investigacin


   
  



  
Impact of an ERP system on the productivity of SME
RONALD JARED ROMERO REYES
Ingeniero de Sistemas. Ingeniero de Soporte de la Universidad Sergio Arboleda.
Bogot, Colombia. Contacto: ronald.rjr@gmail.com
SINNDY DAYANA RICO LUGO
Ingeniera Industrial. Ingeniera de Produccin de Mersen Colombia. Bogot, Colombia. Contacto: dana.5179@gmail.com
JULIO BARN VELNDIA
Ingeniero de sistemas, especialista en Ingeniera de Software. Docente de la Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas. Bogot, Colombia.
Contacto: jbaron@udistrital.edu.co
Fecha de recepcin: 6 de septiembre de 2011
Fecha de aceptacin: 26 de junio de 2012

Clasificacin del artculo: Investigacin

Financiamiento: Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas

Palabras clave: ERP, gestin, productividad, PYME, sistema.

Key words: ERP, management, productivity, SME, system.
RESUMEN
Teniendo en cuenta que la mayora de las empresas en Colombia son del tipo PYME y que la toma
de decisiones depende de la visin del fundador,


   
 
  
  
  
       
rectivos y gerenciales de las empresas pueden
solventar los problemas detectados en el sector

94

Elaboracin de Productos de Panadera y Bizcochera, apoyados en la utilizacin de diferentes

soluciones tecnolgicas, entre las que se encuentran los sistemas Enterprise Resource Planning
!"
  #formacin de cada una de las reas o departamentos de la empresa [1].
La disminucin de los inconvenientes de las pequeas y medianas empresas, y por ende el in-

de 2012
Tecnura Vol.
Vol.16
16 No.
No.34
34 octubre-diciembre
pp. 94 - 103 octubre
diciembre 2012

investigacin
cremento de la productividad, puede ser abordado
desde el desarrollo de un prototipo de software
ERP que da respuesta a las siguientes preguntas:
qu caractersticas son relevantes en una aplicacin informtica para el apoyo en la gestin de recursos en las pyme del sector?, de qu manera se
debe gestionar la informacin para que est disponible a las personas, segn la responsabilidad
y rol que asume en la estructura organizativa?, y
$
 %&   
    ' 
positivamente en el incremento de la productividad de las PYME?.

ABSTRACT
Given that most companies in Colombia are SMEs
and decision making depends on the founders vi"())*  
  *  
()  +
  
   
bodies of small enterprises may address the issues


 
 ) /0* 
 2+   ) ing their activities using different technological
 3    !!
one such solution, which works as a way to integrate and manage multiple-area information or
information from various departments within the
company [1].
Reducing the disadvantages of Small and Medi  45"
 )  ) 
productivity is a problem that can be addressed
by developing an ERP software prototype that attempts to answer the following questions: Which
characteristics are relevant in a software application to support resource management in the
SME sector?, what is the best approach to making information available to people according
to the different responsibilities and roles within
organizational structure?, and in what ways this
type of solutions have a positive impact on SME
productivity?.

* * *
1. INTRODUCCIN
Actualmente, el comportamiento de la economa
en el Distrito Capital, en Colombia, tiene su base
principal en las empresas de pequeo y mediano
6!75      "8
  "9;<
  
  
  
tipo existentes en el pas [2]. Da a da, estas compaas sobreviven en el mercado presentando todava problemas en relacin a los modos y formas
de gestin. Uno de los sectores representativos de
esta problemtica es el sector Elaboracin de
Productos de Panadera y Bizcochera que, al
igual que otros sectores econmicos, ha presen 
  
+  '     niente a la creacin y liquidacin de sociedades,
ventas, costos y competitividad.
Este artculo presenta la caracterizacin de una
herramienta software desarrollada por los autores

y soportada en la integracin de la Ingeniera Industrial y la Ingeniera de Sistemas, con el apoyo

del Semillero y Grupo de Investigacin Interope+

 4 > @4

la Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas,
que permite la disminucin de una de las grandes
problemticas de las PYME: la inadecuada toma
de decisiones ocasionada por la falta de sistemas
integrados de informacin que colaboren en la estructuracin apropiada de la planeacin, control
y evaluacin de los recursos empresariales, para
% "  "      
ductividad.

2. METODOLOGA
H +  
 

por los autores en el desarrollo del proyecto, cada
K       
 


Impacto de un sistema Erp en la productividad de las Pyme

RONALD JARED ROMERO REYES / SINNDY DAYANA RICO LUGO / JULIO BARN VELNDIA

95

investigacin

Figura 1. 

 
  

 !"#

proceso, pudiendo, algunos de ellos, ser ejecutados en forma iterativa y concurrente.

Paso 1: recopilacin y revisin del material existente relacionado con el sector, con las PYME y
con los ERP disponibles al momento del estudio.
Paso 2: basados en la revisin realizada, se evaluaron los diferentes tipos de muestreo existen " 
  

  
PYME muestra para el desarrollo del estudio,
dadas las caractersticas de estas compaas y el
tipo de tendencia de creacin y disolucin de sociedades en el sector.

96

Tecnura Vol. 16

No. 34

octubre-diciembre de 2012

! NO

      
del sector por medio del uso de matrices DOFA
V +

XZ 

X\  ^XV +

   
 

    ^
de Porter [4], realizando un anlisis interno y del
 
6  " 
 

las decisiones que se toman frecuentemente en la

 3       
 

las problemticas tpicas del sector, sobre las cuales debera caracterizarse el ERP adecuado para
alcanzar el incremento de la productividad.
Paso 4: de manera concurrente a la ejecucin del
tercer paso, se establecieron y caracterizaron las

investigacin
reas bsicas y funcionales de este tipo de empresas, diferencindolas tambin por tamao de em " % 6



 



 '#
  "
diagramas de recorrido, diagramas constructivos
y dems herramientas propias de la ingeniera de
mtodos, tiempos y movimientos.
Paso 5: con los resultados de los pasos tercero y
cuarto, se gener la propuesta de mejora de proce"%   #
4{|4 
estratgicas generales en tecnolgicas de la infor}9~%      +  
adecuada de atacar las problemticas del sector



"    "

aplicativos ERP.
! O   
  "
   
% " 
   


% '    
 

cisiones del sector por medio del uso adicional

 4|4     &  

   }~"


    querimientos funcionales y no funcionales de un
software ERP adaptado para el sector.
Paso 7: la metodologa incluye el desarrollo progresivo y sistemtico de la documentacin, favoreciendo el acceso a la informacin en cualquier
momento y manteniendo un registro tangible de
los avances.
Paso 8: con el apoyo en los resultados de los pasos sexto y sptimo, y a lo largo de todo el proyecto, se realiz el prototipo de software ERP
bajo el uso de un hbrido entre la metodologa
>

 !     !
}~"
     +   
 


! 
! }~"
%  
resultados fuesen tangibles, mientras se mantena
un buen nivel de desarrollo de las funcionalidades


  
 63

! ;O   "      


funcionales obtenidos y se realizaron las pruebas

       )   nalidad general que debe cumplir un aplicativo
ERP, permitiendo incrementar la productividad
de las PYME del sector de panadera y bizcochera, basado en la organizacin de la informacin,
la reduccin de recursos utilizados, el incremento de la produccin y en las posibilidades que
tienen estas empresas de adquirir un software de
este tipo.

3. RESULTADOS
3.1 Problemticas del sector

Como resultado del tercer paso de la metodologa y basados en el libro Diseo de prototipo
diagnstico para la pequea y mediana empresa, PYME. Enfoque mediante sistemas dinmicos
[8], las problemticas del sector se evidencian en
temas como:
3.1.1

Demanda variable

La mayora de las empresas no cuentan con

    

" 
"midores, aunque tienen preferencias, no se inhiben de comprar en otros sitios si se les facilita.
Su patrn de compra depende de diferentes variables: calidad del producto, higiene, presentacin, imagen corporativa, y la ms determinante:
el precio. Si las empresas no fortalecen los nexos
% )     "
+


amenazas del mercado las dejan en una posicin
desventajosa.
3.1.2

Desagremiacin

Un claro ejemplo de la resistencia de los empresarios del gremio a la asociatividad fue el estancamiento y casi fracaso de la Cmara Sectorial

Impacto de un sistema Erp en la productividad de las Pyme

RONALD JARED ROMERO REYES / SINNDY DAYANA RICO LUGO / JULIO BARN VELNDIA

97

investigacin
del Pan, creada por ACOPI, en el ao 2008,
grupo que buscaba detectar las problemticas
del sector e integrar soluciones, pero que, por
 

" +  &3|
pesar de ello, se est comenzando el proceso de
creacin de la Asociacin de Panaderos, ASODEPAN Seccional Bogot, que pertenecer a
ASODEPAN Nacional. Con la constitucin de
esta asociacin se busca agremiar a los empresarios de la panadera y la bizcochera de la capital
 
 

      
" "  "
 "      %        les de utilidad, permanencia y crecimiento en el
mercado bogotano.

Esta problemtica se encuentra representada por

caractersticas como: las limitaciones del mercado de las PYME, que desestimulan la inver   
   
 


     
+ 
de la innovacin y el desarrollo de empresas
 % 6   
   +

  
 )      ^

 
    )    


 )
!75 
tradicin empresarial en materia de desarrollo y
 #   

  
y las pobres capacidades de gestin tecnolgica
en las empresas y otras instituciones.

3.1.3

3.1.5 Comercializacin y manejo

clientes

Estructuras heredadas

Dado que el traspaso de conocimientos e informacin se realiza, casi exclusivamente, entre las
generaciones dueas de las PYME, no se presenta
mayor incursin de nuevos conocimientos, principalmente si se habla de mejoras tecnolgicas,
esto debido al bajo nivel educativo de la gerencia
y a la poca delegacin de la toma de decisiones a
personal de menor rango pero con mayores posibilidades de innovacin y profesionalismo [9].
3.1.4

Innovacin y desarrollo tecnolgico

En las micro, pequeas y medianas empresas se

concentran los principales problemas de uso y
apropiacin de las TIC [10]. En estas circunstan"     /+ cha digital entre las grandes, las pequeas y
medianas empresas, que se constituye, sin duda,
en uno de los grandes retos para incrementar la
productividad y la competitividad del pas en los
prximos aos, an ms si se tiene en cuenta que
5!75     ;<
  
+%    <
 pleo de la economa [11].

98

Tecnura Vol. 16

No. 34

octubre-diciembre de 2012

de

 ^
  
     cin del personal que limita el correcto aseso  
        
 ducto, asesoramiento al cliente y actividades de
"

+
des locativas en distribucin fsica de espacios
de atencin al pblico, la ubicacin y aprovechamiento de los exhibidores, segn su poten
  ) !75  
 
acciones encaminadas a conocer cmo los estn
viendo sus clientes y qu les recomendaran para
 #   

  
  
 

 "+^ 
  3
3.1.6 Sistema de gestin y aseguramiento
de la calidad

/ N"< 
    + 
   
de gestin y aseguramiento de la calidad en la
empresa [9]. El concepto de calidad est erra
   
 
   


producto con los gustos y preferencias del empresario, administrador o representante en la
empresa, y desconocen, casi en forma general,

investigacin
%  + #   
 
 
   cesidades del comprador.
Los sistemas de gestin y aseguramiento de la
calidad observados en ciertas micro, pequeas y
algunas medianas empresas, no son en realidad
un sistema integrado, por el contrario, es mane#
         
   


    

% "     >  
  rancia relajados que dependen directamente del
 
  "  %   '   vamente en los niveles de competitividad de la
compaa.

Figura 2.  

 $%  &

  

 !'(#

3.2 Caractersticas de un ERP adecuado para

el sector

  
   % !
   "   !      !"   # 

sistemas de informacin gerencial que permite
la integracin de las operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la

" "   tegracin de todos estos datos en una base de
datos centralizada facilita la optimizacin de los
procesos y la obtencin de la informacin de
manera ms rpida y precisa, a la vez que permite a todos los usuarios compartir informacin
y acceder a ella en forma constante. Adems,

+          %  'yen en su diferenciacin con otras aplicaciones,
como: la divisin interna en mdulos y la adaptabilidad, indispensables para el incremento progresivo de funcionalidades mediante el desarrollo y la incorporacin de nuevos mdulos.
Para el sector de estudio, primero, se deben considerar los factores crticos considerados de xito para cualquier proyecto relacionado con tec%     O


)  
% )  tas tecnolgicas de hardware y software son apenas una parte de los aspectos a tomar en cuenta en un sistema ERP, teniendo mayor peso, en
conjunto, aquellos factores relacionados con el
aspecto humano y social. En torno a ello, para
las PYME del sector de panadera, al igual que
para la mayora de las PYME colombianas, un
sistema ERP debera constar en general de los
mdulos mostrados en la tabla 1.
Un buen sistema ERP para las pequeas y medianas empresas del sector de panadera y bizcochera, debe ofrecer, adicionalmente, lo siguiente:

     das con los costos, que manejen la planeacin
 
+ }HN~3
Soporte local para consultora e implementacin, lo cual es crtico en tanto que las PYME,
  "     cursos tcnicos.
Calcular los consumos de servicios pblicos dependiendo del plan de produccin
planeado.

Impacto de un sistema Erp en la productividad de las Pyme

RONALD JARED ROMERO REYES / SINNDY DAYANA RICO LUGO / JULIO BARN VELNDIA

99

investigacin
Tabla 1. )

  
)


+)

Gestin de productos
  

Produccin

Planeacin de produccin

trol permitieron una reduccin tanto en los recursos utilizados como en los costos asociados, aumentando en un alto porcentaje la productividad.
Es importante resaltar que, para lograrlo, es necesario contar con el apoyo decidido y permanente
de la parte directiva, tanto para mantener como
para ampliar el uso de este tipo de aplicaciones.

Pronsticos
Administracin proceso productivo

4. CONCLUSIONES

Costos de nmina
Talento humano
Gestin de informacin del personal
Gestin administrativa
Administracin cadena de abasto
Administracin

Gestin de informes
Administracin de la demanda

El desarrollo de un sistema de gestin de operaciones basado en tecnologas ERP para las PYME
de la ciudad de Bogot D.C., en Colombia, permite a los propietarios y administradores de dichas
empresas evaluar y mejorar sus procesos internos, si se cuenta con el compromiso de realizar
el seguimiento adecuado de las caractersticas del
software, as como su adecuada utilizacin.

, /)
 :;

  

 !"#

\

  
  )^ 

planeacin de produccin a un da.
{  
   >
 >
comprensin.
Control de produccin por operaciones que
informe las bajas de producto.
Opciones para mantener un seguimiento constante a la materia prima y sus rendimientos.
En la tabla 2, que se muestra a continuacin, se
visualizan algunos de los procesos crticos y sus
porcentajes de mejora al hacer uso de un sistema
del tipo ERP, hallados con el desarrollo del proyecto.
Como se observa en la tabla 2, para las empresas
que formaron parte de la muestra seleccionada, el
apoyo en la planeacin y las herramientas de con-

100

Tecnura Vol. 16

No. 34

octubre-diciembre de 2012

El estudio y aplicacin de mejoras en optimizacin de recursos, soportado en sistemas de informacin, incrementa el porcentaje de innovacin y
adaptacin tecnolgica de la PYME, permitiendo
realizar una mejor planeacin de los recursos empresariales.
El desconocimiento de la tecnologa, por parte
de los gerentes, es el principal obstculo para
la adopcin de tecnologas de informacin y las
comunicaciones en las pequeas y medianas empresas.
Es necesario potencializar el desarrollo de sistemas ERP para las empresas del sector panadera y
bizcochera e incrementar la formacin tecnolgica de sus propietarios.

5. FINANCIAMIENTO
Este artculo surgi a partir de la culminacin del
proyecto de grado denominado Diseo y Desarrollo de un Prototipo ERP para las PYME del

investigacin
Tabla 2.  
 
<,+< ,=,<

><?

Planeacin de la produccin y control de inventarios para tres das.

+ 

, 

'( B D

    
/  
prioridad de los pedidos nuevos, revisar estado de
pedidos anteriores, revisar el inventario de materias
primas y de producto terminado, determinacin de la
capacidad real de produccin, asignacin de materias
primas, revisin de tiempos de mquinas, asignacin

  H  

  :)  :
 J

( B D
   :
 
)   sar al sistema y para generar el plan de produccin,
B
 /) & 
/)  
 
resultados.

83.3%

Acceso a la informacin del recurso humano

+ 

, 

K(L B 

     M O    KK'Q B 
     M O  
archivo a buscar la informacin del empleado y volver   &  B  RS

 

 
 

94%

U/ )
 
 
)
    
+ 

, 

8 horas dedicadas a las siguientes tareas: recopilar informacin, revisar consistencia y veracidad de los datos, aplicar formulas de costos, realizar informe escrito

0.28 horas utilizadas en ingresar al sistema y hacer la

RS

    :B

96,5%

, 
  M H 
  
O
+ 

, 

KQQ B
/ 

    :   - 0.13 horas utilizadas para ingresar al sistema y digitar
ceso completo de fabricacin se realizan como mni-  
mo 8 actividades, en cada una de ellas se revisan las
 &     :    medio de 5 minutos

80,3%

Generacin de informes
+ 

, 

8 horas invertidas en recopilar la informacin histrica, 0.33 horas utilizadas para ingresar al sistema, llenar
en revisar consistencia y veracidad de los datos, en  J
  )
  &  %  
       
   
   B
 %

 M %O &    

   
 J/

95,8%

Actualizacin de la informacin de la empresa

+ 

, 

0.5 horas utilizadas para realizar las actividades de 0.083 horas utilizadas en ingresar al sistema, buscar
RS

   :)  H  )   H 
   :) & 
  
/llenado de los nuevos formatos, archivado de los do- caciones
cumentos

83,4%

Toma de decisiones
+ 

, 

2 horas es el tiempo promedio transcurrido mientras

una solicitud pasa por toda la cadena de mando y lle   X
YXH & $  
)
frente a la situacin

0.083 horas son estipuladas para que la decisin sea

tomada, debido a que el sistema informa directamente
  X
Y    

  racin a realizar

95,8%

Fuente: elaboracin propia

Impacto de un sistema Erp en la productividad de las Pyme 101

RONALD JARED ROMERO REYES / SINNDY DAYANA RICO LUGO / JULIO BARN VELNDIA

investigacin
4  
 !
  0^) 2 }N~ 

y aprobado por los proyectos curriculares de Ingeniera Industrial e Ingeniera de Sistemas de la
Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas,
junto con la experiencia alcanzada a travs del
proyecto de extensin en ejecucin Acompaa-

miento a las PYME del Sector en la Apropiacin

de las Tecnologas de la Informacin y las Comu  
 !2" 
 

;3"    
8tensin y Educacin No Formal de la Universidad
Distrital-IDEXUD.

REFERENCIAS
Departamento Administrativo Nacional de
Estadstica DANE, Boletn de Prensa: Microestablecimientos Evolucin 2007, [en
linea]. Disponible: http://www.dane.gov.
    +   tablec/Bolet_micro_IIItrim07.pdf

[8]

G. Mndez y L. lvarez, Diseo de prototipo diagnstico para la pequea y mediana empresa, PYME. Enfoque mediante
sistemas dinmicos, Bogot: Fondo de Publicaciones Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas, 2004.

}~ |34) +

3"ERP: The Dinamics
of Supply Chain and Process Management.
Israel: Springer, 2010.

[9]

SENA, [Regional Valle], Caracterizacin

 
 
     
 

y la Repostera (Actualizacin"0O4 @
| 
^# "3

[1]

}N~ 3 43"Diseo y Desarrollo

de un Prototipo ERP para las PYME del
Sector de Panadera y Bizcochera, [Tesis
Pregado], Bogot: Universidad Distrital
Francisco Jos de Caldas, 2010.
[4]

[5]

J. Amaya, Gerencia, Planeacin y Estrategia: Fundamentos, Modelo y Software de

Gestin, Bucaramanga: Universidad Santo
Toms, 2005.
R. Andreu y J. Valor, Estrategias y Sistemas de Informacin, Barcelona: Mc Graw
"H;;3

}~ 3 0 *" Una Explicacin de la Programacin Extrema, Espaa: Addison-Wesley

Iberoamericana Espaa, 2002.
[7]

102

I. Jacobson, G. Booch y J. Rumbaugh, El


      ware, Addison Wesley Publishing Company, 2004.

[10] Cmara de Comercio de Bogot, Adopcin

y Uso de TIC 2009, [en lnea]. Disponible:


) O(((3+33+ ;
Adopcin yusodeTIC_ult.pdf

[11] M. Rodrguez, El Plan Nacional de

TIC2008 2019, Asociacin Colombiana
de Ingenieros de Sistemas. 2009, [en lnea].
V+ O ) O(((333 
min/Revista_104/columnista-invitado.pdf.
Septiembre 2009
[12] J. Guerrero, ERP al Alcance de las
PYMES, Gestiopolis, junio, 2009, [en lnea]. Disponible: http://www.gestiopolis.
com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/
erppymes.htm
}HN~ 3  " Planeacin Agregada en la
PYME, Bogot: Editorial UD, Universidad
V  \&

"3

Tecnura Vol.
Vol.16
16 No.
No.34
34 octubre-diciembre
pp. 94 - 102 octubre
diciembre 2012
de 2012