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Manual do Mdulo
APRESENTAO
Este manual foi elaborado com o objetivo principal de fornecer informaes detalhadas para
conhecimento, utilizao eficaz, treinamento e total aproveitamento das vantagens oferecidas
pelos mdulos do Logix.
Apresenta inicialmente informaes gerais sobre o mdulo, como: objetivo, caractersticas,
integrao e pr-requisitos. Na seqncia so detalhados os principais processos e todos os
programas pertencentes a estrutura do mdulo, na ordem do menu padro Logix.
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Manual do Mdulo
NDICE
SOBRE O MDULO ............................................................................................................... 1
PARMETROS GERAIS .......................................................................................................3
PROCESSOS ............................................................................................................................ 5
1.
2.
3.
Processos........................................................................................................................ 9
1.1. CDV0011 - Solicitao Viagem......................................................................... 10
1.2. CDV0059 - Solicitao Adiantamento Viagens................................................. 14
1.3. CDV0060 - Reserva/Emisso Bilhete Passagem/Hospedagem ......................... 18
1.4. CDV0013 - Acerto Despesa Viagem ................................................................. 22
1.5. CDV0078 - Acerto Despesas Viagem Exceo ................................................. 28
1.6. CDV0057 - Workflow Viagens.......................................................................... 29
1.7. CDV0102 - Acerto de Despesa de Viagem Simplificado ............................... 30
2.
3.
Consultas/Relatrios................................................................................................... 47
3.1. CDV0021 - Viagens por Perodo ....................................................................... 48
3.2. CDV0022 - Viagens por Cliente ........................................................................ 49
3.3. CDV0023 - Viagens por Funcionrio ................................................................ 50
3.4. CDV0024 - Despesas Viagem............................................................................ 51
3.5. CDV0062 - Consulta Aprovantes Viagem......................................................... 53
3.6. CAP0290 - Relao Adiantamentos................................................................... 55
3.7. CAP2070 - Relao Simplificada Adiantamentos ............................................. 56
3.8. CDV0073 - Relatrio Viagem por Cliente......................................................... 57
3.9. CDV5070 - Relao Despesas Viagem Tipo Despesa....................................... 59
4.
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Manual do Mdulo
4.7.
4.8.
4.9.
4.10.
4.11.
4.12.
CONCEITOS .......................................................................................................................... 84
ii
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Manual do Mdulo
SOBRE O MDULO
Objetivo
Controlar as viagens efetuadas flexibilizando a descentralizao do processo a partir de uma
rotina de aprovao eletrnica de viagens. Desta forma, cada usurio do sistema poder
incluir individualmente solicitaes de viagens com os adiantamentos necessrios em valor,
hospedagem ou passagem e efetuar o acerto de despesas de viagem encaminhado para a
aprovao eletrnica dos responsveis definidos numa grade de aprovao com base na
hierarquia e nveis de alada da empresa.
Todas as reservas solicitadas (passagem area e/ou hospedagem) sero encaminhadas para o
controle de reservas, onde o agenciador definir as informaes da passagem
area/hospedagem (valor, perodo, empresa transporte, local de hospedagem e outros) e
encaminhar novamente para a aprovao eletrnica.
Enviar todos os valores pendentes para o mdulo de Contas a Pagar, o qual se
responsabilizar pela contabilizao e pagamento de cada pendncia. Todo o processo de
viagens est sendo documentado a partir da rotina de WorkFlow de viagens, onde, alm da
consulta destas informaes ser possvel encaminhar/responder questionamentos efetuados
por outras pessoas que participaram do processo da viagem. Tanto na rotina de aprovao
eletrnica quanto na rotina de WorkFlow, o sistema envia e-mails para os envolvidos a fim
de auxiliar na agilidade do processo.
Possibilitar um maior controle das viagens da empresa e agilidade na tomada de decises
atravs de telas de consultas e relatrios.
Caractersticas
Envio de e-mail para aprovadores;
Hierarquia de aprovao;
Seleo automtica de aprovador substituto;
Tratamento usurio exceo;
Transferncia de saldo entre viagens;
WorkFlow de viagens;
Integrao
A integrao com o mdulo de Contas a Pagar ocorre na solicitao de um adiantamento
durante a incluso da viagem. Este adiantamento poder ser em valor, hospedagem ou
passagem, em todos os casos sero geradas ADs no Contas a Pagar automaticamente.
Durante o acerto das despesas de viagem tambm ocorre a gerao da AD no Contas a
Pagar.
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Solicitao
Adto Valor
(Complementar)
Aprovao
Adto Valor/
Hospedagem Operador
Aprovao
Adto Valor
Solicitao
Viagem com Adto
Valor
Aprovao
Solicitao
Reserva
Passagem/
Hospedagem Agenciador
Solicitao
Viagem com
Passagem
Solicitao
Passagem/ Adto
Hospedagem
(Complementar)
Pagamento
Adto Valor
Adto Hospedagem
(CAP)
Aprovao
Hospedagem
Aprovao
Passagem
Emisso Bilhete
Passagem Agenciador
Solicitao
Viagem com Adto
Hospedagem
Acerto Despesa
de Viagem
Aprovao
Despesa
Viagem
Aprovao
Despesa
ViagemOperador
Pagamento
Despesa
Viagem (CAP)
Pr-requisitos
O mdulo de Contas a Pagar dever estar instalado para o funcionamento correto do mdulo
de Controle de Viagens.
Dever ser utilizado o VDP3610 (Cadastros e Tabelas - Clientes - Informaes Cadastrais).
Os funcionrios que utilizarem o mdulo para solicitao de viagens ou para serem
aprovadores devero estar previamente cadastrados.
Os funcionrios que sero viajantes devero estar cadastrados como fornecedores.
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PARMETROS GERAIS
Os parmetros so indicadores que permitem ao sistema um processamento diferenciado de
determinadas funes por meio do uso de um mesmo programa ou rotina.
Os parmetros padres relacionados a este mdulo esto abaixo descritos, apresentando seu
objetivo e a que mdulos os mesmos se referem.
A manuteno destes parmetros poder ser realizada via LOG2240 (Administrao Logix
Parmetros Logix - Manuteno).
Exige previso de despesas (Solicitao).
Este parmetro indica se o sistema deve exigir que o viajante informe detalhadamente a
previso total dos gastos por tipo de despesa, no momento da incluso de uma solicitao de
viagens (cdv0011).
S - Sim - Exige previso total das despesas da viagem;
N - No - No exige a previso das despesas da viagem.
Tipo de despesa do acerto de viagem
Tipo de despesa que ser utilizado para gerao da AD (Apropriao de Despesa) do acerto
no Contas a Pagar.
Utiliza GAO somente em despesas no reembolsveis
Verificar se na integrao com o mdulo GAO (Gesto Aprovao Oramento) apenas as
despesas no reembolsveis pelo cliente sero descontadas do oramento. O indicador
Reembolso Cliente da solicitao de viagem usado para definir se a despesa
reembolsvel ou no e por conseguinte se o oramento ser atualizado ou no.
Utiliza Integrao RH?
Indicar se o mdulo Controle de Despesa de Viagens trabalhar ou no com integrao com o
RH na busca dos dados de viajantes.
S - As rotinas para acesso aos dados dos viajantes permanecero como o sistema trabalha
atualmente, integrado ao RH;
N - Buscar as informaes de acordo com a nova rotina desenvolvida, atravs das tabelas
cdv_cargo_viajante, usurios, cdv_fornecedor_fun.
Tipo do valor de reduo das despesas que no alteram valor
Tipo de valor que ser aplicado aos acertos de despesa de viagem a fim de diminuir valor que
no compe o acerto.
Registrar informaes de viajante ao cadastrar um motorista?
Indica se sero ou no registradas as informaes do viajante no CDV0041 (Tabelas
Auxiliares - Usurios - Controle Despesa Viagens) ao final do cadastramento de um
motorista.
Contabilizar acerto de despesas de viagens pelo regime de competncia?
Indica se o acerto de despesas de viagens ser contabilizado pelo regime de competncia.
S - Sim. A modalidade de contabilizao do acerto de despesas de viagem respeitar o regime
de competncia. Nessa modalidade ser considerado o dia de retorno da viagem para gerar a
contabilizao da AD/AP;
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PROCESSOS
1. Solicitao Viagens/Adiantamentos
Objetivo
Solicitar viagens e adiantamentos.
Procedimentos:
Para iniciar uma solicitao de viagem e adiantamento dever ser utilizado o CDV0011. Na
incluso de uma viagem ser possvel solicitar adiantamentos em valor (dinheiro),
hospedagem e passagem.
Para a incluso da solicitao de viagem sero necessrias algumas informaes como:
Matrcula Viajante, Cliente, Cliente a Debitar, Centro Custo Viajante, Centro
Custo a Debitar, Reembolsvel pelo Cliente, Data/Hora Partida, Data/Hora Retorno,
Sugesto Trajeto Principal, Sugesto Trajeto Parcial, Transporte Trajeto Principal e o
Motivo Viagem. Todas essas informaes so obrigatrias e devero ser informadas no
momento da incluso.
Se solicitado um adiantamento de valor a quantia dever ser informada. No adiantamento de
hospedagem e passagem no sero informados os valores, apenas o agenciador ao fazer a
reserva informar corretamente os valores de passagem e hospedagem, assim como, a
companhia area e o local de hospedagem, pois as informaes includas na solicitao so
apenas uma sugesto e podero ser alteradas durante a reserva.
Aps a incluso a solicitao ser encaminhada automaticamente para aprovao do nvel
responsvel pela unidade funcional do viajante. Neste momento, ser enviado um e-mail
avisando ao aprovador que existe uma pendncia aguardando aprovao. Tambm ser
gerado um registro de histrico que poder ser consultado atravs do CDV0057, onde ficar
registrado que a viagem foi encaminhada para o respectivo aprovador da unidade funcional.
Quando o Centro Custo a Debitar informado for diferente do Centro Custo Viajante, a
solicitao passar pela aprovao dos responsveis pelos dois centros de custo, sendo que
primeiramente a pendncia ir para o centro de custo a debitar e somente quando for
aprovado por esse nvel ir para aprovao do responsvel pelo centro de custo do viajante.
No caso de ser uma viagem para o prprio aprovante do centro de custo, a solicitao ser
enviada para o prximo nvel de aprovao da grade, para que a mesma no seja aprovada
automaticamente. O nvel mximo para esse incremento no nvel de aprovao est
parametrizado no CDV0010.
Enquanto os adiantamentos solicitados no forem pagos ao viajante ser possvel modificar
e at mesmo excluir uma solicitao e seus adiantamentos. Porm, se os adiantamentos j
tiverem sido depositados, mesmo que a viagem tenha sido cancelada, ser necessrio efetuar
um acerto sem despesas para devoluo dos adiantamentos recebidos da empresa.
Se necessrio poder ser solicitado adiantamentos depois de efetuada a solicitao atravs
do CDV0059, porm, a solicitao de viagem dever estar aprovada. possvel solicitar
adiantamentos de valor, passagem e hospedagem, onde todos passam pelo mesmo processo
de aprovao dos adiantamentos efetuados em conjunto com a solicitao. Os adiantamentos
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2. Aprovao Viagens/Adiantamentos
Objetivo
Aprovar as solicitaes de viagens, adiantamentos e acertos de despesas.
Procedimento:
Aps a incluso de uma solicitao de viagem, adiantamento ou acerto de despesas, a
mesma ficar pendente de aprovao e poder ser consultada atravs do CDV0061 acessado
apenas por funcionrios que estejam cadastrados como aprovadores. O aprovador de cada
unidade funcional tem acesso a todos os registros que estejam pendentes de sua aprovao.
A aprovao dever ser efetuada de acordo com a grade de aprovao previamente
estabelecida no CAP3420.
Os usurios cadastrados como exceo no CDV0048 podero verificar e aprovar as
pendncias de qualquer aprovador atravs da opo Geral do CDV0061.
J os usurios cadastrados como substitutos atravs do CDV0068 podero verificar e
aprovar as suas pendncias e as do usurio do qual substituto.
Quando um determinado nvel hierrquico da grade aprova uma pendncia, a mesma ser
automaticamente encaminhada para o prximo nvel de aprovao, quando existir. Neste
momento, ser gerado um e-mail avisando ao prximo aprovador que existe uma pendncia
e tambm um registro de histrico (Workflow) indicando que um determinado aprovador
encaminhou a pendncia para o prximo aprovador da grade.
No caso de adiantamentos de passagem e hospedagem, quando a solicitao da viagem for
aprovada, estes adiantamentos iro automaticamente para o agenciador que informar os
valores de hospedagem e passagem atravs do CDV0060. Quando o agenciador informar os
valores e enviar para aprovao, os adiantamentos de hospedagem e passagem retornam para
aprovao CDV0061. Aps serem aprovados por todos os nveis solicitados pela grade de
aprovao, os adiantamentos de passagem retornam ao CDV0060 para que o agenciador
consiga emitir o bilhete da passagem.
Quando efetuada a aprovao de adiantamento de passagem pelo primeiro nvel solicitado
pela grade de aprovao, ser verificado se o nmero do bilhete dever ser atualizado
automaticamente pelo parmetro Atualiza Aut. Nr.Bilhete no CDV0010. Em caso
positivo, o CDV0061 atualizar o nmero do bilhete na reserva e far a liberao do
adiantamento no mdulo Contas a Pagar, no necessitando assim, que o agenciador defina
essa informao no CDV0060.
Os adiantamentos de hospedagem tambm sero automaticamente liberados no mdulo
Contas a Pagar quando faturados diretamente contra a empresa. Para essa informao
utilizado o parmetro Hosp.Fat. contra Empresa do CDV0010.
Quando o primeiro nvel de aprovao de uma solicitao que possua adiantamento de valor
aprova esta solicitao, ser gerada uma AD no mdulo Contas a Pagar de forma bloqueada.
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aprovador que est recusando o mesmo poder informar o problema encontrado CDV0057
gerando um registro para o viajante. O viajante receber um e-mail com a informao de que
seu acerto de contas foi reprovado e dever ser revisto.
Enquanto a AD gerada pelo acerto de despesas no for paga no mdulo Contas a Pagar ser
possvel modificar e excluir um acerto de despesas. Apenas o viajante poder efetuar o seu
acerto de despesas/ajustes/excluso, e aps inclu-lo, poder imprimir o mesmo sempre que
necessrio, sendo que este relatrio est dividido em Via Caixa e Via Cliente j com os
valores coerentes com o que foi informado durante o acerto. No caso de usurios
cadastrados como exceo no CDV0048 outros usurios podero fazer o seu acerto de
despesa, desde que saibam a senha parametrizada no CDV0010.
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ESTRUTURA DO MDULO
1. Processos
Objetivo
Gerar/manutenir as solicitaes de viagens, adiantamentos e acertos de despesas, assim como,
as reservas de passagem e hospedagem.
Consideraes Gerais
No h.
Nveis
1. Solicitao Viagem
2. Solicitao Adiantamento Viagens
3. Reserva/Emisso Bilhete Passagem/Hospedagem
4. Acerto Despesa Viagem
5. Acerto Despesa Viagem Exceo
6. Workflow Viagens
7. Acerto Despesa Viagem - Simplificado
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3. Consultas/Relatrios
Objetivo
Consultar e extrair relatrios relacionados a informaes do mdulo de Controle de Viagens.
Nveis
1. Viagens por Perodo
2. Viagens por Cliente
3. Viagens por Funcionrio
4. Despesas Viagem
5. Consulta Aprovantes Viagem
6. Relao Adiantamentos
7. Relao Simplificada Adiantamentos
8. Relatrio Viagens por Cliente
9. Relao DespesasViagem Tipo Despesa
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FL.
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EXTRAIDO EM 17/03/2004 AS 11:43:20 HRS.
DATA
FUNCIONARIO
INICIAL
------------------------- -------PROJETO :
99 - OUTROS
ALBERTO DE J FREITAS JUNC 17/04/03
58
RELATORIO DE VIAGENS POR CLIENTE DO PERIODO DE: 01/01/1900 ATE 01/01/2900 (ANALITICO)
-------------------------------------------------------------------------------------
DATA
VALOR
VALOR
VALOR
VALOR
VALOR
VALOR
VALOR
FINAL
COD ATIVIDADE
PERCURSO
PASSAGEM
HOSPEDAGEM ALIMENT.
LOCOMOCAO COMUNIC.
OUTROS
COMBUST.
TOTAL
KM RODADO *
-------- --- --------------------------------- ----------------------------------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- 17/04/03
ASSESSORIA-TREINAMENTO-CONSULTORI CPS/SP/CPS
0,00
LOGIX
0,00
12,00
156,60
0,00
0,00
0,00
168,60
260,00 N
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4. Tabelas Auxiliares
Objetivo
Efetuar os cadastros a serem considerados para utilizao do mdulo de Controle de
Despesas de Viagens.
Nveis
1. Usurios - Controle Despesa Viagens
2. Tipos Despesa Viagem
3. Local Hospedagem
4. Estabelecimentos
5. Tipos Atividades
6. Parmetros Controle Viagens
7. Clientes Internos
8. Padres Quilometragem
9. Grupo x Tipo Despesa Viagem
10. Relacionamento Funcionrio x Fornecedor
11. Cadastro Cargo Viajantes
12. Configurao de Despesa de Viagem
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D
S
909
901
900
908
4908
0
910
908
0908-3
908-3
110
111
10,00
12,00
103
0,72
0,55
S
2
1
25
25
* * * ULTIMA FOLHA * * *
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CONCEITOS
AC
Atendimento a Cliente.
AD
Apropriao de Despesa.
AP
Autorizao de Pagamento.
P.T.A. (Prepaid Ticket Advance)
Informao usada pelas Agncias de Turismo com relao a passagens areas.
Localizador
Informao utilizada pelas Agncias de Turismo para localizar uma reserva de passagem
area no sistema.
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Quadro de Revises
Reviso Descrio Alterao
00
Inicial
23
Includo o parmetro Contabilizar acerto de despesas de viagens pelo
regime de competncia?.
24
Alterado o help do parmetro Contabilizar acerto de despesas de
viagens pelo regime de competncia?.
25
Reviso geral.
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Data
06/11/03
28/04/08
06/08/08
13/01/09
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