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C I R C U L A I R E 2.

2013 - janvier 2013


COMPOSITION DU DOSSIER INDIVIDUEL
DES AGENTS PUBLICS
GERE SUR SUPPORT ELECTRONIQUE
Rfrences : - loi n 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires,
- dcret n 79-1037 du 3 dcembre 1979 modifi relatif la comptence des services darchives publics et la
coopration entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives
publiques,
- dcret n 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et sa gestion sur support
lectronique,
- avis de la Commission Nationale de lInformatique et des Liberts du 5 juillet 2012,
- circulaire n 16.2011 du Centre de Gestion de la Meuse de septembre 2011.

Le dossier individuel des agents publics, gr sur support lectronique, se compose des documents figurant
dans la nomenclature en annexe.
Chaque document du dossier gr sur support lectronique est class par rfrence cette nomenclature.
Une dure de conservation pour la gestion courante est fixe pour chaque type de document.
Au terme de sa conservation en gestion courante, chaque document fait lobjet, soit dun archivage
intermdiaire, soit dune destruction, selon les indications figurant dans la dernire colonne de la nomenclature.
Larchivage intermdiaire prend fin lissue de la dure dutilit administrative du document, fixe 80 ans
compter de la date de naissance de lagent.
Au terme de leur dure dutilit administrative, les documents font lobjet dun versement dans un service
public darchives au titre des archives dfinitives, ou sont limins sous le contrle scientifique et technique de
lEtat sur les archives.
Les informations attaches aux documents sont soumises aux mmes rgles de conservation ou de
destruction.
Les observations libres, annexes aux documents en application de larticle 13 du dcret du 15 juin 2011 sont
soumises aux mmes rgles de gestion que les documents quelles commentent ou compltent.
La dure de conservation des traces de consultation est de 3 ans.
En marge de cette gestion du dossier individuel sur support lectronique, je vous rappelle que le Centre
de Gestion met disposition des collectivits le logiciel de ressources humaines AGIRHE. Celui-ci permet un
accs dmatrialis et personnalis pour chaque agent leur situation individuelle et leurs donnes personnelles.
La collectivit souhaitant ouvrir un accs leurs agents peut contacter le service informatique du
Centre de Gestion.

Sort rserver au terme de la dure de


conservation en gestion courante
Dure maximale de conservation en
gestion courante (sauf contentieux)
Rubrique

Type de document
Sauf mention contraire, le dlai
court compter de la date de lacte

Photographie
Numro dimmatriculation au rpertoire
national des personnes physiques
Extrait dacte de naissance
1. Etat Civil

Photocopie de la carte didentit / titre de


sjour portant mention de lautorisation de
travail
Certificat de nationalit
Jugement portant changement de nom
patronymique
Dclaration de choix de nom dusage
Dclaration de domicile

2. Situation de famille

Photocopie du livret de famille


Extrait dacte de naissance ou dadoption des
enfants
Extrait dacte de mariage / certificat de
concubinage
Jugement de divorce (sous forme dextrait :
voir circulaire FP/n 1118 du 8/03/1973)
Pacte civil de solidarit (PACS)
Attestation de rupture PACS
Attestation de scolarit des enfants

1 an aprs la cessation de fonctions


de lagent
1 an aprs la cessation de fonctions
de lagent
1 an aprs la cessation de fonctions
de lagent

A:

archivage intermdiaire (accs


restreint) jusquau terme de la
dure dutilit administrative fixe
80 ans compter de la naissance
de lagent
D : destruction
A
A
D

1 an aprs la cessation de fonctions


de lagent

10 ans

10 ans

10 ans
1 an aprs la cessation de fonctions
de lagent

1 an aprs la cessation de fonctions

1 an aprs la cessation de fonctions

1 an aprs la cessation de fonctions

10 ans

1 an aprs la cessation de fonctions


10 ans
10 ans

A
A
D

Remarque : dune faon gnrale, les pices dtat civil (extraits et copies intgrales) sont valables quelle que soit leur date de dlivrance. Un acte de
naissance, de mariage ou de PACS demeure valable tant que les lments qui y figurent nont pas t modifis. Dans ce cas, seul lacte le plus rcent est
conserv. Les autres actes sont dtruits.
3. Situation militaire

Certificat de position militaire


Etat signaltique et des services

4. Recrutement - Titularisation
Extrait de casier judiciaire (bulletin n 2)
Certificat mdical daptitude (sans aucune
mention de pathologie lorigine dun
ventuel handicap)
Etat des services accomplis

4.1 Recrutement
titulaire - non titulaire

4.2 Recrutement art.


L 4139-2 du Code de
la dfense

4.3 Recrutement
contractuel handicap

4.4 Non titularisation

Engagement servir lEtat


Rapport sur la manire de servir pendant le
stage
Dclaration de cumul des pensions
Acte portant titularisation/classement
Acte portant nomination/reclassement
Contrat de travail et avenants
Curriculum vitae
Diplmes
Dossier de candidature
Lettre de recrutement
Notice de renseignements
Arrt de dtachement prononc par
ladministration dorigine
- demande
Intgration
- arrt
- notification
Lettre de candidature
Attestation de reconnaissance de la
commission mentionne larticle L 146-9
du Code de laction sociale et des familles
Contrat
Acte portant rintgration dans le corps
dorigine
Notification
Accus de rception de la notification de
rintgration
Acte portant dcision de licenciement
Notification de licenciement
Accus de rception de la notification de
licenciement

10 ans
10 ans

A
A

3 mois

10 ans

1 an aprs la cessation de fonctions


Jusqu laccomplissement de
lengagement ou jusquau
remboursement complet des
traitements reus

15 ans

10 ans
1 an aprs la cessation de fonctions
1 an aprs la cessation de fonctions
1 an aprs la cessation de fonctions
10 ans
1 an aprs la cessation de fonctions
10 ans
1 an aprs la cessation de fonctions
10 ans

A
A
A
A
A
A
D
A
D

1 an aprs la cessation de fonctions

10 ans
1 an aprs la cessation de fonctions
10 ans
10 ans

D
A
D
A

1 an aprs la cessation de fonctions

1 an aprs la cessation de fonctions

10 ans

1 an aprs la cessation de fonctions


1 an aprs la cessation de fonctions
1 an aprs la cessation de fonctions

A
A
A

Rubrique

Type de document

Dure maximale de conservation


en gestion courante (sauf
contentieux)
Sauf mention contraire, le dlai
court compter de la date de lacte

Sort rserver au terme de la dure de


conservation en gestion courante
A:

archivage intermdiaire (accs


restreint) jusquau terme de la
dure dutilit administrative fixe
80 ans compter de la naissance
de lagent
D : destruction

5. Changement de position statutaire ou mobilit - rintgration


Rappel : lissue dune mobilit, ladministration responsable de larchivage est dtermine en application de larticle 8 du dcret du 15/06/2011
Demande de lorganisme daccueil
1 an aprs la fin du dtachement
D
Candidature de lagent et avis de la hirarchie 1 an aprs la fin du dtachement
A
Notice de renseignements
1 an aprs la fin du dtachement
D
1 an aprs la cessation de fonctions
Acte portant dtachement
A
de lagent
Acte portant nomination dans
1 an aprs la cessation de fonctions
A
5.1 Dtachement /
ladministration daccueil
de lagent
intgration
Lettre dinformation de ladministration
1 an aprs la fin du dtachement
A
dorigine
Certificat de cessation de paiement
1 an aprs la fin du dtachement
A
Visa du contrle budgtaire et comptable
1 an aprs la fin du dtachement
A
Acte portant intgration dans le corps
1 an aprs la fin du dtachement
A
daccueil
Candidature de lagent (y compris rserve
1 an aprs la fin de la MAD
A
sanitaire)
Acte portant mise disposition et avis de la
1 an aprs la cessation de fonctions A
5.2 Mise disposition
hirarchie
Convention de mise disposition (y compris 1 an aprs la fin de la mise
A
pour exercice dans la rserve sanitaire)
disposition
Demande de mise en disponibilit et pices
1 an aprs la fin de la disponibilit
A
justificatives
Demande de renouvellement
1 an aprs la fin de la disponibilit
A
5.3 Disponibilit
Acte portant mise en disponibilit / ou 1 an aprs la cessation de fonctions
A
maintien en disponibilit
de lagent
Demande de cong parental (initiale et
1 an aprs la fin du cong
A
renouvellement)
5.4 Cong parental
Acte de mise en cong parental
1 an aprs la cessation de fonctions A
Candidature de lagent
1 an aprs la mise hors cadre
A
5.5 Hors cadre
Acte portant position hors cadre (+ ajout de la
1 an aprs la cessation de fonctions A
"publication de larrt" si obligatoire)
1 an aprs la fin de la mobilit, de
Demande de rintgration
A
la disponibilit ou du cong
Rponse de ladministration aprs demande 1 an aprs la fin de la mobilit, de
A
de rintgration
la disponibilit ou du cong
5.6 Rintgration
Acte portant rintgration
1 an aprs la cessation de fonctions A
Certificat daptitude physique (ncessaire 1 an aprs la fin de la mobilit ou
A
dans certains cas de rintgration)
de la disponibilit

6. Commission de
dontologie

Saisine de la commission de dontologie


Avis de la commission de dontologie
Pices pour la saisine de la commission de
dontologie

10 ans
10 ans

A
A

10 ans

7. Cumul demploi
public

Dclaration de cumul demploi public


Dcision de ladministration

Dure du cumul + 1 an
Dure du cumul + 1 an

A
A

8. Cumul pour cration


ou reprise
dentreprise

Dclaration dexercice dune activit prive


Demande dautorisation dexercice dune
activit prive
Dcision de ladministration

Dure du cumul + 3 ans


Dure du cumul + 3 ans

A
A

Dure du cumul + 3 ans

9. Cumul dactivit
accessoire

Demande dautorisation
Dcision de ladministration

Dure du cumul + 1 an
Dure du cumul + 1 an

A
A

10. Changement de
modalits de temps
de travail

Demande de travail temps partiel y


compris demande de surcotisation
Dcision/notification de temps partiel et
avenants de changement de quotit
Dcision dautorisation de surcotisation

10 ans

10 ans

10 ans

Rubrique

Type de document

Dure maximale de conservation


en gestion courante (sauf
contentieux)
Sauf mention contraire, le dlai
court compter de la date de lacte

Sort rserver au terme de la dure de


conservation en gestion courante
A:

archivage intermdiaire (accs


restreint) jusquau terme de la
dure dutilit administrative fixe
80 ans compter de la naissance
de lagent
D : destruction
D
A
D
A

Demande de cong maternit ou adoption


2 ans
Dcision de cong maternit ou adoption
2 ans
Demande de cong paternit ou adoption
2 ans
Dcision de cong paternit ou adoption
2 ans
Demande de cong de formation
2 ans lissue du cong
A
professionnelle
Dcision ou avenant de cong de formation
2 ans lissue du cong
A
professionnelle
Attestation dassiduit
2 ans lissue du cong
A
Demande de cong ordinaire de maladie
(NB : au bout de 3 mois, lagent passe
2 ans lissue du cong
A
traitement. La dure maximale du cong
ordinaire de maladie est dun an)
Demande de cong longue maladie
4 ans lissue du cong
D
Demande de cong de grave maladie
4 ans lissue du cong
D
(agents non titulaires)
Dcision de cong de longue maladie
4 ans aprs la fin du cong
A
Dcision de cong de grave maladie
4 ans aprs la fin du cong
A
Demande de cong de longue dure
4 ans lissue du cong
D
11. Gestion des congs
Dcision de cong de longue dure
4 ans aprs la fin du cong
A
et absences
Demande de reprise de temps partiel
2 ans aprs la fin de la priode
D
thrapeutique
Dcision de temps partiel thrapeutique
2 ans aprs la fin de la priode
A
Demande de congs bonifis/administratifs
2 ans aprs la fin du cong
D
Dcision de congs bonifis/administratifs
2 ans aprs la fin du cong
A
Demande de cong de solidarit familiale
(effacer les ventuelles mentions relatives 2 ans aprs la fin du cong
D
lidentit du tiers aid)
Dcision de cong de solidarit familiale
(effacer toute information susceptible de 2 ans aprs la fin du cong
A
rvler lidentit des tiers concerns)
Demande de cong sans traitement pour
2 ans aprs la fin du cong
D
mobilit
Demande de cong sans traitement pour
2 ans aprs la fin du cong
D
convenance personnelle
Arrt de cong sans traitement / sans
2 ans aprs la fin du cong
A
rmunration
Demande de cong de formation syndicale
2 ans aprs la fin du cong
D
Dcision de cong de formation syndicale
2 ans aprs la fin du cong
D
Demande dautorisation de dcharges
Dure de la dcharge
D
syndicales
Autorisation de dcharges syndicales
Dure de la dcharge
D
Demande de cong de reprsentation
2 ans aprs la fin du cong
D
(association, mutuelle)
Dcision de cong de reprsentation
2 ans aprs la fin du cong
D
Demande dautorisation dabsence pour
2 ans aprs la fin du cong
D
motif mdical ou autre
Autorisation dabsence
2 ans aprs la fin du cong
D
Demande de cong de prsence parentale
4 ans lissue du cong
D
Certificat mdical pour cong de prsence
4 ans lissue du cong
D
parentale
Acte portant cong prsence parentale
4 ans lissue du cong
A
Demande de cong pour exercice de la
2 ans aprs la fin du cong
D
rserve (sauf rserve sanitaire : rubrique 5.3)
Dcision de cong "rserve"
2 ans aprs la fin du cong
A
Remarque : les notifications des arrts ou dcisions relatifs aux congs et absences sont conservs en gestion courante pour la mme dure que lacte quelles
concernent, puis dtruites.

12. Evaluation
notation/avancement
dchelon

Notification individuelle davancement


dchelon
Rduction/majoration danciennet
Fiche de notation
Compte-rendu dvaluation (compte-rendu
de lentretien dvaluation ou compte-rendu
de lentretien professionnel)
Dossier dappel de notation/recours

10 ans

1 an aprs la cessation de fonctions


15 ans

A
A

15 ans

15 ans

Rubrique

Dure maximale de conservation


en gestion courante (sauf
contentieux)

Type de document

Sauf mention contraire, le dlai


court compter de la date de lacte
13. Avancement /
Promotion

14. Mutation affectation

15. Gestion des


comptences

Sort rserver au terme de la dure de


conservation en gestion courante
A:

archivage intermdiaire (accs


restreint) jusquau terme de la
dure dutilit administrative fixe
80 ans compter de la naissance
de lagent
D : destruction

Demande de lagent/fiche de candidature

10 ans

Rapport daptitude
Arrt ou dcision
Notification individuelle de changement de
grade/corps/cadre demploi

10 ans
1 an aprs la cessation de fonctions
10 ans

A
A
D

10 ans

10 ans

1 an aprs la cessation de fonctions


1 an aprs la cessation de fonctions
10 ans

A
A
D

15 ans

15 ans

15 ans
1 an aprs la cessation de fonctions

D
A

1 an aprs la cessation de fonctions

Demande de mutation/fiche de vux


daffectation lors du recrutement
Pices justificatives en cas de demande
prioritaire de mutation
Dcision de mutation ou arrt daffectation
Dcision de reclassement
Notification mutation / reclassement
Attestation de formation
Fiche
individuelle
de
formation
rcapitulative ou "passeport de formation"
Compte-rendu des entretiens de formation
Attestation de bilan de comptence
Suivi dutilisation du droit individuel la
formation (DIF)

Dossier denqute et pices annexes


1 an aprs la cessation de fonctions(1)
Rapport au conseil de discipline
1 an aprs la cessation de fonctions(1)
16. Discipline
A
Arrt portant sanction (sauf avertissement) 1 an aprs la cessation de fonctions(1)
Notification
1 an aprs la cessation de fonctions(1)
Recours
1 an aprs la cessation de fonctions(1)
(1)
sauf blme : effacement ou amnistie
- blme : suppression au bout de 3 ans si aucune autre sanction nest intervenue pendant cette priode,
- dcision deffacement : art 18 du dcret n 84-961 du 25/10/1984 pour la fonction publique de lEtat, n 89-667 du 18 septembre 1989 pour la fonction
publique territoriale et n 89-822 du 7/11/1989 pour la fonction publique hospitalire,
- amnistie (selon dispositions lgislatives).
17. Cessation de
fonction

Demande de radiation
Arrt de radiation des cadres
Notification de larrt de radiation des
cadres
Demande dadmission la retraite
Dcision dadmission la retraite
Notification dadmission la retraite
Dcompte provisoire des droits pensions
Demande de cessation progressive dactivit
Acte portant cessation progressive dactivit
(la DGFIP a prcis : uniquement en reprise)
Demande de dmission
Arrt/notification de dmission
Dcision/notification de rvocation
Dcision/notification de licenciement pour
insuffisance professionnelle
Dcision/notification dabandon de poste

18. Services publics


activits prives

Dclaration de services publics


Etats des services accomplis dans dautres
administrations
Dossier de validation des services
Etat des trimestres valids dans une activit
prive

19. Distinctions
honorifiques

Distinctions honorifiques
Lettre de flicitations (suite
distinctions honorifiques ou autres)

des

1 an aprs la cessation de fonctions


de lagent
1 an aprs la cessation de fonctions
de lagent
1 an aprs la cessation de fonctions
de lagent
1 an aprs la cessation de fonctions
de lagent
1 an aprs la cessation de fonctions
de lagent
1 an aprs la cessation de fonctions
de lagent
1 an aprs la cessation de fonctions
1 an aprs la cessation de fonctions

D
A
D
D
A
D
A
D

1 an aprs la cessation de fonctions

1 an aprs la cessation de fonctions


1 an aprs la cessation de fonctions
1 an aprs la cessation de fonctions

D
A
A

1 an aprs la cessation de fonctions

1 an aprs la cessation de fonctions

1 an aprs la cessation de fonctions

1 an aprs la cessation de fonctions

1 an aprs la cessation de fonctions

1 an aprs la cessation de fonctions

10 ans

10 ans

Rubrique

Type de document

Dure maximale de conservation


en gestion courante (sauf
contentieux)
Sauf mention contraire, le dlai
court compter de la date de lacte

20. Accident de
service /
Maladie
professionnelle

21. Evnements divers

Sort rserver au terme de la dure de


conservation en gestion courante
A:

archivage intermdiaire (accs


restreint) jusquau terme de la
dure dutilit administrative fixe
80 ans compter de la naissance
de lagent
D : destruction

Dclaration daccident de service ou maladie


professionnelle

10 ans

Rapport denqute suite accident de service


Allocation temporaire dinvalidit
Notification du taux dIPP

10 ans
10 ans
10 ans

A
A
A

Demande de consultation du dossier


Autres correspondances de lagent et
rponses de ladministration
Interventions, projet de rponse et rponse
dfinitive
Recours hirarchique et recours gracieux

3 ans
10 ans

3 ans
10 ans