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Presentacin
Fase Previa
Propuesta
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Fase Organizacin
Fase Orden
Fase Limpieza
Evaluacin
Informe final
Propuesta
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PROGRAMA 5S
Propuesta
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OBJETIVOS
Mediante la aplicacin de la metodologa 5S se pretende:
Posibilitar que el personal del Instituto pueda actuar segn unos criterios de
organizacin, orden y limpieza que ellos mismos hayan establecido.
CONTENIDOS
1.- Presentacin del proyecto
Asignacin de tareas.
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Elaboracin de listados.
Ficha de control.
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Ficha de control.
7.- Evaluacin.
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PROGRAMA 5 S
N de sesin
Denominacin
N de horas
Fecha
27-02-07
Fase Previa
27-02-07
Fase Organizacin.
Fase Orden.
Fase Limpieza.
Evaluacin.
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PRESENTACIN DE LA METODOLOGA 5S
Definicin
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5S son las iniciales de cinco palabras japonesas que se corresponden con las cinco
fases de las que consta un mtodo para lograr calidad en el lugar de trabajo:
Seiri
Seiton
Seiso
Seiketsu
Shitsuke
Organizacin
Orden
Limpieza
Control Visual
Disciplina y Hbito
Separar
innecesarios
Situar
necesarios
Suprimir
suciedad
Sealizar
anomalas
Seguir
mejorando
SEIRI =
SEITON =
SEISO =
SEIKETSU =
SHITSUKE =
ORGANIZACIN
ORDEN
LIMPIEZA
CONTROL VISUAL
DISCIPLINA Y HABITO
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Objetivo de la metodologa 5S
Eliminar los materiales innecesarios (organizacin), para que todo se encuentre
ordenado e identificado (orden), se hayan eliminado las fuentes de suciedad
(limpieza), que a simple vista se aprecie (control visual) y que todo eso se mantenga
y mejore (disciplina y hbito).
Mediante la aplicacin de la metodologa 5S se pretende:
Adquirir los conocimientos bsicos y claves para llevar a cabo el
proceso de implantacin del proyecto de 5S en el la zona elegida.
Organizar, ordenar y limpiar la zona elegida estableciendo los
mecanismos adecuados para que en adelante siempre est
organizada, ordenada y limpia.
Posibilitar que el personal pueda actuar segn unos criterios de
organizacin, orden y limpieza que ellos mismos hayan establecido.
En aras a una posterior implantacin de la metodologa 5S en otras reas, con la
primera implantacin se lograr:
MANTENER
Conocer la metodologa
SHITSUK de implantacin
de las 5S.
E
Conocer las herramientas
que ofrece laYmetodologa propuesta para la
=
DISCIPLINA Y
aplicacin del programa 5S.
HABITO
MEJORAR
Consta de tres fases operativas: Organizacin, Orden y Limpieza; una fase para
estandarizar lo realizado y otra fase para mantenerlo y mejorarlo.
SHEIKETS
U
CONTROL
VISUAL
SEIRI
ORGANIZACIN
Propuesta
ESTANDARIZAR
SEITO
N
ORDEN
SEIS
O
LIMPIEZA
ETAPAS OPERATIVAS
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Fases operativas
Organizacin: Identificar, clasificar, separar y eliminar del puesto de trabajo todos
los materiales innecesarios, conservando nicamente todos los materiales
necesarios que se utilizan.
Se trata de separar el material necesario del innecesario y eliminar lo innecesario.
Exige una decisin previa de qu es necesario y qu es innecesario.
Es decir, primero hay que decidir qu es necesario y que es innecesario para
posteriormente guardar lo que es til y deshacerse del resto.
Objetivo.- Tener lo que necesitamos y slo lo que es necesario.
Orden: Establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales
necesarios, de manera que sea fcil y rpido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
Se trata de identificar y ubicar los materiales seleccionados como necesarios. Es
decir, buscar un sitio para cada cosa y colocar cada cosa en su sitio.
Objetivo.- Que cada cosa est en su sitio y haya un solo sitio para cada cosa.
Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio.
Limpieza: Identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurndose de que todo
se encuentra en perfecto estado de uso.
Consiste en eliminar todas las fuentes de suciedad y reparar los desperfectos. Es
decir eliminar aquello que provoca suciedad y arreglar los apaos.
Objetivo.- Mantener limpia el rea de trabajo y los materiales necesarios.
Fase de estandarizar
Control visual: Establecer sistemas visuales que permitan gestionar fcilmente el
nivel alcanzado de organizacin, orden y limpieza.
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Es decir, distinguir, con un golpe de vista, que las cosas estn organizadas,
ordenadas y limpias; porque, aunque las cosas estn ordenadas, hay que verlas
para controlarlas.
Objetivo.- Poder visualizar rpida y claramente las situaciones anmalas.
Fase de mantener y mejorar
Disciplina y hbito: Trabajar permanentemente de acuerdo a las normas y criterios
establecidos de organizacin, orden y limpieza que nos hemos dado.
Es decir, actuar en todo momento conforme a las normas establecidas.
Objetivo.- Definir, implantar y evaluar los procedimientos de trabajo acordados y
evidenciar reas de mejora con el fin de mantener y mejorar continuamente la
organizacin, orden y limpieza del entorno de trabajo.
Fundamento de la metodologa
Se trata de una herramienta para la calidad, como son el SGC, EFQM, ISO, PDCA
(Planificar, Hacer, Chequear y Ajustar). Estn fundamentadas en herramientas de
calidad como son:
- Liderazgo de las personas.
- Poltica de calidad: estrategias y procesos.
- Resultados.
Algunas mejoras que se pueden alcanzar
o Menos productos defectuosos.- Al disminuir el riesgo de cometer errores se
est en mejores condiciones de obtener productos de calidad.
o Menor prdida de tiempo.- Al hacer el trabajo ms rpidamente, se reduce el
agotamiento del trabajador y aumenta la produccin.
o Menos accidentes.- Al encontrarse cada cosa en su sitio y controlada
visualmente, disminuye la posibilidad de accidentarse con las cosas.
o Menor nivel de existencias acumuladas.- Al implantar sistemas de control de
existencias y clasificacin de stas, se reducen las compras de materiales
que muchas veces se nos convierten en intiles o caducos.
Ideas de inters
o
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no
Propuesta
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- Preparar la reunin
2. Reunin de criterios
- Marcar las pautas para ejecutar la fase
- Elaborar las plantillas.
3. Ejecutar las acciones
- Completar las listas
- Actuar
4. Plan de Mejora
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Para cada fase se prevn cuatro pasos que no se pueden saltar. Del mismo modo
que se no puede pasar a la fase siguiente sin resolver la anterior.
Los principios que inspiran los cuatro pasos son:
o
o
o
o
o
o
Trabajo en equipo.
Reuniones eficaces.
Elaborar plantillas.
Completar listados.
Ejecutar lo acordado.
Fijar criterios.
Se trata de un trabajo en equipo teniendo en cuenta que aunque todos vivimos bajo
el mismo cielo, no todos tenemos los mismos horizontes. Por eso se precisa:
o Valores comunes: actitudes, compromiso.
o Orientacin: a la tarea, a las personas.
o Compartir
conocimientos:
opinin
de
participativas.
grupo,
herramientas
En este paso el trabajo del facilitador es fundamental, pero no conviene olvidar que
el resto de miembros del equipo deben traer ideas y haber reflexionado sobre cmo
hacer las cosas, para ganar en eficacia.
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Todos deben tener muy presente en la cabeza cmo est el rea objeto de la
aplicacin de la metodologa. Por ello, aunque ms adelante se sacarn fotografas,
no estara de ms dar un paseo previo por el rea todos los miembros del equipo y
sacar numerosas fotografas para el recuerdo, a la vez que se va grabando en la
memoria cmo estn las cosas y fluyen ideas sobre cmo podran mejorarse.
Segundo paso: Reunin de criterios
La reunin de criterios es la actividad ms importante de cada fase, porque en ella
se definen por consenso los criterios y sin criterios no hay nada que hacer. Se trata
de una reunin creativa y resolutiva, donde se toman decisiones importantes y se
preparan actuaciones serias.
Si fuese necesario, se solicitar la presencia de la direccin en la reunin, para
fortalecer aquellas decisiones que puedan implicar recursos extraordinarios (como
pintar, realizar pequeas obras, etc.).
Muchas de las decisiones a tomar, pueden estar ya discutidas por el equipo y
muchas de las plantillas a elaborar requieren de un diseo previo del facilitador o de
algn miembro del equipo al que se le d bien este tipo de tareas.
Prioritariamente se trata de realizar dos acciones:
o Interpretar la fase y establecer pautas para la posterior ejecucin.
o Preparar las plantillas y el modo de cumplimentarlas.
Cada reunin debe ser convocada con antelacin suficiente, debe llevar anexo un
Orden del Da al que ajustarse frreamente y se debe levantar acta, de manera
sucinta, de lo acordado en la sesin.
Tercer paso: Ejecutar las acciones
En este paso se trata de poner en marcha las acciones acordadas, tales como:
sacar fotografas del antes, rellenar listados, separar materiales, colocar los
utensilios, poner pegatinas, sacar fotos del despus, etc.
Ejecutar la accin segn los criterios definidos implica fundamentalmente:
o Realizar las acciones.
o Cumplimentar las listas.
Cuarto paso: Plan de Mejora
El Plan de Mejora pretende procedimentar y controlar, es decir, establecer un
procedimiento de actuacin para la siguiente ocasin en la que nos encontremos
con la necesidad de aplicar los criterios acordados:
o Establecer los procedimientos de trabajo (diagrama causa-efecto).
o Elaborar las fichas de control.
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Seleccionar
un
rea piloto
Elegir un equipo
para la
implantaci
implantacin y un
buen facilitador
Planificar las
fechas de
implantaci
implantacin
Recibir la
formaci
formacin inicial
Mejora
continu
a
Otra
s
rea
s
Promocin del proyecto
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Implantar las
cinco fases
Confeccionar el
Panel de las 5S
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Visibilidad del rea.- Que sea visible a toda persona que atraviesa los
alrededores del rea y a cualquiera que tenga una mnima familiaridad con ella.
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El facilitador es el alma del proyecto, tiene que tener una intensa dedicacin al
mismo, en gran medida el xito del proyecto depende de l.
FACILITADOR: Persona que va a coordinar el proyecto guiando al equipo en la
implantacin de la metodologa.
FUNCIONES:
Ayudar a la direccin a planificar el proceso, seleccionar el rea, elegir al equipo.
Formar a los miembros del equipo en la metodologa.
Asegurar que estn disponibles los medios materiales para ejecutar las acciones
del equipo.
Coordinar las tareas del equipo y revisar su cumplimiento.
Orientar y guiar al equipo, actuando como un consultor.
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PERFIL:
Conocedor de las 5S.
Sistemtico y disciplinado.
Espritu crtico y creativo.
Dedicacin, ilusin y constancia.
Dinamizador del equipo.
Capacidad de liderazgo.
Autoridad para tomar decisiones.
Facilidad de reuniones con los dems.
Capacidad de comunicacin oral y escrita.
PAPEL:
Convocar reuniones, liderarlas y supervisar el equipo de trabajo.
Planificar las tareas.
Preparar los materiales.
Mantener la motivacin y el compromiso.
Existe mtodo, ahora hace falta voluntad para llevarlo a cabo. En primer lugar de la
direccin, despus del facilitador, tambin del equipo que llevar a cabo el proyecto
y por ltimo de las dems personas que trabajen en el rea o, por extensin, en toda
la empresa.
El trabajo en equipo precisa de una mnima infraestructura material: una sala donde
poder celebrar sus reuniones y materiales varios: cmara de fotos, planos, carpeta,
rotuladores, etc. Todo ello perfectamente listado y proporcionado por el facilitador, de
modo que nada pueda interrumpir las actuaciones comenzadas por falta de material.
El equipo tienen la total necesidad de que se le haga caso en las resoluciones que
exigen pequeos desembolsos econmicos, como: pintar, sealizaciones, adquirir
tiles de limpieza, vehculo de desescombro, etiquetas, etc.
La direccin, adems de facilitar los medios materiales para llevarlo a cabo, debe
facilitar horas de trabajo, eso supone que debe tener cierta flexibilidad a la hora de
exigirles actuaciones concretas propias de su desempeo laboral, as como facilitar
su participacin en reuniones sin estar exigiendo su presencia en otro lugar en ese
momento.
El trabajo en equipo no es fcil, porque todos vivimos bajo el mismo cielo, pero no
todos tenemos los mismos horizontes, es decir que cada uno somos como somos y
no resulta fcil la convivencia y la conjuncin de intereses. Por ello debemos hacer
un esfuerzo e intentar tener en ese proyecto:
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Propuesta
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Formacin Inicial
El promotor del equipo y el facilitador estudiarn la metodologa de las 5S, con cierta
profundidad.
El facilitador ensear la metodologa a los otros miembros del equipo en las
reuniones previas a la implantacin de la experiencia. En este sentido le aportar los
conceptos bsicos, la comprensin del alcance del proyecto, le ensear los
materiales a utilizar y le prestar los manuales para su lectura.
La formacin inicial servir fundamentalmente para sensibilizar a los miembros del
equipo y, por extensin, a todas las personas que tengan relacin con el rea objeto
del proyecto.
Si fuera posible, visitarn algunas reas de otros centros donde ya se ha llevado a
cabo un proyecto similar.
Confeccin del Panel
Elaborar el PANEL de CONTROL, segn el modelo establecido.
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Para ello se debe hacer una valoracin de la experiencia que identifique dificultades
encontradas, logros conseguidos y lecciones aprendidas que sern de gran utilidad
a quienes apliquen la metodologa en otra rea. De ah la importancia de
documentar toda la metodologa en una carpeta como esta.
Claves para el xito del proyecto
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No escatimar los recursos que ser necesario poner en manos del equipo.
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Visibilidad del rea.- Que sean visibles a toda persona que atraviesa los alrededores de
las reas y a cualquiera que tenga una mnima familiaridad con ellas.
Tamao del rea.- reas pequeas, simplemente por la facilidad de la actuacin, y que
estn lo suficientemente llenas de objetos diversos como para servir de experiencia piloto.
Equipo humano.- El equipo lo deben conformar personas familiarizadas con las reas
para que exista inters, disponibilidad y actitud favorable.
VALIDACIN DEL REA.- Los Jefes del Departamento correspondiente, validar el rea
elegida para la experiencia.
NUEVAS REAS.- En principio ser slo estas reas en las que se realice la experiencia,
despus ser conveniente extender escalonadamente la metodologa a muchas otras.
REAS SOBRE LA QUE VAMOS A APLICAR LA METODOLOGA.
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Seleccionar a los miembros del equipo de implantacin y el rea, junto con el facilitador.
Las caractersticas del facilitador deben ser:
Tiene habilidades para el trabajo en equipo, sabe dinamizarlo y mantener un buen clima
en el equipo.
Las tareas a realizar por el facilitador sern:
Asegurarse de que el equipo aplica la metodologa con rigurosidad, sin saltarse los pasos
Favorecer una participacin equilibrada de los miembros del equipo en las tareas.
Los miembros del equipo de implantacin no tienen porque coincidir con las personas
que trabajan en el rea asignada al proyecto, aunque si fuera posible, es conveniente. Los
miembros del equipo son los ejecutores del proyecto, mientras que quienes trabajan en el rea
son las afectadas por el proyecto. Por lo que se ve es importante que unas y otras estn
perfectamente informadas del proyecto, trabajen conjuntamente y asuman los criterios del
equipo.
El equipo lo pueden formar entre 4 y 6 personas, no ms ni menos, entre ellas el
facilitador.
Las funciones como equipo son:
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DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO DE
FORMACIN INICIAL
El promotor del equipo y el facilitador estudiarn la metodologa de las 5S, con cierta
profundidad.
El facilitador ensear la metodologa a los otros miembros del equipo en las reuniones
previas a la implantacin de la experiencia. En este sentido les aportar los conceptos bsicos,
la comprensin del alcance del proyecto, les ensear los materiales a utilizar y les prestar
los manuales para su lectura.
La formacin inicial servir fundamentalmente para sensibilizar a los miembros del
equipo y, por extensin, a todas las personas que tengan relacin con el rea objeto del
proyecto.
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Si fuera posible, visitarn algunas reas de otros centros donde ya se ha llevado a cabo
un proyecto similar.
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