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LA PROBLEMTICA ADMINISTRATIVA
Cules son las principales causas, manifestaciones y efectos de la
problemtica administrativa? Indisciplina, Falta de capacitacin tcnica, etc.
NIVELES DE LA PROBLEMTICA ADMINISTRATIVA.
MACRO:
MESO:
MICRO:
EL ANALISIS ADMINISTRATIVO
Es el proceso mediante el cual el analista penetra la realidad (la problemtica
administrativa). Es la determinacin del Problema:
Causas Manifestaciones Efectos - Posibles soluciones
EL ESTUDIO DE ORGANIZACIN Y METODOS.
El anlisis de los problemas estructurales y de los sistemas de trabajo de la
administracin, requiere de la aplicacin de tcnicas y mtodos cientficos de
investigacin llamados comnmente estudios de O & M.
Las unidades de O&M tienen entre sus funciones:
Estudiar, analizar y planificar la actividad administrativa de las entidades
pblicas y privadas con el propsito fundamental de asesorar a las unidades
administrativas en el mejoramiento de sus sistemas de trabajo en el
aprovechamiento ptimo de los recursos.
MARCO DE REFERENCIA METODOLOGICO.
Cualquier tcnica de investigacin administrativa que emplee una Unidad de O
& M, puede quedar comprendida en un marco de disposiciones lgicas
tendientes a resolver problemas administrativos por medio de un anlisis
ordenado, comenzando por una cuidadosa identificacin y definicin del
problema y avanzando sistemticamente hasta alcanzar su solucin.
b)
c)
d)
e)
3.
Qu tan bien se hizo?: revisin de la calidad, reaccin del
consumidor.
4.
5.
Cmo podra mejorarse?: Redisear el producto,
reorientacin del servicio y mejoramiento de la estructura de la
organizacin y de los sistemas y procedimientos.
ELEMENTOS BASICOS PARA LLEVAR A CABO EL PROGRAMA DE O & M
DISEO DE UN PLAN
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Determinar el problema
Conocer las orientaciones superiores
Formulacin de los objetivos generales y especficos
Formulacin de las metas.
Descripcin de las actividades a desarrollar.
Establecer los recursos materiales y humanos necesarios.
Establecer el costo del proyecto.
Anexar cronograma de ejecucin.
CRONOGRAMA DE EJECUCION
No
.
No
.
Nombre del
Proyecto
Activida
d
Encargado del
Proyecto
Tiempo
Inici
o
Horas
a
invertir
Unidades
Intervinientes
Final Duracin Interna Extern
s
as
Total
horas
Duracin
4.
5.
6.
Formulacin de Recomendaciones
Implantacin
Evaluacin
reglamentos,
Organigramas
Diagrama de flujos.
Cuadro de distribucin del trabajo.
Cuadros estadsticos.
Sociodramas, etc.
Investigacin documental
Entrevistas
Cuestionarios
Observacin directa.
Predefinicin de Problemas (PDP)
3. ANLISIS DE LA INFORMACIN
Una vez recabada la informacin a travs de las diferentes tcnicas de
investigacin se procede a realizar el anlisis administrativo. En esta etapa el
Analista deber ser objetivo, crtico y analizar con elementos tcnicos la
informacin recabada.
El proceso de anlisis se inicia con la informacin documental donde se
analizan los documentos siguientes:
Ley Creadora:
Documento Legal por el cual se debe de velar que cumpla con cada artculo
que contempla la Ley y que responda a los requerimientos que demanda la
Institucin o rea sujeta a estudio de acuerdo a su estructura organizativa.
Plan Anual:
Permite analizar las polticas, objetivos, estrategias y metas trazadas de
manera que permitan conocer se stas se encuentran enmarcadas dentro de la
razn de ser del rea sujeta a estudio, y sobre la poltica general del rea en
dependencia.
Asegurar peridicamente la evaluacin del plan, el cumplimiento y no
cumplimiento y justificacin sobre las lneas trazadas.
La formulacin, desarrollo y evaluacin del plan refleja el nivel de Direccin,
organizacin y gestin que un dirigente mantiene.
Estructura Organizativa:
A travs del Organigrama el Analista de O & M detecta el tramo de control,
niveles jerrquicos existentes, vela por que estos cumplan con el mnimo
requerido tericamente, segn principios de organizacin.
La Plantilla de Cargos:
Es un documento que sirve para analizar la cantidad de personal necesario, los
requerimientos que cada cargo debe tener, es decir el perfil ocupacional
requerido de acuerdo a la naturaleza del cargo y a la demanda del rea sujeta
a estudio.
Manuales de Organizacin:
Se analiza este documento a fin de constatar si este se encuentra actualizado,
si rene los requisitos tcnicos, si la divisin del trabajo est de conformidad
con la estructura organizativa. Otras aplicaciones propias del objetivo de los
manuales es la consideracin en la instruccin gua del trabajo a ejecutarse,
coordinaciones entre los diferentes niveles, actualizacin y la eliminacin de
duplicaciones innecesarias.
Presupuesto:
La estructura organizativa debe estar ntimamente relacionada con el
presupuesto, es decir su codificacin presupuestaria debe obedecer a una
estructura orgnica lgica dentro del aspecto macro de la organizacin, por ser
una herramienta de control que permite identificar lo programado contra lo
ejecutado, las variaciones que se dan en los diferentes rubros, a fin de analizar
las causas de aquellos rubros que son representativos. Las transferencias y
aumentos realizados y las causas que originaron las mismas. As como es
importante analizar el Plan de Trabajo en funcin del presupuesto a fin de ver
la objetividad del cumplimiento. Analizar los controles que se deben de llevar
tanto de ingresos como de egresos.
Procedimientos:
las
cuenta con los criterios bsicos para plantear las debilidades y fortalezas que
deben incluir, el origen y las causas que lo provocan, argumentando estas
tcnicamente y en trminos reales (porcentajes) con la finalidad de mantener
la objetividad en el Diagnstico.
4. FORMULACION DE CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
El Analista de O & M referir en su informe los problemas o debilidades
encontradas que le permitan emitir conclusiones y recomendaciones, las
cuales pueden estar dirigidas a: consolidar estructuras organizativas,
eliminacin de cuellos de botella, racionalizacin y perfeccionamiento de
documentos, mejora en los mtodos y tcnicas de direccin, medios tcnicos
necesarios, perfeccionamiento en los mtodos de planificacin, control e
introduccin de nuevas estrategias para elevar la rentabilidad financiera y
formulacin de alternativas.
5. IMPLANTACION
La implantacin de las recomendaciones es tan importante como cualquiera de
las fases anteriores, ya que constituye el momento en que las medidas de
mejoramiento propuestas deben ponerse en vigor.
Podran distinguirse tres momentos en esta parte del trabajo de O & M.
1.
3.
Mtodo Instantneo.
El Proyecto Piloto.
La Implementacin en Paralelo.
Implantacin parcial o por aproximaciones sucesivas.
1.
2.
3.
4.
cada
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
PERMITE CONOCER
Ley Creadora
Plan Anual
Estructura Organizativa
Manual de Organizacin
Antecedentes
Base Legal
Conceptualizaciones
Descripcin del Sistema
Conformacin Orgnica
Visin y Misin
Objetivos, Metas y Funciones
Lneas de Autoridad, Responsabilidad
Coordinacin
Manual de Cargos
10
Requisitos
de
Preparacin
Acadmica
Experiencia
Detectar duplicidades de funciones
Sistemas
Procedimientos
Controles
Formularios
Detectar cuellos de botella
Informacin fuente y emitida por el Sistema de Informacin
OBSERVACION DIRECTA
Esta tcnica tiene como objetivo la percepcin de la realidad sujeta a
estudio, es decir permite al Analista observar los procedimientos,
actividades, frecuencia de trabajo y seguir el sistema desde las entradas
hasta su producto final. En la observacin, el Analista puede utilizar
cualquiera de los siguientes mtodos o bien realizar combinaciones entre
s.
11
12
13
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Se propondrn las soluciones o alternativas para la superacin de los
problemas planteados en el punto anterior. Las mismas debern ser
congruentes con los objetivos, polticas administrativas y econmicas de
la Institucin; adems debern estar enmarcadas dentro de la
delimitacin del sistema objeto de estudio y orientadas a eliminar las
causas que provocan los problemas planteados (debilidades) y reforzar
las fortalezas encontradas.
Si las recomendaciones afectan a otros sistemas que se relacionan con
el objeto de estudio, deben manifestarse y recomendarse cambios en
ellos, si stos son de forma; en caso sean de contenido deber
recomendarse el estudio de los otros sistemas.
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CULTURA ORGANIZACIONAL
Toda organizacin tiene una cultura tcita que le define a los empleados
las normas de conducta aceptables o inaceptables. Despus de pocos
meses, los empleados comprenden la cultura de su organizacin. Cules
reglas son rgidas y qu tipo de conducta conservar: en el vestir, ante
determinados problemas; qu cosas se pasan inadvertidas, valor de la
honradez, integridad, etc.
Tambin existe una subcultura, definida por grupos afines (normas,
adiciones o modificaciones) que estn subordinadas a una cultura
dominante que transmite a todos los empleados los valores que resultan
ms preciados.
Para conservar una buena posicin los miembros del grupo tienen que
aceptar las normas de la cultura que domina en la organizacin.
CONCEPTOS DE CULTURA ORGANIZACIONAL
1.
Una constelacin general de creencias, costumbres, tradiciones,
sistema de valores, normas de conducta y formas de hacer negocios
que es nica para cada corporacin (Tunstall, 1983).
2.
Un modelo de presunciones bsicas e inventadas, descubiertas o
desarrolladas por un grupo definido al ir aprendiendo a enfrentarse con
los problemas de adaptacin externa e integracin interna, que haya
ejercido la suficiente influencia como para ser considerada por los
miembros del grupo como la forma de pensar, sentir y percibir esos
problemas (Schein, 1985).
Por tanto, la cultura organizativa es una fuerza que posibilita la cohesin en
la organizacin, y est constituida por el conjunto de valores que son el
ncleo de la identidad de la empresa y que son asumidos por los miembros
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Valores
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Ritos
Mitos
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1.
Culturas Constructivas
Culturas Defensivas
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