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ADQUISICIONES
NOVIEMBRE 2014
INDICE
Introduccin
I.
Definiciones y Siglas
II.
III.
IV.
13
V.
Proceso de Compra
5.1 Seleccin de Procedimientos de Compra
5.1.1 Procedimiento de Compras y Contrataciones va Convenio Marco
5.1.2 Procedimiento de Compras y Contrataciones a travs de Licitacin
Pblica
A.- Licitacin Pblica menor a 100 UTM (L1)
B.- Licitacin Pblica superior a 100 e inferior a 1000 UTM (LE)
C.- Licitacin Pblica superior a 1000 UTM (LP)
5.1.3 Procedimiento de Compras y Contrataciones a travs de Licitacin
Privada, Trato o Contratacin Directa
16
VI.
38
VII.
Evaluacin de Ofertas
1. Criterios de Evaluacin
2. Evaluacin de Ofertas para Licitaciones inferiores a 100 UTM
3. Evaluacin de Ofertas para Licitaciones superiores a 100 UTM e
inferiores 1000 UTM
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VIII.
Cierre de Procesos
1.
Fundamentos de la Decisin final de compra
2. Resolucin o Decreto Alcaldicio que declara desierta o adjudicada la
licitacin
43
IX.
44
X.
Procedimiento de Pago
48
XI.
Poltica de Inventario
11.1 Objetivos Generales
11.2 Objetivos Especficos
11.3 Alcance
11.4 Procedimiento de Inventario
11.4.1 Preparacin de Inventario
11.4.2 Bodega de Materiales
11.4.3 Reposicin de Stock
50
XII.
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XIII.
Garantas Legales
1.
Definiciones
2.
Uso y Caractersticas de las Garantas
1.
Garanta Seriedad de la Oferta
2.
Garanta Fiel y Oportuno Cumplimiento de Contrato
3.
Casos de Excepcin: Garantas sobre el 30%
4.
Unidades Participantes y sus responsabilidades
5.
Procedimiento de Administracin y Custodia de los Documentos
de Garantas
1.
Ingreso y Custodia de Garantas de Seriedad de la Oferta
2.
Ingreso y Custodia de Garantas Fiel y Oportuno
Cumplimiento de Contrato
3.
Hacer efectiva el Documento de Garanta
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XIV.
66
XV.
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INTRODUCCION
DEFINICIONES Y SIGLAS
Para efectos del presente Manual, los siguientes conceptos tienen el significado que se indica a
continuacin:
Bodega: Espacio fsico organizado destinado a almacenar los productos de uso general y
consumo frecuente adquiridos con la finalidad de mantener niveles de inventarios para
evitar quiebres de stock en la gestin de abastecimiento peridica.
Siglas: Para los efectos del presente instrumento, las siglas que se indican tendrn los
siguientes significados.
AG
ADQ
CM
L1
LE
LP
OC
PORTAL
SP
TDR
UC
UR
CGR
PAC
DAF
TM
Administracin General
:
Adquisicin
:
Convenio Marco
DCCP :
Direccin
de
Compras
Contratacin Pblica
:
Licitacin Pblica menor a 100 UTM
:
Licitacin Pblica entre 100 y 1000 UTM
:
Licitacin Pblica superior a 1000 UTM
:
Orden de Compra
:
www.mercadopublico.cl
:
Servicio Pblico
:
Trminos de Referencia
:
Unidad de Compra
:
Unidad Requirente
:
Contralora General de la Repblica
:
Plan Anual de Compras
:
Direccin de Administracin y Finanzas
:
Tesorera Municipal
II.
Decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley
N 19.886.
DFL 1 - 19.653 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N 18.575
Orgnica Constitucional de Bases Generales de la Administracin del Estado.
Ley N 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los
Actos de los rganos de la Administracin del Estado.
Ley de Presupuestos del Sector Pblico que se dicta cada ao, por la Direccin de
Presupuestos, en conformidad por lo establecido por el Ministerio de Hacienda.
III.
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3.2 Personas y Unidades involucradas en el Proceso de Compras y Contrataciones
Las personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento de la Ilustre Municipalidad
de Peaflor son:
Administrador (a) del Sistema MercadoPblico: Nombrado por la Mxima Autoridad dentro de
la Institucin y corresponde a un perfil dentro del Sistema de Informacin (www.chilecompra.cl); el
cual es responsable de:
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Usuario Requirente: Sern todos los funcionarios de la institucin, los cuales cuenten con
facultades especificas para generar requerimientos de compras, a travs del formulario establecido
para ello (Solicitud de Compra).
Los Usuarios Requirentes debern enviar respectivamente a la Directora de Administracin y
Finanzas, Director de Salud y Director de Educacin, el formulario de requerimiento respectivo con
la debida autorizacin del Jefe de la Unidad solicitante.
Direccin de Control: Responsable de velar por el control de la legalidad de los actos y contratos
administrativos de la institucin, de revisar y visar las Bases, Resoluciones y Contratos asociados a
los procesos de abastecimiento.
Asesor Jurdico: Responsable de prestar asesora a los encargados de cada Unidad de Compra en
materias jurdicas y orientar a las unidades funcionales, internas respecto de las disposiciones
legales y reglamentarias que rigen los actos y contratos de la Administracin.
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servicio. Para definir el plazo mnimo de anticipacin a la entrega del requerimiento, se establecern
los siguientes parmetros:
Para contrataciones iguales o menores a 100 UTM [Mnimo 5 das corridos]
Para contrataciones entre 100 y 1000 UTM [Mnimo 10 das corridos]
Para contrataciones iguales o superiores a 1000 UTM [Mnimo 20 das corridos]
Respecto del monto asociado a la adquisicin de un producto, ste se calcular conforme al valor
total de los productos requeridos, y para la contratacin de un servicio, por el valor total de los
servicios por el perodo requerido.
El Formulario o Solicitud de Requerimiento enviado contendr al menos:
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IV.
IV.1
Consumos Histricos
Stock de Reserva
Disponibilidad Presupuestaria
Para la contratacin de bienes o servicios asociados a proyectos, se deben considerar las siguientes
variables:
Secplan
6) Posteriormente ser la Comisin Presupuestaria quien despus del exhaustivo anlisis
enviar toda la documentacin al Concejo Municipal para su revisin.
7) El Concejo Municipal, recepciona la informacin, y evala el contenido respecto a
cantidades, montos y tiempos expuestos en el informe. En caso de disconformidad, dudas o
consultas podr citar a sesin a la Comisin Presupuestaria con el propsito de aclarar dudas
y aprobar en una de ellas el Presupuesto Municipal Anual, el cual volver finalmente a la
Secretara Comunal de Planificacin.
8) Una vez aprobado el documento final, Secplan ser quien consolide el Proceso de
Planificacin de Compras en la Municipalidad de Peaflor, para adjuntarlo al anteproyecto
institucional con las debidas fundamentaciones de gasto e ingreso de acuerdo a los formatos
ya establecidos, envindose posteriormente a la Direccin de Administracin y Finanzas.
9) Difusin del Presupuesto Anual al interior de la Institucin, la Direccin de
Administracin y Finanzas o la unidad que determine la institucin, se encargar de difundir
el Presupuesto Municipal, con el objetivo de que sea conocido por todas las Unidades
Demandantes de la Institucin.
10) El Secretario Comunal de Planificacin, ser quien en base a la informacin recopilada
genere propuesta del Plan Anual de Compras, de acuerdo a los formatos entregados por la
Direccin de Compras y Contratacin Pblica cada ao, y cuadrado con el presupuesto
asignado, dentro de las partidas indicadas por la legislacin chilena en dicha materia.
11) La Propuesta del Plan Anual de Compras elaborada por el Secplan, ser enviado al Alcalde
para su aprobacin mediante, el respecto Decreto Alcaldicio.
12) El Encargado de Compras Institucional de la Secplan ser quien publique el Plan Anual de
Compras aprobado en el sistema de informacin, dentro de los plazos fijados para estos
efectos por la Direccin de Compras y Contratacin Pblica.
13) Difusin de Plan Anual de Compras al interior de la Institucin, la Direccin de
Administracin y Finanzas o la unidad que determine la institucin, se encargar de difundir
el Plan Anual de Compras, con el objetivo de que sea conocido por todas las Unidades
Demandantes de la Institucin.
14) Modificaciones y Actualizaciones, el Plan Anual de Compras podr ser modificado cuando
el organismo lo determine, lo cual podr ser informado en el Sistema en la oportunidad y
modalidad que la Direccin de Compras y Contratacin Pblica determine.
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V. PROCESO DE COMPRA
El Procedimiento de Compras y Contrataciones, tiene por objeto ejecutar los requerimientos de
compra de bienes y servicios que aseguren el normal funcionamiento de la Ilustre Municipalidad de
Peaflor, acorde a los procedimientos de compras los cuales se encuentran regulados en la Ley de
Compras Pblicas N 19.886 y su Reglamento, velando porque dichos procedimientos sean
transparentes, eficientes e igualitarios.
V.1 Seleccin de Procedimientos de Compra
Las Adquisiciones de Bienes y la Contratacin de Servicios, incluidas las de ejecucin de obras, se
efectuarn mediante los mecanismos de compras estipulados por la Ley de Compras y su
Reglamento, los cuales se detallan a continuacin: Convenio Marco, Licitacin Pblica, Licitacin
Privada y Trato o Contratacin Directa, en el mismo orden de prioridad.
V.1.1
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Toda unidad o departamento que requiera un producto o servicio, deber completar el Formulario de
Requerimiento o Solicitud de Compra disponible en la Direccin correspondiente.
Paso 2: Autorizacin del Requerimiento
El Director de la unidad o departamento del cual emana el requerimiento de compra, deber visar y
validar la Solicitud de Compra y derivarlo a la Direccin de Administracin y Finanzas, al
Departamento de Salud o Educacin, segn corresponda. En caso de no estar de acuerdo con lo
solicitado, dicho requerimiento se devolver al Jefe del Departamento solicitante de la unidad
requirente, con las respectivas observaciones.
Paso 3: Revisin y Aprobacin del Requerimiento
La Direccin de Administracin y Finanzas, el Departamento de Salud o el Departamento de
Educacin, revisarn el Formulario de Requerimiento (Solicitud de Compra), verificando que no
contenga errores ni falten datos para sancionar la Factibilidad presupuestaria. Inmediatamente
despus de su aprobacin la Solicitud de Compra se enviar la Unidades de Compras y
Contrataciones correspondiente.
Paso 4: Generar Compromiso Presupuestario
La Unidad de Compras y Contrataciones tanto del rea Municipal, Educacin o Salud, deber
realizar la cotizacin correspondiente al requerimiento en la Tienda Electrnica ChileCompra
Express de Convenios Marco, y generar la OC la cual quedar en estado Guardada, para que
pueda posteriormente imputarse el gasto a una cuenta contable, donde se indicar claramente el
producto estratgico, subproducto especifico y el programa presupuestario en el Sistema de
Administracin Financiera del Estado (SIGFE), dando origen a una OBLIGACIN CONTABLE.
Paso 5: Firma de documento Compromiso Presupuestario por Autoridades
Posteriormente al origen de la Obligacin en el Sistema de Contabilidad, el documento deber ser
revisado y firmado por las siguientes autoridades dentro del municipio:
Cabe destacar, que en caso de que existe alguna salvedad que deba ser rectificada ser devuelta a
quien corresponda.
Paso 6: Emisin de Orden de Compra
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Una vez que las autoridades entregan su VB, ser devuelto el legajo completo al Unidad de
Compras y Contrataciones correspondiente, para que el Supervisor de Compras y Contrataciones
pueda generar la respectiva Orden de Compra a travs del Catlogo ChileCompra Express 4.
Paso 7: Envo OC al Proveedor
Una vez generada la Orden de Compra se enva al proveedor para su aceptacin.
Paso 8: Aceptacin OC por el proveedor y despacho de bienes y/o servicios
El proveedor acepta la Orden de Compra y posteriormente enva los bienes y/o servicios.
Paso 9: Informar recepcin conforme para pago
Una vez que la Unidad Requirente recibe los bienes y servicios solicitados, la Unidad de
Administracin Interna solicita al Usuario Requirente el Informe de Recepcin Conforme, que da
conformidad a la factura y fundamenta el pago, adjuntando toda la documentacin necesaria para
que pueda ser enviada a Contabilidad, para realizar el Decreto de Pago, y cancelar los bienes y/o
servicios contratados.
Paso 10: Calificacin a Proveedor(es) Adjudicados
La Unidad de Compras y Contrataciones califica en www.mercadopublico.cl al proveedor, a travs
de la funcionalidad correspondiente.
Paso 11: Gestin de Reclamos
En caso de que se presente un reclamo relacionado al proceso, ser el Jefe Superior del Servicio o
en quien ste delegue atribuciones, quien deba derivar el reclamo a quien corresponda, para que en
un plazo mximo no superior a 48 horas, se comunique al proveedor mediante la funcionalidad de
la pgina www.mercadopublico.cl.
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V.1.2
La Unidad de Compras y Contrataciones tanto del rea Municipal, Educacin o Salud, inicia el
proceso de compra, elaborando las respectivas Bases de Licitacin, mediante el Formulario o
Solicitud de Compra respectivo. Dicha unidad deber proponer las respectivas bases, considerando
al menos los siguientes parmetros de compra:
Descripcin y requisitos mnimos de los productos/servicios requeridos
Objetivo o motivo de la Compra
Requisitos que deben cumplir los oferentes
Criterios de evaluacin
Entrega y Apertura de las ofertas
Forma y Modalidad de Pago
Plazos de entrega del Bien y/o Servicio
Nombre y correo del contacto de la Institucin
Garantas que se exigirn, si fuese necesario
Monto y duracin del contrato
Paso 5: Publicacin en el portal www.mercadopublico.cl
Directamente desde la Unidad de Compras y Contrataciones, debern crear las Bases de Licitacin
para la compra de un bien o la contratacin de un servicio, ingresando los datos de las Bases,
Trminos de Referencia y el Decreto Alcaldicio correspondiente, que aprueba dicho proceso, una
vez que este flujo se completa, se publica el proceso de compra en el portal.
Paso 6: Etapa de preguntas, respuestas y aclaraciones
Posteriormente, y una vez que se encuentra publicada la Licitacin Pblica, de acuerdo al
cronograma se debe verificar si existen preguntas, en caso de que existan se debe bajar el archivo y
enviar a la unidad requirente para que elabore las respuestas.
La Unidad Requirente deber enviar el archivo de respuestas para subirlas al portal de acuerdo al
cronograma previamente establecido.
Paso 7: Cierre de convocatoria y apertura de ofertas en el portal
Una vez cumplido el plazo para la recepcin de ofertas, se procede al cierre de la licitacin, de
acuerdo al cronograma establecido en las Bases de Licitacin.
Se procede a realizar la apertura y se verifican los antecedentes de respaldo en virtud de lo
solicitado en las Bases, los oferentes que cumplan, se aceptara o rechazara su oferta, segn lo
dispuesto en las respectivas Bases de Licitacin.
Paso 8: Proceso sin oferentes
En el caso de no existir ofertas, o que stas no sean compatibles con los intereses de este organismo
pblico, la Unidad de Compras y Contratacin proceder a elaborar una Resolucin que permita
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declarar desierto el proceso de compra e informa a la Unidad Demandante. En los casos que se
modifiquen las Bases de Licitacin deber efectuarse una nueva Licitacin Pblica , de lo contrario
si no se modifican se puede proceder a efectuar una Licitacin Privada invitando a lo menos a tres
oferentes a participar.
Paso 9: Proceso con Ofertas y Elaboracin del Cuadro Comparativo
Con las ofertas presentadas en el sistema de informacin y una vez cumplidos los plazos
mencionados en el prrafo anterior, el encargado de la Unidad de Compras y Contratacin deber
elaborar el cuadro comparativo correspondiente al proceso de compra.
Paso 10: Evaluacin
La Comisin Evaluadora, o en caso de no existir la mencionada comisin, la Unidad Requirente
ser la que efecte la evaluacin de las ofertas, proponiendo, la desercin conforme a lo dispuesto
en el Artculo N 9 de la Ley 19.886 de Compras Pblicas, o la adjudicacin al (los) oferente (s)
cuya propuesta sea ms ventajosa, considerando los criterios de evaluacin con sus
correspondientes puntajes y ponderaciones, definidos previamente en las Bases de Licitacin.
Paso 11: Decreto Alcaldicio que adjudica (o declara desierta, segn sea el caso) la Licitacin
Pblica
La Unidad de Compras y Contrataciones, deber generar el Decreto que aprueba la compra del bien
o contratacin del servicio, dicha resolucin deber estar basada en los criterios de evaluacin que
se definieron en las respectivas Bases del proceso. Finalmente deber enviarse para el VB del
Director (a) de Administracin y Finanzas y del Jefe Superior de la Institucin Pblica.
Paso 12: Generar Compromiso Presupuestario
La Unidad de Compras y Contrataciones tanto del rea Municipal, Educacin o Salud, deber
enviar la propuesta de compra, conforme a lo establecido por la Comisin Evaluadora o por la
Unidad Requirente, para que antes de que la Orden de Compra sea generada en el Sistema, se deba
imputar el gasto a una cuenta contable, donde se indicar claramente el producto estratgico,
subproducto especfico y el programa presupuestario en el Sistema de Administracin Financiera
del Estado (SIGFE), dando origen a una OBLIGACIN CONTABLE.
Paso 13: Firma de documento del Compromiso Presupuestario por Autoridades
Posteriormente al origen de la Obligacin en el Sistema de Contabilidad, el documento deber ser
revisado y firmado por las siguientes autoridades dentro del municipio:
Director de Control,
Administrador Municipal.
Cabe destacar, que en caso de que existe alguna salvedad que debe ser rectificada ser devuelta a
quien corresponda.
Paso 14: Publicacin del Decreto Alcaldicio de adjudicacin y Emisin de Orden de Compra
al Proveedor
Una vez que las autoridades entregan su VB, ser devuelto el legajo completo a la Unidad de
Compras y Contrataciones, para que el Supervisor de Compras y Contrataciones, publique el
Informe de Evaluacin de las ofertas, el Decreto Alcaldicio que adjudica y el Certificado de
Disponibilidad Presupuestaria, en virtud de los cuales generar la respectiva Orden de Compra.
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B.- Licitacin Pblica superior a 100 UTM e inferior a 1000 UTM (LE)
Paso 1: Completar Formulario de requerimiento de compras pblicas, disponible en formato
papel en cada dependencia
Toda unidad o departamento que requiera un producto o servicio, deber completar el Formulario de
Requerimiento o Solicitud de Compra disponible en la Direccin correspondiente.
Paso 2: Autorizacin del Requerimiento
El Director de la unidad o departamento en el cual se emana el requerimiento de compra, deber
visar y validar el Requerimiento de Compra y derivarlo a la Direccin de Administracin y
Finanzas. En caso de no estar de acuerdo con lo solicitado, se devolver el Formulario de
Requerimiento de Compra al remitente, con sus respectivas observaciones.
Paso 3: Revisin y Aprobacin del Requerimiento
La Direccin de Administracin y Finanzas, verificar que el documento de compra no contenga
errores ni falten datos para sancionar la Factibilidad presupuestaria. Una vez autorizada la compra
presupuestariamente, el requerimiento en conjunto con toda la informacin correspondiente deber
ser enviada a la Secretara Comunal de Planificacin. En caso de no estar de acuerdo con lo
solicitado, la Secplan devolver dicho requerimiento al Jefe del Departamento solicitante de la
unidad requirente, con las respectivas observaciones.
Paso 4: Se inicia proceso de Licitacin Pblica
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En esta etapa, la Secplan enviar las Bases de Licitacin y el Decreto Alcaldicio que autoriza la
compra, para la firma de las autoridades competentes.
Paso 5: Publicacin en el portal www.mercadopublico.cl
Una vez que la Autoridad competente aprueba la contratacin del bien o servicio, a travs del
Decreto Alcaldicio, ste se enva a la Secretaria Municipal para la tramitacin de fecha y nmero.
Luego se enva el Decreto con las bases respectivas a la Secretara Comunal de Planificacin, para
que se pueda iniciar el proceso de compra en el portal Mercado Pblico, ingresando los datos de las
Bases, Trminos de Referencia y el Decreto Alcaldicio correspondiente, el cual aprueba dicho
proceso, una vez que este flujo se completa se publica el proceso de compra en el portal.
Se debe considerar un plazo mnimo de anticipacin a la fecha en que debiera realizarse el proceso
de compra para contar en la oportunidad requerida con el bien y/o servicio, en el caso de las
contrataciones para montos superiores a 100 UTM e inferiores a 1000 UTM, se debe considerar un
plazo mnimo de 10 das corridos.
Paso 6: Visita a Terreno y Entrega de Muestras
Durante el perodo de evaluacin, los oferentes slo podrn mantener contacto con la entidad
licitante para los efectos de la misma, tales como visitas a terreno, presentaciones, exposiciones,
entrega de muestras o pruebas que sta pudiese requerir durante la evaluacin y que hubiesen sido
previstas en las bases, quedando absolutamente prohibido cualquier otro tipo de contacto.
Paso 7: Etapa de preguntas, respuestas y aclaraciones
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Una vez que se encuentra publicada la licitacin, de acuerdo al cronograma se debe verificar si
existen preguntas, si existen se debe bajar el archivo y enviar a la unidad requirente para que
elabore las respuestas.
La Unidad Requirente deber enviar el archivo de respuestas para subirlas al portal de acuerdo al
cronograma previamente establecido.
Paso 8: Cierre de convocatoria y apertura de ofertas en el portal
Una vez cumplido el plazo para la recepcin de las ofertas, se procede al cierre de la licitacin, de
acuerdo al cronograma establecido en las Bases. Se procede a la apertura de las ofertas presentadas
y se verifican los antecedentes de respaldo en virtud de lo solicitado en las Bases, los oferentes que
cumplan, se aceptar o rechazar su oferta, segn lo dispuesto en las respectivas Bases de
Licitacin.
La apertura ser efectuada por una comisin, en la cual participar el Secretario Municipal como
Ministro de F. En las Licitaciones Pblicas superiores a 100 e inferiores a 1000 UTM (LE), se
deber ponderar el riesgo involucrado en la contratacin, determinando si se requiere o no la
presentacin de garantas de Seriedad de la Oferta, en caso de ser necesario dicha garanta no
deber superar el 5% del valor total del contrato.
Paso 9: Proceso sin oferentes
En el caso de no existir ofertas, la Secretaria Comunal de Planificacin, elabora propuesta de
Decreto Alcaldicio que declara desierta la licitacin envindola a la Direccin de Control para su
VB. La Direccin de Control enviar el Decreto Alcaldicio para la firma del Secplan quien publica
en el portal de Mercado Pblico.
Paso 10: Publicacin de Declaracin Desierta
La Secretara Comunal de Planificacin publica en el portal de Mercado Pblico, la Resolucin que
permite declarar desierto el proceso de compra e informa a la Unidad Demandante. En los casos que
se modifiquen las Bases de Licitacin deber efectuarse una nueva Licitacin Pblica, de lo
contrario si no se modifican se puede proceder a efectuar una Licitacin Privada invitando a lo
menos a tres oferentes a participar.
Paso 11: Proceso con Ofertas
En la Licitaciones Pblicas superiores a 100 e inferiores a 1000 UTM (LE), no ser obligatorio la
formacin de una Comisin Evaluadora, no obstante en caso de ser necesario debido al grado de
complejidad de la contratacin, las ofertas debern ser evaluadas por una comisin de al menos tres
funcionarios pblicos, internos o externos al organismo respectivo, de manera de garantizar la
imparcialidad y competencia entre los oferentes. Adems, podr contar con la asesora de expertos
en las materias tcnicas a revisar en los procesos de licitacin.
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- Asesor Jurdico
Una sola etapa, significa que la apertura administrativa, tcnica y econmica se efectuara en
un solo proceso.
Dos etapas, significa que la apertura administrativa y tcnica son separadas de la apertura
econmica, adems en algunos casos cuando lo establecen las bases, se exige un puntaje
mnimo de corte tcnico para pasar a la apertura econmica.
Acta de Apertura
Informe de Evaluacin de ofertas.
Decreto Alcaldicio que adjudica la licitacin.
Certificado de Disponibilidad Presupuestaria o Compromiso Presupuestario.
No obstante se debe considerar que para procesos de compra entre 100 y 1000 UTM, stos se
podrn formalizar mediante la emisin de la Orden de Compra y la aceptacin de sta por parte del
proveedor6.
Debemos agregar, que para que las partes puedan suscribir el respectivo contrato, el oferente
adjudicatario, deber presentar una Garanta de Fiel y Oportuno Cumplimiento de Contrato, a favor
de la Municipalidad de Peaflor, cuyos montos ascendern entre un 5% y un 30% del valor del
respectivo contrato, no obstante para Licitaciones Pblicas superiores a 100 e inferiores a 1000
UTM, no ser obligatoria dicha garanta, debiendo ponderarse el riesgo de la contratacin.
Paso 19: Anexar contrato a www.mercadopublico.cl
El contrato suscrito por ambas partes y la resolucin que aprueba el contrato, son enviadas por la
Direccin Jurdica a la Secretara Comunal de Planificacin, para que dicha unidad lo pueda anexar
en la ficha del proceso publicado en www.mercadopublico.cl
Paso 20: Informar recepcin conforme para pago
Una vez que la Unidad Requirente recibe los bienes y servicios solicitados, la Unidad de
Administracin Interna solicita al Usuario Requirente el Informe de Recepcin Conforme, que da
conformidad a la factura y fundamenta el pago, adjuntando toda la documentacin necesaria para
que pueda ser enviada a Contabilidad, para realizar el Decreto de Pago, y cancelar los bienes y/o
servicios contratados.
Paso 21: Calificacin a Proveedor(es) Adjudicados
La Secretaria Comunal de Planificacin califica en www.mercadopublico.cl al proveedor, a travs
de la funcionalidad correspondiente.
Paso 22: Gestin de Contratos
Depender de la Direccin de Administracin y Finanzas, realizar seguimiento para analizar el
grado de cumplimiento de lo comprometido por el proveedor.
Paso 23: Gestin de Reclamos
En caso de que se presente un reclamo relacionado al proceso, ser el Jefe Superior del Servicio o
en quien ste delegue atribuciones, quien deba derivar el reclamo a quien corresponda, para que en
un plazo mximo no superior a 48 horas, se comunique al proveedor mediante la funcionalidad de
la pgina www.mercadopublico.cl.
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respectivo enviado por la Unidad Requirente. La Secplan deber proponer las respectivas bases,
considerando al menos los siguientes parmetros de compra:
En esta etapa, la Secplan enviar las Bases de Licitacin y el Decreto Alcaldicio que autoriza la
compra, para la firma de las autoridades competentes.
Paso 5: Publicacin en el portal www.mercadopublico.cl
Una vez que la Autoridad competente aprueba la contratacin del bien o servicio, a travs del
Decreto Alcaldicio, ste se enva a la Secretaria Municipal para la tramitacin de fecha y nmero.
Luego se enva el Decreto con las bases respectivas a la Secretaria Comunal de Planificacin, para
que se pueda iniciar el proceso de compra en el portal Mercado Pblico, ingresando los datos de las
Bases, Trminos de Referencia y el Decreto Alcaldicio correspondiente, el cual aprueba dicho
proceso, una vez que este flujo se completa se publica el proceso de compra en el portal.
Se debe considerar un plazo mnimo de anticipacin a la fecha en que debiera realizarse el proceso
de compra para contar en la oportunidad requerida con el bien y/o servicio, en el caso de las
contrataciones para montos superiores a 1000 UTM, se debe considerar un plazo mnimo de 20 das
corridos.
Paso 6: Visita a Terreno y Entrega de Muestras
Durante el perodo de evaluacin, los oferentes slo podrn mantener contacto con la entidad
licitante para los efectos de la misma, tales como visitas a terreno, presentaciones, exposiciones,
entrega de muestras o pruebas que sta pudiese requerir durante la evaluacin y que hubiesen sido
previstas en las bases, quedando absolutamente prohibido cualquier otro tipo de contacto.
Paso 7: Etapa de preguntas, respuestas y aclaraciones
Una vez que se encuentra publicada la licitacin, de acuerdo al cronograma se debe verificar si
existen preguntas, si existen se debe bajar el archivo y enviar a la unidad requirente para que
elabore las respuestas.
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La Unidad Requirente deber enviar el archivo de respuestas para subirlas al portal de acuerdo al
cronograma previamente establecido.
Paso 8: Cierre de convocatoria y apertura de ofertas en el portal
Una vez cumplido el plazo para la recepcin de las ofertas, se procede al cierre de la licitacin, de
acuerdo al cronograma establecido en las Bases. Se procede a la apertura de las ofertas presentadas
y se verifican los antecedentes de respaldo en virtud de lo solicitado en las Bases, los oferentes que
cumplan, se aceptar o rechazar su oferta, segn lo dispuesto en las respectivas Bases de
Licitacin.
La apertura ser efectuada por una comisin, en la cual participar el Secretario Municipal como
Ministro de F. En las Licitaciones Pblicas superiores a 1000 UTM (LP), la presentacin de
garantas de Seriedad de la Oferta es obligatoria, la cual no deber superar el 5% del valor total del
contrato.
Paso 9: Proceso sin oferentes
En el caso de no existir ofertas, la Secretaria Comunal de Planificacin, elabora propuesta de
Decreto Alcaldicio que declara desierta la licitacin envindola a la Direccin de Control para su
VB. La Direccin de Control enviar el Decreto Alcaldicio para la firma del Secplan quien publica
en el portal de Mercado Pblico.
Paso 10: Publicacin de Declaracin Desierta
La Secretaria Comunal de Planificacin publica en el portal de Mercado Pblico, la Resolucin que
permite declarar desierto el proceso de compra e informa a la Unidad Demandante. En los casos que
se modifiquen las Bases de Licitacin deber efectuarse una nueva Licitacin Pblica, de lo
contrario si no se modifican se puede proceder a efectuar una Licitacin Privada invitando a lo
menos a tres oferentes a participar.
Paso 11: Proceso con Ofertas
En la Licitaciones Pblicas superiores a 1000 UTM (LP), ser obligatorio la formacin de una
Comisin Evaluadora, debido al grado de complejidad de la contratacin, las ofertas debern ser
evaluadas por una comisin de al menos tres funcionarios pblicos, internos o externos al
organismo respectivo, de manera de garantizar la imparcialidad y competencia entre los oferentes.
Adems, podr contar con la asesora de expertos en las materias tcnicas a revisar en los procesos
de licitacin.
De acuerdo a lo anterior, ser la Secretara Comunal de Planificacin quien entregar la totalidad de
los antecedentes administrativos y tcnicos a la Comisin Evaluadora, segn lo establecido en las
bases, quienes sern los que sugieran quin es el (o los) adjudicado(s), considerando los criterios de
evaluacin definidos para el proceso, a travs de un anlisis econmico y tcnico de los beneficios y
los costos presentes y futuros del bien y servicio ofrecido en cada una de las ofertas.
34
La Comisin Evaluadora estar compuesta por las siguientes personas, quienes de acuerdo a su
competencia debern elaborar el Informe Tcnico el cual propone al adjudicatario.
Comisin Evaluacin de Ofertas:
Miembros Internos:
- SECPLAN
- Director que solicita el producto/servicio
requerido.
- Asesor Jurdico
Una sola etapa, significa que la apertura administrativa, tcnica y econmica se efectuara en
un solo proceso.
Dos etapas, significa que la apertura administrativa y tcnica son separadas de la apertura
econmica, adems en algunos casos cuando lo establecen las bases, se exige un puntaje
mnimo de corte tcnico para pasar a la apertura econmica.
Adjudicacin el cual formaliza la compra del bien o contratacin del servicio. Cabe destacar que
dicho documento, debe estar basado en los criterios de evaluacin propuestos en las respectivas
Bases de Licitacin.
Finalmente deber enviarse para el VB del Director de Control, para aprobar la adjudicacin final.
Paso 14: Aprobacin Decreto de Adjudicacin
La Secplan enva el Decreto de Adjudicacin para Secretara Municipal, para que sea enviado a la
Direccin de Control para su visacin, luego dicho documento es devuelto a la Secretaria Comunal
de Planificacin para la adjudicacin.
Acta de Apertura
Informe de Evaluacin de ofertas.
Decreto Alcaldicio que adjudica la licitacin.
Certificado de Disponibilidad Presupuestaria o Compromiso Presupuestario.
Debemos agregar, que para que las partes puedan suscribir el respectivo contrato, el oferente
adjudicatario, deber presentar una Garanta de Fiel y Oportuno Cumplimiento de Contrato, a favor
de la Municipalidad de Peaflor, cuyos montos ascendern entre un 5% y un 30% del valor del
respectivo contrato.
Paso 19: Anexar contrato a www.mercadopublico.cl
El contrato suscrito por ambas partes y la resolucin que aprueba el contrato, son enviadas por la
Direccin Jurdica a la Secretara Comunal de Planificacin, para que dicha unidad lo pueda anexar
en la ficha del proceso publicado en www.mercadopublico.cl
Los pasos a seguir para el procedimiento de compra a travs de Licitacin Privada, Trato o
Contratacin Directa deben ser los mismos que para una Licitacin Pblica, exceptuando lo
37
Objetivos de la Licitacin
Perfil y Requisitos de los Participantes
Etapas y Plazos de la Licitacin
Calificacin e idoneidad de los participantes. Este punto ser validado con los antecedentes
legales y administrativos que los oferentes en forma fsica presenten o que estn disponibles
en el portal ChileProveedores.
Entrega y Apertura de las Ofertas
Definicin de criterios y evaluacin de las ofertas (Nombramiento de comisin, si
corresponde; e incluir mnimo dos criterios de evaluacin)
Contenido del Contrato
Modalidad de Pago
Naturaleza y Monto de las Garantas de seriedad de la oferta, de fiel cumplimiento y de
anticipo cuando corresponda
Montos de las Garantas, forma y oportunidad de restitucin
Multas y Sanciones
Estas condiciones deben ser expresadas en forma genrica. De ser necesario hacer referencia a
marcas especficas, debe agregarse a la marca sugerida la frase o equivalente 8.
Las Bases podrn contener otros elementos que se relacionen con el llamado a Licitacin, con el
objeto de precisar la materia de la compra del bien y/o servicio, siempre que no contradigan las
disposiciones de la Ley de Compras y su Reglamento.
VII.
EVALUACION DE OFERTAS
7.1. Criterios de Evaluacin
Los Criterios de Evaluacin son parmetros cuantitativos y objetivos que siempre sern
considerados para decidir la adjudicacin de un proceso de compra, atendiendo a la naturaleza de
los bienes y servicios que se licitan, la idoneidad y calificacin de los oferentes y cualquier otro
antecedente que sea relevante para efectos de la adjudicacin. Por lo anterior, nos permite
fundamentalmente garantizar la transparencia de cualquier proceso, estableciendo para ello, en las
bases respectivas ponderaciones de los criterios, factores y sub-factores que nos permitan evaluar la
mejor oferta posible.
Por consiguiente, es obligatorio de acuerdo a la Ley de Compras y su Reglamento, que todos los
procesos de contratacin cuenten con Criterios de Evaluacin, los cuales de acuerdo a la normativa
es posible clasificar en:
Criterios Econmicos, tales como, precio final del producto o servicio, porcentaje de descuento
sobre el precio de referencia y ranking de precios ofertados.
Criterios Tcnicos, tales como, garanta post venta de los productos, experiencia en el rubro,
plazos de entrega, infraestructura, solidez financiera, calidad tcnica, cobertura, etc.
Criterios Administrativos, se refiere al cumplimiento de la presentacin de los antecedentes
administrativos y legales que se solicitan a los oferentes en las Bases de Licitacin, tales como,
vigencia de la sociedad, certificado de la inspeccin del trabajo, declaraciones juradas o simples,
boletas de garanta, entre otros. Es preciso destacar, que estos requisitos en trminos generales no
tienen mayor ponderacin en la oferta final, dado que es requisito formal para la postulacin a la
licitacin, y en caso de omitir alguno de ellos, la oferta de la empresa se considera incompleta.
Criterios Sustentables, no obstante lo sealado en el acpite anterior, en cualquier tipo de
contratacin cabe considerar no slo aspectos tcnicos y/o econmicos, sino tambin criterios
8 Artculo N22 del Reglamento de Compras Pblicas
39
sociales y ambientales, lo que por definicin quiere decir que se busca el equilibrio social,
econmico y ambiental entre los distintos factores de los productos o servicios que se contratan. Se
consideran entre los criterios ms relevantes los siguientes: Eficiencia Energtica, Impacto
Medioambiental, Condiciones de Empleo y Remuneracin, Contratacin de Personas con
Discapacidad y otras materias de Alto Impacto Social.
La aplicacin de los criterios de evaluacin anteriormente clasificados, debe ser realizada nica y
exclusivamente en funcin de los parmetros y ponderadores establecidos en las respectivas Bases
de Licitacin o en los Trminos de Referencia, segn corresponda.
Finalmente, cabe preguntarse porque cobran tal relevancia en un proceso de compra, ya sea de un
bien o un servicio, los Criterios de Evaluacin.
1. Primero que todo, su aplicacin permitir definir la oferta adjudicada, y que en estricto rigor cumpla
a cabalidad con el requerimiento que dio origen a la Licitacin.
2. En segundo lugar, permite realizar de manera transparente cualquier proceso de adjudicacin.
3. Y en tercer lugar, porque permite destacar los atributos o caractersticas del bien o servicio a
adquirir, orientado claramente al proveedor en relacin a lo que la unidad compradora requiere.
tem
Observaciones
Ponderaci
n
OM
OE
x 100
x 0,70
70%
OMp
OE
x 100
x 0,10
10%
5%
40
OE
OMe
x 100
x 0,05
OE
OMx
x 100
15%
x 0,15
tem
Observaciones
Ponderaci
n
OM
OE
x 100
x 0,70
70%
Oferta Tcnica
OE
OMe
x 100
x 0,30
30%
41
42
VIII.
CIERRE DE PROCESOS
Terminado el proceso de evaluacin de ofertas y una vez generado el Informe de Evaluacin, las
Unidades de Compras y Contrataciones (incluyendo la Secretara Comunal de Planificacin), deben
realizar el respectivo cierre del proceso, informando en base a toda la informacin recopilada la
decisin final del proceso de compra.
VIII.1 Fundamentos de la Decisin Final de Compra
Cada decisin de compra debe ser fundamentada en el Informe Tcnico de Evaluacin segn
corresponda, documento que debe dar cuenta, en forma clara y ajustndose a los criterios de
evaluacin previamente establecidos en las respectivas Bases del resultado final del proceso y de la
decisin final de la Institucin (Municipalidad de Peaflor), y que debe ser anexado al Decreto
Alcaldicio que establece la decisin del proceso de contratacin.
La Resolucin que da cuenta del resultado final del proceso debe estar en directa relacin con el
Informe Tcnico o Acta de Evaluacin, y establecer claramente las condiciones en las cuales se
contratar con los proveedores adjudicados, o de lo contrario, las condiciones que hacen necesario
declarar desierto o inadmisible todo o parte del proceso.
VIII.2 Resolucin o Decreto Alcaldicio que declara desierta o adjudicada una licitacin
Por ltimo, una vez concluido cualquier proceso de contratacin dentro de la Ilustre Municipalidad
de Peaflor, las Unidades de Compras y Contrataciones informarn mediante el Sistema de
Informacin la Resolucin o Decreto Alcaldicio que da cuenta del resultado final del proceso,
enviando la respectiva Orden de Compra al proveedor adjudicado.
En caso de procesos que no hubiesen sido realizados a travs del portal www.mercadopublico.cl y
por lo tanto, no sea posible conocer el resultado del proceso por esa va, se deber enviar va correo
electrnico una copia de la Orden de Compra respectiva, la cual dar cuenta del resultado final del
proceso.
43
Paso 1
El responsable de la recepcin del bien, proceder a contrastar lo entregado por el proveedor con lo
que se encuentra previamente definido en la Orden de Compra. Si los artculos se ajustan a lo
solicitado, se ingresa al sistema de bodega. No obstante, si no hay conformidad con los productos o
servicios requeridos, se efecta inmediatamente la devolucin de la mercadera al proveedor.
Paso 2
Si existe conformidad con los productos, se procede a dar Recepcin Conforme a la respectiva
factura.
Paso 3
44
El Encargado de Bodega despachar los artculos solicitados a las Unidades requirentes a travs del
Formulario de Retiro de Materiales.
Paso 4
Luego el Encargado de Bodega enviar la respectiva factura a la Unidad de Administracin Interna,
quienes sern los encargados de cotejar la factura con el respectivo Certificado de Recepcin
Conforme, de los productos recepcionados por la Unidad Requirente.
Paso 5
Si existe conformidad, se genera informe que permite enviarlo al Departamento de Contabilidad
para el respectivo pago.
Para mantener el control de existencias en la Bodega Municipal se utilizarn los siguientes
formatos:
:
:
BODEGA PRINCIPAL
AJUSTE BODEGA ENTREDA
OBSERVACION:
CODIG
O
DESCRIPCIO
N
AUMENTA
DISMINUYE
PRECIO COSTO
TOTAL
OBS.
FUNCIONARIO
ENCARGADO DE BODEGA
45
N 2014-00000
PEDIDO DE MATERIALES
PARA STOCK
NUMERO INTERNO :
C. DE COSTO :
FECHA :
U. SOLICITANTE :
AO ORDEN DE COMPRA :
OBS :
N ORDEN DE COMPRA :
ITEM
CODIGO
CANTIDAD
U. DE MEDIDA
NOMBRE O DESCRIPCION
DEL ITEM
C. COSTO
JUSTIFICACION:
46
I.MUNICIPALIDAD DE PEAFLOR
RETIRO DE MATERIALES N 000000
SECCION:_______________________________________________________________________
Peaflor,_______de____________20________
Seor Jefe de Bodega
Srvase entregar al portador los siguientes materiales para:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
CANTIDAD
UNIDAD
EXISTENCIAS
47
DIRECTOR
X. PROCEDIMIENTO DE PAGO
Todo el procedimiento de pago dentro de la Municipalidad de Peaflor, deber adecuarse a lo
establecido en la Circular N 3 del Ministerio de Hacienda, la cual recomienda que los pagos de
cualquier organismo pblico deban ser realizados dentro de los 30 das siguientes desde la
recepcin conforme de la Factura 9. No obstante cabe sealar, que la directriz emanada por el
Ministerio de Hacienda es una recomendacin para los organismos pblicos, por lo tanto nada
impedira que dichas instituciones puedan establecer nuevos tiempos y mecanismos de pagos. Es
bajo lo anterior, que la Ilustre Municipalidad de Peaflor, toma conocimiento y causa de la circular,
pero realizar sus pagos conforme al presupuesto asignado y al saldo en las cuentas contables.
Previo a la emisin del Decreto de Pago respectivo se deber requerir completar el Certificado de
Conformidad, debidamente aprobado y firmado por el Jefe de la Unidad Requirente, adems de la
firma y VB del Director de dicho departamento, lo cual garantiza la recepcin conforme y final de
los bienes y/o servicios contratados.
Procedimiento de pago
Paso 1
Recepcin de la factura en la Unidad correspondiente (Administracin Interna)
Paso 2
Se realiza el debido procedimiento para dar conformidad a la factura, la cual deber estar visada y
firmada tanto por la Unidad Requirente como por el Director de la respectiva unidad.
Paso 3
La factura ser enviada al Departamento de Contabilidad para elaborar el respectivo Decreto de
Pago, con todos los respaldos pertinentes.
Paso 4
Visacin y firma del Decreto de Pago, lo cual se llevar a efecto por la Direccin de Administracin
y Finanzas, proceso el cual estar compuesto por los siguientes responsables:
Alcalde
9 http://www.hacienda.cl/el-ministerio/chilepaga/antecedentes.html
48
Secretario Municipal
Director de Control
Director (a) de Administracin y Finanzas
VB de Contabilidad
Paso 5
El Decreto de Pago ser autorizado para su pago, por la Directora de Administracin y Finanzas en
conjunto con el encargado de la Unidad de Administracin Interna.
Paso 6
Se remite toda la documentacin a la Unidad de Tesorera Municipal para la elaboracin del cheque
y obtencin de las firmas respectivas.
Paso 7
Finalmente el cheque debidamente firmado, quedar en la Unidad de Tesorera Municipal a
disposicin del (os) proveedor (es).
49
XI.POLITICA DE INVENTARIO
XI.1
XI.2
XI.3
Objetivos Generales
Mantener controlados e inventariados todos los bienes municipales.
Mantener actualizados los inventarios de los bienes de la Municipalidad, identificados por
dependencias.
Efectuar controles peridicos de los bienes asignados a las distintas unidades municipales.
Realizar procesos de inventarios generales rotativos y selectivos investigando sobrantes y
faltantes que resulten de la comparacin del inventario fsico con los registros.
Objetivos Especficos
El objetivo principal de realizar control de inventarios reside en la ptima utilizacin de los
productos que se guardan en la bodega.
Garantizar la disponibilidad permanente del grupo de productos definidos como
estratgicos, asegurando el adecuado funcionamiento operacional de la Ilustre
Municipalidad de Peaflor.
Establecer y determinar los volmenes de producto que se manejarn en el inventario,
asegurando que dichos niveles sean ptimos y que representen un adecuado costo de
operacin.
Identificar los puntos del proceso asociado al manejo de inventario, definiendo mecanismos
de registro y control del mismo, que permitan asegurar y efectuar el adecuado control y
seguimiento, y disponer de elementos que apoyen la gestin del mismo.
Alcance
El alcance de la poltica de inventario estar acotada a los productos que se utilizan para el normal
funcionamiento y que son administrados por parte de la Direccin de Administracin y Finanzas, a
travs de la Unidad de Inventario, se har inventario de todos los bienes que dada su naturaleza no
son fungibles, incluyendo los vehculos propios o arrendados y todos los bienes muebles.
El presente manual, en lo que respecta a la Poltica de Inventario, pretende formalizar y estandarizar
la gestin de inventario, para permitir con ello ser ms eficientes y eficaces en el uso y
administracin de los recursos municipales.
XI.4
Procedimiento de Inventario
50
El proceso de inventario deber determinar cules son las ventajas y desventajas del inventario,
considerando los siguientes principios para la correcta toma de decisiones en la ejecucin del
mismo:
Exceso de Inventario
Insuficiencia de Inventario
Robo
Mermas
Desorden
En el proceso de inventario participan fundamentalmente las siguientes unidades:
Encargado de Inventario
Encargado de Bodega
Director (a) de Administracin y Finanzas
Encargado de Compras y Contrataciones
Usuarios Requirentes
El Control de Inventario se debe realizar sobre la base de los registros que se deben mantener, es
por lo tanto, en base a esta premisa que peridicamente se deber llevar el catastro de todos los
bienes con los cuales cuenta el municipio. Corroborando que los archivos de stocks representan lo
que se encuentra tanto en bodega como activo dentro del municipio.
Para mantener el control de los inventarios se utilizarn los siguientes formatos:
Modo Adquisicin
Valor
51
Inventario Municipal
Direccin:
Unidad:
Sub Unidad:
Funcionario a Cargo:
CODIGO
OBSERVACIONES
FUNCIONARIO
INVENTARIO MUNICIPAL
52
FUNCIONARIO
INVENTARIO MUNICIPAL
53
Cdigo Inv.
Funcionario
Cargo
Nmero Celular
Marca
Modelo
Color
OBSERVACIONES
FUNCIONARIO
INVENTARIO MUNICIPAL
FUNCIONARIO
INVENTARIO MUNICIPAL
I.MUNICIPALIDAD DE PEAFLOR
DIR. ADMINISTRACION Y FINANZAS
INVENTARIO MUNICIPAL
PASILLO N
LUGAR DE INICIO
LUGAR DE TRMINO
Cdigo
Descripcin del Bien
Sector
PASILLO N
LUGAR DE INICIO
LUGAR DE TRMINO
Cdigo
Descripcin del Bien
Sector
PASILLO N
LUGAR DE INICIO
LUGAR DE TRMINO
Cdigo
Descripcin del Bien
Sector
55
OBSERVACIONES
FUNCIONARIO
INVENTARIO MUNICIPAL
56
XII.
La Gestin de Contratos significa definir las reglas del negocio entre la entidad compradora y los
proveedores, minimizando los riesgos del proceso y manejando eficaz y eficientemente su
cumplimiento. Prcticamente la gestin de contratos nos permite a los compradores pblicos
estandarizar y llevar en forma ordenada los contratos suscritos, poniendo dichos contratos a
disposicin de la comunidad aumentando considerablemente los niveles de transparencia y eficacia
en el Sistema de Compras Pblicas Chileno. Por lo tanto, comprende la creacin de un contrato, su
ejecucin y la gestin del mismo, para garantizar la entrega de los productos y/o servicios y la
relacin con los proveedores.
Es por lo anterior, que todo procedimiento de contratacin deber regirse por la Ley N 19.886 de
Bases Sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestacin de Servicios, que indica que
Los organismos pblicos regidos por esta ley debern cotizar, licitar, contratar, adjudicar,
solicitar el despacho y, en general, desarrollar todos sus procesos de adquisicin y contratacin
de bienes, servicios y obras, utilizando solamente los sistemas electrnicos o digitales que
establezca al efecto la Direccin de Compras y Contratacin Pblica 10.
Adems de lo dispuesto en la Ley N 20.557 de Presupuestos del Sector Pblico del ao 2012, que
indica que se debe realizar seguimiento a todos los contratos realizados y publicados en
www.mercadopublico.cl
XII.2 Definiciones
Entidad Licitante: cualquier organismo pblico regido por la Ley de Compras Pblicas,
que llama o invita a un Proceso de Compras11.
12 Ibd.
13 Ibd.
14 Reglamento de la Ley N 19.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y
Prestacin de Servicios.
58
XIII.
GARANTIAS LEGALES
XIII.1 Definiciones:
Proveedor: persona natural o jurdica, chilena o extranjera, o agrupacin de las mismas, que
en virtud de un contrato, contrae la obligacin de ejecutar una obra, entregar un producto o
brindar un servicio, de acuerdo con las especificaciones tcnicas, plazo y monto detallados
en un documento, relacionndolo contractualmente con la Municipalidad de Peaflor.
Documentos de Garanta: Boletas de Garanta, Vale Vistas o Certificado de Fianza, emitido
por cualquier entidad de intermediacin financiera bancaria o no bancaria regulada por la
Superintendencia de Bancos y Entidades Financieras. El objetivo de estos documentos
bancarios es garantizar el fiel y oportuno cumplimiento de una obligacin contrada por el
tomador o un tercero a favor del beneficiario (Municipalidad de Peaflor).
Dado que la boleta es una caucin, en ningn caso puede disponerse de ella para una finalidad
distinta de aquella para la cual fue tomada. Por lo tanto, se trata de un documento nominativo que
no admite endoso por parte del beneficiario, sino solamente su cancelacin en caso de hacerse
efectiva, cobrando su importe para hacer su devolucin al respectivo tomador de la misma, para que
ste a su vez la devuelva al banco, a fin de dar por cancelada la garanta.
Para efectos de los procesos licitatorios de la Ilustre Municipalidad de Peaflor, se harn efectivos
los siguientes documentos bancarios:
59
Vale Vista: es un tipo de documento, el cual emiten las entidades bancarias por cuenta de
terceros, y pueden originarse nicamente por la entrega de dinero en efectivo por parte del
tomador o contra fondos disponibles que mantenga en cuenta corriente, en forma de
depsito a la vista u otro ttulo de crdito a favor del banco emisor 16.
15 http://www.chilecompra.cl/index.php?
option=com_content&view=article&id=173&Itemid=574
16 http://www.sbif.cl/sbifweb/internet/archivos/norma_130_1.pdf
17 http://www.chilecompra.cl/index.php?option=com_content&view=article&id=26&Itemid=103
18 Artculo N 31 del Reglamento de Compras Pblicas
60
Forma de uso
Vigencia
Devolucin
XIII.2.2
Caractersticas
Objetivo
Presentacin
Exigibilidad
Monto
las del resto del mercado. En estos casos y de acuerdo a lo estipulado en el Artculo 69 del
Reglamento de Compras Pblicas, se requerir de una Resolucin Fundada que autorice la
ampliacin de dicha garanta, no obstante, cabe precisar que el nuevo monto de la garanta
no deber desincentivar la participacin de los oferentes.
b)
XIII.5.1
64
XIII.5.3
XIV.
XIV.1 Objetivo
El Proceso de Gestin de Reclamos permite evitar y sancionar posibles irregularidades de los
Procesos de Compras y Contrataciones que realizan los organismos pblicos en el portal y que
pudieran posiblemente afectar o poner en riesgo su probidad.
XIV.2 Cmo Funciona?
Diariamente la Direccin de Compras y Contratacin Pblica-ChileCompra, enva a los organismos
pblicos a nivel nacional, los reclamos que se reciban en contra de sus respectivas instituciones, los
66
que debern ser respondidos en un plazo no superior a 48 horas. Dicha funcionalidad slo podr ser
visualizada por los Directores de los Servicios Pblicos, Gestores Institucionales, y/o otros
funcionarios en los cuales el Administrador Institucional haya delegado dichas atribuciones.
XIV.3 Procedimiento de Gestin de Reclamos
Paso 1
Los proveedores del Estado podrn ingresar reclamos respecto de los procesos de compras a travs
de la plataforma www.mercadopublico.cl, los cuales debern contener la identificacin del
reclamante, de los procesos en cuestin y los antecedentes claros en los cuales se funda el reclamo.
Paso 2
La Direccin de Compras y Contratacin Pblica deber verificar los antecedentes ingresados por
los proveedores y tipificar si el reclamo tendr carcter Leve, Moderado o Grave, y dependiendo de
dicho anlisis se ejecutarn las medidas correspondientes.
Paso 3
Corresponde a la DCCP derivar todos los reclamos a los Organismos Pblicos aludidos, para que
puedan responder de manera clara y oportuna, a travs de la Plataforma de Probidad Activa que
mantiene vigente la direccin.
Paso 4
Los Organismos Pblicos, sern los responsables de emitir respuestas satisfactorias y oportunas, a
todos los reclamos que realicen en su contra, an cuando quien lo realice no haya participado
directamente en el proceso cuestionado, como asimismo, de enviar a la Direccin de Compras y
Contratacin Pblica, copia de la respuesta enviada al reclamante a travs de la Plataforma de
Probidad
Activa
que
dispone
la
DCCP.
Paso 5
Finalmente cabe destacar que la DCCP podr derivar los reclamos a las instancias contraloras,
fiscalizadoras o judiciales, atendido el motivo y gravedad del reclamo presentado.
67
XV.
68
Tanto los Supervisores como los Operadores de Compras de la Ilustre Municipalidad de Peaflor
podrn utilizar como un instrumento de consultas el Manual de Compradores, el cual detalla en
forma completa y exhaustiva como operar en el portal Mercado Pblico, el cual se encuentra
publicado en el portal www.chilecompra.cl.
El referido Manual es una herramienta especialmente diseada con el propsito de dar a conocer los
elementos contextuales y prcticos necesarios para que el Comprador pueda realizar con xito sus
Procesos de Adquisicin y apoyar su gestin de compras, al interior del Portal.
El Procedimiento de Uso del Sistema de Informacin es el siguiente:
Paso 1: http://www.mercadopublico.cl
Paso 2: Documentos de apoyo
Paso 3: Guas y manuales
Paso 4: Manual de Compradores
69