1.Administracin por objetivos (APO).

Orgenes de la administracin por objetivos

La administracin por objetivos (APO) o administracin por resultados constituye un
modelo administrativo bastante difundido y plenamente identificado con el espritu
pragmtico y democrtico de la teora neoclsica. Su aparicin es reciente: en 1954 Peter
F. Drucker, considerado el creador de la APO, public un libro en el cual la caracteriz por
primera vez.
La administracin por objetivos surgi como mtodo de evaluacin y control sobre el
desempeo de reas y organizaciones en crecimiento rpido. Comenzaron a surgir las
ideas de descentralizacin y administracin por resultados.

1.1. Concepto.
Como un amplio sistema administrativo que de manera sistemtica integra muchas
actividades gerenciales clave y est conscientemente dirigido hacia el logro efectivo,
eficiente y, en consecuencia, eficaz de objetivos organizacionales e individuales.
Es una tcnica participativa de la planeacin y evaluacin a travs de la cual superiores y
subordinados, conjuntamente, definen aspectos prioritarios. Establecen objetivos a ser
alcanzados en un determinado perodo de tiempo y en trminos cuantitativos
dimensionando las respectivas contribuciones o metas.
Es un sistema administrativo integral en el que se combinan en forma sistemtica muchas
actividades bsicas y el cual persigue deliberadamente el cumplimiento eficaz de los
objetivos organizacionales e individuales.

1.2. Elementos del sistema APO.

Por lo general un programa de la APO tiene cuatro componentes:

La especificidad de las metas: Lograr el objetivo de una manera tangible.

La participacin en la toma de decisiones: El gerente y el empleado toman
decisiones mancomunadas y se ponen de acuerdo en la manera de alcanzarlas.
Un plazo explcito: Cada objetivo tiene un plazo determinado. Normalmente, el
plazo es de tres meses, seis meses o un ao.
Retroalimentacin acerca del desempeo: En un plano ideal, esto se logra
proporcionando a las personas retroalimentacin constante, de modo que puedan
ponderar y corregir sus propias acciones.

1.2.1.

Adhesin al programa.

1.3. Caractersticas de La Administracin por Objetivos

Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior La

participacin del ejecutivo puede variar, desde su simple presencia durante las
reuniones, donde puede ser escuchado, hasta la posibilidad de iniciar la propuesta
de reestructuracin del trabajo, con relativa autonoma en el desarrollo del plan
Establecimiento de objetivos para cada departamento o posicin bsicamente
la APO est fundamentada en el establecimiento de objetivos por niveles de
gerencia. Los objetivos, a alto nivel, pueden denominarse objetivos, metas,
propsitos o finalidades.
Interrelacin de los objetivos de los departamentos. Siempre existe alguna
forma de correlacionar los objetivos de varias unidades o gerentes, aunque no
todos los objetivos se apoyen en los mismos principios bsicos.
Elaboracin de planes tcticos y planes operacionales, con nfasis en la
medicin y el control. A partir de los objetivos trazados por cada departamento,
el ejecutivo y su superior elaboran los planes tcticos adecuados para alcanzarlos
de la mejor manera.
Evaluacin permanente, revisin y reciclaje de los planes.
Participacin activa de la direccin.
Apoyo constante del staff durante las primeras etapas.

1.4. Determinacin de Objetivos

Un objetivo es una declaracin escrita, un enunciado, una frase; es un conjunto de
nmeros. Son nmeros que orientan el desempeo de los gerentes hacia un resultado
mediable, complejo, importante y compatible con los dems resultados. Un objetivo debe
ser:

Cuantificable.
Complejo.
Relevante.
Compatible.

En la fijacin de los objetivos deben considerarse los siguientes aspectos:

La expresin "objetivo de la empresa" es realmente impropia. Los objetivos de una

empresa representan, en realidad, los propsitos de los individuos que en ella
ejercen el liderazgo.
Los objetivos son fundamentalmente necesidades por satisfacer.
Los subordinados y dems funcionarios tienen una serie muy grande de
necesidades personales.
Los objetivos y las metas personales no son siempre idnticos a los objetivos y
metas de la empresa.

1.4.1.

Caractersticas de los objetivos.

Los objetivos incluyen fechas especficas del objetivo o su terminacin implcita en el ao

fiscal; resultados financieros proyectados (pero lo estn limitados a ello); presentan
objetivos hacia los cuales disparar la empresa o institucin conforme progrese el plan;
logrando llevar a cabo su misin y cumplir con los compromisos de la empresa. Los
objetivos deben reunir alguna de estas caractersticas:

Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no revista
ninguna duda en aquellos que son responsables de participaren su logro.
Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser
modificados cuando las circunstancias lo requieran.
Medible o mesurable: los objetivos deben ser medibles en un horizonte de tiempo
para poder determinar con precisin y objetividad su cumplimiento.
Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse.
Coherente: es decir no deben contradecirse.
Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma que se constituyan en
elemento motivador, en un reto para las personas responsables de su
cumplimiento.
Deben ser deseables y confiables por los miembros de la organizacin.
Deben elaborarse con la participacin del personal de la empresa
(administracin por objetivos).

1.4.2.

Establecimiento de objetivos:

Implica seguir una metodologa que contemple algunos aspectos importantes para que los
objetivos renan algunas de las caractersticas sealadas. Para establecer objetivos tener
en cuenta:

Escala de prioridades para definir objetivos: es un orden de cumplimiento de

acuerdo a su importancia o urgencia.
Identificacin de estndares: Los estndares constituirn medidas de control
para determinar si los objetivos se han cumplido o vienen cumplindose, y si es
necesario modificarlos o no.

1.4.3.

Tipos de objetivos:

Largo Plazo: Los objetivos de largo plazo son llamados tambin los objetivos
estratgicos en una empresa. Estos objetivos se hacen en un periodo de 5 aos y
mnimo tres aos. Los objetivos estratgicos sirven para definir el futuro del
negocio.
Mediano plazo: son los objetivos tcticos de la empresa y se basan en funcin al
objetivo general de la organizacin. son los objetivos formales de la empresa y se
fijan por reas para ayudar a sta a lograr su propsito.

Corto plazo: son los objetivos que se van a realizar en menos un periodo menor a
un ao, tambin son llamados los objetivos individuales o los objetivos
operacionales de la empresa ya que son los objetivos que cada empleado quisiera
alcanzar con su actividad dentro de la empresa. As, para que los objetivos a corto
plazo puedan contribuir al logro de los objetivos a plazos intermedios y largo, es
necesario establecer un plan para cumplir con cada objetivo y para combinarlos
dentro de un plan maestro que deber ser revisado en trminos de lgica,
consistencia y practicabilidad.

1.4.4.

Establecimiento de objetivos generales

Estos lo establecen el gerente general quien determina lo que se percibe como la misin y
las metas ms importantes de la organizacin en el futuro. La mayora de los objetivos se
fijan de forma tal que coincidan con el presupuesto anual o un proyecto importante.

1.4.5.

Clarificacin de los papeles organizacionales

A veces se pasa por alto la relacin entre los resultados esperados y la responsabilidad
que recae en la persona que debe esforzarse para lograr metas y objetivos. Esa
responsabilidad debe ser asignada a una persona en particular, esto no suele ocurrir ya
que las estructuras de la organizacin en cuanto a responsabilidades son indefinidas y
esto necesita una clarificacin de asignacin de responsabilidad.

1.4.6.

Establecimiento de objetivos para los subordinados

Este proceso se realiza despus de establecer los objetivos para los administradores de
alto y menor nivel. Luego se procede a trabajar conjuntamente con los subordinados en el
establecimiento de los objetivos para cada uno considerando las metas que puede
cumplir, el tiempo y los recursos que utilizarn.
No se deben fijar metas irreales y, el hecho de que los subordinados participen en el
establecimiento de objetivos no significa que puedan hacer lo que quiera. El jefe o
administrador tiene la responsabilidad de aprobar o no las metas de los subordinados. Las
metas deben ser coherentes con los objetivos globales de la empresa y otros
administradores.

1.4.7.

Reciclaje de objetivos

Para establecer objetivos poda hacerse en forma ascendente o descendente y que

funcionan bien mutuamente, entonces es necesario efectuar un alto grado de reciclaje de
objetivos. Al combinar estas dos formas de establecer objetivos obtendremos objetivos
ms claros y acorde tanto con los recursos, motivacin, metas de la empresa, etc.

1.5. Importancia de los objetivos organizacionales:

Los objetivos organizacionales dan a los gerentes y a los dems miembros de la
organizacin importantes parmetros para la accin en reas como:

Gua para la toma de decisiones.

Gua para la eficiencia de la organizacin.
Gua para la evaluacin del desempeo.

1.5.1.

reas para los objetivos organizacionales:

Peter F. Drucker, uno de los escritores sobre administracin ms influyentes de esta

poca, afirma que los gerentes deben luchar por desarrollar y alcanzar una gama de
objetivos en todas las reas en donde la actividad es crtica para la operacin y el xito
del sistema administrativo. Drucker las clasifica en siete reas clave:

Posicin en el mercado: la gerencia debe fijar objetivos indicando donde quisiera

estar en relacin con sus competidores.
Innovacin: la gerencia debe fijar objetivos esbozando su compromiso con el
desarrollo de nuevos mtodos de operacin.
Productividad: la gerencia debe fijar objetivos esbozando los niveles de
produccin que deben alcanzarse.
Recursos fsicos y financieros: la gerencia debe fijar objetivos para el uso, la
adquisicin y el mantenimiento del capital y de los recursos monetarios.
Ganancias: la gerencia debe fijar objetivos que especifiquen la ganancia que la
empresa quisiera generar.
Desempeo global y desarrollo: la gerencia debe fijar objetivos para especificar
las tasas y los niveles de productividad y de crecimiento global.
Responsabilidad pblica: la gerencia debe fijar objetivos para indicar las
responsabilidades de la empresa con sus clientes y con la sociedad, y la medida
en la cual la empresa intenta comprometerse con esas responsabilidades.

1.6. Objetivos cuantitativos y cualitativos

Los objetivos deben ser en lo posible verificables, se debera medir su resultado. Los
objetivos cuantitativos no presentan mayor dificultad al establecer el sistema de medicin,
ya que se verifican cantidades, nmeros, etc. Pero los objetivos cualitativos son de difcil
medicin ya que median cualidades de una meta.

1.7. Jerarqua de objetivos

Los objetivos necesitan ser escalonados en un orden gradual de importancia, relevancia o
prioridad, en una jerarqua de los objetivos globales hasta los objetivos individuales

especficos, en funcin de su contribucin relativa a la organizacin como un todo. Los

objetivos forman una jerarqua, que va de la meta amplia a objetivos individuales
especficos.

Propsito socioeconmico, cmo contribuir al bienestar de la gente

proporcionando bienes y servicios.
Misin.
Objetivos generales de la organizacin (a largo plazo, estratgicos).
Objetivos generales ms especficos (de ares de resultados clave, por ejemplo).
Objetivos divisionales.
Objetivos departamentales y de unidades.
Objetivos individuales (desempeo y objetivos de desarrollo personal).

1.8. Planeamiento estratgico y planeamiento tctico

Escogidos y fijados los objetivos organizaciones, esto es lo objetivos globales de la
empresa a ser alcanzados, el siguiente paso es saber cmo alcanzarlos, esto es,
establecer la estrategia empresarial a ser utilizada para alcanzar de la mejor manera
aquellos objetivos y definir cules son las tcticas que mejor implementan la estrategia
adoptada.

1.9. Partes bsicas de la APO:

Todos los miembros de una organizacin son asignados al cumplimiento de una

serie de objetivos que debe alcanzar durante su periodo operativo normal. Estos
objetivos se fijan en conjunto y se acuerdan con los individuos y sus jefes.
Peridicamente se hacen verificaciones del desempeo para determinar cun
cercano han llegado los empleados al objetivo.
Se dan recompensas a los empleados con base en cun cerca llegaron al alcance
de los objetivos.

1.10.

PROCESO DE APO

1. establecimiento de objetivos generales (jerarqua ms alta de la organizacin).

2. Clasificacin de los papeles organizacionales.
3. Establecimiento de objetivos para los subordinados.
4. Reciclaje de objetivos.
5. Evaluacin peridica, al final de un periodo normal de operacin, se juzga el
desempeo del trabajador en la medida en que haya alcanzado los objetivos.
6. Recompensas, se dan recompensas a los empleados con basas en la medida en que
se han alcanzado los objetivos.

1.11.

Mejora la administracin a travs de la planeacin orientada a resultados.

Clarificacin de los papeles y estructuras, as como la delegacin de autoridad.
Alentar el compromiso a las metas personales y de la organizacin.
Desarrollo de controles efectivos que miden resultados y conducen a acciones
correctivas.

1.12.

Beneficios de la APO

Desventajas de la APO

Deficiencias en la enseanza de la filosofa de la APO.

Deficiencias en la provisin de normas a quienes establecen las metas.
Dificultad para establecer metas
Hincapi en las metas a corto plazo.
Peligro de inflexibilidad.

1.13.

Ventajas de la Administracin Por Objetivos

Segn el libro de Samuel C. Certo nos dice que hay dos ventajas en la (APO):

Los programas APO enfatizan siempre lo que debe hacerse en la organizacin para
alcanzar los objetivos organizacionales.
El proceso APO asegura un compromiso del empleado para alcanzar los objetivos
organizacionales. Dado que los gerentes y los subordinados han desarrollado los
objetivos juntos, ambas partes estn genuinamente interesadas en alcanzar esos
objetivos.

Segn el libro de Harold Koontz seala cuatro ventajas:

Mejora de la administracin.
Clarificacin de la organizacin.
Estmulo al compromiso personal.
Desarrollo de controles.

1.14.

Conclusiones de la APO

Proporciona un medio para medir el verdadero aporte del personal de la empresa, a

definir metas comunes de las personas y de la organizacin y al medir los aportes
individuales a tales metas.
Da una herramienta a la empresa para establecer sus metas conjuntamente con los
subordinados.
Sin embargo, se considera necesario, recordar que dentro de La Administracin Por
Objetivos (APO) existe el riesgo que estas metas puedan no ser concordantes.