Ao de la Inversin para el Desarrollo Rural y

la Seguridad Alimentaria

CLASIFICANDO, ORDENANDO Y ARCHIVANDO LOS DOCUMENTOS

DEL REA DE SECRETARA DE LA MUNICIPALIDAD DEL CENTRO
POBLADO CIUDAD SATLITE DESDE EL AO 2000 HASTA EL 2012
PARA UNA ATENCIN DE CALIDAD

PRESENTADO POR:
CAJAMALQUI HUANQUI, Diana Vanessa
PARIONA QUISPE, Magdalena
YANQUI HUAMAN, Yessica Otilia
PARA OPTAR EL TTULO A NOMBRE DE LA NACIN COMO
PROFESIONAL TCNICO EN SECRETARIADO EJECUTIVO

PICHANAQUI

2013

ASESORA
Tc. ROSAS NUEZ, Sabrina Linsey

DEDICATORIA
A

nuestros

haber
nosotras

padres,

depositado
su

por
en

esperanza,

hasta vernos profesionales.

AGRADECIMIENTO
A nuestros padres, a los grandes maestros y a todas las personas que
nos permitieron la elaboracin del presente Informe terico prctico, que
es un requisito impensable para optar el ttulo profesional a Nombre de la
Nacin.
Al seor Walter Ugalde Solrzano alcalde de la Municipalidad del
Centro Poblado Ciudad Satlite por darnos la oportunidad de realizar la
nuestro informe terico-prctico.
Asimismo, en forma especial, a nuestra asesora por corregirnos y
guiarnos en la elaboracin del informe hasta lograr concluirlo.

NDICE

INTRODUCCIN
En el presente informe terico prctico, que se realiz en la
Municipalidad del Centro Poblado Ciudad Satlite, se analiza la
importancia del ordenamiento, clasificacin y conservacin de los
documentos que se encuentran en el rea de archivo.
Por lo general, los archivos nos dan la impresin de ser una
acumulacin de documentos desorganizados, los cuales se van juntando
sin ningn criterio y donde cada quien conserva o elimina lo que le parece
conveniente. El reto es entonces, transformar esa imagen en un conjunto
de documentos debidamente organizados y clasificados para ser
conservados, con la finalidad de que los mismos sean encontrados con
gran facilidad.
Para el efecto, se han tenido que aplicar tcnicas y criterios
cientficos, con la finalidad de dejar un precedente para los futuros
profesionales en la carrera de Secretariado Ejecutivo.
En tal sentido, en el captulo I, damos a conocer la ubicacin
geogrfica lmites, nivel socioeconmico, y segn la resea histrica del
distrito de Perene. Aqu se encuentra la municipalidad del centro poblado
Ciudad Satlite, lugar llevamos a cabo nuestro proyecto.
En el captulo II, damos a conocer la organizacin del centro de
prctica. Aqu detallamos los lineamientos de trabajo, organizacin y
estructura de la municipalidad del Centro Poblado Ciudad Satlite. Es
importante este captulo, por lo mismo que debemos saber qu funciones
cumple cada rea dividida orgnicamente dentro de la institucin.
En el captulo III, damos a conocer los conceptos y significados de
los materiales de trabajo y las tcnicas que usamos para desarrollar

nuestro proyecto, por lo mismo que es importante saber qu es lo que

usamos y cul es su significado o concepto de los materiales de trabajo y
las tcnicas que desarrollamos.
Tambin damos a conocer paso a paso, los procesos
desarrollados en nuestra investigacin.
Y en el captulo IV, damos por finalizar el proyecto sealamos los
logros obtenidos, si el cumplimiento de nuestros objetivos y las
dificultades que tuvimos durante el desarrollo de nuestro proyecto; as
llegamos a una conclusin dando las recomendaciones de acuerdo a las
experiencias adquiridas.

CAPTULO I
UBICACIN

GEOGRFICA

DEL

CENTRO

POBLADO

CIUDAD

SATLITE.

1.1.

UBICACIN GEOGRFICA GENERAL

-

1.2.

Regin
Provincia
Distrito
Altitud
Superficie
Habitantes
Idioma

:
:
:
:
:
:
:

Junn
Chanchamayo
Peren
505 m.s.n.m
178.30 km2
18,342
Espaol, quechua, ashninca.

UBICACIN DESCRIPTIVA
El Centro Poblado Ciudad Satlite, se encuentra ubicado en la
margen derecha del ro Peren, provincia de Chanchamayo,
departamento de Junn. El rea que comprende el territorio, se
ubica hacia el extremo Sur Este del distrito de Peren y colinda con
el distrito de Pichanaki en sus lados Sur y Este.
La capital del Centro Poblado, se ubica en el km 74 de la carretera
marginal La Merced Satipo, geopolticamente, pertenece al
distrito de Peren y se halla a 45 km de su capital distrital (Villa
Peren) y a 10 km del distrito de Pichanaki, y la provincia de
Chanchamayo.

1.3.

LMITES
-

Por el Norte
siguiendo

: Desde la desembocadura del ro Zutsiki,

aguas

arriba

en

rumbo

Norte

hasta

la

desembocadura del riachuelo ubicado a 3,00 km del anexo

-

Camonashari, colinda con el distrito de Pichanaki.

Por el Sur
: Desde la confluencia del ro Pichanaki y
Peren en rumbo Sur Oeste, aguas arriba del primero, hasta
la prolongacin de la bifurcacin de la carretera Alto PichanakiPalma Pampa y Miricharo colinda con los anexos de Miricharo

y Pampa Pampa.
Por el Este
: Desde la confluencia de los ros Pichanaki y
Peren, siguiendo aguas arriba por este ltimo, hasta la
confluencia del ro zutsiki, que lo separa del distrito de

Pichanaki.
Por el Oeste

:Desde la bifurcacin de la carretera hacia Alto

Pichanaki- Palma Pampa, hasta

el ro que baja de Palma

Pampa hasta intersectar la carretera del anexo 6 de Agosto y el

riachuelo que baja de la parte alta, continuando por la carretera
hasta la marginal La Merced- Satipo, prolongndose hasta
atravesar el ro Peren rumbo Nor Este, en lnea, recta hasta la
cumbre carretera nueva Villa Sol,

siguiendo hasta la

interseccin con la carretera que baja a Guacamayo. De dicho

punto, en lnea sinuosa, hasta la naciente del riachuelo que
baja a 3,00 km del anexo Camonashari y desemboca al ro
Zutziki, colinda con los anexos: Ro Amarillo, Bajo Picaflor, San
Jos de Kivinaki,
-

6 de Agosto, Santa Rosa de Ubiriki,

Shatingari, Villa Sol y Camonashari.

Extensin
: 178,300 km2

1.4.

NIVEL SOCIOECONMICO
La actividad econmica principal lo constituye la agricultura,
disponiendo sus habitantes de pequeas parcelas en las reas
rurales, algunos como propietarios y otros como obrero agrcolas.

1.5.

RESEA HISTRICA
HISTORIA DE FUNDACIN DEL CENTRO POBLADOCIUDAD
SATLITE PEREN CHANCHAMAYO JUNIN.

Fundado por el Seor.: ABELARDO LOPEZ CUEVA.

10

El distrito de Peren polticamente fue creado mediante la Ley N

4445, del 15 de enero de 1986, con su capital Villa Peren. Es uno de los
seis distritos de la provincia de Chanchamayo, regin Junn, Repblica del
Per. Peren cuenta con 8 centros poblados.
En el ao 1994, se planific fundar un pueblo en Sangani Peren,
para ello en junio de 1995 se tuvo que comprar la propiedad al seor
ROLANDO SALVATIERRA PAREDES una extensin de 144580,00m 2
(14,45 Has). Este terreno agrcola, se convirti en lotes para vivienda y
fueron vendidos por el nuevo propietario Sr. ABELARDO LOPEZ CUEVA a
los futuros ciudadanos de la urbanizacin. Ciudad Satlite.
Luego, en el ao 1996, se logra el nombramiento de las primeras
autoridades del pueblo: 1er. Agente Municipal, Sr. Pablo Sarmiento Ajalla
y 1er. Teniente Gobernador, Vctor Abanto Salas.
Del ao 1996 a 1998, se logr la instalacin de los servicios
bsicos de agua y desage con FONAVI (apoyo del estado peruano) y luz
mediante la empresa privada JR del seor Ortiz e instalacin de lneas
telefnica por TELEFNICA DEL PER.
Luego, se prosigui con el trmite de cambio de uso de suelo de
predio agrcola para lotes de terreno urbano (saneamiento fsico legal). EL
17 de marzo 1998, se logra concretar con el saneamiento fsico legal,
aprobado mediante resolucin de alcalda N 089-98- MPCH. La Merced
17 de marzo de 1998. Terminando as, con el trmite de la habilitacin
urbana. Seguidamente, se lleg a formalizar la propiedad de los seores
adquirientes de cada lote de vivienda dentro de la urbanizacin. Ciudad
Satlite, otorgndole a cada comprador TESTIMONIO DE ESCRITURA
PBLICA e inscrita en los Registros Pblicos de Chanchamayo.
En el ao 2000, se logra la creacin de la Municipalidad del Centro
Poblado Ciudad Satlite, cuyo gestor es el mismo fundador, Sr. Abelardo
Lpez Cueva, con la colaboracin y apoyo del Sr. Orestes Crdenas
Huamn, Sra. Nalda Rojas, Sr. Pablo Sarmiento Ajalla y el Arquitecto
Julio Santibez Juscamayta. La Urb. Ciudad Satlite, conjuntamente

11

con 26 asociaciones de vivienda, en el fundo Sangani Peren y con sus

28 anexos, fue aprobado la Creacin de Municipalidad de Centro Poblado
Ciudad Satlite, con Resolucin de Concejo N 2000/MPCH 12-2000.
Luego, se eligi al Alcalde y regidores del Centro Poblado Ciudad
Satlite Peren, siendo su primer alcalde el Sr. Gaudencio Surez
Comn, el 2do. Alcalde, Julio Tunque Acua y otros.
En la actualidad ao 2013, el Alcalde del C. P. Es el Sr. WALTER
UGALDE SOLORZANO y Teniente Gobernador, el Sr. ABELARDO
LOPEZ CUEVA.

12

1.6.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

1.1.1. GENERAL:
Organizar y clasificar los documentos utilizando las
tcnicas de archivo, en el rea de secretaria de la
Municipalidad del Centro Poblado Ciudad Satlite

1.1.2. ESPECFICOS:
Brindar un servicio de calidad.
Facilitar la ubicacin de documentos a las personas que
laboran en la Municipalidad.
Aplicar y poner en prctica

todas las tcnicas

aprendidas en el I.E.S.T.P. INFONET.

13

CAPTULO II
ORGANIZACIN DEL CENTRO DE PRCTICAS

2.1.

UBICACIN
-

2.2.

Direccin
Centro Poblado
Distrito
Provincia
Regin

: Calle Venus Mz. I

: Ciudad Satlite
: Peren
: Chanchamayo
: Junn

LINEAMIENTO DE TRABAJO
En la Municipalidad del Centro Poblado Ciudad Satlite, se
tienen los siguientes lineamientos.

2.3.

Reglamento de Organizacin y Funciones

Texto nico de Procesos Administrativos
Manual de Organizacin y Funciones
Reglamento Interno

ORGANIZACIN
GOBIERNO REGIONAL DE JUNN
PROVINCIA DE CHANCHAMAYO
DISTRITO DE PEREN

14

CENTRO POBLADO CIUDAD SATLITE

ENTIDAD:
La Municipalidad del Centro Poblado Ciudad Satlite es una
Institucin creada por la Ley N 4445, integrado por el alcalde y
su plana de regidores, dedicados a gestiones y proyectos que se
basa en la ejecucin de ms obras para el bienestar del pueblo.
La Municipalidad del Centro Poblado Ciudad Satlite tiene
por finalidad establecer normas de trabajo y conductas para
promover, consolidar y mantener una administracin municipal
moderna y una cultura organizacional.
Brindan un servicio pblico con honestidad, transparencia
eficiencia, eficacia y cordialidad a todos los pobladores del
Centro Poblado Ciudad Satlite, asimismo a todo ciudadano o
persona que requiera de los servicios o atencin de la
Municipalidad.

2.4.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA

15

MUNICIPALIDAD DEL CENTRO POBLADO CIUDAD

SATLITE.
DE LA ESTRUCTURA ORGNICA
La Municipalidad del Centro Poblado Ciudad Satlite, para el
cumplimiento de sus funciones adoptar la siguiente
estructura orgnica:

a) RGANOS DE GOBIERNO:
a .1.0. Alcalda
b) RGANO DE DIRECCIN
b. 1.0. Gerencia Municipal
c) RGANO DE CONTROL
c.1.0. rgano de Auditoria Interna
d) RGANO DE ASESORAMIENTO
d. 1.1.
d. 1.1.
d. 2.1.
d. 2.2.

Asesora Legal
Asesora Contable
Unidad de Planificacin
Unidad de Presupuesto y Racionalizacin

e) RGANOS DE APOYO
e.1.0. Secretara General
e.1.0. Unidad de Trmite Documentario y Fedateado
e.1.1. Unidad de Archivo General
e.2.0. Administracin y Finanzas.
e.2.1. Unidad de Tesorera
e.2.2. Unidad de Personal.
e.2.3. Unidad de Logstica, Almacn.
e.3.0. Administracin Tributaria y de Rentas
e.3.1. Unidad de Rentas, Recaudacin y Control.
e.3.2. Unidad de Fiscalizacin Tributaria y de Multas.
f) RGANOS DE LNEA
f. 1.0. Divisin de Acondicionamiento Territorial
f.1.1. Unidad de Desarrollo Urbano Rural y
Catastro.

16

f.2.0. Unidad de Obras Pblicas y Ornato.

f. 2.0 Divisin de Servicios Sociales
f.2.0. Unidad de Registro Civil
f.2.0. Unidad de Apoyo Social y Alimentario.
f. 3.0. Divisin de Servicios Comunales
f.3.1. Unidad de Limpieza Pblica y Ornato.
f.3.2.Unidad de Medio Ambiente, Gestin
Ambiental y Comunidades.
f.3.3 Unidad de Control y Seguridad
Ciudadana.
f.3.4 Unidad de Polica Municipal y Multas.
f.3.5 Unidad de Educacin Cultura, Deporte,
Biblioteca y Turismo.
g) RGANOS DESCONCENTRADOS
g.1.1. Unidad de DEMUNA
g.1.2. Unidad de Programa Vaso de Leche.

17

2.5.

ORGANIGRAMA

18

CAPTULO III
MARCO TERICO
3.1.

CONCEPTOS:

CLASIFICACIN.Es el arte de ordenar los objetos, documentos o cosas,

designando
directamente

cada
a

uno

nuestro

un
texto,

lugar

respectivo. Aplicada

consiste

en

distribuir

la

correspondencia y toda la documentacin considerada en

inters para la empresa, dando a cada especie distinta situacin
mediante la aplicacin de un orden correlativo.
ORGANIZACIN.Es el conjunto de ordenar los documentos generados o
recibidos por una unidad u oficina.
DOCUMENTO.Es toda informacin contenida registrada sobre cualquier
soporte material. (Impreso, manuscrito o mecanogrfico), que
es producido, recibido y conservado por cualquier organizacin
o persona durante el desarrollo de su actividad. Es por tanto un
testimonio de la actividad humana. (El soporte es el papel,
cuaderno, disquete, USB, etc.)
DOCUMENTACIN.En una ciencia documental se podra definir (a grandes rasgos)
como la ciencia del procesamiento de la informacin, que
proporciona informacin sobre algo con un fin determinado, de
mbito multidisciplinar o interdisciplinar.

ARCHIVO.-

19

Proviene de la palabra griega ARKEHIUM que significa lugar

sagrado. Un archivo es el conjunto de documentos producidos
por personas naturales o jurdicas durante el ejercicio de sus
actividades cotidianas y que son ordenados, clasificados y
conservados para difundir la informacin contenida en l. Ello
surge por la acumulacin de documentos producidos por la
gestin administrativa.

ARCHIVSTICA.Es el estudio tcnico, practico y terico de los procedimientos y

dificultades en el almacenamiento de documentos; buscando
que la documentacin se conserve a travs del tiempo para que
pueda ser consultora y verificada. Tambin es una ciencia de
conservacin,

administracin,

clasificacin

ordenacin

interpretacin de las colecciones de los documentos.

TRMINOS ARCHIVSTICOS:

ARCHIVADORES.-

Mueble

destinado

archivar

documentos, ficheros o papeles. Tambin se define como la

persona que archiva.

ARCHIVAR.- Guardar

debidamente clasificados.
ARCHIVERO.- Es la persona que tiene a cargo un archivo.

documentos

un

archivo,

SISTEMA ALFABTICO.Es una secuencia lgica, basada en el arreglo de los nombres

de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los
diccionarios. Este sistema es el ms usado en el archivo.

20

 SISTEMA CRONOLGICO.Este sistema nos permite clasificar los documentos en funcin

de la fecha (emisin, expedicin), ubicando estos en orden
cronolgico.

SISTEMA POR ASUNTO.Este mtodo es til cuando existe la necesidad de relacionar el

expediente con alguna actividad en particular, con algn
departamento o con un producto especfico. Por asunto se
pueden archivarse bajo arreglos alfabticos.
SISTEMA NUMRICO.Es un mtodo ms reconocido para el archivo numrico, como
podemos archivar: factura, boletos, recibos entre otros.
FOLIACIN.Es el acto de enumerar las hojas consecutivas desde 1 hasta el
infinito, a todos los folios. Las series que constituyen
agrupaciones documentales que no pueden ni deben ser
separadas por, cuanto corresponden o secuencias que son
resultados de tramites de carcter administrativo o tcnicos, que
deben ser respetados y controlados.
FOLIO.- Es la numeracin individual de cada documento. Tiene
un nmero que lo identifica y diferencia de los documentos
similares. Esta numeracin individual recibe el nombre de folio.
RTULO.Ttulo que parece impreso en la pestaa superior de la gua.
Identifica cada gua, describiendo lo que aparece o debe
archivarse detrs de ella.
TIPO DOCUMENTAL SIMPLE.- Formado por un solo tipo
documental, cuyo contenido mantiene una unidad de
informacin. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro
de registro, un libro de caja, recibo, etc.
TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO.- Formado por dos o ms
tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido
mantiene una unidad de informacin. Se le conoce comnmente

21

como expediente. Ejemplos: el comprobante de pago, trmites

para licencias, etc.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.- Es la denominacin
que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando
el documento, desde su creacin a su eliminacin o seleccin
para su custodia permanente.
ARCHIVO DE GESTIN.- Los archivos de oficina, o de gestin
estn formados por los documentos producidos y recibidos por
la oficina en el desarrollo de las funciones y actividades que
tengan encomendadas, y conservados como instrumento para
la toma de decisiones, tramitacin de asuntos y defensa de
derechos.
ARCHIVO CENTRAL.- Est formado por la transferencia de la
documentacin recibidas de las oficinas, este archivo centraliza
la documentacin que ya no es de uso frecuente por parte de
los archivos de oficina.
ARCHIVO
PERIFRICO.Este
archivo
constituye
opcionalmente, en la compresibilidad de funciones, la
especializacin y la ubicacin fsica de las unidades de una
institucin.
ARCHIVO HISTRICO.- Son los que concentran cuestiones y/o
observan documentos de valor permanente y que ya perdieron
gran parte de su valor administrativo y cuentan con ms de
treinta aos.
TARJETERO.- Son piezas pequeas de cartulina en las que se
anota, de manera breve y lgica, cierta informacin. Estos
registros en tarjeta se guardan en los tarjeteros, conocidos
como ficheros.

3.2.

TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS.
A.

DISEO
La documentacin del Centro Poblado Ciudad Satlite se
encontr en un estado deficiente, conjuntamente con insumos
txicos, material inflamable, herramientas de uso agrario,
baldes de pintura en mal estado, cajas de cerveza, congeladora
malograda, moto lineal llantas desinfladas; tambin se encontr
cubiertos entre otros.

22

Por tal motivo, procedimos a separar los documentos

ubicndolos en un lugar adecuado para su almacenamiento.
Realizando la limpieza de los documentos, seguidamente a su
clasificacin, separndolos por ao con un color distinto.
Aplicando todas las tcnicas de archivo, obtuvimos una buena
organizacin de los documentos en pro de la ciudadana.

b. Requerimientos para la implementacin

EQUIPOS:
Impresora: Es un dispositivo perifrico del ordenador
que permite producir una gama permanente de textos o
grficos

de

documentos

almacenados

electrnico,

imprimindolos

normalmente

en

papel

en

en

formato

medios

fsicos,

transparencias,

utilizando

cartuchos de tinta o tecnologa lser.

Caractersticas:

Canon MP 280
A4
A Colores

Computadora: Es una mquina electrnica que recibe

y procesa datos y estas pueden ser tambin convertidas
en material fsico.

23

La estructura bsica de una

computadora

incluye

microprocesador

(CPU),

memoria

dispositivos de

entrada/salida,

junto

los

buses

permiten

la

que

comunicacin entre ellos.

MUEBELES:
MESA: La mesa es un mueble que se usa generalmente
en la cocina, y alrededor del cual se sientan una o ms
personas para comer, apoyando en ella los alimentos,
cubiertos, y cualquier otro objeto que se desee.

SILLA: Es un mueble cuya finalidad es servir de asiento a

una sola persona. Suele tener cuatro
patas, aunque puede haber de una, dos,
tres o ms. Pueden estar elaboradas en
diferentes materiales: madera, hierro,
forja, plstico o una combinacin de
varios. Segn su diseo puede ser
clsica, rstica, moderna, de oficina, etc.
Las que son anchas, con respaldo algo
alto y con brazos se denominan sillones.

24

 ESTANTE METLICO: Sirve como soporte para diversos

materiales

lo

suficiente

resistente

para

archivo

de

documentos con las siguientes caractersticas:

El largo de cada cuerpo debe ser de 0.90 0 1.20 mts.
La altura mxima de la estantera ser de 2.10 a 2.30

mts.
La resistencia de cada balda segn sea el largo deber

de ser de 100 kg como mnimo.

Los espacios entre baldas sern de acuerdo al tamao

de los documentos que se quieran instalar.

La distancia de la ltima balda al techo ser de 15 cm.

Como mnimo.
En las esquinas superiores e inferiores de los estantes se

colocan ngulos de soporte.

Un solo estante no debe tener ms de diez cuerpos.

MATERIALES:

PABILO: Hilo grueso que sirve para coser diversos

materiales y amarrar objetos.

Grapadora: Es un utensilio que se emplea para unir

hojas de papel, plstico o lminas de madera colocando una
grapa. Este es el mtodo ms utilizado. La grapa se clava en
el papel, y gracias a unas fisuras de la base, los extremos se
giran hacia adentro.

25

Perforador: Instrumento cortante rotatorio que se

emplea para hacer agujeros en huesos, y del que existen
diversos modelos. En el extremo del cuerpo del perforador
hay un sistema para aprisionar una broca o tambin una
fresa o una aguja de Kirschner.

Quita grapa: Es un utensilio que se emplea para

extraer las grapas que sujetan los folios de papel, evitando el
posible dao en uas o dedos. Se trata de una simple pinza
que permite, con sus bordes curvados, sacar las grapas
introducidas en el papel. La pinza posee un muelle que le
permite volver a su posicin original al disminuir la presin.

Cartulina

simple:

Material resistente y mucho ms grueso que

el papel bond.

26

 Cartulina Cartn: Material muy resistente

mucho ms grueso que una cartulina simple.

Hojas bond: Es el tipo de hoja ms comn

ideal para dibujos, su color entero es blando o
de colores, este tipo de papel tiene un peso
que puede variar debido a su grosor.

Tijera: Es un instrumento que sirve para cortar, que est

formado por dos brazos mviles, afilados, cuyos bordes se
deslizan uno por delante del otro. Los brazos se unen
mediante un pasador y funcionan simultneamente con la
accin de palanca ejercida sobre sus mangos.

Cter:

Instrumento

cortador consistente en una cuchilla larga

27

retrctil dentro de una funda de plstico

afilado por uno de sus lados.

Lpiz: Es un instrumento

de escritura o dibujo. Es

uno de los tiles de escritorio ms usados, es borrable. La

dureza de los lpices depende de la proporcin entre grafito
(una variedad del carbono) y arcilla: cuanto ms grafito
utilice, ms blando u oscuro es el trazo del lpiz.

Lapiceros: Instrumento de escritura. Se trata del ms

popular y ms utilizado del mundo, y se caracteriza por su
punta de carga, que contiene una bola generalmente de
acero o wolframio que, en contacto con el papel va
dosificando la tinta a medida que se la hace rodar, del mismo
modo que un desodorante de bola. Puede ser de punto fino,
mediano o diamante.

Saca

Puntas:

Es

el

instrumento que se utiliza para afinar la madera y la punta de

grafito destinada a escribir de un lpiz cuando esta se ha

28

engrosado por el uso o cuando el lpiz es nuevo. Es

indispensable cuando se trata de dar calidad a la escritura
ya que frecuentemente se engrosa la punta del lpiz con el
uso. Existen sacapuntas de varios tipos y tamaos de
acuerdo al grosor de los lpices diversos que existen.

Regla: Tiene mltiples usos. Puede tratarse de una

herramienta hecha con un material slido que permite
realizar mediciones o dibujar una lnea recta.

Cinta

de

embalaje:

La

cinta de embalaje se utiliza para unir objetos de manera

temporal, o a veces tambin permanente. La cinta adhesiva
contiene una emulsin adhesiva por una cara, aunque
existen variedades adhesivas por ambas caras. Se elabora
con caucho sin tratar.

Naftalina: Es un slido blanco que se volatiliza

fcilmente y se produce naturalmente cuando se queman
combustibles. Tambin se llama alquitrn blanco y se ha
usado en bolas y escamas para ahuyentar las polillas.

29

Cinta mtrica: Es un instrumento de medida que

consiste en una cinta flexible graduada y se puede enrollar,
haciendo que el transporte sea ms fcil. Tambin se
pueden medir lneas y superficies curvas.

Aguja: Aguja Barra fina de metal, hueso, madera, etc.,

con un extremo terminado en punta y el otro provisto de un
ojo, terminado en gancho o en cabeza plana, para coser,
bordar o tejer. Pequea varilla metlica utilizada para
diversos usos: aguja de reloj; agujas de acupuntura. Varilla
de metal, concha, etc. generalmente adornada en un
extremo, que sirve para sujetar el peinado o adornar un
tocado.

Goma en barra: El pegamento puede servir para unir

algo a una superficie o a un cuerpo utilizando una sustancia
especial para ello, de modo tal que no se separen o sea
difcil hacerlo, como tambin para reparar un objeto
haciendo que se unan entre s las partes que quedaran
separadas por una rotura.

30

Silicona

Lquida: El pegamento

puede servir para unir algo a una superficie o a un cuerpo

utilizando una sustancia especial para ello, de modo tal que
no se separen o sea difcil hacerlo, como tambin para
reparar un objeto haciendo que se unan entre s las partes
que quedaran separadas por una rotura.

Forro: Es un material transparente que se emplea para

forrar flderes, cuadernos, libros y otros con la finalidad de
conservar al material.

Papel lustre: Material hecho con pasta vegetal molida

y blanqueada que se dispone en finas lminas y se usa para
escribir, dibujar, etc.

31

3.2.1. PROCEDIMIENTOS
La organizacin e inventario de los archivos del archivo central de la
municipalidad del centro poblado ciudad satlite, se desarroll siguiendo
los siguientes pasos:
Se solicit al alcalde de la Municipalidad del Centro Poblado Ciudad
Satlite; la elaboracin del proyecto terico-prctico realizado por las
alumnas a cargo. Teniendo como resultado la autorizacin del proyecto
en mencin.
Reconocimiento y limpieza del ambiente.

Procedimos a reconocer el lugar en que se encontraban los

documentos; cubiertos de caros, conjuntamente con insumos
txicos, material inflamable, herramientas de uso agrario, entre
otros.

Pasamos a retirar toda la documentacin a un lugar ms adecuado.

32

Continuando con la limpieza de los documentos.

Realizamos la limpieza del ambiente donde se ubic los

documentos.

Buscar e identificarlos documentos

Se
ubic
los documentos
teniendo en
cuenta el ao al que perteneca estos se
encontraban mesclados.

33

 Una

vez

separados

los

documentos

procedimos a ubicarlos sobre una mesa y en

el piso de manera provisional.

CLASIFICAR:

Clasificacin Cronolgica
Los documentos existentes se

clasificaron

cronolgicamente, primero por aos (2000; 2001;

2002; 2003; 2004; 2005; 2006; 2007; 2008; 2009;
2010; 2011 y 2012)

Clasificacin por Asunto

Despus de clasificarlos

por

aos

los

clasificamos segn serie documental, es decir

por conjuntos de documentos que tienen
caractersticas comunes y el mismo asunto
(oficios,

solicitudes,

constancias,

cartas,

contratos,

34

resoluciones,
certificados,

memorandos, actas, autorizaciones, informes,

memorial, expedientes, recibos, y otros.

Luego separamos

los documentos emitidos de los recibidos

Al realizar la clasificacin se hallaron documentos no

archivsticos como copias, los cuales fueron desechados.

Una vez clasificados todos los documentos, pasamos a

quitar todos los materiales metlicos adheridos a ellos
porque tienden a oxidarse y de esa manera lograr una
correcta conservacin de los archivos.

35

 Ordenar

los

Documentos
Seguidamente Procedimos a clasificar los documentos por
asunto utilizamos el sistema numrico para ordenarlos.

Separamos en dos tomos por cada ao, uno de documentos

emitidos, otro de recibidos.

21 cm
4 cm

10 cm

As
mismo pasamos a
separar los documentos teniendo en cuenta el organigrama
porque haban documentos de diferentes reas como:
secretaria general, tesorera, gerencia de desarrollo urbano,

36

divisin de servicios comunales, divisin de desarrollo social

y otros.
Seguidamente ordenamos cada tomo por asunto y para ello
utilizamos el sistema de clasificacin alfabtico.

para separar cada tomo por asunto asimos uso de

separadores de cartulina.
Rotulacin
seguidamente pasamos a rotular los documentos de cada
tomo para que de esa manera posteriormente se pudieran
elaborar las etiquetas de identificacin.

elaboracin de pasta
ya clasificados y ordenados los documentos

pasamos a elaborar pastas de cartulina

simple.

37

21.02cm

29.03cm

Perforar los documentos

Para pasar a cocer los tomos se hicieron 6
perforaciones a los documentos, tal como se
muestran en las imgenes:

Cocer los tomos

Una vez ya perforados los tomos se pas a coser
haciendo uso de una aguja y pabilo.

38

 Elaboracion de cajas.
Para la elaboracion de las cajas se utilizo los siguientes
materiales.teniendo en cuenta el tamao de cada tomo. Dandole asi a
los documentos una mayor protecion para su buen conservamiento.

Cartulina carton de color blanco y celeste

Regla
Tijera
Lapiz
Cilicona

Elaboramos cajas de cartulina cartn, tanto como

sus tapas respectivas, para que dentro de ellos se
guarden todos los documentos con la finalidad de
lograr una mejor conservacin y presentacin.

39

40

 Elaborar etiquetas de identificacin

Para elaborar las etiquetas de identificacin
utilizamos una computadora y el programa
Microsoft

Word

2010,

para

ello

consideramos la descripcin del contenido de

cada caja, de cada tomo de cada divisin
contenida en el mismo.

41

Cartas Simples - 2008

Del 06/01/08 al 31/12/08
Folios: 63

Pegar las etiquetas de identificacin

Luego de imprimir pegamos las etiquetas en
la parte horizontal de las cajas, en las pastas
y en los separadores de cada tomo.

42

 Forrar los cuadernos de registros

Los cuadernos de registro de la asistencia de
docentes

practicantes

control

de

documentos emitidos y recibidos los forramos

todos de un slo color, con sus respectivas
etiquetas de presentacin con el fin de lograr
una mejor presentacin.

43

 Medir el volumen de documentos por tomos.

Con la ayuda de

una cinta mtrica tuvimos que

medir cada tomo, para plasmarla en la elaboracin

del inventario.

44

Elaborar el inventario y base de datos

sistemtico
Durante el desarrollo del inventario Sistemtico
realizamos una

descripcin exacta y precisa de

todo el contenido de la documentacin del

archivo del rea de Secretara y creamos un
formato en el programa Microsoft Excel, teniendo
en cuenta los siguientes datos:
Nmero: Se enumeran consecutivamente la
cantidad existente por cada ao.
Cdigo: Consideramos el nombre completo de
DIRECCIN.
Descripcin: Se hace una breve descripcin
de los documentos, mencionando

su tipo y

su nombre.
Fecha: Se escribe el da, mes y ao al que
pertenecen (del- al)
Cantidad: Lo dividimos

en dos (folios, y

tomos) se mencionan la cantidad de folios

que tiene y el nmero de tomos exixtentes.
Tamao

45

15.

Armar el anaquel
Antes que todo mandamos a elaborar el
anaquel de acuerdo a las medidas, con 5
separaciones.
Luego pasamos a armarlo, separando cada
balda.

16.

Colocar

los documentos archivsticos

en el anaquel
Esta
accin
cuidadosamente.

lo

hicimos
Empezamos

muy
por

colocar los documentos ms antiguos

en la parte superior y los ms actuales
en la parte inferior ordenadamente.

46

 Los documentos se colocaron de la

siguiente forma: los tomos y

libros

dentro de cada caja.

Las cajas estn separadas por aos,

algunos aos tienen
a

que

hay

mayor

documentacin.

47

2 cajas, debido
cantidad

de

 Finalmente colocamos naftalina en el estante de

metal con el fin de prevenir la proliferacin de
polillas que pueden daar los documentos

foto

48

49

50

CAPTULO IV

APLICACIN
4.1.

LOGROS ALCANZADOS

Organizacin de los documentos del rea de Archivo

Central

de la Municipalidad del Centro Poblado Ciudad

Satlite, segn serie documental, habiendo utilizado el

sistema

de

Cronolgico,

numrico

consecutivo

alfabtico como se puede observar en el local de

archivo de la Institucin.

Gracias a la realizacin de este trabajo, los documentos

desde el ao 2000 al 2012 del Archivo Central, son
conservados de forma adecuada.

Se logr elaborar el inventario de los documentos del

rea de Archivo Central satisfactoriamente.

Fcil acceso, para la bsqueda documental (reduccin

de tiempo que se utiliza en ubicar documentos)

51

4.2.

DIFICULTADES

Falta de tiempo
Falta de economa
No contamos con los muebles necesarios
durante la realizacin de nuestro trabajo.
El espacio donde estuvimos trabajando era
muy reducido.
Infraestructura

inapropiada

archivo.

52

del

lugar

de

CONCLUSIONES
Los archivos constituyen parte esencial de los recursos
de informacin de una institucin ya que expresan en
forma original el desarrollo histrico de su misin,
funciones y actividades.
Su importancia radica en comprender el valor que
tienen cada uno de los documentos que conforman un
archivo para la Administracin: de la Municipalidad del
Centro Poblado Ciudad Satlite.
El principal objetivo de este trabajo, en el rea del
Archivo Central es para brindar un buen servicio a la
Poblacin desarrollando ms progreso y bienestar.
Finalmente se logr la organizacin del archivo Central.
En la actualidad el inventario fsico y sistemtico desde
el ao 2000 al 2012, est organizado y actualizado.

53

RECOMENDACIONES

Remodelar

el

espacio,

destinado

para

los

documentos archivsticos
Que se contine el trabajo, con los documentos
posteriores y de los dems reas, con el fin de
mantener

una

buena

conservacin

de

los

documentos archivsticos.
Recomendamos a la institucin a capacitar al
personal a cargo del acceso a los documentos,
segn las normas del Archivo General de la
Nacin.

54

ANEXO
S
BIBLIOGRAFA

55