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AIDE MMOIRE DE L'AGENDA BLUEMIND


L'AGENDA PARTAGE BLUEMIND
ACCDER L'AGENDA :
Une fois authentifi dans l'interface BlueMind, cliquez sur Agenda dans le
bandeau pour accder cette application.
Les diffrentes zones :

INVITER DES PARTICIPANTS UN RDV :


Dans l'interface de cration / modification de RDV , la zone droite de la page
permet d'inviter d'autres participants :
Rechercher un utilisateur, un groupe ou une
ressource inviter dans le champ Ajouter un
participant... puis le slectionner.
Indiquer si sa prsence est requise ou non en
cliquant sur le buste gauche du participant.
Supprimer le participant en cliquant sur la croix
droite du participant.
Inviter une ressource revient faire une demande
de rservation de ressource qui est envoye au gestionnaire de celle-ci.

CONSULTER L'TAT DE PARTICIPATION UN RDV


Sur l'agenda de l'utilisateur, l'vnement apparat en couleur pleine si le rdv
est accept, en transparence si le rdv est en attente ou une date passe.
Sur la popup de l'vnement (clic sur le rdv), les participants sont affichs :
en noir si le participant a accept l'invitation,
en gris si le rdv est en attente.
en barr si le participant a refus l'invitation

DFINIR LES PROPRITS D'UN RENDEZ-VOUS :


A bandeau et en-tte, B calendrier, C liste des agendas affichs, D recherche, E
affichage principal

AFFICHER ET NAVIGUER DANS L'AGENDA :


4 types de vues ZONE E :
Les flches gauche et droite permettent
de naviguer vers les priodes prcdente et suivante (jour, semaine, mois).
Le bouton Aujourd'hui permet de ramener la
priode consulte celle incluant la date du jour.

CRER UN RENDEZ-VOUS :
Cliquer sur le bouton
de la ZONE B affiche le
formulaire complet de cration d'un rendez-vous
Renseigner les champs du formulaire et cliquer sur Enregistrer
Le nouveau rendez-vous s'affiche dans l'agenda ZONE E .

CRER UN RENDEZ-VOUS EN SAISIE RAPIDE :


Se positionner ZONE E sur la
date / heure souhaites et
cliquer pour crer le rdv (ou
laisser appuyer pour dessiner
la dure souhaite).
Renseigner le titre et
Cliquer sur Nouvel
vnement . Le rdv est cr.
Le lien Modifier les
dtails permet de basculer
en saisie complte du RDV.
Annuler avec la touche <chap>
Complter le formulaire puis Cliquer sur Enregistrer
Le nouveau rendez-vous s'affiche dans l'agenda ZONE E .
Pour un rdv journe entire, cliquer ZONE E sur le jour concern au dessus
des plages horaires. Glisser sur plusieurs jours si le rdv s'tend sur plusieurs jours.

Dans l'interface de cration / modification de RDV, onglet Informations :


Organisateur : apparaissent les
agendas sur lesquels vous avez les
droits de gestion.
tiquettes : tags permettant de
trier et retrouver vos rdv
Rappel : un message de rappel est
envoy l'utilisateur l'chance
indique (en cliquant sur Ajouter
une alerte ).
Disponibilit : Occup (tat
par dfaut) indique que vous tes
indisponible pour tout rdv pendant
cette plage. Disponible indique que
vous restez disponible ou joignable.
Confidentialit : Cocher Priv pour rendre le rdv priv. Dans ce cas
uniquement les personnes ayant une dlgation totale (droit Peut modifier
mes rendez-vous et grer mes partages )sur votre agenda pourront voir le
contenu du rdv. Les autres ne verront qu'une plage occupe indique Priv

DFINIR LA RCURRENCE D'UN RENDEZ-VOUS :


Dans l'interface de cration/modification de RDV, onglet Rcurrence :
Par dfaut un rdv n'a pas de
rptition
La frquence de rptition
se dfinit dans la liste
droulante Rcurrence :
Tous les jours
Toutes les semaines
Tous les mois
Tous les ans
La priode de la rcurrence (ex : toutes les 2 semaines) est indiquer dans le
champs Tous les en dessous de la rcurrence.
Pour une rcurrence hebdomadaire, indiquer le ou les jours de rptition.
Pour une rcurrence mensuelle, indiquer si l'vnement doit se rpter le jour
du mois (3 de chaque mois) ou le jour de la semaine (2e mardi du mois).

Pour supprimer une occurrence, afficher l'vnement concern, cliquer sur


celui-ci, puis sur Supprimer . Slectionner Uniquement cet vnement
pour conserver toutes les autres occurrences.

MODIFIER UN RENDEZ-VOUS :
Cliquer sur un rdv ZONE E ouvre la fentre de modification rapide (si vous avez
les droits). Modifier l'tat de participation en cliquant sur l'tat dsir. Modifier
le titre puis cliquer sur
Enregistrer .
Pour modifier les
autres proprits du
rdv, cliquer sur
Modifier les
dtails . Faire les
modifications dsires
puis cliquer sur
Enregistrer ou
Annuler .
Pour modifier un rdv
par Glisser Dposer
Modifier la dure, par glisser / dposer : cliquer sur les ... au bas du rdv
puis le redimensionner sans relcher le bouton jusqu' la dure souhaite.
Dplacer, par glisser / dposer : cliquer sur le rdv et le dplacer sans relcher
le bouton jusqu' son nouveau positionnement.
Supprimer un rdv, cliquer sur celui-ci, puis sur Supprimer dans la popup.

RECHERCHER ET AFFICHER UN AGENDA :


Vous devez avoir minima le droit Peut
m'inviter et voir mes rendez-vous .
Renseigner le champ Ajouter un
calendrier .. ZONE C en saisissant une partie
du nom du calendrier afficher (nom de
personne, groupe, ressource,..)
Slectionner le calendrier.
Les agendas affichs sont lists ZONE C et
ont des couleurs distinctes.
Pour masquer temporairement / afficher un
calendrier de la liste, cliquer sur son nom.
Pour supprimer un calendrier de la liste
d'affichage, cliquer sur sa pastille de couleur.

PARTAGER ET DLGUER UN AGENDA


La gestion des dlgations s'effectue depuis l'application paramtres
utilisateurs icne
du bandeau > section Agenda > onglet Gestion des
partages pour les agendas sur lesquels vous avez des droits d'administration.
4 types de droits sont possibles :
Peut m'inviter une runion : pas d'accs votre agenda.
Peut m'inviter et voir mes rendez-vous : donne accs en
consultation votre agenda.
Peut modifier mes rendez-vous : donne dlgation sur votre agenda.
Le destinataire peut accepter et modifier les rendez-vous pour vous.
Peut modifier mes rendez-vous et grer mes partages . Donne
dlgation totale sur votre agenda. Le destinataire peut accepter et
modifier les rendez-vous pour vous et grer les droits sur votre calendrier.
Choisir l'agenda grer dans Grer les partages de
Pour partager avec l'ensemble des utilisateurs de BlueMind : cocher
Autoriser le partage public et choisir le mode de partage.
Sinon, rechercher l'utilisateur ou le groupe dans Partager avec des personnes
ou des groupes en particulier

Pour supprimer un droit donn, cliquer sur l'icne Poubelle de la ligne.

GRER VOS PRFRENCES :


La gestion des prfrences s'effectue depuis l'application paramtres
utilisateurs icne
du bandeau > section Agenda .
L'onglet Gnral permet de
dfinir certaines proprits de
l'agenda.
Les champs la journe
commence et se termine ,
ainsi que les jours ouvrs
permettent d'indiquer vos plages
de disponibilit, en particulier
lors de la programmation de
runions (voir la section Grer
les runions ) ci-dessous.

GRER LES RUNIONS :


BlueMind intgre un outil de planification de runion permettant de rechercher
des crneaux disponibles pour un ensemble de personnes, ressources ou groupes.

Dans l'interface de cration/modification de RDV, onglet Recherche de


disponibilits .
L'agenda affiche le premier crneau disponible pour la dure souhaite, puis les
crneaux suivants chaque clic.
Choisir la date au plus tt pour la runion ainsi que la dure.
Slectionner les participants, colonne de droite.
Faire glisser la fentre de slection sur le crneau qui convient, les plages
disponibles tant indiques en blanc, les crneaux non travaills en gris et les
horaires occups en bleu.
Cliquer sur Recherche automatique pour qu'un crneau soit propos.

GRER LES VUES :


BlueMind permet de sauvegarder les vues rgulirement utilises. Une vue est
constitue de la priode affiche et des calendriers slectionns.
Pour sauvegarder une vue,
cliquer sur la flche droite de
Mes vues ZONE C , puis
Enregistrer cette vue .
Slectionner une vue existante
ou taper le nom d'une nouvelle.
Le menu permet aussi de
supprimer une vue
prcdemment sauvegarde.

IMPRIMER SON / DES AGENDAS :


Chaque type de vue propose une sortie pour impression, en format PDF
Pour y accder : Icne Actions
en
ZONE E droite des types de vues, entre
Impression PDF

Un cran de prvisualisation dessine la vue et propose plusieurs options :


orientation de la page,
couleur ou N&B,
dtails (pour la vue liste)
Enregistrer pour enregistrer le fichier PDF rsultant.

Copyright BlueMind version 3.0

IMPORTER, EXPORTER SON AGENDA


Icne Actions
en ZONE E droite des types de vues
Exporter son agenda : cliquer sur Export ICS , slectionner la priode des
vnements exporter, puis cliquer sur Exporter
Importer un agenda : cliquer sur Import ICS , slectionner le fichier ICS
importer, le calendrier dans lequel importer les vnements du fichier puis
cliquer sur Importer .

Aide mmoire BlueMind 3

LES TIQUETTES (TAGS) :


Les tiquettes permettent de trier et retrouver des rdv simplement et
rapidement.
Dans l'interface de cration/modification de RDV, onglet Informations .
Affecter des tiquettes : saisir les tiquettes ou les slectionner dans la liste
droulante en cliquant sur la flche en fin de champs de saisie
Supprimer des tiquettes : cliquer sur la croix suivant l'tiquette supprimer
Grer les tiquettes : se rendre dans l'application paramtres utilisateurs
icne
du bandeau > rubrique "Mon compte" > onglet "tiquettes" :
ajouter une tiquette avec le formulaire ddi
modifier une tiquette en cliquant sur son libell puis cliquer sur la
coche en fin de ligne ou valider avec <Entre>
modifier la couleur associe en cliquant sur la pastille puis cliquer sur la
coche en fin de ligne ou valider avec <Entre>
supprimer une tiquette en cliquant sur la poubelle
Pour retrouver des contacts ou rendez-vous dans les applications ddies, taper
l'tiquette voulue dans le champs de recherche en la faisant prcder de la
mention tag : :

Documentation
Retrouvez la documentation complte de BlueMind sur https://forge.bluemind.net/confluence

Coordonnes BlueMind
BlueMind SAS
Htel des Tlcoms
40 rue du Village dEntreprises
31670 Labge
http://www.blue-mind.net

Contact
http://www.blue-mind.net/nous-contacter/

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