Guia Definitivo Do Vida Organizada para Usar o GTD No Evernote - Parte 3 - Ações

GUIA DEFINITIVO DO VIDA ORGANIZADA PARA USAR O GTD
NO EVERNOTE PARTE 3 AES
Hoje o post traz a Parte 3 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o
GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e
Evernote. Preparem-se que o post de hoje grande.

Se voc no sabe o que GTD, clique aqui. Se voc no conhece o
Evernote, clique aqui.
http://vidaorganizada.com/gtd/guia-definitivo-do-vida-organizada-para-usar-o-gtd-no-evernote-parte-3-acoes/
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Importante: este guia para uso avanado de ambos, ento no focarei em

princpios bsicos nesta srie. fundamental conhecer o mtodo GTD e
saber manusear o Evernote para acompanhar.
Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book.
Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado
por tags (ou etiquetas). assim que fao tambm. Meu guia baseado no dele,
mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei medida que
ia usando) e est em portugus.
Gerenciando tarefas no Evernote

Antes de comearmos a falar sobre gerenciar tarefas no Evernote, precisamos
bater um papo sobre expectativas. O Evernote uma ferramenta fantstica,
criada para ser nosso crebro virtual, de fato. D para customizar como a gente
quiser e, com isso, conseguimos criar uma estrutura como esta que estamos
montando com o GTD aqui. Porm, o Evernote no uma ferramenta que
gerencia tarefas. Ele tem vrios recursos para que a gente possa inserir campos
de check, lembretes, mas no se trata de um gerenciador de tarefas, mas de
notas. Isso precisa ficar claro para entender a dinmica a seguir.
Tarefas so o que existe de mais mundano

Por outro lado, costumamos dar muita importncia s tarefas. Lembra que eu
falei sobre os nveis do GTD no post anterior? justamente para a gente ter um
pouco mais de perspectiva sobre o que est fazendo na vida. Gerenciar tarefas
no precisa ser um bicho de sete cabeas, e justamente essa mozinha que o
GTD d. Com o Evernote, ento, d para fazer muita coisa. Portanto, precisamos
lembrar que no devemos burocratizar nossas tarefas, mas elas devem estar em
um sistema confivel e prtico, e isso o que veremos aqui.
Uma nota por tarefa

Devo explicar tambm que utilizarei uma nota por tarefa, em vez de listar as
tarefas em uma nica nota, por exemplo. O objetivo disso poder manusear
livremente cada nota (ou cada tarefa) atravs do uso de tags. Ao longo do post,
vou explicar melhor.
As tags de tarefas
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Mais uma vez, gostaria de lembrar que esta uma configurao para quem j
usurio tanto do GTD quanto do Evernote. Dvidas que surgirem aqui podem ser
respondidas apenas com vivncia do mtodo e da ferramenta, ento avalie se
no o seu caso, est bem? Se for, sugiro que primeiramente leia o livro do
David Allen, implemente o bsico durante algum tempo, para s ento tentar
uma configurao mais avanada.
As sub-tags que utilizo dentro de 00.000 ft Aes so:
Vou explicar uma por uma:
Agendas
Tudo o que tem um arroba antes significa que estamos falando de um

contexto.
O David joga tudo em um caldeiro s, em termos de contextos. Eu prefiro
separar. Voc pode escolher.
Em Agendas, eu coloco todas aquelas notas sobre assuntos que quero
conversar em reunies peridicas ou seja, aquelas reunies que acontecem
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regularmente. No para colocar pauta de reunio especfica, mas lembretes de

assuntos que quero tratar em determinada reunio. muito comum termos
reunies semanais, quinzenais, mensais e planejamentos anuais. A ideia aqui
agrupar tudo o que eu lembrei que gostaria de conversar nelas, ou o que me
deram de ideia para conversarmos na ocasio.
Faz pouco tempo que comecei a usar desta forma (antes eu agrupava essas
informaes de maneira bem desordenada) e agora tem me ajudado muito
acho que o recurso que mais uso em termos de contextos. Basta chegar no dia
da reunio, abrir a tag e colocar os assuntos na roda. Assunto discutido? Trato a
tarefa como concluda e arquivo (vou mostrar mais adiante como fazer isso).
Falar com
A ideia do Falar com agrupar todos os assuntos que preciso tratar com
pessoas (Fulano, Sicrano) ou reas especficas da empresa (RH, produo,
engenharia, administrativo, viagens etc). Em termos de pessoas, costumo
colocar contextos somente para pessoas com as quais costumo tratar sempre
(colegas de trabalho, famlia) e, em reas, exatamente os exemplos que eu citei
na frase anterior. Muitas vezes, precisamos conversar com algum da rea de
RH, por exemplo, mas no precisa ser com uma pessoa especfica, ento eu
agrupo tudo na tag desse contexto (@ RH).
Listas de compras
No h sub-tags aqui, ento por isso no coloquei um print. Ela aparece
exatamente como est na figura principal das aes, ali em cima.
Nesta tag, eu agrupo todas as notas com listas de mercado, farmcia, papelaria
e outros.
Para ser bem sincera com vocs, ainda no tenho certeza se mantenho esta tag
aqui ou em referncia geral. Como comprar uma ao, mantenho aqui e tem
funcionado sem dramas. Porm, fica o ponto de interrogao para todos ns
irmos testando e encontrar o que for melhor.
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Prximas aes
Bem, meus amigos, aqui que a coisa pega: na tag de Prximas aes, fica a
maioria das nossas tarefas. Eu organizo as prximas aes por contexto,
durao e prioridade. Qual a vantagem disso?
O David recomenda que a gente avalie o que executar filtrando pelo contexto em
que estamos (exemplo: no trabalho), por ordem de prioridade (o mais importante
antes) e a durao estipulada (no vou comear a fazer uma tarefa de uma hora
se tenho apenas 20 minutos). A ideia justamente filtrar o sistema para que ele
fornea a resposta para a seguinte pergunta: o que eu devo fazer agora? Assim,
seleciono o contexto em que estou + a prioridade que quero trabalhar + o tempo
que tenho disponvel, e o Evernote me dar uma lista das tarefas que posso
fazer naquele momento. Legal? Sim, mas no magia tecnologia. Veja como
fazer:
No Windows, eu clico no caderno onde quero pesquisar (Processadas). Vai
aparecer a lista de notas que esto dentro daquele caderno.
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Ento, cliquei na flechinha que aparece direita de Processadas no painel do

meio. Isso vai abrir uma pop-up de pesquisa.
Basta clicar na tag que eu quero selecionar primeiro (alguma tag de contexto).
Feito isso, basta digitar ao lado da tag selecionada as outras tags que quero
colocar: Durao e Prioridade. Selecionadas as tags, o Evernote filtrar todas as
notas tageadas com aquelas trs que eu selecionei. Tambm possvel clicar
logo abaixo do nome do caderno (no painel central) e clicar para selecionar as
etiquetas disponveis.
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Por fim, como escolher os melhores contextos? Isso muito pessoal e cada um
escolhe o que funciona melhor. Gosto de diferenciar @ Computador de @ Online
porque h muitas tarefas que posso fazer enquanto meu computador est offline
e gosto dessa condio. Para quem viaja muito, pode ser uma boa usar uma tag
@ avio, para revisar textos, estudar, ler um livro etc. Um contexto que gosto
bastante e antes no usava o @ em qualquer lugar, para tarefas que no
tenham um contexto especfico (exemplo: decidir se vou participar do evento X
ou no).
Sobre as minhas duraes, j falei em um post especfico, mas resumirei aqui:
menos de 15 minutos (para tarefas mais rpidas, mas que levam mais de dois
minutos e que eu fao imediatamente, nem registro no sistema), 25 minutos
(durao de um pomodoro, quando quero focar em um trabalho especfico) e
1h30 (para tarefas mais demoradas, como revisar textos densos, escrever, entre
outras). Se passar de 1h30, para mim significa que essa tarefa precisa ser
destrinchada em outras menores.
Sobre as prioridades, fao assim: alta (para esta semana), mdia (para semana
que vem) e baixa (assim que possvel). Funciona muito bem estabelecer que as
de prioridade alta so para esta semana, porque me d o foco necessrio para
trabalhar em tarefas que no tenham prazos especficos (essas vo para o
tickler, explicado mais adiante).
Reviso pessoal
O meu uso desta tag pode parecer polmico aos usurios do GTD, mas funciona
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muito bem para mim. Em vez de deixar essas notas em contextos, prefiro manter
aqui porque so aes especficas. Ainda estou estudando se vale a pena fazer
dessa maneira, mas por enquanto sim.
Tudo comeou com um contexto do David chamado @ Ler / Revisar. Eu nunca

me dei muito bem com ele porque ele ficava gigantesco e eu acabava
postergando muito do que tinha l. Foi quando eu vi que o Matt (do After The
Book) usava outros verbos, e achei interessante. Resolvi desenvolver essa ideia
e cheguei a alguns verbos que tm me ajudado de forma quase milagrosa a lidar
com algumas demandas do dia a dia.
Em Acessar, insiro todos os sites que as pessoas me recomendam, blogs,
ferramentas via web, enfim. Eu recebo muitas indicaes desse tipo, ento foi
excelente conseguir centralizar todas para aqueles momentos avulsos em que
estou navegando na web sem saber direito o que ver depois. Em Aprovar, ficam
materiais que preciso aprovar: oramentos, prazos, textos, modificaes no
design e por a vai. Em Assistir, ficam, todos os vdeos e filmes que me
recomendam. Em Baixar, ficam todos os aplicativos que as pessoas me
recomendam para conhecer e testar, especialmente para o blog. Em Comprar,
fica a minha wishlist, com tudo o que gostaria de comprar (no envolve listas de
compras t aqui a polmica). No geral, uso mais da seguinte forma:

navegando, vi um produto que achei interessante, salvo ele atravs do Clearly e
o marco com essa tag. Em Decidir, insiro notas com coisas que simplesmente
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preciso parar durante algum tempo para tomar uma deciso. No sei vocs mas,
no dia a dia, eu no tenho como tomar decises sem pensar, e elas muitas vezes
demandam uma concentrao maior. Alm disso, no posso esquecer que devo
tom-las. Por isso, criei essa tag e ela funciona lindamente. Em Imprimir, agrupo
todos os documentos e notas que preciso imprimir por alguma razo, como
comprovantes de check-ins. Em Ler, uso da mesma forma que o David
recomenda com o Ler / Revisar agrupo todos os artigos que achei
interessantes e que gostaria de ler depois, em um determinado momento. Com o
tablet e o celular, fica muito fcil aproveitar meu tempo em qualquer fila ou
percurso de viagem para acessar essa tag e ler o que eu tenho ali. Vou juntando
muitos artigos atravs do Clearly. Em Ligar, coloco todos os lembretes de
pessoais para as quais eu preciso telefonar. O David usava @ Telefone como
contexto, mas eu uso meu telefone para outras coisas que no s ligar, e isso
estava me atrapalhando. Em Ouvir, coloco todos os discos, msicas e
experimentos musicais que quero ouvir depois. Gosto muito de msica e
acompanho os lanamentos, mas no quero perder de vista o que ainda no
consegui chegar mais perto. Portanto, agrupo tudo nessa tag. Em Pagar,
dispensa explicaes onde agrupo os boletos e pagamentos que preciso
fazer. Em Pesquisar, agrupo todas as notas de coisas que preciso pesquisar
para o meu trabalho e vida pessoal. Exemplo: pesquisar sobre receitas de
aproveitamento de alimentos para post no blog. Em Revisar, eu coloco todos os
textos que preciso revisar antes de irem ao ar, textos para terceiros, de terceiros,
que eu aprovo, enfim, tudo o que demanda a minha reviso. Por isso diferencio
da tag Ler, porque l eu deixo o que menos prioritrio, que leio quando tenho
um tempinho. Aqui no: so textos que demandam a minha ateno o mais breve
possvel, e eles no podem estar misturados.
Adendo: o uso de hfen antes dessas tags. Fiz isso apenas para facilitar. Quando
crio uma nota e quero usar uma tag dessas, basta digitar o hfen que todas elas
so listadas e fica mais fcil de escolher ao processar.
Tarefas adiadas
A partir daqui, falaremos um pouco sobre como manusear notas de tarefas que
no so prximas aes, ou seja: tm que ficar sob nosso controle, mas no so
aes imediatas, para fazer agora.
Em Tarefas adiadas, costumo arquivar todas as tarefas que, por qualquer motivo,
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foram adiadas. Precisa ter um registro disso? Na verdade, a gente no precisa

ter um registro de nada, mas eu gosto de ter porque isso me ajudar a analisar
meus projetos e planejar outros semelhantes. Posso aprender com os meus
erros e montar um planejamento mais eficiente.
No geral, as tarefas adiadas precisam ser vistas em algum momento, e eu fao
isso quando reviso semanalmente meus projetos.
Quando uma tarefa adiada, eu apenas edito o seu ttulo, deixando assim:
Eu colocava a data no prptio ttulo antes, para ter mais controle, mas percebi
que isso estava sendo trabalho desnecessrio. Com o (Ad) no comeo, j d
para entender.
Sim, eu sei que a tag j diz que a tarefa est adiada, mas no quero me
confundir quando acessar as notas de um projeto e achar que ela uma tarefa
prxima ao antes de filtrar. Prefiro fazer assim!
Tarefas canceladas
Aqui, insiro todas as tarefas que, por qualquer motivo, no precisam mais ser
feitas. Pela mesma razo pela qual eu arquivo as tarefas adiadas, gosto de
arquivar as canceladas, para registro. Elas ficam assim:
Tarefas concludas
Quando concluo uma tarefa, coloco a tag de Tarefas concludas.
Com o passar do tempo, voc pode querer hierarquizar ainda mais, colocando
sub-tags de tarefas concludas por ano:
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Minha opinio pessoal: eu gosto de usar essa hierarquizao por anos em

tarefas e projetos concludos, porque gosto de ver o nmero ao lado de cada
uma dessas tags me d uma sensao de dever cumprido, sabem? Mas fica a
cargo de cada um. Como o Evernote organiza por data, no necessrio.
Quando eu concluo uma tarefa, gosto de colocar a data de concluso no ttulo,
mais ou menos assim: 18/08/14 Fazer tal coisa. Como muitas vezes eu
mesclo tarefas concludas (vou falar sobre isso em projetos), assim eu mantenho
um histrico de quando fiz aquilo.
Tarefas delegadas
Adoro esta tag, pois ela me faz ter controle do que deleguei para outras pessoas
(e preciso cobrar depois).
Fao assim:
Crio uma tag com parnteses e o nome de cada pessoa para a qual eu delego
tarefas. O parntese facilita porque, ao escrever ( na nota, ele j lista as pessoas
para as quais eu costumo delegar coisas.
Com isso, semanalmente posso ver quem est trabalhando em algo e ainda no
me entregou. Basta clicar na tag e todas as tarefas que esto delegadas a
ela sero listadas.
Tarefas em espera (aguardando resposta)

H uma leve diferena entre tarefas delegadas e que aguardam resposta.
No geral, em delegadas ficam as tarefas eu eu passei para algum, mas que
ainda so minha responsabilidade. Em Aguardando resposta, eu listo tudo o que
passei para outras pessoas, mas a j no depende de mim. Exemplo: uma marca
entra em contato pedindo oramento para uma ao do blog. Preparo o
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oramento, envio e fico aguardando resposta. No vou ficar cobrando como fao
quando delego uma tarefa a algum da minha equipe de trabalho diferente!
Por fim, a nota fica nomeada desse jeito:
Tarefas recorrentes
Eis um tema polmico ao falar de tarefas no Evernote: as tarefas recorrentes!
Como gerenciar as tarefas de rotina, que acontecem a cada dia ou a cada
frequncia?
Lembra que l no comeo eu falei que o Evernote no uma ferramenta de
tarefas e, por isso, precisamos baixar nossas expectativas em alguns pontos?
Pois , este aqui um deles.
Como toda nossa configurao de notas manual no Evernote, no h como
deixar algo no automtico, como podemos fazer com tarefas recorrentes no
Toodledo, por exemplo. Portanto, para lidar com tarefas recorrentes, vamos
precisar ter um esforcinho maior de nossa parte, o que tambm no nada que
atrapalhe (por experincia prpria).
Para tarefas recorrentes, eu vou utilizar essa estrutura:
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Coloco os pontinhos no comeo para, quando digitar um . na nota, o Evernote

logo me listar todas as recorrncias.
As frequncias gerais (diariamente, semanalmente, quinzenalmente,
mensalmente, sazonalmente, semestralmente e anualmente) so recorrncias
que eu j utilizava no blog para listas de limpeza e outras tarefas de casa. Passei
a utilizar para tarefas diversas tambm, o que deu muito certo. Voc pode
precisar de menos ou mais frequncias avalie. Essas so as que funcionam
comigo.
Dentro da tag .. 2 Semanalmente, insiro as tags de dias da semana especficos,
pois h coisas que preciso fazer toda segunda, toda tera, toda quarta e eu
preciso ter isso indexado de alguma maneira que no deixe eu me perder. Para
mim, funcionou bem.
E, no corpo da nota, vou fazer um log simples de quando foi a ltima vez que eu
executei a tarefa em questo, s para me localizar:
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No caso acima, uma tarefa com frequncia semestral.

Se eu quiser ter ainda mais preciso, posso usar o tickler, que ser explicado a
seguir. Para isso, eu deverei editar a tag toda vez que realizar a tarefa, mudando
para a data certa. um passo a mais, que no precisa. Porm, fica como opo
para uso mais avanado e controle maior.
Tickler
Tickler, para mim, uma das coisas mais legais do GTD. Se voc no sabe o que
, por favor, clique aqui.
Basicamente, vamos criar tags para todos os meses e, depois, para os dias de 1
a 31. A cada dia, verificamos o que tem dentro da tag do dia e, esvaziada,
arrastamos a tag para a tag do ms seguinte. E assim vai, igual ao tickler offline.
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Como eu uso o tickler? super geral uso como o David recomenda. Para
tarefas, para lembretes, para colocar notas que vou precisar acessar mais
facilmente no dia, enfim, como um atalho mesmo de cada dia. Funciona super
bem! Por exemplo, quando fui dar meu primeiro treinamento com a Call Daniel,
eu deixei uma nota com frases de incentivo, para ler pela manh. Outro exemplo:
quando vou viajar, deixo ali todas as notas com informaes do hotel, do vo, do
translado, telefones importantes etc. Outro: quando vou participar de uma
reunio, j deixo a pauta com a tag do dia. Funciona maravilhosamente bem.
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Como agenda, eu utilizo o Google Calendar, pois meu marido e eu

compartilhamos nossas agendas. Se no fosse por isso, usaria o Evernote como
agenda facilmente, apenas atravs do tickler. Quem sabe no funcione para
voc?
Uma dvida que sempre surge : no posso criar uma tag por dia e por ms,
tipo 27 Dezembro, 15 Outubro? Para mim, isso desnecessrio e gera um

trabalho. Alm de ter que criar 365 tags (e ocupar seu espao de tags), voc
corta a questo das tarefas recorrentes. Lembre-se que voc ainda pode
colocar tarefas recorrentes em dias do ms (todo dia 5, por exemplo, em vez de
mensalmente ou toda tera-feira). Ao arrastar a tag de um ms para o outro, a
nota continua ali, sem perdas. Eu no recomendo, por fim, modificar assim o
esquema do David, pois acho que complica muito!
Uma segunda dvida que j me perguntaram a seguinte: para que colocar a
palavra Dia antes dos nmeros? No mais fcil colocar s os nmeros?
Pode ser, mas eu uso nmeros para indexar as tags (vejam as tags de tarefas
recorrentes, por exemplo). Deixar os dias como nmeros avulsos poderia me
confundir. Da mesma forma, ao digitar Dia na nota, j aparecem todos os dias,
ento prtico selecionar.
E agora eu j vou adiantar o que sei que vem por a nos comentrios:
Esse sistema muito complicado

Pessoal, vamos l.
Mais uma vez, gostaria de dizer que se trata de um sistema para quem j est
careca de saber o que GTD, o que processar, j testou mil ferramentas, sabe
o que projeto e o que tarefa, usa o mtodo h anos, at. Portanto, alguns
termos e tags aqui citados so intuitivos pra essa gente, bastando algumas
adequaes ferramenta Evernote. Ok?
Para mim, o mtodo no complicado. J estou usando o GTD no Evernote
desta forma h um ano (exatamente), provendo melhorias e aprendendo sempre.
A coisa toda se tornou extremamente natural para mim e o tageamento
dedutivo. No preciso mais pensar ou consultar que tags devo usar, pois j
decorei. Isso acontece com qualquer sistema que a gente use at virar um
hbito natural. Teve que rolar um esforo leve no comeo at decorar as tags
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que eu usaria em cada nota mas, depois disso, ficou rpido. Demorou apenas
algumas aplicaes.
Recadinhos:
Sobre o manuseio das notas, vou falar melhor depois que explicar cada nvel
de tags. Ou seja, o passo a passo ao criar uma nota, processar, definir se
ao ou no, o que fazer se for projeto e por a vai. Calma que ainda vem
essa explicao. Tem que ser uma coisa de cada vez e essa foi a hierarquia
de informaes que eu escolhi para transmitir como eu fao.
Por favor, no me cobrem novos posts. Sei que vocs ficam ansiosos, mas
vocs me deixam ainda mais com essa cobrana toda. Pretendo finalizar o
mais rpido possvel essa srie, mas tive problemas com a Net nas ltimas
semanas, viajei a trabalho e fiz uma mudana, alm das modificaes aqui
no layout do blog (e no queria mexer nele enquanto isso), ento peo que
confiem em mim, t bem?
Fazer um trabalho legal e bem feito demora, e eu quero fazer bem feito. Este
post, por exemplo, levou mais de duas horas para ser preparado. muita
dedicao, e preciso conciliar com as minhas outras atividades. Espero que
entendam.
Gostaria de agradecer todos vocs pela oportunidade de falar sobre esse tema
aqui. Tenho aprendido muito com as perguntas e tambm ao escrever, porque
preciso pensar nas decises que tomei e promover melhorias. Por tudo isso,
muito obrigada!
Voc tambm pode querer ler:
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Evernote. Hoje falaremos sobre o uso das tags para gerenciar projetos.

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O que so projetos?
Dentro do GTD, projeto toda tarefa com mais uma ao para ser concluda. Ou
seja, se basta uma ao pontual, uma tarefa. Se demanda mais de um passo,
projeto. Esse conceito um pouco diferente do consenso que temos para
projetos, mas no GTD essa a sugesto do David Allen. Ento, quando falar
sobre projetos, significa que so tarefas que demandem mais de uma ao para
serem concludas e geralmente tm comeo, meio e fim. Ns no executamos
projetos executamos as aes relacionadas aos projetos, e ao final da lista
teremos um projeto concludo.
Para um entendimento melhor, vale a pena ler os tpicos relacionados no livro do
David Allen, A arte de fazer acontecer (Ed. Campus Elsevier).
Taxonomia de projetos no Evernote
Minha taxonomia de projetos ainda est em teste, mas no tem sido muito
diferente do print acima. O que mudam so detalhes, que comentarei ao explicar
cada uma das tags. No explicarei na ordem alfabtica que aparece acima, mas
em uma ordem que acredito que facilite o entendimento por parte do leitor.
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Projetos em andamento
Projetos em andamento so todos os projetos em que voc est trabalhando no
momento, em todas as reas da sua vida. Para gerenci-los, eu utilizo o
caractere ! antes do nome do projeto, na tag. Assim, quando crio uma nota e
clico para adicionar uma tag, basta digitar ! que o Evernote listar todos os
projetos em andamento. Fica mais prtico.
Para organizar os projetos, estou fazendo testes. No geral, recomendo deixar
todos embaixo da tag Projetos em andamento, sem uma categorizao, pois
assim voc pode t-los sempre em vista. J tentei separar assim, com os
projetos de cada rea dentro dessas outras tags:
! Projetos pessoais ! Projetos profissionais
Pode funcionar para voc. Para mim, significa um clique a mais para verificar o
que tenho em andamento ao fazer a reviso semanal. bem pessoal e, se voc
preferir separar, faa e teste para ver se funciona com voc.
Outra maneira de categorizar atravs das reas de responsabilidade, assim:
! Casa
! Famlia
! Trabalho 1
! Trabalho 2
Mais uma vez, teste. O que eu recomendo que, se voc tiver poucos projetos
(menos de 60), pode valer a pena deix-los todos juntos sob a mesma tag. Se
forem muitos, categorizar pode ajudar. Mas ateno: cuidado para no dar
mais foco a uma categoria do que outra. Isso pode acontecer especialmente
quando separamos em pessoais e profissionais.
Quando crio um novo projeto, eu monto o seu planejamento. Sobre planejamento
de projetos, eu farei um post a parte, pois envolve bastante coisa. Hoje, vou
apenas explicar o funcionamento das tags.
Por que usar uma tag por projeto?
A ideia aqui agrupar dentro desta tag tudo o que for relacionado ao projeto, de
tarefas a notas de referncia. Tudo o que puder auxiliar o projeto pode receber a
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sua tag. Dessa maneira, quando voc precisar acessar as tarefas e arquivos de
suporte ao projeto em questo, bastar clicar na tag e verificar as notas
selecionadas. Como eu expliquei no post anterior, possvel aplicar filtros nas
buscas para que visualizemos apenas tarefas, por exemplo, ou outras notas que
desejemos.
Projetos concludos
Quando um projeto concludo, a tag deve ser renomeada e ser arrastada para
a macro-tag Projetos concludos.
Eu gosto de categorizar por anos, pois assim consigo visualizar os projetos que
foram concludos este ano, no ano passado e por a vai. Se voc no quiser,
pode deixar todos os projetos concludos embaixo da tag Projetos concludos e
apenas renomear.
Eu renomeio para tirar o ! do comeo (que significa que se trata de um projeto
em andamento) e substituo pelo ano e ms de concluso.
Ento se um projeto em andamento assim:
! Viagem para Acapulco
For concludo agora em agosto, eu vou renomear a tag assim:
2014 Ago Viagem para Acapulco
E arrastar a tag para dentro de Projetos concludos.
Por que eu coloco o ano e o ms no comeo da tag?
Porque, se eu arquivar como Viagem a Acapulco, simplesmente, pode
acontecer de eu repetir essa tag no futuro como um projeto concludo, e isso me
confundir. Tambm no d para ter duas tags com o mesmo nome. Eu j
trabalhei com muitos projetos com nomes iguais ao longo dos anos e organizar
por ano e ms o que funciona para mim. Na outra empresa onde trabalhava,
eu fazia frequentes viagens para as filiais. Se eu arquivasse como 2014 Viagem
para Braslia, como eu arquivaria as outras viagens que fizesse para l ao longo
do ano? Ento colocar o ms funciona, mas depende da necessidade de cada
um. Talvez, para voc, pode valer a pena at colocar o dia, assim: 2014 Ago
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20 Viagem X, dependendo do seu trabalho e nmero de projetos parecidos.

Por exemplo, ns da Call Daniel realizamos muitos treinamentos diferentes na
mesma empresa. Suponhamos que, em um mesmo ms, um instrutor tenha oito
treinamentos no mesmo lugar. Se ele arquivar a tag como 2014 Ago
Treinamento Empresa Y, ele queima o nome da tag e no teria como arquivar
outros treinamentos na mesma empresa e no mesmo ms. Lembrem-se que
estamos falando de uma tag por projeto. Nesse caso, se ele tiver treinamentos
nos dias 5, 12, 14 e 18, ele deve arquivar assim:
2014 Ago 05 Treinamento Empresa Y
Por que arquivamos projetos? No mais fcil excluir quando conclui cada
um deles?
Mais uma vez, pessoal. Eu gosto de arquivar projetos porque eles ficam como
referncia rpida. Se eu precisar montar um planejamento novo, posso consultar
projetos semelhantes anteriores e ver o passo a passo, arquivos relacionados e
tudo o mais. Se algum me pedir algo relacionado a um projeto j concludo,
tambm tenho fcil acesso.
Se voc no tiver essa necessidade, pode excluir as notas. Realmente, vai do
gosto e das necessidades de cada um. ;D
Projetos a executar
Muitas vezes, existe um projeto em vista, mas que ainda no est em
andamento. Ele no se trata de um projeto Algum dia / Talvez (que ainda vou
explicar em um futuro post), mas de um projeto que certeza que acontecer e
que ser gerenciado por voc.
Por exemplo, eu sabia, l em abril, que realizaria eventos de lanamento do meu

livro na Bienal do Livro de SP em agosto. O projeto estava em andamento? No,
mas eu tinha ele em vista. Assim, eu criei uma nota preliminar para este projeto e
inseri nesta tag de Projetos a executar.
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Semanalmente, quando fao meu planejamento (falarei sobre ele na reviso

semanal), reviso esta pasta e vejo se algum desses projetos j deve entrar nos
projetos em andamento, e ento posso me planejar.
Ateno: No crio tags aqui, apenas notas. Porm, est em construo. Nada
impede que seja criada uma sub-tag para cada projeto a executar, caso voc
queira juntar algum material necessrio para ele com bastante antecedncia.
Voc pode inserir um (A exec) no incio da tag, para nome-la e saber que so
projetos a serem executados.
Projetos adiados
Aqui eu agrupo todos os projetos em que comecei a trabalhar mas, por algum
motivo, foram adiados. muito comum, quando priorizamos nossas atividades,
perceber que temos muito o que fazer e que precisamos adiar alguns projetos e
tarefas. Para no perder de vista, eu os agrupo aqui.
Para no perder todos os arquivos e notas que j relacionei ao projeto, eu
apenas renomeio a tag para (Ad) Nome do projeto. Diferente do caso acima (de
projetos a executar), aqui eu j comecei o projeto e tenho notas relacionadas
s vezes, at tarefas. Por isso, no teria como ter somente uma nota por projeto,
pois no quero perder o que j fiz.
Vale lembrar que, quando mudo o status de um projeto para adiado, cancelado
ou concludo, as notas de tarefas no podem estar com tags ativas, como de
prximas aes, contextos e outras comentadas no post anterior. necessrio
alterar as tags das tarefas. bem prtico selecionar todas as notas e modificar
as tags uma nica vez, ento este procedimento no d trabalho algum.
Projetos cancelados
Assim como h projetos adiados, h projetos que infelizmente so cancelados.
Eu poderia simplesmente exclu-los e voc pode fazer assim, se preferir. Mas
gosto de arquiv-los justamente para verificar quantos projetos eu comecei a
planejar e precisei deixar de lado. Muitas vezes, percebo que um projeto
importante foi cancelado e, se eu o tivesse excludo, no teria essa log. Com o
projeto listado aqui, posso fazer essa verificao. Tambm pode ser til em
reunies de planejamento ou de status de equipe, por exemplo. Voc pode at
inserir os motivos pelos quais um projeto foi cancelado, arquivar um e-mail do
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seu gestor dizendo que priorizasse outros etc.

Eu costumo renomear a tag como (Cancel) Nome do projeto e arrast-lo para
dentro desta tag.
Projetos em espera (aguardando resposta)

Quem gestor ou delega projetos sabe como gerenciar projetos que outras
pessoas esto tocando. Como ter controle sobre eles? Eu os agrupo nesta tag
para revisar sempre que necessrio.
A nomenclatura usada para cada tag de projeto em espera (aguardando
resposta) (Ag) Nome do projeto.
Projetos para acompanhar

Existem projetos que no esto sob a nossa responsabilidade, nem que
delegamos a outras pessoas (e precisamos acompanhar, como no item anterior),
mas mesmo assim interessante fazermos uma companhamento.
Por exemplo, um gestor de RH pode acompanhar um projeto da diretoria que
definir a aprovao de oramento para a contratao de 100 novos funcionrios
em 2015. No se trata de um projeto em andamento da responsabilidade dele
(do gestor), nem um projeto que ele delegou aos diretores. Trata-se
simplesmente de um projeto que deve ficar no radar, para companhar os
resultados, pois pode ter qualquer tipo de implicao em seu trabalho em um
futuro prximo ou distante.
Da mesma forma como fao em Projetos a executar, aqui eu apenas crio uma
nota por projeto, onde insiro as informaes, e no tags.
Manuseando projetos e tarefas

Depois de explicar todas as tags dos nveis do GTD, entrarei com mais
profundidade no manuseio das tags para tarefas, projetos, metas etc. Essa
explicao conceitual anterior importante para que, depois, o manuseio seja
compreendido. Voc pode criar as tags citadas e listar seus projetos, enquanto
isso. No prximo post, falarei sobre os outros quatro nveis, que so mais
simples que os nveis de tarefas e projetos.
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Pretendo postar o prximo ainda esta semana, para fechar a explicao da

taxonomia de tags. Depois, escreverei outros posts demonstrando como fazer,
na prtica, o manuseio das notas dentro do GTD. Tambm pretendo escrever
sobre o planejamento e a reviso semanal.
Obrigada por tudo, pessoal. J sabem: dvidas, podem deixar comentrios.
Evernote. Hoje falaremos sobre reas de responsabilidade.
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O que so e como definir reas de responsabilidade?

Nossa vida uma s. Ns tambm. Isso no significa, no entanto, que a gente
seja somente de um jeito, ou tenha uma nica atividade. Todos somos mltiplos
trabalhamos, temos uma famlia, amigos, hobbies. Exercemos diversos papis
ao longo da vida, mas importante refletir sobre os papis que exercemos no
momento. So os papis em andamento. E sobre eles que falaremos aqui
neste post.
A primeira coisa que voc deve fazer listar suas reas de responsabilidade,
que so justamente esses papis que exercemos. Pegue uma folha de papel. No
centro, coloque seu nome ou fao um desenho que represente voc. Ao seu
redor, escreva cada rea de foco na sua vida. Trabalho, famlia, estudos etc.
Quando terminar, ligue cada uma dessas palavras ao centro do papel voc.
No pense no passado nem no futuro que voc gostaria de ter foque no
presente. Por exemplo, eu poderia ter colocado msica, porque a minha vida
inteira eu tive banda. Porm, isso, hoje, no algo que eu esteja
desempenhando, pois no minha prioridade. No tenho qualquer projeto de
vida em andamento com relao a esse papel. Logo, eu no o inclu, apesar de
ele existir. Faa o mesmo. Reflita sobre todos os projetos em andamento na sua
vida e liste os papis que voc desempenha.
Essa reflexo pode ser feita constantemente geralmente, quando voc achar
que est desempenhando um novo papel ou deixando um deles de lado.
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Inserindo as reas no Evernote

Para gerenciar as reas de responsabilidade, ns vamos criar tags dentro do
Evernote. Assim:
O caractere especial escolhido para representar as tags de reas de

responsabilidade foi o = (igual). Isso faz com que, quando a gente digitar na nota
um =, j sejam listadas todas as reas de responsabilidade que temos na vida.
Como usaremos as reas de responsabilidade?

Vamos criar uma nota para cada rea, assim:
Em cada nota, falaremos um pouco sobre o que significa aquela rea de

responsabilidade na nossa vida. Pode ficar vontade para escrever o que quiser.
Para process-la, use a tag 20.000 ft reas de responsabilidade. Isso
significa que, quando voc clicar nessa tag, ter uma viso completa de todos
os seus papis sem precisar ficar clicando em cada uma das tags.
Com relao s tags de cada rea em especfico, ns vamos usar nas seguintes
notas:
Metas e objetivos relacionados rea
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Projetos da rea
Tarefas avulsas relacionadas rea
Mais uma vez, o que estamos vendo aqui a explicao para o uso de cada nvel
do GTD no Evernote. Quando terminarmos de ver todos os nveis, entraremos na
execuo, quando veremos como tudo funcionar na prtica.
Fica como lio de casa para vocs definirem quais so suas reas de
responsabilidade e j criarem essas tags.
At o prximo post.
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Guia Definitivo Do Vida Organizada para Usar o GTD No Evernote - Parte 3 - Ações

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GUIA DEFINITIVO DO VIDA ORGANIZADA PARA USAR O GTD

NO EVERNOTE PARTE 3 AES

Evernote. Preparem-se que o post de hoje grande.

Importante: este guia para uso avanado de ambos, ento no focarei em

Gerenciando tarefas no Evernote

Tarefas so o que existe de mais mundano

Uma nota por tarefa

Vou explicar uma por uma:

Tudo o que tem um arroba antes significa que estamos falando de um

regularmente. No para colocar pauta de reunio especfica, mas lembretes de

Ento, cliquei na flechinha que aparece direita de Processadas no painel do

Tudo comeou com um contexto do David chamado @ Ler / Revisar. Eu nunca

compras t aqui a polmica). No geral, uso mais da seguinte forma:

foram adiadas. Precisa ter um registro disso? Na verdade, a gente no precisa

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Semanalmente, quando fao meu planejamento (falarei sobre ele na reviso

seu gestor dizendo que priorizasse outros etc.

Projetos em espera (aguardando resposta)

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Se voc no sabe o que GTD, clique aqui. Se voc no conhece o

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