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10 Soluciones Tecnolgicas imprescindibles para tu empresa

Las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin son un gran fuente de conocimiento e
informacin instantnea que han permitido generar un nuevo contexto competitivo, transformando
la gestin empresarial y el modelo de negocio tradicional.
Existen todo tipo de soluciones tecnolgicas que ayudan a la empresa a mejorar su
competitiva, a reducir costes y a mejorar la calidad de sus servicios.
A continuacin se incluyen un listado con las 10 reas ms importantes en la que la
tecnologa pueda ayudar a la empresa. Para cada rea se describe la principal solucin software
disponible para su gestin, y al final del documento hay un esquema con todas las reas y
soluciones clasificadas.

1. Portal web
Los portales web son una de las herramientas indispensables en la empresa, siendo el punto
de entrada de muchos clientes.
Las soluciones de Gestin de Contenidos (CMS) son sistemas que simplifican sobre manera
el trabajo de administracin y mantenimiento de un Portal Web; permiten crear rpidamente
portales con funcionalidades avanzadas, como por ejemplo: contenidos multiidioma, galera
de imgenes, newsletter, foros, blogs, integracin con redes sociales y un largusimo
etctera.
Los beneficios que estas soluciones aportan a la empresa son muchos: nueva puerta de
acceso para los clientes, presencia de la la empresa en nuevos mercados (local, nacional e
internacional), informacin de la empresa disponible 24 horas del da, integracin del portal
con el resto de servicios y recursos de la empresa, etc.

2. Comercio online
El comercio electrnico es otra de las opciones tecnolgicas ms interesantes para la
empresa, ya que permite ampliar las ventas a travs de Internet de forma autnoma.
Existen soluciones de Gestin de Contenidos especializadas para gestionar portales web
orientados al comercio electrnico. Adems de incluir las funcionalidades comunes al resto
de gestores de contenidos, aaden funcionalidades concretas para crear tiendas online de
forma rpida, como por ejemplo: gestin de catlogos de productos, carritos de compra,
pasarelas de pago (transferencia, tarjeta, paypal...), clculo automtico de descuentos,
administracin de los perfiles de usuario, generacin de estadsticas, etc.
Los beneficios que estas soluciones aportan a la empresa son muchos: ampliacin de la base
potencial de clientes, tienda abierta las 24 horas, reduccin de los costes de servicio y de
personal, mejora de los servicios prestados a los clientes, etc.

3. Documentacin
La gestin de la documentacin es un proceso importante para la empresa, especialmente en
organizaciones con un flujo importante de documentacin.
Las soluciones de Gestin Documental (DMS) son sistemas que permiten simplificar
sobremanera la administracin de documentos, como por ejemplo: localizacin,
clasificacin, indexacin, recuperacin, seguridad, control de versiones, flujos de trabajo,
seguimiento de cambios, etc.
Los beneficios que estas soluciones aportan a la empresa son muchos: aumento de la
seguridad, acceso instantneo a la documentacin desde cualquier lugar, reduccin de

tiempos de consulta, clasificacin de documentos y extraccin automtica de datos (facturas,

currculums, contratos, etc), ahorro de espacio fsico y de costes, implantacin de polticas
medioambientales, etc.

4. Trabajo en grupo
El ritmo de trabajo en la empresa requiere de una comunicacin fluida y continua entre sus
trabajadores: contactos, reuniones, correos electrnicos, tareas, documentos, estado de
recursos, etc
Las soluciones Colaborativas (Groupware) son sistemas que permiten estar en continuo
contacto con compaeros, proveedores y clientes, desde un nico punto de acceso y desde
diferentes dispositivos (ordenador, telfono mvil, PDA...). Estas soluciones incluyen
diferentes funcionalidades, algunas de las ms habituales son: correo electrnico, mensajera
instantnea, gestin de contactos, calendarios, intercambio de archivos, gestin documental,
gestin de proyectos, espacios de trabajo, foros, wikis, etc.
Los beneficios que estas soluciones aportan a la empresa son muchos: aumento de la
seguridad, acceso instantneo al estado de los recursos compartidos de la empresa,
informacin de trabajo diaria accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar,
estimulacin de la cooperacin y la comunicacin en la empresa, aumento de la
productividad de los trabajadores, optimizacin de los procesos administrativos, etc.

5. Procesos y recursos
La gestin de los recursos empresariales cubre la administracin de los procesos, recursos y
operaciones de una organizacin.
Las soluciones de Planificacin de Recursos Empresariales (ERP) son sistemas de
informacin gerenciales que ayudar a administrar de forma integrada muchos de los
procesos de la empresa, como por ejemplo: compra/venta, contabilidad, recursos humanos,
almacn, proveedores, proyectos, clientes, etc. La gestin centralizada de estas reas permite
cruzar datos entre diferentes departamentos y facilitar el anlisis de informacin.
Los beneficios que estas soluciones aportan a la empresa son muchos: acceso rpido a la
informacin de los recursos, ejecucin de flujos de trabajo complejos, optimizacin de los
procesos de la empresa, reduccin de tiempos y costes, ayuda a la toma de decisiones, etc.

6. Clientes
La gestin de clientes cubre las reas de la empresa relacionadas con los clientes, la venta y
el marketing.
Las soluciones de Gestin de la Relacin con los Clientes (CRM) son sistemas que permiten
gestionar desde el primer contacto con el cliente hasta la venta, presupuestos, facturacin y
posterior soporte; incluyendo anlisis de nuevas oportunidades de negocios y la gestin de
campaas de Marketing.
Los beneficios que estas soluciones aportan a la empresa son muchos: mejora de la calidad
del servicio prestado a los clientes, reduccin de costes administrativos, optimizacin y
automatizacin del proceso de ventas, informacin de clientes siempre disponible,
posibilidad de analizar informacin para dirigir campaas ms efectivas, etc.

7. Inteligencia de Negocio
En la actualidad las empresas manejan considerables cantidades de datos e informacin
digital. Para aumentar la competitividad de la empresa es necesario transformar dicha
informacin en conocimiento. Esta transformacin de datos en conocimiento se denomina
Inteligencia de Negocio.
Las soluciones de Inteligencia de Negocio (BI) son sistemas de anlisis de informacin que

permiten conocer que est ocurriendo, comprender porqu est ocurriendo, predecir que
ocurrir en el futuro y decidir que acciones deben llevarse acabo. Estas soluciones extraen
informacin del resto de aplicaciones de la organizacin (ERP, CRM, DMS...).
Los beneficios que estas soluciones aportan a la empresa son muchos: reduccin de costes
de administracin, optimizacin de los procesos de la empresa, mejora de la relacin con
clientes/proveedores/trabajadores, simplificacin del anlisis de informacin compleja y la
toma de decisiones, deteccin y resolucin de problemas antes de que se produzcan, etc.

8. Telefona
La gestin de la telefona es para muchas empresas una factor clave, especialmente para
aquellas empresas que ofrecen un servicio de soporte telefnico o hacen un uso intensivo de
la telefona para comunicarse con clientes, proveedores y trabajadores.
Las soluciones de Telefona IP, desde un punto de vista simplificado son sistemas que
permiten realizar llamadas a travs de Internet, en lugar de utilizar la red telefnica comn.
Estos sistemas ofrecen la funcionalidad de los grandes sistemas de telefona a un coste
mucho menor.
Los beneficios que estas soluciones aportan a la empresa son muchos: abaratamiento de las
comunicaciones y reduccin del gasto telefnico, gestin eficiente para volumen elevado de
llamadas, integracin de la telefona con otros sistemas de la empresa (megafona, portal
web...), disponibilidad de mayores funcionalidades que las centralitas telefnicas
tradicionales, posibilidades avanzadas de administracin y control (operadores, clientes,
tarificacin, grabacin...), etc.

9. Reuniones, conferencias y formacin

La realizacin de reuniones, conferencias o sesiones de formacin est a la orden del da en
cualquier empresa. Estos eventos conllevan un importante esfuerzo logstico y de recursos
que pueden reducirse significativamente a travs de las TIC.
Las soluciones de Videoconferencia son sistemas que permiten la comunicacin simultnea
bidireccional de audio y vdeo a travs de Internet. Algunas de estas soluciones ofrecen
diferentes tipos de configuraciones segn las necesidades de cada empresa. Adicionalmente
suelen incluir diferentes funcionalidad como el intercambio de imgenes, presentaciones,
transmisin de ficheros desde el ordenador, chats, grabacin de las comunicaciones, etc.
Los beneficios que estas soluciones aportan a la empresa son muchos: ahorro sustancial de
costes y tiempo (desplazamiento, salas, dietas, productividad), no se requieren salas de
reuniones y de formacin especificas, permite la realizacin de reuniones giles, facilita las
reuniones con clientes y proveedores, ayuda a hacer negocio en nuevos mercados, etc.

10. Seguridad
La proteccin de los sistemas informticos es un elemento esencial para cualquier
organizacin y debe cubrir al menos: las comunicaciones, los sistemas y los datos.
Las soluciones de seguridad disponibles son muy dispares, las ms habituales son:
cortafuegos, cifrado de comunicaciones (especialmente para redes wifi), control de acceso
(usuario/contrasea)a los sistemas, antivirus, actualizacin de seguridad automticas, copias
de seguridad,etc.
Las principales amenazas a las que est expuesta una organizacin son: robo de
informacin, perdida de datos, publicacin de informacin confidencial, inutilizacin de los
sistemas, perdida de rendimiento, suplantacin de identidad, etc.

El presente artculo ha sido elaborado por el CESLCAM, Centro dependiente

de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, cuya funcin es actuar de
elemento dinamizador y difusor del Software Libre y las TIC en la regin,
facilitando informacin y asesoramiento a administraciones, empresas y
usuarios finales.
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