El PMI Plantea una Gestin del Cambio Holstica para el Universo OPM

El Instituto de Gerencia de Proyectos (PMI), en la Managing Change In

Organizations: A Practice Guide, plantea una gestin del cambio holstica para la Gestin Organizacional de Proyectos, conocida por sus siglas en
ingls como OPM. Entendiendo a la OPM como un marco de ejecucin de la estrategia que utiliza la gestin de portafolios, programas y
proyectos, as como la habilitacin de prcticas consistentes y predecibles para formular la estrategia organizacional a fin de producir mejores
resultados y la sostenibilidad de las ventajas competitivas de la empresa.
En otras palabras, los componentes o el universo de la OPM incluye: al ambiente general donde se desempea la empresa, las estrategias,
portafolios, programas y proyectos, las operaciones que generan valor, as como aquellas actividades de anlisis del impacto del negocio, anlisis
del rendimiento del valor, las revisiones del portafolio y los ajustes correspondientes para realimentar las estrategias. Tambin debe tomar en
cuenta las mejoras de procesos y el contexto donde opera y compite la empresa.

Explicado en forma ms sencilla y haciendo una metfora con el universo, en la OPM los
proyectos vendran a ser los planetas, los programas las estrellas, como por ejemplo el sol alrededor del cual gira un grupo de planetas, las
galaxias los portafolios, los cometas y asteroides otros elementos de la OPM. Finalmente, el universo representara el ambiente donde opera la
empresa.

En los ambientes donde operan las empresas, el cambio es necesario para que las organizaciones se mantengan competitivas, por lo que las
estrategias de negocio frecuentemente estn impactadas por estos cambios. Las estrategias trasladan la visin y misin a nivel de los
portafolios, programas y proyectos, considerando los cambios que deberan producir beneficios tangibles y maximizar el valor del negocio, as
como asegurar el crecimiento continuo.

La gestin de proyectos, en trminos sencillos, se enfoca en el alcance, tiempo y costos de los proyectos, lo cual no es suficiente para gestionar
los cambios en las organizaciones. Por otra parte, la gestin de programas se enfoca en logro de los beneficios que proporcionan un grupo de
proyectos relacionados. Finalmente, la gestin del portafolio ayuda a la organizacin para direccionar recursos a fin de lograr las estrategias.

Cuando estas tres disciplinas forman parte integrada de un marco de referencia de las organizaciones, stas pueden lograr sus estrategias de
forma exitosa y generar mejores resultados. Este marco de referencia necesita soportarse y alinearse con los componentes organizacionales
(personas, procesos, estructura, sistemas y tecnologas) para generar resultados efectivos de negocio enfocados en la mejora continua. Este
marco de referencia es llamado la OPM de acuerdo a lo que plantea el PMI.

Por otra parte, la gestin del cambio apoya a las organizaciones a integrar y alinear personas, procesos, estructuras, cultura y estrategias. En el
contexto de la OPM, la gestin del cambio ayuda a las organizaciones a manejar exitosamente sus estrategias mediante los elementos de la OPM
de gestin del portafolio, programas y proyectos. En tal sentido, la gestin del cambio requiere actividades que alineen programas y proyectos con
la estrategia de la organizacin, al igual que actividades de transicin de los resultados del proyecto en las operaciones para lograr los beneficios.

Tradicionalmente, la mayora de las personas que tiene conocimientos sobre gestin del cambio los aplican a los proyectos de forma individual y
no al universo de la OPM, es por tanto que resulta sumamente interesante el marco de ejecucin de la estrategia de la OPM que plantea el PMI
en la Managing Change In Organizations: A Practice Guide, donde se integran todas estas disciplinas para que las empresas puedan generar
mejores
resultados
y
mantener
la
ventaja
competitiva.

Las figuras fueron extradas de la Managing Change In Organizations: A Practice Guide

El Coach: Un Aliado Clave para el Gerente del Proyecto

El gerente del proyecto es la persona asignada por una organizacin para liderar al equipo
responsable de alcanzar los objetivos del proyecto, por lo que esta persona se enfrenta a grandes desafos durante el mismo, desde su iniciacin
hasta el cierre.
La concepcin del proyecto, la planificacin, la ejecucin, el monitoreo y control, as como su cierre puede conllevar a la interaccin con muchas
personas, conocidos como interesados del proyecto, los cuales tendrn diferentes posiciones y requisitos/requerimientos que deben ser
considerados en el mismo. El gerente del proyecto debe manejar la interaccin y las comunicaciones con estos interesados.
Por otra parte, el gerente del proyecto debe considerar, adems de los recursos humanos, otro grupo de recursos, como lo son las maquinarias,
equipos y recursos financieros que se requieren para la ejecucin exitosa del proyecto. Igualmente, debe conocer las prcticas de gestin de
proyectos, que incluyen los aspectos mencionados anteriormente, as como el manejo de los tiempos, los riesgos, la calidad, las adquisiciones del
proyecto y las herramientas y tcnicas de gestin de proyectos que se utilizarn durante su ciclo de vida.
Otro aspecto importante a considerar por parte del gerente del proyecto, corresponde a su alcance, las caractersticas del proyecto, las cuales
estn asociadas a su naturaleza o tipo, tamao, sector al cual pertenece la organizacin donde se realiza el mismo, entre otros.
El gerente del proyecto debe adems resolver incidentes, conflictos y problemas, tomar decisiones, evaluar la cultura de la organizacin y
determinar cmo esta afecta al proyecto, tambin debe integrar al equipo del proyecto para que trabaje de forma armoniosa en el logro de los
resultados esperados del proyecto. Es por ello que el gerente del proyecto enfrenta una serie de retos durante el ciclo de vida de este.

Asimismo, la gestin de proyectos es considerada una disciplina estratgica crtica, lo que permite que el gerente del proyecto se convierta en el
enlace entre la estrategia y el equipo. Hoy en da "los proyectos son imprescindibles para el crecimiento y la supervivencia de las organizaciones.
Los proyectos crean valor en forma de procesos de negocio mejorados, son indispensables para el desarrollo de nuevos productos y servicios y
facilitan a las compaas la respuesta ante los cambios del entorno, la competencia y el mercado" (PMBOK 5ta. Edicin).
Todo lo anterior hace que el rol del gerente del proyecto sea un rol desafiante y se torne cada vez ms estratgico. Sin embargo, muchas veces el
gerente del proyecto no podr asumir todos estos retos solo. En ocasiones podr requerir de servicios de terceros para capacitarse u obtener
apoyo de aliados estratgicos. Un aliado clave para el gerente del proyecto es un Coach.
El Coach es un profesional acreditado como tal, que permite que su cliente o Coachee alcance los objetivos que se haya trazado. Esto se lleva a
cabo mediante un proceso de interaccin, conocido como Coaching.

El Coaching se realiza a lo largo de determinado perodo de tiempo y se caracteriza por ser una conversacin respetuosa, entre el Coach y
Coachee. El Coach realiza preguntas efectivas, utiliza tcnicas e instrumentos, los cuales tienen como objetivo facilitar la creacin o desarrollo de
metas por parte del Coachee, para que luego el Coachee defina y lleve a cabo una estrategia o plan, a fin de lograr dichas metas.
El proceso de Coaching de Proyectos podr abordar aspectos relacionados con el detalle del proyecto, el xito profesional del gerente del
proyecto, as como un variado proceso de anlisis de las distintas situaciones que vive del Coachee durante el proyecto.
En tal sentido, resulta conveniente que un gerente de proyectos cuente con el apoyo de un Coach profesional, como aliado clave, que lo ayude a
lograr los objetivos de sus proyectos.
Publicado por Johana Lopez T. en 17:25 No hay comentarios:

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Etiquetas: Coach, Coaching, Coaching de Proyectos, Gestin de Proyectos, PMO, Proyectos
mircoles, 3 de febrero de 2016

De la Mano y Paso a Paso se Logra una Gestin del Cambio Exitosa en

los Proyectos

Involucrar a las personas y explicarles con sinceridad los cambios que se acercan es clave
para hacer un proceso de cambio exitoso en una organizacin.
En mi experiencia he observado que si se les explica a las personas las razones e importancia del cambio y si se llevan de la mano durante el
proceso, como un nio cuando aprende a caminar "paso a paso", resulta mucho ms sencillo lograr el cambio, ya que la incertidumbre disminuye
si se realiza ese proceso de acompaamiento.
Por otra parte, hay que manifestarles seguridad a las personas que vivirn el cambio, hacerlos sentir que no estarn solos durante el proceso. As
se lograrn los resultados esperados y se obtendrn los beneficios del cambio.

En muchas oportunidades al asesorar a gerentes de proyectos que por primera vez asuman este rol, les he manifestado que no deben
angustiarse, ni estresarse, ya que no estarn solos. Esto ha resultado beneficioso y los gerentes han podido asumir mejor su rol. Igualmente, en
procesos de cambio cuando se le ha explicado de forma apropiada el cambio a las personas, las razones que lo motivan y los beneficios que se
obtendrn, as como la importancia de su participacin y de los aportes que se esperan de ellas en el proceso de cambio, he obtenido mejores
resultados y se ha avanzado hacia gestin del cambio exitosa.
Ninguna persona que comprenda bien las razones del cambio y los beneficios que aportar a una organizacin, el cual seguramente terminar
beneficindolo si la organizacin logra los beneficios esperados, se negar a apoyarlo.
Otro aspecto importante, es que todo proceso de cambio en una organizacin debera ser abordado como un proyecto y contar con el apoyo y
participacin del equipo de gestin del cambio. Este equipo debe apoyar al lder del cambio para sensibilizar a las personas en la organizacin en
favor del cambio. En tal sentido, las personas que dirigen un cambio deben contar la sensibilidad necesaria para sensibilizar a otros.
Recuerda de la mano y paso a paso se logra una gestin del cambio exitosa!!

La Estrategia del Proyecto

En los proyectos que emprende una organizacin siempre se debe definir la

estrategia ms adecuada para su implementacin exitosa. Por tanto, en cada proyecto el equipo de gestin del cambio, en conjunto con los
patrocinadores, miembros del equipo del proyecto e interesados clave, establecer claramente cul es la estrategia que se utilizar para abordar

el proyecto, a fin de lograr los objetivos de la mejor manera. Entendiendo a la estrategia como el enfoque mediante el cual la organizacin
transitar del estado actual al estado deseado.
La seleccin de la estrategia de ejecucin del proceso de cambio en un proyecto debe tomar en consideracin los lineamientos estratgicos
(planificacin estratgica), la cultura organizacional, el impacto que genera el cambio previsto en el proyecto sobre la organizacin (cantidad de
personas, tecnologas, procesos o servicios impactados), los conocimientos que se tengan sobre el tpico que aborda el proyecto, los recursos
disponibles, as como el uso que se le dar al resultado, producto o servicio del proyecto.
Es por ello que el equipo de gestin del cambio debe evaluar la estrategia ms pertinente para ejecutar el proceso de cambio que acompaar al
proyecto, la cual debe ser considerada en la planificacin del mismo.
La estrategia de gestin del cambio detalla las magnitud, alcance y complejidad del cambio. Asimismo, define los requerimientos y las opciones de
implementacin, las restricciones y oportunidades, los factores crticos de xito, las mtricas, la gobernabilidad para gestionar las actividades de
gestin del cambio que se requieren para el logro exitoso y la sostenibilidad del cambio implementado. Esta estrategia clarifica qu se necesita
hacer, por qu debe hacerse, quin y cundo lo har, as como cules resultados se obtendrn. Adicionalmente, incluye los recursos requeridos
para el cambio, las herramientas, tcnicas y tecnologas necesarias que utilizar el equipo de gestin del cambio, los materiales de comunicacin,
entre otros aspectos.

Si por ejemplo se tiene un proyecto cuyo objetivo es servir un pastel, entonces el equipo de gestin del cambio
deber determinar cmo es la mejor manera de picar el pastel, cules utensilios utilizar para picarlo y servirlo, en qu tipo de plato lo servir, si lo
acompaar o no con otro postre, quin lo picar y quin lo servir, cundo lo servir, cul es el orden de entrega de cada pedazo de pastel a los
comensales, entre otros aspectos, como parte de la estrategia de ejecucin del proyecto.

La claridad que se tenga sobre la estrategia del proyecto o la forma como este ser abordado proporcionar la gua sobre cmo y en qu orden se

ejecutar el trabajo previsto en el mismo. Para el equipo del proyecto y los interesados es importante conocer esta estrategia pues regir el
camino durante el viaje que representa el proyecto.
La estrategia de gestin del cambio para un proyecto puede contener estrategias especficas para varias materias incluidas en el mismo, como
por ejemplo estrategias para manejar:
1.
La comunicacin
2.
El patrocinio
3.
El compromiso de los interesados
4.
La evaluacin del impacto del cambio y preparacin para el mismo
5.
El aprendizaje
6.
La utilizacin de mtricas y evaluacin de los beneficios
7.
La sostenibilidad del cambio
La estrategia de gestin del cambio que se aplicar durante la ejecucin del proyecto se debe definir de forma temprana y antes de desarrollar la
planificacin, pues impacta los planes del proyecto.
Como parte del desarrollo de la estrategia del proyecto se debe determinar si la ejecucin del cambio se realizar de forma incremental o
tranformacional, secuencial o lineal, big bang o por fases, por etapas o por agencias.
A continuacin se describen algunos tipos de estrategias de ejecucin del cambio:

Estrategia

Impacto en la organizacin

Estrategia big Todos los elementos incluidos en el alcance del

bang
proyecto se implementarn de una sola vez.

Consideraciones
Los recursos humanos y financieros para la implementacin
deben estar disponibles de manera inmediata.
Alcanzar el objetivo planteado requiere un perodo de tiempo
ms corto.
Permite un crecimiento gradual, corrigiendo los posibles
inconvenientes de forma paulatina.

Estrategia por La ejecucin de la implementacin de los

foco
elementos incluidos dentro del alcance del
proyecto es progresiva, por ejemplo: por procesos,
Alcanzar el objetivo planteado requiere un perodo de tiempo
servicios, mdulos de un sistema, etc.
largo.
Se va avanzando paulatinamente durante la

implementacin.
Se inicia la implementacin para procesos,
Estrategia por
Permite un crecimiento semi gradual, corrigiendo los
servicios, mdulos de un sistema, etc.,
foco extendido
posibles inconvenientes de forma paulatina.
relacionados y se va creciendo paulatinamente.
Estrategia
Contempla la combinacin de algunos de los
Permite crear una estrategia flexible, de acuerdo a las
combinada
elementos planteados en las estrategias anteriores. condiciones que ofrece el la organizacin.
Foco = empresas, localidades, regiones, procesos, servicios, sistemas, mdulos, unidades, etc.
Publicado por Johana Lopez T. en 5:48
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Los Proyectos Afectan o se Ven Afectados por el Hilo Invisible que Teje el
Comportamiento Organizacional: La Cultura
La cultura organizacional comprende al grupo de normas, polticas, costumbres y valores que se comparten en una empresa y rige la interaccin
entre los individuos que la componen. Es como el aire, no se puede ver, pero se siente, se sabe que est all y gua la forma como la empresa se
comporta.
Entonces cuando se inicia un proyecto en una organizacin se debe tomar en cuenta la cultura organizacional en la cual se llevar a cabo el
mismo, pues sta afectar la ejecucin del proyecto o en su defecto la ejecucin del proyecto la afectar a ella.

Supongamos que el cubo de Rubik de la Seccin A de la figura, cuyos colores estn distribuidos de manera uniforme, representa el resultado
esperado de un proyecto. No obstante, el proyecto resulta impactado por la cultura organizacional, obtenindose como resultado el cubo cuyos
colores no estn distribuidos uniformemente. Esto ocurre muchas veces con los proyectos donde no se cuenta con un patrocinio adecuado o
cuando los proyectos no estn alineados con la estrategia. Supongamos ahora, que es el proyecto el que influye sobre la cultura, digamos un
proyecto que amerita un gran cambio organizacional. Entonces, en la Seccin B de la figura el cubo con los colores no distribuidos de manera
uniforme representa la cultura actual y el cubo con los colores uniformemente distribuidos representa el impacto en sta como consecuencia de la
ejecucin del proyecto, cuyo alcance implic un gran cambio.

Para manejar el impacto que genera la cultura organizacional sobre el resultado de los proyectos o el impacto de los proyectos sobre la cultura, se
dispone de los procesos de Gestin del Cambio de los diferentes modelos que existen, los cuales plantean, entre otros aspectos, la realizacin de
lo siguiente:

Evaluacin de la cultura:

Realizar un diagnstico de cultura organizacional: evaluar las caractersticas de la cultura y sus posibles impactos en el resultado
esperado

Identificar los elementos de la cultura que favorecen o no el resultado esperado (actitudes, agendas polticas, influencias
externas, etc.)

Identificar los elementos de la cultura actual que requieren cambiar para llegar al estado futuro deseado

Ejecucin de acciones para anclar el cambio en la cultura de la empresa

Desarrollar un plan de mitigacin de impactos que dificulten la obtencin del resultado esperado
Por tanto, parte de las actividades del equipo de Gestin del Cambio del proyecto corresponden a la evaluacin de la cultura organizacional. Este
equipo de Gestin del Cambio puede adems realizar una evaluacin del clima organizacional o apoyarse en expertos para su realizacin, as
podr conocer la percepcin, positiva o negativa, del personal en relacin a las condiciones y cultura de la organizacin para desempear su
trabajo. Es importante destacar que la medicin del clima organizacional tambin se realiza con el objeto de identificar focos de preocupacin,
detectar problemas o posibles conflictos interno, para proponer las medidas correctivas correspondientes.

Otro aspecto importante es que si el equipo de Gestin del Cambio no posee las competencias necesarias para realizar este anlisis de la cultura
y comportamiento organizacional, podr requerir el apoyo de expertos en las reas de comportamiento y desarrollo organizacional, as como
coaches organizacionales, de equipo y en algunos casos hasta coaches individuales.

Considerando todo lo anterior, en los procesos de Gestin del Cambio que se

aplican para manejar la transicin entre la situacin actual y la situacin deseada, es de vital importancia que se considere a la cultura
organizacional como uno de los factores crticos de xito del proyecto.
Finalmente, es importante sealar que independientemente del tamao, magnitud y objetivos, los proyectos organizacionales siempre generarn
cambios en las empresas, as sean pequeos cambios, pero ocurrirn cambios que en una u otra medida afectarn la cultura. Por otra parte, se
recomienda que en los procesos de cambio organizacionales, los cuales siempre impactarn la cultura, sean ejecutados como un proyecto formal,
siguiendo las prcticas de Gestin de Proyectos y de Gestin del Cambio, para lograr los objetivos y beneficios previstos.
Publicado por Johana Lopez T. en 12:06
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a CMO Gua los Cambios Hacia el xito

La Oficina de Gestin del Cambio o CMO (en ingls Change Management Office) tiene por objeto proporcionar a la organizacin los
lineamientos necesarios para ejecutar, estructurar e implementar iniciativas de cambio para alcanzar los beneficios deseados.

Entre sus funciones destacan la supervisin de las iniciativas de cambio, el diseo, mantenimiento y aplicacin de la metodologa de
gestin del cambio, as como de las herramientas requeridas, proveer los recursos para la gestin del cambio en cada iniciativa,
administrar el portafolio de cambios, entre otros aspectos.

La CMO adems apoya en la toma de decisiones asociadas a la evaluacin de las propuestas de cambio y proporciona el desarrollo
de habilidades de gestin del cambio en los patrocinadores e interesados a travs de la transferencia de conocimientos.

Por otra parte, la CMO debe realizar los esfuerzos necesarios para un manejo de la gestin del cambio exitoso, administrar el flujo
de informacin en cada iniciativa de cambio, as como manejar los factores crticos de xito en cada una de ellas.

Publicado por Johana Lopez T. en 4:49

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