MEJORAMIENTO DE LAS AREAS FUNCIONALES DE LA ORGANIZACION

SUPREME HOLDING S.A.S DE LA CIUDAD DE BUENAVENTURA

MARIA CALLEJAS CHAPID

CORPORACION UNIVERSITARIA AUTONOMA DEL PACIFICO

FACULTAD DE INGENIERA
BUENAVENTURA
2011

Tabla de contenido
INTRODUCCIN.......................................................................7
1. TTULO..............................................................................8
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA........................................9
2.1 FORMULACIN DEL PROBLEMA.............................................................13

3. JUSTIFICACIN.................................................................14
4. OBJETIVOS.......................................................................15
4.1.

OBJETIVO GENERAL..........................................................................15

4.2 OBJETIVOS ESPECFICOS......................................................................15

5. MARCO DE REFERENCIA....................................................16
5.1. ESTADO DEL ARTE............................................................................16
5.1.1 Primer referente: LOS BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN SISTEMA ERP EN LAS
EMPRESAS COLOMBIANAS ESTUDIO DE CASO........................................................16
5.1.2 Segundo referente: Propuesta de una gua para implementar el proceso de
compras de bienes y servicios a travs de SAP en el Ingenio Pichich S.A.................17
5.1.4 Cuarto referente: Estudio para la implantacin de un ERP en una empresa textil
.................................................................................................................................. 18
5.1.5 Quinto referente: Evaluacin de los resultados de implementacin de proyectos
de tecnologa de informacin ERP SAP, en grandes empresas del rea metropolitana
de Medelln................................................................................................................ 19
5.1.6 Sexto referente: Implantacin de un sistema ERP SAP en una empresa...........20
Resumen/Generalidades del documento: El objetivo de nuestro estudio es conocer
los costes que supondra implantar un ERP SAP en una empresa cualquiera. No se
centra en un estudio ptimo del tiempo pero s en el esfuerzo total, es decir, el
tiempo estndar que suponen implantar el proyecto................................................20
5.1.7. Sptimo referente: Anlisis para el mejoramiento del sistema de planeacin de
recursos empresariales (ERP) de una pyme a travs de herramientas de pensamiento
sistmico................................................................................................................... 20
5.1.8 Octavo referente: Modelo de implementacin de centros de competencias para
empresas con la solucin erp de sap: r/3..................................................................21
5.1.9 Noveno referente: Cmo implementar la herramienta erp (sistema de
planificacin de recursos), como solucin integral a las necesidades de la empresa
KAV COLOMBIA LTDA, para el mejoramiento de procesos desde ptica de sistemas de
informacin............................................................................................................... 21
5.1.10 Dcimo referente: Propuesta de rediseo de procesos para la adaptacin de
un sistema ERP en la empresa METALMECNICA ARCOS ltda....................................22

5.1.11Undcimo referente: Implementacin de sistemas ERP, su impacto en la

gestin de la empresa e integracin con otras TIC....................................................22
5.1.12 Duodcimo referente: Diseo de un sistema logstico de planificacin de
inventarios para aprovisionamiento en empresas de distribucin del sector de
productos de consumo masivo................................................................................23
5.1.13 Decimotercer referente: Hacia un nuevo modelo integral de gestin financiera
por qu un sistema de informacin integrado?........................................................24
5.1.14 Decimocuarto referente: Sistemas de Informacin Integrados (ERP)..............24
5.1.15 Decimoquinto referente: Anlisis de la gestin del cambio en implantaciones
de soluciones ERP en algunas empresas de Colombia y Mxico................................25
5.2 MARCO CONCEPTUAL..........................................................................................25
5.3 MARCO TERICO..................................................................................30
5.3.1 La informacin.................................................................................................. 30
5.3.2. Las tecnologas de la informacin...................................................................31
5.3.4 Que es una ERP?..............................................................................................36

6. METODOLOGA.................................................................39
6.1.

TIPO DE ESTUDIO.............................................................................39

6.2. ALCANCE DE LA PROPUESTA.............................................................39

6.3.1 Fase 1: Definicin e identificacin de procesos.................................................39
6.3.2 Fase 2. Identificacin de la necesidad de informacin interna y externa..........39
6.3.3 Fase 3: Definicin de los lineamientos de implementacin de la ERP...............39

7. CRONOGRAMA.................................................................40
Fase 1: Definicin e identificacin de procesos.........................................................40
Fase 3: Definicin de los lineamientos de implementacin de la ERP........................40

8. PRESUPUESTO.................................................................41
BIBLIOGRAFA.......................................................................42

LISTADO DE FIGURAS

Pg.
Figura 1. Diagrama de Ishikawa para identificar la inconformidad

INTRODUCCIN

En la actualidad, tanto las aplicaciones como los variados tipos de software a la

medida de cada empresa en particular, se han convertido en la base tecnolgica
de las organizaciones de vanguardia. No obstante, como toda nueva herramienta,
el diseo de la estrategia asociada, as como la estandarizacin de procesos que
permitan aprovechar al mximo estas modernas tecnologas,

dependen de

factores puntuales, como la asesora de un consultor experto en el desarrollo de

este tipo de sistemas, la actitud de cambio por parte de la compaa, en su
proceso transformador de lo convencional a lo moderno, y de la necesidad
especfica de cada empresa, en relacin con su naturaleza comercial

El ERP (sistema de planificacin de recursos empresariales) precisamente, ms

que un software es una compleja herramienta para la oportuna toma de decisiones
en favor de las metas de cualquier empresa. All reside su valor agregado que no
es menor cosa, en un contexto empresarial, donde el proceso de toma de
decisiones es algo que es ineludible y perentorio, dado el ritmo acelerado de los
nuevos escenarios de mercado.

Relacionado con este sistema ERP y su aplicacin en el mbito local, el presente

proyecto tiene la intencionalidad de desarrollar la Mejoramiento de las reas
funcionales de la organizacin SUPREME HOLDING S.A de conformidad en la
implementacin del sistema integrado ERP.

1. TTULO

MEJORAMIENTO DE LAS AREAS FUNCIONALES DE LA ORGANIZACION

SUPREME HOLDING S.A DE LA CIUDAD DE BUENAVENTURA

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

De conformidad en identificar la causa principal que ha dado origen a la nula

produccin de software para gestin de procesos logsticos en el gremio
empresarial de la capital del Valle, se consider pertinente utilizar el Diagrama de
Ishikawa (causa-efecto)

Para el desarrollo de esta herramienta metodolgica, se tuvo el apoyo del Gerente

General quien colabor decididamente para identificar en forma puntual la causa
principal de la inconformidad (deficiencia en el flujo de informacin entre las reas
funcionales de la organizacin).

A continuacin, se muestra el esquema ya diligenciado con la sealizacin de la

causa especfica, despus de haber sido analizado el impacto de cada causa en
relacin con su injerencia y con los grupos de inters involucrados (Gerencia
General-Jefes de reas-Clientes y Empleados)

Figura 1. Diagrama de Ishikawa para identifica la causa generadora de la

inconformidad

Inconformidad:

Deficiencia en el flujo de Informacin entre las reas funcionales de la SUPREME

HOLDING S..A.S

Potenciales Causas:

Por parte de los empleados:

Resistencia al cambio
Se limitan a cumplir sus labores especificas
Como no hace parte de alguna norma, desestiman este aspecto

Por parte de los Jefes de rea:

No permiten que cierta informacin fluya a otras reas (intereses

personales)
No tienen suficiente claridad sobre el tema (desconocen que informacin
deban proveer, y cual no)

Por parte de la Direccin (Gerencia)

No han establecido la normatividad relacionada

No consideran prioritario este aspecto
Desconocen las bondades de las optimizacin de dicho flujo mediante

herramientas tecnolgicas
No han promovido eficazmente dicha gestin

Por parte de los clientes:

No existen quejas ni inconformidades decididas al respecto

No suministran informacin suficiente como para compartirla

aprovecharla

Causa escogida:

Existe un desconocimiento evidente de las bondades de la tecnologa que

optimizan dicho flujo de informacin.

2.1 FORMULACIN DEL PROBLEMA

Qu elementos resultarn pertinentes para poder caracterizar las diferentes

reas funcionales de la empresa SUPREME HOLDINGS S.A.S y asi poder
implementar un sistema ERP que permita optimizar el flujo de informacin interna
en virtud de mejorar su gestin logstica?

3. JUSTIFICACIN

El propsito capital desde el mbito acadmico investigativo para este proyecto

es

la Mejoramiento de las reas funcionales de la organizacin SUPREME

HOLDING S.A para implementar un sistema ERP, en tal sentido, el grupo de

beneficiarios sera:

Universidad: Se beneficiar porque es la aplicabilidad de los temas que se

ensean lo que finalmente se persigue desde las aulas con los estudiantes,
que ellos sepan plasmar en forma pragmtica las competencias adquiridas
en su proceso formativo.

Empresa: Se beneficiar porque el proceso de la implementacin de esta

sistema ERP se ver facilitado logsticamente, adems del ahorro al
evitarse contratar asesores externos (terceros)

Estudiante: Se beneficiar porque consolidar ms sus conocimientos y

sentar un precedente individual en cuanto a la confirmacin del
aprendizaje adquirido.

4. OBJETIVOS

4.1.

OBJETIVO GENERAL

Identificar los elementos principales que permitan caracterizar las reas

funcionales de la organizacin SUPREME HOLDING S.A. para facilitar la
implementacin de un sistema ERP de conformidad en optimizar el flujo de
informacin interna de la empresa4.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Definir cada rea funcional de la organizacin por separado en cuanto a su

razn de ser, identificando los procesos que realiza, personal involucrado y
lugar que ocupa en la cadena de suministro

Identificar la necesidad y el tipo de informacin tanto interna como externa

que debe manejar la organizacin para poder implementar eficientemente el
ERP
10

Definir los lineamientos de implementacin de la ERP con base en las

necesidades puntuales logsticas, administrativas y operativas de la
organizacin.

5. MARCO DE REFERENCIA

5.1.

ESTADO DEL ARTE

5.1.1 Primer referente: LOS BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN SISTEMA

ERP EN LAS EMPRESAS COLOMBIANAS ESTUDIO DE CASO

Resumen/Generalidades del documento: El objeto de este trabajo1 es

establecer, mediante el mtodo de estudio de caso, los beneficios tangibles que
para las empresas colombianas puede generar la implantacin de un sistema
ERP. Se inicia con la revisin del concepto de informacin, tecnologa de
informacin y sistemas de informacin. En esta parte se efecta un recorrido
1 CORTES VASQUEZ, Mara. RODRIGUEZ POSTERARO, Hernando. LOS
BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN SISTEMA ERP EN LAS EMPRESAS
COLOMBIANAS ESTUDIO DE CASO. Universidad del Rosario (Bogot). 2011

11

terico de la importancia de los sistemas de informacin y el diferente tratamiento

que se ha dado a este concepto. En la segunda parte, se exploran los sistemas
ERP, sus principales caractersticas, beneficios, factores crticos de xito y costos
de implantacin. Finalmente, en la tercera parte, se presentan los resultados del
estudio de caso sobre cinco empresas colombianas, que implementaron sistemas
ERP, observando su desempeo individual y frente a las empresas de su
subsector econmico mediante el uso de 36 indicadores clasificados para medir
liquidez, endeudamiento, rentabilidad, actividad y crecimiento

Aporte: Este documento de grado, contribuye al proyecto, puesto que menciona

en forma detalla cada uno de los beneficios de implementar este tipo de
herramientas tecnolgicas en el contexto colombiano.

5.1.2 Segundo referente: Propuesta de una gua para implementar el proceso

de compras de bienes y servicios a travs de SAP en el Ingenio Pichich S.A.

Resumen/Generalidades del documento: Como objetivo principal de este

trabajo de grado2, se plantea desarrollar una Gua que establezca herramientas
conceptuales, para lograr implementar exitosamente un proceso de compras de
bienes y servicios alineado con los requerimientos de la nueva plataforma de
informacin SAP, buscando estar a la par de los ingenios lderes del sector
azucarero colombiano, que ya cuentan con dicho proceso en funcionamiento y de
manera ptima. Se buscar caracterizar la situacin actual del proceso integral de
compras en el Ingenio Pichich, identificando posibilidades de mejoramiento.
Aporte: El SAP es uno de los referentes tecnolgicos ms eficaces, y cuya
implementacin facilita la obtencin de un flujo de informacin eficiente, dicho
2 BERMUDEZ MANZANO, M. Propuesta de una gua para implementar el proceso de compras de
bienes y servicios a travs de SAP en el Ingenio Pichich S.A. Universidad ICESI.2011

12

tema es precisamente lo que se persigue con el proyecto a realizar, adems otro

valor adicional de este documento es que fue llevado a cabo en una empresa de
la regin..
5.1.3

Tercer

referente:

Una

clave

para

el

xito;

la

logstica

del

almacenamiento.

Resumen/Generalidades del documento:

Aporte: La contribucin de este documento, es que establece un perfil global

sobre la logstica en nuestro pas, digamos pone el dedo en la llaga sobre la
situacin de este sector, indicando que es lo que sucede sobre todo en las
falencias que las Pymes presentan ante conceptos y metodologas forneas
relacionadas con este importante tema. Teniendo en cuenta que TG LOGISTICA
S.A.es una Pyme, la revisin de este documento es pertinente.

5.1.4 Cuarto referente: Estudio para la implantacin de un ERP en una

empresa textil

Resumen/Generalidades del documento: El proyecto3 consistir en la

realizacin de una memoria con el estudio de la implementacin de un ERP sobre
una cadena de tiendas de venta de textil sin ningn software de gestin
actualmente. Veremos si es posible, en este comercio estudiado, implementar un
programa ERP, cual sera la mejor opcin entre unas cuantas estudiadas y si es
viable econmicamente para la empresa.

3 Sanchez, A. Estudio para la implantacin de un ERP en una empresa textil.

Universitat Autonoma de Barcelona. 2009

13

Aporte: Este documento es de singular relevancia, porque plantea una viabilidad

para medir si en realidad se puede implementar este herramienta tecnolgica o
no, en un buen referente, porque muchas empresas no se animan a implementar
este ERP por los costos asociados.

5.1.5 Quinto referente: Evaluacin de los resultados de implementacin de

proyectos de tecnologa de informacin ERP SAP, en grandes empresas del
rea metropolitana de Medelln

Resumen/Generalidades del documento: En esta investigacin4 se evalan los

resultados obtenidos por algunas de estas empresas, as como los factores que a
juicio de las personas consultadas en cada empresa, inciden ms en el xito o
fracaso de este tipo de proyectos y se generan algunas recomendaciones y
conclusiones, que esperamos sean tenidas en cuenta por las empresas y
personas que en este momento estn ejecutando estos proyectos, o por quienes
tengan en sus planes llevarlos a cabo, con el fin de que en lo posible las tengan
en cuenta y logren ejecutar proyectos ms exitosos.

Aporte: Lo ms rescatable de este documento, es el carcter cualitativo que

tuvieron como enfoque para plantear la investigacin, porque casi siempre esta
parte, se desestima, entonces los resultados son de gran importancia por esta
razn.

4 VELEZ MAYA, J, ARANGO URIBE D. Evaluacin de los resultados de

implementacin de proyectos de tecnologa de informacin ERP SAP, en grandes
empresas del rea metropolitana de Medelln. Universidad EAFIT 2010

14

5.1.6 Sexto referente: Implantacin de un sistema ERP SAP en una empresa

Resumen/Generalidades del documento: El objetivo de nuestro estudio5 es

conocer los costes que supondra implantar un ERP SAP en una empresa
cualquiera. No se centra en un estudio ptimo del tiempo pero s en el esfuerzo
total, es decir, el tiempo estndar que suponen implantar el proyecto.

Aporte: La actualidad de la informacin suministrada por este documento

constituye el valor agregado de este trabajo de grado, adems de que se trata de
una implementacin que se gesta en un pas desarrollado y bajo un contexto
diferente al nuestro como tomarlo como una valiosa referencia.

5.1.7. Sptimo referente: Anlisis para el mejoramiento del sistema de

planeacin de recursos empresariales (ERP) de una pyme a travs de
herramientas de pensamiento sistmico

Resumen/Generalidades del documento: Este trabajo de grado6 propone una

forma para modelar Sistemas de Planeacin de Recursos Empresariales ERP
(Enterprise Resource Planning, por sus siglas en ingls), a travs de la
5 CARDONA Roger. Implantacin de un sistema ERP SAP en una empresa.
Universidad Politcnica de Catalua.2013

6 VELASQUEZ Andres. Anlisis para el mejoramiento del sistema de planeacin

de recursos empresariales (ERP) de una pyme a travs de herramientas de
pensamiento sistmico. Universidad ICESI.2011

15

combinacin de herramientas de pensamiento sistmico y de conceptos tericos

de estrategia organizacional y estrategia de operaciones de la cadena de
abastecimiento. .

Aporte: El aporte ms representativo es que en este documento toman la ERP

como eje central de la estrategia central de la empresa, que es lo que se pretende
con la Mejoramiento a desarrollar en la empresa objeto de estudio.

5.1.8

Octavo

referente:

Modelo

de

implementacin

de

centros

de

competencias para empresas con la solucin erp de sap: r/3

Resumen/Generalidades del documento: El presente trabajo de investigacin 7

tiene como objetivos definir un modelo de Centros de Competencias y la
correspondiente metodologa para la implementacin. Adicionalmente este
proceso de implementacin estar avalado por un grupo de asesores expertos en
implementaciones de soluciones SAP y Centros de Competencias.

Aporte: El tema de centro de competencias es relativamente novedoso en el

contexto colombiano, por lo que vale la pena indagar con referente a este tpico a
ver qu posibilidad puede darse en la Mejoramiento a desarrollarse.

7 CAAR SARRIA, C; MUOZ BONILLA, I. Modelo de implementacin de centros

de competencias para empresas con la solucin erp de sap: r/3. Universidad
ICESI. 2012

16

5.1.9 Noveno referente: Cmo implementar la herramienta erp (sistema de

planificacin de recursos), como solucin integral a las necesidades de la
empresa KAV COLOMBIA LTDA, para el mejoramiento de procesos desde
ptica de sistemas de informacin

Resumen/Generalidades del documento: La investigacin propuesta8 busca,

mediante la aplicacin de la teora y los conceptos bsicos de estudios
administrativos, financieros, econmicos y tecnolgicos permitir al investigador
identificar los aspectos que se deben tener en cuenta para la implementacin de
un ERP en la organizacin.

Aporte: Un buen referente, teniendo en cuenta que el valor que le da la autora a

la ERP como una solucin integral a la problemtica de la empresa.

5.1.10 Dcimo referente: Propuesta de rediseo de procesos para la

adaptacin de un sistema ERP en la empresa METALMECNICA ARCOS ltda

Resumen/Generalidades

del

documento:

El

propsito

bsico

de

este

documento9 de grado era realizar una propuesta de rediseo de procesos para la

implementacin de un sistema ERP, que permita integrar los procesos de ARCOS
Ltda.

8 AVENDAO TEJEDOR, Diana. La investigacin propuesta busca, mediante la

aplicacin de la teora y los conceptos bsicos de estudios administrativos,
financieros, econmicos y tecnolgicos permitir al investigador identificar los
aspectos que se deben tener en cuenta para la implementacin de un ERP en la
organizacin.Universidad de la Salle.2008

9 TOVAR VILLAR . ESTRADA GOMEZ J. Propuesta de rediseo de procesos para

la adaptacin de un sistema ERP en la empresa METALMECNICA ARCOS ltda.
Pontificia Universidad Javeriana. Bogot.2008

17

Aporte: Llama la atencin la utilizacin de la diada reingeniera-erp, una apuesta

ambiciosa pero no menos interesante.

5.1.11Undcimo referente: Implementacin de sistemas ERP, su impacto en

la gestin de la empresa e integracin con otras TIC

Resumen/Generalidades del documento: La decisin de implementar un

sistema ERP3 obedece a mltiples variables o necesidades de la empresa. El
objetivo de este trabajo10 es determinar cules son las motivaciones que tienen las
empresas para su implementacin. Conocer cules son las principales reas y
niveles jerrquicos que deciden su adquisicin e implantacin. Con particular
atencin se ha observado el grado de participacin en este proceso como en el
resultado final tanto la funcin contable financiera como la de sus ejecutivos.
Finalmente conocer cul es el nivel de integracin de este tipo de sistema con
otras tecnologas presentes en la empresa. Adicionalmente conocer los beneficios
esperados versus beneficios tangibles observados y cuantificar en alguna medida
el impacto en la estructura organizacional por efectos de la implementacin y
posterior utilizacin por la Empresa

Aporte: Este es uno de los referentes ms cercanos a la Mejoramiento que se

pretende desarrollar, este documento fue realizado en Chile, pero debido a su
enfoque es de gran vala en cuanto a referenciacin para el presente proyecto.

10 BENVENUTO VERA, Angelo. : Implementacin de sistemas ERP, su impacto

en la gestin de la empresa e integracin con otras TIC. Universidad de
Concepcin Chile. 2008

18

5.1.12 Duodcimo referente: Diseo de un sistema logstico de planificacin

de inventarios para aprovisionamiento en empresas de distribucin del
sector de productos de consumo masivo

Resumen/Generalidades del documento: El presente trabajo11 tiene como

objetivo proporcionar una solucin efectiva en el marco de los procesos logsticos
relacionados con el aprovisionamiento externo de mercancas, para la distribucin
y que son indispensables para el desarrollo de un sistema logstico de
planificacin de inventarios, utilizando herramientas tecnolgicas de bajo costo
(comparados con ERPs mundiales)u hojas electrnicas con programas diseados
para este fin.

Aporte: Esta alternativa es interesantsima, porque presenta opciones ms

econmicas a la ERP, entonces es una interesante apuesta, porque muchas
Pymes adolecen del capital para implementar las ERPs ms reconocidas

5.1.13 Decimotercer referente: Hacia un nuevo modelo integral de gestin

financiera por qu un sistema de informacin integrado?

Resumen/Generalidades

del

documento:

Este

articulo12

tiene

como

intencionalidad argumentativa justificar la necesidad de implementar un sistema

de informacin integrado para la Universidad de Antioquia

11 CASTELLANOS DE ECHEVERRIA, Ana. Diseo de un sistema logstico de

planificacin de inventarios para aprovisionamiento en empresas de distribucin del sector

de productos de consumo masivo. Universidad Francisco Gavidia. El Salvador. 2012

12 UNIVERSIDAD DE
Proyecto GEFIES. 2013

ANTIOQUIA,

19

VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA.

Aporte: Es un presentacin muy amigable, excelentemente argumentada, que da

cuenta el

impacto

y los beneficios, las ventajas y desventajas de la

implementacin de un sistema de estas caractersticas.

5.1.14 Decimocuarto referente: Sistemas de Informacin Integrados (ERP)

Resumen/Generalidades del documento: En este contexto hemos desarrollado

este documento13, a lo largo del cual hemos intentado dar a conocer la naturaleza
y composicin de los sistemas ERP encuadrndolos en el proceso de gestin
empresarial, donde juegan un importante papel. Adems hemos analizado la
situacin del mercado de los ERP y hemos comentado sus principales tendencias.
Por ltimo, tras abordar el proceso de implantacin del sistema ERP, prestando
especial atencin al papel de los contables en cada una de sus fases, hemos
tratado el cambio que produce en la organizacin, en general, y en la Contabilidad
y en la Auditora, ms en particular.

Aporte: Es el referente obligado de cualquier empresario que pretenda o tenga el

propsito de implementar este tipo de sistemas en las empresas, es un
documento extenso, pero no dispendioso, ms bien didctico y entendible.

13 AECA. Asociacin Espaola de Contabilidad y Administracin de Empresas.

Documento No. 6. 2007

20

5.1.15 Decimoquinto referente: Anlisis de la gestin del cambio en

implantaciones de soluciones ERP en algunas empresas de Colombia y
Mxico

Resumen/Generalidades del documento: El objetivo de este documento 14 es

conocer y analizar los procesos de gestin del cambio desarrollados despus de
las implantaciones tecnolgicas en algunas empresas colombianas y mexicanas,
con el fin de identificar aciertos y dificultades propias de la gestin que sirvan de
referencia para futuros proyectos

Aporte: Es un referente internacional que compete a nuestro pas en relacin con

Mxico, hace un paralelo interesante, que resulta de gran vala pensando en los
procesos de internacionalizacin de la compaa a dicho pas.

5.2 MARCO CONCEPTUAL

APROVISIONAMIENTO: en logstica internacional.- Conjunto de funciones de

negocio de planificacin, por las que se compra, trafica, controla el inventario,
inspecciona la recepcin y se rechaza material a disposicin o no vlido. En
logstica interna.- Aprovisionamiento y almacenamiento.- Proceso por el que: a) se
selecciona el o los proveedores ms adecuados; b) se establece y cumplen las
frecuencias de reaprovisionamiento; c) se fija y controla el nivel de stock de
seguridad; d) y se homologa y controla la calidad.
CADENA DE SUMINISTRO: se trata de la gestin global de la cadena logstica.
Desde hace varios aos, las empresas estn evolucionando hacia un proyecto
14 ARBOLEDA MEDINA John, Anlisis de la gestin del cambio en implantaciones de soluciones
ERP en algunas empresas de Colombia y Mxico. 2011

21

global de empresa que integra mltiples niveles operacionales, entre los que
destacan: la planificacin de las operaciones, el abastecimiento, la fabricacin, el
pedido y la entrega. En cada etapa de la cadena de suministro, hay que dirigir
flujos fsicos, financieros o de informacin entre una empresa, sus proveedores y
sus clientes.
CADENA LOGSTICA: conjunto de empresas independientes (consideradas los
diferentes eslabones de la cadena) que se coordinan para la realizacin de
actividades (abastecimiento, produccin y distribucin) dirigidas a garantizar la
distribucin de productos o servicios desde la concepcin hasta el final de la vida.
CONTENEDOR: Trmino genrico que designa una caja de gran tamao
concebida para el transporte de mercancas, lo bastante slida para su uso
repetido, generalmente apilable y dotada de elementos que permiten su traslado.
Los contenedores representan una evolucin del saco y responden a una
necesidad reconocida en la industria y la agricultura de embalajes para productos
a granel y semigranel.
LOGSTICA: La logstica se define como la manipulacin de bienes y servicios
que requieren o producen las empresas o los consumidores finales, mediante las
funciones de transporte, almacenaje y aprovisionamiento y/o distribucin de
mercancas.
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP): Un trmino de la industria para el
conjunto amplio de actividades soportadas por software de aplicacin de multimdulo que ayuda a un fabricante u otro asociado a manejar las partes
importantes de su negocio, incluyendo la planeacin del producto, compra de las
partes,

mantenimiento

de

inventarios,

interaccin

con

proveedores,

proporcionando servicio al cliente, y rastreo de rdenes. ERP tambin puede

incluir mdulos de la aplicacin para las finanzas y los aspectos de los recursos

22

humanos de un negocio. Tpicamente, un sistema de ERP se usa o se integra con

un sistema de base de datos correlativo. El despliegue de un sistema de ERP
puede involucrar el anlisis considerable de los procesos de negocio,
reentrenamiento a los empleados y nuevos procedimientos de trabajo.
ESCALA DE LIKERT: (MTODO DE EVALUACIONES SUMARIAS) es un tipo de
escala aditiva, que fue desarrollado por Rensis Likert a principios de los aos
treinta, sin embargo es aun vigente y muy utilizada. consiste en una serie de
oraciones o juicios ante los cuales se solicita la reaccin de la persona a quien se
le administra. Es decir, se presenta cada sentencia u oracin (estimulo), que
expresa un enunciado favorable o desfavorable sobre un objeto de actitud, y se
solicita al encuestado que responda eligiendo uno de los puntos de la escala. A
cada punto se le otorga un valor numrico. As, la persona obtiene una puntuacin
con respecto a cada sentencia que contiene la escala y al final se obtiene su
puntuacin total, sumando los puntajes obtenidos en relacin a todas las
oraciones.
FLUJO A TRAVS DE LA DISTRIBUCIN: Un proceso en que se traen
productos de las mltiples locaciones hacia una facilidad central (a veces llamado
Cross-Dock), re-surtido para entrega a su destino y envi en el mismo da. Esto
elimina almacenaje, reduce niveles de inventario y agiliza el ciclo de tiempo de una
orden.
FLUJOS CONTINUOS El proceso de mantener en movimiento camiones
cargados con cargas y chferes diferentes.
GEO-CDIGO: Identifica locaciones por el uso de tres, cuatro o cinco dgitos
como cdigos postales u otros identificadores (dependiendo de pas) para permitir
cartografa, planificacin y ejecucin de entregas.

23

INVENTARIO MANEJADO POR EL VENDEDOR-(VMI < VENDOR-MANAGED

INVENTORY>): En el proceso de VMI, el vendedor asume responsabilidad por
manejar el reaprovisionamiento del stock. En lugar de un cliente que somete
rdenes, el vendedor reaprovisionara segn sea necesitado. Este proceso a veces
es llamado el inventario manejado por proveedor (SMI <Suplier Managed
Inventory>) o co-manej del inventario.
INVENTARIO

DE

BIENES

TERMINADOS

(FGI

<FINISHED

GOODS

INVENTORY>): Son Productos completamente manufacturados, empaquetados,

guardados y preparados para su distribucin.
JUSTO A TIEMPO (JIT <JUST IN-TIME>) Una estrategia industrial que suaviza el
flujo material dentro de las plantas industriales. JIT minimiza la inversin en
inventario

proporcionando

entregas

oportunas,

secunciales

de

producto

exactamente donde y cuando se necesita, de una multitud de proveedores.

Tradicionalmente una estrategia de automotores, est introducindose en muchas
otras industrias.
KITTING: Ensamble ligero de componentes o partes en unidades definidas.
LOGSTICA: Segn el Council of Logistics Management (CLM), logstica es el
proceso de planear, implementar y controlar Efectiva y eficientemente el flujo y
almacenamiento de bienes, servicios e informacin relacionada del punto de
origen al punto de consumo con el propsito de cumplir los requisitos del cliente.
LOGSTICAS INTEGRADAS: Un comprensivo y amplio sistema de la cadena del
suministro entera, como un solo proceso, desde el aprovisionamiento de las
materias primas hasta la distribucin del producto final. Todas las funciones que
componen a la cadena del suministro se manejan como una sola entidad, en lugar
de funciones individuales que se manejan separadamente.

24

LTL CARRIERS (LESS THAN TRUCKLOAD CARRIERS): Compaas que

consolidan y transportan en camin embarques pequeos de carga utilizando una
red de trminos y puntos de parada.
MANEJO DEL INVENTARIO: El proceso de asegurar la disponibilidad de los
productos a travs de actividades de administracin de inventario como
planeacin, posicionamiento de stock, y supervisin de la edad del producto.
OUTSOURCING: Subcontratacin de funciones comerciales o procesos tales
como servicios logsticos o de transportacin a una empresa externa, en lugar de
hacerlos internamente.
PICK/PACK (PICKING): El proceso de escoger el producto de inventario y
empacar en recipientes de embarque.
PLANEACIN DE LA CAPACIDAD: planeacin especifica del nivel de recursos
(por ejemplo fbricas, flotas, equipo, hardware de los sistemas y tamao de la
fuerza de labor).lo que le da soporte a la empresa para una mejor produccin.
PLANEACIN DE MANUFACTURA: Definicin de la produccin diaria o semanal
y horarios de la mquina por mltiples plantas o lneas de produccin con el fin de
cumplir rdenes y previsin de demanda. Algunos mdulos de planeacin de
manufactura incorpora tambin la planeacin de las materias primas.

25

5.3 MARCO TERICO

5.3.1 La informacin
Se define informacin como todo dato sensorial que sirve para reducir el nivel de
incertidumbre o reforzar el nivel de certidumbre ya existente 15 , tambin se define
como la transmisin a un ser consciente de una idea, una significacin, por medio
de un mensaje ms o menos convencional y por un soporte espacio tiempo 16 .

Tambin puede ser la significacin que el hombre atribuye a los datos por medio
de convenciones conocidas, utilizadas en su representacin numrica, alfabtica,
de carcter diverso o por el lenguaje usual 17 . El hombre ha tenido desde siempre
la necesidad de realizar clculos mecnicos. Los principales hitos en la
satisfaccin de esta necesidad inician con la invencin del baco en China, cinco
mil aos antes de Cristo4 ; posteriormente con la regla de clculo atribuida a John
Napier en el siglo XVI, la calculadora de Pascal desarrollada en 1642, el sistema
de tarjetas perforadas para procesar datos de Herman Hollerith en 18805 , la
mquina diferencial para solucionar problemas matemticos complejos de Charles
Babagge, creada en el siglo XIX, que inclua como flujo de entrada tarjetas
perforadas, una memoria para almacenar datos, un procesador que efectuaba las
operaciones matemticas y una impresora, hasta la sofisticacin de hoy en dia de
la informatcica.18

15 RODRIGO ALSINA, Miquel. Teoras de la comunicacin. Publicacions de la

Universitat Jaume 1. Barcelona. 2001. Pgina 39

16 ALONSO RIVAS, Gonzalo. Auditora informtica. Ediciones Diaz de Santos

S.A.. Madrid. 1988.Pgina 1

17 Ibd. Pag. 3

26

5.3.2. Las tecnologas de la informacin

Las TI pueden definirse como aquella tecnologa o combinacin de tecnologas
que permiten al hombre realizar procesos o productos en los que su capacidad
intelectual (cerebro) y su capacidad de manipulacin (manos) se sustituyen en
parte por sistemas fsicos que combinan la tecnologa electrnica con otra u otras
como la mecnica, la neumtica, la fludica, etc. 19 . En este apartado se realiza un
recuento cronolgico de los diversos enfoques y tratamientos dados a las TI desde
1985 a 2000. El objetivo es mostrar el papel que atribuyen algunos autores a las TI
en las organizaciones. Desde el ao 1985 Porter y Millar indicaban que el papel
estratgico de las TI no era igual de importante en todas las organizaciones.

El valor del contenido informativo en una cadena de produccin puede estar en el

producto o en el proceso. El contenido informativo del producto y la intensidad
informativa de la cadena de produccin de valor no eran iguales en todas las
empresas20 . Afirman En cualquier empresa, la tecnologa de la informacin tiene
serios efectos sobre las ventajas competitivas en coste o en diferenciacin. Dicha
tecnologa afecta a las actividades mismas creadoras de valor, o permite a la
empresa obtener ventaja competitiva explotando los cambios producidos en el
mbito de la competencia21. Describen cmo el papel de las TI cambia dentro de
las organizaciones y pasa del mbito meramente administrativo, labores de
18 PEREZ HERNNDEZ, Mara Gabriela, DUARTE, Abraham. La Informtica,
presente y futuro de la Sociedad; Editorial DYKINSON, Madrid, 2006. Pgina 31

19 GONZLEZ RUIZ, Manuel, Mandado Perez, Enrique. La innovacin

tecnolgica y su gestin. Marcombo. Barcelona. 1989. Pgina 86.

20 PORTER Michel E. y Millar, V.E. Como Obtener Ventajas Competitivas por

medio de la Informacin. Harvard Deusto Business Review. Barcelona, 1985.
Pgina 116

27

contabilidad y otras, a ser parte de la cadena de valor de las empresas y constituir

una parte fundamental de ellas. En la siguiente ilustracin se resume el papel de
las TI.

5.3.3 Los sistemas de informacin

Los SI, desde el punto de vista de las empresas, se pueden definir como un
conjunto de recursos tcnicos, humanos, y econmicos, interrelacionados
dinmicamente y organizados en torno al objetivo de satisfacer las necesidades de
informacin de una organizacin empresarial para la gestin y la correcta
adopcin de decisiones22

21 Ibid pgina 126

22 DE PABLOS HEREDERO, Carmen, Lpez-Hermoso Agius, Martin-Romo

Romero, Santiago, Medina Salgado, Sonia. Informtica y comunicaciones en la
empresa. Madrid. Esic Editorial. 2004. Pgina 34.

28

Los SI se pueden clasificar en tres clases como se describe en la siguiente

ilustracin: En primer lugar los sistemas operativos o transaccionales que
automatizan procesos como pagos, cobros, entradas y salidas de informacin en
la organizacin. En segundo trmino se encuentran los sistemas tcticos que
apoyan el proceso de toma de decisiones en las organizaciones. Finalmente se
encuentran los sistemas estratgicos que utilizan la informacin para desarrollar
ventajas competitivas23.

Diferentes autores han estudiado la relacin entre los SI y el desarrollo de la

estrategia empresarial. Uno de los ms importantes es Michel Porter quien
considera que los SI afectan la competencia a travs de las siguientes formas:

Modifica la estructura del sector y, con ello altera las reglas de la

competencia.

23 Ibid. Pag. 40

29

Crea ventaja competitiva al dotar a las empresas de nuevos medios de

superar a sus competidores.

Origina negocios totalmente nuevos, por lo general a partir de las

operaciones actuales de una empresa40.

A travs del modelo de las cinco fuerzas competitivas: Los competidores

existentes, los competidores potenciales, los productos sustitutivos, el poder de
negociacin de los proveedores y el poder de negociacin de los clientes, se
manifiesta la influencia de los SI en el cambio que genera en las relaciones de
competencia, el mercado, el conocimiento de clientes y proveedores y las reglas
de la competencia.

La Teora General de Sistemas expuesta por Bertalanffy en 1978, aplicada a las

organizaciones, define a un sistema como el conjunto de elementos en interaccin
continua que, actuando en un determinado entorno, persiguen la consecucin de
uno o varios objetivos. A partir de esta definicin, la organizacin es un sistema
abierto con varios subsistemas en interaccin que recibe insumos del medio, los
procesa y transforma para obtener productos y/o servicios. A travs de la
realimentacin, el sistema recibe permanentemente informacin; esto le permite
adaptarse y lograr sus objetivos de supervivencia y estabilidad. Se constituye as
la informacin en la variable que relaciona de manera ms natural todas las que
intervienen en la organizacin 24, con lo cual los SI se convierten en pieza
fundamental para el xito de las organizaciones.

24 RAMIREZ, Santiago. Perspectivas en las teoras de sistemas. Siglo XXI.

Mxico. 1999.

30

Davis y Olson, 1987, consideran que la organizacin es un SI integrado en el que

los flujos de informacin que cada unidad de negocio produce se interrelacionan.
Bajo esta ptica, este sistema que es la empresa, se traduce en un conjunto de
subsistemas funcionales, en los que existen 3 clases de sistemas: los
transaccionales, los estratgicos y los tcticos25.

Andreu, Ricart y Valor, definen los SI como el conjunto formal de procesos que,
operando con un conjunto estructurado de datos estructurada de acuerdo con las
necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye (parte de) la
informacin necesaria para la operacin de dicha empresa y para las actividades
de direccin de control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de
decisiones necesaria para desempear las funciones y procesos de negocio de la
empresa de acuerdo con su estrategia43.

Proponen una relacin de acciones genricas a nivel estratgico para que los SI
tengan un gran potencial de aplicacin. stas son las relacionadas con el
producto, el cliente, los canales de distribucin, los proveedores y las de carcter
general. As, la informacin se convierte en una ventaja competitiva de tal
magnitud que ha llevado a calificar a los SI como un recurso estratgico crtico
para las organizaciones44 como se puede inferir de la siguiente ilustracin:

25 DAVIS, Gordon B., Olson, Margrethe. Sistemas de informacin gerencial;

McGraw-Hill Latinoamericana, Bogot. 1987. 718 pginas

31

5.3.4 Que es una ERP?

Los sistemas de Planificacin y Manufactura (MPC3) 26 existen desde mediados del
siglo pasado. Durante los 60 los sistemas Planificacin de Requerimientos de
Materiales (MRP4 ) fueron substituyendo a los puntos de reorden (ROP) ya que
ofrecan una bsqueda hacia delante, con enfoque basado en la demanda de la
planificacin y orden de manufactura de productos e inventario. Estos sistemas
adems introdujeron reportes bsicos computarizados que podan servir para
estudiar la viabilidad.

A mediados de los 70 los MRP II5 fueron ganando terreno a los MRP como
principal sistema de manufactura. Estos sistemas agregaban la capacidad de
planificacin de requerimientos. Por primera vez se intentaba integrar los
requerimientos de materiales y capacidad de produccin. La Tecnologa de la
Informacin que caracterizaba los ambientes de manufactura en los 60,70 y 80
estaba enfocada principalmente en automatizar el poder de la tecnologa que
26 AGUILAR SANCHEZ, A. Estudio para la implantacin de un ERP en una
empresa textil. Universitat Autonoma de Barcelona. 2009

32

pudiera ser usada para hacer las grandes operaciones de manufactura ms

eficientes. Los sistemas mencionados se caracterizaban por usar grandes
ordenadores centrales y, aunque la eficiencia era alta, eran poco flexibles.

Estos sistemas eran poco flexibles. A principio de los 90 aparecieron los MES6
que representan el desarrollo de una fase intermedia crtica entre los sistemas
MRP II de las empresas y los sistemas de control. Estos unifican los procesos de
manufactura centrales con un sistema de valor de entrega enfocado a los
requerimientos y demanda de los clientes.

Aunque los sistemas MES mejoraron mucho el grado de integracin vertical, los
sistemas ERP generan un mayor grado de integracin horizontal de las empresas.

Los sistemas ERP marcan un punto significante en el desarrollo de los sistemas

MPC ya que habilitan a las empresas hacia la directriz global de la mejora
continua de los procesos de cadena con el proveedor a travs de una
administracin flexible con el cliente.

Un ERP, o planificacin de recursos empresariales, es una completa herramienta

de gestin de empresa donde todo lo necesario est integrado en una misma
aplicacin. La aplicacin suele estar formada por diferentes mdulos que dan
diferentes funcionalidades y abarcan distintas necesidades de la empresa:
produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de
proyectos, gestin de almacn, inventarios y control de almacenes, pedidos,
nminas etc. Por lo tanto, un ERP sera la integracin de todas estas partes. Lo
contrario sera una empresa que slo usara un programa de contabilidad. Un ERP

33

integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la

empresa.

5.3.5 Ventajas e inconvenientes de los sistemas ERP

Por medio de los ERP's las empresas cuentan con una metodologa pre
parametrizada que les permite minimizar el tiempo requerido para analizar y
realizar informes de gestin y cubrir todas las reas de la empresa. Su gran
adaptabilidad e integracin con otras tecnologas permitir el desarrollo de la
tecnologa de la informacin a gran escala. Si el fabricante no dispone de un ERP,
segn sus necesidades, se puede encontrar con muchas aplicaciones software
cerradas que no se puedan personalizar, y por lo tanto, no se optimicen para su
negocio. Algunas de las ventajas de los ERP's que analizamos son:
Aumento de la productividad de la planta o negocio.
Reduccin de inventarios.
Incremento en ventas por tiempo de respuesta a clientes.
Disminucin de compras.
Disminucin de comisiones bancarias por cheques expedidos por rdenes.
Diseo de ingeniera para mejorar el producto.
Seguimiento del cliente desde la aceptacin hasta la satisfaccin completa.
34

 Compleja administracin de interdependencias de los recibos de los materiales,

de los productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniera y
de la revisin y mejora

6. METODOLOGA

6.1.

TIPO DE ESTUDIO

Este proyecto metodolgicamente se enmarca en una investigacin descriptivo, la

idea es detallar todo lo relacionado con las reas funcionales de una empresa
manufacturera que requiere dicha Mejoramiento para poder implementar una ERP.

6.2.

ALCANCE DE LA PROPUESTA

35

El proyecto se va a desarrollar para la empresa SUPREME HOLDING S.A y sus

grupos de inters

6.3 DESCRIPCIN DE LA METODOLOGA (FASES)

6.3.1 Fase 1: Definicin e identificacin de procesos

6.3.2 Fase 2. Identificacin de la necesidad de informacin interna y externa
6.3.3 Fase 3: Definicin de los lineamientos de implementacin de la ERP

7. CRONOGRAMA

Tabla 1. Cronograma

Semanas
Etapas

Revisin bibliogrfica
relacionada con el
tema objeto de
estudio
Elaboracin del
anteproyecto
resultante

36

1
0

11

12 13 14 15 16

Fase 1: Definicin e
identificacin de
procesos
Fase 2: Identificacin
de la necesidad de
informacin interna y
externa
Fase 3: Definicin de
los lineamientos de
implementacin de la
ERP
Entrega formal del
proyecto para
aprobacion

8. PRESUPUESTO

Tabla 2. Presupuesto

TEM
1. Honorarios de Orientador

FINANCIACIN ($)
PROPIA
3.000.000

37

Universidad

2. Honorarios investigador
3. Material bibliogrfico
4. Papelera e impresiones

1.000.000
100.000
50.000

5. Otros (10%)
Total

4.150.000

Valor Total del Proyecto

3.150.000

38

BIBLIOGRAFA

AECA. Asociacin Espaola de Contabilidad y Administracin de Empresas.

Documento No. 6. 2007
ARBOLEDA MEDINA John, Anlisis de la gestin del cambio en implantaciones de
soluciones ERP en algunas empresas de Colombia y Mxico. 2011
AVENDAO TEJEDOR, Diana. La investigacin propuesta busca, mediante la
aplicacin de la teora y los conceptos bsicos de estudios administrativos,
financieros, econmicos y tecnolgicos permitir al investigador identificar los
aspectos que se deben tener en cuenta para la implementacin de un ERP en la
organizacin.Universidad de la Salle.2008
BENVENUTO VERA, Angelo. : Implementacin de sistemas ERP, su impacto en la
gestin de la empresa e integracin con otras TIC. Universidad de Concepcin
Chile. 2008
BERMUDEZ MANZANO, Mariano. Propuesta de una gua para implementar el
proceso de compras de bienes y servicios a travs de SAP en el Ingenio Pichich
S.A. Universidad ICESI.2011
CAAR SARRIA, C; MUOZ BONILLA, I. Modelo de implementacin de centros
de competencias para empresas con la solucin erp de sap: r/3. Universidad
ICESI. 2012
CARDONA Roger. Implantacin de un sistema ERP SAP en una empresa.
Universidad Politcnica de Catalua.2013

39

CASTELLANOS DE ECHEVERRIA, Ana. Diseo de un sistema logstico de

planificacin de inventarios para aprovisionamiento en empresas de distribucin
del sector de productos de consumo masivo. Universidad Francisco Gavidia. El
Salvador. 2012
CORTES

VASQUEZ,

Mara.

RODRIGUEZ

POSTERARO,

Hernando .

Los

beneficios de implementar un sistema erp en las empresas colombianas

ESTUDIO DE CASO. Universidad del Rosario (Bogot). 2011
SANCHEZ, Augusto. Estudio para la implantacin de un ERP en una empresa
textil. Universitat Autonoma de Barcelona. 2009
TOVAR VILLAR . ESTRADA GOMEZ J. Propuesta de rediseo de procesos para
la adaptacin de un sistema ERP en la empresa METALMECNICA ARCOS ltda.
Pontificia Universidad Javeriana. Bogot.2008
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA, VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA. Proyecto
GEFIES. 2013
VELEZ MAYA, J, ARANGO URIBE D. Evaluacin de los resultados de
implementacin de proyectos de tecnologa de informacin ERP SAP, en grandes
empresas del rea metropolitana de Medelln. Universidad EAFIT 2010
VELASQUEZ Andrs. Anlisis para el mejoramiento del sistema de planeacin de
recursos empresariales (ERP) de una pyme a travs de herramientas de
pensamiento sistmico. Universidad ICESI.2011

40