SISTEMA DE ENSINO PRESENCIAL CONECTADO

CURSO DE ADMINISTRAO BACHARELADO

PAULO LUCIMAR SEIBEL

GESTO DE SUPERMERCADOS COM ERP

Desafios e Oportunidades

(Estudo de Caso: XYZ Supermercados)

Ibirub
2010

PAULO LUCIMAR SEIBEL

GESTO DE SUPERMERCADOS COM ERP

Desafios e Oportunidades

(Estudo de Caso: XYZ Supermercados)

Trabalho de Concluso de Curso apresentado

Universidade Norte do Paran - UNOPAR, como
requisito parcial para a obteno do ttulo de
Bacharelado em Administrao.
Tutor Orientador: Vanessa Pazinato
Professor Supervisor: Dorival Magnus Jnior

Ibirub
2010

Dedico este trabalho aos meus pais Perflio

Seibel (in memoriam) e Anita Bohrer Seibel (in
memoriam) os quais dedicaram suas vidas com
muito amor, trabalho e suor para que nunca me
faltasse alimento, sade e educao. Aos meus
irmos que at hoje, mesmo no estando perto,
Londrina, _____de ___________de 20___.
ainda se preocupam por mim.

AGRADECIMENTOS
A todas as amizades que at o momento tive a oportunidade de
fazer, pois a cada amizade que fazemos nos ajuda a sermos um pouco mais
humanos.
A todos que um dia me deram uma oportunidade de trabalho, pois o
trabalho dignifica o Ser Humano.
Aos professores e a Instituio da UNOPAR por ter empreendido
esse projeto de Universidade que oportuniza a formao a tantas pessoas como eu.
A Tutora de Sala Vanessa Pazinato que nos acompanhou com
dedicao e pacincia nesses quatros anos e a Direo e Funcionrios do Polo da
UNOPAR Ibirub, RS.
A empresa de desenvolvimento de sistemas MEB Sistemas Ltda.
desenvolvedora do sistema Sysmo pela liberao do software para apoio na
execuo desse trabalho.
E a todos que at o momento me propiciaram a oportunidade de
crescer, seja criando obstculos ou dando oportunidades, pois at mesmo os
obstculos nos ensinam a crescer, o meu muito obrigado.

Saber a verdade, Querer o bem, Amar o belo e

Fazer o que Justo. Porque a verdade, o bem,
o belo e o justo so inseparveis, de tal forma
que aquele que sabe a verdade no pode deixar
de querer o bem, am-lo porque belo e faz-lo
porque justo. (Eliphas Levi, 1810 1875).

SEIBEL, Paulo Lucimar. Gesto de Supermercados com ERP: Desafios e

Oportunidades (Estudo de Caso: Regional Supermercados). 2010. Nmero total de
folhas. Trabalho de Concluso de Curso (Administrao - Bacharelado) Centro de
Cincias Empresariais e Sociais Aplicadas, Universidade Norte do Paran, Ibirub,
2010.

RESUMO

O estudo teve como objetivo apresentar os desafios e oportunidades que a

implantao de um software ERP proporciona ao setor varejista de supermercados.
A automatizao uma realidade que cada dia se faz mais necessria para dar
apoio gesto eficiente de qualquer empreendimento empresarial. Para isso,
adotou-se uma abordagem emprico-terica orientada para um Estudo de Caso com
a finalidade de poder apresentar conceitos e tcnicas de administrao relacionadas
ao ramo varejista de supermercados. O estudo tomou como base a rede de
supermercados XYZ Supermercados, fundada em 1984 pela iniciativa
empreendedora de Alberto. No incio era apenas um minimercado na avenida
principal da cidade de Vitria, RS. O atendimento realizado pelo proprietrio e um
auxiliar que atendia na parte de carnes. O foco era a oferta de carnes com cortes
personalizados de acordo com os pedidos dos clientes. Dai o nome inicial de
Supermercado das Carnes. Trs anos depois o empreendimento foi transferido para
instalaes maiores, agora na rua 03 de setembro. Em 1988 Alberto abre a segunda
loja na rua Maio, adotando o conceito de loja de vizinhana. Oferecendo um
atendimento diferenciado, crdito fcil e preos baixos a empresa continuo
crescendo. Em 1999 abriu a terceira loja em Vitorino, RS e em 2003 a quarta loja em
Salem, RS. A partir de 2003 foi alterado o contrato social e a empresa passou a
denominar-se XYZ Supermercados como forma de identificar a empresa com toda
os municpios onde possui lojas alm dos municpios vizinhos onde conquistou
clientes que se deslocam at suas lojas em busca de bom atendimento, preo e
qualidade. Em 2005 pressionado pela necessidade de obter maior controle das
atividades administrativas a empresa contrata um colaborador para dar inicio a um
processo de controle integrado dos estoques, compras e vendas das lojas. O
primeiro passo sugerido foi a troca do software por um sistema ERP que oferece
condies de interligar e integrar as quatro lojas. Durante um ano e meio foram
analisados diversos pacotes de software at que finalmente a empresa optou pela
adoo do sistema de ERP Sysmo desenvolvido pela empresa Sysmo Sistemas
Ltda. de So Miguel do Oeste SC. A escolha foi feita aps constatar, em visita a
outros supermercados da regio que a empresa possui vrios cliente
supermercadista na regio que confirmaram a qualidade e a garantia dos servios
prestados. A adoo e implantao de um software ERP requer um planejamento e
um cuidado especial pois uma parceria de longo prazo que demanda tempo e
recursos e quando mal analisado acaba gerando frustaes para as empresas. A
finalidade desse estudo apresentar as funcionalidades do ERP Sysmo focado para
a gesto de supermercado.

LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Hierarquia das Necessidades Humanas ..... Erro! Indicador no definido.

SUMRIO
1. Captulo I (Introduo)
1.1.
1.2.
1.3.
1.3.1.
1.3.2.
1.4.

Introduo ao Tema e Justificativa da Pesquisa ................................. 15

Objetivos .............................................................................................. 16
Metodologia .......................................................................................... 17
Delimitao do Estudo .......................................................................... 17
Tcnica, Anlise e Interpretao dos Dados ........................................ 18
Caracterizao da Organizao em Estudo ......................................... 19

2. Captulo II (Referencial Terico)

2.1.

Evoluo do ERP (Enterprise Resources Planning) ............................. 25

3. Captulo III (A Gesto de Supermercado com ERP)

3.1.
3.1.1.
3.1.2.
3.1.3.

Gesto de Estoques ............................................................................... 36

Cadastro e Classificao dos Produtos .................................................. 39
Movimentao Diria .............................................................................. 53
Nota Fiscal Eletrnica (NF-e) ................................................................. 63

4. Captulo IV (Anlises, Concluses, Limitaes e Recomendaes)

4.1 Concluses .................................................................................................. 67
Referncias ............................................................................................................. 68

1. CAPTULO I (INTRODUO)

A gesto de Supermercados tem passado por um processo de

profissionalizao da administrao forada pelo aumento da concorrncia e pela
diminuio das margens de lucros. Com a consolidao do Plano Real os
Supermercados se viram obrigado a rever a forma como administravam seus
negcios. Com margens mais apertadas era necessrio reduzir os altos ndices de
perdas causadas por roubos, avarias, deteriorao e manuseio inadequado dos
produtos. Alm disso, a prtica de manter altos estoques, na poca da inflao, foi
substituda por estratgias de compras mais racionais e focadas nos produtos de
alto giro. A informatizao, primeiramente dos pontos de vendas (PDVs) e depois da
retaguarda foi o primeiro passo rumo modernizao do setor.

Num segundo

momento era necessrio integrar as informaes de vendas, compras, financeiro,

logstica e de pessoal para que os gestores pudessem ter uma viso consolidada de
todos os processos da empresa. a partir dessa nova realidade que os Sistemas de
Gesto Empresarial Enterprise Resources Planning (ERP) passa a fazer parte do
vocabulrio no dia a dia do setor supermercadista.
Segundo Haberkorn (2003, p. 44): A sigla ERP chegou ao Brasil em
meados da dcada de 90 quando aqui aportaram as empresas estrangeiras do
setor. O ERP a evoluo dos sistemas de softwares de controle de estoques,
finanas, materiais e produo surgidos na dcada de 60 nos EUA.
A proposta desse trabalho apresentar passo a passo o processo
de implantao de um software ERP em uma pequena rede de supermercados,
desde o processo de escolha do software at a fase de mudana de cultura
necessria para a utilizao plena de todas as potencialidades que a tecnologia dos
Sistemas de Gesto Empresarial (ERP) oferece.

10

1.1.

Introduo ao Tema e Justificativa da Pesquisa

A rpida evoluo da tecnologia da informao com o aumento da

capacidade de processamento dos computadores e o surgimento de novas tcnicas

de programao e ferramentas de desenvolvimento de software aliadas a
disseminao do conhecimento propiciado pela internet fez surgir uma grande oferta
de programas para as mais diferentes rea e necessidades humanas. Se na dcada
de 80 a dificuldade era encontrar um software que atendesse a todas as
necessidades de registro de informaes de uma empresa, hoje o aumento da oferta
de programas disponveis torna a deciso, de qual programa adotar, muito mais
tcnica e demorada. Isto porque a complexidade e a diversidade dos programas, a
necessidade de se conhecer as reais necessidades atuais e futuras da empresa, os
custos de aquisio, implantao e manuteno e o ciclo estimado de vida das
tecnologias so fatores essenciais ao sucesso ou fracasso de um projeto de
implantao de um ERP.
com os olhos voltados para questes como: escolha do software
adequado as reais necessidades atuais e futuras de uma pequena rede de
supermercados; critrios de escolha, tecnologias disponveis, processos internos de
gesto no ramo de supermercados, que apresento a proposta de trabalho: Gesto
de Supermercados com ERP Desafios e Oportunidades.
O trabalho ser fundamentado em um Estudo de Caso baseado na
experincia vivenciada pelo autor, que atua na rea de TI da empresa Regional
Supermercados, e foi responsvel pela implantao do software ERP Sysmo. O ERP
Sysmo um software focado exclusivamente para a rea de Gesto de pequenas e
mdias empresas de supermercados e atacadistas do ramo de alimentos.
Atualmente com mais de 670 clientes em todo o Brasil o ERP Sysmo apresenta
mdulos integrados de Gesto de Estoques, Logstica, Finanas, Contabilidade e
Fiscal, CRM e Controle Patrimonial possibilitando a apresentao de um estudo
contributivo para o aperfeioamento da gesto profissional dos pequenos e mdios
supermercados.

11

1.2.

Objetivos

3.1 OBJETIVO GERAL

Apresentar um Estudo de Caso envolvendo a escolha e

implantao de um software de Sistema de Gesto Empresarial
(ERP) apresentando inicialmente um apanhado geral da evoluo
histrica das tecnologias de informao bem como do surgimento e
crescimento

das

lojas

de

autosservio

de

alimentos

(Supermercados) no Brasil. As necessidades atuais e futuras de

informao do setor e as prticas de administrao adotadas pelas
pequenas e mdias lojas e redes de supermercados. As
dificuldades, desafios e oportunidades que os softwares ERP
oferecem modernizao da administrao dessas empresas.

3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Apresentao de uma anlise sobre o processo de escolha de um

software de ERP dimensionado a real necessidade da empresa;

Funcionalidades de um ERP;

Elaborao de um Plano Diretor de Informtica;

Anlise do software de Gesto ERP Sysmo;

Processo de Gesto de Estoques e Compras em Supermercados;

Processo de Gesto de Logstica;

Processo de Gesto de Vendas;

Processo de Gesto Financeira e Contbil.

Novas tendncias de Gesto e tecnologias para Supermercados

o CRM Customer Relationship Management;
o Comrcio On-line e-commerce;
o ECR - Efficient Consumer Response.

12

4 METODOLOGIA

A metodologia adotada foi a de Estudo de Caso, adotando a

caracterstica geral de pesquisa qualitativa.
Segundo Rodrigo (2008, p. 3 e 4):

Os estudos de caso objetivam a descoberta: o investigador se manter atento a

novos elementos que podero surgir, buscando novas respostas e novas
indagaes no desenvolvimento do seu trabalho.
Os estudos de caso enfatizam a interpretao contextual: para melhor
compreender a manifestao geral de um problema, deve-se relacionar as aes,
os comportamentos e as interaes das pessoas envolvidas com a problemtica
da situao a que esto ligadas.
Os estudos de caso tm por objetivo retratar a realidade de forma completa e
profunda: o pesquisador enfatiza a complexidade da situao procurando revelar a
multiplicidade de fatos que a envolvem e a determinam.
Os estudos de caso usam vrias fontes de informao: o pesquisador recorre a
uma variedade de dados, coletados em diferentes momentos, em situaes
variadas e com uma variedade de tipos de informantes.
Os estudos de caso revelam experincia vicria e permitem generalizaes
naturalsticas: o pesquisador procura relatar as suas experincias durante o
estudo de modo que o leitor possa fazer as suas generalizaes naturalsticas, por
meio da indagao: o que eu posso (ou no) aplicar deste caso na minha
situao?
Os estudos de caso tentam representar os diferentes pontos de vista presentes
em uma situao social: a realidade pode ser vista sob diferentes perspectivas,
no havendo uma nica que seja a verdadeira. Assim, o pesquisador vai procurar
trazer essas diferentes vises e opinies a respeito da situao em questo e
colocar tambm a sua posio.
Os relatos do estudo de caso utilizam uma linguagem e uma forma mais
acessvel do que os outros relatrios de pesquisa, ou seja, os resultados de um
estudo de caso podem ser conhecidos por diversas maneiras: a escrita, a
comunicao oral, registros em vdeo, fotografias, desenhos, slides, discusses
etc. Os relatos escritos apresentam, em geral, um estilo informal, narrativo,
ilustrado por fi guras de linguagem, citaes, exemplos e descries.

4.1 DELIMITAO DO ESTUDO

O estudo foi realizado nas dependncias da rede de lojas XYZ

13

Supermercados, com sede na cidade de Vitria, RS.

Atravs do levantamento de informaes referentes implantao e

operacionalizao do software ERP Sysmo nas quatro lojas da
empresa Regional Supermercados.

4.2 TCNICA, ANLISE E INTREPRETAO DE DADOS

Documentao direta e indireta;

Entrevista com a direo da empresa e funcionrios;

Reviso literria sobre o assunto;

Observao direta no local de trabalho;

Participao do autor em atividades ligadas a pesquisa na empresa

modelo.

Anlise e coleta de dados estatsticos referentes ao assunto, na

empresa e, em literatura especializada.

14

5. CARACTERIZAO DA ORGANIZAO EM ESTUDO

Nome da Empresa: XYZ Supermercados

Razo Social: Alberto Santarm
Forma Jurdica: Empresrio Individual
Natureza da empresa: Comrcio Varejista
Ramo de atividade principal: Supermercado
Localizao: so 4 lojas:
Loja 1 Matriz
Rua 03 de setembro, 741 Centro / Vitria RS
Loja 2 Maio
Rua Maio, 3443 Bairro Feliz / Vitria RS
Loja 3 Vitorino
Rua 15 de Setembro, 12 Centro / Vitorino RS
Loja 4 Salem
Av. Santo , 671- Centro / Salem RS
Diretor Proprietrio: Alberto
Ramo de atividade: Comrcio Varejista de Bebidas e Alimentos Supermercado
Recursos Humanos: A empresa no possui rea de RH prpria. As contrataes
so realizadas, conforme a necessidade, pelos gerentes de lojas. A parte de
documentao legal e folha de salrios esto carga de uma empresa de
contabilidade terceirizada. Tambm no h um planejamento formal de treinamentos
e qualificao de pessoal. Em geral procura-se contratar as pessoas que j possuem
algum conhecimento do setor e os detalhes so aprendidos no dia a dia do trabalho
atravs da troca de experincia com colegas mais velhos.
Nmeros de colaboradores: A empresa conta com aproximadamente 150 a 160
funcionrios distribudos em 4 lojas.
Categoria de Profissionais que atuam na empresa: Em geral a maioria so
pessoas com formao primria ou de nvel mdio. Pessoas com nvel superior
somente as que prestam servios terceirizados como: contabilidade; setor de TI;
assessoria jurdica.
Diviso tcnica de trabalho: Os trabalhos so divididos por setores e funes:
1) Setor de Padaria

15

a) Confeiteiras e Padeiros
b) Atendentes de balco
2) Setor de Caixas
a) Operadoras de Caixas (PDVs)
b) Empacotadores mercadorias
c) Fiscal de Caixa
3) Setor de Estoques
a) Estoquista
b) Recepo e conferncia de mercadorias
c) Repositores de gndolas
4) Setor de Carnes
a) Atendentes de cortes de carnes (Aougueiros)
5) Setor Crdito e Cobrana
a) Crediarista
6) Setor de Compras
a) Comprador
7) Gerente de Loja
8) Setor de TI
9) Entregadores de Compras
10) Setor de Limpeza

16

Organograma da empresa:

Servios
Terceirizados
Contabilidade e
RH

Diretor
Proprietrio
Departamento TI

Comprador Frutas

Gerente
Loja
Espumoso

Gerente
Loja Tapera

Gerente
Loja Matriz

Gerente
Loja Mau

Padaria

Padaria

Padaria

Padaria

Aougue

Aougue

Aougue

Aougue

Caixas

Caixas

Caixas

Caixas

Entregas

Entregas

Entregas

Entregas

Produtos e Servios desenvolvidos pela empresa: No Regional Supermercados

so comercializados as seguintes linhas de produtos:
Carnes;
Padaria e Confeitaria
Frutas, Legumes e Verduras;
Bebidas;
Produtos de Higiene Pessoal
Produtos de limpeza domstica
Mercearia (arroz, feijo, acar, massas; enlatados; bolachas; etc.);
Bazar (Panelas; Pratos; copos; talheres; baixelas; etc.);
Pets Shop (alimentos para animais estimao)
Papelaria (material escolar)

17

Em mdia so em torno de 5.000 itens comercializados por ms. Dentro desses

itens, uns 10% so considerados de alto giro. So produtos como arroz, feijo,
azeite, pes, leite; produtos de limpeza (sabo em p; detergentes); bebidas
(cervejas; refrigerantes); legumes (tomate; batata inglesa); frutas (ma; mamo;
banana). Sobre esses produtos dada maior ateno para evitar falta (ruptura).
Cadeia

de

Suprimentos:

empresa

possui

relaes

comerciais

com

aproximadamente 150 fornecedores de alimentos, bebidas, produtos de higiene e

limpeza, bazar, papelaria, bombonieres e alimentos para animais de estimao. Na
rea de indstria os principais fornecedores diretos so:
Perdigo S/A;
Sadia S/A;
Parmalat
Aurora;
Unilever.
Principais distribuidores de atacado:
Destro Atacados;
Nilo Tozzo Distribuidor;
Tozzo Alimentos;
Makrodal;
Casci Distribuidor Bebidas;
Histrico da empresa:
Julho de 1984. No inicio Supermercado das Carnes, pequeno estabelecimento que
iniciou comercializando uma restrita linha de gneros alimentcios. Com o passar dos
anos foi evoluindo e a necessidade de ampliar as instalaes para melhor atender
os clientes e comunidade se fez presente. A partir da, surgiram metas e as
instalaes da matriz, localizada na Rua 3 de setembro foram ampliadas.
O Nascimento das filiais
Em 1988, nasceu a primeira filial, localizada na Rua Maio, uma rea que atualmente
abriga mais de 1000m2, distribudo em aougue, padaria, fiambreria, fruteira,
gneros alimentcios e uma equipe de funcionrios prontos para bem servir a

18

comunidade em geral.
Em 1999, abriu as portas a segunda filial, desta vez na cidade de Vitorino, criando
oficialmente a Rede XYZ de Supermercados. Uma loja com infra-estrutura completa
de supermercados, capaz de sanar as necessidades daquela comunidade,
oferecendo servios e produtos de qualidade. Dando seguimento ao trabalho srio e
dedicado com viso empreendedora, em dezembro de 2003, inaugurou a quarta loja
na cidade de Salem, com mais de 1200m2, igualando-se a matriz, com padaria,
aougue,

fiambreria,

fruteira,

bazar,

higiene,

perfumaria,

um

amplo

estacionamento. Em julho do corrente ano, completaram-se 23 anos de trabalho e

dedicao, que resultaram na credibilidade e confiana, promovendo o crescimento
da comunidade local e regional, gerando desta forma emprego, renda, satisfao e
comprometimento nas localidades em que atua. Hoje a empresa administrada pela
famlia Santarm. Em Vitorino, quem administra a loja Alene Santarm. Em Salem,
Casemiro Santarm. Em Vitria, na loja da rua Maio, Maldonado Santarm e na
matriz o diretor proprietrio Alberto Santarm.1
Em maio de 2008 a empresa abriu a sua quinta loja na cidade de Cacaoe, RS. O
empreendimento foi totalmente viabilizado parte com recursos prprios e parte com
crdito de curto prazo obtido junto aos fornecedores. Havia uma expectativa de um
bom faturamento, pois at aquele momento Cacaoe contava apenas com um
supermercado de porte mdio em uma cidade com aproximadamente 20.000
habitantes. Seu principal concorrente era o supermercado Agroforte de propriedade
da Cooperativa Agroforte. Os primeiros 5 meses foram timos, mas a partir da o
concorrente local passou a reduzir os preos que at ento eram altos, para a
mdia da regio no tendo, o XYZ Supermercados, a partir da, condies
financeiras para acompanhar a baixa de preos. A queda nas vendas foi mais de
50% o que obrigou a empresa a vender a loja em junho de 2009, aps um ano de
amargos prejuzos. A demora e a resistncia inicial da famlia Santarm em vender a
loja acabaram atingindo financeiramente s outras quatro lojas que descapitalizadas
passaram a atrasar as obrigaes com fornecedores e consequentemente deixando
faltar produtos nas prateleiras. Isso resultou numa perda de 30% da clientela.
Atualmente, aps a venda da loja de Cacaoe, a empresa vem tentando se recuperar,

Texto extrado do Informativo XYZ Supermercados, edio n 73 Junho 2008.

19

porm no curto prazo ainda apresenta problemas de falta de capital de giro, falta de
pessoal qualificado e deficincias internas no tocante a controles administrativos
financeiros.
Poltica Ambiental da Empresa: A empresa aos poucos est conscientizando-se
da necessidade de adotar aes que contribuam para a diminuio dos gastos de
energia e gua. Recentemente foi implantado um sistema de controle eletrnico de
luzes que desliga as luzes automaticamente nos ambientes escuros que no
possuem movimentao de pessoas. Alm disso, nos depsitos, a partir das 18:00
(horrio de inverno) as luzes so desligadas automaticamente. Tambm a coleta
diria de lixo realizado por empresa terceirizada. Papeles e outros tipos de papeis
so armazenados e mensamente recolhidos por uma empresa recicladora. Restos
de descartes de frutas e verduras so separados e encaminhados para reciclagem e
aproveitamento na adubao orgnica em uma pequena propriedade rural do Sr.
Alberto Santarm.

20

2. CAPTULO II (REFERENCIAL TERICO)

Conceitualmente podemos definir um ERP Enterprise Resources

Planning como um conjunto de programas integrados para a Gesto Empresarial.
Segundo Haberkorn (2003, p. 44) a sigla ERP chegou ao Brasil em meados da
dcada de 90 quando aqui aportaram as empresas estrangeiras do setor.
Poderamos perguntar ento: - Mas antes da dcada de 90 no havia sistemas de
informao informatizados disponveis para uso nas atividades empresariais? Havia.
Na verdade os primeiros programas de computador voltados para as atividades
empresariais surgiram bem anteriormente, j na dcada de 60. Ainda segundo
Haberkorn (2003): H de se lembrar que uma das primeiras grandes aplicaes
comerciais, ainda na poca dos mainframes, em 1960, foi um sistema denominado
MRP I Material Requirement Planning [...], que basicamente calcula a necessidade
de compra de matrias-primas e produo de componentes a partir de previso de
vendas e de uma situao de estoque. Mas ento qual a diferena entre os atuais
ERPs e os sistemas MRP da dcada de 60? a forma como os processos da
empresa so integrados. Quem teve a oportunidade de trabalhar com os primeiros
programas de computador, nas empresas, na dcada de 80 at meados dos anos
90 (falando em termos de Brasil), lembra-se que muitas das atividades como, por
exemplo: elaborao da folha de pagamento; fechamento dos livros fiscais; emisso
de um DRE (Demonstrativo de Resultado do Exerccio) requeriam vrias operaes
separadas. Isso porque para cada uma das atividades acima elencadas havia um
programa separado. O que havia na verdade eram mdulos de programas
desenvolvidos separadamente para cada uma dessas e outras atividades. Os
programas mais sofisticados at permitiam que se exportassem, em forma de
arquivo, as informaes de um mdulo de programa e se importasse o arquivo
posteriormente no outro programa. Mas isso causava retrabalhos. Muitas empresas
daquela poca ao adquirir um ou mais computadores (que eram caros e possuam
baixa capacidade de processamento), criavam um departamento aparte, chamado
de CPD (Centro de Processamento de Dados), e continuavam fazendo a maioria das
rotinas administrativas, manualmente, em formulrios de papel. No final de cada dia,
semanalmente, quinzenal ou final do ms, as informaes em calhamaos de papeis
eram enviados ao CPD para serem digitados. Depois de virar algumas noites,

21

regado base de caf, o(s) digitador (es) terminavam o servio de insero dos
dados no sistema e chega a hora, esperada pelos gerentes e ou diretores da
empresa, de lerem os relatrios impressos em barulhentas impressoras matriciais.
Abaixo, duas charges publicadas por McClelland & Gruman (1996, p. 9 e 293),
ilustram de forma descontrada a realidade daquela poca:

Fonte: McClelland & Gruman (1996, p. 9).

22

Fonte: McClelland & Gruman (1996, p. 293).

Alm da falta de integrao dos programas tambm havia as restries quantidade
de dados ou na forma como os dados deveriam ser inseridos no sistema. Um caso
corriqueiro era a questo da quantidade de caracteres que os campos de
informaes permitiam inserir. Se desejasse, por exemplo, digitar a data: 24/05/1988
teria que digitar na forma reduzida dd/mm/aa (24/05/88). Isso se dava devido
restrio da capacidade de memria dos computadores. Sem desejarmos nos
aprofundar em detalhes tcnicos sobre hardware, vale a pena lembrar, de acordo
com Bezerra (2000, p. 84), que:
Lanado em 1981, o primeiro microcomputador foi projetado pela IBM que o
batizou com o nome de PC, Personal Computer (Computador Pessoal). Utilizava o
processador 8088 de 4,77 MHz; de 8 bits de dados, largura da palavra de 16 bits,
endereava at 1 MB.

Traduzindo isso em linguagem simples: Mega-hertz (MHz) a velocidade com que o

computador processa as informaes por segundo. Isso significa que o computador
conseguia processar 4.770.000 (quatro milhes, setecentos e setenta mil instrues
por segundo). Os computadores atuais, mais comuns, de uso pessoal conseguem
processar de 1,8 GHz a 4 GHz. Isso significa 4 mil vezes mais capacidade de
processamento que o antigo PC. Alm disso, a capacidade de memria (reter
informaes enquanto est ligado) e a capacidade de armazenar informaes em
disco tambm aumentaram em milhares de vezes. Isso tudo, permitiu desenvolver
programas cada vez mais complexos. Outro fator limitante da capacidade de
desenvolvimento de programas das primeiras dcadas, alm da capacidade fsica
dos computadores, era as linguagens de programao e tcnicas de programao
existentes.
Computadores no entendem palavras, como ns humanos. Tudo que um
computador faz reagir a sequencia de sinais eltricos que circulam atravs de seus
circuitos de uma forma previamente ordenada. O que vimos na tela do computador
so impulsos eltricos que incidem um uma matriz de cristal lquido formando cores
e imagens. a chamada linguagem de mquina ou linguagem binria. Um circuito
ligado representado pelo numero 1; um circuito desligado representado pelo
nmero 0 (zero). Por mera curiosidade, vamos escrever em linguagem de mquina
os nmeros de 1 a 10:

23

Notao Decimal

Notao Binria

10

11

100

101

110

111

1000

1001

10

1010

Fonte: do autor.
Isso tudo o que o computador entende: uma sequncia de instrues formadas
pelos nmeros 1 (um) e 0 (zero). Se eu desejasse escrever a data de hoje:
04062010 (sem as barras de separao), em linguagem de mquina, ficaria dessa
forma: 1111011111101100111010. Para resolver esse problema, que surgiram as
chamadas linguagens de programao que so conjuntos de instrues escritas em
linguagem humana e que depois so convertidas por um sistema chamado
compilador que transforma as instrues escritas em linguagem binria (ou
linguagem de mquina). Quando encontramos no Windows aqueles arquivos que
terminam com a extenso *.exe, estamos diante de um programa que foi convertido
(ou compilado) para linguagem de mquina. Esquematicamente funciona assim:

Linguagem de Programao
(Antigas: Fortran; Cobol; C; Basic; Algol; Pascal)
(Atuais: Visual Basic; Visual C; C#; Delphi; Java)
Compilador
(Converte a linguagem de programao para linguagem
de mquina)
Linguagem de Mquina
(O programa compilado para cdigo Binrio)
Processador do computador
(O processador l as instrues compiladas e executa
as aes)

24

Fonte: do autor.
Alm dos computadores terem poucos recursos, as linguagens de programao, at
incios dos anos 90 eram bastante limitadas em recursos. Criar uma simples tela
para o cadastro dos dados de um cliente exigia longas horas de digitao de
instrues pelo programador. Isto tornava o trabalho de programao difcil e
demorado. As instrues eram escritas de uma forma chamada estruturada, de tal
maneira que uma vez iniciado o processo de execuo de uma rotina o programa
tinha que ir at o final daquela instruo para podermos passar para outra tarefa. Se
voc estivesse digitando, por exemplo, uma Nota Fiscal de venda e precisasse fazer
um cadastro de um cliente que estava com pressa de ser atendido, s tinha uma
alternativa (para no perder o cliente): cancelar a nota e voltar a digitar mais tarde.
O primeiro sistema operacional lanado pela Microsoft: MS DOS era um sistema
operacional de 16 bits o que no permitia ao computador executar mais que 64
kilobytes de instrues de cada vez. A revoluo da programao comeou a partir
dos anos 90 quando a Microsoft lanou o sistema operacional Windows.
Primeiramente o Windows 95, depois o Windows 98 at a verso atual do Windows
7. que junto com o Windows 95, j com telas grficas, que permitia abrir mais de
um programa de cada vez, surge a chamada Programao Orientada a Objetos. O
que isso?
Antes, nas linguagens de programao estruturadas, o programador sentava a
frente do computador e tinha que escrever todas as instrues do zero, digitando
palavra por palavra, cada instruo. Com a Programao Orientada a Objetos
POO, comeou-se a dividir o programa em pequenas partes (cdigos). Assim, o
computador s precisa executar uma pequena parte das instrues de cada vez.
Para entenderem melhor vou comparar a leitura de um pequeno trecho de um livro: imagine que voc tenha um livro de 150 pginas e voc desejasse ler somente a
pgina 50. Na antiga forma de programar (linguagem estruturada) voc teria que ler
todas as pginas desde o incio at chegar pgina 50. Na Programao Orientada
a Objetos voc s precisa consultar o ndice e ir direto pgina que deseja ler. Voc
pode pular da pgina 50 para digamos a pgina 88 sem nenhum problema. Sei que
para um entendido em programao pode parecer boba essa comparao, mais

25

uma forma bem simples de entender a diferena. Alm disso, as ferramentas de

programao evoluram facilitando a vida dos programadores que agora conseguem
desenvolver programas sofisticados e complexos que conseguem executar diversas
operaes simultaneamente.

Assim chegamos aos atuais sistemas de gesto

comercial chamados de ERP. Na verdade, um ERP um conjunto de programas,

como aqueles programas antigos que ficavam separados, e que agora podem ser
executados simultaneamente.
Segundo Netto (2010):
Para comearmos a entender o ERP, importante sabermos que ele no possui
nenhuma ligao direta com a sua sigla. Esquea a palavra planejamento, ele no
faz isso, e esquea a palavra recurso, um termo descartvel. Mas lembre-se da
parte empresarial. Ele serve para integrar todos os departamentos e funes de
uma companhia em um simples sistema de computador que pode servir a todas
necessidades particulares de cada uma das diferentes sees.
um grande desafio construir um nico programa de software que supra as
necessidades do departamento financeiro, assim como dos trabalhadores de
recursos humanos e tambm do depsito e isso que o ERP faz. Cada um
desses departamentos, tipicamente, possuem seu prprio sistema de computador,
cada um aperfeioado para cada necessidade, para a forma de trabalho de cada
departamento. O ERP combina todos eles juntos em um s programa de software
2
integrado que trabalha com um banco de dados comum. Dessa forma, os vrios
departamentos podem mais facilmente dividir informaes e se comunicar entre si.

Podemos dizer que o banco de dados o corao de um sistema ERP. Todas as

informaes que uma empresa insere e processa dentro de um programa ERP ficam
armazenadas em um ou mais banco de dados. Perini (2010 apud Laudon e Laudon,
2001, p. 258), banco de dados uma coleo de dados organizados para servir a
muitas aplicaes de forma eficiente atravs da centralizao dos dados e da
minimizao de dados redundantes. H dois conceitos importantes na definio dos
autores acima citados:
a) Centralizao dos dados;
Centralizao dos dados significa que todas aquelas informaes que a
empresa gera: informaes de vendas; compras; financeiras; de controle de
estoques; patrimoniais; contbeis; fiscais etc. estaro reunidas em um nico
lugar e de forma organizada.
2

Netto (2020. Grifo nosso).

Isso agiliza o acesso instantneo as

26

informaes de qualquer parte da empresa por um computador, pela internet,

por um Palm Top ou at mesmo pelo celular.
b) Minimizao de dados redundante.
Significa que as informaes so digitadas, ou inseridas no sistema por qualquer
outro meio (como scanners pela leitura de cdigo de barras ou coletores de
dados), uma nica vez e ficam disponveis para todos que tenham autorizao
para acess-las. Cadastro de Clientes; cadastro de Fornecedores; cadastro de
Produtos;

informaes

de

vendas;

informaes

de

compras

etc.

so

armazenadas uma nica vez e ficam disponveis para as diversas reas que
necessitarem destas informaes.
Existem no mercado, hoje, diversas tipos de bancos de dados. Um banco de
dados um programa aplicativo desenvolvido por uma empresa ou grupo de
pessoas (como o caso dos softwares livres) que permite armazenar os mais
diversos tipos de informaes: textos; imagens; sons; nmeros. Os antigos
sistemas de banco de dados eram programas simples que apenas armazenavam
(gravavam em arquivo, em um computador) as informaes. Os atuais bancos de
dados vo muito alm. Possuem recursos que permitem armazenar, processar e
recuperar as informaes armazenadas das mais diversas formas.
Ramos (2006, p. 8, 9), comenta que:

Armazenar informaes organizadas e recuper-las sem faltar pedao sempre que

necessrio. Dita assim, a misso dos bancos de dados parece simples, trivial. No
deixa de ser verdade para as tecnologias atuais, que disfaram a complexidade do
processamento e do gerenciamento de dados com interfaces grficas e
assistentes. Mas no princpio, lidar com base de dados era coisa cabeluda,
encarada por mainframes.

Battisti (2005, p. XVI) afirma que:

O uso da Tecnologia da Informao TI como suporte s atividades dirias de

empresas e indivduos uma realidade inquestionvel. Desde atividades como um
simples Cadastro de Clientes at operaes mais complexas como o controle de
atividades industriais esto sendo controladas e mesmo executadas com o suporte
de sistemas de TI cada vez mais avanados. O que mais nos impressiona, ou

27
assusta, o ritmo com que as mudanas vm acontecendo nos ltimos anos.
Talvez o que realmente nos apavora que no sabemos qual ser o ritmo das
mudanas para os prximos anos; a nica certeza que temos que o ritmo das
mudanas ser ainda maior.
Dentro deste cenrio, em que a TI desempenha um papel fundamental, que
aumenta, a cada dia, a utilizao de Sistemas Gerenciadores de Banco de Dados
Relacionais SGBDR. No existe aplicao que no dependa de dados, os quais
so armazenados e manipulados com o auxlio de um SGBDR. Ao consultar, por
exemplo, o site da Receita Federal (www.receita.fazenda.gov.br) e verificar se a
sua Restituio do Imposto de Renda est no prximo lote, o amigo leitor ir
utilizar um sistema que consulta um Banco de Dados. Ao consultar um CEP no
site dos Correios, voc tambm ir utilizar informaes armazenadas em um
Banco de Dados. Poderamos preencher pginas e pginas com exemplos de
aplicaes baseadas em bancos de dados, pelo simples motivo de que toda e
qualquer aplicao baseada em um banco de dados. O mais difcil seria
encontrar alguns exemplos de sistemas que no dependam de um Banco de
Dados.
Alm disso, os sistemas de Banco de Dados devem ser capazes de garantir a
segurana da informao, garantindo pr-requisitos bsicos de segurana, tais
como: Integridade, Confidencialidade e Disponibilidade. Afinal de contas voc quer
ter certeza de que o sistema de um site de comrcio eletrnico seguro, antes de
digitar o nmero do seu carto de crdito.

Integridade significa que as informaes que forem inseridas no banco de dados no

podem ser alteradas acidentalmente, sem explicao; sem que algum que tenha
autorizao e ou acesso as informaes as altere. Confidencialidade significa que as
informaes devem estar disponveis apenas a quem tenha acesso autorizado. O
banco de dados deve prover meios para que se criem regras que controlem a
insero, excluso e alterao das informaes no sistema somente por quem tiver
autorizao. E disponibilidade significa que as informaes devem poder ser
recuperadas, extradas do banco de dados, atravs de um sistema, de forma fcil e
rpida.
Voltando ao conceito de ERP podemos dizer que um sistema ERP formado por um
conjunto de programas (mdulos) integrados e um ou mais banco de dados que
armazenam as informaes de forma centralizada.
Para entender melhor veja a ilustrao, a seguir. Nela ns temos um esquema
simulando um sistema integrado de informaes de uma empresa. Os diversos
departamentos: contabilidade, vendas, diretoria, compras e estoques, todas

28

interligadas atravs de uma rede interna, da empresa, a um computador principal

onde fica instalado o Servidor de Bando de Dados.

Figura: 01 Fonte: do autor

Esse tipo de sistema recebe o nome de arquitetura Cliente x Servidor porque o
programa aplicativo fica separado da base de dados. Toda vez que a pessoa abre o
aplicativo em seu computador o aplicativo vai atravs da rede, seja local, ou via
internet, no caso de uma filial e se conecta com o sistema de banco de dados
trazendo as informaes solicitadas. Centenas de pessoas podem estar acessando
o Bando de Dados simultaneamente e medida que as informaes vo sendo
processadas estaro disponveis aos usurios de acordo com as regras previamente
cadastradas pelo administrador do sistema. Digamos que o funcionrio Y do
departamento de vendas enrosque no fio de tomada de seu computador e o

29

desligue. Os demais setores continuaro usando o sistema normalmente e nem

percebero o acidente ocorrido. A nica coisa, que poderia parar todo o sistema se
o Servidor de Banco de dados for desligado. Para isso importante que o local onde
o Servidor de Banco de dados esteja instalado, seja seguro e isolado e conte com
um sistema de proteo contra quedas de energias e outros possveis acidentes.
A proposta desse trabalho apresentar um estudo de caso envolvendo uma
empresa do ramo de varejo de alimentos (Supermercado) onde foi implantado um
sistema ERP. Comeando pela escolha do sistema mais adequado as condies e
necessidades da empresa, passando pelo processo de implantao e integrao
das quatro lojas, at o momento atual.
Creio que o tema contribuir para outras empresas do mesmo ramo que estejam em
faze de mudana para um sistema ERP possam tomar uma melhor deciso. A
implantao

de

um

sistema

de

ERP

demanda

investimentos,

tempo

comprometimento de todas as partes envolvidas para o sucesso do projeto. Embora

o trabalho seja desenvolvido baseando-se em um software de ERP especfico:
Sysmo S1 que foi o escolhido pela empresa estudada, existem no mercado brasileiro
dezenas de outras empresas que fornecem software ERP. Tudo vai depender de
uma srie de fatores como:

Disponibilidade de recursos da empresa;

Necessidades atuais e futuras;

Nvel atual de informatizao da empresa;

Cultura da empresa;

Regio onde a empresa est inserida;

Porm tirando essas variveis particulares que mudam de empresa para empresa,
h um conjunto de critrio que podem e devem ser adotados por todos no processo
de escolha do software ERP. Isso ser apresentado no trabalho final do TCC.
Tambm sero apresentados todos os recursos que o software ERP Sysmo
apresenta, relacionando e exemplificando com os temas estudados dentro do curso
de administrao. Temas como:

30

Gesto de Estoques;

Gesto de Compras;

Clculos e previses de demandas de produtos;

Fluxo de caixa;

Demonstrativos de Resultados;

Elaborao de Plano de Contas.

Para termos uma noo da importncia do setor supermercadista na economia

brasileira, sero apresentados a seguir alguns dados divulgados pela Associao
Brasileira de Supermercados ABRAS referente ao ano de 20063:
Os nmeros do autosservio brasileiro
Vendas estveis em 2006:

Faturamento do setor em 2006: R$ 124,1 bilhes.

Este valor representou, sobre o valor de faturamento de 2005, R$ 118,5

bilhes, crescimento nominal de 4,8% e crescimento real de 0,6%.

Participao do setor no PIB foi de 5,3%. O Produto Interno Bruto do Pas, em

2006, totalizou R$ 2,322 trilhes segundo IBGE.

Empregos gerados:

Nmero total de funcionrios no autosservio em 2006, chegou a 838.047.

O crescimento do nmeros de empregos gerados foi de 4,6%. Em 2005, o

total de postos de trabalho foi de 800.922.

Setor remodela lojas e mostra expanso de rea de vendas:

Nmero de lojas em 2006: 73.695 unidades.

Aumento de 1,1% em relao a 2005, quando o setor somava 72.884

estabelecimentos.

Nmero de check-outs ao final de 2006: 175.621. Crescimento de 3,6% em

relao a 2005, quando havia 169.583 check-outs no setor.

REVISTA SuperHiper. Ranking Abras 2007. O tamanho do autosservio brasileiro. So Paulo:

ABRAS, 2007. Ano 33, n. 375, Maio 2007. p.35.

31

3. Captulo III (A Gesto de Supermercados com ERP)

3.1 Gesto de Estoques

Dentre as diversas atividades desenvolvidas diariamente em um supermercado a

administrao dos Estoques uma das mais importantes para o sucesso do
resultado final do exerccio. A falta ou excesso de produtos estocados tem impacto
direto no desempenho do mesmo. Segundo Dias (2004, p. 19):

A funo da administrao de estoques maximizar o efeito lubrificante no

feedback de vendas e o ajuste do planejamento da produo. Simultneamente,
deve minimizar o capital investido em estoques, pois ele caro e aumenta
continuamente, uma vez que o custo financeiro aumenta. (...). Para a gerncia
financeira, a minimizao dos estoques uma das metas prioritrias.
O objetivo, portanto, otimizar o investimento, aumentando o uso eficiente dos
meios financeiros, minimizando as necessidades de capital investido em
estoques.

Haver sempre um conflito de interesse entre os departamentos financeiros, de

vendas e de compras conforme podemos visualizar no quadro abaixo:
Quadro 3.1.xx Conflitos interdepartamentais, quanto a estoques.
Depto. de Compras

Depto. Financeiro

Matria-prima

Desconto sobre as quantidades a

Capital investido

(Alto Estoque)

serem compradas

Juros perdidos

Depto. de Produo

Depto. Financeiro

Matria-prima

Nenhum risco de falta de material.

Maior risco de perdas e obsolescncia

(Alto Estoque)

Grandes lotes de fabricao

Aumento do custo de armazenagem

Depto. de Vendas

Depto. Financeiro

Produto acabado

Entregas rpidas

Capital investido

(Alto Estoque)

Boa imagem, melhores vendas

Maior custo de armazenagem

Fonte: Dias (2004, p. 19)

O XYZ Supermercado movimenta mensalmente uma mdia de 6 mil a 7 mil itens por
loja. A loja de Salem e a loja matriz em Vitria possuem depsitos que permitem

32

manter um estoque extra alm dos produtos expostos normalmente na rea de

venda (gndolas). A loja de Vitorino e a loja da rua Maio (Vitria) so reabastecidas
diariamente pelos depsitos da loja matriz e de Salem pois possuem espao limitado
de estocagem para apenas dois ou trs dias no mximo de vendas.
Um dos problemas encontrado para um eficiente controle de estoques em
supermercado a grande quantidade de itens de diversos tamanhos e embalagens
que entram diariamente nas lojas. Alm disso a indstria de alimentos costuma
lanar quase que mensalmente novos itens e linhas de produtos como forma de
atrair consumidores em um mercado de consumo altamente disputado.
At a poca da implantao do software ERP Sysmo o XYZ Supermercados tinha
dificuldade de controlar a entrada de mercadorias em suas loja. Havia um problema
constante de produtos no cadastrados o que causa transtornos aos clientes quando
passavam nos PDVs. Para contornar o problema costumava-se passar o item no
cadastrado no sistema, como produto troco4. A falha no cadastramento de
mercadorias devia-se ao fato de que a empresa no tinha nenhum sistema
padronizado de compras e cadastramento de produtos. As compras eram feitas
verbalmente pelo comprador da loja quando da visita do vendedor.

Quando a

mercadoria chegava ao depsito alguns dias depois, o pessoal responsvel pelo

recebimento fazia a conferencia visual das mesmas e confrontava a quantidade
fsica com a quantidade informada no corpo da nota fiscal e pronto. Como o sistema
antigo no facilitava o registro de entrada das notas fiscais no era efetuado o
lanamento das compras para controle de estoque. Assim os produtos acabavam
indo para as gndolas sem terem sido previamente cadastrados. Alm disso para
cadastrar produtos costumava-se separar um item de cada caixa recebida para que
uma pessoa posteriormente providenciasse o cadastro. Isso gerava erros e
morosidade no processo de cadastramento de mercadorias.
Com a adoo do ERP Sysmo foi adotado uma nova metodologia para realizao
4

Nota autor: produto troco foi a forma encontrada pelo supermercado para contornar a falha de
produtos no cadastrados no sistema. Para isso cadastra-se um item genrico denominado produto
troco no cadastro de produtos e quando um cliente apresenta um produto no cadastrado ao passar
no PDV a operadora de Caixa registra o item como produto troco. Embora incorreto e at ilegal do
ponto de vista Fiscal era a forma encontrada pela empresa para contornar a falha.

33

dos pedidos de compra e cadastramento de produtos. O ERP Sysmo dentro do

mdulo de Gesto de Estoques possui todo um controle de compras que permite ao
comprador realizar o registro das compras no momento em que negocia com o
fornecedor e dessa forma possibilita verificar se o produto novo que est sendo
comprado j est ou no cadastrado no sistema. Alm disso, o sistema permite criar
uma relao entre o produto e os fornecedores para que ao ser efetuado a entrada
da nota fiscal de compra a pessoa responsvel pela digitao dos dados da NF
consiga lanar o item correto apenas informando o cdigo do fornecedor constante
na NF. Isso evita erro de trocar um produto por outro na digitao, fato comum de
acontecer quando se possu um cadastro muito grande de itens com nomes
semelhantes como podemos observar pela imagem abaixo de uma tela de consulta
do programa:
Figura 01

Fonte: ERP Sysmo vs. 2.16.14.6

Todo o processo de controle de estoques comea por um eficiente e bem elaborado

sistema de cadastramento e classificao dos itens, controle e conferncia no
recebimento, organizao no depsito e registro correto na sada nos PDVs. Para
entendermos a importncia de todo esse processo comearemos por analisar o
cadastro e classificao dos produtos.

Como implantar uma metodologia de

cadastramento, a classificao dos produtos no sistema, o que so produtos

similares e associados, definio dos nveis adequados de estoque (estoque mnimo
e mximo) e a classificao ABC dos produtos.
3.1.1 Cadastro

34

3.1.1.1 Cadastro e Classificao dos Produtos

Com tantos produtos para controlar e a imensidade de produtos similares (com as
mesmas caractersticas de rtulo, embalagem) somente um bem elaborado cadastro
permitir o registro e controle correto dos itens comprados e vendidos dentro de
cada loja. O ERP Sysmo apresenta uma srie de opes de registro de informaes
na tela de cadastro de produtos que permitem ao supermercadista fazer o
acompanhamento dos diversos produtos vendidos durante todo o seu ciclo, desde a
compra at a venda ao consumidor final. Comeamos pelo cadastro de produtos.
Figura 02

Fonte: ERP Sysmo vs. 2.16.14.6

Observando a tela de Cadastro de Produtos encontramos diversas informaes:

Cdigo: pode ser criado automaticamente pelo sistema ou manualmente pelo
usurio e serve para identificar o produto no cadastro interno da empresa. Cada
produto s pode ter um cdigo e o sistema no aceita dois cdigos iguais.
Cdigo de barra: o cdigo de barra um sistema de numerao padronizado e

35

adotado mundialmente. Cada cdigo de barra nico no existindo dois cdigos

iguais.

No Brasil a entidade responsvel pelo controle e credenciamento das

empresas que necessitam codificar seus produtos com cdigos de barra a GS1
Brasil.5
Descrio: campo destinado a descrio detalhada do produto. Segundo a ECR
Brasil6 para possibilitar a anlise de desempenho de categorias, subcategorias,
marcas, etc., preciso que o Cadastro de Cada Produto contenha sua
classificao completa, como no exemplo abaixo:
Cadastro Completo do Produto
Amaciante de Roupas Comfort Natural 500 ml
Departamento: No Alimentar
Setor: Limpeza
Categoria: Lavagem de Roupas
Subcategoria: Ps-lavagem de Roupas
Grupo: Amaciantes
Subgrupo: Amaciantes 500 ml
Descrio do Produto: Amaciante de Roupas Comfort Natural 500 ml
A padronizao da nomenclatura dos produtos evita problemas na hora de realizar
uma consulta pelo nome do produto no sistema. Isso porque os sistemas de consulta
dos bancos de dados utiliza o recurso de busca em ordem alfabtica e numrica
crescente ou decrescente. Imagine dois refrigerantes cadastrados cada um da
seguinte forma:
Refrg Pepsi Cola Lata 350 ml
Refrigerante Pepsi Cola Light Lata 350 ml
Quando for digitar no sistema de busca a palavra Refrig*** ou Refri*** ou ainda
5

Para entender como funciona o sistema de codificao com cdigo de barras visite o site :

http://www.gs1brasil.org.br
6

ECR BRASIL. Campanha para Reduzir Rupturas em R$ 1 Bilho. Como identificar e cadastrar
produtos em sua empresa. 2008. n. 2. Disponvel em: http://www.ecrbrasil.com.br Acessado em
05/11/2008.

36

Refriger, nos trs casos o sistema listar somente os produtos que iniciam com a
palavra informada, porm o produto Refrg Pepsi Cola Lata 350 ml ficar de fora da
lista. Esses falta de padronizao lgica no cadastramento da descrio dos
produtos gera confuso principalmente nos PDVs quando a operadora necessita
procurar um produto pelo nome devido a falha na leitura do cdigo de barra do
produto.
Descrio reduzida: campo destinado a cadastrar um nome reduzido para o produto.
O nome informado nesse campo o que ser impresso no Cupom Fiscal de venda
pela ECF no PDV7
Descrio Promocional: server para utilizar um nome diferenciado, se desejar, para
destacar o produto em promoo do produto com preo normal.
A seguir temos os campos: Departamento, Categoria, Subcategoria, Segmento e
Subsegmento que permitem criar uma classificao estruturada dos produtos
disponveis no estoque.

Alm de problemas de nomenclatura inadequado no

cadastro de produtos, tambm foi constatado uma falta de critrio de classificao

das mercadorias no antigo cadastro que existia anteriormente no Regional
Supermercados. O sistema antigo era descentralizado, e cada loja possua uma
base de dados diferente e o cadastramentos dos itens era feito na prpria loja pelos
funcionrios. Quando da integrao do sistema muitos produtos no puderam ser
importados para a nova base de dados obrigando o recadastramento manual. Alm
disso houve, no incio do processo, uma resistncia principalmente do pessoal de
atendimento dos setores (departamentos) de Padaria, Aougue e Hortifrtis. O que
acontecia era que cada loja tinha seus cdigos de produtos e o mesmo po,
vendido, por exemplo, na loja A tinha um cdigo e, na loja B outro cdigo. Na
integrao das lojas e centralizao das informaes em um nico banco de dados
passou-se a adotar um nico Cadastro de Produtos para todas as lojas. Isso
tambm acontecia com o Cadastro de Clientes. Mas com o tempo as pessoas
perceberam o benefcio de um cadastro centralizado. Embora at o momento, 5
7

Devido a limitao de espao das bobinas de papel utilizadas nos Equipamentos Emissor de Cupom
Fiscal (ECF) o nmero mximo de caracteres permitidos para descrio do produto fica limitado a 20
caracteres. Nota Autor.

37

anos aps a implantao do sistema ERP ainda existam problemas de produtos mal
cadastrados ou classificados em Departamentos ou Categorias incorretas.
A ECR Brasil tem desenvolvido um trabalho de conscientizao do setor
supermercadista sobre a importncia da padronizao dos Cadastros de Produtos e
o Gerenciamento por Categoria como forma de aumentar a eficincia da gesto de
estoques e a reduo do nmero de rupturas8. Abaixo uma lista publicada pela ECR
Brasil com a sugesto de 18 itens (alm de 6 opcionais) que devem compor o
cadastro de produtos e que til para a indstria e o varejo.
Figura xxx

Fonte: Revista Supermercado Moderno, Ano 39. N 1, p. 36. Janeiro de 2008.

Definir a estrutura do Cadastro de Produtos fator essencial para definir

8

Quando o cliente procura uma mercadoria na prateleira do supermercado e no a encontra, diz-se

que ocorreu uma ruptura. A ruptura pode ocorrer por diversos fatores: a) a mercadoria existe
fisicamente na loja, mas no est exposta ao cliente; b) a mercadoria existe e est exposta porm
imprpria para o consumo pois est com prazo de validade vencido ou est danificada; c) a

38

estrategicamente o nvel de sortimento de mercadorias que se deseja adotar.

Abaixo, temos o exemplo de uma possvel classificao dos Departamentos e
Categorias. Essa classificao pode variar de empresa para empresa, tudo
dependendo da forma como se deseja gerenciar as diversas categorias de produtos.
Figura xx
Organogram a

Cadastro de Produtos

Departam entos
Aougue

Bazar

Bomboniere

Bebidas

Construo
e Reforma
Hortifruti

Laticnios

Limpeza

M ercearia

Padaria

Panificao

Pet Shop

Produtos Beleza

Produtos
Higiene Pessoal
T abacos
e Cigarros

Fonte: autor

mercadoria est em falta no estoque.

39

Figura xx
Organograma Classificao de Mercadorias
Departamento
Limpeza
Categoria
Ceras
Assoalhos

Categoria
Desinfetantes
Bambona

Categoria
Detergentes

Categoria
Esponjas

Categoria
Inseticidas

Categoria
Limpadores

Categoria
Lustradores

Categoria
Sabes

Categoria
Sacaria

Banbona

Ao

Aerosol

Fornos

Lustra Mveis

Sabes Lquido

Sacos de Algodo

Calados

Bloco Sanitrio

Antiaderentes

Eltricos

Multiuso

Polidores

Sabes em Barra

Sacos Plsticos

Mveis

Detergentes

Multiuso

Iscas

Pisos

Tapetes

Refis

Vidros

Sabes Lquidos

Sabes em P

Repelentes
Vaporizadores

Fonte: autor

3.1.1.1.1 Gerenciamento por Categoria

O Gerenciamento por Categoria um conceito defendido pelos estudiosos do
consumo no varejo e divulgado pela ECR Brasil. Segundo esse conceito:
O Gerenciamento por Categoria uma ferramenta de gesto cujos benifcios so
reconhecidos por varejista, fornecedores e consumidores em todo o mundo. Na
ltima dcada, ele foi responsvel por significativas mudanas nos ponto-devenda de lojas dos mais variados formatos.
Em essncia o GC oferece solues para as necessidades do consumidor
agrupando os produtos por afinidade de uso, ou categoria.
Por exemplo: os produtos de uso na lavanderia podem ser agrupados em uma
categoria denominada cuidados com as roupas. Assim, em um mesmo espao
de venda, estaro todos os produtos para lavar (sabo em barra, sabo em p,
amaciante, baldes, escovas etc.), secar (varais, pregadores etc.), passar (tbuas
de passar, ferro eltrico) e guardar roupas (cabides, protetores plsticos, sachs
perfumados, anti-mofo, antitraas etc.).
evidente que a definio da categoria, ou seja, a definio de um grupo de
produtos que os consumidores percebem com inter-relacionados e/ou substituveis

40
entre si na satisfao de suas necessidades, resulta no grupo de produtos que
devero compor esse espao de venda. importante salientar que essa definio
baseia-se no gosto e na necessidade do cliente (shopper).
O sortimento da loja, portanto, depende de seu tamanho e formato, das solues
(categorias) que pretende oferecer e do papel da categoria na loja. (ECR Brasil,
2007).

O Gerenciamento por Categoria trabalha com o conceito de funcionalidade dos

produtos. A ideia disponibilizar para o cliente em um nico espao todos os
produtos relacionados a uma determinada necessidade. Por exemplo: cuidados com
o beb; desjejum matinal. Cada loja, dentro de sua realidade (espao fsico
disponvel, layout da loja, mix de produtos que deseja ofertar) e tambm em funo
do perfil sociodemogrfico e estilo de vida de seus clientes procurar adequar as
suas estratgias de sortimento das categorias de forma a atender a clientela.
Assim, segundo a ECR Brasil, as categorias podem desempenhar quatro papis:
Quadro xxx: papis de categorias
Categoria
Destino

Rotina

Ocasional/Sazonal

Convenincia

Papel da Categoria
Categoria pela qual a loja lembrada como o melhor local
para adquiri-la. Isto no significa necessariamente ofereclo pelo menor preo, mas ter o melhor valor percebido,
composto pelo sortimento, preo, ambientao e servio.
Categorias que determinam o varejista como a loja preferida
pelo fornecimento de valor consistente e competitivo no
atendimento das necessidades de rotina/estocagem do
consumidor.
Categorias que reforam a imagem do varejista como loja
completa pelo fornecimento do valor adequado ao
consumidor-alvo no atendimento de suas necessidades para
compras sazonais (Pscoa, Natal, vero, etc.).
Categorias que reforam a imagem do varejista como loja
completa pelo fornecimento do valor adequado ao
consumidor-alvo no atendimento de suas necessidades de
reposio planejadas ou no-planejadas.

Fonte: adaptado do Manual de Gerenciamento por Categoria. ECR Brasil. 2007. p. 11 e 12.

Fazer um adequado planejamento do layout da loja de forma a facilitar a circulao

do cliente e a melhor exposio das mercadorias um fator importante dentro do
conceito de Gerenciamento por Categorias. Para que esse planejamento da
exposio dos produtos seja feita de forma ideal necessrio conhecer a forma

41

como o cliente decide a sua escolha na hora da compra. O processo como o cliente
decide entre o produto A ou B chamada de rvore de deciso. Vejamos uma
sequncia de possveis escolhas (decises) que um cliente toma ao escolher um
desodorante na gndola da loja. Observe a figura abaixo.
Figura xxx

Fonte: Manual de Gerenciamento por Categoria. ECR Brasil. 2007. p. 30.

Baseados nos conceitos de Gerenciamento por Categoria e buscando conhecer os

hbitos de consumo do cliente e o processo de deciso do shopper na hora da
compra possvel montar a estrutura do Cadastro de Produtos e o sortimento de
cada Categoria. atravs do desempenho dos produtos dentro das diversas
categorias, subcategorias, segmentos e marcas que poder ser tomadas as
decises de gerenciamento dos nveis de estoques, de manter ou excluir, comprar
mais ou menos de determinado produto.
Segundo a ECR Brasil (2007), a estrutura de mercadorias:

a ferramenta do varejo que define estratgicamente o sortimento de cada

categoria. A estrutura do mercado, assim como o gerenciamento por categorias,
evolutiva, no-esttica, ou seja, pode mudar a cada reviso de acordo com as
movimentaes de mercado. Por exemplo: observa-se que a subcategoria

42
aerosol est evoluindo mais do que spray. Dessa maneira, na prxima reviso,
pode-se diminuir o sortimento de spray e aumentar o de aerosol.

3.1.1.2 Produtos Similares e Associados

3.1.1.2.1 Similares
Produtos similares so aqueles produtos que varia apenas alguma caracterstica
fsicas tais como: sabor; fragrncia, etc. Exemplo de produtos que possuem
similares: sabonetes, desodorantes, sabes em p, detergentes, xampus, creme
dental, sucos prontos, iogurtes, entre outros. Abaixo uma foto de uma gndola onde
podemos ver vrias opes do mesmo sabo em p.

Figura xx. Fonte: Revista Supermercado Moderno. Agosto, 2006. p. 24.

Observando a foto, percebemos que o sabo em p Omo possui 4 embalagens com

cores diferentes, embora a quantidade de produto em cada embalagem seja a
mesma. Cada embalagem possui o seu cdigo de barra e registro separado no
Cadastro de Produto do sistema, porm na hora da compra o custo o mesmo.
Normalmente o preo de venda tambm ser o mesmo para as 4 tipos de

43

embalagem. uma estratgia de marketing para conquistar o cliente. O problema

para o supermercado est na hora de alterar o preo dos produtos no sistema. Ficar
alterando item a item rouba tempo e atrasa o servio dos repositores e remarcadores
de preos. Para facilitar esse trabalho o sistema ERP oferece a opo de associao
de um produto com outro de tal forma que ao alterar o preo ou custo de um o
sistema altere automaticamente toda a linha de produtos similares.
Na tela a seguir podemos ver um exemplo do produto SABONETE ALBANY SUAVE
BAMBU 90G e seus similares associados no sistema:

Figura xx. Cadastro Produtos. Fonte: Sysmo.

Na primeira figura acima temos a tela de Cadastro de Produtos onde podemos ver o
cadastro do item SABONETE ALBANY SUAVE BAMBU 90G. Logo abaixo podemos
ver vrias outras opes:
- Cd. Barras
- Cd. Referncia
- Similares
- Associados

44

- Fornecedores
- Informaes nutricionais
- Simular preo
- Tipos de Suprimentos
Ao se clicar na opo Similares aparece a seguinte tela:

Figura xx. Cadastro Produtos Similares. Fonte: Sysmo.

Nessa tela pode ver o primeiro produto SABONETE ALBANY SUAVE BAMBU 90G e
logo abaixo o segundo produto: 2 Similar: SABONETE ALBANY SUAVE
HAMAMELIS 90 G. O sistema oferece as seguintes opes de atualizao:
a) Atualizar custo e preo do item 1 e atualizar o custo e preo do item 2;
b) Atualizar Custo, mas no atualizar preo do item 1 e atualizar custo e preo
do item 2;
c) No atualizar custo e preo do item 1 mas atualizar custo e preo do item 2;
d) Atualizar custo do item 1 e atualizar custo do item 2 mas no atualizar os
preos dos dois itens;
E assim sucessivamente. No caso dos custos, o sistema atualizar cada vez que
houver uma alterao dos custos informados pelo setor /departamento de Compras
atravs da efetivao de um Pedido de Compra ou lanamento de uma Nota Fiscal
de Compra. O preo ser alterado toda vez que houver a alterao no preo de

45

venda de um dos itens. Esse recurso alm de agilizar a precificao de dezenas de

produtos similares com apenas um clique de boto, garantir uma maior
consistncia de preos entre os produtos similares evitando que um mesmo produto
que varie apenas a fragrncia, como o caso do sabonete usado como exemplo,
venha a ter diferentes preos na hora de vender. Coisa muito comum de acontecer
quando se utiliza o sistema de precificao manual. Utilizar dois preos para um
mesmo item, no apenas causa uma impresso desfavorvel, da loja, perante o
cliente como pode acarretar prejuzo caso um dos itens tiver com preo abaixo das
margens almejadas pela empresa. Mais a frente falaremos de como o sistema
permite controlar para que no ocorra de se precificar um produto abaixo ou acima
de uma determinada margem de lucro estipulada.
Na tela seguinte podemos ver a relao de todos os produtos similares associados
ao produto SABONETE ALBANY SUAVE BAMBU 90G:

Figura xx. Consulta Produtos Similares. Fonte: Sysmo.

Esse era um dos problemas enfrentados pelo Regional Supermercados antes da

implantao do sistema ERP. Um servio que gastava um dia inteiro, atualmente
feito em menos de uma hora.

46

3.1.1.2.2 Associados
Outro problema comum no controle de estoques em supermercados refere-se
aqueles produtos que podem ser vendidos em caixa ou em unidade. o caso das
cervejas e refrigerantes em lata.
Pegamos o exemplo da cerveja em lata: CERVEJA BRAHMA EXTRA LATA 350 ML.
Esse produto vem em fardos de 12 unidades (latas) de 350 ml com um cdigo de
barra no fardo e tambm pode ser vendida por unidade. A lata de 350 ml possui um
cdigo de barra diferente do cdigo de barra do fardo. Observe na tabela abaixo:
Produto

Cdigo Barra

Tipo

Quantidade

Cerveja Brahma Extra lata 350 ml

7891149030507

Lata

1 unidade

Cerveja Brahma Extra cx.12 350 ml

7891149102068

Fardo

12 unidades

Tabela xx. Fonte: autor.

Esquema de Compra, Venda e Controle de Estoque (Produto Associado):

Setor
Compras

Estoque
Cadastro Produtos

NF Fornecedor
50 Fardos
Cerveja Brahma Extra cx 12 350 ml

Fardo
12 UN

Controle
Estoque

Lata
1 UN

Setor
Vendas
Entrada
NF Compra
Fonte: autor

Normalmente o produto comprado em fardos de 12 unidades. E pode ser vendido

47

tanto em fardo de 12 como em latinha (unidade). Quando dada entrada da nota

fiscal de compra o sistema converte os fardos em unidades. Quando passado um
fardo no caixa, o sistema identifica que o fardo um produto associado e converte
para unidades, baixando as unidades do controle de estoque. O controle de entrada
e sada ser sempre feito em unidades.
Abaixo podemos ver a tela de Cadastro de Produtos Associados:

Figura XX Fonte: Sysmo

Principal
Quando adquirido novo estoque, na digitao da Nota Fiscal de Entrada a
quantidade ser adicionada ao produto principal, o custo unitrio ser gravado no
produto principal e no produto associado ser utilizado o custo unitrio multiplicado
pela quantidade do associado.
Todas as alteraes referentes a estoque e custos sero controladas pelo produto
principal
Associado
As vendas do produto associado sero adicionadas as suas estatsticas e as
estatsticas do produto principal.
A entrada em estoque somente poder ser informada pelo produto principal.
Esse sistema facilita o controle de entrada e sada de produtos que so comprados

48

em caixa e podem ser vendidos tanto em caixa como em unidades.

3.1.2 Movimentao Diria
Manter um controle eficiente das entradas e sadas de mercadorias (Movimentao
Diria) crucial para uma boa gesto dos estoques. Erros de registro na entrada ou
sada de mercadorias dificultam e induzem a erros tanto na hora de fazer a
reposio (compra) como na hora de avaliar o desempenho (giro, margem de lucro,
rentabilidade) dos produtos vendidos.
Antes da adoo do sistema ERP as lojas do XYZ Supermercados no davam
entrada nas Notas Fiscais. Isso no havia controle estatstico das entradas de
produtos. Apenas cadastrava-se o produto para poder registrar as vendas nos PDVs.
Alm disso havia o problema de produtos no cadastrados. Isso porque o sistema de
compras era feito verbalmente entre o comprador da loja e o vendedor. As indstria
de alimentos lanam novos produtos mensalmente. Muitas vezes o mesmo
produto apenas com alguma variao na embalagem, quantidade, sabor, aroma, etc.
S que com isso o cdigo de barra do produto tambm muda. Como o pedido era
feito verbalmente, o supermercado s percebia que o produto no estava cadastrado
no sistema depois que o mesmo j tinha entrada na loja. Frequentemente, por falta
de espao nos depsitos ou porque esta faltando produto na prateleira, as caixas de
produtos recebidos so imediatamente abertos e expostos para venda. No dava
tempo, e nem tem como devido ao grande volume de produtos que recebido
diariamente, de se conferir cada produto recebido para ver se estava cadastrado ou
no. Essa falha s era detectada na hora de etiquetar o produto com o preo ou
quando o cliente passava com ele no caixa e o sistema acusava produto no
encontrado. O motivo de no darem entrada em estoque das mercadorias era
porque no sistema antigo, para lanar os itens da Nota Fiscal tinha que procurar o
item pelo nome ou saber de memria o cdigo interno do produto. Procurar um
produto pelo nome no dava certo devido ao fato que o nome que vem na Nota
Fiscal do fornecedor nem sempre igual ou confere com a descrio utilizada pelo
supermercado em seu Cadastro de Produtos interno. Isso provoca erros de
lanamento.
Para contornar esse problema, os atuais sistemas ERP proveem um recurso que

49

permite criar um relacionamento entre o cdigo interno, do produto, utilizado pela

empresa e o cdigo que vem na Nota Fiscal do fornecedor. o que se costuma
chamar de amarrar o produto ao fornecedor. Esse procedimento deve ser feito
quando o produto for cadastrado no sistema. Para isso necessrio que o vendedor
informe todos os dados do novo produto, incluindo o seu cdigo de referncia.
Abaixo podemos ver a tela de cadastro do cdigo de referncia que nada mais
que relacionar o cdigo interno do produto ao cdigo do fornecedor para que a
pessoa que for dar entrada nas notas fiscais possa informar qual produto est dando
entrada apenas digitando o cdigo de referncia constante na Nota Fiscal de
compra. Isso agiliza o processo de lanamento de Notas Fiscais e elimina os erros
de registro de entrada dos produtos no estoque.

Figura xx Cadastro Cdigo de Referncia. Fonte: Sysmo

Na tela acima podemos ver o produto, cdigo 57054: SABAO EM P OMO

COMFORT CLASSIC 500 G, comprado do fornecedor, cdigo 113038: MENON
COMERCIO E REPRESENTAES LTDA. O cdigo de referncia 126969 o
cdigo do produto no cadastro do fornecedor. esse cdigo que vir informado na
Nota Fiscal de compra. Assim ao dar entrada da Nota Fiscal a pessoa responsvel
pela digitao ter apenas que informar o cdigo 126969 e o sistema
automaticamente trar na tela de Nota Fiscal de Entrada o produto correto. Porm
ainda existe o problema da possibilidade do produto ter entrada na loja sem estar
previamente cadastrado no sistema. Como resolver esse problema?
Para eliminar o problema da entrada na loja de produtos no cadastrado foi sugerido

50

a direo do XYZ Supermercados que passassem a adotar o procedimento de

digitao dos pedidos pelo setor de compras no momento da compra. O ERP Sysmo
possui um sistema completo de Gesto de Compras que permite ao comprador
digitar o pedido de compra no mesmo instante em que efetua a negociao com o
fornecedor. Dessa forma, ele perceber imediatamente quando um produto ofertado
pelo vendedor ainda no est cadastrado no sistema e providenciar o seu
cadastramento no ato da compra. Com isso ao chegar o produto na loja e o setor de
recebimento der entrada fsica do mesmo no estoque, ele j estar cadastrado no
sistema. Bastando apenas efetuar o registro das quantidades no sistema ERP.
Abaixo podemos ver a tela de Negociao. Atravs dela o comprador possui todas
as informaes sobre o produto que est negociando, na hora da compra, com o
fornecedor.

Figura xx Negociao. Fonte: Sysmo

3.1.2.1 Digitao e Emisso de Notas Fiscais
Agora vamos analisar o sistema de entrada de Notas Fiscais. O sistema permite
importar os pedidos de compra o que diminui o tempo de digitao dos itens da nota
fiscal. Alm de trazer informaes financeiras referentes ao Pedido de Compra tais

51

como: Formas de pagamento acordado; prazos, descontos ou acrscimos

financeiros, bonificaes, etc.

Figura XX Nota Fiscal Entrada (adicional). Fonte: Sysmo

Na primeira tela podemos ver o campo Chave da NF-e. Esse campo permite
informar o cdigo da chave de acesso da NF-e. A Nota Fiscal eletrnica a nova
sistemtica adotada pela Receita Federal e Secretarias de Fazenda dos Estados
para autorizao e emisso de Notas Fiscais pelo contribuinte. Com a adoo da
Nota Fiscal Eletrnica (NF-e) todas as Notas Fiscais emitidas pelas empresas
obrigadas a emisso de NF-e ficam registradas nos servidores da Receita Federal e
podem

ser

importadas

para

sistema

do

contribuinte

adquirente

da(s)

mercadoria(s). Ao emitir a NF-e o fornecedor deve enviar imediatamente uma cpia

do arquivo XML9 ao cliente (comprador) dos produtos. Com isso o cliente, no caso o
Supermercado poder importar e lanar a NF-e em seu sistema antes mesmo que
as mercadorias fisicamente entrem em suas lojas. Esse processo agiliza a
confrontao prvia dos dados da Nota Fiscal emitida pelo fornecedor com os dados
do Pedido de Compra. Antecipando-se assim, o setor de compras, a possveis erros,

Trataremos mais detalhadamente sobre NF-e no item 3.1.2.2 Nota Fiscal Eletrnica

52

falhas ou divergncias em relao ao Pedido de Compra. Mais a frente falar mais

detalhadamente sobre a Nota Fiscal Eletrnica (NF-e).

Figura xx DANFE (Documento Auxiliar Nota Fiscal Eletrnica). Fonte: autor

Na figura acima podemos ver um DANFE da NF-e a chave de acesso da NF-e. Ao

informar esse cdigo o sistema far a importao do arquivo XML (para isso
necessrio que o arquivo XML esteja disponvel para importao e salvo em um
diretrio previamente configurado no sistema).
Aps a importao o sistema disponibilizar a tela de Importao da NF-e onde
ser possvel fazer a conferncia e validao dos dados informados no arquivo XML
da NF-e. Se houver algum produto da NF-e que ainda no possua cadastro no
sistema ERP o mesmo informar que o produto no est cadastrado, permitindo seu
cadastramento atravs das informaes disponveis na NF-e. Alm disso, possvel
importa vrias NF-e simultaneamente. Aps a importao e validao das
informaes as NF-e podero ser salvas no sistema sem que seja dada entrada das
quantidades no Estoque ou os valores no Financeiro. Assim quando os produtos
chegarem na loja para descarga as NF-e j extaro previamente lanados no
sistema, bastando apenas confirma-las aps a entrada fsica das mercadorias no
estoque. Esse processo agiliza enormemente o processo de conferncia e digitao
das Notas Fiscais de compra para a empresa.

53

Figura xx Importao da NF-e. Fonte: Sysmo

Na tela seguinte podemos ver os dados financeiros da compra. Esses dados

importados do Pedido de Compra ou informados manualmente no momento
importao da NF-e (a NF-e no traz esses dados de forma completa sendo
necessrio informa-los manualmente) iro integrar ao Financeiro Contas a Pagar
os valores da Compra.
Essa a caracterstica marcante de um sistema ERP. A integrao das informaes
entre os diversos setores e departamentos da empresa. Dessa forma, ao lanar uma
Nota Fiscal o sistema automaticamente registrar os dados financeiros. Se for a
vista debitar a conta Caixa no sistema de Contabilidade, se for a prazo registrar no
Contas a Pagar a dbito da empresa e a crdito do Fornecedor. Ao mesmo tempo a
quantidade fsica das mercadorias ser lanada no respectivo controle de estoque
(Cardex) de cada produto, individualmente os valores e atualizar os custos. Fara o
lanamento dos registros de ICMS, PIS e

COFINS

para

os

Livros

Fiscais

atualizando as informaes referentes aos Dbitos e Crditos da empresa para com

o Fisco. O que permite um melhor planejamento da Gesto de Tributos por parte da

54

empresa.

Figura XX Nota Fiscal de Entrada (Contas a pagar). Fonte: Sysmo

Na tela seguinte temos as informaes referentes aos impostos:

Figura XX Nota Fiscal de Entrada (Clculo do imposto). Fonte: Sysmo

Nessa tela so informados os descontos, acrscimos financeiros, bonificaes, base

de clculo do ICMS, valor do ICMS, e todas as informaes financeiras que
comporo os custos dos produtos comprados.
A seguir passamos para a tela de digitao dos itens da Nota Fiscal. Esse
procedimento apenas ser necessrio se a Nota Fiscal de compra for digitada
manualmente. Caso tenha sido feito a importao prvia da NF-e bastar apenas
confirmar a efetivao da Nota Fiscal aps o recebimento fsico dos produtos.

55

Figura XX Nota Fiscal de Entrada (Itens). Fonte: Sysmo

Nessa tela podemos ver o campo Referncia comentado na pgina 54 sobre o

Cadastro do Cdigo de Referncia. Uma vez realizada a vinculao (ou amarrao
do produto x fornecedor) o sistema buscar automaticamente o produto correto
bastando para isso informar o cdigo do produto no fornecedor disponvel na Nota
Fiscal de compra. Alm disso, caso o produto j tenha sido comprado anteriormente
o sistema trar os seguintes dados informados na ltima entrada: classificao
tributria do produto (CST); cdigo fiscal da operao (CFOP); unidade de medida
utilizada na compra anterior (se foi em unidades; caixas; kg, etc) e o valor percentual
do ICMS, IPI e Substituio Tributria. Esse recurso diminui a probabilidade de erros
no lanamento das Notas Fiscais.

Figura XX Cadastro das Prestaes. Fonte: Sysmo

56

Ao finalizar a entra da Nota Fiscal, caso a compra seja a prazo o sistema abrir a
tela acima Cadastro das Prestaes onde podero ser ajustados as datas e valores
de cada parcela, individualmente caso o sistema no o tenha feito corretamente.
Isso ocorre em alguns caso quando a compra feita para pagamentos em intervalos
de dias entre o faturamento da Nota Fiscal e o pagamento de cada parcela. Tipo:
a) Prazo: Entrada + 28 e 30 dias;
b) Prazo: 3x (15, 28 e 30 dias);
c) Prazo: 4x (15, 28, 30 e 45 dias).
E assim sucessivamente. s vezes o fornecedor altera um dia a mais ou a menor no
prazo concedido para que a data de vencimento coincida com um dia da semana
vlido (excluindo sbados, domingos e feriados). Dai a necessidade de se ajustar as
datas de vencimento no sistema para que as datas informadas no Contas a Pagar
fiquem registrados corretamente.

Figura XX Faturamento de Preos. Fonte: Sysmo

Depois de finalizadas todas as operaes da Nota Fiscal de compra o sistema

permitir (caso esteja habilitado nos parmetros do sistema) o faturamento
(alterao) de preos dos produtos lanados. Agilizando a precificao dos produtos.
Esse tipo de recurso til quando a loja no dispe de uma pessoa exclusivamente

57

para o gerenciamento de preos (funo comumente conhecida como Precificador

nas lojas de maior porte). Dessa forma a mesma pessoa que faz o registro das
entradas de mercadorias no sistema poder tambm fazer as alteraes de preos.
Com isso a empresa ganha tempo e diminui custos com pessoal. Para que essa
metodologia de trabalho funcione de forma eficiente importante que se tenha
cadastro no sistema (Cadastro de Produtos) as margens de lucro e o custo
operacional que se deseja utilizar. Com essas informaes disponveis o sistema
calcular corretamente a sugesto de preo bastando apenas pessoa confirmar.

Diagrama do funcionamento e integrao do sistema de compras, faturamento,

contas a pagar, estoque e registros livros fiscal:

Setor de
Compras

Fornecedor

Livros
Fiscais

Pedidos
Compra

NF-e
Fornecedor

Controle
Estoque

Contas a
Pagar

Caixa

Entrada
NF-e

Faturamento
Preo Venda
Gesto Financeira
Fluxo de Caixa

Diagrama Fluxo informaes Sistema Movimentao Diria de Mercadorias. Fonte:

autor.

58

3.1.2.2 Nota Fiscal Eletrnica

A Nota Fiscal Eletrnica a nova sistemtica de emisso de notas fiscais que
substitui o antigo sistema de emisso de notas fiscais em formulrios de papel.
Segundo definies da Secretaria da Receita Federal do Brasil:

Nota fiscal eletrnica (NF-e) "um documento de existncia apenas digital,

emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma
operao de circulao de mercadorias ou uma prestao de servios, ocorrida
entre as partes".
um instituto oficial de fiscalizao tributria, em vigor desde o dia 15 de
setembro de 2006, e que substitui a nota fiscal impressa modelos 1 e 1A, havendo
a previso de estender a substituio a outros modelos de notas fiscais.

Ou seja: todos os registros de notas fiscais passaro a ser armazenadas em um

banco de dados em formato digital. Para isso ser necessrio que a empresa esteja
autorizada pelo fisco a emitir a NF-e e que seu software esteja homologado pela
Receita para emisso da NF-e. Abaixo, esquema de funcionamento do sistema
integrado de emisso e consulta da NF-e.

Figura XX Esquema funcionamento NF-e

59

Abaixo, o modelo de um DANF (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica). O

DANF em si, no a Nota Fiscal. apenas uma cpia do documento digital que
serve para transporte das mercadorias at o destino final. A Nota Fiscal, ou seja, o
documento legal o arquivo digital que estar armazenado nos sistemas da Receita
Federal o qual ter validade legal perante o Fisco.

Figura XX DANF. Fonte: Receita Federal

Para que fosse possvel integrar os diversos sistemas usados por cada empresa em
particular com os sistemas da Receita Federal e das Secretarias de Fazenda dos
Estados foi necessrio criar uma padronizao do arquivo digital que ser emitido.
Dessa forma evitam-se problemas de importao e exportao das informaes

60

entre os diversos sistemas particulares e o Fisco e garante-se a consistncia,

integridade das informaes. Para isso foi adotado a linguagem XML como padro
para gerao do arquivo.
A linguagem XML uma linguagem de programao desenvolvida pelas entidades
responsveis pelo gerenciamento da rede mundial de internet com a finalidade de
permitir a troca de informaes entre os diversos sistemas que operam na rede
mundial independente do programa usado. Para isso ela utiliza um sistema
padronizado de codificao das informaes que permite a qual empresa de
software adaptar seu sistema para que possa ler as informaes produzidas por um
arquivo XML.
Abaixo um pequeno trecho de um cdigo de um arquivo XML:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<!-- PL_006g versao com incluso de novos CFOP e CST do PIS/COFINS 24/06/2010-->
<!-- PL_006f versao com alterao do NCM para aceitar zeros, CST do ICMSST, vTodDed do
grupo da cana 09/05/2010 -->
<!-- PL_006f correo da definio e da lista de valores vlidos para alguns campos vide NT 2010/003 para maiores detalhes - 31/05/2010 -->
<!-- PL_006f correo do tipo bsico utilizado para os campos de quantidade, elimio
dos CFOP de transportes do TCFOP e criao de TCFOPTransp com CFOP de transportes
31/05/2010 -->
<!-- PL_006e versao com alterao do tipo dhCont para forcar a data no formato AAAA-MMDDTHH:MM:SS 15/03/2010 -->
<!-- PL_006d versao com correcao do NCM, nSerie, nCano e eliminacao do key constraint do
nfeProc 10/03/2010 -->
<!-- PL_006c versao com correcoes 30/12/2009 -->
<!-- PL_006 versao com correcoes 08/12/2009 -->
<!-- versao com alteracoes do tipo token, valida a partir de 03/11/08- PL_005b-->
<!-- versao com atualizacao na UFCons e cPais emi - 21/12/2008-->
<xs:schema xmlns:ds="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#"
xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns="http://www.portalfiscal.inf.br/nfe"
targetNamespace="http://www.portalfiscal.inf.br/nfe" elementFormDefault="qualified"
attributeFormDefault="unqualified">
<xs:import namespace="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#"
schemaLocation="xmldsig-core-schema_v1.01.xsd"/>
<xs:include schemaLocation="tiposBasico_v1.03.xsd"/>
<xs:complexType name="TNFe">
<xs:annotation>
<xs:documentation>Tipo Nota Fiscal Eletrnica //
v2.0</xs:documentation>
</xs:annotation>
<xs:sequence>
<xs:element name="infNFe">

Esse um pequeno trecho das instrues do arquivo XML que so geradas pelo

61

sistema toda fez que for emitida uma NF-e. Essas informaes so repassadas para
o sistema da Receita Federal que far a validao das informaes e emitir a
autenticao e gerao de uma chave (cdigo numrico) nico que ficar registrado
em seu sistema. Esse registro que ser a NF-e.
Os benefcios da NF-e:

Figura xx Benefcios da Nota Fiscal Eletrnica. Fonte: Portal Nota Fiscal Eletrnica

Informaes detalhadas sobre o projeto da Nota Fiscal Eletrnica (NF-e) esto

disponveis no site: http://www.nfe.fazenda.gov.br
Um detalhe importante a ser observado em relao Nota Fiscal Eletrnica a
necessidade das empresas comearem a dar uma ateno maior a gesto e
controle de estoques uma vez que a partir da NF-e todas as informaes sobre
entradas e sadas de mercadorias estaro disponveis ao Fisco, produto a produto e
de forma detalhada. Dessa forma as informaes prestadas referentes aos crditos
e dbitos Fiscais, estoque final de mercadorias no fechamento do perodo fiscal
dever bater com as informaes de compras e vendas informadas anteriormente a
Receita.

62

1 CONCLUSO
Os sistemas ERPs proporcionam a integrao dos diversos setores
da empresa reduzindo o nmero de processos envolvidos no registro das diversas
informaes geradas pelas atividades no dia a dia da empresa. Alm disso com a
consolidao das informaes proporcionam uma quantidade maior de informaes
ao gestores do negcio que passam a tomar suas decises baseados em
julgamentos apoiados em critrios racionais e reais.
A implantao inicial de um sistema ERP demanda tempo e custos e
deve ser feito de forma planejada para que no comprometa o andamento das
atividades da empresa. Alm disso, necessrio o comprometimento e empenho da
alta direo para que o projeto tenha sucesso. Resistncia tendem a surgir nos
diversos setores da empresa e muitas pessoas com medo de perderem status ou
poder tendero consciente ou inconscientemente a boicotar o sucesso da sua
implantao.

63

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