TEMA 5.

GENERADORES
DE REPORTES
Martha Beatriz Chvez Tern

DEFINICIN
Un generador de reportes es un software
que permite crear un listado de datos a
partir de una base de datos.
Este listado tendr una lgica y una
utilidad o aplicacin a una o ms
situaciones en especfico.
El generador de reportes, genera informes
impresos, en formato Web o formato
convencional, los cuales se podrn
distribuir de distintas maneras entre los
usuarios que los solicitan (Generalmente
supervisores, jefes de departamento,
gerentes de nivel medio y en algunas
ocasiones gerentes de nivel superior o
ejecutivos).

CARACTERSTICAS DE LOS
REPORTES
Por lo regular los reportes son estticos,
algunos son dinmicos, es decir, como vimos
en el tema pasado, los MIS, los DSS y los EIS
pueden generar reportes programados
peridicos, donde ya est especificado el
diseo de la salida. Y pueden generar
reportes a medida, los cuales contarn con
los componentes adecuados para generar el
informe de manera dinmica, de acuerdo a
los criterios que marque el usuario.

Tambin hay generadores de reportes que

permiten la creacin de grficas e incluso
tablas dinmicas.

USUARIOS DE REPORTES
Los reportes o informes generalmente
estn pensados para usuarios finales
tomadores de decisiones, que no
ingresan datos a la base de datos, sino
que requieren ver los datos ya
existentes en distintos formatos o formas
de organizar los mismos.
Por lo tanto, ser de gran importancia
conocer las necesidades de los usuarios
finales para identificar qu tipos de
reportes son los que debemos disear y
generar.

LA BASE DE DATOS
Antes que nada, debemos identificar de cul o cules bases de datos se
obtendrn los resultados para los reportes.
Se tiene que analizar, junto con los usuarios, cules son sus necesidades de
informacin y generar o disear las vistas correspondientes, las cuales nos
van a indicar de qu tablas se estn obteniendo los datos, si requieren
algn tratamiento o formato especial, si se entregarn a detalle o con
distintos niveles de agrupacin, subtotales y totales, (lo que llamamos nivel
de sumarizacin o agregacin).

EJEMPLO DE UNA BASE DE DATOS

PEQUEA CON TABLAS Y RELACIONES

LA BASE DE DATOS
Qu tipo de gestor de base de
datos vamos a usar?, depende del
generador de reportes. Algunos
generadores se adaptan a casi
cualquier gestor de base de datos,
otros en cambio estarn habilitados
para conectar slo con cierto
grupo o tipo de gestores de bases
de datos.
La mayora de los SGBD incluye sus
propios generadores de reportes.

DISEO
Como mencion antes, una de las cosas ms importantes es conocer qu
bases de datos servirn de fuente de datos y disear las vistas de usuario a
partir de las cuales se pueden generar los reportes.
Las vistas de usuario, son consultas a la base de datos donde queda
grabado, de qu tablas necesitamos los datos, qu campos de cada tabla,
si se realizar alguna agrupacin, filtro, ordenacin, etc.

DISEO
Otro tema a considerar en el diseo, es la estructura del reporte, es decir,
qu contenidos tendr en cada seccin, desde el encabezado del reporte,
los datos que irn en el detalle, las cabeceras de cada columna del
detalle, valores de agrupacin o sumarizacin, pie de pgina, pie del
reporte, etc.
Un reporte tiene que ser muy claro y fcil de entender para el usuario final.
Dependiendo de las necesidades de cada nivel gerencial, se establecern
los campos de agrupacin y los de detalle.

ESTRUCTURA DEL REPORTE

RESULTADO
La estructura anterior se logra con uso
de una consulta y un asistente de
informes, sin necesidad de disear el
reporte desde cero.
El resultado se aprecia en estas
imgenes.
Izquierda: primera pgina. Observe los
elementos de la estructura.
Abajo se observa el total del informe y el
pie de pgina.

EJEMPLOS DE REPORTES

VENTAS POR PRODUCTO EN UN

MES
Observe que se obtienen subtotales
de ventas del producto en un mes
especfico.
Tambin se obtiene el total de ventas
de todo el reporte.
Utilidad: Este reporte permite ver qu
producto se est vendiendo ms
durante cierta temporada del ao.
Adems permite ver en resumen las
ventas de un mes.

VENTAS TRIMESTRALES POR

PRODUCTO
Observe que se obtienen
subtotales por cada producto y
por cada mes del trimestre, as
como un total del trimestre por
producto.
Tambin podemos ver un total
por cada mes y el gran total que
abarca todo lo de los productos
y de todos los meses del
trimestre

REPORTE POR EMPRESA

TRIMESTRAL
Observe que se obtienen subtotales
por cada empresa cliente y por
cada mes del trimestre, as como un
total del trimestre por empresa
cliente.
Tambin podemos ver un total por
cada mes y el gran total.
Utilidad: Analizar los clientes a los
que ms vendemos, en qu periodo
nos solicitan ms pedidos. Total de
ventas por mes y por trimestre

RESUMEN CON AGRUPACIN

En este reporte, se hacen cortes o
agrupaciones por fecha de pedido
y a la vez muestra los productos
vendidos en dicha fecha indicando
categora e importe de la venta de
cada producto.
Al final podemos observar algunas
funciones de sumarizacin como:
suma del da, promedio del da, el
importe mnimo y el mximo de
productos.
Utilidad: Promedio de ventas por
da, producto que nos gener ms
ingresos por da, etc.

RESUMEN CON AGRUPACIN

Otra seccin del reporte
anterior.
Se muestran ms
productos vendidos en un
da, donde se puede
apreciar ms la utilidad
del reporte

REPORTE MAESTRO - DETALLE

Un reporte maestro detalle, permite mostrar ciertos datos que son comunes
a un mismo caso en la seccin maestro, y una serie de registros en detalle
relacionados con la seccin maestro.
Un ejemplo tpico podra ser, los datos de una materia como maestro y todo
el listado de alumnos con su respectiva calificacin como detalle.
El final del reporte y que pertenece al maestro, podra ser el promedio de
calificaciones, la calificacin ms alta y la calificacin ms baja.
En la siguiente diapositiva veremos un ejemplo muy comn de reporte
maestro detalle: una factura, nota de remisin, ticket, etc.

REPORTE MAESTRO DETALLE

En la seccin del maestro, se
muestran datos generales de la
factura como datos del cliente, del
vendedor, fechas, folio de factura,
etc.
En el detalle se muestra cada
producto vendido, indicando datos
del producto, cantidad vendida,
precio del producto y subtotal.

Otros elementos de la seccin maestro,

son el subtotal de la factura, el
impuesto y el total que deber pagar el
cliente.

REPORTES DINMICOS
Se trata de aplicaciones que permiten a los
tomadores de decisiones, elegir qu
caractersticas tendr el reporte que desean
generar. Estos reportes de cierta forma ya
estn preetablecidos, simplemente se le da
a los usuarios la posibilidad de elegir el tipo
de reporte a mostrar.
Tambin hay reportes que se podran
generar en el momento, cuando es posible
enviar ciertos parmetros y se generan de
acuerdo a las condiciones que establece el
usuario.
En la imagen podemos ver un formulario
que crear un formulario de acuerdo a los
parmetros que indique el usuario.

EJEMPLO DE REPORTE DINMICO

GENERACIN DE GRFICOS
Los generadores de reportes ms completos incluyen la posibilidad de
generar grficos a partir de ellos.
La ventaja de los grficos, es que permiten un anlisis rpido con slo ver
una imagen.
En el siguiente ejemplo, exportaremos un informe para generar una grfica
en Excel.

REPORTE

GRFICA
Ventas por empleado
$25,000.00

$20,000.00

$15,000.00

$10,000.00

$5,000.00

$0.00
Francisco Chaves

Mara Gonzlez

Juan Carlos Rivas

Mara Jess Cuesta

TRIM 1

TRIM 2

Pilar Pinilla Gallego

TRIM 3

TRIM 4

Humberto Acevedo

Jess Escolar

Luis Bonifaz

HERRAMIENTAS PARA GENERAR

REPORTES
Existen muchas, desde las que acceden a bases de datos de forma externa, hasta
las que vienen incluidas con IDEs o con los propios SGBD.
Hay generadores para reportes del tipo Windows form o para ambientes Web.
Dependiendo de la herramienta, se contar con asistentes ms completos o
componentes que permitirn generar informes ms complejos.
La ventaja de usar generadores de reportes robustos, es que permiten mejorar la
apariencia y diseo de los reportes de una manera relativamente sencilla.

Los generadores de reportes menos robustos, generan reportes de forma rpida,

pero no hay muchas opciones para el mejoramiento del diseo preestablecido que
genera el software.
En todos los casos, logramos reportes de muy buena calidad, sin escribir cdigo
SQL. El cual s ser necesario para informes ms complejos o precisos.

CONCLUSIN
Los informes o reportes son de gran importancia en la toma de decisiones.
Requieren un anlisis previo y un plan para su desarrollo.
Se debe considerar las necesidades de informacin de distintos usuarios para
generar los reportes convenientes a cada caso.
Es importante elegir un SGBD y un reporteador adecuado a los conocimientos del
desarrollador y complejidad de los reportes, caractersticas de las herramientas, etc.
Los generadores de reportes ahorran muchas horas de trabajo, sin embargo
siempre es bueno saber usar el lenguaje SQL para que sea posible crear reportes
ms adecuados y personalizados que los generados con un asistente.
Los sistemas empresariales como ERP incluyen sus propios generadores de reportes,
pero a veces requiere saber de lenguaje de programacin y lenguaje SQL para
personalizarlos.