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lundi 26 septembre 2016

06:58

Quelques conseils pour rdiger une


procdure efficace
Post par: Jrmy CICERO

Revenons un instant sur une question qui intrigue et qui cre de vives discussions
dans les entreprises : Comment rdiger des procdures ?
Pour rappel une procdure est document qui dcrit la manire daccomplir une
activit ou un processus. Une procdure doit la fois rpondre aux exigences de
lentreprise et crer les conditions dune application efficace. Pour cela, deux
conditions doivent tre remplies conjointement :

Le fond : le contenu de linformation doit tre appropri, pertinent et


suffisant.
La forme : elle participe la bonne comprhension de linformation et par
consquent la mise en uvre de la procdure. La forme participe
galement la gestion de la procdure (identification, laboration, diffusion,
rvision).

Les qualits dune procdure


1 UTILE pour assurer la mise en uvre des principes et des exigences des
diffrents rfrentiels applicables dans le cadre spcifique de lorganisme.
2 EXACTE dans son contenu et dans sa forme.
3 COMPLTE en respectant la condition ncessaire et suffisant .
4 COMPATIBLE avec les autres documents de lentreprise (manuel, autres
procdures, consignes) et les autres systmes de management..

5 CLAIRE et ACCESSIBLE aux intresss.


6 CONTRLABLE dans sa mise en uvre.

Le contenu dune procdure (Qui, Quoi, Quand,


Comment)
Une procdure doit rpondre un besoin et non linverse. Il convient donc
danalyser les besoins et dadapter la forme et le fond du document aux
destinataires et utilisateurs de la procdure.
Une procdure doit dfinir QUI doit faire QUOI et faire rfrence COMMENT le
faire (instruction spcifique, mode opratoire, etc). La procdure renseigne
galement sur une notion temporelle en dfinissant lenchainement des tches et
activits (QUAND).
Pour dcrire ces aspects, le logigramme semble tre la forme la plus adapte et
plus universellement comprhensible.

Lutilisation du logigramme pour documenter les


procdures
Les logigrammes (Figure1.) permettent de visualiser un enchanement dactions,
ils sont relativement simples et peuvent tre compris par tous. Pour quils soient
efficaces, ils doivent tre allgs en explication et en texte. Il faut crire le strict
ncessaire. Il existe bien certaines rgles pour les logigrammes mais qui
mises en uvre rendent complique la lecture du document.
Alors pour tre compris par tous, lutilisation des lments suivants suffit (nul
besoin de se compliquer la tche avec les reprsentations officielles ) :

Rectangle arrondi dfinit le dbut ou la fin de la procdure;


Rectangle symbolise une action;
Losange une question, une dcision.

Lavantage du logigramme par rapport dautres formes telle que la Modlisation


RAD (Role Activity Diagram) (Figure 2.) est de prsenter les activits
squences verticalement. Ainsi chacun doit observer lintgralit de la squence
pour comprendre son rle et le moment o il intervient.
A linverse, la modlisation RAD autorise le lecteur nobserver que la colonne
qui le concerne et enlve ainsi tout lintrt de lapproche systmique induite par
un systme de management de la qualit et permettant de renforcer limplication
des acteurs du systme.

Au final, cest lutilisateur de choisir !


Il est retenir que le norme ISO 9001 nexige rien sur la forme de la
documentation et des procdures. Leur contenu et leur forme doivent dpendre
de la complexit des activits dcrites et de la comptence des acteurs.
Comme pour les modes de reprsentation des rsultats qualit il appartient aux
principaux acteurs de choisir parmi les diffrentes formes possibles. Le tout tant
que les procdures soient rdiges par ncessit et non par contrainte.
384 47 95 343

14
NOV
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propos de l'auteur:
Jrmy CICERO | Responsable et auteur du Qualiblog | Consultant, Formateur,
Auditeur ICA | Auteur aux Editions Techniques de l'Ingnieur | Dirigeant de
Qualisphre, socit ditrice du logiciel Qualishare pour le pilotage des systmes
QHSE | Cliquez ici pour plus d'informations sur l'auteur.

partir de ladresse <http://www.qualiblog.fr/documentation/quelques-conseils-pour-rediger-uneprocedure-efficace/>

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