6) CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS OU TEORIA DAS 3 IDADES

A teoria arquivstica sistematiza o ciclo de vida dos documentos de arquivo em trs fases
distintas e complementares, caracterizadas por intervalo de tempo e pelo tipo de uso que dado ao
documento em cada idade. A metodologia a ser utilizada na organizao dos documentos depende
muito da fase em que ele se encontra no chamado ciclo vital, tendo em vista que a frequncia de uso
e o pblico alvo so distintos.
Teoria segundo a qual os arquivos so considerados arquivos correntes,
intermedirios ou permanentes, de acordo com a frequncia de uso por suas
entidades produtoras e a identificao de seus valores primrio e secundrio.

Arquivo corrente ou arquivo de primeira idade

Essa a primeira fase do ciclo de vida dos documentos de arquivo.
Ela composta pelos conjuntos documentais em curso ou que, mesmo sem
movimentao, constituam objeto de consultas frequentes. So arquivos que
devem permanecer prximos aos produtores e serem de fcil acesso, pois
existem em funo do cumprimento de sua finalidade administrativa.
Documento especial: Documento em linguagem no-textual, em suporte no
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimenses excepcionais, que
Primeira fase do ciclo de vida dos documentos;
exige procedimentos especficos para seu processamento tcnico, guarda e
preservao, e cujo acesso
depende,
na maioria
das vezes, de intermediao
Documentos
consultados
frequentemente;
tecnolgica.
Devem permanecer prximos aos produtores por

ARQUIVO CORRENTE

razes administrativas e tcnicas;

Devem ser de fcil acesso;
So absolutamente essenciais ao funcionamento de

quem os acumula.

Arquivo intermedirio
Corresponde segunda fase do ciclo vital. So os conjuntos documentais que, no sendo
mais de uso corrente nos rgos produtores, por razes de ordem administrativa, legal ou financeira,
aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Esses arquivos no precisam
ficar prximos aos setores de trabalho, pois tm uso menos frequente que os arquivos correntes. Os
arquivos intermedirios so transitrios e, tambm, so conhecidos como limbo ou purgatrio.

 Segunda fase do ciclo de vida dos documentos;

Documentos com baixa frequncia de consulta;
Conservados por ordem administrativa, legal ou
financeira;
Aguardam a eliminao ou guarda permanente;

ARQUIVO INTERMEDIRIO

Podem ser alocados em local afastado, de

manuteno barata;

Permanncia transitria, por isso, tambm, so

conhecidos como "limbo" ou "purgatrio";
Consulta restrita ao rgo produtor.

Arquivo permanente
Essa representa a terceira e ltima fase do ciclo de vida dos
documentos de arquivo. composta pelos conjuntos de documentos de valor
histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados
pela instituio. Quando o documento chega fase permanente, deve ser
arquivado de forma definitiva e jamais poder ser eliminado.
Nesta fase do ciclo vital ele passa a interessar mais aos pesquisadores (fins cientficos,
sociais e culturais) do que aos produtores. Os arquivos dessa natureza situam-se em lugares
acessveis e dotados de salas de pesquisas para atender ao pblico.

Teceira fase do ciclo de vida dos documentos;

Conjutos documentais de valor histrico, probatrio e
informativo;
O documento permanente perdeu todo o valor de
natureza administrativa;

ARQUIVO PERMANENTE

documento

permanente

deve

ser

guardado

definitivamente;
Possui fins cientficos, sociais e culturais;
Os arquivos permanentes devem ficar localizados em
lugares de fcil acesso;
Consulta liberada ao pblico.

Nomenclatura para cada fase ou idade

No h consenso entra a literatura e a legislao arquivstica quanto forma como cada
fase do ciclo de vida dos documentos arquivsticos deve ser nomeada. Isso acaba se refletindo nas
questes sobre esse tema nas provas de concursos pblicos. Para o candidato no ser surpreendido
com uma nomenclatura desconhecida, seguem, de forma esquemtica, as possibilidades mais
cobradas nos certames:

SINNIMOS MAIS COMUNS E QUE PODEM APARECER NA PROVA

ARQUIVO
CORRENTE

Arquivo de
1 idade

1 fase do
ciclo vital

Arquivo ativo

Arquivo de
movimento

Arquivo de
gesto

ARQUIVO
INTERMEDIRIO

Arquivo de
2 idade

2 fase do
ciclo vital

Arquivo
semiativo

Limbo /
purgatrio

Temporrio

ARQUIVO
PERMANENTE

Arquivo de
3 idade

3 fase do
ciclo vital

Arquivo
inativo

Arquivo
histrico

Para encerrar essa abordagem e para fins de fixao, segue a conceituao apresentada
no Dicionrio de Terminologia Arquivstica para a Teoria das Trs Idades (2007, p. 160):

Teoria segundo a qual os arquivos so considerados arquivos correntes,

intermedirios ou permanentes, de acordo com a frequncia de uso por suas
entidades produtoras e a identificao de seus valores primrio e secundrio.

Valor dos Documentos

A atribuio de valor aos documentos de arquivo leva em conta duas facetas distintas:
valor primrio/administrativo e valor secundrio/histrico.
Valor primrio/administrativo/imediato
Refere-se ao valor atribudo aos documentos em funo do interesse que eles possam
ter para apoiar as atividades rotineiras da instituio produtora, evidenciando, assim, a utilidade
especial:
Documentodeemarquivo.
linguagem
no-textual, que
em suporte
no s
administrativa,Documento
legal ou fiscal
dos documentos
So documentos
do suporte
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimenses excepcionais, que
atividades do exige
dia a procedimentos
dia. O valor primrio
est diretamente
relacionado aotcnico,
motivo guarda
pelo qual
especficos
para seu processamento
e o
preservao, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediao
tecnolgica.

documento foi criado (utilidade administrativa imediata) e absolutamente caracterstico das fases
CORRENTE e INTERMEDIRIA.
O valor primrio representa um valor transitrio, que todo documento produzido possui
e perde com o passar do tempo.
De acordo com o Dicionrio de Terminologia Arquivstica (2005, p. 171), valor primrio
representa:
Valor atribudo ao documento em funo do interesse que possa ter para a
entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos,
legais e fiscais.

Administrativo

Documentos necessrios consecuo das atividades

correntes do rgo: planos, programas, relatrios.
Documentos que envolvem direitos e deveres do

VALOR
PRIMRIO

Legal

cidado para com o Estado e vice-versa, sendo os que

produzem efeito perante os tribunais, regulamentam
as questes externas e internas do rgo.

Documento especial: Documento em linguagem no-textual, em suporte no

convencional, ou, no caso de Documentos
papel, em formato
excepcionais,
ligadose dimenses
a operaes
financeirasque
e
exige procedimentos especficos para seu processamento tcnico, guarda e
comprovao de receitas e despesas, geradas para
preservao, Fiscal
e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediao
tecnolgica.
atender a exigncias governamentais: notas ficais,
faturas, recibos.

Valor secundrio/histrico/mediato
Refere-se ao valor atribudo aos documentos em funo do interesse que eles possam
ter para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente produzidos. Os documentos
com valor secundrio so considerados importantes fontes de informaes para pesquisadores em
geral e para a prpria entidade produtora.
O valor secundrio caracterstico da fase PERMANENTE e os documentos que possuem
esse atributo jamais podero ser eliminados. Esse um valor imprescritvel. Ressalta-se que apenas
uma pequena parcela do acervo produzido detm valor secundrio ou histrico.
De acordo com a definio do Dicionrio de Terminologia Arquivstica (2005, p. 172),
valor secundrio representa:

Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a

entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins
diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.
O valor secundrio pode ser subdividido em probatrio e informativo, assim como
veremos no esquema seguinte:

Valor que permite a um documento de arquivo servir de

Probatrio

prova legal. Refere-se histria e ao do rgo, pois so

o registro da existncia e do funcionamento do rgo.

VALOR
Valor queem
umlinguagem
documentono-textual,
possui pelas em
informaes
Documento especial: Documento
suporte nele
no
SECUNDRIO

convencional, ou, no caso contidas,

de papel,independentemente
em formato e dimenses
que
de seuexcepcionais,
valor probatrio.
exige procedimentos especficos para seu processamento tcnico, guarda e
aspectos
preservao, e cujo acessoRefere-se
depende,a nadocumentos
maioria das que
vezes,elucidam
de intermediao
tecnolgica.
Informativo
econmicos, polticos, de pesquisa, sociais, estatsticos,
etc. So informaes que os documentos contm sobre
pessoas, entidades coisas, problemas, etc. com que o
rgo haja tratado.

Cabe destacar que todos os documentos possuem valor primrio, mas nem todos
possuem ou adquirem um valor secundrio. Quando os documentos perdem o seu valor primrio e
no possuem valor secundrio, so eliminados. Por sua vez, aqueles que no so mais necessrios s
atividades rotineiras do rgo ou entidade que os criou, mas apresentam valor secundrio (valor
probatrio ou informativo), sero destinados guarda permanente para que sejam disponibilizados
para a sociedade.