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CONTROL

El control se considera la ltima etapa del proceso administrativo, relacionada

regularmente con la fase de planeacin e implica la comparacin de lo obtenido con lo
esperado, lo cual se realiza normalmente al final de un periodo previamente establecido,
con el fin de determinar si se alcanzaron, se igualaron o fueron superados los objetivos de
acuerdo a lo esperado.
Es la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y la aplicacin de
acciones correctivas cuando se necesita, por lo cual se puede decir, que el control es un
proceso esencialmente regulador.
En algunas ocasiones se origina cierta controversia en cuanto al control y la supervisin, sin
embargo hay que tomar en consideracin que la supervisin es simultnea a la ejecucin
y el control es posteriormente a sta.

Figura N 1. Flujo de retroalimentacin del control.

1.1. Elementos del concepto

-

Relacin con lo planeado: El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos
que se establecen en la fase de planeacin.

Medicin: para efectos del control es imprescindible medir y cuantificar lo resultados.

Detectar desviaciones: una de las funciones ms relevantes del control es descubrir las
diferencias que surgen entre lo ejecutado y lo planeado.

Establecer medidas correctivas: el objeto del control es prever y corregir errores.

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1.2 Fases del proceso de control

- Establecimiento de los estndares
Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn
con base en el cual se lleva cabo el control.
El control implica verificar que los resultados estn de acuerdo con los planes o estndares, los
cuales se consideran que son normas que proporcionan la comprensin de aquello que debe
hacerse.
Las normas son sencillamente criterios de desempeo, por lo cual se considera que su
establecimiento implica la definicin de metas y objetivos que quieren alcanzar los administradores
de la organizacin.
- Medicin del desempeo
Consiste en medir la ejecucin y los resultados mediante la aplicacin de unidades de medida, que
deben definirse de acuerdo con los estndares
Esta fase exige una definicin exacta de lo que se pretende medir, ya que en caso contrario, el
proceso podr caer en errores y/o confusiones.
El sistema de control depende de la informacin inmediata respecto al desempeo, y la unidad de
medida y evaluacin debe estar de acuerdo con el estndar previamente establecido y estar
expresable de tal modo que facilite la comparacin entre el desempeo y el patrn de desempeo.
- Comparacin entre el desempeo y los estndares
Una vez llevada a cabo la medicin y obtenida esta informacin, es necesaria la comparacin de los
resultados medidos en relacin con los estndares preestablecidos, con lo cual se pretende localizar
los errores o desviaciones, principalmente para permitir la prediccin de otros resultados futuros.
Esta fase puede efectuarse por medio de:
a. Resultados: la comparacin entre el patrn y la variable se hace despus de terminada la
operacin.
b. Desempeo: la comparacin entre el patrn y la variable se efecta paralelamente a la
operacin, es decir, corresponde a un monitoreo del desempeo, sin interferir en el
resultado o en su consecucin.
- Evaluacin de los resultados y desarrollo de acciones correctivas
La comparacin del resultado o del desempeo con relacin a los estndares puede generar tres
posibilidades:
a. Conformidad o aceptacin: el resultado o desempeo est acorde con el patrn o estndar,
por lo tanto se acepta.
b. El resultado o desempeo presenta una leve desviacin con relacin al patrn o estndar,
pero dentro de la tolerancia permitida y, en consecuencia se acepta, aunque la
conformidad no sea la ideal.
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c. Rechazo: el resultado o desempeo presenta desviacin o, diferencia por exceso o por

defecto con relacin al patrn o estndar, por encima de la tolerancia permitida y, por tanto
se rechaza y se somete a una accin correctiva.
En este ltimo caso se aplicarn las acciones correctivas necesarias a los fines de integrar las
desviaciones en relacin con los estndares.
Es importante destacar que la puesta en marcha de acciones correctivas es una funcin netamente
ejecutiva, sin embargo, antes de iniciarla es de vital importancia reconocer si la desviacin es un
sntoma o una causa.
Posterior a esta fase se origina el proceso de retroalimentacin, dado paso al desarrollo del proceso
de control de manera cclica.

Figura N 2. Fases del proceso de control.

1.3 importancia del proceso de control

La importancia del proceso de control radica en la relacin y participacin directa que tiene en todas
las actividades de la empresa, con el fin de vigilar el estricto cumplimiento de los planes formulados,
y as contribuir a la consecucin de los objetivos de la organizacin.
De manera puntual, se puede decir que el control es de vital importancia por cuanto:

Permite establecer medidas correctivas encaminadas al logro de los objetivos.

Se da en todas las dems funciones administrativas.
A travs de l, se pueden determinar y analizar las causas que en un futuro puedan originar
desviaciones.
Permite obtener informacin respecto de la situacin de los planes, sirviendo como base al
reiniciarse el ciclo administrativo.
Propicia la reduccin de costos y tiempo al contrarrestar los errores presentados.
Al aplicarlo se hace conciencia sobre el proceso administrativo en la empresa, y en
consecuencia se podrn alcanzar los niveles mximos de productividad de los recursos de
la empresa en general.

1.4 El control del Capital Humano

La funcin del control en el rea del capital humano, es la evaluacin en la implantacin y ejecucin
de todos y cada uno de los programas de personal, la cual se garantiza mediante la aplicacin del
proceso de auditora de recursos humanos, la cual consiste en la evaluacin sistemtica y analtica
de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias.

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En este sentido el proceso de control en el rea de capital humano abarca los siguientes aspectos:
a. Evaluacin de la actuacin: mide la efectividad de los miembros de la organizacin,
tomando como base los estndares de actuacin que evalan resultados tomando en
cuenta factores como: rotacin ausentismo, informes de cumplimiento de objetivos, entre
otros.
b. Evaluacin de reclutamiento y de seleccin: evala la efectividad de los programas y
procedimientos de esta rea, en base al anlisis de aspectos tales como:
Efectividad en el proceso de seleccin, eficiencia del personal y su integracin con
los objetivos de la empresa.
Causas que provocan los retiros y despidos.
c. Evaluacin de capacitacin y desarrollo: se efecta mediante el estudio de ndices tales
como:
Productividad: estudios de productividad antes y despus del entrenamiento.
Desarrollo del personal: polticas de ascensos, de desarrollo personal y profesional.
d. Evaluacin de la motivacin: su objetivo es medir la moral del personal, lo cual se realiza a
travs de:
Encuestas de actitud
Estudios de ausentismo, rotacin
Productividad
e. Evaluacin de sueldos y salarios: se ejecuta mediante el anlisis de aspectos tales como:
Escala salarial de empresas similares
Presupuestos de salarios
Evaluacin de desempeo
f.

Evaluacin sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones: la efectividad de estos

procesos se obtiene a travs de la medicin de registros y estadsticas relativos a:
ndices de accidentes
Anlisis de ausentismo
Estudios de fatiga

2. REGISTRO DE PERSONAL
El registro de personal es un sistema por medio del cual se llevan anotaciones sobre toda la
informacin relativa al personal de una empresa, en trminos personales, profesionales y
funcionales.
Se considera una funcin tcnica importante para llevar a cabo la poltica de gestin del capital
humano dentro de las organizaciones y misma se lleva especficamente en el file o carpeta personal.
Este proceso tcnico comienza en forma sucesiva, apenas el trabajador ingresa a laborar, ya que su
ingreso debe registrarse en una ficha o tarjeta pre-elaborada por el rea de desarrollo o gestin de
capital humano.
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La informacin registrada en el expediente individual del trabajador, puede recopilar datos tales
como:
-

Nombre, apellidos del trabajador, as como el nmero de documento de identificacin.

Edad, fecha y lugar de nacimiento.
Direccin de habitacin, telfonos de contacto.
Datos familiares.
Capacitacin y Formacin: datos acadmicos del colegio, instituto o Universidad.
Titulo o grado acadmico y/o especialidad obtenida.
Empleo: caractersticas de los puestos desempeados, indicando fecha y motivos de
cambio.
Evaluaciones de mritos.
Ascensos.
Referencias personales.
Aptitudes e intereses especiales.
Sueldos o Salarios: Fecha de incrementos.

De igual manera la empresa mantendr registros de datos colectivos relativos a su personal, entre
los cuales destacan:
-

Solicitudes de empleos
Controles de Asistencias
Movimientos de personal
Sueldos y salarios: semanal, mensual, anual
Nmero de horas extraordinarias laboradas
Listados de personal por:
Sexo
Condicin contractual
Departamento
Estructura de cargos
Compromisos laborales de conformidad con la legislacin vigente.

3. Registro y control de personal

El registro y control del personal, tiene como objetivo asegurar que las diversas unidades de la
organizacin marchen de acuerdo con lo previsto de conformidad con los objetivos previamente
establecidos en la fase de planeacin, tomando en cuenta aspectos fundamentales relacionados
con la gestin del capital humano.
A travs de esta tcnica se pretende controlar aspectos relacionados con el personal de la empresa,
tales como: las entradas y salidas, cumplimiento del horario de trabajo, horas extras, permisos,
vacaciones, obligaciones laborales, entre otros.
De igual manera este tipo de instrumentos en muchos casos permite tener informacin relacionada
con el perfil intelectual y profesional de cada uno de los miembros que conforman la organizacin,
aspectos relevantes en la toma de decisiones gerenciales, dentro de los procesos de reorganizacin,
rotacin, reclasificacin de cargos o ascensos.

MSc. Luis F. Rojas E.

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Registro y Control de Personal

Los instrumentos tcnicos de registro y control del desarrollo del capital humano, sern
establecidos de acuerdo a las necesidades, naturaleza y exigencias de la empresa o institucin,
siendo dentro de los ms utilizados los siguientes:
-

La ficha personal
El control diario de asistencia
Formatos para autorizacin de permisos, vacaciones.

Estos Instrumentos tcnicos sirven para controlar, registrar y manejar las ocurrencias laborales de
los trabajadores, sean estos funcionarios, ejecutivos, administrativos, tcnicos, auxiliares y/o
obreros.
En este sentido el registro y control de personal constituye una fuente importante de consulta sobre
datos personales del trabajador, asistencia e inasistencia, puntualidad, vacaciones, permisos,
ascensos y reconocimientos entre otros, por tal motivo tiene que ser actualizada
permanentemente.
Algunos ejemplos de las funciones que ejerce un departamento de registro y control de personal,
son las siguientes:
-

Recibir y procesar las deducciones y asignaciones legalmente autorizadas para la

elaboracin de la Nmina de Personal.
Elaborar y mantener actualizada la nmina de pago por concepto de sueldos, y dems
remuneraciones del personal de la empresa u organismo.
Efectuar las retenciones a que haya lugar por diferentes conceptos, al personal de la
empresa u organismo
Mantener el control sobre los ingresos y egresos de personal y llevar de manera actualizada
el Registro de todo el personal.
Tramitar, controlar y mantener un registro actualizado sobre todo lo concerniente a Seguro
Social, Seguro de Hospitalizacin, Ciruga y Maternidad.
Efectuar los trmites administrativos relacionados con la contratacin e incorporacin del
personal.
Tramitar y controlar los movimientos de personal tales como ingresos, egresos, permisos,
vacaciones, modificacin de datos, entre otros.
Elaborar constancias de trabajo y relaciones de cargo, entre otros.
Colaborar con el Jefe de la Unidad de Personal en la orientacin de las labores de
supervisin de personal a todos los niveles.

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