FACULTAD DE NEGOCIOS

CARRERA DE ADMINISTRACIN Y NEGOCIOS INTERNACIONALES

CICLO 2014-02
DISEO ORGANIZACIONAL Y PROCESOS
SECCIN: NX45

_______________________________________________________________
___

INFORME ESCRTO
PROFESOR DEL CURSO: Leonardo
TRABAJO PRESENTADO POR LOS ALUMNOS
Aedo Estrada, Sofa Isabel
Cano Snchez, Jisel Franchesca
Garca Arias, Carolina Nicole
Moron Dolmos, Marielsa
Pasco Moreno, Scarlet
Torres Paredes, Elizabeth
Villarreal Ricra, Alexandra
FECHA DE ENTREGA MAXIMA: 12-11-14

NDICE
8. Diseo de puestos: .3
8.1. Definicin de puestos por unidades organizativas.3
8.2. Anlisis por puesto..6
8.3. Creacin de puesto.9
8.4. Alineacin de puesto..11
9. Procesos de la empresa: ..11
9.1. Cadena de valor y Mapa de Procesos.11
9.2. Diseo de procesos actuales.15
9.2.1. Flujograma Matricial de cada proceso...15
9.2.2. Problemas de cada proceso16

8. Diseo de puestos:
8.1. Definicin de puestos por unidades organizativas
Area de Operaciones
Transporte
Anlisis del puesto
Transporte
Resumen de la entrevista: Esta entrevista fue elaborada en la empresa a cargo del sr.
Ernesto Cabrera Rojas, quien seor mostr mucha disposicin y amabilidad al
contestar nuestras inquietudes. Adems, nos pregunt acerca de que universidad
venamos y que estudiamos, fue una comunicacin muy cordial y nos brind
informacin de sus datos, horario de trabajo y sobre las funciones principales, las que
menciono que es encargarse del transporte de los productos o mquinas. Adems,
asegurarse que este llegue en buen estado al lugar de destino.

rea de Informtica
Control interno de inventario
3

Anlisis del puesto

Control interno de Inventario
Resumen de la entrevista: Fue elaborada en las instalaciones de la empresa
SURGIMED, nos brindaron informacin importante tales como, nombre del encargado,
horas de trabajo, principales funciones que realizan, etc. La entrevista tambin fue
cordial.

rea Comercial
Venta
4

Anlisis del puesto

Venta
La entrevista se realiz en las instalaciones de la empresa. Se solicit informacin
general como: nombre completo, horario de trabajo y preguntas sobre las funciones
principales, entre las que se mencion: Gestin de capital humano de la organizacin
para mantener el orden del trabajo.

8.2.

Anlisis por puesto

5

a) Contabilidad
Resumen de la entrevista: La entrevista se realiz en las instalaciones de la empresa.
Se solicit informacin general como: nombre completo, horario de trabajo y preguntas
sobre las funciones principales, entre las que se mencion: Gestin en el manejo de la
parte financiera con los bancos, manejo de activos y pasivos, entre otros.
Carga de trabajo:

Resumen de carga de trabajo: La herramienta de carga de trabajo dio como resultado

una sobrecarga de 21.4%. Por ello, cabe recalcar que en este puesto se necesita de
6

un ayudante o algn trabajador extra. Por otro lado, se hace notar que hay mayor
actividad B que A por ende se podra hacer una delimitacin de actividades para evitar
la sobrecarga al trabajador.
Alineacin de las actividades de la estrategia: Podemos concluir que sus actividades
van de acuerdo a la estrategia de la empresa, debido a que se dedica a la venta de
productos, por consiguiente las actividades A son de suma importancia para la
Empresa.
Ajuste y propuesta de puesto: Sera ideal que la verificacin de la llegada de
mercadera o elaborar los inventarios sea realizado por otra persona y no por el de
contabilidad, ya que no forma parte de sus funciones principales.

b) Recursos humanos
Resumen de entrevista: Se entrevist al jefe de recursos humanos, Ramrez Lavi
Jorge, quien describe que lo primordial de su puesto es seleccionar a un grupo
eficiente y con cierto perfil que solicita la empresa. Segn el gerente de Recursos
Humanos, se requiere que la responsabilidad, flexibilidad y tolerancia estn dentro
del perfil de los trabajadores para que puedan manejar cualquier situacin adversa y
en el manejo diario en sus labores. Por otro lado, dentro de las actividades del jefe de
RR.HH se encuentra seleccionar y capacitar al personal, tambin impartir la cultura de
la organizacin. Tambin es un nexo entre los trabajadores y los altos mandos de la
empresa, comunica los malestares o sugerencias para mejorar el ambiente laboral a
los directivos, de modo que se pueda trabajar ms eficiente. As tambin comunica los
objetivos

de

la

empresa

en

cada

reunin

con

los

trabajadores.

Carga de trabajo: El puesto no presenta sobrecarga ya que arroja un 110% de

eficiencia, adems las actividades que realiza se encuentra muy relacionada con el
puesto del jefe de recursos humanos. Son necesarias que tales actividades se realicen
por tal puesto ya que son las funciones principales que le competen.

Alineacin con las actividades de la estrategia: Las actividades que realiza el

puesto se encuentran alineadas con las estrategias de la empresa.

Ajuste y propuesta de puesto : Como se mencion las actividades son de carcter

principal para el puesto, pero se recomienda, para que sea ms eficaz el puesto, que
la frecuencia sea menor en ciertas actividades:
Velar para que se notifique a la Direccin General de los cambios del personal
produzca en la nmina de funcionarios y empleados, esta actividad.
Coordinar las relaciones laborales en representacin de la empresa.
Colaborar en la definicin de la cultura empresarial.

8.3 Creacin de puestos

El puesto que con urgencia se necesita y se ve con claridad que debe ser creado es
un ayudante de inventario, que se encontrara dentro del rea de contabilidad, pues
as sera menos laborioso para las pocas personas que se encuentran en esa rea
contabilizar y estar al tanto si la mercadera llega completa o no. Por lo tanto, los de
contabilidad se centraran ms en lo financiero de su rea y no a contabilizar el
inventario.
PUESTO: Ayudante de inventario

Manual de funciones del ayudante de inventario

SURGIMED
Puesto
Coordina con
Relaciones externas
Funcin general: Apoyar al rea de contabilidad con la mercadera.
Funciones especficas:
1. Contabilizar la mercadera.
2. Realizar inventario interdiario.
3. Estar disponible para el rea de contabilidad.
4. Ordenar la mercadera cuando llegue por tipos.
Indicadores del puesto:
Tiempo en ordenar la mercadera:
Este indicador representa la participacin del tiempo que le toma arreglar
y ordenar la mercadera cuando estos llegan a la Empresa.
I= Tiempo que le demora ordenar y arreglar la mercadera x 100
Tiempo promedio que le debera tomar arreglar y ordenar
Eficiencia en realizar el inventario:
Con este indicador podemos notar el tiempo que demora en elaborar el
inventario entre el tiempo que le debera tomar. (W=40%)
I=
Tiempo que toma en realizar el inventario________x100
Tiempo promedio que le debera tomar en realizar el inventario
Perfil del puesto
Conocimientos:
Aptitudes y habilidades:

Condiciones de trabajo:

Tener nocin sobre cmo realizar un

inventario.
1. Paciencia.
2. Orden.
3. Proactivo.
4. Precisin
Trabajo en almacn.

10

8.4. Alineacin de puestos:

A continuacin, se presenta una tabla en la que se resume puesto por puesto, si estos
cumplen actividades alineadas con la estrategia de la empresa. Asimismo, se
muestran los cambios (si estos han ocurrido) en cuanto a nuevas funciones o cambios
que se hayan realizado o si se han reasignado a otros puestos o unidades por carga
de trabajo. En la columna variaciones se muestran si se han eliminado o reasignado
a otros puestos.

Nro.

Puesto actual

1.
2.

Transporte
Control
interno
de
inventario
Contabilidad
Ventas
Gerente de
Recursos
Humanos
Ayudante de Puesto
inventario
Nuevo

3.
4.
5.

6.

Puesto
propuesto

Variaciones

No
No

Alineado con
objetivos
y
estrategia.
S
S

No
No
No

S
S
S

9. PROCESOS DE LA EMPRESA:

9.1. Cadena de valor y Mapa de Procesos

CADENA DE VALOR
La cadena de valor es una representacin de cmo est organizada la empresa a
travs de las actividades que realiza ganar la licitacin, coordinar con su proveedor en
el extranjero, vender el producto, y finalmente entregarlo en ptimas condiciones. La
ubicacin de cada actividad permite entender cmo se sostiene la ventaja competitiva
de la empresa que representa un valor especfico para los clientes.
En este sentido, La ventaja competitiva que presenta la empresa SURGIMED SAC, es
el excelente conocimiento del know-how para estimar el tiempo del envo y tener un
contacto clave que los puede proveer a tiempo quienes se encuentran ubicados en
pases como EE.UU obteniendo buenos precios de compra en el mercado, lo que
garantiza su ganancia y poder ofrecer a los clientes productos que otras empresas no
puedan encontrar fcilmente. Esto se debe a los aos de experiencia dedicados al
rubro de venta de maquinaria para el rea de salud, teniendo como clientes a clnicas,
hospitales, consultorios, entre otros, tambin el xito se debe a los aportes que todos
los trabajadores realizan ya que demuestran trabajar activamente durante todo el
proceso de la cadena de valor.

11

CADENA DE VALOR DE LA EMPRESA SURGIMED

Mapa de Procesos
Representa a la empresa en funcionamiento, es decir, cmo las personas de
diferentes puestos y reas se agrupan para realizar el trabajo y lograr los objetivos de
la empresa y la satisfaccin del cliente.
La identificacin de los procesos se ha realizado respondiendo las siguientes
preguntas:
Qu hace?
Surgimed es un proveedor que vende maquinaria y equipos importados como
dispositivos mdicos que se utilizan en la industria de la salud.
Para quin lo hace?
Para consultorios mdicos, hospitales, Equipo de Cuidado a Largo Plazo, Ambulatory
Care y centros de ciruga o cualquier otra empresa que requiera equipamiento mdico
de alta calidad y buen funcionamiento
Cmo lo hacen?
- Coordinan una cita con la empresa mediante un concurso por licitacin para informar
sobre las caractersticas y beneficios del equipo que requieran.
- Brindar una atencin personalizada a cada cliente para incentivarlo a que adquiera
ms equipos mdicos, sealando las caractersticas ms resaltantes de la misma.
- Una vez confirmada la licitacin se procede a hacer el pedido por medio del contacto
en EE.UU y algn otro pas del extranjero donde se encuentre el producto.

12

- Coordinan el envo y el pago del equipo mdico al Per ya sea por va area o
martima
- Contar con empleados que estn altamente capacitados y que tengan experiencia en
cada proceso de venta de los productos e inventario.
- El rea de operaciones se encarga de verificar el buen funcionamiento de los equipos
y el rea de inventarios a contabilizar los productos y clasificarlos.
- Se coordina con el cliente el da, la hora de entrega y la forma de pago
- Finalmente se brinda asesora post venta en relacin al funcionamiento del equipo
mdico.

MAPA DE PROCESOS DE LA EMPRESA SURGIMED S.A.C

ENTRAD
AS

MAPA DE PROCESOS

CLIENTE
S

PROCESOS ESTRATGICOS

N
E
C
E
S
I
D
A
D
E
S

Planeamiento
Institucional

Gestin de
RR.HH

Administraci
n de Calidad

Elaboracin de planes
para
obtener
licitaciones,
y
elaboracin
de
carpeta de productos
para
presentar
al
cliente,
elaboracin
de
planes
de
crecimiento
de
la
empresa

Desarrollo
administrativo,
seleccin,
promocin
y
venta
del
producto.
Evaluacin del
rendimiento de
los
trabajadores.

Control de calidad
durante
y
verificacin
inventario
al
momento
de
llegado
del
extranjero
el
equipo
para
el
posterior envo al
cliente

PROCESOS OPERATIVOS
Almacn y
manejo de
productos

D
E
L
C
L
I
E
N
T
E

Entrega y
control de
inventario

Verificaci
n de la
orden de
compra

Control
de
calidad

Determinaci
n de
precios
Entrega del
producto y
servicio post
venta

S
A
T
I
S
F
E
C
H
O
S

Facturacin y
seguimiento
de la
transferencia
bancaria

13

PROCESOS DE APOYO
Logstica General
Adquisicin de insumos
para oficina y para el
rea de operaciones as
como, actualizacin de
software para agilizar el
proceso de inventario

Manejo Financiero
Supervisar el
rea del
manejo
financiero,
los
presupuesto y capital para
el buen funcionamiento de
la
empresa,
as
como
evaluar
proyectos
de
inversin.

14

9.2. Diseo de procesos actuales:

9.2.1. Flujograma Matricial de cada proceso
Proceso de entrega del producto

Fase

PROCESO DE ENTREGA DEL PRODUCTO

Cliente

Seguro del
producto
elegido?
Eleccin del
producto

NO
2

SI

rea de operaciones

Pedido del
producto
solicitado

Papeleo para el
envo del o los
productos

Brinda caracte.
y beneficios del
producto

INICIO

Medio de pago
acordado

Coordinar
cita con la
empresa

Concurso por
licitacin

Contacto
extranjero

Recepcionista

SI

Asesora de
productos

NO
2
1

Envo del
producto

Clasificacin del
producto en el
inventario

Coordina la
fecha y hora de
la entrega

Asesora postventa

FIN

15

9.2.2 PROBLEMAS DE CADA PROCESO

Luego de analizar cada proceso de la empresa hemos podido identificar errores en el
proceso de entrega del producto, los cuales generan costos en la empresa. Dichos
problemas son los siguientes:

Maquinaria daada.
Incumplimiento de pagos (por parte de la empresa contratante).
Juicio por incumplimiento en el tiempo de entrega de la maquinaria (caso de
licitaciones).
La maquinaria no cumple con todas las caractersticas solicitadas.
Temor en la importacin de la maquinaria.

A continuacin presentaremos un cuadro con los problemas ms frecuentes tomando

como ejemplo la devolucin de 120 maquinarias y el nmero de estas por cada tipo de
problemas; Seguidamente, presentaremos el Diagrama de Pareto para determinar la
causa principal de los problemas de la empresa

Para

Problemas que presenta la

empresa:
Maquinaria daada.

Frecuencia en 120
pedidos :
39

Incumplimiento de pagos (por

parte de la empresa
contratante).

28

Juicio por incumplimiento en el

tiempo de entrega de la
maquinaria (caso de
licitaciones).

22

La maquinaria no cumple con

todas las caractersticas
solicitadas.

18

8
Temor en la importacin de la
maquinaria.
Otros

poder realizar el diagrama de Pareto, primero debemos determinar el porcentaje por

cada problema y despus determinar el porcentaje acumulado.

16

TIPO
PROBLEMA

DE

Maquinaria
daada
Incumpliendo en
los pagos
Juicio por el
incumpliendo en
el tiempo de
entrega
La maquinaria no
cumple con todas
las
caractersticas
solicitadas
Temor en la
importacin de la
maquinaria
Otros
TOTAL

FRECUENCIA(e
n 120 pedidos
devueltos)
39

33%

33%

28

23%

56%

22

18%

74%

18

15%

89%

7%

96%

5
120

4%
100%

100%

ACUMULA
DO

Diagram
a de
Pareto

120

100

100%
90%
80%
70%

80

60%
60

50%
40%

40

30%
20%

20

10%
0

0%
1

17

De acuerdo con el diagrama de Pareto podemos observar que hay dos problemas
que abarcan ms las causas por las que hay esta deficiencia en la empresa las
cuales son en parte en maquinaria daada y por otra lado el incumpliendo de pagos
hacia la empresa SURGIMED por parte de sus clientes. De estos dos importantes
analizaremos el primero en el siguiente diagrama de Ishikawa:

Diagrama de ISHIKAWA

Posibles causas que ocasionan la devolucin de maquinaria por estar daada

Falta de verificacin
al momento del
empaque de la
maquina

Falta de cuidado en el
traslado de la
maquinaria

Entrega
de
maquinar
ia daada

Falta de restricciones en el
contrato de importacin
(devolucin de efectivo en
caso
de
recibirlos
daados)

Escaza supervisin del

personal al momento
de recibir la
maquinaria

18