Webinars, la formación del futuro

La implantación de las nuevas tecnologías ha supuesto el empuje definitivo para la

formación online. Ahora se suman nuevas fórmulas de aprendizaje como los webinars o
seminarios virtuales, un sistema novedoso en nuestro país que gana cada día más
adeptos. Y es que es difícil decirle no a una herramienta que acerca la formación en
tiempo real tanto a un estudiante de España como a un profesional de China, que
además ahorra costes y que se puede recibir en cualquier momento y lugar.

Eva Sereno – Abril de 2010

Estudiar a distancia es una fórmula que se viene empleando

desde hace años. Ha llovido mucho desde aquella formación en
la que se utilizaba el correo postal para la recepción de los
materiales didácticos o la compra de las lecciones por capítulos
en quioscos. Las nuevas tecnologías y la aparición de Internet
han contribuido a que la formación a distancia sea asequible
para la mayoría de las personas, lo que provocó que a finales de
la década de los 90 se acuñara el término de e‐learning para
definir el sistema de aprendizaje por medio de la utilización de
medios electrónicos, principalmente de un ordenador personal o del teléfono móvil,
dispositivos a través de los cuales se accede al contenido formativo.

Desde la aparición del e‐learning, diversos sistemas están disponibles en el mercado para la
aplicación de las nuevas tecnologías a la formación a distancia, aunque el primer software
desarrollado para estos fines fue el denominado PLATO, realizado en la Universidad de
Illinois, que hoy en día todavía se sigue utilizando, aunque ya actualizado para dar cabida a
las nuevas tecnologías y novedades en el área formativa. Entre las primeras instituciones que
emplearon este software, cabe destacar el New York Institute of Technology o el Western
Behavioural Sciences Institute, ambos en Estados Unidos. No obstante, el e‐learning también
llegó de forma paralela a España y Europa.

La enseñanza online ofrece muchas ventajas para el estudiante al poder hacer compatible
varios procesos de aprendizaje, la compatibilidad de sus horarios educativos y profesionales y
poder acceder a estudios sin tener que desplazarse fuera de su ciudad o localidad de
residencia. Aunque, como todo, también hay desventajas de este sistema por la falta de
relación entre los estudiantes o los profesores y el posible aislamiento de los alumnos al no
tener que acudir a clase y relacionarse con el resto de compañeros.

Para paliar estos inconvenientes, comienzan a proliferar los denominados webinars o

también conocidos como seminarios virtuales, online meeting, webmeeting, live web
conference… Se trata de un sistema basado en un software que permite a una persona
organizar a través de Internet un reunión virtual entre un grupo de personas determinado
para llevar a cabo una reunión entre participantes ubicados en diversos países.

Pero sus posibilidades son muchas más y también permite el desarrollo de una demostración
de producto; llevar a cabo sesiones de formación entre los trabajadores de una empresa o
bien clases en centros de formación y universidades, incluso de postgrado o masters; trabajar
de forma cooperativa a un grupo o varios grupos de investigación con diferentes ubicaciones

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geográficas; dar conferencias o un seminario sobre una temática específica y realizar tutorías
grupales o individuales, dado que se pueden corregir en tiempo real los documentos
elaborados por los alumnos, y enviar y presentar trabajos a un profesor a través de la
transferencia de ficheros o mediante el escritorio compartido, entre otras utilidades, según
indican desde el Centro de Supercomputación de Galicia (CESGA), centro que trabaja en
varios proyectos de webinars, algunos de ellos específicos para la comunidad educativa
gallega.

¿Cómo funciona un webinar? Aunque inicialmente puede parecer un procedimiento algo

complejo, en realidad es sencillo. Para organizar un seminario virtual, según explican desde
CESGA, es preciso contratar el servicio de una empresa suministradora, que hará una
tarificación en función del número de personas asistentes al webinar y de la duración de la
sesión, o bien se puede comprar el software necesario e instalarlo, de manera que se pueda
explotar en función de las necesidades de cada uno.

Una vez dado este paso, hay que proponer el tema del webinar, enviar la aplicación a los
usuarios inscritos al evento a la hora a la que se producirá ese encuentro virtual, al que hay
que conectarse con un nombre de usuario y una contraseña. Una vez están todos los
participantes conectados, el organizador del acto puede comenzar a exponer verbalmente el
tema, al mismo tiempo que los asistentes ven una presentación, un documento de PC en
tiempo real, piden la palabra para intervenir en la sesión mediante un chat, multiconferencia
telefónica o con un micrófono, de acuerdo con las características del software elegido.
Además, las sesiones pueden grabarse para consultarlas posteriormente y el organizador
puede enviar una serie de consultas o preguntas para comprobar que los participantes están
siguiendo el evento, entre otras opciones que se ofrecen.

Hoy en día existen varias herramientas disponibles como Macromedia Breeze Live, Linktivity,
Akiva, Microsoft Live Meeting, Interwise, Webconference o WebEX, esta última desarrollada
por la empresa Cisco para seminarios virtuales, según expone Antonio Conde, director de
Desarrollo de Negocio de Colaboración de Cisco en España, quien añade que las herramientas
diseñadas por Cisco para webinar permiten que se pueda desplegar toda la infraestructura en
casa del cliente, o bien externalizar en la nube y pagar por el consumo que se realiza en el
caso de WebEX.

Además de las utilidades y las prestaciones que tienen los webinars, entre las posibilidades
que presentan cabe destacar el hecho de poder conectar a muchas personas porque se
puede disponer de plataformas con la escalabilidad necesaria para ello. De hecho, “el año
pasado, llevamos a cabo una presentación de antiguos alumnos a través de WebEX en la que
participaron 3.000 usuarios remotos”, añade Antonio Conde.

Son herramientas que sí están implantadas en España y “que están muy arraigadas en
empresas e instituciones y que en los últimos años se están potenciando ante la necesidad de
reducir costes en viajes, poder dar formación en remoto o reducir CO2 y mejorar el
medioambiente, entre otros factores que las están potenciando”, según explica el directivo
de Cisco.

En opinión de Antonio Conde, en España “está funcionando muy bien y estamos en la media
de la Unión Europea, aunque la previsión es que se siga subiendo en los próximos años”
porque, además, el webinar también ofrece ventajas a las empresas o departamentos de
I+D, ya que se ha comprobado que cuando se tiene que realizar un trabajo entre varias
personas dispersas geográficamente, como diseñar un nuevo producto, se acorta
temporalmente todo el proceso mediante este sistema. Un ejemplo, es el caso de la empresa
Boeing, que tiene su centro de diseño en Estados Unidos, fábricas en Indonesia y las labores
de ensamblaje se llevan a cabo en el país norteamericano. Un proceso desde el diseño de una
pieza hasta su ensamblaje que costaba dos meses hasta que todo estaba perfecto y que con
este sistema se ha reducido a dos semanas.

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Buena aceptación en España

Precisamente, la buena aceptación que ha tenido

en España este tipo de herramientas ha llevado a
otras compañías a emplearlas en el país y
extenderlas a otros campos como el educativo. Es
el caso de Bureau Veritas Formación. Para María de
la Puente, técnico comercial de esta empresa, “los
webinar son una actividad de comunicación en la
que se conjuga la imagen y el mensaje, fusionan lo
mejor de la enseñanza e‐learning y lo mejor de
las clases presenciales, permitiendo al alumno
aportar sus ideas y consultar sus dudas desde su
propia casa”. Explica además que Bureau Veritas
Formación ha sido pionera en el uso de los webinar
en este ámbito ya que lleva trabajando con ellos, en todas sus áreas formativas, desde julio
de 2009. De hecho, constata que “gracias al uso de webinar se consiguen sesiones muy
enriquecedoras en las que participan alumnos de distintas partes del mundo. Diariamente
en nuestros webinar se conectan alumnos de todas partes de España y, cada vez con más
frecuencia, de países de Hispanoamérica”.

“El uso del webinar es una práctica habitual”, explica María de la Puente, “ya que se realizan
en directo desde su sede principal todos los martes, miércoles y jueves. Cada uno de ellos
tiene una duración de alrededor de 30 minutos. Los participantes pueden realizar
preguntas al final de cada sesión, en un intervalo de al menos 10 minutos, dependiendo del
número de asistentes y de las preguntas que estos tengan preparadas. Además, durante la
exposición, como apoyo para una mejor comprensión, se utilizan todo tipo de recursos
multimedia como vídeos, imágenes o programas de office”. Con respecto a los recursos del
profesor, destaca la Pizarra Digital Interactiva, “a través de la cual puede acceder al
ordenador directamente desde la pantalla para abrir aplicaciones, documentos, navegar por
Internet, mover imágenes, guardar archivos… y que le permite trabajar en la superficie de la
pantalla como en una pizarra normal sobre una imagen proyectada o sobre la pantalla en
blanco”, detalla María.

Los webinar tienen también importantes aplicaciones en el ámbito universitario. Según

Antonio Conde, “los expertos son cada vez más reacios a viajar y así se puede tener una clase
magistral en diferentes puntos a lo largo del día desde su propia aula. Las herramientas son
interoperables y se puede tener una conferencia en la universidad con los alumnos en casa y
ver si participan en clase”.

Otra de las empresas que emplea los webseminars es iiR Spain, cuya compañía matriz realiza
este tipo de seminarios virtuales en países como Reino Unido, Alemania y EEUU, entre otros,
y desde 2009 en España. Para Sandra Álvaro, del departamento de Comunicación, “es una
alternativa innovadora y una buena opción para acceder de forma inmediata a la información
y formación que un profesional puede necesitar”. Además, es una alternativa “rápida,
sintetizada e inmediata para la formación con independencia de lugar en el que se esté, con
el máximo aprovechamiento y una actualización express, de fácil acceso y una
especialización del 100%”.

Aparte, para Sandra Álvaro es la mejor opción si se busca una “ formación intensiva
sintetizada, completa y actualizada con 60 minutos de máximo aprovechamiento; una
interactividad inmediata para compartir enfoques, aportar ideas y contrastar opiniones; se
quiere un ‘face to face’ virtual con reconocidos expertos y profesionales para trabajar y
aprender, y flexibilidad para obtener la información esté donde se esté”.

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Estas ventajas son compartidas por Ken Molay, presidente de Webinar Success. Para este
experto en seminarios virtuales, “los webinars permiten alcanzar a más personas en una
más amplia área geográfica, con menos coste y sin la dificultad de la organización de
reuniones en un espacio ”. Aparte, “algunos presentadores se sienten menos nerviosos al
hablar a un auditorio grande si no están encima de un escenario y ven todas las caras de la
audiencia que los está mirando”.

Sin embargo, el webinar también puede tener algunos inconvenientes como el hecho de
que los presentadores no perciben las señales de las personas de forma visual que le pueden
ayudar a apoyar las comunicaciones interpersonales, aparte de tener que aprender a usar
unos mandos de ordenador adicionales, trabajar con encuestas y ver comentarios de
audiencia. El empleo de ordenadores y de Internet también introduce más complejidad y la
posibilidad de equivocarse técnicamente, matiza Ken Molay, quien añade que es preciso
disponer de conexiones a Internet rápidas tanto para el presentador como para los
miembros de su audiencia. “La gente con conexiones lentas, viejos ordenadores u
ordenadores sobrecargados que controlan muchos usos puede tener problemas para ver y oír
la información claramente”, añade.

Asimismo, a la hora de decantarse por la utilización del webinar, según Ken Molay, “hay que
pensar en el modo en el que la información aparece a los diferentes miembros de la
audiencia porque en un auditorio cada uno ve la misma imagen proyectada sobre la pantalla,
pero en un webinar, cada persona puede usar un monitor de ordenador de tamaño diferente.
Por ello, se tienen que considerar presentaciones para muy pequeñas pantallas o mostrar
ajustes. Muchas tecnologías dejan a los miembros de audiencia cambiar el tamaño, la
posición o la visibilidad de ventanas sobre su propio ordenador”.

Pero son inconvenientes que pueden solucionarse a la hora de organizar un webinar para cuyo
éxito es preciso seguir tres pautas que aconseja Molay. La primera de ellas consiste en
“pensar constantemente en la perspectiva de la audiencia más que en la de uno mismo. Si se
escoge un título para el acontecimiento en línea, se debe tener en cuenta lo que preocupa a
la audiencia y constantemente acentuarles proposiciones de valor y ventajas”.

En segundo lugar, el presidente de Webinar Success recomienda centrarse en habilidades y

técnicas de presentación vocal porque “si la audiencia no puede verle, se tiene que sostener
su atención con su voz. Esto es una habilidad estudiada previamente por personalidades de
radio y artistas, aunque no es muy común en la educación de una persona media de
negocios”. Y, en tercer lugar, se aconseja “familiarizarse con la técnica del software de
comunicación de web, hacer la planificación de grupo y de la práctica de modo que los
presentadores, asesores, y ayudantes del trabajo ensayen su presentación entera en voz alta
para comprobar su dialéctica y cronometraje”.

Unos consejos para llevar a cabo seminarios virtuales que constituyen el futuro y en continua
mejora para incluir más prestaciones y servicios. Para Antonio Conde, de Cisco, “estamos
convencidos de que el vídeo es fundamental en nuestra forma de comunicar y el vídeo
nos va a traer el futuro. Además de las herramientas sociales y empresariales, va a permitir
integrar blogs, foros, portales de vídeo e integrarlos en el entorno en el que se interacciona
en la empresa, entre las propias empresas y entre las empresas y sus clientes”, entre otras
posibilidades.

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Más información:

Centro de Supercomputación de Galicia

Redacción aprendemas.com
WebEX

Bureau Veritas Formación

iiR Spain

Webinar Success

Macromedia Breeze Live

Linktivity

Akiva

Microsoft Live Meeting

Interwise

Webconference

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Recuerda que tienes más información en
nuestra sección de educación
www.cext.es