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Description narrative :

Expression du besoin :
Le demandeur sadresse au magasinier pour recevoir les articles dsirs
aprs la justification du besoin et la validation de la demande par la direction
technique ou responsable du service.

Demande dachat :
Si les articles sont disponibles au stock, le demandeur sera servi sinon une
demande dachat sera formule par le magasinier pour tre envoye au
service dachats du sige.
La demande dachat doit porter le visa du magasinier ainsi que du
responsable du service concern par la demande.
Les demande dachats manant des exploitations agricoles sont soumises au
visa du directeur de zone avant leurs transmission.
La demande dachat ne pourra tre autorise par le service dachats et la
direction financire si elle nest pas inscrite dans le cadre du budget annuel
approuv par le comit de direction.
Les dpassements budgtaires ne sont autoriss que pour les dpenses
caractre urgent et exceptionnel.

Consultation et choix du fournisseur :


Aprs la rception de la demande le service dachat va accder lhistorique
des articles demands qui est disponible sur lERP, pour pouvoir formuler la
demande en se basant sur les prix de la dernire opration portant sur les
mmes articles.
Si cest le cas dun nouveau article, le service achats va envoyer des
demandes de cotation aux fournisseur habituels, ou des nouveaux.
La demande de cotation doit tre adresse au moins trois fournisseurs.

Ds la rception des devis le service dachats procde sur une comparaison


qualit/prix en collaboration avec le demandeur, jusqu la satisfaction de sa
demande.
(*)en cas de ressemblance des offres des fournisseur, le choix sera fait en
collaboration avec le service financier fin de favoriser les conditions des
paiements les plus avantageuses.
Formulation et envoi du bon de commande :
Le bon de commande est formule par le service achats sur la base de la
demande dachat et le devis du fournisseur, puis il sera envoy au fournisseur.
Le bon de commande comporte la signature du service dachats, du
responsable du service concern par la demande ou de la direction technique.

Suivi de la commande :
La commande est suivie par le service achats, magasinier, et responsable du
service demandeur pour vrifier si les dlais de livraison sont respects, sinon
il yaura une relance du fournisseur ou mme une sanction en cas dexistence
dun contrat qui relie le groupe et le fournisseur.
Rception de la marchandise :
La marchandise est envoye directement au demandeur(magasinier du site)
qui va vrifier en prsence du livreur avant le dchargement que les articles
livrs lui sont bien destins en consultant le registre des demandes dachats,

ltat des commandes et la copie du bon de commande.


Si les produits reues ne sont pas demandes, le magasinier doit
imprativement refuser ces produits mme en cas de besoin.(ce contrle
permet de contrler lorigine de la commande et la destination de la livraison,

ainsi que la conformit de la livraison la commande)


Le magasinier doit effectuer ensuite un contrle qualitatif et quantitatif.
En cas danomalies considrables ou en cas de doute sur le traitement de la
livraison, le magasinier doit absolument faire appel au responsable du service
demandeur et ventuellement au service achats avant de prendre toute
dcision unilatrale.

Toutes les anomalies constates lors de la rception doivent tre mentionnes


sur le BL(articles non livrs, articles dfectueux , articles livrs non
commands).Les rserves doivent tre prcises, significatives, dates et
confirms par une lettre recommande au fournisseurs/transporteur en cas
dune livraison importante.
En cas danomalies importantes le magasinier transmettre un dossier de
rception* au service achats et la direction financire dans 3jours
maximum ( compter de la date de ralisation de la rception), ce qui
permettra au service achats de constituer un dossier de rclamation dans les
dlais de relance des fournisseurs concerns et de bloquer le rglement des
factures faisant objet de rclamations.
*Le dossier de rception comporte :
une copie du BL mentionnant toutes les rserves constates lors de la
rception.
une dcision de non rception cosigne par le magasinier et le
responsable du service demandeur dtaillant toutes les anomalies
constates.
Si la commande est satisfaisante le bon de livraison envoy avec la
marchandise par le fournisseur est sign ce qui induit lacceptation de la
livraison , puis la formulation dun bon de rception.
Le bon de rception doit porter le visa du magasinier ainsi que du responsable
du service demandeur.
Rassemblement des pices justificatives :
Le bon de livraison, bon de rception et le bon de commande ainsi que la
facture sont runis une autre partie du service dachats (qui a comme
fonction la vrification des factures en les comparant avec le BL, BR, DA et
BC par des agents de saisie et de contrle) puis classs par socit/site et par
ordre alphabtique.
Il existe trois cas de rassemblement :
Site non informatis : Saisi de la demande dachat; du bon de
commande de rgularisation et du bon de rception.
Site informatis : saisi du bon de commande de rgularisation.
Achat Sige : saisi de la demande dachats ;du bon de
commande de rgularisation ; et du bon de reception.

Si lune des pices est manquante elles sont rclames soit au fournisseur en
cas de facture ou au site concern en cas dune demande dachat ou de bon
de rception.
Envoi de lensemble des pices la comptabilit :
Aprs la vrification des pices lensemble est envoy la comptabilit pour
enregistrement.
Choix du moyen de paiement :
Le service financier est celui qui soccupe du choix des moyens de paiement ou de la
banque par laquelle seffectuera le paiement.

Emission et autorisation des chques :


Le service portefeuille soccupe de lmission des chques, qui seront ensuite
signs par le service financier ou PDG puis envoys pour paiement .