INTRODUCCIN

En el presente informe del proyecto, se recopila, se analiza y se procesa

toda la informacin acerca de los documentos diversos existentes en el rea de
Tesorera del Instituto de Educacin Superior Tecnolgico Privado INFONET,
de la sede de Pichanaki; con la finalidad de aplicar las tcnicas de archivo y as
dar nuestro aporte para el lector. Por lo general, no todo los documentos
pueden ser parte de nuestro archivo, tal como boletines, revistas, diarios,
peridicos; si bien es cierto, son documentos, pero no han sido producidos por
la oficina o institucin; por tanto, se conservan slo mientras sean tiles y
deben mantenerse separados de nuestro archivo central. El presente informe
est estructurado de la siguiente manera
Captulo I. Ubicacin geogrfica, descriptiva, limites, nivel socioeconmico,
resea histrica y objetivos del proyecto.
Capitulo II. Organizacin del centro de prcticas, (ubicacin, lineamiento de
trabajo, y la estructura orgnica).
Capitulo III. Marco terico (conceptos, tcnicas y procedimientos,
Capitulo IV. Aplicacin (logros alcanzados, dificultades, conclusiones y
recomendaciones).

El eficaz resultado de esta tarea se traduce en una mayor eficiencia de

la administracin, en un mejor servicio al usuario y tambin en la difusin de la
informacin, el conocimiento, la cultura y la investigacin histrica de su
proceso de desarrollo.

CAPTULO I
1. UBICACIN GEOGRFICA DEL DISTRITO DE PICHANAKI
1.1. UBICACIN GEOGRFICA GENERAL

Localidad

Distrito de Pichanaki

Provincia

Chanchamayo

Regin

Junn

Superficie

1 496,59 km2

Altitud

525 m.s.n.m

Habitantes

50 000 personas

Idioma

Espaol, Ashaninka y Yanesha

1.2. UBICACIN DESCRIPTIVA

El distrito de Pichanaki, es uno de los seis distritos que conforman la
provincia de Chanchamayo, ubicada en el departamento de Junn, en la zona
centro del Per. La ciudad de Pichanaki, se encuentra a 50 km de la provincia
de Satipo y a 70 km de La Merced, capital de la provincia de Chanchamayo.
Pichanaki, es conformante de la selva central del Per. En cuanto se refiere a
su conformacin poltica, el Distrito, est compuesto por ms de 150 anexos y
comunidades nativas, los que se encuentran ubicados en las mrgenes
2

izquierda y derecha del ro Peren. Tambin, en la parte alta del ro Ipoki.

Cuenta con una poblacin aproximada de 50 000 personas entre hombres y
mujeres.
Pichanaki, posee un gran movimiento comercial, y es galardonado con la
denominacin Ciudad Luz, Corazn de La Selva Central entre otros; se
caracteriza por las playas que se en uentran a orillas del ro Pichanaki ( Ro
Peren), debido a los factores de la naturaleza, especialmente del fenmeno
del Nio, que hizo crecer las aguas hasta formar pequeas playas ideales para
pasear en bote. A las orillas del Ro y en lugares tursticos se encuentran
restaurantes, en los cuales se puede disfrutar platos tpicos como el cebiche de
doncella (pez de ro), el asado de zamao entre otros; es ms, se puede
apreciar el hermoso paisaje.

1.3. LMITES
Segn el Decreto Ley de demarcacin geogrfica correspondiente es el
siguiente:
a.
b.
c.
d.

Por el Norte
Por el Sur
Por el Este
Por el Oeste

:
:
:
:

Con el distrito de Peren - Chanchamayo

Con el distrito de Rio Negro - Satipo
Con el distrito de Puerto Bermdez - Oxapampa
Con el distrito de Vitoc Chanchamayo

1.3.1. ALGUNOS DATOS GEOGRAFICOS

Hidrografa

: Ros Peren y Pichanaki

Clima

: Es tropical, hmedo y clido.

Temperatura

: Promedio 25C.

37C en verano y 15C en invierno.

1.4. NIVEL SOCIOECONMICO

El distrito de Pichanaki, Selva Central, cuenta con diversos niveles
socioeconmicos, destacndose en el campo empresarial, comercial, agrcola,
y turismo.
1.4.1. PRODUCCIN
La caficultura.- Como opcin de desarrollo, atraviesa desde sus
inicios, serias limitaciones; puesto que fue concebida por la gran
mayora, como actividad recolectora tradicional, imitativa. Pero a
partir de 1990, comenz su lento desarrollo.
El caf.- Es una planta procedente de Arabia, se extendi por
occidente a partir del siglo XV. Las reas donde se cultivan caf
en Pichanaki, se encuentran sobre altitudes que van desde los
800 m.s.n.m. hasta 1800 m.s.n.m.
1.4.2. TURISMO
Los atractivos tursticos de mayor concurrencia son:
Plaza Juan Valer Sandoval, a 525 m.s.n.m., en el centro urbano
del Distrito.
Puerto Pichanaki y playa El Pescador, a 525 m.s.n.m., a
slo 8 cuadras de la plaza principal (3 minutos).

 Mirador de Pichanaki, a 690 m.s.n.m., a 3 km de la plaza

principal.
Kametsa Pimpoke (Agroturismo), a 485 m.s.n.m. a 3km de la
plaza principal.
Laguna Encantada, a 522 m.s.n.m. a 7 km de la plaza principal.
Catarata Zotarari, a 510 m.s.n.m., a 10 km de la plaza principal.
Catarata Tres Cadas, a 540 m.s.n.m., a 16 km de la plaza
principal.
Puerto Ipoki, a 485 m.s.n.m., a 25 km de la plaza principal.
Cascada Primavera, a 800 m.s.n.m. a 12 km de la plaza
principal.
Cascada El Misterio y La Ducha del Tigre, a 920 m.s.n.m., a
22 km de la plaza principal.
Catarata Tarzn y catarata El Tinajn, a 1 183 m.s.n.m., a 2
h der la ciudad de Pichanaki.
Catarata Kuviriani, Salud, dinero y amor, y La poza del
cangrejo, a 960 m.s.n.m., a 25 km de la plaza principal.
Parque Arqueolgico Chinchaysuyo, a 1 700 m.s.n.m., a 40
km de la ciudad de Pichanaki.

1.5. RESEA HISTRICA DEL DISTRITO DE PICHANAKI

En el ao 1952, inmigrantes de la costa y sierra del Per, se asentaron
en las llanuras de la margen derecha de la confluencia de los ros Pichanaki y
Peren; y posteriormente en el ao 1962, se inici en forma organizada, con la

instalacin de la Agencia Municipal y la Tenencia Gobernacin, concretndose

con el nombramiento de su primer Teniente Gobernador; dependiendo
polticamente del distrito de Chanchamayo y de la provincia de Tarma.

En 1674, el Padre Francisco Izquierdo, fue nombrado fundador y el Hno.

Terciano Pinto, fue declarado Superior. Ellos se despidieron de sus Hnos. del
Cerro de la Sal y Quimiri, llevando consigo todo lo necesario para la fundacin,
embarcndose en un punto del Peren en dos balsas, quienes despus de 03
das de jornada llegaron a Pichanaki a travs de los afluentes de la margen
derecha del ro Peren. Cabe resaltar, que esa primera parte del Peren
encierra una serie de remolinos y peligros, que fcilmente exponen a un
naufragio.
En 1742, se produjo la mayor rebelin indgena en la que participaron
activamente los guerreros ashnincas, encabezados por el caudillo Juan
Santos Atahualpa, Lder del nico movimiento indgena jams derrotado,
quien avizor temprano la integracin mestiza para desterrar el vasallaje
espaol. Es necesario destacar que, la recuperacin de los territorios
indgenas, lejos de significar el rechazo de los aportes que haban trado los
europeos, se potenci con la adopcin de algunos de ellos, manteniendo las
herreras prximas al Cerro de la Sal, continuando con el cultivo de ctricos,
caa de azcar, etc.; prosiguiendo con la crianza de ganado, propiciando de
esta manera, un desarrollo autnomo.
1.5.1. Fundacin de Pichanaki. El 1 de mayo de 1975, el Padre
delegado, Fraile Dionisio Ortiz, celebr por primera vez en Pichanaki, la

fiesta de San Jos Obrero. Se abri el cajn que contena una artstica
imagen de 1,80 m de altura y junto a ella, las imgenes del Sagrado
Corazn de Jess y San Carlos Borromeo.
1.5.2. Creacin Poltica. El distrito de Pichanaki, se crea segn Decreto
Ley N 24941, dado en la Casa de Gobierno, a los 24 das del mes de
septiembre de 1977, por el Presidente de la Repblica, don Francisco
Morales Bermdez. Por acuerdo de Consejo, se determin para el da
08 de octubre celebrar dicha accin.
1.5.3. Pichanaki en la poca del terrorismo. En los aos 80, cuando
Pichanaki se encontraba en pleno auge de desarrollo, lleg el
terrorismo, azotando a los distintos centros poblados y su misma
capital. Dichos lugares se convirtieron en un campo de batalla campal,
de ataques subversivos y luchas con la fuerza del orden. Sin embargo,
Juan Valer Sandoval, reorganiz el ejrcito de la base que hoy lleva su
nombre, empez y logr erradicar el terrorismo de la zona.
1.5.4. Despegue del desarrollo de Pichanaki. Los aos 90, tras el trabajo
de erradicar los grupos terroristas, Pichanaki retom con fuerza su
desarrollo, debido a la gran actividad cafetalera y a la buena
produccin en el campo. La ciudad se pobl cada vez ms,
apareciendo nuevos asentamientos humanos, pueblos jvenes y
asociaciones de vivienda. A finales de los 90, Pichanaki se haba
convertido en la ciudad de mayor crecimiento de la Selva Central y, a
partir del 2000, se inici la modernizacin de la ciudad y el desarrollo
de sus centros poblados. En la actualidad, este joven Distrito sigue
desarrollndose intensamente con la visin de convertirse muy pronto
en una provincia.

1.6. OBJETIVOS DEL PROYECTO

1.6.1. GENERAL:
Aplicar las tcnicas de archivo al organizar e inventariar los
documentos archivsticos del rea de tesorera del Instituto de
Educacin Superior Tecnolgico Privado INFONET sede
Pichanaki.
1.6.2. ESPECFICOS:
1.
2.
3.
4.
5.

Facilitar el trabajo administrativo.

Reducir el tiempo de bsqueda de la documentacin.
Brindar mejor servicio al usuario.
Integrarnos al mundo de la modernidad.
Contrastar los conocimientos tericos con la prctica.

CAPTULO II
2. ORGANIZACIN DEL CENTRO DE PRCTICAS
2.1. UBICACIN

Ubicacin
Distrito
Provincia
Regin

:
:
:
:

Av. Circunvalacin con Marginal N 100

Pichanaki
Chanchamayo
Junn

2.2. LINEAMIENTOS DE TRABAJO

El rea de Tesorera del IEST Privado INFONET, se rige bajo los

siguientes lineamientos:
Manual de Organizacin y Funciones
Reglamento Interno
Proyecto de Desarrollo Institucional
Reglamento de Organizacin y Funciones
TUPA

2.3. ORGANIZACIN
Ministerio de Educacin.
Direccin Regional de Educacin Junn.
Instituto de Educacin Superior Tecnolgico Privado INFONET".

2.4.

ENTIDAD
El Instituto de Educacin Superior Tecnolgico Privado
"INFONET", es una institucin creada por Resolucin Ministerial
0196-2003-ED,

integrado

por

docentes

especializados

actualizados dedicados al estudio, investigacin y enseanza; as

como a la difusin, extensin y proyeccin social del saber y la
cultura a la comunidad.
El I E S T Privado INFONET, forma profesionales capaces
de administrar sus actividades; para ello, incorpora en su
currculo, cursos extracurriculares de formacin empresarial de las
reas de competencia, que proporcionarn al profesional la
destreza necesaria para competir con xito, utilizando las
herramientas de la informtica, adaptndose en el mundo laboral
competitivo. El Instituto, tiene como principio fundamental la
bsqueda de la verdad y lealtad hacia la comunidad. Conservar,
acrecentar y transmitir cultura, afirmando valores nacionales.
Extender su accin y servicios a la comunidad y promover el
desarrollo integral.
2.5. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Manual de Organizacin y Funciones del Instituto de Educacin Superior

Tecnolgico Privado INFONET.

DE LA ESTRUCTURA ORGNICA
10

Art. 4. La estructura orgnica del IEST Privado INFONET es la siguiente:

a) rgano de Direccin: El Consejo Directivo
1. Directorio
2. Director General
b) La Direccin General:
1. Director General
c) rganos de Lnea: de la Unidad Acadmica
1. Jefe de la Unidad Acadmica
d) Jefaturas de rea Acadmica
1. Jefe del rea de Computacin e Informtica
2. Jefe del rea de Secretariado Ejecutivo
e) Secretara Acadmica
1. Secretario Acadmico
f) rganos de Asesoramiento, Consejo Institucional y rgano de
Asesoramiento de la Direccin General.
1. Director General
2. Secretario Acadmico
3. Representante de Docentes
4. Representantes de Estudiantes

g) rganos de Apoyo: Unidad Administrativa

Jefe del rea Administrativa
11

 Jefe del rea de Produccin

Secretara Tesorera
Personal de Servicio
h) Del Personal docente
1. Docentes de reas acadmicas
i) De los delegados
1. Delegados de las carreras profesionales.

12

2.6.

ORGANIGRAMA

El organigrama del Instituto de Educacin Superior Tecnolgico Privado

INFONET, es como sigue:

CONSEJO

DIRECTIVO

DIRECCIN GENERAL

Jefe de Unidad Administrativa

Jefe rea de Produccin

CONSEJO INSTITUCIONAL

Secretara Acadmica
Jefe de Unidad Acadmica

Jefe de . A. C.I.

Jefe de . A. S.E.

Secretara - Tesorera
Personal de Servicio

Coordinacin General Sede - Pichanaki

Biblioteca

DOCENTES

ESTUDIANTES

13

CAPTULO III
MARCO TERICO
3.1

CONCEPTOS

Organizacin.- Es el acto de coordinar y ordenar los recursos

disponibles y las actividades necesarias, de tal manera que se logren
los fines propuestos.
Carpeta.- Es la agrupacin de documentos clasificados segn serie
documental, ya sean producidos por la misma institucin u otros.
Papel.- Es un material, soporte que sirve para plasmar un hecho o
acontecimiento escrito que se da de acuerdo a las circunstancias,
llegando a formar un documento.
Rtulo.- Son etiquetas de identificacin de papel, con impresin de
datos de lo que se va rotular, son de fcil lectura de la informacin.
Documento.- Es toda aquella informacin contenida y registrada sobre
cualquier soporte material, que es producido, recibido y conservado por
las organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus
actividades. Es por tanto, un testimonio de la actividad humana.
Documentos activos.- Aquellos que son consultados frecuentemente
o que la documentacin por su valor administrativo, legal, operativo o
fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisin de los
registros no es superior a los cinco aos y es consultada ms de una
vez al mes.

14

 Documentos inactivos.- Se conservan los documentos de consulta

poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se
almacenan all hasta la destruccin de los mismos una vez que ya han
cumplido su funcin.
Documento archivstico.- No todos los documentos existentes en una
oficina o dependencia llegan necesariamente a formar parte del archivo
institucional.
Ejemplo:
Las normas legales, boletines oficiales, diarios, publicaciones
peridicas.
Si bien son documentos, no han sido producidos por la oficina o
institucin, por tanto, no es documentacin original, y permanecen
all a efectos exclusivamente de apoyo informativo y se conserva
slo mientras sean tiles. Estos documentos deben mantenerse
separados

de

nuestro

archivo.

Entonces,

un

documento

archivstico es aquel que es producido, recibido y conservado por

una institucin y contiene informacin relativa al ejercicio
exclusivo de las actividades y competencias que esta institucin
desarrolla.
Tipo documental.- Son las unidades de informacin contenidas en los
documentos. Estos pueden ser:

Tipo documental simple.- Formado por un solo tipo

documental, cuyo

contenido mantiene una unidad

de

informacin.
Ejemplos:

15

El oficio, la carta, el memorando, un libro de caja, recibo, etc.

Tipo documental compuesto.- Formado por dos o ms tipos

documentales que se sustentan entre s, y cuyo contenido
mantiene

una

unidad

de

informacin.

Se

le

conoce

comnmente como expediente.

Ejemplos:
El comprobante de pago, las historias clnicas, otros.
Fondo documental.- Es el conjunto de los documentos producidos y
recibidos por una institucin pblica o privada en el ejercicio de sus
actividades. Ej. Ministerio de Educacin, Instituto Nacional de
Innovacin Agraria, Municipalidad Distrital de Pichanaki, etc.
Seccin documental.- Es el conjunto de documentos producidos y
recibidos por las diferentes unidades orgnicas o dependencias de la
institucin. Ej. Administracin, coordinacin general, rea de gestin
pedaggica, tesorera, etc.
Serie documental.- Es el conjunto de documentos que tienen
caractersticas comunes, el mismo tipo documental o el mismo asunto
que, por consiguiente, es archivado, usado, transferido o eliminado
como unidad. Ej. Resoluciones, supervisiones, legados personales,
planillas, rdenes de compra, etc.

16

 Pieza documental.- Es una unidad documental. Es la mnima

expresin dentro del fondo documental. Forman parte de la serie.

I.E.S.T.P INFONET
Tesorera
Comprobantes de Pago

Boletas, boucher, facturas,recibos,otros.

FONDO

SECCIN

SERIE

PIEZA

Archivo.- Es un conjunto de documentos producidos por personas

naturales o jurdicas durante el ejercicio de sus actividades cotidianas y
que son administrados, organizados y conservados para difundir la
informacin contenida en ellos, tambin se designa archivo al espacio
fsico, o a la institucin.
Sistema cronolgico.- Se ordena por fechas, el criterio es comenzar
por la fecha ms antigua de los documentos a la fecha ms reciente
que se agrupan dentro del archivo por aos o meses y finalmente,
ordenamos por da. Ejemplo:
CLASIFICACIN
03 09 2008
03 09 2008
02 05 2012
07 05 2009
17

12 09 2013
16 04 2011
Sistema Alfabtico.- Se ordena segn las letras del alfabeto, la
manera de ordenar en este sistema es comenzar por la primera letra
del alfabeto que es la A y terminar en la ltima que es la Z.
CLASIFICACIN
Facturas

Boletas

Boletas

Facturas

Recibos

Recibos

Conservacin de documentos.- Consiste en mantener la integridad

fsica del soporte y de la informacin contenida en los documentos, a
travs de

la

implementacin

de

medidas de

preservacin

restauracin. Existe un conjunto de factores que constantemente ponen

en riesgo la integridad fsica de la documentacin, stos son:
Factor climatolgico
Contaminacin ambiental
Contaminacin biolgica
Siniestros
Manejo inadecuado de los documentos
El local de archivo.- Debe ser construido de material noble, tener
bsicamente tres ambientes: depsitos, rea de trabajo tcnico y
administrativo y el rea de atencin al usuario, los mobiliarios
archivadores deben ser de metal.
El manejo de los documentos.- Evitar el uso excesivo de elementos
metlicos (grapas, clips, etc.), proteger los documentos en unidades de
instalacin (cajas, flderes o cualquier otro elemento similar), evitar el
uso de productos qumicos (insecticidas, bactericidas y fungicidas), los

18

documentos deteriorados por agentes biolgicos (insectos, hongos,

bacterias, etc.) debern separarse de la documentacin en buen
estado y restringir su servicio.
o Medidas de seguridad
restringir el ingreso a los depsitos a personas no autorizadas.
No fumar, comer o beber en los depsitos o lugar donde

existen documentos.
No mantener en el archivo, materiales inflamables (gasolina,

petrleo, cera, etc.)

Organizacin de documentos.- Es un proceso tcnico archivstico,
que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a
clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. En esta
etapa, se debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub series
documentales.
Clasificar.- Significa separarlos o dividirlos en clases o grupos que
sean susceptibles de subdivisiones, teniendo en cuenta la estructura
orgnica y/o las funciones institucionales.
Ordenar.- Consiste en unir y relacionar los elementos de cada grupo,
mediante el sistema

ms conveniente: ordenamiento alfabtico,

numrico, alfanumrico, cronolgico, etc.

Signar.- Es asignar smbolos de codificacin para su identificacin (por
unidades orgnicas, por series documentales, etc.). Pueden ser letras o
nmeros o la combinacin de ambos.
Inventariar.- La palabra inventario proviene etimolgicamente del latn
inventarium, y significa realizar un listado pormenorizado de bienes
pertenecientes a una persona fsica o jurdica. Los inventarios sirven
para saber los bienes existentes, y son muy tiles a la hora de evaluar
los progresos o detrimentos patrimoniales que ocurren a lo largo de un
19

perodo. Suele hacerse en las empresas inventarios al comienzo de su

gestin, y luego en perodos regulares, generalmente anuales.
3.2 TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS
3.2.1 TCNICAS
En el

Instituto

de

Educacin

Superior Tecnolgico

Privado

INFONET sede Pichanaki, se identific los documentos de

Tesorera segn serie documental, desde los primeros aos de su
funcionamiento, los que se encontraban mezclados y ordenados
empricamente sin considerar las tcnicas de archivo, por lo que se
aplic el sistema alfabtico y cronolgico para ordenar la
documentacin encontrada.
a. IDENTIFICACIN DE NECESIDADES
El equipo de trabajo identific las siguientes necesidades:

Mantener organizado los documentos archivsticos del

rea de tesorera.
Contar con un inventario de documentos archivsticos de

tesorera.
Clasificar adecuadamente los documentos.
Reducir el tiempo de bsqueda de la informacin

requerida.
Conservar

apropiadamente

los

documentos

archivsticos.
b. REQUIRIMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIN
b.1 Materiales
Grapadora.- Utensilio que sirve para grapar.

20

 Perforador.- Artefacto que perfora un soporte (fichas o cinta

de papel).

Quita grapas.- Es un utensilio que se emplea para sacar las

grapas que sujetan los folios de papel, evitando el posible
dao en uas o dedos.

Cartulina.- Es un papel que es generalmente ms grueso y

ms resistente que el papel normal de escritura o de
impresin.

21

 Regla.- Es un instrumento de medicin con forma de

plancha delgada o rectangular que incluye una escala
graduada dividida en unidades de longitud.

Hojas bond.- Es un material constituido por una lmina

delgada elaborada a partir de pulpa de celulosa, una pasta
de

fibras

vegetales

molidas

suspendidas

en

agua,

generalmente blanqueada y posteriormente secada y

endurecida.

Tijera.- Es una herramienta manual que sirve para cortar.

Est formada por dos cuchillas de acero que giran sobre un

22

eje comn respecto al cual se sitan los filos de corte a un

lado y el mango al lado opuesto.

Lpiz y lapiceros.- Es un instrumente de escritura o dibujo.

Consiste en una mina o pigmento (generalmente de grafito, y
una grasa o arcilla especial).

Naftalina.- Son pastillas que sirven para eliminar polillas de

diversos tipos y de esta manera conservar los materiales.

Cinta de embalaje.- Es un material que se utiliza para unir

objetos de manera temporal o a veces tambin permanente.

23

 Caja.- Es un material que proporciona seguridad y

proteccin a los productos que contiene dentro.

Papel lustre.- Es un material igual al papel de color.

Cola sinttica.- Es una sustancia que puede mantener

unidos a dos o ms cuerpos por contacto superficial.

24

 Cinta mtrica.- Es un instrumento de medida que consiste

en una cinta flexible graduada y se puede enrollar.

Fstner.- Es una opcin fcil y econmica para encuadernar

los documentos.

Pegamento en barra.- Es una sustancia slida que puede

mantener unidos dos o o ms cuerpos por contacto
superficial.

25

 Silicona lquida: El pegamento puede servir para unir algo a

una superficie o a un cuerpo utilizando una sustancia
especial para ello, de modo tal que no se separen o sea
difcil hacerlo, como tambin para reparar un objeto
haciendo que se unan entre s las partes que quedaran
separadas por una rotura.

Clip.- Es una herramienta que se utiliza para sujertar hojas

sueltas que no necesitan encuadernacin.

Post-it.- Son unas pequeas hojas de papel auto adeshivo,

de varias demensiones, formas y colores.

26

 Grapas.- Es una herramienta que se encuntran en las

grapadoras con una capacidad para agrupar 25 hojas de
papel bond.

Vinifn.- Es un material que se utiliza para forrar los

flderes, cuadernos, otros.

Factura.- Es un documento tributario de compra y venta que

registra la transaccin comercial obligatoria y aceptada por
ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de

27

mercaderas u otros afectos, porque con ella queda

concluida la operacin.

Recibos.- Es un documento que sirve para registrar todos

los ingresos de dinero en efectivo, mediante el cual una
persona acredita haber recibido de otra, una determinada
suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de
comprobante de pago.

Recibo por honorarios.- Es el comprobante de pago que

debe emitir el trabajador independiente que preste sus
servicios por el ejercicio individual de su profesin, arte,
ciencia u oficio. Estos ingresos generan rentas de cuarta
categora, de acuerdo a la legislacin del Impuesto a la
Renta.

28

 Boucher.- El Boucher es el "documento" que te entregan

cada vez que utilizas tu tarjeta de crdito o dbito para
realizar un pago o dejar un depsito.

Cuaderno de cargo.- Es un cuaderno mediante el cual se

registr la salida de dinero.

Seguimiento econmico.- Es una ficha, en el cual se

registra los datos del empleador y el monto que se le asign
por su haber del mes correspondiente.

29

 Recibo de agua.- Es un comprobante de egreso, en el cual

est el monto que se consumi por el servicio de agua, del
mes correspondiente.

Recibo de luz.- Es un comprobante de egreso, en el cual

est, el monto que se consumi por el servicio de fluido
elctrico, del mes correspondiente.

Boleta de venta.- La boleta de venta es un comprobante de

pago que se emite en operaciones con consumidores o
usuarios finales.
30

b.2 Equipos
Computadora.-

Es una mquina electrnica que permite

procesar y acumular datos. El trmino proviene del latn

computare (calcular).

Impresora.- Es un dispositivo perifrico del ordenador que

permite producir una gama permanente de textos o grficos.

Cmara digital.- Dispositivo electrnico utilizado con el

mismo fin que una cmara fotogrfica o filmadora, pero con

31

tratamiento y almacenamiento digital de la imagen que

captura.

b.3 Muebles
Mesa.- Es un mueble cuyo cometido es proporcionar una
superficie horizontal elevada del suelo, con mltiples usos,
como puede ser el trabajar sobre ella, apoyarse sobre ella,
comer o colocar objetos.

Silla.- Es un mueble cuya finalidad es servir de asiento a una

persona. Suele tener cuatro patas, aunque puede haber de
una, dos, tres o ms.

Anaquel.- Tabla o lmina horizontal que se coloca en una

pared, dentro de un armario o en una estantera y sirve para

32

colocar objetos sobre ella, resistente para archivo de

documentos con las siguientes caractersticas:
El largo de cada cuerpo debe ser de 0.90 0 1.20 mts.
La altura mxima de la estantera ser de 2.10 a
2.30 mts.
La resistencia de cada balda segn sea el largo
deber de ser de 100 kg como mnimo.
Los espacios entre baldas sern de acuerdo al
tamao de los documentos que se quieran archivar.
La distancia de la ltima balda al techo ser de 15
cm. como mnimo.
En las esquinas superiores e inferiores de los
estantes se colocan ngulos de soporte.
Un solo estante no debe tener ms de diez cuerpos.

3.2.2 PROCEDIMIENTOS

33

La organizacin y el inventario de los documentos archivsticos del

rea de Tesorera del Instituto de Educacin Superior Tecnolgico
Privado INFONET, se hizo de la siguiente manera:
a. Limpieza del rea de trabajo.

Las imgenes muestran la situacin en que se encontraban

los documentos del rea de Tesorera del I.E.S.T Privado
INFONET.

Antes de proceder a trabajar en la organizacin de los

documentos, se hizo la limpieza del lugar en que se
encontraban.

34

Al realizar este primer paso, se encontraron muchos

documentos mezclados que no correspondan al rea de
Tesorera, como boleta de notas, fichas de matrcula, cargos
de documentos emitidos, cargos de documentos recibidos,
FUT, entre otros.

b. Clasificar
b.1. clasificacin por seccin documental

Se identific los documentos de Tesorera y se separ de

aquellos que son de otras reas, colocndolas sobre una
mesa. Encontramos facturas, boletas, recibos, Boucher,
contratos,

seguimientos

econmicos

de

los

docentes,

controles de pago de los estudiantes, recibos por honorarios

Factura

Recibos

35

Recibo por honorarios

Seguimiento econmico

Boucher

Recibo de agua

36

Recibo de luz

Boleta de venta

Cuaderno de cargo

Durante el desarrollo del trabajo, tambin se encontraron

documentos no archivsticos como copias, lo cual fuimos
desechndolas.

37

Despus de identificar los documentos pertenecientes al rea

de Tesorera, clasificamos dichos documentos, por serie.

38

b.2 Clasificar por serie

Agrupamos de acuerdo al asunto en un lugar adecuado:

facturas, boletas, recibos, etc. desde el 2008 hasta el 2012.

c.

Ordenar

Se utiliz el sistema cronolgico en los siguientes casos:

39

En el ordenamiento de los comprobantes de pago por tipo.

Factura

Recibo por honorarios

Recibos

Boleta de venta

En el ordenamiento de las fichas de control de pago de los

estudiantes de Secretariado Ejecutivo y Computacin e
Informtica.

40

 1ero ordenamiento cronolgico

Se orden las fichas de control de pago por ao de
ingreso; desde el 2008 hasta el 2012.
Se orden las fichas de seguimiento econmico de
los docentes de los aos, 2011 y 2012.
2do ordenamiento alfabtico
Una vez clasificado por el orden cronolgico se puso
a organizar por orden alfabtico.
Con la ayuda del abecedario se organiz de
la A hasta la Z.
Al realizar este trabajo lo dividimos con separadores
provisionales para poder encontrarlos con facilidad.

41

d. Signar

A partir de la clasificacin de los documentos hechos

anteriormente, se emple el ordenamiento cronolgico para
organizar, tambin tiene el ordenamiento numrico.

42

Se tom en cuenta el ao, mes y da; encontrndose el

documento ms antiguo del ao 2008 II y el ms reciente, del
ao 2012.

e. Elaboracin de separadores:

Primero, realizamos un modelo de separador.

Segundo, marcamos la cartulina con ese modelo de acuerdo a la

cantidad que alcanzaba en una cartulina.

Tercero,

cortamos

la

cartulina

obtuvimos

los

separadores deseados.

43

Cuarto, elaboramos

pestaas con los meses del ao,

letras del alfabeto, vigente y retirados en la computadora,

las imprimimos, y las cortamos.

Quinto, pegamos cada pestaa en un separador.

o Sexto, perforamos los separadores.

44

Los separadores fueron elaborados en diferentes tamaos y

formas, ya que cada comprobante tiene medidas distintas a las
otras.

f. Elaboracin de protectores.- Se elaboraron los protectores con

la finalidad de que los documentos al pasar el tiempo no se vean
daados por el xido del fastner.
Primero, se marc la cartulina con la medida de 10 cm x 2 cm.
Segundo, se cortaron las cartulinas obteniendo los protectores
deseados, luego se perforaron.

45

g. Colocacin de los separadores.- Una vez elaborados los

separadores, los colocamos en cada grupo que habamos
separado con anterioridad. Para ello:
Primero, escogimos los bloques con los cuales trabajaramos en
esos momentos.
Segundo, tomando un fastner, colocamos un protector antes de
empezar con los documentos.

Tercero, tomamos separadores elaborados de acuerdo a su

proporcin y los colocamos en cada bloque de boletas, facturas,
recibos, seguimientos, etc.

46

h) Elaboracin de pastas.- Teniendo cada bloque ya elaborado con

sus separadores correspondientes, se coloc una pasta en la que
pudiramos ubicar las leyendas, procediendo de la siguiente
manera:
Primero, medimos cada bloque.

Segundo, trazamos las cartulinas de acuerdo a las medidas

tomadas con anterioridad.

Tercero, cortamos cada trazo.

47

i) Colocacin de pastas.- Una vez elaboradas las pastas, las

colocamos en cada bloque con sus respectivos post-it que
contenan una leyenda referencial; para ello:
Primero, abrimos el fastner para poder ubicar las pastas.

Segundo, tomamos la pasta y las colocamos.

Tercero, colocamos los protectores y aseguramos el fastner.

48

Cuarto, tomamos un post-it, lo pegamos en la pasta y escribimos

en ella la leyenda referencial.

j) Forrado de los cuadernos de cargo

Primero, tomamos los dos cuadernos y un par de papeles lustre.

Segundo, forramos los cuadernos con mucha delicadeza.

49

Tercero, pegamos un post-it en la pasta, colocando en ella el

contenido del cuaderno.
k) Elaboracin de rtulos para cada bloque y los cuadernos de
cargo.
Primero, copiamos las leyendas referenciales en una hoja aparte.

Segundo,

elaboramos

un

modelo

de

esquema

para

la

elaboracin de rtulos con la ayuda de la computadora, para los

ingresos y egresos.

50

Fondo - Logo
Seccin rea
Serie

Pieza
Descripcin de la
Pieza
Para la elaboracin de los rtulos se utiliz esta plantilla, de la
cual solo se cambi la pieza y su descripcin, para ello se
desgloso en tres fases.
1. Se elabor rtulos para poner en las pastas de las
fichas que se ordenaron por aos. Tanto de los
estudiantes de ambas especialidades; docentes

51

2. Se elabor rtulos para los cuadernos de cargos, lo

cual se coloc en la pastas.

3. Se elabor rtulos para los comprobantes de pago

como

boletas,

recibos,

facturas,

recibos

por

honorarios, Boucher de depsito, alquiler de local,

telfono, recibos de luz, recibo de agua, tanto de los
comprobantes de ingreso y egreso.

52

 Por ltimo se elabor los rtulos para las cajas para cada
ao respectivamente (2008 al 2012) para los ingresos y
egresos,

tambin

para

las

fichas

de

seguimiento

econmico, de los estudiantes de ambas especialidades y

docentes, tambin para los cuadernos de cargo.

Tercero, transcribimos cada una de las leyendas referenciales a

la computadora.
Cuarto, las imprimimos y cortamos.

53

a. Colocacin de los rtulos en cada bloque y los cuadernos de

cargo
Primero, tomamos un rtulo ya cortado para ver si coincide con la
leyenda referencial del bloque que tenamos en la mano para
trabajar.

Segundo, Previa visin esttica, pasamos a pegarlo.

54

b. Forrado de las cajas

Primero, medimos la caja.
Segundo, trazamos los papeles lustre de color rojo con las
medidas correspondientes.

Tercero, forramos las cajas de color rojo, con mucha paciencia y

delicadeza.

c. Colocacin de los bloques en cada caja.- Una vez listo los

bloques los colocamos en cada caja, en el siguiente orden:
Primero, nos pusimos de acuerdo de tal manera que una caja
pertenecera a un ao, tanto para los ingresos, egresos, cuaderno
de cargo y seguimientos econmicos.
55

Segundo, distribuimos todos los documentos, tanto de ingresos,

egresos, seguimientos econmicos, y cuadernos de cargo.
o INGRESOS.
Tanto las boletas de venta, los recibos de ingresos y
recibos provisionales las juntamos de acuerdo al ao.
Tomamos cada bloque y los colocamos en una caja.

Tomamos nota del contenido de esa caja para poder

elaborar las leyendas correspondientes.
o EGRESOS:
Tanto las boletas de venta, facturas, recibos de luz, recibo
de agua, recibo por honorarios, bouchers de depsitos, de
pago de alquiler y otros las juntamos de acuerdo al ao.
Tomamos cada bloque y las colocamos en una caja.

56

 Tomamos nota del contenido de esa caja para poder

elaborar las leyendas correspondientes.
o CONTROL DE PAGO DE LOS ESTUDIANTES

57

 Tanto los seguimientos econmicos de Secretariado

Ejecutivo y de Computacin e Informtica, los juntamos
en un bloque para Secretariado Ejecutivo y en otro para
Computacin e Informtica que haban sido ordenados de
acuerdo a ao de ingreso.
Tomamos los dos grandes grupos y los colocamos en dos
cajas distintas.
Tomamos nota del contenido de la caja para poder
elaborar las leyendas correspondientes.
o SEGUIMIENTO ECONMICO DE LOS DOCENTES

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 Tomamos los seguimientos econmicos de los docentes

que haban sido separadas por ao y las colocamos en
una caja.
Tomamos nota del contenido de la caja para poder
elaborar la leyenda correspondiente.
d. Elaboracin de rtulos para las cajas
Primero, elaboramos un modelo de esquema para el rtulo de la
caja, tomando en cuenta las proporciones de la caja y el ao.

Segundo, transcribimos las notas tomadas del contenido de cada

caja para elaborar los rtulos.
Tercero, imprimimos y cortamos los rtulos.

e. Colocacin de las rtulos en las cajas

59

Primero, tomamos un rtulo ya cortado y buscamos la caja a la

cual corresponde.
Segundo, pegamos los rtulos en las cajas tomando en cuenta la
esttica.

f. Armando el anaquel
Primero, separamos las baldas de los estantes.

Segundo, determinamos la distancia de balda a balda.

60

Tercero, colocamos las baldas con el cuerpo empernndolo para

su estabilidad.

Cuarto, concluimos con el armado del estante.

61

g. Organizando el anaquel
Empezamos a colocar las cajas en orden
seguimientos econmicos de los docentes
control de pago de los estudiantes
los ingreso
los egresos

62

Como resultado final tenemos el anaquel organizado.

h. Inventariado
Se inventario todos los comprobantes segn el tipo de documento
y considerando por ao; para lo cual se utiliz el programa Excel.

63

1
2
3
4

7
8
9
10
11
6
1. Inventario realizado en el Instituto de Educacin Superior
Tecnolgico Privado INFONET sede Pichanaki.
2. Se inventari los comprobantes de pago del rea de Tesorera.

64

3. Se inventari desde el ao 2008 hasta el 2012

4. Se inventari los comprobantes de ingreso, los ingresos que
se efectu durante los aos 2008 hasta el 2012.
5. Fila que se consider la descripcin por cada celda.
6. Columna que describe el nmero de balda, que lo cual se
utiliz en ello las cajas.
7. Columna que describe la ubicacin de las cajas.
8. Columna que describe los aos que se inventariado.
9. Columna que contiene la descripcin del contenido de la caja
lo cual est por aos desde el 2008 hasta el 2012.
10. Columna que contiene la cantidad de hojas cada comprobante
11. Columna que se utiliza para algn tipo de observacin que por
ejemplo si falta algn comprante oh este daado.

65

1
2
3
4

10

11

66

1. Inventario realizado en el Instituto de Educacin Superior

Tecnolgico Privado INFONET sede Pichanaki.
2. Se inventari los comprobantes de pago del rea de Tesorera.
3. Se inventari desde el ao 2008 hasta el 2012
4. Se inventari los comprobantes de egreso, los gastos que se
efectu durante los aos 2008 hasta el 2012.
5. Fila que se consider la descripcin por cada celda.
6. Columna que describe el nmero de balda, que lo cual se
utiliz en ello las cajas.
7. Columna que describe la ubicacin de las cajas.
8. Columna que describe los aos que se inventariado.
9. Columna que contiene la descripcin del contenido de la caja
lo cual est por aos desde el 2008 hasta el 2012.
10. Columna que contiene la cantidad de hojas cada comprobante
11. Columna que se utiliza para algn tipo de observacin que por
ejemplo si falta algn comprante oh este daado.

67

CAPTULO IV

APLICACIN
4.1 LOGROS ALCANZADOS
Estamos convencidas en que existe una gran distancia entre la
teora y la prctica, pero que una si la otra no es completo.
La prctica nos llena de experiencias en cuanto a la visin de un
futuro profesional de xito.
Cada documento encontrado en el rea de Tesorera es tan
importante que necesita de ser ordenado de manera adecuada,
tomando en cuenta las tcnicas de archivo.
Creemos que efectivamente, la realizacin de un proyecto afn a la
carrera profesional nos ayuda optar el ttulo a nombre de la nacin,
con conocimiento de causa.

68

4.2 DIFICULTADES
Dificultades econmicas.
Factor tiempo.
Factores climticos.
Descoordinacin en el trabajo.
Falta de materiales.

69

4.3 CONCLUSIONES

Se logr una adecuada organizacin de los documentos del rea

de Tesorera del Instituto Superior Tecnolgico Privado INFONET,
segn serie documental.

La buena presentacin del rea de Tesorera, con un ambiente,

dinmico, acogedor y agradable.

La reduccin del tiempo de bsqueda en la informacin requerida.

Atencin de calidad al usuario.

Inventariado y organizacin satisfactoria de documentos de

tesorera.

Existe una gran distancia entre la teora y la prctica , pero ambas

se complementan

70

4.4 RECOMENDACIONES

a) El Instituto de Educacin Superior Tecnolgico Privado INFONET

debera contar con un rea destinado exclusivamente para
Tesorera.

b) El Instituto de Educacin Superior Tecnolgico Privado INFONET

debera contar con muebles apropiados en el rea de Tesorera
para la organizacin de los documentos.

c) El ingreso al rea debera ser slo para personas autorizadas.

71

ANEXOS

72

Estado fsico de los documentos al inicio de nuestro proyecto.

Identificando y separando los documentos del rea de Tesorera.

Clasificando los documentos.

73

Elaborando los separadores.

Elaborando las pestaas para los separadores.

74

Signando, Colocando los separadores.

Elaborando las pastas para todos los bloques.

Colocando los rtulos en cada bloque.

75

Elaborando las cajas para la guardar los documentos.

Armando y organizando el anaquel con los documentos

76

77