UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NCLEO DE ANZOTEGUI
EXTENSIN CANTAURA
ESCUELAS DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE CONTADURA PBLICA

SISTEMA DE VENTAS Y
SISTEMA DE CAJA

Profesora:
Betancourt Maritza

Bachilleres:
Serrano, Digenes C.I. 22.852.397
lvarez Adrin C.I. 24.610.756
Rauseo Mara C.I.

26.485.147
Pealver Dionnelys C.I. 26.395.141

Agosto, 2016

Introduccin
El sistema de ventas comprende la estructura, la poltica, el plan de
organizacin y el conjunto de mtodos y procedimientos de la empresa dirigidos a
asegurar la maximizacin de los ingresos. Es necesario resaltar la influencia que
las ventas tienen en la cuenta de resultados, por tanto indicar solamente que la
importancia de una buena implantacin del sistema es fundamental para conseguir
los objetivos econmicos de la empresa. Desde la perspectiva de esta asignatura
no se entra en cuestiones tales como estrategias o polticas de ventas, sino que se
limita a estudiar la implantacin adecuada del sistema administrativo ms eficaz
para la consecucin de la informacin requerida por la direccin para la toma de
decisiones, estableciendo igualmente los controles necesarios para asegurarse de
que las operaciones se lleven a cabo de acuerdo con los planes diseados.
El sistema de caja, La contabilidad de caja, conocida tambin con
contabilidad por el sistema de caja, consiste en reconocer los ingresos cuando
efectivamente son recibidos, y los gastos cuando efectivamente son pagados,
desembolsados.
El mejor ejemplo para explicar este sistema de contabilidad, es cuando se
hace una venta a crdito. En este caso, se hace la venta pero por ser a crdito no
ingresa nada a caja, por tanto no se reconoce ninguna venta o ingreso.

Sistema de ventas
El sistema de ventas, se trata de una completa aplicacin, para la gestin
de clientes, proveedores y productos, incluyendo la posibilidad de realizar el
registro de ventas de dichos productos y generar informes.
El propsito fundamental de los sistema de ventas es el manejo relacionado
con la facturacin, cobranza, distribucin y mercadeo, para una organizacin es
muy importante tomar en cuenta cual es la necesidad social que tiene como
organizacin, para poder desempear una buena labor en lo que se refiere a ese
tipo de actividades. En ese contexto el objetivo general es analizar el sistema de
ventas disponible en las empresas

Caractersticas generales del sistema de ventas

1. Precisin: esta viene dada debido a que registra informacin y datos
automticamente y a la vez los suministra para el proceso de toma de
decisiones. Existen casos en los que por buscar precisin se puede llevar a la
prdida de operatividad.
2. Oportunidad: significa que la informacin se obtenga en el momento en que
se necesita.
3. Capacidad de proceso: se utiliza a fin de dar toda la informacin que se
demanda de una sola vez y evitar retrasos, el directivo o gerente, dispone as
de la informacin completa para la toma de decisiones sin grandes esperas.
4. Concisin: posibilita la presentacin de resmenes para que la informacin de
salida sea legible y fcil de manejar. La concisin requiere un enorme esfuerzo
de sntesis y mentalizacin para emitir informes que faciliten la toma de
decisiones en lugar de perjudicar haciendo ruido y gasto de papel y tiempo
innecesario.
5. Relevancia: admite establecimiento de niveles y prioridades en la toma de
datos, su proceso y salidas del sistema, pues no todos son iguales ni deben
ser procesados por orden de llegada. Hay procesos que pueden programarse
con tiempo y pueden durar das, sin embargo, la respuesta en un cajero por
ejemplo, siempre ser inmediata.

6. Disponibilidad: permite la posibilidad de acceso a la informacin siempre que

sea necesario. Esta posibilidad debe ser considerada cuando se realicen
cambios de versiones o actualizaciones por las cuales se pierde informacin
implicando graves prdidas econmicas.
7. Seguridad: llegando a establecer niveles de acceso a los sistemas en funcin
del puesto del usuario e la organizacin de la empresa.

Funciones
1) Facturacin y cobranzas
Un subsistema de facturacin y cobranzas, debe tener separadas las
principales funciones, es decir, la facturacin segregada de los cobros.
Facturacin
Un sistema de facturacin se disea con el objetivo de registrar y controlar
las operaciones de ventas de la organizacin.

Control de los precios de cada producto.

Clasificacin de productos por grupos y sub grupos.
Emisin de presupuestos.
Definicin de condiciones de pago.
Control de pedidos de clientes.
Emisin de facturas, giros y recibos.
Emisin de rdenes de entrega.
Anlisis de la gestin de ventas o facturaciones.
Consulta de inventarios.
Actualizacin de inventarios.
Actualizacin de saldos de clientes.

Cobranzas
Un sistema de cobranzas permite controlar el proceso de cobranzas a
travs del registro y mantenimiento de las cuentas por cobrar.

Registrar las cuentas por cobrar bajo diferentes condiciones de cobro,

intereses, o formas de financiamiento.

Registro de cancelaciones parciales o totales.
Seguimientos de los procesos de cobranza.
Clculo de comisiones de vendedores.
Anlisis de cobranza.
Emisin de notas de debito y crdito.
Emisin de estados de cuentas.
Actualizacin de saldos.
Control de gastos de cobranza Facturacin Cobranzas

2) Control de los canales de distribucin

El canal de distribucin lo constituye un grupo de intermediarios
relacionados entre s que hacen llegarlos productos y servicios de los fabricantes a
los consumidores y usuarios finales. Entre sus funciones estn:

Comercializacin: Adaptan el producto a las necesidades del mercado

Fijacin de precios: A los productos les asignan precios lo suficientemente
altos para hacer posible la produccin y lo suficientemente bajos para

favorecer la venta.
Promocin: Provocan en los consumidores una actitud favorable hacia el

producto o hacia la firma que lo patrocina.

Logstica: Transportan y almacenan las mercaderas.

3) Mercadeo
Mercadeo es todo lo que se haga para promover una actividad, desde el
momento que se concibe la idea, hasta el momento que los clientes comienzan a
adquirir el producto o servicio en una base regular. Entre sus funciones estn:

Poner en contacto a vendedores y compradores.

Oferta de mercancas donde escoger en medida suficiente para atraer
inters y satisfacer las necesidades de los consumidores.

Persuadir a los compradores en potencia para que adquieran favorables

actitudes hacia determinados productos.

Mantenimiento de un nivel de precios aceptables.
Distribucin fsica de los productos, desde los centros de fabricacin a los
puntos de compra o con la utilizacin de almacenes adicionales

convenientemente localizados.
Conseguir un nivel adecuado de ventas.
Facilitar servicios adecuados, como crditos, asesoramiento tcnico,
recambios, etc.

Polticas
1. Polticas de las ventas a crdito:
El plazo del crdito ser de 30 das de plazo sin intereses.

Los requisitos que los clientes deben presentar para optar a un crdito son:
copia de la cdula, o en su defecto numero RUC y razn social, breve
informe sobre la situacin econmica actual de la empresa, solicitud y
2referencias comerciales y personales, un listado de los artculos que
desee comprar a crdito El pago del crdito se realizara en dos abonos. El
50 % al momento de la transaccin de venta a crdito y el restante 50 %
antes de finalizado los 30das calendario, contados a partir del da en que

concedi el crdito.
Si el plazo Del crdito del cliente se vence, este incurrir en mora y no

podr solicitar otro crdito hasta que haya cancelado el anterior.

Los recibos de cancelacin solo se emitieran cuando el cliente realice el

pago efectivo del ltimo abono del crdito.

Para efectos del abono al crdito por parte del cliente, se emitir un recibo

de abono, del cual quedara copia en la empresa.

Por cada cliente al que se le conceda crdito, se abrir un archivo con los
datos de la venta, los datos del cliente y la forma y plazos de pago. Este

expediente queda bajo custodia del jefe del departamento de ventas.

Los agentes de ventas deben proporcionar la informacin correspondiente a
los clientes para optar a un crdito. El cliente puede delegar el pago de los

abonos al crdito, a terceros. Para hacer efectivos los pagos el

representante deber traer su cedula de identidad y el ltimo recibo de
abono.
2. Polticas de las ventas al contado

No se aceptan devoluciones de productos una vez que el cliente ha salido

de las instalaciones de la empresa.

Es deber del cliente revisar su mercadera al momento de la entrega para

comprobar el buen estado de la misma.

La actividad de venta solo ser realizada en el rea designada por la

empresa y bajo la supervisin del jefe de ventas.

Las facturas de contado deben llevar el sello de CANCELADO, en una
parte visible de la factura, una vez realizado el pago total y efectivo de la
misma.

Procedimiento del sistema de ventas

Para Gillespie, C, un procedimiento es un conjunto de labores o actividades
de oficina ntimamente ligados entre s, las cuales comprenden una sub-funcin de
cualquier sistema, en este caso el sistema de ventas. Encajando la definicin de
procedimientos contables, se puede decir, que vienen a ser un conjunto de
operaciones, ligadas entre s, necesarias para realizar una funcin como puede
ser ventas.
Procedimientos que conforman el sistema de ventas
1. Procedimientos para elaborar pedidos de clientes: relacionado al momento
en que el cliente acude a la peticin del producto.
2. Procedimiento de rdenes de embarque: relacionado al momento en el cual
la empresa acude a la entrega del pedido. En este procedimiento surge como
tareas la elaboracin de la orden de embarque, tomando para la entrega del
producto, adems de la orden de embarque, la solicitud del pedido.

3. Procedimientos de Facturacin: relacionado a la facturacin de la venta ya

realizada. Este procedimiento se realiza cuando se asegura la venta al cliente. Se
revisa la orden de embarque y luego se procede a elaborar las facturas
respectivas.
4. Procedimientos de Registro y Control de las Ventas: final del proceso total
de la venta realizada. Es decir, que al culminar el proceso de la venta se procede a
comprobar la descripcin e importe del producto y a registrar y controlar la venta
realizada.
Facturacin
La seccin de facturacin tiene la responsabilidad de contabilizar los
documentos de venta numerados serial mente, comprar los documentos de ventas
con las solicitudes de los clientes y con las notificaciones de cambio, ingresar la
informacin pertinente de estos documentos en la factura de ventas, aplicar
precios y descuentos de las listas de precios a la factura, efectuar las extensiones
aritmticas y la totalizacin de las columnas necesarias y acumular las cantidades
totales facturadas.

Proceso de facturacin
1.Obtener datos de clientes: en donde se incluyan elementos como nombres,
direccin, instrucciones de embarque y nmero del vendedor, complementados
con los datos del inventario de los artculos surtidos, toda esta informacin se
imprimir en factura y otros documentos.
2. Preparar facturas: esta requiere extender cada rengln de artculo listado en el
cuerpo del formato, multiplicando el precio por la cantidad, otro clculo incluye
calcular los impuestos de ventas. Una vez que se imprimen dichas facturas, se

envan los clientes y los datos de pedidos facturados se pasan al sistema de

cuentas por cobrar.
3. Ciclo pedido-facturacin-despacho: la esencia del sistema de ventas es este
ciclo, porque las empresas de hoy necesitan llevar a cabo estos pasos de forma
rpida y precisa, porque los clientes prefieren aquellas empresas que son capaces
de entregar sus productos a tiempo.

Distribucin
Los canales de distribucin son vas de encaminamiento (de la propiedad
de los bienes) entre el productor y el consumidor, que pueden comprender la
intervencin de comerciantes intermediarios.

Ubicacin jerrquica
Canal de distribucin de productos de gran consumo
1. Productor - consumidor (nivel cero). No existe ningn intermediario. Son las
ventas por el productor; venta al detalle por el fabricante.
2. Producto - detallista - consumidor (nivel uno). Tpico en los productos de gran
consumo.
3. Producto - agente - detallista - consumidor (nivel dos)
4. Producto - agente - mayorista - detallista - consumidor (nivel tres)

Sistema de caja
La contabilidad de caja, conocida tambin con contabilidad por el sistema
de caja, consiste en reconocer los ingresos cuando efectivamente son recibidos, y
los gastos cuando efectivamente son pagados, desembolsados.
De all viene el nombre de contabilidad de caja, puesto que los valores slo
son reconocidos cuando entran o salen de la caja.

El mejor ejemplo para explicar este sistema de contabilidad, es cuando se

hace una venta a crdito. En este caso, se hace la venta pero por ser a crdito no
ingresa nada a caja, por tanto no se reconoce ninguna venta o ingreso.
Si la venta a crdito se realiza el 10 de enero, en esa fecha no se reconoce
ni registra nada. Si el pago lo hacen un mes despus, ser en febrero en que se
reconozca o registre el ingreso de la venta. Igual sucede con los gastos. Estos
slo se reconocen en el momento en que salga el dinero de la caja, en que sucede
afectivamente la erogacin.

Caractersticas generales del sistema de caja

Tiene flujo de efectivo adems de ser mas rpida.

Manejo de perfiles de usuario con funciones configurables.
Emite informes de arqueos pagos y cobros.
Los ingresos y egresos se realizan cuando efectivamente suceden.

Funciones de la caja
Dispone de funcionalidades especiales que permite manejar la gestin de
caja, se pueden realizar las operaciones de pagos, cobranzas, retiros, cambio de
medios de pago y arqueos.
Arqueo de Caja
Consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso
determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo
recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se
encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin
para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente. Esta
operacin es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos
asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el
Cajero.

Procedimientos

Entrada de efectivo: Son todos los ingresos de dinero que tiene caja por
concepto de una venta o prestacin de algn servicio de acuerdo a la

actividad de la empresa.
Registro en libros auxiliares: Por lo general presenta saldo deudor es
decir que los ingresos son mayores que los egresos, en algunos casos caja
no tendr saldo, pero nunca tendr saldo acreedor en vista de que no
puede salir ms dinero del que entra. Al contabilizarse una entrada a caja
se realizara por el debe y una salida por el haber.

Manejo y custodia de caja chica

Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea con el objeto de cancelar
pagos menores estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo
del tamao de la empresa y el nmero de operaciones que esta realice se
establece el monto con el cual se crea la caja chica y el lmite en base al cual se
van realizar los pagos.
Procedimientos contables para la Caja Chica
1. Creacin de la Caja Chica
Cuando la Caja chica se establece se le da un cargo a la cuenta de caja
chica por el monto establecido el cual va a servir para realizar pagos. Se abona a
la cuenta banco, ya que debe hacerse a travs de un cheque emitido por el dueo
o el administrador de la empresa, el cual debe ser cobrado por el cajero
responsable de manejar o administrar este fondo fijo de Caja Chica.
2. Realizacin de Pagos.
Despus que el cajero realiza los pagos este debe guardar todas las
facturas o recibos correspondientes, debe llevar un control de estas cancelaciones
y estar pendiente cuando llegue al mnimo de efectivo establecido, para solicitar
una reposicin o reembolso de caja chica.
3. Reembolso o reposicin de la Caja Chica.

Una vez que el cajero presenta la relacin de gastos junto con los
comprobantes, y el administrador le emite un cheque por el monto total del
reembolso este debe hacerlo efectivo para poder disponer del monto establecido
en la Caja Chica para realizar los pagos. Este reembolso no se debe hacer con
dinero efectivo, sino a travs de un cheque. El asiento para registrar el reembolso,
consiste en cargar todas aquellas cuentas que se afectan con dicha factura o
recibo entregado junto con la relacin hecha por el cajero y se abona el total a la
cuenta de banco.
Algunas normas para la custodia de la caja chica son:
1) Se fijar el monto del fondo fijo con el que operar la caja chica.
2) Ser nombrada la persona que se responsabilizar del manejo idneo de ese
fondo. Este funcionario no deber tener acceso a los registros de contabilidad.
3) El cheque que se emita para la creacin del fondo y los que posteriormente se
hagan para reponerlo o aumentarlo, deber ser hecho a nombre del custodio de
dicho fondo.
4) Todo pago se haga con caja chica deber ser respaldado por su respectivo
comprobante, representado por recibos pre numerado donde dar los detalles del
desembolso tales como: cantidad, autorizacin y firma.
5) Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes respaldados debern
ser inutilizados mediante un sello que diga cancelado.
7) No debe ser permitido los vales ni el cambio de cheques por efectivo.
8) Se harn arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto
de constatar la existencia fsica del efectivo o de los comprobantes que justifican
su ausencia.
Conciliacin Bancaria

Consiste en la comparacin de los registros de las operaciones con los

Bancos, de los libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados
en los Estados de Cuenta mensuales que emiten dichas instituciones, para
proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la
Empresa.

Conclusin
Los negocios en todas las partes del mundo siguen aumentando, pero
definitivamente, para poder competir, ganar mucho ms, o vender ms a un mejor
precio, el Gerente o Administrador tiene que sistematizar o automatizar su,
restaurante, librera, ferretera o cualquier otro negocio que est administrando.

El uso de la tecnologa se ha convertido en una necesidad competitiva. Los

estudios han comprobado que los negocios con xito utilizan sistemas para lograr
el funcionamiento de los diferentes controles, y en consecuencia, la rentabilidad o
maximizacin de utilidades del negocio.
Lo importante de tener un Sistema de Ventas es que como emprendedor se
podr analizar qu es lo que est fallando o como se puede incidir en lo que se
est haciendo bien. El tener un sistema de ventas permitir medir los resultados e
introducir variaciones para mejorar el sistema de ventas que puede incluir una
variacin del producto o servicio que se est vendiendo.
La empresa que aplique controles internos (caja, caja chica) en sus
operaciones, conducir a conocer la situacin real de las mismas, es por eso, la
importancia de tener una planificacin que sea capaz de verificar que los controles
se cumplan para darle una mejor visin sobre su gestin.
El control interno es muy importante ya que comprende el plan de
organizacin en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las
necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su
exactitud y confiabilidad de los datos contables, as como tambin llevar la
eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesin
a las exigencias ordenadas por la gerencia.

Bibliografa
http://es.slideshare.net/KarenNabitLorenzoPre/sistema-de-ventas-presentacion
http://contabilidadiin57.blogspot.com/2006/08/efectivo-y-caja-chica-efectivo-se.html

http://www.gerencie.com/contabilidad-de-caja.html
http://gestiondenegocios4.galeon.com/productos503990.html