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AREA DE CUENTAS POR COBRAR

Definicin:
Para conservar los clientes y atraer nuevos, la mayora de las empresas encuentran que
es necesario ofrecer crdito
El rea de cuentas por cobrar es de suma importancia pues debe ser un sistema eficiente
para otorgar crdito y para proceder a su respectiva cobranza, con la finalidad de lograr un
retorno oportuno de los recursos financieros de la empresa y la reduccin de prdidas por
cuentas incobrables.
La administracin del Crdito es una de las reas que mayor dificultad presenta en su
manejo, su objetivo ligado a las dems reas de la Empresa, es elevar el volumen de las
ventas y del rendimiento neto a su mximo nivel, con el desarrollo de polticas y
estndares de crdito eficientes. Pues a medida que se concede crdito, se compromete
fondos y al mismo tiempo la capacidad de la empresa para pagar sus obligaciones, sin
embargo se facilitan las ventas mejorando las utilidades.
Asimismo se conceden crditos con el objeto de mantener y atraer a nuevos clientes,
pues existen distintos mtodos de pago a crdito como: transferencias directas al
proveedor por medio de una Institucin Bancaria, tarjetas de crdito y dbito automtico,
y crdito directo al cliente quien cancela tambin por caja en efectivo, facilitan el
desarrollo de las transacciones comerciales .

El crdito no se regala se gana!

ASERRADERO INDUSTRIAL DEL ORIENTE SAC:


SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA :

En la empresa Aserraderos Industrial del Oriente S.A.C., tiene un sistema simple de


cuentas por cobrar, siendo este de manera computarizada. Indicando los montos y los
deudores; los mismos que se encuentran tambin plasmados en una pizarra la cual est a
vista de los que necesiten la informacin; esta lista es actualizada diariamente.
SISTEMA DE REGISTRO DE CLIENTES CON DEUDA:
El sistema llamado GENSYS instaurado por el ingeniero HAROLD CASTELLANOS
ASMAT es una herramienta importante para llevar un control de los clientes deudores.

Al colocar la contrasea se logra ingresar al sistema para el ingreso de la informacin ,


mostrando el siguiente formato.
Se registra la venta indicando las medidas, el tipo de madera, el precio de venta , e indicar
la opcin al CREDITO.

Luego de concretar las condiciones del crdito, se cancela en el sistema los pagos
realizados por el cliente u otro , y el sistema nos muestra el detalle de los pagos.

Y finalmente nos muestra el saldo de deuda del cliente.

Este sistema nos muestra una lista de todos los crditos otorgados, lo cual ayuda al rea
de cuentas por cobrar a tener un detalle de cada deudor y as llevar un mejor control y
seguimiento.
Este sistema se actualiza diariamente luego se trascribe en un pizarrn de la oficina para
que sea ms vistoso para los que necesiten la informacin de clientes deudores,
principalmente el Gerente.

CLIENTES
DEUDOR
ES

Sus principales clientes son la Empresa constructoras, carpinteros de la zona, albailes,


entre otros.
El rea de Crdito est integrada por un responsable del cobro fuera de oficina, y una

secretaria que comparte sus funciones tambin para el rea de Caja. Cabe recalcar que
la autorizacin y aprobacin del crdito o extensin del mismo a los clientes, la dar
exclusivamente el Gerente, sin excepcin alguna.

CLASIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR:


1

Cuentas por cobrar provenientes de ventas de madera:


Est formado por aquellas cuyo origen es la venta de madera y que son
respaldadas por una factura o una Boleta de Venta. En este comprobante de
pago figura el nombre de la empresa que realizo la transaccin o si es el
caso una persona natural.

Cuentas por cobrar no provenientes de ventas de madera.


Debido a que la empresa tiene cuentas de cobro proveniente de
operaciones diferentes a las ventas de madera, siendo el caso de:
Cuentas por cobrar a trabajadores: Es el de prstamo que la misma
empresa efecta en favor

de los trabajadores; este prstamo es

descontado parcialmente de su pago semanal.


Cuentas por cobrar a terceros: son prstamos de dinero en efectivo
realizados a personas ajenas a la empresa, pero que son de confianza;
como por ejemplo clientes frecuentes.

Lista de clientes con cuentas pendiente de cobro:

FUNCIONES:
Las principales funciones dentro del rea son:

Registrar en un cuaderno de apuntes los datos de los clientes deudores ,


como :

Apellidos y nombres
Direccin
Empresa que representa
Nmero telefnico
Correo electrnico
Entre otros datos.

Ingresar al sistema de cmputo los datos necesarios de los nuevos


clientes, y actualizar la informacin de los antiguos.

Actualizar en el software diariamente los pagos de los clientes.

4
5

Realizar llamadas a los clientes para solicitar el pago de la cuenta


Procesar los documentos llamados Recibo de Ingreso que certifican la
cancelacin de una cuenta total o parcial por parte del cliente, el cual
deber ser firmado por el cliente u otro deudor.

Manejo del Archivo de Facturas o boletas de venta pendientes de cobro


clientes.

Hacer un seguimiento de las cuentas corrientes segn las condiciones de


cobro de manera que no se pase de la fecha de vencimiento: Banco de

Crdito del Per y Scotiabank.


8

Revisar la cuenta del Banco dela Nacin para verificar que las detracciones
de la venta de madera se hayan realizado( 4%del precio de venta mayor a

700 soles)
9 Informar a Gerencia si los clientes pagaron o no las deudas.
10 Descontar semanalmente a los trabajadores por los prstamos que se les
efectu, segn acuerdo con Gerente.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO QUE REALIZA EL REA DE CUENTAS POR


COBRAR:
Pasos:

PASO 1:
El cliente solicita crdito de forma verbal al Gerente
PASO 2:
El cliente analiza si autoriza o no el crdito.
A criterio del Gerente, ste autoriza o niega el crdito, tomando en cuenta las
siguientes premisas:
Si el cliente tiene deuda actual en la empresa

El monto de compra en la empresa

Si es cliente puntual en sus deudas enteriores.

Si representa a una empresa confiable

Si es cliente frecuente

La cantidad del crdito

El gerente segn su criterio definir el tiempo en que deber cancelar en


crdito.( 15 dias , un mes , etc)

PASO 3:
Si el gerente autoriza el crdito se toma en cuenta acordar algunos aspectos y
detalles y en caso contrario en este paso finalizara el proceso.
El cliente acuerda con el Gerente General, sobre los siguientes aspectos:

A nombre de quin se facturar la mercadera.

Persona(s)

autorizada(s) para retirar mercadera, y rdenes de

compra

Tiempo de crdito (plazo en das).

Forma de pago (cheque, efectivo, deposito en cuenta corriente)

Lugar de pago (oficina , u otro lugar)

Referencias.

PASO 4:

Una vez aprobado el crdito, se pide al cliente anotar los datos necesarios para
que, con autorizacin del Gerente la persona encargada del Departamento, ingrese
inmediatamente la informacin al sistema de cmputo. Segn se demuestra a
continuacin:

Nombres Completos en caso de ser persona natural, o Nombre de la Empresa o


Institucin.

Nmero de Registro nico de Contribuyentes (R.U.C.).


Ciudad.

Direccin:
o

Domicilio de consumidor final ( carpinteros , albailes)

Empresa

Telfonos:

E-mail.

Foto

Saldo de deuda (si existiera)


PASO 5:
El cliente recibe el comprobante de pago de la venta al creedito , ya sea facturas o
boletas de venta segn corresponda.
PASO 6:
Se registra en el software la venta al crdito y detallando nombre del cliente, medidas
de la madera vendida, tipo de madera, precio de venta entre otros datos necesarios
para registrar correctamente la venta al crdito.
PASO 7:

Adicionalmente del comprobante de pago, tambin se le emite un documento que


tiene 3 copias, donde se detalla las medidas del producto, espesor, largo, ancho, entidades
de productos, tipo de madera; este documento ser entregado al rea de almacn para
que tu pedido sea atendido, para luego pasar al rea de produccin y se realice el corte y
acabado de su pedido.

PASO 8: Fin de proceso de cuentas por cobrar.

Procedimiento de cobranza.

Una vez vencido el plazo.

Cuando el cliente acord en acercarse a las oficinas a realizar el pago,


se encarga a una secretaria que realice una llamada al cliente solicitando
el pago de la cuenta.

Cuando el cliente solicit que el cobro se realice en su oficina, se enva

al cobrador con los documentos, y sello de firma autorizada para el


cobro.

Manejo de una cuenta en mora.

Generalmente se insiste con llamadas telefnicas o visitas del cobrador al domicilio


o lugar de trabajo del cliente hasta 3 meses (segn el historial de la Empresa),
despus de vencido el plazo del crdito, y en caso de no obtener resultados, se
pasa la cuenta a un abogado, quien con 3 notificaciones le hace saber al cliente
que se estn dando procedimientos legales para realizar el cobro. La cuenta queda
en manos del abogado hasta que se d solucin.

TECNICAS PARA RECOLECCION DE INFORMACION:


OBSERVACION PERSONAL Y DIRECTA:
Esta tcnica fue la principal y la mejor aprovechada al momento de evaluar y diagnosticar
el rea de cuentas por cobrar ya se puedo observar la ubicacin de los equipos, los
archivos de los documentos, el desenvolvimiento de los trabajadores de esta rea, entre
otros.
CUESTIONARIO:

PREGUNTA
Tiene polticas de crdito?
Tiene procedimientos establecidos de
verificacin del crdito antes del
despacho de las mercancas?
Se emite mensualmente el reporte de
antigedad de saldos por cobrar as
como el reporte detallado de las cuentas
por cobrar de cada cliente?
Se han establecido descuentos por
pronto pago?
Se han establecido el cobro de
intereses por los pagos posteriores al
plazo del crdito?
Se toman acciones firmes contra los
clientes que continuamente pagan con
demora?
Conoce cunto le cuesta a la empresa
las cuentas incobrables y las demoras
de pago de los clientes moros?
.Conoce cul es el costo de
mantenimiento de las cuentas por
cobrar?

SI

NO

INFORME SOBRE LA EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL


INTERNO
a

INTRODUCCION:
MOTIVO DE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO:
Se llev a cabo la evaluacin del sistema de control interno al rea
de cuentas por cobrar de la empresa Aserradero Industrial del
Oriente, puesto que se evidencio que tiene una lista amplia de
cliente con deuda , y muchos de ellos tiene deudas de ms de 1
ao.
En la presente se puso nfasis en un tema muy importante para
Aserradero Industrial de Oriente SAC, que es Administracin de
Cuentas por Cobrar, ya que son necesidades bsicas y de mucha
importancia que se debe implementar dentro de esta empresa, ya
que su crecimiento y fortalecimiento de la empresa en la Ciudad
depende de muchos factores, y uno de los ms relevantes es el
manejo de Cuentas por cobrar.
OBJETIVOS DE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO:

Observar si existen lineamientos del control interno de las cuentas por cobrar para el
manejo eficiente de los recursos financieros de la empresa Aserradero Industrial del Oriente
SAC.
Establecer las funciones de cada uno de los integrantes del rea de cuentas por cobrar
fijando las responsabilidades pertinentes a cada cargo.
Formular los requisitos para la concesin de crditos de clientes y el valor mximo de
crditos.
Establecer polticas de cobro para el departamento de cuentas por cobrar.
Presentar formatos para el control de las actividades del departamento de cuentas por
cobrar.
Aplicar un control interno para mejorar el funcionamiento del departamento de cuentas
por cobrar.

ALCANCE DEL EXAMEN:


XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

OBSERVACIONES:
DEBILIDADES:

La mayora de los clientes no cumplen con la fecha pactada, lo cual


vuelve inestable la situacin de la empresa, lo cual vuelve tardo el
retorno de los recursos de la empresa y provoca que no se cumpla
con las obligaciones con proveedores u otros.

Los clientes no cumplen en la fecha pactada los pagos de deudas,

Tiene de poltica de cobro muy flexible.

Se evidencia que en muchas oportunidades no se realiza el anlisis


adecuado por parte del gerente al momento de dar un crdito.

Se evidencia que Gerencia autoriza ventas al crdito a clientes que


tiene deudas pendientes, sin realizar el anlisis necesario,
dejndose convencer.

Se identific que los encargados de realizar la gestin de crdito y


cobranza

usan

mtodos

procedimientos

DEBILES

INEFICIENTES.

FORTALEZAS:

Los prstamos a los trabajadores al ser descontados de su pago


semanal de manera parcial en montos pequeos amortiza la deuda

sin afectar a los trabajadores.


Todos los clientes estos identificados con nombres, nmero de
celular, direccin y otros datos, identificando su ubicacin.

Tiene un software llamado GENSYS que le permite llevar un


control de los clientes deudores y muestra el detalle de los pagos
realizados por los clientes.

RECOMENDACIONES:
Efectuar la investigacin crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de
crditos.

La empresa cuenta con un rea de cuentas por cobrar que debe ser implementado ,
debido a que mediante un adecuado anlisis se dara crdito solo a las empresas
que estn en la capacidad de cumplir el compromiso que esta actividad implica.

debera implantarse polticas de crdito ms concretas.

CONCLUSIONES:

DOCUMENTOS DE CONTROL:

RECOMENDACIONES
La principal recomendacin para la empresa es implementar el departamento
de crdito, teniendo las herramientas propias del departamento.

La siguiente recomendacin es que la obtencin de la informacin se realice


tomando en cuenta las actividades de investigacin y la solicitud de crdito
propuesta, seguido de esto se propone su anlisis, tanto en el aspecto
cualitativo como cuantitativo, analizando los siguientes puntos de importancia
que son: capital, capacidad financiera, conducta, condiciones en general del
solicitante y as lograr una decisin ms adecuada de otorgar o no el crdito.

La empresa deber aplicar las polticas de cobro propuestas en la prctica y as


tambin los procedimientos para el cobro de cuentas pendientes.

Es recomendable para la empresa llevar un control continuo y eficiente de


Administracin de cuentas de cobrar, para que el departamento en caso de
fallas tome acciones correctivas oportunas que con el paso del tiempo,
fortalezcan al departamento con la experiencia ganada.

Premiar a sus clientes por sus oportunos pagos mediante la entrega de


mayores plazos, aumento de cupo, porcentajes de descuentos, etc.

Realizar confirmaciones de saldos continuos con nuestros clientes para


verificar la conformidad con sus deudas y los pagos realizados por parte de
ellos.

Controlar el vencimiento de las carteras de clientes y tratar de negociar


anticipadamente formas de pago para evitar caer en incobrables.

Disear y mantener actualizada una Poltica de Crdito que recoja todos los
lineamientos necesarios para la concesin de cupos de crditos a clientes.

Tratar de mantener una cartera de clientes sana y con un riesgo reducido de


incobrabilidad.

Acelerar el perodo de cobranza Se pueden usar varios mtodos par disminuir el


periodo de cobranza:
Ofrecer descuentos por pronto pago, por ejemplo: por pago a los 10 das de haber
recibido la mercanca.
Cobrar intereses si es posible, por pagos despus del plazo del crdito.
Establecer cuidadosamente los lmites de crdito de los clientes y no permitir
despachos de mercanca en exceso de esos limites sin previa autorizacin de la
gerencia.
Controlar los saldos de las cuentas por cobrar de cada cliente.
Hacer un seguimiento estrecho de los clientes que pagan lentamente.
Recomendaciones para el rea de Crditos:
Establezca lmite de crdito a cada cliente.
Sospeche de una compaa antigua que de un momento a otro desea ser cliente de
la empresa .......... quin le ha cortado el crdito?
Utilice empresas de informacin de crditos.
Cobre intereses por los pagos despus del plazo del crdito.
Considere la aceptacin de tarjetas de crdito.
Recomendaciones para las cuentas por cobrar:
Facture el mismo da que despache la mercanca.
Si es posible utilice el sistema de Gua Factura.
Enve a los clientes peridicamente estados de cuenta.
Controle las cuentas por cobrar con el reporte de antigedad de saldos.
Controle diariamente las cuentas retrasadas.
No despachar mercanca a los clientes que tienen facturas vencidas, excepto con
autorizacin escrita de la gerencia o pago contra entrega.