Correspondencia Comercial

CORRESPONDENCIA
COMERCIAL
MDULO 4
SECRETARIADO DE DIRECCIN
MDULO 4
NDICE
I
La comunicacin escrita
A) Correspondencia de entrada
B) Correspondencia de salida
II
La redaccin empresarial
III
Los signos de puntuacin

A)
B)
C)
D)
E)
F)
G)
H)
I)
IV
Punto
Coma
Punto y coma
Dos puntos
Puntos suspensivos
Signos de interrogacin y exclamacin
Parntesis y corchetes
Guin
Comillas
Documentos oficiales
A) Instancia
B) Oficio
C) Certificado
Documentos internos
A)
B)
C)
Circular
Memorando
Informe
VI
Documentos mercantiles
VII
Correspondencia comercial
UNIVERSIDAD POPULAR FELIPE TRIGO
I.-
MDULO 4
La comunicacin escrita
Las comunicaciones escritas permanecen en el

tiempo; esto, unido a la validez legal que pueden
alcanzar en un determinado momento, otorga a la
correspondencia una importancia de la cual carecen
las comunicaciones orales.
La correspondencia es uno de los principales
medios con que cuentan las empresas para
comunicarse con su entorno (clientes, proveedores, empleados, Administracin
Pblica, etc.). Dada la importancia de las comunicaciones escritas, el departamento
de correspondencia ha de tener una organizacin que depender del volumen de
comunicaciones que emita y reciba.
La forma de organizacin ms usual es dividirla en los siguientes grupos:
A)
Correspondencia de entrada
El correo de entrada es todo aquel que se recibe en la empresa, tanto a travs

del servicio de Correos, como mediante mensajeros, fax, tlex, etc.
Las operaciones que se suelen realizar en toda empresa con la correspondencia

de entrada son:
Recepcin y clasificacin.
Cuando se recibe el correo, la primera operacin que se debe efectuar
es seleccionarlo separando los distintos tipos de correspondencia:
Cartas
Impresos publicitarios
Peridicos
Revistas
Libros
Paquetes
Fax
Etc.
Apertura y comprobacin.
Antes de proceder a la apertura del correo debe tenerse en cuenta que existen
comunicaciones de carcter privado; esta circunstancia vendr sealada en el
sobre con las indicaciones a la atencin, confidencial, personal,
reservado u otras similares que indiquen que la carta debe entregarse a su
destinatario sin abrir.
MDULO 4
El segundo paso ser la apertura y comprobacin de que en el sobre se

incluyen todos los documentos que se indican en el texto puesto que se
pueden adjuntar documentos tales como facturas, cheques, catlogos, etc.; en
este caso deber estar indicado en el pie de la carta a la que se adjuntan.
Numeracin y registro.
La numeracin de las cartas consiste en darles un nmero correlativo de
entrada en la empresa. Esta operacin se suele hacer mediante un sello
como el que aparece aqu, en el que consta el nmero de la carta, la fecha
de llegada y el destinatario de la comunicacin.
N:
Fecha de llegada:
Destinatario:
Una vez numerada la correspondencia se proceder a su registro; esto se
efecta en un libro denominado Registro de la correspondencia de
entrada.
En este libro aparecen los siguientes datos:
Numero de registro: es el nmero correlativo que se le ha

otorgado a la comunicacin.
Fecha: es la fecha de llegada a la empresa.
Clase. Se indica si se trata de cartas, telegramas, tarjetas
postales, libros, paquetes, etc.
Anexos: Se indica si a la carta se adjuntan otros documentos,
como pedidos, facturas, cheques, letras, catlogos, etc.
Remitente: Se anota el nombre y direccin de la persona que
enva la carta.
Destinatario: Se anota la persona o departamento a quien va
dirigida la comunicacin.
Asunto: Se resume brevemente el asunto que origina la
comunicacin, con palabras como pedidos, cobros, pagos,
reclamaciones, presupuestos, etc. Si en la carta se trata ms
de un asunto, se puede indicar abreviadamente o bien con la
palabra varios.
MDULO 4
Distribucin.
Cuando se han finalizado las operaciones anteriores, se distribuye la
correspondencia entre las personas o departamentos a los cuales vaya
dirigida, teniendo en cuenta:
Debe entregarse primero la correspondencia urgente.
Ha de prestarse especial atencin a la entrega de documentos tales
como cheques, letras, contratos, etc.
Las cartas a la atencin o reservadas de carcter privado deben
entregarse sin abrir.
B)
Correspondencia de salida
La correspondencia de salida es aquella que se origina en la empresa y tiene

como finalidad comunicarla con el mundo exterior. El proceso que se ha de
seguir en el tratamiento de la correspondencia de salida es el siguiente:
Confeccin de la correspondencia.
Se efecta en el departamento que origina la comunicacin. La persona que
conoce el asunto redacta primero una minuta o borrador, que se entrega a la
persona o departamento encargado de su edicin.
Cuando se ha confeccionado las cartas y puesto las referencias, se debe
realizar una copia y archivarla en el expediente que corresponda.
Firma.
Una vez que ha sido confeccionada la correspondencia, se presenta a la
firma de la persona responsable de la comunicacin.
Los documentos se presentan a la firma en carpetas con separaciones
internas denominadas portafirmas.
Cuando se trata de correspondencia de poca importancia, publicidad o
cartas circulares, la firma no se suele hacer de puo y letra, sino que se
estampa mediante sellos de caucho o bien por medio de mquinas
automticas.
MDULO 4
Numeracin y registro.
La numeracin de la correspondencia de salida se hace asignando a cada
comunicacin un nmero correlativo.
El registro de la correspondencia se efecta en el libro denominado libro
registro de la correspondencia de salida, que contiene los siguientes datos.
Referencia. Ser la que se le otorgue segn la forma de

referenciar que tenga la empresa.
Fecha. Se anota el da, mes y ao que figura en el envo.
Clase: Se indica si se trata de cartas, certificados, telegramas,
paquetes, etc.
Anexos: Se indica si a la carta la acompaan otros
documentos tales como cheques, letras, impresos, etc.
Destinatario: Se indica la persona o empresa a la que se enva
la comunicacin.
Asunto: Se resume abreviadamente el asunto que origina la

comunicacin
Envo del correo.

Cuando se han finalizado las operaciones precedentes, se procede al
plegado, ensobrado y cierre de la correspondencia, operacin que se
efecta de forma mecanizada cuando el volumen de comunicaciones es muy
numeroso; esta operacin se ve facilitada por la normalizacin del tamao
de los sobres y papeles.
II.-
MDULO 4
La redaccin empresarial
Los documentos de la empresa han de elaborarse siguiendo criterios de

economa y productividad. Por todo ello, en el mbito empresarial se requiere un
estilo de escritura conciso, correcto, claro y de fcil lectura.
Saber a quien se dirigen los escritos es la clave del xito para decidir la forma
en que debe realizarse el documento y qu tratamiento y tono deben aplicarse. El
objetivo de todo comunicado, informe o carta es hacer que el lector entienda
exactamente lo que se quiere decir y, adems, que lo comprenda tan rpido y
adecuadamente como sea posible.
Todo sector de actividad econmica, y cada profesin, utiliza un vocabulario
caracterstico, lo que se conoce como tecnicismos, argot o jerga profesional de uso,
algunas veces ineludible. En el mundo de los negocios, los lectores, en ocasiones, no
estn familiarizados con los asuntos que se tratan en estos documentos o no
disponen de tiempo suficiente para clasificar e interpretar comunicaciones muy
extensas o de difcil comprensin. La utilizacin de este tipo de vocabulario debe
limitarse en el grado de lo posible.
El personal de secretariado debe comprender y saber utilizar los tecnicismos
del sector en el que desarrolla su actividad, y aquellas que ya son de uso comn en
la prensa no especializada, por ejemplo, las relacionadas con la economa y los
mercados financieros y la tecnologa.
En cuanto a los extranjerismos se refiere, lo ms adecuado, es entrecomillarlos
o bien, utilizar letra cursiva al escribirlos.
Leasing, outsourcing,
Conviene eliminar frmulas que poco a poco se han ido convirtiendo en
arcaicas, propias del lenguaje administrativo de otras pocas y que a medida que
transcurre el tiempo resultan ms inslitas.
Gracia que espera

Cuya vida guarde Dios muchos aos
En cuanto a la utilizacin de siglas, la tendencia ms actual es no separarlas
mediante puntos, utilizando maysculas generalmente, salvo en casos particulares.
Algunas son de uso generalizado (FMI, OPA, PIB, SMI); otras, son de uso ms
restringido y conviene escribir, adems de las siglas, su significado, entre parntesis.
El plural de las siglas se construye haciendo variar las palabras que las acompaan.
Las EPA de dos trimestres
III.-
MDULO 4
Los signos de puntuacin
La capacidad de hablar y escribir correctamente el propio idioma se reconoce

a cualquier persona con un cierto grado de educacin pero el hecho de escribir
diariamente textos similares entre s, unido al uso de los procesadores de texto,
degrada en alguna manera las formas de expresin y nos hace descuidar la
ortografa y puntuacin. Concretamente, la utilizacin de correctores ortogrficos de
los procesadores de texto no ofrece una gran fiabilidad e incluso induce a errores.
En 1714 se constituy la Real Academia Espaola (RAE) que, regula el uso del
idioma, las normas que rigen su escritura y la incorporacin de nuevas palabras.
En el uso del lenguaje escrito existen determinadas formas de enfatizar,
matizar y expresar el tono de lo que se desea comunicar. La puntuacin de los
textos escritos permite reproducir la entonacin del lenguaje oral, organizar el texto
y evitar ambigedades. El espaol cuenta con los signos de puntuacin adecuados
para cada caso.
Entre ellos, y por tratarse de los de uso ms general, se encuentran:
A)
Punto
Seala la pausa que se da al final de una frase. No llevan punto los ttulos y
los subttulos.
Existen tres clases de punto:
El punto y seguido: separa dos enunciados que integran un prrafo
El punto y aparte: separa dos prrafos que, generalmente, separan
contenidos distintos dentro de la unidad del texto.
El punto y final: para cerrar un texto.
B)
Coma
Se usa para separar los elementos equivalentes de un enunciado, excepto los

que van precedidos de una puntuacin copulativa.
Llevan cartas, sobres y sellos

Se usa coma para aislar el vocativo del resto de la frase.
MDULO 4
Nio, sal de ah
Se separan, mediante comas, los incisos utilizados para aclarar o ampliar lo
dicho.
La empresa, con sede en Valencia, produce cartones.

Determinados adverbios o locuciones van seguidos de coma cuando van
colocados al inicio de una oracin.
Generalmente, no pagan esas cantidades.

En la cabecera de una carta se escribe una coma entre la localidad y la fecha.
Valencia, 11 de marzo de 2010

Se utiliza la coma para separar los trminos invertidos del nombre completo
de una persona.
Sobrino Mut, Eugenia
C)
Punto y coma
Indica una pausa superior a la que marca la coma.

Se utiliza para separar los elementos numerados en una oracin que posee
expresiones complejas, que incluyen comas.
Los equipos de trabajo prepararon la sesin: personal de secretariado, la logstica;

los tcnicos; los equipos; los comerciales, los productos.
D)
Dos puntos
Se utilizan para anunciar una enumeracin
Disponemos de todo lo necesario: papel, lapiceros y borradores.

En las citas textuales, y a continuacin, la primera palabra de la cita suele ir
con maysculas:
Bill Gates dice: En el ao 2010 habr un PC en cada casa

En las cartas despus del saludo
MDULO 4
Querido amigo:
E)
Puntos suspensivos
Indican una interrupcin de la oracin o un final impreciso. Se utilizan en

enumeraciones abiertas o imprecisas.
El almacn tiene papel, lapiceros, borradores

Cuando se quiere expresar duda, vacilacin o temor.
No estoy seguroLo confirmar.

Cuando se emplea una cita pero se omite parte de ella.
Bill Gates dice: Nos interesa incorporar el espaol a nuestros productos

Despus de los puntos suspensivos no se escribe punto.
F)
Signos de interrogacin y exclamacin
En ambos casos debe utilizarse el signo de apertura y el de cierre.

Despus de estos signos no se usa nunca punto.
G)
Parntesis y corchetes
Los parntesis encierran notas aclaratorias dentro de una frase. Desde la
constitucin de la empresa (1999) se presta este servicio. Se utilizan para evitar

introducir una opcin en el texto.
El (los) da(s)
Los corchetes se utilizan para introducir informacin aclaratoria Un uso tpico
es cuando en una oracin en la que se ha introducido una nota entre parntesis, es
necesario introducir dentro de esta aclaracin.
La empresa (de nueva constitucin [2008] y sede social en Valencia) contribuye

activamente.
Se emplean para encerrar los puntos suspensivos, cuando de un texto
10
MDULO 4
transcrito se omite una parte:
Bill Gates dice: Nos interesa incorporar el espaol a nuestros productos [] porque
los usuarios as lo exigen
H)
Guin
Se usan para sealar la divisin de una palabra al final de un rengln, cuando

no cabe completa.
Se utiliza para separar, en determinados casos, los dos elementos de una
palabra compuesta.
Econmico-Financiero
Cuando dos gentilicios forman una palabra compuesta.
Hispano-alemn
I)
Comillas
Se utilizan para reproducir citas textuales. Tambin se usan para indicar que,
una palabra o expresin es impropia, vulgar o pertenece a otra lengua.
No conozco ese programa
11
IV.-
MDULO 4
Documentos oficiales
Son los emitidos por cualquiera de los rganos de la Administracin Pblica

o los que dirigen las entidades o los ciudadanos a dicha Administracin desde el
momento en que exista un expediente administrativo, as como aquellos que con
carcter oficial se intercambian los distintos departamentos de la propia
Administracin.
Se han eliminado los formalismos en los documentos (gracia que espera
alcanzar,.) a presentar en la Administracin pero se siguen utilizando
determinados formatos.
A)
Instancia
La instancia es el documento mediante el que se realiza una solicitud a un

organismo pblico o a una persona que tenga la representacin del mencionado
organismo.
Generalmente conviene adjuntar copia de toda la documentacin que se cite.
Se utiliza papel blanco, sin membrete. Tiene cuatro partes:
1. Encabezamiento
Figuran los datos personales de la persona que firma el documento:
nombre, apellidos, domicilio, Documento Nacional de Identidad o NIF y
cualquier otra informacin que se considere necesaria. Conviene hacer
referencia al expediente administrativo, en su caso, puesto que agilizar el
trmite.
2. Cuerpo del documento
Donde se exponen los hechos que motivan la solicitud. Es muy normal
redactar el texto en 3 persona. Precedido de la palabra expone en
maysculas y seguida de dos puntos.
3. Solicitud
Concisa, corta y consecuente con lo expuesto en el cuerpo del documento.
Precedida de la palabra solicita en maysculas y seguida de dos puntos.
4. Pie
Puede figurar una frase de cortesa, fecha y firma.
12
MDULO 4
Ejemplo de instancia:
Carlos Snchez Martnez, con domicilio en Valencia, calle Almirante

Fortea 23- 3 planta y NIF 03655525-V EXPONE:
Que con fecha 12 de noviembre de 2010 present solicitud de ayuda para la
investigacin del Impacto Social de las Comunicaciones, conforme a lo establecido en el
reglamento de ese Instituto.
Que con fecha 1 de diciembre de 2010 ha presentado el proyecto de investigacin
citado en el prrafo anterior.
Que al da de la fecha no ha recibido respuesta, positiva o negativa, ni solicitud de
ampliacin o aclaracin al proyecto presentado.
SOLICITA:
De esa entidad, informacin sobre el curso de la solicitud de ayuda y el proyecto
presentados.
A la espera de sus noticias,
Valencia, 15 de diciembre de 2010
Carlos Snchez Martnez
13
B)
MDULO 4
Oficio
Es el documento que utiliza la Administracin Pblica para comunicarse con

los ciudadanos, las entidades privadas o pblicas y con otros departamentos de la
propia Administracin.
Las partes del oficio son:

5. Encabezamiento:
La Administracin utiliza papel con el membrete del organismo que lo emite
y contiene las referencias necesarias para su identificacin, nmero del
expediente, fecha, etc.
6. Exposicin
Se exponen las cuestiones que han motivado el oficio.
7. Despedida
Suele ser habitual que se inicie con la frase: Lo que le comunico
A continuacin debe figurar la localidad y la fecha de expedicin del
documento y la firma de la persona que lo remite.
8. Pie
Figuran los datos correspondientes a la persona o entidad a quien se dirige.
Adems ser necesario que el oficio disponga del sello de la entidad emisora
ya que con l se garantiza el carcter oficial del documento.
C)
Certificado
Es un documento en el que un organismo oficial o una autoridad competente

en la materia da fe de un hecho, es decir, declara que algo es cierto. El certificado
tiene valor legal o administrativo y se exige en numerosas circunstancias.
Lo pueden expedir Organismos Oficiales (certificado de estudios, de estar al
corriente en el pago de cuotas a la Seguridad Social) y las empresas (certificados
de trabajo, de prestacin de servicios, etc.)
14
MDULO 4
En un certificado podemos distinguir tres partes:

Introduccin: se distinguen el membrete y el encabezamiento.
El membrete no es imprescindible.
El encabezamiento se compone del nombre y apellidos de la persona que
expide el certificado, cargo que ocupa y nombre de la empresa u organismo
donde desempea dicho cargo.
Cuerpo: contiene los hechos o datos que se declaran como ciertos. Se inicia
con la palabra CERTIFICA, escrita con maysculas, seguida de dos puntos y
situada en lugar destacado. Los datos que se declaran se introducen por Que
y se escriben en prrafo aparte.
Cierre: consta de lnea de cierre, lugar y fecha de expedicin y firma.
Lnea de cierre: en esta lnea se menciona el motivo o el fin por el que se
solicita el certificado. Cuando no se hace constar expresamente este motivo,
se suele emplear una frmula genrica del tipo: Y para que as conste, se
expide el presente certificado. Se puede indicar a peticin de quien se
expide el documento y su objetivo.
Lugar y fecha de la expedicin, que puede ir incluida en la lnea de cierre o
aparte.
Antefirma Firma de quien extiende el certificado que aparece en el
encabezamiento, y si fuera necesario, el visto bueno de su superior
jerrquico
15
MDULO 4
Ejemplo de certificado:
DA. MANUELA HURTADO ACEDO, PROPIETARIA DE LA EMPRESA DE DISEO

GRFICO, ROTULACIN E IMPRESIN DIGITAL EN GRAN FORMATO GRAFIC, CON
DOMICILIO EN ANTEQUERA (MLAGA), CALLE INFANTE, 20 Y CON CIF:
78.952.325-H
CERTIFICA:
Que Da. Ins Sierra Martn, con DNI 72.937.532-H, ha colaborado de
forma activa con nuestra empresa, GRAFIC desde el 20 de Julio al 21 de
Septiembre de 2009, con una duracin total de 200 horas.
Durante estos dos meses ha venido desarrollando de forma satisfactoria
las tareas de Diseo Grfico y Publicitario y de Diseo de Imagen Corporativa,
introducindose para ello en el manejo de los siguientes programas
informticos:
Corel Draw 8
Adobe Photoshop. 5
A los efectos oportunos, en Antequera, a 3 de octubre de 2009.
Manuela Hurtado Acedo
16
V.-
MDULO 4
Documentos internos
A menudo es necesario emitir determinados comunicados dentro de la

empresa con el fin de informar a empleados y/o departamentos sobre algn tema o
asunto concreto.
La comunicacin interna se suele usar ms frecuentemente en aquellas
empresas que cuentan con un gran nmero de empleados. Este tipo de empresas
suelen contar con paneles de anuncio donde se pueden emitir comunicados o
transmitir informaciones oportunas.
A)
La circular
El cometido es el de comunicar cualquier noticia, informacin o evento de

inters a un conjunto de personas o departamento de la empresa.
Se imprime en grandes cantidades, una por destinatario.
La circular comunica noticias permanentes en el tiempo, por ejemplo, la
comunicacin de un incremento en un determinado complemento
retributivo establecido en las negociaciones del convenio.
Caractersticas:
Se utiliza un lenguaje sencillo sin usar trminos tcnicos que dificultan su

lectura y comprensin.
El texto es breve
Las ideas se expresan de forma clara y concisa.
17
MDULO 4
Ejemplo de circular interna:
CIRCULAR INTERNA
ASUNTO: Incremento salarial

PARA: Personal
Debido a las ltimas negociaciones en materia laboral entre la empresa y el
sindicato de trabajadores, se han acordado una serie de incrementos porcentuales que
repercutirn en los siguientes conceptos retributivos:
Un 2% sobre la prima por desgaste de vestuario.
Un 5% sobre la prima de produccin.
Un 7% sobre el plus de transporte.
La aplicacin de estos porcentajes entrar en vigor a partir del prximo da 1 de
enero.
B)
Atentamente,
Jess Fernndez
Director General
18
B)
MDULO 4
Memorando
Tambin conocido por memorndum.

Es un solo documento que comunica una noticia a varios destinatarios, por
ejemplo en el tabln de anuncios de la empresa.
Comunica noticias puntuales en el tiempo y que caducan como la
comunicacin de la jornada intensiva en una empresa durante un
determinado mes o perodo.
Se caracteriza por su brevedad, precisin y claridad de aquello que se
pretende comunicar. No contiene ni saludo ni despedida y su uso est
destinado a comunicar determinados mensajes dentro de la empresa:
transmitir rdenes, comentar temas, hacer recomendaciones, solicitar
algo, etc.
Presenta la siguiente estructura:
Cabecera. Se reflejan los datos del remitente (persona, departamento,
etc.), los datos del destinatario (a quien va dirigido el memorando), el
asunto del memorando y la fecha. El memorando no lleva saludo como
en el caso de la carta.
Cuerpo. En l se expone el motivo del documento.
Pie. Se indican posibles anexos de documentos al memorando o
cualquier otro elemento de inters.
19
MDULO 4
Ejemplo de memorando:
MEMORANDO
Para:
De:
Fecha:
Asunto:
Comerciales y Distribuidores
Dpto. Ventas
27 de mayo de 2010
Campaa navidea
LA VELOZ,
S. A.
Se les comunica que durante el prximo mes de diciembre, se llevar a

cabo la campaa de navidad en todos nuestros productos, por
ello,
se realizar a los clientes mayoristas un descuento lineal del 10%.
Luis Miguel Domnguez

Jefe de ventas
20
C)
MDULO 4
El informe
Es utilizado en las organizaciones corporativas para transmitir

informacin, de una manera detallada y rigurosa.
Se analizan los hechos o situaciones que se producen en la empresa, se
exponen los datos, las causas y las circunstancias documentales que se tienen
sobre alguna materia o persona determinada, debidamente cotejado.
Adems en los informes analticos los datos se desglosan, analizan y se
extraen conclusiones. Es habitual que un informe sea confidencial o muy
restringido.
Es recomendable usar la voz pasiva del verbo.
21
MDULO 4
Tipos de informes:
22
MDULO 4
23
MDULO 4
Partes de un informe:
Portada. Contiene el ttulo del informe, fecha de elaboracin, el

departamento, empresa o autor que se ha encargado de elaborar el mismo,
la empresa o departamento que solicita el informe, su fecha de emisin y la
de elaboracin del mismo.
Introduccin. Se indica el objeto o motivo del informe, tambin se

indican las fuentes consultadas para la localizacin de la informacin.
ndice. Organiza el contenido
Cuerpo. Contiene la redaccin del informe.
Conclusiones o recomendaciones.
Anexos. Se pueden incorporar datos, documentos, grficos planos, etc., a

los que se haga mencin en el mismo.
Contraportada. ltima pgina con la que se finaliza un informe.
24
VI.-
MDULO 4
Documentos mercantiles
En la actividad de una empresa, existen una serie de operaciones tanto de

compra como de venta que dan lugar a relaciones comerciales con proveedores y
clientes, denominadas operaciones de trfico.
Los documentos que reflejan estas operaciones, son:
A)
Pedido
Cuando una empresa necesita llevar a cabo una determinada compra por
estar carente de mercaderas, realiza un pedido a la correspondiente
compaa suministradora para reflejar esa demanda.
Por telfono
Por carta
A travs del agente comercial
Mediante impreso. Es la manera ms habitual y adecuada de realizar un

pedido.
25
B)
MDULO 4
Albarn o nota de entrega
Cumple una doble finalidad: por una parte, cuando se produce la salida de
mercaderas del almacn servir de comprobante y por otro lado, el
albarn es el documento que acompaa a las mercaderas para justificar su
entrega al destinatario.
Del albarn se realizan copias para:
El vendedor
El comprador (dos copias). Deber entregar una firmada cuando la
mercanca recibida haya sido comprobada ajustndose a lo que figura
en el albarn.
C)
Factura
Posee carcter legal y nos acredita para la realizacin de una operacin de

compra y venta, es decir, a travs de este documento se expresa la
compraventa realizada a determinados gneros o servicios prestados.
Se deben consignar de forma detallada los artculos que el proveedor enva
a la empresa en caso de compra o que la empresa enva al cliente en caso
de venta.
26
MDULO 4
Los datos que tiene que poseer una factura son los siguientes:
Nmero, y en su caso serie de la factura. La numeracin de las facturas debe ser

correlativa, pero puede haber distintas series, por ejemplo, serie A o B.
Nombre y apellidos o denominacin social, as como su Cdigo de Identificacin
Fiscal atribuido por la Administracin y el Nmero de Identificacin Fiscal del
expedidor (persona que realiza la factura).
Nombre y apellidos o tambin la razn social, as como su Cdigo o Nmero de
Identificacin Fiscal del destinatario (persona que recibe la factura).
Contraprestacin total de la operacin.
Gastos de transporte, embalajes, etc.
Descripcin de la operacin que se ha realizado.
Tipo impositivo que se aplica (IVA). Depender del pas en el que se realice la
operacin.
El lugar y la fecha de emisin. Se indica la direccin completa as como la fecha en
la que se emite la factura.
Cuota tributaria.
27
D)
MDULO 4
Cheque
Es un documento mercantil regulado por la ley Cambiaria y del Cheque por el

que un banco o entidad de crdito se obliga al pago de una cierta cantidad
econmica por orden de un determinado cliente y con cargo a su cuenta
bancaria.
Personas que intervienen en un cheque:

Librado. La figura del librado es la del banco o entidad de crdito cuyo
cargo se har a la cuenta corriente o fondos del librador, ya que es el
encargado de realizar el pago al tenedor o persona que cobra el cheque.
Librador. Es la persona que posee fondos depositados en el banco y por lo
tanto puede expedir cheques; en ellos debe aparecer su firma y no se
aceptarn aquellos en los que la firma se muestre impresa o estampada.
Tomador tenedor. Es la persona que tiene el derecho a cobrar el importe
que se refleja el cheque.
Avalista. El pago de un cheque puede ser garantizado, mediante un aval,
bien sea el total de su importe o una parte del mismo, esto lo establece la
Ley Cambiaria. El aval se efecta en el reverso del cheque mediante la
expresin por aval, tambin se consigna la firma del avalista.
Endosante. El tenedor de un cheque puede cederlo por endoso a terceras
personas y stas a su vez pueden endosarlo de nuevo siguiendo un nuevo
ciclo. El endoso debe figurar en el dorso del cheque.
E)
Letra de cambio
Es un documento regulado por ley por el cual la persona que lo expide,

denominada librador, ordena a otra persona, denominada librado, que haga
efectivo el pago de una cierta cantidad de dinero en la fecha que se refleja, a
una tercera persona designada como tomador, tenedor, orden o beneficiario.
Es extendida en papel timbrado y, por tanto, este documento es
confeccionado por la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre, luego las
caractersticas y los datos requeridos en una letra ya vienen conformados.
28
MDULO 4
VII.- Correspondencia comercial

Las cartas se siguen utilizando en la empresa para mantener las relaciones
comerciales con el entorno y en situaciones en que se requiere mayor solemnidad.
La utilizacin de herramientas informticas ha modificado los procedimientos
en cuanto a la presentacin. Se tiende a homogeneizar los formatos mediante el uso
de plantillas.
El uso combinado de la aplicacin informtica Microsoft Word y las bases de
datos permite agilizar el envo masivo de cartas.
Existen distintas modalidades: cartas personales, comerciales, administrativas,
informativas, protocolarias, de reclamacin, de oferta de nuevos productos y servicios
de la empresa, de respuesta, de carcter legal, etc.
Algunas normas que afectan al cuerpo de la carta son:

Si la carta versa sobre varios asuntos, deben tratarse en distintos prrafos.
Se establece un margen de entre 2,5 y 3 cm a ambos lados, aunque la
tendencia es alinear el texto a la izquierda con un sangrado de entre 1 y
1,25 cm de la primera lnea de prrafo.
Doble espacio entre los distintos prrafos.
Interlineado de al menos 1,5.
Prrafos justificados
29
MDULO 4
Partes en que se divide una carta
PINTURAS MULTICOLOR
Avda. Primero de Mayo, 7
38990 Santander
Cantabria
Membrete
Santander, 12 de enero de 2010

BETA, S. A.
Gran Va, 1
28044 Madrid
Fecha
Destinatario
Referencias
N/Ref.: BP/18
Asunto: Envo de catlogo
Asunto
Estimado cliente:
Saludo
Conforme a lo acordado en la conversacin telefnica mantenida el pasado da 10

del presente mes, le adjunto a la presente un catlogo con las ltimas novedades, as
como el listado de tarifas de precios.
Aprovechando la ocasin para saludarle, reciba un cordial saludo.
Cuerpo
Miguel ngel Daz

Jefe de Ventas
Anexo: Catlogo y tarifas de precios
Anexo
30
MDULO 4
Membrete: Lugar donde se alojan los datos relativos al remitente (persona

o entidad que enva la carta). Se escribe el nombre completo o Razn Social de la
empresa, la direccin completa y el nmero de telfono, tambin se puede indicar:
la direccin web, la direccin de correo electrnico, el logotipo de la empresa, etc.
Fecha: Se seala el lugar y la fecha en la que se escribi la carta. El da se
indica con nmero, el mes en letra y ao completo en nmeros sin colocar el punto
de separacin de los millares. Destinatario: Se indican los datos y la direccin de la
persona fsica o jurdica a quien se dirige la carta, se pueden dar dos posibles
alternativas:
Si la carta la enviamos a una persona concreta, podemos usar
Sr. Antonio Daz Morato

Director Comercial
APRISA, S. L.
Urgel, 3
28055 Madrid
Si no se enva la carta a una persona concreta, pero s queremos hacer

constar la persona que la leer primero, podemos usar:
APRISA, S. L.
Urgel, 3
28055 Madrid
A la atencin del Sr. Antonio Daz
Morato
Referencias: Permite identificar la carta por medio de abreviaturas

compuestas de letras y nmeros, de modo que, podemos identificar el asunto
sobre el que trata la carta, el nmero de expediente o simplemente la respuesta
a una carta determinada.
Son:
S/Ref. (sus referencias). Permite al destinatario localizar el expediente
correspondiente a la carta recibida.
N/Ref. (nuestras referencias). Identifica la carta o el expediente.
31
MDULO 4
Asunto: expresa brevemente el contenido de la carta.

Saludo: permite iniciar la carta de manera corts. Las palabras deben ser
breves y dependern del grado de confianza que se tenga con el destinatario.
Cuerpo. En esta parte se expone el motivo de la carta. La redaccin se
facilita utilizando lo que se denomina el Mtodo 1-2-3. La estructura de 1-2-3
incluye:
1. Introduccin
Consiste en una o dos frases que resumen lo que a continuacin
constituir la parte esencial de la carta, es decir, el objeto del mensaje.
2. Mensaje principal
Desarrolla el mensaje principal, en uno o dos prrafos, si ello es posible.
3. Conclusin
Resume lo expuesto en el mensaje principal, y cierra la carta con una
despedida.
Firma: Da autenticidad al escrito y lo valida jurdicamente, por ello,
debajo de la frmula de despedida (unas cuatro lneas por debajo), debe ir el
nombre y la firma manuscrita (aunque en ocasiones sta suele ir impresa) que se
situar por encima del nombre del firmante. En el caso de que existan varias
firmas, la de la persona con mayor posicin jerrquica se situar a la izquierda.
La persona firmante de la carta puede delegar o autorizar la firma de la
misma a otra persona en su nombre; en ese caso se indica tal circunstancia por
medio de las abreviaturas: P.O. (por orden) o P.P. (por poder).
Adjuntos o anexos: Indica los documentos que acompaan a la carta
(facturas, pedidos, etc.). Se debe indicar el nmero de pginas para que en caso de
extravo podamos cotejar los datos.
32

Correspondencia Comercial

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