INSTRUCTIVO ALMACEN

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Vigencia:

1. OBJETIVO
Administrar los materiales recibidos y coordinar la logstica para que estos lleguen a su
destino garantizando la proteccin y custodia de los mismos.
2. DEFINICIONES
No conforme externo. Ocurre una vez ha sido despachado el producto con el formato
###-## reporte de producto no conforme.
Orden de Compra: Documento emitido por el Cliente, donde se especifican los
requerimientos del producto (Cantidad, referencia, fecha de entrega, etc.)
Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un producto.
Materias Primas: Productos o materiales que sufren una serie de transformaciones para
la obtencin de un producto terminado.
No conforme interno. Se presenta dentro de la compaa diligenciando el formato ##### No conformes Internos
Producto: Resultado de un esfuerzo creador, que tiene un conjunto de atributos
tangibles e intangibles (empaque, color, precio calidad, etc.) los cuales son percibidos por
sus compradores como capaces de satisfacer sus necesidades o deseos; por lo tanto un
servicio puede ser un bien tangible (vidrio) o intangible (transporte).
3. DESCRIPCIN
El procedimiento referente al movimiento de actividades en el Almacn es dinmico y
comprende dos (2) puntos principales:
a. Recepcin del producto o Material donde se utiliza el diligenciamiento y registro de
datos automtico a travs del sistema ######, comparando rdenes de compra
Vs. Material fsico. Se ingresa al Sistema por el Icono de Comercial / Compras /
Entradas de rdenes de Compra. Lo que permite llevar un control de las entradas
en cualquiera de las tres (3) bodegas fsicas que tiene Solinoff.
b. Entrega del Producto o Material a las reas interesadas. Se ejecuta por un medio
manual al diligenciar los formatos de Salida como tambin el registro automtico de
salidas a travs del sistema ######. Se ingresa por el icono Comercial / Inventarios
/ Movimiento de Inventarios. Lo que permite mantener un control de las salidas del
almacn a las reas que requieran el producto.
3.1 El Programa como Herramienta Dinmica
El Programa ###### nos permite interactuar directamente con los movimientos del
almacn, factores como: Entradas, Salidas, Consultas de Existencias, Movimiento de
Inventarios, rdenes de Compra, Requisiciones de Compras, Kardex Detallado, Traslados,
Reportes, etc. Lo anterior facilita llevar un control de entradas, movimientos y salidas de
productos al da. Para Ingresar a este valioso sistema, se maneja dos iconos principales:
COMERCIAL
Consulta de tems
Consulta de Bodega
Movimiento de Inventarios
Inventario Fsico
Ajuste de Inventario Fsico

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Control de Entregas
Kardex Detallado
Ubicacin en Bodega
Consulta Ubicacin en Bodega

3.2.

COMPRAS
Solicitud de Compra de Mercanca
Entrada rdenes de Compra
Aceptacin rdenes de Compra
Devolucin de Compras
Requisiciones de Compras
Consultas Solicitudes de Compra
Ingreso de Datos

1. Requisicin de Materia Prima a Comprar

Lo hace el jefe de almacn dos (2) veces por semana en cada almacn realizando la
requisicin en el sistema ###### para mantener el stock mnimo de materia prima. Estos
requerimientos son evaluados en el Comit de Compras. Este procedimiento lo realiza el
almacn.
2. Orden de Compra
Lo realiza el Director Divisin Compras. El jefe de almacn entrega una copia de la
requisicin a compras. Esta requisicin se genera por el sistema ###### y es autorizada
por Gerencia Administrativa y/o Vicepresidencia para compras que solicite el Almacn.
Este proceso se lleva a cabo el rea de almacn y compras.
3. Recepcin de Materiales
Lo realiza el Jefe/Asistente/Coordinador de Almacn. En la recepcin, el material es
verificado con las especificaciones de la orden de Compra y con firma de conformidad por
parte de los mismos aprobando el recibo del material en el rea de almacn.
4.

Verificacin Vs Especificaciones de la Orden de Compra

Lo realiza el Jefe y/o Asistente de almacn cuando llega el material realizando una
inspeccin fsica y verificando si el producto est de acuerdo a la calidad remitindose al
anexo 2. (Plan de calidad para recibo de materiales crticos) y as verificar que cumpla con
las especificaciones establecidas en los diferentes acuerdos. Si no las cumple, se realiza
la devolucin de la mercanca al proveedor registrando en la remisin del proveedor que
fue lo que no cumpli con las especificaciones de la Orden de Compra, y se hace registro
de Devolucin Formato ###-## No Conforme Interno/En original y dos copias (Original
compras, copias Calidad-Almacn). Lo anterior para llevar un control y verificar que las
especificaciones sean las solicitadas en la Orden de Compra. Esta tarea la ejecuta
Almacn.

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5. Ingreso RECO de Productos

Durante el da una vez recibido el producto, el Jefe/Asistente/coordinador de almacn a
travs del sistema ###### con Remisin, Factura se hace ingreso del material. Ingresa
por el Icono Comercial / Compras / Entrada de Ordenes Ingresa a la bodega respectiva y
registra los datos que aparecen como Orden de Compra, Cdigo, Cantidad, etc. Una vez
terminado el registro el sistema enumera automticamente el consecutivo de las entradas
RECO al sistema.
6.

Alistar requisicin o orden de produccin

Lo realiza un auxiliar cuando es solicitado por las diferentes reas alistando material a
entregar
7.

Entrega de Materiales

Lo realiza un auxiliar a las diferentes reas que lo requieran a travs de las rdenes de
produccin (Generada por el Sistema ######), Salidas de Almacn Planta y
Administracin, y tambin con el formato #-##-## Requisicin de Materiales a Almacn.
Para suplir las necesidades de las diferentes reas en cuanto a materia prima este se lleva
a cabo en el rea de almacn.
9.
Verificar material Vs el documento de salida y se autoriza la salida fsica del
material
Lo realiza el Jefe de Almacn y/o Coordinador de Almacn cuando se va a entregar el
material de almacn verificando el documento #-#### Requisicin de Almacn o Orden de
Compra v/s material fsico para tener el control de lo que se va a entregar o lo que sale del
rea de almacn.
10.

Entregar el material en rea de trabajo de produccin

Lo realiza el auxiliar de almacn cuando el material ya esta revisado se entrega material y

se debe firmar el recibido en el formato #-#### Requisicin de Almacn para tener registro
del recibido del material entregado en el rea de almacn.
11.

Hacer salida de almacn "SAIN"

Durante el da una vez entregado el producto, el Jefe/Asistente/coordinador de almacn a

travs del sistema ###### con formatos de Salidas de Almacn, hace la salida del
material. Salida por el Icono Comercial / Inventarios / Movimiento de Inventarios Ingresa
a la bodega respectiva y registra los datos que aparecen como Cdigo, Cantidad, etc. Una
vez terminado el registro el sistema enumera automticamente el consecutivo de las
Salidas SAIN del sistema.

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12.
Consolidar informacin estadsticas, cierre de mes e informes de stock en
algunas reas
Los informes se realizan cuando hay cierre por Central de Cuentas al finalizar mes, cuando
hay inventarios o cuando la Gerencia o Vicepresidencia lo determine. Generalmente estos
informes se presentan a Contabilidad, Vice-presidencia y las reas Interesadas que
tengan relacin directa con el almacn para la toma de decisiones.

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