Manual de Abies 2.

Marzo 2011

12. Circulacin
Una de las principales actividades de la biblioteca ser la circulacin de los fondos. Una vez
definida la poltica de prstamos, en la que se establecen los tipos de usuarios y de ejemplares y
la duracin de los prstamos en funcin de los anteriores, se habilita esta opcin.
12.1 Prstamo de ejemplares
El proceso de prstamo consta de varios pasos:
Introducir en la base de datos el cdigo del ejemplar que se presta y el cdigo del lector
que se lo lleva en prstamo.
Comprobar que el prstamo se ajusta a la poltica establecida, o que no hay circunstancia
que lo impida, como por ejemplo que el usuario no tenga su carn vigente o ya haya
cubierto su cupo de materiales en prstamo.
Determinacin de la fecha tope de devolucin del documento. Esta fecha la calcula el
sistema en funcin de la poltica de prstamo.

El primer paso consiste en seleccionar la opcin Prestar ejemplar dentro del men Circulacin:

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En la ventana que aparece hay que introducir el cdigo del lector al que se anotar el prstamo, y
el cdigo del ejemplar que se presta. Esta operacin se puede realizar de tres maneras:
La ms sencilla y cmoda es disponer de un lector de cdigo de barras. Basta situar el
cursor en el campo correspondiente y posteriormente leer el cdigo.
Otra posibilidad es la de teclear los cdigos. Estos cdigos aparecen en el carn en caso del
lector y en la etiqueta con el cdigo de barras para el ejemplar.
La ltima posibilidad es buscar el lector y el ejemplar en las listas de lectores y el catlogo.
Esto se hace pulsando el icono que hay a la derecha de los campos. Respectivamente las
ventanas asociadas son:

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En ambos casos disponemos de un campo en el que introducir un valor para buscar, y otro para
indicar en qu campo hay que buscarlo. Este sistema es poco eficaz.
Una vez indicados el lector y el ejemplar, se muestran en pantalla los datos de ambos y se
determina la fecha tope de devolucin. Esta fecha se puede corregir por el encargado, pues es
habitual tener que cambiarla para ajustarla al calendario escolar.

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Al pulsar el botn Prestar es cuando formalmente se efecta el prstamo. En este punto en caso
de existir problemas se presentar el mensaje oportuno. Por ejemplo:

Para los casos correctos, se presenta el siguiente mensaje:

Y una vez confirmado:

12.2 Devolver ejemplar

El proceso complementario al prstamo es la devolucin, por la que el usuario reintegra a la
biblioteca el documento que se llev en prstamo.
Para concluir un prstamo bastar con introducir el nmero de ejemplar a devolver. Puede
introducirse teclendolo a mano, utilizando el lector de cdigo de barras o seleccionndolo de la
lista que aparece tras pulsar en el botn que se encuentra en el lateral del recuadro.
ABIES nos ofrece la informacin del lector y del ejemplar y bastar con pulsar Devolver para
que el prstamo haya concluido. En este momento se toman los datos pertinentes para actualizar
las estadsticas:

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En muchas ocasiones el periodo fijado para el prstamo no es suficiente para que el usuario
realice todas las lecturas y consultas que necesita. Para ello existe la posibilidad de prorrogar el
prstamo por un nuevo periodo de tiempo. Basta conocer el nmero de ejemplar para que el
sistema actualice la nueva fecha tope de devolucin. Puede introducirlo teclendolo a mano,
utilizando el lector de cdigo de barras o seleccionndolo de la lista que aparece tras pulsar en el
botn que se encuentra en el lateral del recuadro.
La nueva fecha de devolucin se calcula automticamente en funcin de la poltica de prstamos
definida para la biblioteca:

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Una necesidad que se presenta con cierta frecuencia es la de anular un prstamo. Esta operacin
permite anular un prstamo que se haya introducido errneamente y del que no se desea dejar
constancia alguna.
Introduzca el nmero del ejemplar prestado y aparecern los datos del lector y del ejemplar.
Puede introducirlo teclendolo a mano, utilizando el lector de cdigo de barras o seleccionndolo
de la lista que aparece tras pulsar en el botn que se encuentra en el lateral del recuadro.
Pulsando Aceptar se borrar el prstamo de la base de datos.
Hay que tener muy presente que para un prstamo desarrollado correctamente no se debe utilizar
esta opcin cuando se devuelva el ejemplar, sino Devolver ejemplar.
Esta opcin deshace la anotacin de prstamo, pero sin afectar a las estadsticas de la biblioteca.

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12.3 Consulta de los prstamos en curso

Se pueden realizar consultas para determinar qu documentos tiene en prstamo un lector, o qu
usuario sac en prstamo un determinado ejemplar. Las bsquedas y los filtros se aplican por
medio de la barra de herramientas de filtros que aparece en la parte inferior de la pantalla:

Filtro por ejemplar

Localiza la anotacin de prstamo de un determinado ejemplar. En la ventana de seleccin se
muestran exclusivamente los ejemplares que estn actualmente en prstamo. Pueden realizarse
bsquedas secuenciales en funcin del orden seleccionado.

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Filtro por curso

Localiza los prstamos de los usuarios/as adscritos a un determinado grupo o curso. En la
ventana de seleccin se muestran exclusivamente los cursos de los lectores y lectoras que tienen
ejemplares en prstamo

Filtro por lector

Localiza los prstamos de un determinado lector. En la ventana de seleccin se muestran todos
los lectores. Pueden realizarse bsquedas secuenciales en funcin del orden seleccionado. Si el
lector seleccionado no tiene ejemplares en prstamo, el filtro no tendr efecto

Retrasos
Presenta todos los prstamos que exceden la fecha lmite de devolucin. Al aplicar este filtro se
habilita la opcin de imprimir una carta de reclamacin al usuario, recordndole la obligacin de
devolver el documento.
Si un filtro est activo, se muestra en la barra de informacin que se encuentra debajo de la rejilla
de prstamos y su botn permanece hundido. Para desactivar un filtro de prstamos basta con
volver a hacer clic sobre el botn hundido.
Otra opcin es imprimir el listado de prstamos, con que se obtiene una presentacin preliminar
de un listado preestablecido de todos los ejemplares en prstamo, indicando los datos ms
relevantes del documento y los datos del usuario que se lo llev en prstamo, que podr imprimir
si lo desea.
Slo aparecern en el listado aquellos prstamos presentes en pantalla. Esto quiere decir que si
ha activado un filtro, slo los prstamos que cumplan la condicin definida se incluirn en el
listado.
De la misma forma, si ha activado un determinado orden haciendo clic sobre el ttulo de una
columna de la rejilla, el listado seguir el mismo orden.
Tanto el filtro activo como el orden aparecen reflejados en la cabecera del listado.

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12.4 Cartas de reclamacin

Tras activar el filtro de retrasos se presentan todos los prstamos que exceden la fecha lmite de
devolucin. Al aplicar este filtro se habilita la opcin de imprimir una carta de reclamacin al
usuario, recordndole la obligacin de devolver el documento.
La carta tiene una apariencia similar a la siguiente, y no es configurable por el usuario:

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