DocuWare en

Compras
Solution Info

Especificaciones de productos y facturas bajo control

DocuWare archiva tanto facturas como descripciones de productos y albaranes de forma
ordenada en un repositorio central de documentos. Con tan slo unos pocos clics podr
comparar ofertas y caractersticas de artculos. Adems los procesos de autorizacin de
facturas se simplifican y aceleran, y con ello se aumenta la calidad de los datos.

Cmo dos gotas de agua?

Continuamente es necesario comprar piezas de repuesto y
componentes. Pero, es equiparable la placa de circuitos
con la de otro proveedor? Se corresponde la funda o la
tela decorativa con la del fabricante que ya no est en el
mercado? Coincide a la perfeccin el material y el diseo
de la pieza de repuesto con los del modelo anterior?
Preguntas y ms preguntas. Lamentablemente la
documentacin de la mercanca o del artculo adquirido se
encuentra almacenada en algn archivador o carpeta
colgante, si es que se guard. Sera necesario buscarla,
pero la bsqueda resulta cuanto menos aburrida y a
menudo las perspectivas de encontrarla son escasas.

Ventajas de DocuWare
Integracin sencilla en otras aplicaciones, por
ejemplo, sistemas ERP
Comparacin de ofertas con un solo clic
Todas las especificaciones de productos al
alcance de la mano durante dcadas
Autorizaciones de facturas ms rpidas en las
distintas sedes
Archivo seguro de todos los documentos
Menor necesidad de espacio de
almacenamiento

Barato equivale a rentable?

Comparar ofertas es complicado. No es sencillo determinar si optar por otro proveedor es garanta de beneficios.
Producir en el extranjero es realmente ms barato o el precio menor se debe a una merma de la calidad? Una placa
de circuitos equipada con componentes baratos? No siempre lo barato sale rentable. A menudo las ofertas slo
son equiparables en apariencia. Tambin pueden variar las condiciones de los proveedores. Sin embargo, en los
ltimos aos no se archivaron y clasificaron todos los documentos en carpetas de forma sistemtica. La falta de
documentacin deja coja la comparacin de ofertas.

DocuWare en Compras

Solution Info

Precios altos, prestaciones bajas

Primero recibir la mercanca y el albarn del puesto
encargado del correo. A continuacin llegar la factura.
Para usted esto significa fotocopias y ms fotocopias.
Luego puede controlar la mercanca con el albarn,
aunque el departamento especializado tambin se
encargar de verificar el pedido. Para ello necesita tiempo.
En un primer momento todo parece estar en orden. Es
ms tarde cuando llegan las reclamaciones. La placa de
circuitos del proveedor asitico causa problemas.
Tampoco la funda del nuevo proveedor coincide
completamente con la anterior versin. Usted no dispone
de la documentacin detallada pertinente. Esto afectar
negativamente a su imagen como comprador y su
empresa deber asumir los gastos adicionales generados..

De los documentos al valor

Con DocuWare, una empresa de cualquier
tamao y sector puede convertir sus documentos
en capital valioso. El sistema de gestin
documental automatiza los procesos comerciales
y los flujos de trabajo mediante la gestin y
vinculacin electrnica de los documentos, sea
cual sea el formato y la fuente. Con una sola
operacin de bsqueda, en cualquier momento y
desde cualquier lugar se accede de inmediato a
todos los documentos relacionados con una
empresa o un proyecto.

Anlisis de caractersticas de productos

Compras debe examinar y tener en cuenta todos los parmetros de los productos. El resto de costosos fallos estn
previstos.
Todos los parmetros bajo control
Con DocuWare todas las especificaciones de productos estn disponibles de forma ordenada durante dcadas. Se
archivan siguiendo determinados criterios de indexacin, tales como el tipo, la fecha y el proveedor. Si desea visualizar
un documento podr encontrarlo fcilmente a travs de las entradas del ndice. Tambin es posible ligar conceptos
clave como el nombre del producto o el proveedor. Adems, en caso de ser necesario puede realizar una bsqueda de
texto completo, por ejemplo, por componentes De esta forma tendr a su alcance en todo momento todas las
especificaciones de productos, poco importa si accede a las mismas a travs de un sistema ERP o de DocuWare.
Cuando realice pedidos suplementarios o cambie de proveedor evitar cometer costosos fallos.

Evaluacin de ofertas
En Compras comparar manzanas y peras no tiene sentido. Si las ofertas de todos los proveedores no se presentan de
forma ordenada con las descripciones de prestaciones pertinentes no ser posible compararlas con fundamento. Su
empresa estar pagando ms de lo que debera.
Comparacin de ofertas
En el repositorio central de documentos se encuentran todas las ofertas ordenadas. Usted podr comparar ofertas de
proveedores que solicit hace aos con las actuales. Con un solo clic podr recuperar documentos a travs de los
criterios de ndice pertinentes, tales como la oferta o el nombre del proveedor. Podr visualizar los precios y
prestaciones y su evolucin durante dcadas. De esta forma las tendencias del mercado sern transparentes para
usted. Asimismo podr valorar con conocimiento de causa distintos presupuestos. De esta manera estar basando su
decisin de compra en una base slida y evitar incurrir en gastos adicionales superfluos.

DocuWare en Compras

Solution Info

Comprobacin de facturas
Entre la entrada de una factura y el pago de la misma transcurren una serie de procesos internos que con frecuencia
son muy lentos. Las copias de las facturas que emite Compras atraviesan muchas etapas hasta su autorizacin. A
menudo los departamentos no cuentan con los datos necesarios para la verificacin, como por ejemplo los contratos o
albaranes. Cabe esperar, por norma general, largos tiempos de espera y muchos trmites. En la mayora de los casos
el estado de autorizacin se desconoce. Entretanto vencen de forma irreparable los eventuales descuentos por pronto
pago.
Autorizaciones de facturas a golpe de clic
Con DocuWare todo es diferente ya que las copias desaparecen. A todos los documentos tales como las facturas y los
albaranes se les asignan automticamente palabras clave tales como el nmero y el nombre del cliente, la direccin o
el nmero de albarn. El sistema se encarga de ordenarlas pertinentemente y a continuacin las archiva en el
repositorio central de documentos. Cuando los necesite cualquier empleado podr acceder de inmediato a dichos
documentos a travs del sistema ERP o de DocuWare. Tambin es posible realizar bsquedas de texto completo. De
esta forma se reducen considerablemente los tiempos de espera y tramitacin, ya que tanto Compras como el
departamento especializado pueden visualizar todos los documentos para verificar la factura. Gracias a los sellos
electrnicos de autorizacin se evidencia enseguida en qu etapa del proceso de tramitacin se encuentra una factura
entrante. Las consultas son una excepcin y los plazos de descuento se mantienen.

Utilidad: DocuWare en Compras

Integracin sencilla de DocuWare en sistemas ERP u
otros sistemas logsticos, lo que homogeneiza los
procesos

Tiempos de bsqueda menores para todos los

departamentos gracias al repositorio central de
documentos

Control de la calidad ms rpido y seguro mediante

unos parmetros de produccin completos siempre
disponibles

Procesos transparentes gracias a los sellos

electrnicos

Comparaciones detalladas de ofertas mediante

bsquedas electrnicas (texto completo)

DocuWare en Compras

Autorizacin de facturas ms rpida y con ello respeto

de los plazos de descuento
Menor necesidad de espacio

Solution Info

Comprobacin de las facturas en cuestin de segundos

Con DocuWare comprobar las facturas es un juego de nios. El departamento de Compras podr autorizarlas,
rechazarlas o simplemente pasrselas a otro departamento para su aprobacin en cuestin de segundos y esto
desde cualquier parte del mundo. Es suficiente con un sello electrnico para iniciar el flujo de trabajo
automtico.
Se acabaron las copias
La mercanca solicitada se suministrar con el
albarn del almacn de logstica o del puesto
encargado del correo. Una vez se ha controlado el
estado de la mercanca se escanea el albarn y
cualquier informacin adicional, como por ejemplo
descripciones detalladas del producto. Se acabaron
las fotocopias. Todos los empleados autorizados
pueden acceder de inmediato a los documentos.
Toda la informacin a mano
Cuando Contabilidad recibe la factura tras el
suministro, procede a su escaneo y se adjudica a
Compras. A travs de una lista de tareas pendientes
que se actualiza automticamente Compras se
informa sobre la nueva factura recibida para su
comprobacin. Haciendo clic sobre un enlace
predeterminado podr consultar todos los
documentos recibidos con anterioridad del proveedor
en cuestin. De esta forma podr ver a la vez el
albarn correspondiente y la descripcin del
producto.

Autorizaciones electrnicas
Mediante un sello autorizar las facturas, las
rechazar o las enviar para su comprobacin a otro
departamento. Para ello slo tendr que arrastrar con
la tecla del ratn apretada el sello hasta el lugar
deseado en el documento. En caso de que, por
ejemplo, Contabilidad precise alguna informacin
adicional como pasar para su facturacin posterior a
la filial xy slo tendr que indicarla directamente en
el documento.
Los sellos ponen en marcha el flujo de trabajo
Con el sello se inicia de forma automtica un flujo de
trabajo predefinido. La factura consultada por
Compras puede, por ejemplo, enviarse al
departamento especializado que ha solicitado la
mercanca para su comprobacin adicional y al
mismo tiempo, en caso de tratarse de un importe
elevado se puede transmitir a la direccin de la
empresa para que tengan conocimiento de la misma.
Slo se precisan unos pocos minutos para crear las
listas de tareas pendientes y poner los sellos.
Pregunte a su administrador.

Con listas de tareas pendientes siempre actualizadas y sellos electrnicos, efectuar las autorizaciones de
facturas en unos pocos segundos desde cualquier parte del mundo.

DocuWare en Compras

Solution Info

La prctica
DocuWare posibilita que ABS Production Lohmar GmbH disponga de un flujo de informacin considerablemente ms
rpido. Asimismo, la gestin documental electrnica ha optimizado los procesos internos de este proveedor de bombas
y compresores. Un flujo de trabajo integrado acelera los procesos de autorizacin de los distintos departamentos y los
hace transparentes.
Aproximadamente diez aos atrs, el objetivo primordial de
la compaa era archivar electrnicamente todos los datos
Objetivos
de los pedidos. Hoy da, ABS Production Lohmar ha
incorporado el sistema de gestin documental a todos los
Archivador central de documentos
mbitos de aplicacin empresarial: todos los documentos,
desde los pedidos o los planos de construccin, pasando
Acceso para toda la empresa n Integracin con
por las listas de piezas de repuesto, se archivan
la solucin ERP
automticamente en un archivador central de documentos
BPCS de Infor
y estn a disposicin de toda la empresa con slo pulsar
un botn. Con una licencia de empresa, todos los
Optimizacin de los procesos de trabajo
trabajadores disponen de acceso al archivo electrnico. El
Mejora de las comunicaciones
departamento de Compras tambin utiliza DocuWare con
el fin de optimizar sus procesos comerciales. En el
momento en que un trabajador crea un pedido en un
sistema ERP BPCS de Infor, lo imprime o lo enva por
Ventajas
correo electrnico, el documento se archiva en segundo
plano en DocuWare. Con un solo clic, los trabajadores
pueden acceder a las solicitudes o conocer las
Supresin de los archivadores de papel
discrepancias en las fechas de entrega, o las
Flujos de trabajo transparentes
especificaciones tcnicas exactas de los artculos que se
han acordado con el proveedor. Todo ello ha comportado
Ahorro de tiempo y dinero
una reduccin drstica de los tiempos de bsqueda.
Comprobacin de facturas ms rpida,
El departamento de Compras Tcnicas valora
mantenimiento de los plazos de descuento
especialmente el acceso rpido al archivo de planos, por
ejemplo al seleccionar proveedores nuevos. Para poder
comentar mejor las especificaciones tcnicas de los
productos, los planos se envan por correo electrnico desde el archivador central de documentos al proveedor.
Anteriormente, para ello se creaban costosas copias y, a continuacin, se enviaban por correo postal. DocuWare
reduce los gastos en el proceso de comprobacin de facturas. En el momento en que las facturas se escanean y
archivan de forma centralizada, se inicia un flujo de trabajo predefinido. Mediante la funcin de los sellos, el
responsable de las compras puede autorizar o rechazar las facturas, o redactar comentarios. El departamento de
Contabilidad conserva el resumen.

DocuWare en Compras

Solution Info

El flujo de trabajo integrado nos permite reducir

de forma considerable los gastos en el proceso de
comprobacin de facturas. El departamento de
Contabilidad siempre est informado del estado de
autorizacin. Gracias a ello, aprovecha los
descuentos y controla mejor las finanzas.

Bernd Wasserschaff, Director de TI, ABS

Production Lohmar GmbH

This document can also be found here:

http://pub.docuware.com/es/docuware-en-compras

For more information please visit our website at:

www.docuware.com

DocuWare en Compras

Solution Info