiento
Resolucin de Incorporacin a Planta de
Personal
Adicin a Contrato
Inscripcin en Carrera Administrativa
Resolucin Inscripcin Carrera Administrativa
Notificacin de Resolucin Inscripcin
Felicitaciones
Resoluciones de Ascenso
Constancias de Entrega de Dotacin
Resoluciones SSEMI
Solicitudes de Traslado
Notificacin del Traslado
Resoluciones de Encargo
Acta de Posesin de Encargo
Resolucin de Terminacin de Encargo
Resoluciones de Asignacin Funciones
Resolucin de Terminacin de Nombramiento
Provisional
Certificaciones laborales
Resoluciones de Traslado
Actualizacin Carrera Administrativa
Comunicacin y Resolucin de Sanciones
Llamadas de Atencin
Resolucin Insubsistencia
Notificacin de Resolucin de Insubsistencia
Resolucin de Aceptacin Renuncia
Copia
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Disposicin
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
4

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Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Notificacin Insubsistencia
Examen Mdico de Egreso
Paz y Salvo Administrativo
-Captulo II. Educacin- Capacitacin-Evaluacin
del Desempeo
Certificados de Estudio y Diplomas
Fotocopia de Tarjeta Profesional
Solicitudes Inscripcin Cursos de Capacitacin
Notificaciones de Resultados de Evaluacin
Cartas de Compromiso de Cumplimiento
Capacitacin
Puntaje Acumulado Individual para SSEMI
Permisos de Capacitacin
Resoluciones de Apoyo de Capacitacin
Pregrado Postgrado
Resoluciones de Comisiones de Estudio
Solicitudes de Beca de Estudios
Evaluacin del Desempeo
Notificacin Resultado Evaluacin
Recursos Contra Evaluacin del Desempeo
Resolucin que Resuelve el recurso
Acta de Notificacin
Solicitud de Impedimento
Resolucin de Impedimento y Designacin de
Nuevo Evaluador
Comunicacin Remisoria de la Resolucin
-Captulo III. Vacaciones-Licencias y PermisosResoluciones de Vacaciones
Notificacin Resoluciones
Autorizaciones por Vacaciones Anticipadas
Solicitudes Licencias
Copia
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Disposicin
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
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Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Resoluciones de Licencias
Solicitud de Permisos
Autorizacin de Permisos
Solicitud de vacaciones pendientes
Resolucin de Interrupcin de Vacaciones
Notificacin de Resoluciones
-Captulo IV. Pagos y DeduccionesAutorizaciones de Descuento Sindical
Solicitud de Cesantas
Liquidaciones de Cesantas
Resolucin de Pago de Cesantas
Formularios Declaraciones de Renta
Libranza Servicio Mdico
Afiliacin y Retiro Seguro Social o EPS
Afiliacin Fondo de Vivienda
Afiliacin Fondo de Cesantas
Afiliaciones cajas de Compensacin
Afiliacin Fondo de Pensin
Afiliacin Fondo Nacional del Ahorro de
Vivienda
Resolucin Pago por Bonificacin y Prima de
Antigedad
Solicitudes de Embargo
Descuentos por Embargo
Levantamientos de Embargo
Solicitud de cuota parte Pensional
Certificados DIAN
Respuesta a Solicitud de Cuota Parte
Pensional
Copia
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Disposicin
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
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Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Copia
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Disposicin
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
-Captulo V. Bienestar Social e

IncapacidadesRecomendaciones Mdicas y Tratamientos
Especiales
Informes Accidentes Laborales
Incapacidades Laborales
Registros Civiles Funcionarios, Matrimonio e
Hijos
Resoluciones Auxilio Funerario
Resoluciones Prstamos Calamidad
Domstica
NOMINA
141
01
Planillas de Nmina
X
X
X
X
X
X
Planilla de Nmina
Resumen de Nmina
Listado de Bancos
Certificacin de Pago de Nmina
Reportes de Tiempo Suplementario
Resoluciones de Nombramiento Provisional y
Ordinarios
Certificacin de Cuenta bancaria
Contratos de Aprendizaje
Contratos de Trabajador Oficial
Conservar totalmente como garante de derechos

fundamentales de los ex funcionarios, genera
valor secundario de carcter legal, fiscal e
histrico, se aplicar el proceso de
microfilmacin con fines de respaldo y consulta,
en concordancia con el Decreto 2527 de 1950 y
3354 de 1954, el Acuerdo 039 de 2002 del AGN.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
7

Versin 2013

Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Resoluciones Novedades de personal,

Quinquenios, Prima Tcnica, Prstamos
Calamidad, Vacaciones en dinero
Licencias no remuneradas
Libranzas de Servicio Mdico Asistencial
Solicitud de Auxilio Educativo T.O.
Solicitud de Auxilio para Anteojos de T.O.
Solicitud de Prima de Nacimiento
Solicitud de Prima de Matrimonio
Embargos
Autorizacin Descuento Prstamos Vivienda
Ascensos T.O
Resolucin Auxilio Funerario
Primas coordinacin
Reducciones de suspensiones
Auxilio Educativo EP
Aportes Voluntarios a Pensin
Reporte de liquidacin de Viticos
40
Copia
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Disposicin
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONTRATOS
03
Contratos de Trabajadores Oficiales
Aviso de Traslado Horizontal

Listado de elegibles
Acta de Inscripciones
Hojas de Vida de Aspirantes Inscritos
Listado de Admitidos
Reclamaciones
20
Cumplido el tiempo de retencin se hace una

seleccin cualitativa, de aquellos contratos cuya
cuanta y objeto incidieron en el cumplimiento de
la misin de la entidad y generan valor
secundario como fuente histrica de consulta
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
8

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Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Respuesta a Reclamaciones
Prueba Psicotcnica
Registro de Resultados de aplicacin de
Pruebas Psicotcnica
Prueba de Conocimiento Tcnico terico y
Practico
Lista de Resultados
Reclamaciones
Respuesta a Reclamaciones
Citaciones a Entrevista
Formato de Resultados de Entrevista
Formato de Calificacin de Hoja de Vida
Lista de Resultado de la Calificacin
Informe de Resultados
Acta Final del Concurso
Lista de Elegibles
Modificacin del Contrato
Contrato a termino Indefinido
Copia
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Disposicin
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Asensos
Solicitudes de Ascenso
Planillas de Evaluacin de T.O.
Modificaciones al Contrato
INFORMES
104
08
X
X
X
Informes de Gestin
Informes
Anexos o Soportes
VIVIENDA

X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
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Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
001
15
02
Central
ACTAS
Actas Comit vivienda
SF
Tecnologia de
Conservacin
SE

Citaciones a comit
Actas a Comit Convencional
Anexos al acta
004
Copia
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Archivo
Gestin
Soporte
Electr
nico
Disposicin
X
X
AFILIACIONES
Afiliaciones o traslados al Fondo Nacional del
Ahorro
Formulario de Afiliacin
Comunicacin de Aceptacin
Remisin de Formulario al Fondo Nacional
del Ahorro
Notificacin a Gestin Humana
Notificacin de Retiro de la Entidad
Solicitud de Retiro total o Parcial de Cesantas
Remisin de Novedad a Direccin General
Los documentos se eliminan porque pierde

vigencia administrativa y no genera valores
secundarios
Cumplido el tiempo de retencin se elimina

porque no genera ningn valor secundario
X
X
X
X
X
X
X
DEVOLUCIONNES
052
01
Devolucin de Ahorros
Solicitud Devolucin de Ahorros o copia
Acto Administrativo de Desvinculacin con
Soportes
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Certificacin de Valor Ahorrado
Resolucin y Notificacin
165
X
X
X
X
X
X
X
PRESTAMOS
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
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Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
02
Prestamos de Vivienda
Copia
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Disposicin
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
Cumplido el tiempo de retencin se elimina el

soporte papel en el archivo de gestin, porque
no genera valores secundarios y se conserva el
soporte digital, el tiempo de retencin se cuenta
a partir del levantamiento del Gravamen
hipotecario.
Solicitud y Aprobacin
Solicitud de Prstamo (carta y formulario)
Notificacin de Aprobacin
Acta de Aprobacin del Crdito
X
X
X
Estudio de Ttulos
Solicitud de avalo comercial
Avalo Comercial
Solicitud de Capacidad de Pago
Certificacin de Capacidad de Pago
Certificado de Tradicin y Libertad
Estudio Jurdico de Ttulos
Sistema de amortizacin del Crdito
Autorizacin de Descuento
Solicitud de Inclusin en Seguros de Incendio
y Vida
Escritura Pblica de Hipoteca al SENA
Certificacin de Tradicin y libertad de
Hipoteca al SENA
Autorizacin de Desembolso
Solicitud de Correccin de Escrituras
Remisin a Contabilidad para Desembolso
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Abonos, Pre liquidaciones

X
Solicitudes
Liquidaciones
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
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Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Copia
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Disposicin
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
Documentos Soportes
Refinanciacin
Solicitud
Estudio Socioeconmico y Soportes
Antecedentes Crdito
Certificado de Capacidad de Pago
Comunicacin Aprobacin y Refinanciacin
Acta de Aceptacin
Modificacin de la Escritura
Acta de Aceptacin
Escritura Modificada
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Cancelacin Hipoteca
Solicitud
Paz y salvo
Minuta
X
X
X
X

Cambio de Garanta Hipotecaria
Solicitudes
Respuesta a la Solicitud
Avalu Comercial
Estudio de Ttulos
Escritura Publica
Documentos Soportes
X
X
X
X
X
X
X
Cobros
Actas de Acuerdo de Pagos
Cobro Persuasivo
Soportes de Cobro
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
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Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Remisin a Cobro Coactivo
03
Prstamos sobre Ahorros Fondo

Nacional de Vivienda
01
REGISTROS
Registros de Cartera de Vivienda
02
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
Cumplido el tiempo de retencin se elimina en el

archivo de gestin, porque no genera valores
secundarios, el tiempo de retencin se cuenta a
partir de la cancelacin del crdito y la
devolucin del pagare.
X
X
X
X
X
X
X
Listado de activos, pensionados y

ex funcionarios
Cartera de ahorros y prstamos sobre ahorros
REPORTES
192
Archivo
Gestin
Solicitudes de Prstamos Sobre Ahorros

Solicitud Capacidad de Pago
Capacidad de pago
Certificacin de Disponibilidad Presupuestal
Autorizacin de Descuentos
Pagar
Resolucin de Prstamo
189
Copia
Soporte
Electr
nico
Disposicin
Cumplido el tiempo de retencin se presenta

ante el comit de desarrollo administrativo para
su disposicin final.
X
X
Reporte de Viticos Para Acumulados
Documento de trmite, eliminar una vez

cumplido el tiempo de
Orden de viaje
-UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
001
16
ACTAS
Actas Disposicin Final de Documentos
Actas de Eliminacin Actas

Anexos
Actas Aclaratorias a la Radicacin

porque soporta decisiones administrativas.
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
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Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Actas de Microfilmacin
Anexos a las Actas
Actas Iniciales y Finales de Microfilmacin
Planillas de Revelado y Control de Calidad
46
CONSECUTIVO
01
02
Consecutivo de Acuerdos
Acuerdos
Consecutivo de Resoluciones
Resoluciones
Actas de Posesin
Actas de Notificacin
03
Consecutivo de Correspondencia Recibida
05
06
Central
SF
Tecnologia de
Conservacin
SE
X
X
X
X
X
X
X
X
INDICES CONSECUTIVOS
04
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Se conserva totalmente.
Refleja decisiones
administrativas de obligatorio cumplimiento y
genera valores secundarios.
Se digitaliza
certificadamente para facilitar y agilizar la
consulta.
Cumplido el trmino de retencin se eliminan las

comunicaciones en
soporte papel, que no
formen parte de una serie documental
especfica.
Comunicaciones
103
Archivo
Gestin
Consecutivo de Circulares
Circulares
04
Copia
Soporte
Electr
nico
Disposicin
ndices Consecutivos de Circulares

ndices
ndices Consecutivos comunicaciones
Producidas
ndices
ndices Consecutivos comunicaciones
Recibidas
Documento de control. Se elimina cumplido el

tiempo de retencin porque terminado su valor
administrativo, no soporta valores secundarios
.
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
14

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Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Copia
Soporte
Electr
nico
07
ndice Diario de Comunicaciones Recibidas

ndices Consecutivos Contratos
X
X
ndices
ndices Consecutivos de Resoluciones
09
ndice Diario de Resoluciones

X
COMPROBANTES
Comprobantes de Entrega de
X
Comunicaciones y Otros Envos Postales
X
Controles de Entrega
X
Planilla por Dependencias, Regionales y
Medio Externo
Solicitudes de Envos Especiales, Reclamaciones
y Perdida
Reclamos
X
Respuestas
REGISTROS
Registros del Servicio de Informacin y
consulta
Solicitud de Informacin
X
X
Consulta de Documentos (F001-P005-GD)
Solicitud de Prstamo
X
X
Prstamo de documentos (F002-P005-GD)
036
01
189
02
212
104
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Formato de Inventario de Transferencias
Primarias
Formato de Inventario Documentales por
Dependencia
INFORMES
Disposicin
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Tecnologia de
Conservacin
Archivo
Gestin
Central
Se elimina porque no genera valores

secundarios. Solamente soporta la gestin..
Documento de trmite. Cumplido el tiempo de

retencin se puede eliminar.
SF
SE
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Herramienta archivstica de permanente

actualizacin,
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
15

Versin 2013

Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
08
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Central
Informes de Gestin
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin

Se microfilma segn lo establecido en los

decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954. Una
vez cumplido el tiempo de retencin, se elimina
el soporte papel y se debe dejar constancia en
Acta de Eliminacin, segn lo establecido en el
Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el
Archivo General de La Nacin.
X
X
Informes
Anexos o Soportes
- REA DE PRESUPUESTO -
007
Copia
Disposicin
ASIENTOS DIARIOS DE INFORMACIN

PRESUPUESTAL
Actas de Cancelacin de Reservas

presupustales de Oficio
Actas de Liquidacin de Contratos o
Prestacin de Servicios
Actas de Suspensin de Contratos o
Prestacin de Servicios
Actas de Reanudacin de Contratos o
rdenes de Prestacin de Servicios
Actas De liquidacin de Convenios
Adiciones y Modificaciones a Contratos
Actas de Suspensin de Convenios
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Actas de Reanudacin de Convenios

Contratos Adquisicin de Bienes o Servicios
Contratos de Prestacin de Servicios
Personales
Cuentas de Cobro
Cuentas de Servicios Pblicos
Cuentas de Servicio Mdico
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
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Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Relacin de Cuentas del Servicio Mdico

Ordenes de Viaje y Anticipo de Viticos
Ampliaciones de Comisin
Solicitudes de Certificados de Disponibilidad
Presupuestal
Certificados de Disponibilidad Presupuestal
Resoluciones de Prstamo de Calamidad
Domestica
Resoluciones De modificacin Presupuestal
Contratos
Certificados de Registro Presupuestal
Certificados de Existencia y Representacin
Copia del RUT
Copia Cdula de Ciudadana
Certificaciones Bancarias de Contratistas
08
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Central
SF
Tecnologia de
Conservacin
SE
X
X
X
X
X
X
X
x
X
X
X
X
X
Relacin de Costos de Desplazamiento de

Consejeros
Resolucin de Reconocimiento y Pago de
Prestaciones Sociales
Relacin de pago por Conciliaciones y
Sentencias Judiciales
Informe de Ejecucin Presupuestal de Gestin
por Dependencia de Funcionamiento de
Inversin
Resolucin de Modificaciones Presupuestales
INFORMES
104
Copia
Disposicin
X
X
X
X
X
Informes de Gestin

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
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Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Central
Tecnologia de
Conservacin
SF
SE
X
X
Informes
Anexos o Soportes
001
Copia
Disposicin
REA DE CONTABILIDAD -
ACTAS
14
Actas Comit Sostenibilidad Contable
Convocatorias
Acta
Anexos al Actas
036

porque soporta decisiones administrativas.
X
X
X
COMPROBANTES
02
Comprobantes Diarios de Contabilidad
Comprobante de Contable
Legalizacin de Ordenes de Viaje y Anticipo

de Viticos
Actas de Responsabilidad Fiscal
X
X
Asiento de ajustes y Anlisis Financieros

Cuenta de Cobro y Comprobante de Pago

Solicitudes de Ajustes y Reclasificaciones

Contables
Distribucin IVA a Regionales
Resolucin de Pensiones del Seguro Social
Avalos de Bienes Muebles
Actas de Avance de Obras
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
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Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Informe de Interventora
038
Copia
Soporte
Electr
nico
Disposicin
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Tecnologia de
Conservacin
Archivo
Gestin
Central
Se elimina cumplido el tiempo de retencin.
Cumplido el tiempo de retencin se elimina

porque no genera ningn valor secundario
Soporta nicamente la gestin anual de la Entidad.

Esta Informacin est consolidada en la Direccin
de Planeacin, por tanto se elimina una vez
culminado el tiempo de retencin.

seleccin cualitativa, de aquellos contratos cuya
cuanta y objeto incidieron en el cumplimiento de
la misin de la entidad y generan valor
secundario como fuente histrica de consulta
SF
SE
CONCILIACIONES
01
Conciliaciones Bancarias
X
X
Extractos Bancarios
051
Solicitudes de Aclaracin a Movimientos

Pendientes
Aclaraciones a Movimientos Pendientes
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
02
Declaracin de Impuestos municipales y/o

Distritales
Declaracin de Impuestos
X
X
X
Aclaraciones a Requerimientos de la DIAN

104
X
X
INFORMES
08
Informes de Gestin
X
X
Informes
Anexos a Informes
- REA DE CONTRATACIN -
040
CONTRATOS
20
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
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Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
01
Copia
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Disposicin
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
Contratos de Adquisicin de Bienes y

Servicios (Compraventa, Suministro,
Mantenimiento, Obra: Licitacin,
Convocatoria Pblica e Invitacin Pblica,
seleccin Abreviada, Concurso de Meritos,
Contratacin Directa, Mnima Cuanta y Bolsa
Mercantil)
Etapa Preparatoria
Control de Ingreso de Documentos
(F001-P003-DG)
Solicitud Necesidad de la Contratacin
Certificacin verificacin Plan Anual de

Compras o Programas Mantenimiento,
adecuaciones y construcciones
Autorizacin Previa
Anexo 6. Estudio y documentos Previos de
Conveniencia Oportunidad
Modificacin Estudio y documentos previos
Aviso de Convocatoria
X
X
Modificaciones Estudios y Documentos

Previos
Invitacin Pblica
Acto Administrativo que justifica la

contratacin Directa
Proyecto de Pliego de Condiciones
X
X
Observaciones Proyecto e Pliego de

Condiciones
Respuesta a las Observaciones Proyecto
Pliego de Condiciones
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
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Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Manifestaciones
para
Limitacin
de
Convocatoria a My Pimes
Constancia Pblica de las Observaciones y de
las respuestas a las observaciones
Copia
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Disposicin
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
X
X
Etapa Precontractual
Control
de
Ingreso
de
Documentos
(F001-P003-DG)
Acto de Apertura al Proceso de Seleccin
Acto de Suspensin del Proceso
Pliego de Condiciones Definitivo
Constancia Publicaciones SECOP Pliego de

condiciones Definitivo
Adendas
Acta de Audiencia para Precisar Contenido y
Alcance de Pliego de Condiciones
Acta de Audiencia para Revisin y Asignacin
de Riesgos
Manifestacin de Inters en Participar
Resolucin Mediante la cual Conforma la Lista
corta
Acta de Audiencia para Notificar la
Conformacin de Lista Corta
Invitacin a Precalificados para Presentar
Oferta
Conformacin lista Posibles Oferentes y Acta
Audiencia de Sorteo
Constancia Publicacin secop de la Lista
Oferentes
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
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Versin 2013

Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Acta o Informe de Cierre de Proceso y

Constancia de Recepcin de Propuestas
Ofertas Presentadas
Constancia Designada del Comit Evaluador
de Propuestas de la Comunicacin a sus
Integrantes
Acta de Apertura de Urna
Expedicin de Aceptacin de Ofertas
Publicacin de la Invitacin en Pagina Web
Sena
Informe de Evaluacin de las Propuestas:
Jurdica; Tcnica, Econmica, Financiera
Cuadro Comparativo de Ofertas
Informe del Comit Evaluador sobre la
Evaluacin de las Propuestas
Publicacin SECOP Informe Evaluacin de
Propuestas y de traslado del Informe segn el
caso.
Constancia
Verificacin
Interna
sobre
cumplimiento pago de Aportes Parafiscales y
Contratacin de Aprendizaje
Observaciones a Informe Comit Evaluador
Copia
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Disposicin
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Acta de Audiencia de Adjudicacin

Resolucin de Adjudicacin
X
X
Notificacin de Resolucin de Adjudicacin
Etapa Contractual
Control
de
Ingreso
de
Documentos
(F001-P003-DG)
Contrato Radicado o carta de Aceptacin
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
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Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Certificado de Registro Presupuestal
Copia
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Disposicin
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
Recibo de Pago Publicacin del Contrato

Recibo de Pago de Impuesto de Timbre
Pliza de Garantas Exigidas
Adiciones,
Modificaciones,
Aclaraciones,
Prorrogas, Otro si al Contrato
Plizas de Garanta con Ocasin de Adiciones
o Prorrogas al Contrato
Acta de Inicio del Contrato Cuando se
Requiere
Actas de Suspensin y Reanudacin del
Contrato
Certificacin del Supervisor y/o Interventor
sobre Recibo a Satisfaccin para Pago
Informes Peridicos del Supervisor y/o
Interventor de Contrato
Facturas, Cuentas de Cobro, del Contratista
Comprobantes de Entrada a Almacn;
rdenes de Pago y Comprobantes de Egreso
Actas
de
Instalacin
y
Puesta
en
Funcionamiento de los Bienes
Comprobante de Egreso de Anticipo
Carta Contratista sobre Informacin Bancaria
para Transferencias Electrnicas
Resolucin de Incumplimiento y Multas
Constancia de Notificacin de la Resolucin
Recursos contra la Resolucin
Resolucin por la cual se Decide Recursos
Interpuestos
Comprobantes de Pago y soportes
Etapa Pos Contractual -
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
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Versin 2013

Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
02

(F001-P003-DG)
Acta de Liquidacin junto con los Soportes
Requeridos
Contratos de Prestacin de Servicios
Personales
Etapa Preparatoria Control de Ingreso de Documentos
(F001-P003-DG)
Solicitud de Contratacin
Solicitud de Disponibilidad Presupuestal
Etapa Precontractual Control de Ingreso de Documentos
(F001-P003-DG)
Certificacin de verificacin de Inexistencia de
Personal de Planta
Certificacin de Inexistencia de Personal de
Planta
Autorizacin para Contrataros con Objetos
Iguales
Autorizacin Contratacin de Servicios
Personales para Centros de Formacin
Cotizacin y/o Oferta de Servicios
Archivo
Gestin
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Fotocopia de Diplomas y Certificaciones

de Estudio
Certificaciones de Experiencia Laboral
Formato nico de Declaracin Juramentada
de Bienes y Rentas
Copia
Soporte
Electr
nico
Disposicin
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
24

Versin 2013

Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Copia
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Disposicin
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
X
X
Fotocopia de cdula de Ciudadana

Fotocopia Libreta Militar
Certificado de Antecedentes Fiscales
Certificado Antecedentes Disciplinarios
Certificado de Antecedentes Judiciales
Certificado de Idoneidad
Fotocopia RUT
Fotocopia RIT
Documentos de Afiliacin a Salud, Pensiones
y ARL.
Certificacin Bancaria
-Etapa Contractual Control de Ingreso de Documentos
(F001-P003-DG)
Contrato Firmado y Radicado
Registro Presupuestal
Pliza Aprobada
Constancia de publicacin en el SECOP
Designacin de Supervisor y/o Interventor
Pagos y Soportes de Pago
Actas de Suspensin del Contrato
Actas de Reanudacin del Contrato
Adicin y Prrroga
Solicitudes de Adicin y Prrroga
Solicitud de de Disponibilidad Presupuestal
Adiciones y/o Prorrogas
Ampliacin de Pliza Aprobada
Modificaciones
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
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Versin 2013

Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
04
Solicitud de Modificacin
Modificacin
Cesiones
Solicitudes de Cesin
Cesin
Documentacin Soporte de la Cesin
-Etapa Pos -Contractual Control de Ingreso de Documentos
(F001-P003-DG)
Acta de Liquidacin y/o Terminacin
Informe Final
Relacin de Pagos al Contratista
Certificacin de Cumplimiento a Satisfaccin
del Objeto del Contrato
Contratacin de Instructores
Etapa Preparatoria Control de Ingreso de Documentos
(F001-P003-DG)
Plan de Contratacin de Instructores
Solicitud de Disponibilidad Presupuestal
Etapa Precontractual Control de Ingreso de Documentos
(F001-P003-DG)
Certificacin Verificacin de Inexistencia de
Personal de Planta
Certificacin de Inexistencia de personal en
planta
Solicitud de Autorizacin de Contratacin
Copia
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Disposicin
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
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Versin 2013

Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Autorizacin de Contratacin de Servicios

Personales para Centros de Formacin
Registro de Perfiles a Contratar en el Sistema
de Informacin de la Oficina Regional de la
Agencia Pblica de Empleo
Certificacin de Inscripcin en el Banco de
Instructores
Inscripcin en el Registro Nacional de Empleo
Cotizacin y/o Oferta de Servicios
Certificado de Capacidad Idoneidad
Diplomas y Certificaciones de Estudio
Certificacin de Manejo de Plataforma
Blackboard
Certificaciones de Experiencia Laboral
Formato nico de Declaracin Juramentada
de Bienes y Rentas
Fotocopia de cdula de Ciudadana
Fotocopia Libreta Militar
Certificado de Antecedentes Fiscales
Certificado de Antecedentes Disciplinarios
Certificado de Antecedentes Judiciales
Registro de Informacin Tributaria RUT
Registro de Informacin Tributaria RIT
Certificacin de Cuenta Bancaria
Documentos de Afiliacin a Salud, Pensiones
y A.R.L.
Concepto de Exmenes Ocupacionales
Copia
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Disposicin
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
-Etapa Contractual CONVENCIONES

TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
27

Versin 2013

Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original

(F001-P003-DG)
Contrato Firmado y Radicado
Certificado de Registro Presupuestal
Pliza Aprobada
Constancia de Publicacin en el SECOP
Designacin de Supervisor y/o Interventor
Pagos y Soportes de Pago
Actas de Suspensin del Contrato
Actas de Reanudacin del Contrato
Adicin y/o Prrroga
Solicitudes de Adicin y/o Prrroga
Solicitud de de Disponibilidad Presupuestal
Adiciones y/o Prorrogas
Ampliacin de Pliza Aprobada
Modificaciones
Solicitud de Modificacin
Modificacin
Cesiones
Solicitudes de Cesin
Cesin
Documentacin Soporte de la Cesin
-Etapa Pos -Contractual -
Copia
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Disposicin
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

(F001-P003-DG)
Acta de Liquidacin y/o Terminacin
Informe Final del Interventor
Relacin de Pagos al Contratista
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
28

Versin 2013

Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Certificacin de Cumplimiento a Satisfaccin

el Objeto del Contrato
Entrega de Bienes e Informes de Ejecucin
Contractual
104
Copia
Archivo
Gestin
Central
SF
Tecnologia de
Conservacin
SE
X
X
X

Se elimina cumplido el tiempo de retencin.

Informes de Gestin
Informe
- REA DE TESORERA -
038
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Soporte
Electr
nico
INFORMES
08
Disposicin
CONCILIACIONES
01
104
Extractos Bancarios
INFORMES
02
Informe Diario de Tesorera

Certificaciones de Recibo a Satisfaccin
Certificados de Disponibilidad Presupuestal
Certificados de Registro Presupuestal
Recibos de consignacin
Planillas de Pago al Sistema de Seguridad
Social
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
29

Versin 2013

Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Contratos de Bienes o prestacin de Servicios

Contratos
Facturas de Proveedores
rdenes de Pago
Ordenes de Viaje
Paz y Salvos de la DIAN
Planilla de Pago a Contratistas
Solicitud de Reintegro por Excedentes
Relacin de Pago de Nomina por Bancos
104
Copia
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Disposicin
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
Tecnologia de
Conservacin
SE
X
X
X
X
X
X
X
X
X
INFORMES
08
Informes de Gestin
Informes
Anexos o Soportes
021


seleccin cualitativa del 10%, de aquellas bajas
que incidieron en el cumplimiento de la misin de
la entidad y generan valor secundario como
fuente histrica de consulta.
X
X
REA DE ALMACN E INVENTARIOS -
BAJA DE BIENES
01
Baja de Bienes Muebles
Acta Comit de Baja
X
X
Conceptos Tcnicos
Resolucin de Baja
Contrato de Donacin o por Cesin o Venta
104
X
X
Acta de Entrega
INFORMES
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
30

Versin 2013

Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
04
Informes de Almacn
021
01
Archivo
Gestin
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
Se entrega a contabilidad. Se microfilma segn

lo establecido en los decretos 2527 de 1950 y
3354 de 1954. Una vez cumplido el tiempo de
retencin, se elimina el soporte papel y se debe
dejar constancia en Acta de Eliminacin, segn
lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002
expedido por el Archivo General de La Nacin.


seleccin cualitativa del 10%, de aquellas bajas
que incidieron en el cumplimiento de la misin de
la entidad y generan valor secundario como
fuente histrica de consulta.
x
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Informe Diario de Almacn

Notas de Entrada a Almacn.
Nota de Salida de Almacn
Traspaso Entre Cuentadante
Traspaso Despachado
Traspaso Recibido
Reintegros a Almacn
Baja de Almacn
Acta de Alta
Anulaciones
08
Copia
Soporte
Electr
nico
Disposicin
Informes de Gestin
Informes
Anexos a Informes
BAJA DE BIENES
X
X
Baja de Bienes Muebles
Acta Comit de Baja

Anexos al Informe
SERVICIO MDICO ASISTENCIAL
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
31

Versin 2013

Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
001
Soporte Fsico
Original
Copia
Disposicin
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Soporte
Electr
nico
Archivo
Gestin
Central
Tecnologia de
Conservacin
SF
SE
ACTAS
17
004
01
Actas Junta Administradora del Servicio

Mdico Asistencial (SMA)
Citaciones
Agenda de la Reunin
Actas
Anexos del Acta
X
X
X
X
AFILIACIONES
Afiliaciones Beneficiarios Servicio Mdico
Asistencial (SMA)
Solicitud de afiliacin
Los documentos se eliminan porque pierde

vigencia administrativa y no genera valores
secundarios
Conservar totalmente, como evidencia de la

atencin medica dada a los funcionarios de la
entidad, genera valor secundario.
Registro civil de matrimonio
Declaraciones extrajuicio
X
X
Certificados de estudio
Actualizacin de afiliacin al S. M. A.
(F002-I001-GTH)
Fotocopia de documento de identidad
Autorizacin atencin en otra Regional
Autorizacin de pago de Excedentes del
S. M. A. (F003-I001-GTH)
X
X
X
X
HISTORIAS CLINICAS
01
Registro civiles de nacimiento
091

Historias Clnicas Mdicas

Formato de apertura de Historia
(F004-I001-GTH)
Hoja de Evolucin (F006-I001-GTH)
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
32

Versin 2013

Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
Resmenes de especialistas
Epicrisis (cierre expediente)
Frmulas mdicas (F005-I001-GTH)
Referencias y Contra Referencias
(F005-I001-GTH)
Ordenes de atencin con especialistas
Ordenes de laboratorio
Exmenes para clnicos
Resumen de atencin mdica
Certificados de salud
Autorizacin de prestacin de servicios
02
Central
Tecnologia de
Conservacin
SF
SE
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Historias Clnicas Odontolgicas

entidad, genera valor secundario
X
X
X
X
Frmulas Medicamentos (F005-I001-GTH)

Ordenes de Atencin con especialistas
Ordenes de laboratorio
Resumen de Atencin Odontolgica
Certificados de salud
Referencia y Contrarreferencia
(F005-I001-GTH)
X
X
X
X
X
X
X
REGISTROS
05
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Archivo
Gestin
Formato de apertura de Historia

(F004-I001-GTH)
Hoja de Evolucin (F006-I001-GTH)
Resmenes de especialistas
Epicrisis (cierre expediente)
189
Copia
Soporte
Electr
nico
Disposicin
Registros de Atencin del Servicio Mdico

Asistencial
Documento der Control. Se elimina cumplido el

tiempo de retencin, porque terminado su valor
Administrativo, carece de los dems valores,
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
33

Versin 2013

Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
104
Copia
Soporte
Electr
nico
Relacin de Servicios Prestados

(F009-I001-GTH)
Certificacin de Servicios Prestados
(F010-001-GTH)
Relacin de Excedentes de Pago S.M.A.
Remisin de Excedentes a Contabilidad
Cobro de Excedentes S.M.A.
Libranza (F011-I001-GTH)
Archivo
Gestin
Disposicin
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
X
X
INFORMES
07
Informe de Ejecucin Presupuestal
Informe de Excedentes del Servicio Mdico

Informe de Excedentes de Funcionarios
Reintegros Pendientes de Cancelar
08
X
X
X
X
X
X
Informes de Gestin
Informes de seguimiento
Anexos al Informe
Conservar en soporte electrnico, como

evidencia del cumplimiento de las funciones
propias de la dependencia porque genera valor
secundario. El soporte papel se elimina y se
debe dejar constancia en Acta de Eliminacin,
segn lo establecido en el Acuerdo No. 039 de
2002 expedido por el Archivo General de La
Nacin.

SEGURIDAD Y SALUD PARA EL TRABAJO

001
ACTAS
02
Actas Brigada Emergencia

CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
34

Versin 2013

Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
11
25
Citaciones a Reunin
Actas de Reuniones
Actas Comit Paritario de Salud Ocupacional
(COPASO)
Citaciones a Reunin
Actas de Reunin del Comit
Actas de Comit de Convivencia Laboral
Citacin a Reuniones
Actas de Reuniones
061
02
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
X
X

X
X
X
X
X

Documentos de trmite. Cumplido el tiempo de

retencin se puede eliminar. No genera valores
secundarios.

secundarios.
X
X
X
X
X
X
X
X
Acta de Comisin Escrutadora

Registro General de Votantes
Notificacin de Elecciones
Resolucin de Conformacin Oficial del
Comit Paritario de Salud Ocupacional
( COPASO)
Eleccin Representantes Comit de
Convivencia Laboral
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Archivo
Gestin
ELECCIN DE REPRESENTANTES
Eleccin Representantes Comit Paritario de
Salud Ocupacional (COPASO)
Convocatorias a Eleccin
Designacin de Jurados
Acta de Cierre de Mesa
Acta de Instalacin de Mesa
03
Copia
Soporte
Electr
nico
Disposicin
X
X
X
X
Convocatorias a Eleccin
Designacin de Jurados
Acta de Cierre de Mesa
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
35

Versin 2013

Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
X
X
X
Acta de Instalacin de Mesa

Acta de Comisin Escrutadora
Registro General de Votantes
Notificacin de Elecciones
Resolucin de Conformacin Oficial del
Comit de Convivencia Laboral
063
Copia
Soporte
Electr
nico
03
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Tecnologia de
Conservacin
Archivo
Gestin
Central

secundarios.

entidad, genera valor secundario
SF
SE
X
X
X
X
X
ESTADISTICA OCUPACIONAL
091
Disposicin
Reportes de Ausentismo
Reportes a Accidentalidad
Tarjeta Reporte Observacin Entorno
(F001-P007-GTH )
Matriz Reporte Tarjetas Observacin Entorno
(F002-P007-GTH )
Anlisis Trabajo Seguro Responsabilidad
Ambiental (F001-P009-GTH)
Matriz Peligros, Valoracin Riesgos ,
Actividades Rutinaria (F001-P008-GTH)
Matriz Registro Evaluacin y Cumplimiento
Requisitos Legales (F001-P010-GTH)
HISTORIAS CLINICAS
X
X
Historias Mdicas Ocupacionales
X
X
Historia Clnica Ocupacional

Resultados de Exmenes
Campaas de Promocin y Prevencin
Valoraciones Psicolgica para Brigadistas
Valoracin Psicolgica en caso de
Intervencin en Crisis
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
36

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Direccin General
Tradicin
Retencin
Documental
(aos)
CDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Fsico
Original
08
08
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservacin
Seleccionar una muestra cualitativa de aquellos

programas, que por sus caractersticas hayan
marcado un hito histrico en la entidad.

Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo
X
X
X
X
X
Planes de Inspeccin
Orden de Limpieza
Trabajo Seguro en Altura
Prevencin de Sustancias Psicoactivas
104
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Archivo
Gestin
Remisin de Red de Apoyo (EPS, IPS)

Universitarias o Atencin Asistencial en
Clnicas de Salud Mental
PROGRAMAS
170
Copia
Soporte
Electr
nico
Disposicin
INFORMES
Informes de Gestin
Informe por Subprograma
CONVENCIONES
TRADICIN DOCUMENTAL
DISPOSICIN FINAL
SMBOLOS
SF= Soporte Fsico
S=SELECCIN
D= Digitalizacin
M= MICROFILMACIN
E= ELIMINACIN
= Tipo Documental
DIRECCIN REGIONAL
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

DESPACHO DEL COORDINADOR DE

Documentos de trmite, cumplido el tiempo de

Estudio de Conveniencia y Oportunidad

Estudio de Conveniencia y Oportunidad

Estudio de Conveniencia y Oportunidad

HOJAS DE VIDA DE VEHICULOS

Documentos de valor administrativo, se eliminan

Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA

CT= CONSERVACIN TOTAL

SF= Soporte Fsico

SE= Soporte Electrnico

Soporte Electrnico: BASE DE DATOS

SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA

Subserie = Mayscula Inicial negrilla

Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Soporta nicamente la gestin anual de la

Se elimina cumplido el tiempo de retencin

Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA

CT= CONSERVACIN TOTAL

SF= Soporte Fsico

SE= Soporte Electrnico

Soporte Electrnico: BASE DE DATOS

SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA

Subserie = Mayscula Inicial negrilla

Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Planilla Resumen Detallado de Pago por

Evaluaciones Sistema Salarial Por Meritos

Documentos de trmite, cumplido el tiempo de

Se conserva totalmente, como evidencia del

-Captulo I. Trayectoria LaboralSolicitud empleo

Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA

CT= CONSERVACIN TOTAL

SF= Soporte Fsico

SE= Soporte Electrnico

Soporte Electrnico: BASE DE DATOS

SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA

Subserie = Mayscula Inicial negrilla

Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Contrato o Resolucin de Nombramiento

Soporte Fsico: ORIGINAL O COPIA

CT= CONSERVACIN TOTAL

SF= Soporte Fsico

SE= Soporte Electrnico

Soporte Electrnico: BASE DE DATOS

SERIE= MAYSCULA FIJA NEGRILLA

Subserie = Mayscula Inicial negrilla

Grupo de Apoyo Administrativo y sus reas Funcionales

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SE= Soporte Electrnico

Soporte Electrnico: BASE DE DATOS

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