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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE

ADQUISICIONES

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE PEAFLOR

NOVIEMBRE 2014

INDICE

Introduccin

I.

Definiciones y Siglas

II.

Normativa que regula el proceso de Compra y Contrataciones

III.

Organizacin del Abastecimiento de Bienes y Servicios en la Ilustre


Municipalidad de Peaflor
3.1 Organigrama de la Institucin y de las unidades que intervienen en los
Procesos de Compra
3.2 Personas y unidades involucradas en el Proceso de Compras y
Contrataciones
3.3 Competencias de las personas involucradas en el Proceso de
Abastecimiento
3.4 El Proceso del abastecimiento en la Municipalidad de Peaflor:
Condiciones Bsicas

IV.

Procedimiento de Planificacin de Compras

13

V.

Proceso de Compra
5.1 Seleccin de Procedimientos de Compra
5.1.1 Procedimiento de Compras y Contrataciones va Convenio Marco
5.1.2 Procedimiento de Compras y Contrataciones a travs de Licitacin
Pblica
A.- Licitacin Pblica menor a 100 UTM (L1)
B.- Licitacin Pblica superior a 100 e inferior a 1000 UTM (LE)
C.- Licitacin Pblica superior a 1000 UTM (LP)
5.1.3 Procedimiento de Compras y Contrataciones a travs de Licitacin
Privada, Trato o Contratacin Directa

16

VI.

Formulacin de Bases y Trminos de Referencia

38

VII.

Evaluacin de Ofertas
1. Criterios de Evaluacin
2. Evaluacin de Ofertas para Licitaciones inferiores a 100 UTM
3. Evaluacin de Ofertas para Licitaciones superiores a 100 UTM e
inferiores 1000 UTM

39

VIII.

Cierre de Procesos
1.
Fundamentos de la Decisin final de compra
2. Resolucin o Decreto Alcaldicio que declara desierta o adjudicada la
licitacin

43

IX.

Recepcin de Bienes y Servicios


1. Procedimiento de Recepcin y Entrega de Bienes y Servicios

44

X.

Procedimiento de Pago

48

XI.

Poltica de Inventario
11.1 Objetivos Generales
11.2 Objetivos Especficos
11.3 Alcance
11.4 Procedimiento de Inventario
11.4.1 Preparacin de Inventario
11.4.2 Bodega de Materiales
11.4.3 Reposicin de Stock

50

XII.

Gestin de Contratos y de Proveedores


1.
Condiciones Generales
2.
Beneficios de la Gestin de Contratos
3.
Procedimiento de la Gestin de Contratos

57

XIII.

Garantas Legales
1.
Definiciones
2.
Uso y Caractersticas de las Garantas
1.
Garanta Seriedad de la Oferta
2.
Garanta Fiel y Oportuno Cumplimiento de Contrato
3.
Casos de Excepcin: Garantas sobre el 30%
4.
Unidades Participantes y sus responsabilidades
5.
Procedimiento de Administracin y Custodia de los Documentos
de Garantas
1.
Ingreso y Custodia de Garantas de Seriedad de la Oferta
2.
Ingreso y Custodia de Garantas Fiel y Oportuno
Cumplimiento de Contrato
3.
Hacer efectiva el Documento de Garanta

59

XIV.

Procedimiento de Gestin de Reclamos

66

XV.

Uso del Sistema de Informacin

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INTRODUCCION

Con esta fecha, entra en vigencia este Manual de Procedimientos de Adquisiciones, de la


Ilustre Municipalidad de Peaflor, el cual se dicta en cumplimiento a lo establecido por el Decreto
N 20 del Ministerio de Hacienda, de mayo del 2007, que modifica el Reglamento de Compras
Pblicas en lo que respecta a los Manuales de Procedimientos de Adquisiciones que deben publicar
todos los Organismos Pblicos, y que deber ajustarse a lo estipulado por la Ley N 19.886, de
Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestacin de Servicios.
El presente Manual se refiere a todos los procedimientos relativos a la contratacin, a ttulo
oneroso de bienes y servicios para el desarrollo de las funciones de la Ilustre Municipalidad de
Peaflor, es decir a todas las compras y contrataciones las cuales se encuentren reguladas por la Ley
de Compras Pblicas. Es en relacin a lo anterior, que el Manual de Procedimientos de
Adquisiciones deber referirse a lo menos, a las siguientes materias: Planificacin de Compra,
Seleccin de Procedimientos de Compra, Formulacin de Bases y Trminos de Referencia,
Mecanismos de Evaluacin, Gestin de Contratos y de Proveedores, Recepcin de Bienes y
Servicios, Procedimientos de Pago, Poltica de Inventarios, Uso del Sistema de informacin
www.mercadopublico.cl, y Organigrama de la Entidad y reas que intervienen en los procesos de
compras, con sus respectivos niveles y flujos.
El objetivo de crear un Manual de Procedimiento de Adquisiciones, es velar por la correcta
ejecucin en todos los procedimientos de compras y contrataciones que permiten el normal y
oportuno funcionamiento de la Municipalidad, claramente permitir entonces coordinar e
implementar mejoras sustantivas dentro de parmetros ya establecidos para los Procesos de
Adquisiciones.
Este manual ser conocido y aplicado por todos los funcionarios y trabajadores de la
Municipalidad de Peaflor.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES


ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE PEAFLOR
I.

DEFINICIONES Y SIGLAS

Para efectos del presente Manual, los siguientes conceptos tienen el significado que se indica a
continuacin:

Bodega: Espacio fsico organizado destinado a almacenar los productos de uso general y
consumo frecuente adquiridos con la finalidad de mantener niveles de inventarios para
evitar quiebres de stock en la gestin de abastecimiento peridica.

Documentos de Garantas (Boleta de Garanta, Vale Vista y Certificado de Fianza):


Documentos mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene como funcin respaldar
los actos de compras, como tambin la recepcin conforme de un bien y/o servicio, son
emitidos formalmente por entidades bancarias reguladas y autorizadas por la
Superintendencia de Bancos y Entidades Financieras. Tienen como propsito cautelar dos
objetivos, la seriedad de la oferta y el fiel cumplimiento de una obligacin contrada por el
tomador o un tercero a favor del beneficiario. Son obligatorias en casos en que el monto de
la contratacin sea superior a 1.000 UTM.

Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de


productos o servicios, y que est asociada a una orden de compra.

Gua de Despacho: Documento Tributario, utilizado para trasladar mercadera fuera de la


bodega hacia otros lugares de la institucin; y adems es utilizado como documento
conductor para la respectiva entrega de bienes por parte del proveedor.

Orden de Compra: Documento de orden administrativo que determina el compromiso


entre la unidad demandante y el proveedor, tiene como funcin respaldar los actos de
compras o contrataciones, respecto de la solicitud final de productos o servicios.

Contrato de Suministro de Bienes Muebles: Documento de ordenamiento legal, el cual


tiene por objeto formalizar la compra o el arrendamiento, incluso con opcin de compra, de
productos o bienes muebles. Un Contrato ser considerado igualmente de suministro si el
valor del servicio que pudiere contener es inferior al cincuenta por ciento del valor total o
estimado del contrato.

Contrato de Servicios: Documento de ordenamiento legal, mediante el cual las entidades


de la Administracin del Estado encomiendan a una persona natural o jurdica la ejecucin
de tareas, actividades o la elaboracin de productos intangibles. Un contrato ser
considerado igualmente de servicios cuando el valor de los bienes que pudiese contener
sean inferiores al cincuenta por ciento del valor total o estimado del contrato.
6

Plan Anual de Compras: corresponde a la lista de bienes y/o servicios de carcter


referencial, que la institucin planifica comprar o contratar durante un ao calendario. Los
procesos de compras y contrataciones debern formularse de conformidad y en la
oportunidad determinada en el Plan Anual de Compras elaborado por cada Entidad
Licitante.1

Portal Mercado Pblico (www.mercadopublico.cl): Sistema de Informacin de Compras


y Contrataciones de la Administracin, a cargo de la Direccin de Compras y Contratacin
Pblica2, utilizado por las reas o Unidades de Compra para realizar los procesos de
publicacin y contratacin, en el desarrollo de los procesos de adquisicin de sus Bienes
y/o Servicios.

Requerimiento: Es la manifestacin formal de la necesidad de un producto o servicio que


el Usuario Requirente solicita al rea o Unidad de Compra del Organismo Pblico.

Resolucin: Acto administrativo dictado por una autoridad competente, en el cual se


contiene una declaracin de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad pblica.

Siglas: Para los efectos del presente instrumento, las siglas que se indican tendrn los
siguientes significados.
AG
ADQ
CM

L1
LE
LP
OC
PORTAL
SP
TDR
UC
UR
CGR
PAC
DAF
TM

Administracin General
:
Adquisicin
:
Convenio Marco
DCCP :
Direccin
de
Compras
Contratacin Pblica
:
Licitacin Pblica menor a 100 UTM
:
Licitacin Pblica entre 100 y 1000 UTM
:
Licitacin Pblica superior a 1000 UTM
:
Orden de Compra
:
www.mercadopublico.cl
:
Servicio Pblico
:
Trminos de Referencia
:
Unidad de Compra
:
Unidad Requirente
:
Contralora General de la Repblica
:
Plan Anual de Compras
:
Direccin de Administracin y Finanzas
:
Tesorera Municipal

1 Artculo 99, Reglamento de la Ley 19.886


2 Artculo 19 Ley de Compras Pblicas 19.886
7

II.

NORMATIVA QUE REGULA EL PROCESO DE COMPRA Y


CONTRATACIONES

Ley N 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestacin de


Servicios.

Decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley
N 19.886.

Ley N 18.695 Orgnica Constitucional de Municipalidades.

DFL 1 - 19.653 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley N 18.575
Orgnica Constitucional de Bases Generales de la Administracin del Estado.

Ley N 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los
Actos de los rganos de la Administracin del Estado.

Resolucin N 520, de 1996, de la Contralora General de la Repblica, que fija el texto


refundido, coordinado y sistematizado, que establece normas sobre exencin del trmite de
Toma de Razn.

Ley de Presupuestos del Sector Pblico que se dicta cada ao, por la Direccin de
Presupuestos, en conformidad por lo establecido por el Ministerio de Hacienda.

Normas e Instrucciones para la ejecucin del Presupuesto y sobre materias especificas,


sancionadas por Resolucin y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales
son prcticos y dictados ao a ao, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de
Presupuesto.

Ley de Probidad Administrativa N 19.653

Ley sobre documentos electrnicos, firma electrnica y servicios de certificacin de dicha


firma N 19.799

Polticas y condiciones de uso del Sistema ChileCompra, instruccin que la Direccin de


Compras Pblicas emite para uniformar la operatoria en el Portal MercadoPblico.

Adems de la Normativa Interna Vigente

III.

ORGANIZACIN DEL ABASTECIMIENTO DE BIENES Y


SERVICIOS EN LA I. MUNICIPALIDAD DE PEAFLOR

3.1 Organigrama de la Institucin y de las unidades que intervienen en los Procesos de


Compra

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3.2 Personas y Unidades involucradas en el Proceso de Compras y Contrataciones
Las personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento de la Ilustre Municipalidad
de Peaflor son:

Alcalde de la Municipalidad de Peaflor: Es el responsable de generar condiciones para que las


reas de la organizacin realicen los procesos de compra y contratacin de acuerdo a la normativa
vigente, preservando la mxima eficiencia y transparencia en el uso de los recursos.

Administrador (a) del Sistema MercadoPblico: Nombrado por la Mxima Autoridad dentro de
la Institucin y corresponde a un perfil dentro del Sistema de Informacin (www.chilecompra.cl); el
cual es responsable de:
9

Crear, modificar y desactivar usuarios,


Determinar perfiles de cada usuario, como supervisores y compradores,
Modificar y actualizar la informacin institucional registrada en el Sistema.

Administrador (a) Suplente del Sistema MercadoPblico: Es responsable de administrar el


Sistema en ausencia del/a Administrador/a. Es nombrado por la Mxima Autoridad dentro de la
Institucin.

Usuario Requirente: Sern todos los funcionarios de la institucin, los cuales cuenten con
facultades especificas para generar requerimientos de compras, a travs del formulario establecido
para ello (Solicitud de Compra).
Los Usuarios Requirentes debern enviar respectivamente a la Directora de Administracin y
Finanzas, Director de Salud y Director de Educacin, el formulario de requerimiento respectivo con
la debida autorizacin del Jefe de la Unidad solicitante.

Unidad Requirente: Unidad a la que pertenece el Usuario Requirente.

Encargados de Compras y Contrataciones: Funcionarios de la Secretara Comunal de


Planificacin y de los Departamentos de Adquisiciones del rea Municipal, rea Salud y rea
Educacin, responsables de ingresar en www.mercadopublico.cl la informacin de cada uno de los
requerimientos generados por los Usuarios Requirentes.

Supervisores de Compras y Contrataciones: Funcionarios de la Secretara Comunal de


Planificacin y de los Departamentos de Adquisiciones del rea Municipal, rea Salud y rea
Educacin, encargados de revisar y de validar los requerimientos de compra para posteriormente
publicarlos en www.mercadopublico.cl.
Adems, una vez cerrados los procesos y recibidas las ofertas a travs de www.mercadopublico.cl,
el Supervisor de Compras deber realizar el proceso de adjudicacin, en virtud de los criterios de
evaluacin definidos o respecto de la recomendacin de adjudicacin de la comisin evaluadora,
generando posteriormente la Orden de Compra respectiva.

Direccin de Control: Responsable de velar por el control de la legalidad de los actos y contratos
administrativos de la institucin, de revisar y visar las Bases, Resoluciones y Contratos asociados a
los procesos de abastecimiento.

Asesor Jurdico: Responsable de prestar asesora a los encargados de cada Unidad de Compra en
materias jurdicas y orientar a las unidades funcionales, internas respecto de las disposiciones
legales y reglamentarias que rigen los actos y contratos de la Administracin.

Direccin de Administracin y Finanzas: Responsable de coordinar la Gestin de Abastecimiento


de la institucin y de administrar y gestionar el presupuesto institucional. Efectuando el
compromiso presupuestario de las rdenes de Compra y contratos u otros pagos relacionados con
los procesos de compra.
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Unidades de Compras y Contrataciones: Corresponde a las Unidades de Secretara Comunal de


Planificacin y los Departamentos de Adquisiciones del rea Municipal, rea Salud y rea
Educacin, a las cuales pertenecen los Perfiles Compradores y Supervisores de Compras y
Contrataciones. Les corresponde realizar todo o parte de los procesos de adquisiciones y
contrataciones, ajustadas a la normativa legal e interna de la Municipalidad, para proveer bienes y/o
servicios a todas las dependencias municipales, para su normal funcionamiento.
Estas unidades debern elaborar y/o colaborar en la preparacin de bases de licitacin, trminos de
referencia, solicitudes de cotizaciones, requerimientos de de compras, etc., necesarias para generar
la compra de un Bien y/o Servicio.
Finalmente, deber evaluar permanentemente la gestin de los proveedores a fin de asegurar la
calidad de los bienes y de los servicios contratados.

Otras Unidades relacionadas al Proceso de Compras y Contrataciones: Contabilidad y


Presupuesto, Tesorera Municipal, Administracin Interna, Secretara Municipal, Unidad de
Inventario y unidades tcnicas, todas estas unidades que se mencionan en funcin de su rol, apoyan
la gestin de abastecimiento de la institucin.

Unidad de Bodega: Unidad dependiente de la Direccin de Administracin y Finanzas, encargada


de controlar existencias de materiales e insumos que sea necesario mantener en stock para asegurar
una continuidad en el desarrollo de las operaciones de la Municipalidad, ejerciendo un adecuado
control con el propsito de salvaguardar eficientemente dichos bienes.

Comisin de Evaluacin: Corresponde a un Grupo de Funcionarios de la Municipalidad de


Peaflor, designados para integrar un equipo multidisciplinario que se rene para evaluar ofertas y
proponer el resultado de un llamado a licitacin. Su creacin ser necesaria siempre que se realice
una licitacin, y se encuentre consignado en las respectivas Bases de Licitacin.
3.3 Competencias de las personas involucradas en el Proceso de Abastecimiento
Las personas involucradas en cada uno de los procesos de compras y contratacin pblica de la
Municipalidad de Peaflor, deben contar con las competencias, los conocimientos tcnicos y
habilidades para realizar los procesos de abastecimiento de la institucin. Cabe destacar que las
competencias deben ajustarse a los perfiles establecidos por la Direccin de Compras y
Contratacin Pblica ChileCompra.
3.4 El Proceso de Abastecimiento en la Municipalidad de Peaflor: Condiciones Bsicas
El Usuario enviar a la Secretara Comunal de Planificacin, o al Departamento de Adquisiciones
del rea Municipal, del rea Salud o del rea Educacin, el Formulario de Compra, previa
visacin de la Direccin de Administracin y Finanzas, de la Direccin de Salud y de la Direccin
de Educacin segn corresponda, considerando un plazo mnimo de anticipacin a la fecha en que
debiera realizarse el proceso de compra para contar en la oportunidad requerida con el bien y/o

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servicio. Para definir el plazo mnimo de anticipacin a la entrega del requerimiento, se establecern
los siguientes parmetros:
Para contrataciones iguales o menores a 100 UTM [Mnimo 5 das corridos]
Para contrataciones entre 100 y 1000 UTM [Mnimo 10 das corridos]
Para contrataciones iguales o superiores a 1000 UTM [Mnimo 20 das corridos]
Respecto del monto asociado a la adquisicin de un producto, ste se calcular conforme al valor
total de los productos requeridos, y para la contratacin de un servicio, por el valor total de los
servicios por el perodo requerido.
El Formulario o Solicitud de Requerimiento enviado contendr al menos:

Individualizacin del producto o servicio a contratar,


Cantidad requerida,
Monto Total estimado para la contratacin,
Fecha en que se requiere el bien o servicio y plazo por el cual se requiere,
Trminos de Referencia del producto o servicio a requerir segn corresponda.

Toda adquisicin de bienes o contratacin de servicios que realice la Municipalidad de Peaflor,


deber realizarse a travs de www.mercadopublico.cl. Este ser el medio oficial para la publicidad
de los llamados a licitaciones o trato directo. De la misma forma se deben utilizar solamente los
formularios definidos por la Direccin de Compras y Contratacin Pblica para la elaboracin de
Bases y Trminos de Referencia, los que se encuentran disponibles en www.mercadopublico.cl. Las
excepciones a este proceder se encuentran claramente reguladas en el Artculo 62 del Reglamento
de la Ley 19.886
Artculo 62 Licitaciones en Soporte Papel
Las entidades podrn efectuar los Procesos de Compras y la recepcin total o parcial de
ofertas fuera del Sistema de Informacin, en las siguientes circunstancias:
1. Cuando existan antecedentes que permitan presumir que los posibles proveedores no
cuentan con los medios tecnolgicos para utilizar los sistemas electrnicos o digitales
establecidos de acuerdo al Reglamento, todo lo cual deber ser justificado por la Entidad
Licitante en la misma resolucin que aprueba el llamado a licitacin.
2. Cuando haya indisponibilidad tcnica del Sistema de Informacin, circunstancia que
deber ser ratificada por la Direccin.
3. Cuando en razn de caso fortuito o fuerza mayor no es posible efectuar los Procesos de
Compras a travs del Sistema de Informacin.

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4. Cuando no exista de manera alguna conectividad en la comuna correspondiente a la


Entidad Licitante para acceder u operar a travs del Sistema de Informacin.
5. Tratndose de contrataciones relativas a materias calificadas por disposicin legal o por
decreto supremo como de naturaleza secreta, reservada o confidencial.
En el caso de las garantas, planos, antecedentes legales, muestras y dems antecedentes
que no estn disponibles en formato digital o electrnico, podrn enviarse a la Entidad
Licitante de manera fsica, de acuerdo a lo que establezcan en cada caso las Bases.
No obstante lo anterior, todas las compras y contrataciones de bienes y servicios debern efectuarse
dentro del Sistema de Informacin www.mercadopublico.cl, exceptuando las siguientes compras:
a. Las Contrataciones de bienes y servicios cuyos montos sean inferiores a 3 UTM.
b. Las Contrataciones directas, inferiores a 100 UTM, con cargo a los recursos destinados a
operaciones menores (caja chica), siempre que el monto total de dichos recursos haya sido
aprobado por resolucin fundada y se ajuste a las instrucciones presupuestarias vigentes.
c. Las Contrataciones que se financien con gastos de representacin, en conformidad a la Ley de
Presupuestos respectiva y a sus instrucciones presupuestarias.
d. Los pagos por concepto de gastos comunes o consumos bsicos de agua potable, electricidad, gas
de caera u otros similares, respecto de los cuales no existan alternativas o sustitutos razonables 3.

IV.

PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACION DE COMPRAS

Cada Direccin dentro de la Municipalidad de Peaflor que formule requerimientos de compras y


contrataciones, deber elaborar un registro de necesidades que deben contener los procesos de
compra de bienes y/o servicios que se realicen a travs del portal www.mercadopublico.cl, con
indicacin de la especificacin a nivel de artculo, producto o servicio, cantidad, perodo y valor
estimado, informacin relevante a la hora de elaborar el Plan Anual de Compras.

IV.1

Procedimiento Elaboracin Plan Anual de Compras

1) Secplan, enva las instrucciones acerca de la formulacin del Anteproyecto Presupuestario.


2) Secplan, solicita los requerimientos de bienes y servicios a contratar el ao siguiente a todas
las direcciones demandantes a nivel municipal.
3 Reglamento de la Ley 19.886, Artculo 53 Exclusin del Sistema
13

3) Las Direcciones Demandantes, recepcionan la solicitud de requerimiento, establecen las


necesidades presupuestarias determinando los bienes y servicios a contratar el ao siguiente,
la poca en que deben contratarse, y lo envan a Secplan.
Para lograr una mejor planificacin de las compras referidas a material comn y fungible, las
unidades demandantes debern considerar a lo menos las siguientes variables:

N de personas que componen la unidad


Cantidad de producto que ocupa cada persona
Frecuencia del uso del producto
Informacin histrica de consumo de bienes y servicios
Proyectos nuevos planificados durante el perodo a detallar
Disponibilidad Presupuestaria

Para el caso de material estratgico, se deben considerar las siguientes variables:

Consumos Histricos
Stock de Reserva
Disponibilidad Presupuestaria

Para la contratacin de bienes o servicios asociados a proyectos, se deben considerar las siguientes
variables:

Proyectos planificados a ejecutar en el perodo


Carta Gantt de Proyectos
Cuantificacin de Servicios de apoyo en funcin de proyectos

4) Secplan recepcionan la informacin de requerimientos y en funcin de los datos obtenidos,


recopilados y analizados procede a consolidar la informacin para construir el Presupuesto
del siguiente ao, envindose a la comisin que en una primera instancia ser quien evaluar
el proceso.
5) Ser la Comisin Presupuestaria quien recepcione la informacin y evalu el contenido
respecto a cantidades, montos y tiempos expuestos en el informe. No obstante tambin
evaluar respecto a las siguientes variables:
Anlisis histrico de consumo, por tipo de materiales habituales.
Anlisis histrico de consumo, por tipo de materiales de uso contingencial y excepcional.
Adems de nuevos consumo, servicios y productos los cuales deban ser incorporados.
Lo anterior es relevante para la planificacin correcta de los insumos a comprar el ao siguiente.
La Comisin Presupuestaria estar compuesta por las siguientes funcionarios.
Director(a) de Administracin y Finanzas
Administrador Municipal
14

Secplan
6) Posteriormente ser la Comisin Presupuestaria quien despus del exhaustivo anlisis
enviar toda la documentacin al Concejo Municipal para su revisin.
7) El Concejo Municipal, recepciona la informacin, y evala el contenido respecto a
cantidades, montos y tiempos expuestos en el informe. En caso de disconformidad, dudas o
consultas podr citar a sesin a la Comisin Presupuestaria con el propsito de aclarar dudas
y aprobar en una de ellas el Presupuesto Municipal Anual, el cual volver finalmente a la
Secretara Comunal de Planificacin.
8) Una vez aprobado el documento final, Secplan ser quien consolide el Proceso de
Planificacin de Compras en la Municipalidad de Peaflor, para adjuntarlo al anteproyecto
institucional con las debidas fundamentaciones de gasto e ingreso de acuerdo a los formatos
ya establecidos, envindose posteriormente a la Direccin de Administracin y Finanzas.
9) Difusin del Presupuesto Anual al interior de la Institucin, la Direccin de
Administracin y Finanzas o la unidad que determine la institucin, se encargar de difundir
el Presupuesto Municipal, con el objetivo de que sea conocido por todas las Unidades
Demandantes de la Institucin.
10) El Secretario Comunal de Planificacin, ser quien en base a la informacin recopilada
genere propuesta del Plan Anual de Compras, de acuerdo a los formatos entregados por la
Direccin de Compras y Contratacin Pblica cada ao, y cuadrado con el presupuesto
asignado, dentro de las partidas indicadas por la legislacin chilena en dicha materia.
11) La Propuesta del Plan Anual de Compras elaborada por el Secplan, ser enviado al Alcalde
para su aprobacin mediante, el respecto Decreto Alcaldicio.
12) El Encargado de Compras Institucional de la Secplan ser quien publique el Plan Anual de
Compras aprobado en el sistema de informacin, dentro de los plazos fijados para estos
efectos por la Direccin de Compras y Contratacin Pblica.
13) Difusin de Plan Anual de Compras al interior de la Institucin, la Direccin de
Administracin y Finanzas o la unidad que determine la institucin, se encargar de difundir
el Plan Anual de Compras, con el objetivo de que sea conocido por todas las Unidades
Demandantes de la Institucin.
14) Modificaciones y Actualizaciones, el Plan Anual de Compras podr ser modificado cuando
el organismo lo determine, lo cual podr ser informado en el Sistema en la oportunidad y
modalidad que la Direccin de Compras y Contratacin Pblica determine.

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V. PROCESO DE COMPRA
El Procedimiento de Compras y Contrataciones, tiene por objeto ejecutar los requerimientos de
compra de bienes y servicios que aseguren el normal funcionamiento de la Ilustre Municipalidad de
Peaflor, acorde a los procedimientos de compras los cuales se encuentran regulados en la Ley de
Compras Pblicas N 19.886 y su Reglamento, velando porque dichos procedimientos sean
transparentes, eficientes e igualitarios.
V.1 Seleccin de Procedimientos de Compra
Las Adquisiciones de Bienes y la Contratacin de Servicios, incluidas las de ejecucin de obras, se
efectuarn mediante los mecanismos de compras estipulados por la Ley de Compras y su
Reglamento, los cuales se detallan a continuacin: Convenio Marco, Licitacin Pblica, Licitacin
Privada y Trato o Contratacin Directa, en el mismo orden de prioridad.
V.1.1

Procedimiento de Compras y Contrataciones va Convenio Marco

Paso 1: Completar Formulario de requerimiento de compras pblicas, disponible en formato


papel en cada dependencia

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Toda unidad o departamento que requiera un producto o servicio, deber completar el Formulario de
Requerimiento o Solicitud de Compra disponible en la Direccin correspondiente.
Paso 2: Autorizacin del Requerimiento
El Director de la unidad o departamento del cual emana el requerimiento de compra, deber visar y
validar la Solicitud de Compra y derivarlo a la Direccin de Administracin y Finanzas, al
Departamento de Salud o Educacin, segn corresponda. En caso de no estar de acuerdo con lo
solicitado, dicho requerimiento se devolver al Jefe del Departamento solicitante de la unidad
requirente, con las respectivas observaciones.
Paso 3: Revisin y Aprobacin del Requerimiento
La Direccin de Administracin y Finanzas, el Departamento de Salud o el Departamento de
Educacin, revisarn el Formulario de Requerimiento (Solicitud de Compra), verificando que no
contenga errores ni falten datos para sancionar la Factibilidad presupuestaria. Inmediatamente
despus de su aprobacin la Solicitud de Compra se enviar la Unidades de Compras y
Contrataciones correspondiente.
Paso 4: Generar Compromiso Presupuestario
La Unidad de Compras y Contrataciones tanto del rea Municipal, Educacin o Salud, deber
realizar la cotizacin correspondiente al requerimiento en la Tienda Electrnica ChileCompra
Express de Convenios Marco, y generar la OC la cual quedar en estado Guardada, para que
pueda posteriormente imputarse el gasto a una cuenta contable, donde se indicar claramente el
producto estratgico, subproducto especifico y el programa presupuestario en el Sistema de
Administracin Financiera del Estado (SIGFE), dando origen a una OBLIGACIN CONTABLE.
Paso 5: Firma de documento Compromiso Presupuestario por Autoridades
Posteriormente al origen de la Obligacin en el Sistema de Contabilidad, el documento deber ser
revisado y firmado por las siguientes autoridades dentro del municipio:

Encargado de preparar el documento contable,


Jefe de Contabilidad,
Director (a) de Administracin y Finanzas,
Director de Control,
Administrador Municipal.

Cabe destacar, que en caso de que existe alguna salvedad que deba ser rectificada ser devuelta a
quien corresponda.
Paso 6: Emisin de Orden de Compra
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Una vez que las autoridades entregan su VB, ser devuelto el legajo completo al Unidad de
Compras y Contrataciones correspondiente, para que el Supervisor de Compras y Contrataciones
pueda generar la respectiva Orden de Compra a travs del Catlogo ChileCompra Express 4.
Paso 7: Envo OC al Proveedor
Una vez generada la Orden de Compra se enva al proveedor para su aceptacin.
Paso 8: Aceptacin OC por el proveedor y despacho de bienes y/o servicios
El proveedor acepta la Orden de Compra y posteriormente enva los bienes y/o servicios.
Paso 9: Informar recepcin conforme para pago
Una vez que la Unidad Requirente recibe los bienes y servicios solicitados, la Unidad de
Administracin Interna solicita al Usuario Requirente el Informe de Recepcin Conforme, que da
conformidad a la factura y fundamenta el pago, adjuntando toda la documentacin necesaria para
que pueda ser enviada a Contabilidad, para realizar el Decreto de Pago, y cancelar los bienes y/o
servicios contratados.
Paso 10: Calificacin a Proveedor(es) Adjudicados
La Unidad de Compras y Contrataciones califica en www.mercadopublico.cl al proveedor, a travs
de la funcionalidad correspondiente.
Paso 11: Gestin de Reclamos
En caso de que se presente un reclamo relacionado al proceso, ser el Jefe Superior del Servicio o
en quien ste delegue atribuciones, quien deba derivar el reclamo a quien corresponda, para que en
un plazo mximo no superior a 48 horas, se comunique al proveedor mediante la funcionalidad de
la pgina www.mercadopublico.cl.

4 El Procedimiento a seguir para este proceso se encuentra contenido en el Reglamento de la


Ley 19.886, Captulo III Convenios Marco.

18

DIAGRAMA DE FLUJO CONVENIO MARCO

19

V.1.2

Procedimiento de Compras y Contrataciones a travs de Licitacin Pblica


A.- Licitacin Pblica menor a 100 UTM (L1)

Paso 1: Completar Formulario de requerimiento de compras pblicas, disponible en formato


papel en cada dependencia
Toda unidad o departamento que requiera un producto o servicio, deber completar el Formulario de
Requerimiento o Solicitud de Compra disponible en la Direccin correspondiente.
Paso 2: Autorizacin del Requerimiento
El Director de la unidad o departamento del cual emana el requerimiento de compra, deber visar y
validar el Formulario de Requerimiento (Solicitud de Compra) y derivarlo a la Direccin de
Administracin y Finanzas, al Departamento de Salud o Educacin, segn corresponda. En caso de
no estar de acuerdo con lo solicitado, dicho requerimiento se devolver al Jefe del Departamento
solicitante de la unidad requirente, con las respectivas observaciones.
Paso 3: Revisin y Aprobacin del Requerimiento
La Direccin de Administracin y Finanzas, el Departamento de Salud o el Departamento de
Educacin, revisarn el Formulario de Requerimiento (Solicitud de Compra), verificando que no
contenga errores ni falten datos para sancionar la Factibilidad presupuestaria. Inmediatamente
despus de su aprobacin dicho Formulario se enviar a la Unidades de Compras y Contrataciones
correspondiente.
Paso 4: Se inicia proceso de Licitacin Pblica
20

La Unidad de Compras y Contrataciones tanto del rea Municipal, Educacin o Salud, inicia el
proceso de compra, elaborando las respectivas Bases de Licitacin, mediante el Formulario o
Solicitud de Compra respectivo. Dicha unidad deber proponer las respectivas bases, considerando
al menos los siguientes parmetros de compra:
Descripcin y requisitos mnimos de los productos/servicios requeridos
Objetivo o motivo de la Compra
Requisitos que deben cumplir los oferentes
Criterios de evaluacin
Entrega y Apertura de las ofertas
Forma y Modalidad de Pago
Plazos de entrega del Bien y/o Servicio
Nombre y correo del contacto de la Institucin
Garantas que se exigirn, si fuese necesario
Monto y duracin del contrato
Paso 5: Publicacin en el portal www.mercadopublico.cl
Directamente desde la Unidad de Compras y Contrataciones, debern crear las Bases de Licitacin
para la compra de un bien o la contratacin de un servicio, ingresando los datos de las Bases,
Trminos de Referencia y el Decreto Alcaldicio correspondiente, que aprueba dicho proceso, una
vez que este flujo se completa, se publica el proceso de compra en el portal.
Paso 6: Etapa de preguntas, respuestas y aclaraciones
Posteriormente, y una vez que se encuentra publicada la Licitacin Pblica, de acuerdo al
cronograma se debe verificar si existen preguntas, en caso de que existan se debe bajar el archivo y
enviar a la unidad requirente para que elabore las respuestas.
La Unidad Requirente deber enviar el archivo de respuestas para subirlas al portal de acuerdo al
cronograma previamente establecido.
Paso 7: Cierre de convocatoria y apertura de ofertas en el portal
Una vez cumplido el plazo para la recepcin de ofertas, se procede al cierre de la licitacin, de
acuerdo al cronograma establecido en las Bases de Licitacin.
Se procede a realizar la apertura y se verifican los antecedentes de respaldo en virtud de lo
solicitado en las Bases, los oferentes que cumplan, se aceptara o rechazara su oferta, segn lo
dispuesto en las respectivas Bases de Licitacin.
Paso 8: Proceso sin oferentes
En el caso de no existir ofertas, o que stas no sean compatibles con los intereses de este organismo
pblico, la Unidad de Compras y Contratacin proceder a elaborar una Resolucin que permita
21

declarar desierto el proceso de compra e informa a la Unidad Demandante. En los casos que se
modifiquen las Bases de Licitacin deber efectuarse una nueva Licitacin Pblica , de lo contrario
si no se modifican se puede proceder a efectuar una Licitacin Privada invitando a lo menos a tres
oferentes a participar.
Paso 9: Proceso con Ofertas y Elaboracin del Cuadro Comparativo
Con las ofertas presentadas en el sistema de informacin y una vez cumplidos los plazos
mencionados en el prrafo anterior, el encargado de la Unidad de Compras y Contratacin deber
elaborar el cuadro comparativo correspondiente al proceso de compra.
Paso 10: Evaluacin
La Comisin Evaluadora, o en caso de no existir la mencionada comisin, la Unidad Requirente
ser la que efecte la evaluacin de las ofertas, proponiendo, la desercin conforme a lo dispuesto
en el Artculo N 9 de la Ley 19.886 de Compras Pblicas, o la adjudicacin al (los) oferente (s)
cuya propuesta sea ms ventajosa, considerando los criterios de evaluacin con sus
correspondientes puntajes y ponderaciones, definidos previamente en las Bases de Licitacin.
Paso 11: Decreto Alcaldicio que adjudica (o declara desierta, segn sea el caso) la Licitacin
Pblica
La Unidad de Compras y Contrataciones, deber generar el Decreto que aprueba la compra del bien
o contratacin del servicio, dicha resolucin deber estar basada en los criterios de evaluacin que
se definieron en las respectivas Bases del proceso. Finalmente deber enviarse para el VB del
Director (a) de Administracin y Finanzas y del Jefe Superior de la Institucin Pblica.
Paso 12: Generar Compromiso Presupuestario
La Unidad de Compras y Contrataciones tanto del rea Municipal, Educacin o Salud, deber
enviar la propuesta de compra, conforme a lo establecido por la Comisin Evaluadora o por la
Unidad Requirente, para que antes de que la Orden de Compra sea generada en el Sistema, se deba
imputar el gasto a una cuenta contable, donde se indicar claramente el producto estratgico,
subproducto especfico y el programa presupuestario en el Sistema de Administracin Financiera
del Estado (SIGFE), dando origen a una OBLIGACIN CONTABLE.
Paso 13: Firma de documento del Compromiso Presupuestario por Autoridades
Posteriormente al origen de la Obligacin en el Sistema de Contabilidad, el documento deber ser
revisado y firmado por las siguientes autoridades dentro del municipio:

Encargado de preparar el documento contable,


Jefe de Contabilidad,
Director (a) de Administracin y Finanzas,
22

Director de Control,
Administrador Municipal.

Cabe destacar, que en caso de que existe alguna salvedad que debe ser rectificada ser devuelta a
quien corresponda.
Paso 14: Publicacin del Decreto Alcaldicio de adjudicacin y Emisin de Orden de Compra
al Proveedor
Una vez que las autoridades entregan su VB, ser devuelto el legajo completo a la Unidad de
Compras y Contrataciones, para que el Supervisor de Compras y Contrataciones, publique el
Informe de Evaluacin de las ofertas, el Decreto Alcaldicio que adjudica y el Certificado de
Disponibilidad Presupuestaria, en virtud de los cuales generar la respectiva Orden de Compra.

Paso 15: Envo OC al Proveedor


Una vez generada la Orden de Compra se enva al proveedor para su aceptacin.
Paso 16: Aceptacin OC por el proveedor y despacho de bienes y/o servicios
El proveedor posee un plazo de 24 horas para aceptar la Orden de Compra y posteriormente enva o
genera los bienes y/o servicios.
De no efectuar la aceptacin el proveedor en el plazo antes sealado, la Municipalidad tendr la
facultad de exigir al proveedor el rechazo o cancelacin de la orden de compra, en el plazo de 24
horas.
Paso 17: Informar recepcin conforme para pago
Una vez que la Unidad Requirente recibe los bienes y servicios solicitados, la Unidad de
Administracin Interna solicita al Usuario Requirente el Informe de Recepcin Conforme, que da
conformidad a la factura y fundamenta el pago, adjuntando toda la documentacin necesaria para
que pueda ser enviada a Contabilidad, para realizar el Decreto de Pago, y cancelar los bienes y/o
servicios contratados.
Paso 18: Calificacin a Proveedor(es) Adjudicados
La Unidad de Compras y Contrataciones califica en www.mercadopublico.cl al proveedor, a travs
de la funcionalidad correspondiente.
Paso 19: Gestin de Contratos

23

Depender de la Direccin de Administracin y Finanzas, realizar seguimiento para analizar el


grado de cumplimiento de lo comprometido por el proveedor.
Paso 20: Gestin de Reclamos
En caso de que se presente un reclamo relacionado al proceso, ser el Jefe Superior del Servicio o
en quien ste delegue atribuciones, quien deba derivar el reclamo a quien corresponda, para que en
un plazo mximo no superior a 48 horas, se comunique al proveedor mediante la funcionalidad de
la pgina www.mercadopublico.cl.

DIAGRAMA DE FLUJO LICITACION PBLICA MENOR A 100 UTM

24

B.- Licitacin Pblica superior a 100 UTM e inferior a 1000 UTM (LE)
Paso 1: Completar Formulario de requerimiento de compras pblicas, disponible en formato
papel en cada dependencia
Toda unidad o departamento que requiera un producto o servicio, deber completar el Formulario de
Requerimiento o Solicitud de Compra disponible en la Direccin correspondiente.
Paso 2: Autorizacin del Requerimiento
El Director de la unidad o departamento en el cual se emana el requerimiento de compra, deber
visar y validar el Requerimiento de Compra y derivarlo a la Direccin de Administracin y
Finanzas. En caso de no estar de acuerdo con lo solicitado, se devolver el Formulario de
Requerimiento de Compra al remitente, con sus respectivas observaciones.
Paso 3: Revisin y Aprobacin del Requerimiento
La Direccin de Administracin y Finanzas, verificar que el documento de compra no contenga
errores ni falten datos para sancionar la Factibilidad presupuestaria. Una vez autorizada la compra
presupuestariamente, el requerimiento en conjunto con toda la informacin correspondiente deber
ser enviada a la Secretara Comunal de Planificacin. En caso de no estar de acuerdo con lo
solicitado, la Secplan devolver dicho requerimiento al Jefe del Departamento solicitante de la
unidad requirente, con las respectivas observaciones.
Paso 4: Se inicia proceso de Licitacin Pblica

25

La Secretara Comunal de Planificacin, inicia el proceso de compra, elaborando las respectivas


Bases Administrativas o Trminos de Referencia, mediante el Formulario de Requerimiento
respectivo enviado por la Unidad Requirente. La Secplan deber proponer las respectivas bases,
considerando al menos los siguientes parmetros de compra:

Descripcin y requisitos mnimos de los productos/servicios requeridos


Objetivo o motivo del contrato o compra
Requisitos que deben cumplir los oferentes
Criterios de evaluacin
Entrega y Apertura de las ofertas
Forma y Modalidad de Pago
Indicacin del precio o valor de parte de los oferentes de los servicios que se prestarn.
Plazos de entrega del Bien y/o Servicio
Nombre y correo del contacto de la Institucin
Garantas que se exigirn, si fuese necesario
Monto y duracin del contrato

En esta etapa, la Secplan enviar las Bases de Licitacin y el Decreto Alcaldicio que autoriza la
compra, para la firma de las autoridades competentes.
Paso 5: Publicacin en el portal www.mercadopublico.cl
Una vez que la Autoridad competente aprueba la contratacin del bien o servicio, a travs del
Decreto Alcaldicio, ste se enva a la Secretaria Municipal para la tramitacin de fecha y nmero.
Luego se enva el Decreto con las bases respectivas a la Secretara Comunal de Planificacin, para
que se pueda iniciar el proceso de compra en el portal Mercado Pblico, ingresando los datos de las
Bases, Trminos de Referencia y el Decreto Alcaldicio correspondiente, el cual aprueba dicho
proceso, una vez que este flujo se completa se publica el proceso de compra en el portal.
Se debe considerar un plazo mnimo de anticipacin a la fecha en que debiera realizarse el proceso
de compra para contar en la oportunidad requerida con el bien y/o servicio, en el caso de las
contrataciones para montos superiores a 100 UTM e inferiores a 1000 UTM, se debe considerar un
plazo mnimo de 10 das corridos.
Paso 6: Visita a Terreno y Entrega de Muestras
Durante el perodo de evaluacin, los oferentes slo podrn mantener contacto con la entidad
licitante para los efectos de la misma, tales como visitas a terreno, presentaciones, exposiciones,
entrega de muestras o pruebas que sta pudiese requerir durante la evaluacin y que hubiesen sido
previstas en las bases, quedando absolutamente prohibido cualquier otro tipo de contacto.
Paso 7: Etapa de preguntas, respuestas y aclaraciones

26

Una vez que se encuentra publicada la licitacin, de acuerdo al cronograma se debe verificar si
existen preguntas, si existen se debe bajar el archivo y enviar a la unidad requirente para que
elabore las respuestas.
La Unidad Requirente deber enviar el archivo de respuestas para subirlas al portal de acuerdo al
cronograma previamente establecido.
Paso 8: Cierre de convocatoria y apertura de ofertas en el portal
Una vez cumplido el plazo para la recepcin de las ofertas, se procede al cierre de la licitacin, de
acuerdo al cronograma establecido en las Bases. Se procede a la apertura de las ofertas presentadas
y se verifican los antecedentes de respaldo en virtud de lo solicitado en las Bases, los oferentes que
cumplan, se aceptar o rechazar su oferta, segn lo dispuesto en las respectivas Bases de
Licitacin.
La apertura ser efectuada por una comisin, en la cual participar el Secretario Municipal como
Ministro de F. En las Licitaciones Pblicas superiores a 100 e inferiores a 1000 UTM (LE), se
deber ponderar el riesgo involucrado en la contratacin, determinando si se requiere o no la
presentacin de garantas de Seriedad de la Oferta, en caso de ser necesario dicha garanta no
deber superar el 5% del valor total del contrato.
Paso 9: Proceso sin oferentes
En el caso de no existir ofertas, la Secretaria Comunal de Planificacin, elabora propuesta de
Decreto Alcaldicio que declara desierta la licitacin envindola a la Direccin de Control para su
VB. La Direccin de Control enviar el Decreto Alcaldicio para la firma del Secplan quien publica
en el portal de Mercado Pblico.
Paso 10: Publicacin de Declaracin Desierta
La Secretara Comunal de Planificacin publica en el portal de Mercado Pblico, la Resolucin que
permite declarar desierto el proceso de compra e informa a la Unidad Demandante. En los casos que
se modifiquen las Bases de Licitacin deber efectuarse una nueva Licitacin Pblica, de lo
contrario si no se modifican se puede proceder a efectuar una Licitacin Privada invitando a lo
menos a tres oferentes a participar.
Paso 11: Proceso con Ofertas
En la Licitaciones Pblicas superiores a 100 e inferiores a 1000 UTM (LE), no ser obligatorio la
formacin de una Comisin Evaluadora, no obstante en caso de ser necesario debido al grado de
complejidad de la contratacin, las ofertas debern ser evaluadas por una comisin de al menos tres
funcionarios pblicos, internos o externos al organismo respectivo, de manera de garantizar la
imparcialidad y competencia entre los oferentes. Adems, podr contar con la asesora de expertos
en las materias tcnicas a revisar en los procesos de licitacin.
27

De acuerdo a lo anterior, ser la Secretara Comunal de Planificacin quien entregar la totalidad de


los antecedentes administrativos y tcnicos a la Comisin Evaluadora, segn lo establecido en las
bases, quienes sern los que sugieran quin es el (o los) adjudicado(s), considerando los criterios de
evaluacin definidos para el proceso, a travs de un anlisis econmico y tcnico de los beneficios y
los costos presentes y futuros del bien y servicio ofrecido en cada una de las ofertas.
La Comisin Evaluadora estar compuesta por las siguientes personas, quienes de acuerdo a su
competencia debern elaborar el Informe Tcnico el cual propone al adjudicatario.
Comisin Evaluacin de Ofertas:
Miembros Internos:
- SECPLAN
- Director que solicita el producto/servicio
requerido.

- Asesor Jurdico

El proceso puede considerar las siguientes instancias que a continuacin se detallan:

Una sola etapa, significa que la apertura administrativa, tcnica y econmica se efectuara en
un solo proceso.
Dos etapas, significa que la apertura administrativa y tcnica son separadas de la apertura
econmica, adems en algunos casos cuando lo establecen las bases, se exige un puntaje
mnimo de corte tcnico para pasar a la apertura econmica.

Paso 12: Evaluacin de Ofertas


Se evaluarn las ofertas presentadas en el Sistema de Informacin, conforme a los criterios de
evaluacin previamente establecidos en las bases, con el objeto de seleccionar la oferta que cumpla
con los requisitos establecidos en las Bases y/o Trminos de Referencia, generando el respectivo
Cuadro Comparativo correspondiente al proceso y levantando un Informe de Evaluacin de dicho
proceso.
Una vez finalizado este proceso, y con la firmas respectivas de la Comisin Evaluadora, la totalidad
de antecedentes se deber proponer al Sr. Alcalde el VB, para realizar el respectivo Decreto de
Adjudicacin.
No obstante, se debe considerar, que en los convenios y contratos que involucren montos iguales o
superiores al equivalente a 500 UTM, requerirn el Acuerdo del Concejo 5.
Paso 13: Decreto de Adjudicacin
5 Artculo 65, Ley 18.695, Orgnica Constitucional de Municipalidades.
28

En esta etapa la Secretara Comunal de Planificacin, mediante la propuesta elaborada por la


Comisin Evaluadora y autorizada por la Mxima Autoridad Comunal, elabora el Decreto de
Adjudicacin el cual formaliza la compra del bien o contratacin del servicio. Cabe destacar que
dicho documento, debe estar basado en los criterios de evaluacin propuestos en las respectivas
Bases de Licitacin.
Finalmente deber enviarse para el VB del Director de Control, para aprobar la adjudicacin final.
Paso 14: Aprobacin Decreto de Adjudicacin
La Secplan enva el Decreto de Adjudicacin para Secretara Municipal, para que sea enviado a la
Direccin de Control para su visacin, luego dicho documento es devuelto a la Secretaria Comunal
de Planificacin para la adjudicacin.

Paso 15: Publicacin en www.mercadopublico.cl


El Supervisor de Compras y Contrataciones, de la Secretara Comunal de Planificacin ingresar y
publicar toda la documentacin pertinente para autorizar la decisin de contratacin en
www.mercadopublico.cl, considerando a lo menos:

Acta de Apertura
Informe de Evaluacin de ofertas.
Decreto Alcaldicio que adjudica la licitacin.
Certificado de Disponibilidad Presupuestaria o Compromiso Presupuestario.

Paso 16: Emisin de Orden de Compra al Proveedor


Una vez que la documentacin respectiva haya sido publicada en el portal, se proceder a generar la
respectiva Orden de Compra, la cual podr ser emitida automticamente en el portal, o de lo
contrario se deber elaborar manualmente por el supervisor de compras.
Paso 17: Envo OC al Proveedor.
Una vez generada la Orden de Compra se enva al proveedor para su aceptacin.
Paso 18: Elaboracin de Contrato
Cuando el monto de la contratacin sea superior a 100 e inferior 1000 UTM, la Secretara Comunal
de Planificacin enviar la totalidad de los antecedentes de la contratacin a la Direccin Jurdica,
para que pueda elaborar el respectivo contrato, dicho departamento deber gestionar que el contrato
sea suscrito por las partes involucradas, generando la resolucin que aprueba el respectivo contrato.
29

No obstante se debe considerar que para procesos de compra entre 100 y 1000 UTM, stos se
podrn formalizar mediante la emisin de la Orden de Compra y la aceptacin de sta por parte del
proveedor6.
Debemos agregar, que para que las partes puedan suscribir el respectivo contrato, el oferente
adjudicatario, deber presentar una Garanta de Fiel y Oportuno Cumplimiento de Contrato, a favor
de la Municipalidad de Peaflor, cuyos montos ascendern entre un 5% y un 30% del valor del
respectivo contrato, no obstante para Licitaciones Pblicas superiores a 100 e inferiores a 1000
UTM, no ser obligatoria dicha garanta, debiendo ponderarse el riesgo de la contratacin.
Paso 19: Anexar contrato a www.mercadopublico.cl
El contrato suscrito por ambas partes y la resolucin que aprueba el contrato, son enviadas por la
Direccin Jurdica a la Secretara Comunal de Planificacin, para que dicha unidad lo pueda anexar
en la ficha del proceso publicado en www.mercadopublico.cl
Paso 20: Informar recepcin conforme para pago
Una vez que la Unidad Requirente recibe los bienes y servicios solicitados, la Unidad de
Administracin Interna solicita al Usuario Requirente el Informe de Recepcin Conforme, que da
conformidad a la factura y fundamenta el pago, adjuntando toda la documentacin necesaria para
que pueda ser enviada a Contabilidad, para realizar el Decreto de Pago, y cancelar los bienes y/o
servicios contratados.
Paso 21: Calificacin a Proveedor(es) Adjudicados
La Secretaria Comunal de Planificacin califica en www.mercadopublico.cl al proveedor, a travs
de la funcionalidad correspondiente.
Paso 22: Gestin de Contratos
Depender de la Direccin de Administracin y Finanzas, realizar seguimiento para analizar el
grado de cumplimiento de lo comprometido por el proveedor.
Paso 23: Gestin de Reclamos
En caso de que se presente un reclamo relacionado al proceso, ser el Jefe Superior del Servicio o
en quien ste delegue atribuciones, quien deba derivar el reclamo a quien corresponda, para que en
un plazo mximo no superior a 48 horas, se comunique al proveedor mediante la funcionalidad de
la pgina www.mercadopublico.cl.

6 Artculo 63, Decreto 250 Reglamento de Compras Pblicas, de la Ley 19.886


30

DIAGRAMA DE FLUJO LICITACION PUBLICA SUPERIOR A 100 E INFERIOR


A 1000 UTM

31

C.- Licitacin Pbica superior a 1000 UTM (LP)


Paso 1: Completar Formulario de requerimiento de compras pblicas, disponible en formato
papel en cada dependencia
Toda unidad o departamento que requiera un producto o servicio, deber completar el Formulario de
Requerimiento o Solicitud de Compra disponible en la Direccin correspondiente.
Paso 2: Autorizacin del Requerimiento
El Director de la unidad o departamento en el cual se emana el requerimiento de compra, deber
visar y validar el Requerimiento de Compra y derivarlo a la Direccin de Administracin y
Finanzas. En caso de no estar de acuerdo con lo solicitado, se devolver el Formulario de
Requerimiento de Compra al remitente, con sus respectivas observaciones.
Paso 3: Revisin y Aprobacin del Requerimiento
La Direccin de Administracin y Finanzas, verificar que el documento de compra no contenga
errores ni falten datos para sancionar la Factibilidad presupuestaria. Una vez autorizada la compra
presupuestariamente, el requerimiento en conjunto con toda la informacin correspondiente deber
ser enviada a la Secretaria Comunal de Planificacin. En caso de no estar de acuerdo con lo
solicitado, la Secplan devolver dicho requerimiento al Jefe del Departamento solicitante de la
unidad requirente, con las respectivas observaciones.
Paso 4: Se inicia proceso de Licitacin Pblica
La Secretaria Comunal de Planificacin, inicia el proceso de compra, elaborando las respectivas
Bases Administrativas o Trminos de Referencia, mediante el Formulario de Requerimiento
32

respectivo enviado por la Unidad Requirente. La Secplan deber proponer las respectivas bases,
considerando al menos los siguientes parmetros de compra:

Descripcin y requisitos mnimos de los productos/servicios requeridos


Objetivo o motivo del contrato o compra
Requisitos que deben cumplir los oferentes
Criterios de evaluacin
Entrega y Apertura de las ofertas
Forma y Modalidad de Pago
Indicacin del precio o valor de parte de los oferentes de los servicios que se prestarn.
Plazos de entrega del Bien y/o Servicio
Nombre y correo del contacto de la Institucin
Garantas que se exigirn, si fuese necesario
Monto y duracin del contrato

En esta etapa, la Secplan enviar las Bases de Licitacin y el Decreto Alcaldicio que autoriza la
compra, para la firma de las autoridades competentes.
Paso 5: Publicacin en el portal www.mercadopublico.cl
Una vez que la Autoridad competente aprueba la contratacin del bien o servicio, a travs del
Decreto Alcaldicio, ste se enva a la Secretaria Municipal para la tramitacin de fecha y nmero.
Luego se enva el Decreto con las bases respectivas a la Secretaria Comunal de Planificacin, para
que se pueda iniciar el proceso de compra en el portal Mercado Pblico, ingresando los datos de las
Bases, Trminos de Referencia y el Decreto Alcaldicio correspondiente, el cual aprueba dicho
proceso, una vez que este flujo se completa se publica el proceso de compra en el portal.
Se debe considerar un plazo mnimo de anticipacin a la fecha en que debiera realizarse el proceso
de compra para contar en la oportunidad requerida con el bien y/o servicio, en el caso de las
contrataciones para montos superiores a 1000 UTM, se debe considerar un plazo mnimo de 20 das
corridos.
Paso 6: Visita a Terreno y Entrega de Muestras
Durante el perodo de evaluacin, los oferentes slo podrn mantener contacto con la entidad
licitante para los efectos de la misma, tales como visitas a terreno, presentaciones, exposiciones,
entrega de muestras o pruebas que sta pudiese requerir durante la evaluacin y que hubiesen sido
previstas en las bases, quedando absolutamente prohibido cualquier otro tipo de contacto.
Paso 7: Etapa de preguntas, respuestas y aclaraciones
Una vez que se encuentra publicada la licitacin, de acuerdo al cronograma se debe verificar si
existen preguntas, si existen se debe bajar el archivo y enviar a la unidad requirente para que
elabore las respuestas.
33

La Unidad Requirente deber enviar el archivo de respuestas para subirlas al portal de acuerdo al
cronograma previamente establecido.
Paso 8: Cierre de convocatoria y apertura de ofertas en el portal
Una vez cumplido el plazo para la recepcin de las ofertas, se procede al cierre de la licitacin, de
acuerdo al cronograma establecido en las Bases. Se procede a la apertura de las ofertas presentadas
y se verifican los antecedentes de respaldo en virtud de lo solicitado en las Bases, los oferentes que
cumplan, se aceptar o rechazar su oferta, segn lo dispuesto en las respectivas Bases de
Licitacin.
La apertura ser efectuada por una comisin, en la cual participar el Secretario Municipal como
Ministro de F. En las Licitaciones Pblicas superiores a 1000 UTM (LP), la presentacin de
garantas de Seriedad de la Oferta es obligatoria, la cual no deber superar el 5% del valor total del
contrato.
Paso 9: Proceso sin oferentes
En el caso de no existir ofertas, la Secretaria Comunal de Planificacin, elabora propuesta de
Decreto Alcaldicio que declara desierta la licitacin envindola a la Direccin de Control para su
VB. La Direccin de Control enviar el Decreto Alcaldicio para la firma del Secplan quien publica
en el portal de Mercado Pblico.
Paso 10: Publicacin de Declaracin Desierta
La Secretaria Comunal de Planificacin publica en el portal de Mercado Pblico, la Resolucin que
permite declarar desierto el proceso de compra e informa a la Unidad Demandante. En los casos que
se modifiquen las Bases de Licitacin deber efectuarse una nueva Licitacin Pblica, de lo
contrario si no se modifican se puede proceder a efectuar una Licitacin Privada invitando a lo
menos a tres oferentes a participar.
Paso 11: Proceso con Ofertas
En la Licitaciones Pblicas superiores a 1000 UTM (LP), ser obligatorio la formacin de una
Comisin Evaluadora, debido al grado de complejidad de la contratacin, las ofertas debern ser
evaluadas por una comisin de al menos tres funcionarios pblicos, internos o externos al
organismo respectivo, de manera de garantizar la imparcialidad y competencia entre los oferentes.
Adems, podr contar con la asesora de expertos en las materias tcnicas a revisar en los procesos
de licitacin.
De acuerdo a lo anterior, ser la Secretara Comunal de Planificacin quien entregar la totalidad de
los antecedentes administrativos y tcnicos a la Comisin Evaluadora, segn lo establecido en las
bases, quienes sern los que sugieran quin es el (o los) adjudicado(s), considerando los criterios de
evaluacin definidos para el proceso, a travs de un anlisis econmico y tcnico de los beneficios y
los costos presentes y futuros del bien y servicio ofrecido en cada una de las ofertas.
34

La Comisin Evaluadora estar compuesta por las siguientes personas, quienes de acuerdo a su
competencia debern elaborar el Informe Tcnico el cual propone al adjudicatario.
Comisin Evaluacin de Ofertas:
Miembros Internos:
- SECPLAN
- Director que solicita el producto/servicio
requerido.

- Asesor Jurdico

El proceso puede considerar las siguientes instancias que a continuacin se detallan:

Una sola etapa, significa que la apertura administrativa, tcnica y econmica se efectuara en
un solo proceso.
Dos etapas, significa que la apertura administrativa y tcnica son separadas de la apertura
econmica, adems en algunos casos cuando lo establecen las bases, se exige un puntaje
mnimo de corte tcnico para pasar a la apertura econmica.

Paso 12: Evaluacin de Ofertas


Se evaluarn las ofertas presentadas en el Sistema de Informacin, conforme a los criterios de
evaluacin previamente establecidos en las bases, con el objeto de seleccionar la oferta que cumpla
con los requisitos establecidos en las Bases y/o Trminos de Referencia, generando el respectivo
Cuadro Comparativo correspondiente al proceso y levantando un Informe de Evaluacin de dicho
proceso.
Una vez finalizado este proceso, y con la firmas respectivas de la Comisin Evaluadora, la totalidad
de antecedentes se deber proponer al Sr. Alcalde el VB, para realizar el respectivo Decreto de
Adjudicacin.
No obstante, se debe considerar, que en los convenios y contratos que involucren montos iguales o
superiores al equivalente a 500 UTM, requerirn el Acuerdo del Concejo 7.
Paso 13: Decreto de Adjudicacin
En esta etapa la Secretara Comunal de Planificacin, mediante la propuesta elaborada por la
Comisin Evaluadora y autorizada por la Mxima Autoridad Comunal, elabora el Decreto de
7 Artculo 65, Ley 18.695, Orgnica Constitucional de Municipalidades.
35

Adjudicacin el cual formaliza la compra del bien o contratacin del servicio. Cabe destacar que
dicho documento, debe estar basado en los criterios de evaluacin propuestos en las respectivas
Bases de Licitacin.
Finalmente deber enviarse para el VB del Director de Control, para aprobar la adjudicacin final.
Paso 14: Aprobacin Decreto de Adjudicacin
La Secplan enva el Decreto de Adjudicacin para Secretara Municipal, para que sea enviado a la
Direccin de Control para su visacin, luego dicho documento es devuelto a la Secretaria Comunal
de Planificacin para la adjudicacin.

Paso 15: Publicacin en www.mercadopublico.cl


El Supervisor de Compras y Contrataciones, de la Secretaria Comunal de Planificacin ingresar y
publicar toda la documentacin pertinente para autorizar la decisin de contratacin en
www.mercadopublico.cl, considerando a lo menos:

Acta de Apertura
Informe de Evaluacin de ofertas.
Decreto Alcaldicio que adjudica la licitacin.
Certificado de Disponibilidad Presupuestaria o Compromiso Presupuestario.

Paso 16: Emisin de Orden de Compra al Proveedor


Una vez que la documentacin respectiva haya sido publicada en el portal, se proceder a generar la
respectiva Orden de Compra, la cual podr ser emitida automticamente en el portal, o de lo
contrario se deber elaborar manualmente por el supervisor de compras.
Paso 17: Envo OC al Proveedor.
Una vez generada la Orden de Compra se enva al proveedor para su aceptacin.
Paso 18: Elaboracin de Contrato
Cuando el monto de la contratacin sea superior a 1000 UTM, ser obligatorio que la Secretara
Comunal de Planificacin enve la totalidad de los antecedentes de la contratacin a la Direccin
Jurdica, para que pueda elaborar el respectivo contrato, dicho direccin deber gestionar que el
contrato sea suscrito por las partes involucradas, generando la resolucin que aprueba el respectivo
contrato.
36

Debemos agregar, que para que las partes puedan suscribir el respectivo contrato, el oferente
adjudicatario, deber presentar una Garanta de Fiel y Oportuno Cumplimiento de Contrato, a favor
de la Municipalidad de Peaflor, cuyos montos ascendern entre un 5% y un 30% del valor del
respectivo contrato.
Paso 19: Anexar contrato a www.mercadopublico.cl
El contrato suscrito por ambas partes y la resolucin que aprueba el contrato, son enviadas por la
Direccin Jurdica a la Secretara Comunal de Planificacin, para que dicha unidad lo pueda anexar
en la ficha del proceso publicado en www.mercadopublico.cl

Paso 20: Informar recepcin conforme para pago


Una vez que la Unidad Requirente recibe los bienes y servicios solicitados, la Unidad de
Administracin Interna solicita al Usuario Requirente el Informe de Recepcin Conforme, que da
conformidad a la factura y fundamenta el pago, adjuntando toda la documentacin necesaria para
que pueda ser enviada a Contabilidad, para realizar el Decreto de Pago, y cancelar los bienes y/o
servicios contratados.
Paso 21: Calificacin a Proveedor(es) Adjudicados
La Secretaria Comunal de Planificacin califica en www.mercadopublico.cl al proveedor, a travs
de la funcionalidad correspondiente.
Paso 22: Gestin de Contratos
Depender de la Direccin de Administracin y Finanzas, realizar seguimiento para analizar el
grado de cumplimiento de lo comprometido por el proveedor.
Paso 23: Gestin de Reclamos
En caso de que se presente un reclamo relacionado al proceso, ser el Jefe Superior del Servicio o
en quien ste delegue atribuciones, quien deba derivar el reclamo a quien corresponda, para que en
un plazo mximo no superior a 48 horas, se comunique al proveedor mediante la funcionalidad de
la pgina www.mercadopublico.cl.
V.1.3

Procedimiento de Compras y Contrataciones a travs de Licitacin Privada, Trato o


Contratacin Directa

Los pasos a seguir para el procedimiento de compra a travs de Licitacin Privada, Trato o
Contratacin Directa deben ser los mismos que para una Licitacin Pblica, exceptuando lo
37

indicado en el Artculo N 8 de la Ley de compras 19.886 y el Artculo N 10 del Reglamento de la


Ley de Compras. Y se ceirn a lo establecido en la normativa vigente.
No obstante cabe precisar que se proceder a realizar una contratacin a travs de licitacin privada,
previa resolucin fundada que autorice la procedencia de ste, as tambin el tipo de convocatoria
ser diferente ya que en este caso ser cerrada.

VI.FORMULACION DE BASES Y TERMINOS DE REFERENCIA


Para determinar el contenido mnimo de las Bases de Licitacin y Trminos de Referencia se debe
considerar la siguiente informacin: lo dispuesto en la Ley de Compras Pblicas 19.886, lo sealado
en el Reglamento de Compras Pblicas y lo indicado en las normas comunes de esta normativa,
junto con la responsabilidad de cada actor dentro del proceso.
Contenido de las Bases:

Objetivos de la Licitacin
Perfil y Requisitos de los Participantes
Etapas y Plazos de la Licitacin
Calificacin e idoneidad de los participantes. Este punto ser validado con los antecedentes
legales y administrativos que los oferentes en forma fsica presenten o que estn disponibles
en el portal ChileProveedores.
Entrega y Apertura de las Ofertas
Definicin de criterios y evaluacin de las ofertas (Nombramiento de comisin, si
corresponde; e incluir mnimo dos criterios de evaluacin)
Contenido del Contrato
Modalidad de Pago
Naturaleza y Monto de las Garantas de seriedad de la oferta, de fiel cumplimiento y de
anticipo cuando corresponda
Montos de las Garantas, forma y oportunidad de restitucin
Multas y Sanciones

En cuanto a las especificaciones tcnicas de los bienes y servicios a contratar, se requiere lo


siguiente:
Descripcin de los Productos/Servicios
Requisitos mnimos de los Productos
Plazo de entrega del Bien/Servicio
38

Estas condiciones deben ser expresadas en forma genrica. De ser necesario hacer referencia a
marcas especficas, debe agregarse a la marca sugerida la frase o equivalente 8.
Las Bases podrn contener otros elementos que se relacionen con el llamado a Licitacin, con el
objeto de precisar la materia de la compra del bien y/o servicio, siempre que no contradigan las
disposiciones de la Ley de Compras y su Reglamento.

VII.

EVALUACION DE OFERTAS
7.1. Criterios de Evaluacin

Los Criterios de Evaluacin son parmetros cuantitativos y objetivos que siempre sern
considerados para decidir la adjudicacin de un proceso de compra, atendiendo a la naturaleza de
los bienes y servicios que se licitan, la idoneidad y calificacin de los oferentes y cualquier otro
antecedente que sea relevante para efectos de la adjudicacin. Por lo anterior, nos permite
fundamentalmente garantizar la transparencia de cualquier proceso, estableciendo para ello, en las
bases respectivas ponderaciones de los criterios, factores y sub-factores que nos permitan evaluar la
mejor oferta posible.
Por consiguiente, es obligatorio de acuerdo a la Ley de Compras y su Reglamento, que todos los
procesos de contratacin cuenten con Criterios de Evaluacin, los cuales de acuerdo a la normativa
es posible clasificar en:
Criterios Econmicos, tales como, precio final del producto o servicio, porcentaje de descuento
sobre el precio de referencia y ranking de precios ofertados.
Criterios Tcnicos, tales como, garanta post venta de los productos, experiencia en el rubro,
plazos de entrega, infraestructura, solidez financiera, calidad tcnica, cobertura, etc.
Criterios Administrativos, se refiere al cumplimiento de la presentacin de los antecedentes
administrativos y legales que se solicitan a los oferentes en las Bases de Licitacin, tales como,
vigencia de la sociedad, certificado de la inspeccin del trabajo, declaraciones juradas o simples,
boletas de garanta, entre otros. Es preciso destacar, que estos requisitos en trminos generales no
tienen mayor ponderacin en la oferta final, dado que es requisito formal para la postulacin a la
licitacin, y en caso de omitir alguno de ellos, la oferta de la empresa se considera incompleta.
Criterios Sustentables, no obstante lo sealado en el acpite anterior, en cualquier tipo de
contratacin cabe considerar no slo aspectos tcnicos y/o econmicos, sino tambin criterios
8 Artculo N22 del Reglamento de Compras Pblicas
39

sociales y ambientales, lo que por definicin quiere decir que se busca el equilibrio social,
econmico y ambiental entre los distintos factores de los productos o servicios que se contratan. Se
consideran entre los criterios ms relevantes los siguientes: Eficiencia Energtica, Impacto
Medioambiental, Condiciones de Empleo y Remuneracin, Contratacin de Personas con
Discapacidad y otras materias de Alto Impacto Social.
La aplicacin de los criterios de evaluacin anteriormente clasificados, debe ser realizada nica y
exclusivamente en funcin de los parmetros y ponderadores establecidos en las respectivas Bases
de Licitacin o en los Trminos de Referencia, segn corresponda.
Finalmente, cabe preguntarse porque cobran tal relevancia en un proceso de compra, ya sea de un
bien o un servicio, los Criterios de Evaluacin.
1. Primero que todo, su aplicacin permitir definir la oferta adjudicada, y que en estricto rigor cumpla
a cabalidad con el requerimiento que dio origen a la Licitacin.
2. En segundo lugar, permite realizar de manera transparente cualquier proceso de adjudicacin.
3. Y en tercer lugar, porque permite destacar los atributos o caractersticas del bien o servicio a
adquirir, orientado claramente al proveedor en relacin a lo que la unidad compradora requiere.

Ejemplo N 1 de Cuadro de Criterios de Evaluacin aplicado a una oferta

tem

Observaciones

Ponderaci
n

Anlisis de mnimo costo, donde se considerar la relacin


entre cada oferta y la de menor costo, segn la siguiente
frmula:
Oferta Econmica

OM
OE

x 100

x 0,70

70%

Donde: OM = Oferta mnima


OE = Oferta evaluada
El anlisis considerar la relacin entre cada oferta de plazo
en das y la de menor plazo, segn la siguiente frmula:
Plazo de Ejecucin

OMp
OE

x 100

x 0,10

10%

Donde: OMp = Oferta Menor plazo


OE = Oferta evaluada
Respaldo Econmico

El mximo valor consignado en esta evaluacin ser


obtenido de la informacin patrimonial entregada en el
certificado bancario de informacin patrimonial, segn la
siguiente frmula:

5%

40

OE
OMe

x 100

x 0,05

Donde: OMe = Oferta Mejor respaldo


OE = Oferta evaluada
El anlisis considera la relacin entre la oferta que presente
mayor experiencia y las ofertas a evaluar, segn la
Experiencia Curricular del profesional que presente el
oferente como responsable de la obra a contratar, se tomar
como base la cantidad de M2 de obras de construccin
demostradas desde el ao 2004 a la fecha, segn la siguiente
frmula:
Experiencia

OE
OMx

x 100

15%
x 0,15

Donde: OMx = Oferta Mejor Experiencia


OE = Oferta evaluada

Ejemplo N 2 de Cuadro de Criterios de Evaluacin aplicado a una oferta

tem

Observaciones

Ponderaci
n

En la evaluacin de las ofertas se aplicar el Anlisis de


Mnimo Costo, donde se considerar la relacin entre cada
oferta y la de menor costo del precio en pizarra, segn la
siguiente frmula:
Oferta Econmica

OM
OE

x 100

x 0,70

70%

Donde: OM = Oferta con mayor descuento en pizarra


OE = Oferta evaluada
Se evaluar con descripcin de sus detalles y caractersticas
de todos los servicios requeridos en los TDR, segn la
siguiente frmula:

Oferta Tcnica

OE
OMe

x 100

x 0,30

Donde: OMe = Oferta que cuenta con mayor


caractersticas del servicio
OE = Oferta evaluada

30%

(x) En caso que el incumplimiento se refiera a la cobertura


del servicio, sealado en bases tcnicas como Red de

41

servicios, la oferta se declara inadmisible.

7.2. Evaluacin de Ofertas para Licitaciones inferiores a 100 UTM


Para contrataciones de baja complejidad (Licitaciones inferiores a 100 UTM), la evaluacin de las
ofertas presentadas por los proveedores deber ser realizada por los Departamentos de Compras y
Contrataciones, quienes deben levantar la informacin de las ofertas, y aplicar a stas los criterios
de evaluacin previamente definidos en las respectivas Bases de Licitacin.
Con la informacin de las ofertas recibidas, la Unidad Requirente generar el respectivo Cuadro
Comparativo de Ofertas, documento que registra la informacin de los distintos parmetros a
considerar en la evaluacin final.
A partir del Cuadro Comparativo de Ofertas, el Supervisor de Compras y Contrataciones, aplica los
Criterios de Evaluacin y genera el Informe de Evaluacin Final, documento que registra el puntaje
final obtenido por cada una de las ofertas en funcin de los Criterios de Evaluacin.
7.3. Evaluacin de Ofertas para Licitaciones superiores a 100 UTM e inferiores a 1000 UTM
Para contrataciones de alta complejidad (Licitaciones superiores a 100 e inferiores a 1000 UTM), la
evaluacin de las ofertas presentadas por los proveedores ser realizada por una Comisin
Evaluadora. La Comisin Evaluadora, se encontrara integrada por tres funcionarios municipales, el
Asesor Jurdico, el Director de la Secretaria Comunal de Planificacin (SECPLAN) y el Director
que solicita el Servicio, adems de la persona que elaboro las Bases de Licitacin.
La Unidad de Compras y Contrataciones, que en este caso corresponde a la Secretaria Comunal de
Planificacin, entregar a la Comisin de Evaluacin la informacin completa de las ofertas
recibidas. Dicha Comisin proceder a aplicar los Criterios de Evaluacin respectivos y generar el
respectivo Informe Tcnico, el cual propone la adjudicacin a la autoridad competente.
El resultado del trabajo realizado por la Comisin de Evaluacin quedar registrado en un Acta de
Evaluacin firmada por todos los miembros de la comisin evaluadora y deber anexarse al
Decreto de Adjudicacin que da cuenta del resultado final del proceso de contratacin.

42

VIII.

CIERRE DE PROCESOS

Terminado el proceso de evaluacin de ofertas y una vez generado el Informe de Evaluacin, las
Unidades de Compras y Contrataciones (incluyendo la Secretara Comunal de Planificacin), deben
realizar el respectivo cierre del proceso, informando en base a toda la informacin recopilada la
decisin final del proceso de compra.
VIII.1 Fundamentos de la Decisin Final de Compra
Cada decisin de compra debe ser fundamentada en el Informe Tcnico de Evaluacin segn
corresponda, documento que debe dar cuenta, en forma clara y ajustndose a los criterios de
evaluacin previamente establecidos en las respectivas Bases del resultado final del proceso y de la
decisin final de la Institucin (Municipalidad de Peaflor), y que debe ser anexado al Decreto
Alcaldicio que establece la decisin del proceso de contratacin.
La Resolucin que da cuenta del resultado final del proceso debe estar en directa relacin con el
Informe Tcnico o Acta de Evaluacin, y establecer claramente las condiciones en las cuales se
contratar con los proveedores adjudicados, o de lo contrario, las condiciones que hacen necesario
declarar desierto o inadmisible todo o parte del proceso.
VIII.2 Resolucin o Decreto Alcaldicio que declara desierta o adjudicada una licitacin
Por ltimo, una vez concluido cualquier proceso de contratacin dentro de la Ilustre Municipalidad
de Peaflor, las Unidades de Compras y Contrataciones informarn mediante el Sistema de
Informacin la Resolucin o Decreto Alcaldicio que da cuenta del resultado final del proceso,
enviando la respectiva Orden de Compra al proveedor adjudicado.
En caso de procesos que no hubiesen sido realizados a travs del portal www.mercadopublico.cl y
por lo tanto, no sea posible conocer el resultado del proceso por esa va, se deber enviar va correo
electrnico una copia de la Orden de Compra respectiva, la cual dar cuenta del resultado final del
proceso.

43

IX.RECEPCION DE BIENES Y SERVICIOS


Se define como las actividades que se requieren para recibir, comprobar e informar la entrega de los
Bienes y Servicios que se han requerido y adquirido; es en base a lo anterior, que se han definido
ciertos principios y criterios bsicos fundamentales para recepcin final.
a) Se prohbe la recepcin de materiales y/ bienes por parte de la Bodega Municipal sin la
Orden de Compra.
b) La recepcin de bienes se har en la Bodega Municipal, excluyendo los que por razones de
contratacin de servicio sean puestos en obras, las cuales sern recepcionadas por la Unidad
Requirente que las solicito.
c) En caso de no existir conformidad entre la Orden de Compra, la Gua de Despacho o la
Factura y lo recibido por el encargado de la Bodega Municipal, ste no deber recepcionar
los bienes o materiales informando las razones de ello inmediatamente a los Encargados de
las Unidades de Compras y Contrataciones respectivas, quienes en caso de que proceda
podrn anular la Orden de Compra respectiva.
d) Ser el encargado de la Bodega Municipal, previo cumplimiento de todos los
procedimientos quien har entrega de los materiales o bienes a las unidades requirentes
mediante un formulario de Retiro de Materiales que permite llevar el Registro de los Bienes
que fueron retirados en la Bodega Municipal.
e) Ser el encargado de la Bodega Municipal, quien deber llevar un registro y control de las
existencias necesarias para el correcto cumplimiento de la funcin municipal.
IX.1

Procedimiento de Recepcin y Entrega de Bienes y Servicios

Paso 1
El responsable de la recepcin del bien, proceder a contrastar lo entregado por el proveedor con lo
que se encuentra previamente definido en la Orden de Compra. Si los artculos se ajustan a lo
solicitado, se ingresa al sistema de bodega. No obstante, si no hay conformidad con los productos o
servicios requeridos, se efecta inmediatamente la devolucin de la mercadera al proveedor.
Paso 2
Si existe conformidad con los productos, se procede a dar Recepcin Conforme a la respectiva
factura.
Paso 3
44

El Encargado de Bodega despachar los artculos solicitados a las Unidades requirentes a travs del
Formulario de Retiro de Materiales.
Paso 4
Luego el Encargado de Bodega enviar la respectiva factura a la Unidad de Administracin Interna,
quienes sern los encargados de cotejar la factura con el respectivo Certificado de Recepcin
Conforme, de los productos recepcionados por la Unidad Requirente.
Paso 5
Si existe conformidad, se genera informe que permite enviarlo al Departamento de Contabilidad
para el respectivo pago.
Para mantener el control de existencias en la Bodega Municipal se utilizarn los siguientes
formatos:

Ajuste de Mercadera N.: 000000 Ao: 2014


FECHA DEL AJUSTE: __/__/____
BODEGA
TIPO DE AJUSTE

:
:

BODEGA PRINCIPAL
AJUSTE BODEGA ENTREDA

OBSERVACION:

CODIG
O

DESCRIPCIO
N

AUMENTA

DISMINUYE

PRECIO COSTO

TOTAL

OBS.

FUNCIONARIO
ENCARGADO DE BODEGA

45

N 2014-00000
PEDIDO DE MATERIALES
PARA STOCK

NUMERO INTERNO :
C. DE COSTO :

FECHA :
U. SOLICITANTE :

AO ORDEN DE COMPRA :
OBS :

N ORDEN DE COMPRA :

ITEM

CODIGO

CANTIDAD

U. DE MEDIDA

NOMBRE O DESCRIPCION
DEL ITEM

C. COSTO

JUSTIFICACION:

46

I.MUNICIPALIDAD DE PEAFLOR
RETIRO DE MATERIALES N 000000

SECCION:_______________________________________________________________________
Peaflor,_______de____________20________
Seor Jefe de Bodega
Srvase entregar al portador los siguientes materiales para:

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
CANTIDAD

UNIDAD

DETALLE DEL PEDIDO

EXISTENCIAS

47

DIRECTOR

X. PROCEDIMIENTO DE PAGO
Todo el procedimiento de pago dentro de la Municipalidad de Peaflor, deber adecuarse a lo
establecido en la Circular N 3 del Ministerio de Hacienda, la cual recomienda que los pagos de
cualquier organismo pblico deban ser realizados dentro de los 30 das siguientes desde la
recepcin conforme de la Factura 9. No obstante cabe sealar, que la directriz emanada por el
Ministerio de Hacienda es una recomendacin para los organismos pblicos, por lo tanto nada
impedira que dichas instituciones puedan establecer nuevos tiempos y mecanismos de pagos. Es
bajo lo anterior, que la Ilustre Municipalidad de Peaflor, toma conocimiento y causa de la circular,
pero realizar sus pagos conforme al presupuesto asignado y al saldo en las cuentas contables.
Previo a la emisin del Decreto de Pago respectivo se deber requerir completar el Certificado de
Conformidad, debidamente aprobado y firmado por el Jefe de la Unidad Requirente, adems de la
firma y VB del Director de dicho departamento, lo cual garantiza la recepcin conforme y final de
los bienes y/o servicios contratados.
Procedimiento de pago
Paso 1
Recepcin de la factura en la Unidad correspondiente (Administracin Interna)
Paso 2
Se realiza el debido procedimiento para dar conformidad a la factura, la cual deber estar visada y
firmada tanto por la Unidad Requirente como por el Director de la respectiva unidad.
Paso 3
La factura ser enviada al Departamento de Contabilidad para elaborar el respectivo Decreto de
Pago, con todos los respaldos pertinentes.
Paso 4
Visacin y firma del Decreto de Pago, lo cual se llevar a efecto por la Direccin de Administracin
y Finanzas, proceso el cual estar compuesto por los siguientes responsables:
Alcalde
9 http://www.hacienda.cl/el-ministerio/chilepaga/antecedentes.html
48

Secretario Municipal
Director de Control
Director (a) de Administracin y Finanzas
VB de Contabilidad

Paso 5
El Decreto de Pago ser autorizado para su pago, por la Directora de Administracin y Finanzas en
conjunto con el encargado de la Unidad de Administracin Interna.
Paso 6
Se remite toda la documentacin a la Unidad de Tesorera Municipal para la elaboracin del cheque
y obtencin de las firmas respectivas.
Paso 7
Finalmente el cheque debidamente firmado, quedar en la Unidad de Tesorera Municipal a
disposicin del (os) proveedor (es).

49

XI.POLITICA DE INVENTARIO
XI.1

XI.2

XI.3

Objetivos Generales
Mantener controlados e inventariados todos los bienes municipales.
Mantener actualizados los inventarios de los bienes de la Municipalidad, identificados por
dependencias.
Efectuar controles peridicos de los bienes asignados a las distintas unidades municipales.
Realizar procesos de inventarios generales rotativos y selectivos investigando sobrantes y
faltantes que resulten de la comparacin del inventario fsico con los registros.
Objetivos Especficos
El objetivo principal de realizar control de inventarios reside en la ptima utilizacin de los
productos que se guardan en la bodega.
Garantizar la disponibilidad permanente del grupo de productos definidos como
estratgicos, asegurando el adecuado funcionamiento operacional de la Ilustre
Municipalidad de Peaflor.
Establecer y determinar los volmenes de producto que se manejarn en el inventario,
asegurando que dichos niveles sean ptimos y que representen un adecuado costo de
operacin.
Identificar los puntos del proceso asociado al manejo de inventario, definiendo mecanismos
de registro y control del mismo, que permitan asegurar y efectuar el adecuado control y
seguimiento, y disponer de elementos que apoyen la gestin del mismo.
Alcance

El alcance de la poltica de inventario estar acotada a los productos que se utilizan para el normal
funcionamiento y que son administrados por parte de la Direccin de Administracin y Finanzas, a
travs de la Unidad de Inventario, se har inventario de todos los bienes que dada su naturaleza no
son fungibles, incluyendo los vehculos propios o arrendados y todos los bienes muebles.
El presente manual, en lo que respecta a la Poltica de Inventario, pretende formalizar y estandarizar
la gestin de inventario, para permitir con ello ser ms eficientes y eficaces en el uso y
administracin de los recursos municipales.
XI.4

Procedimiento de Inventario
50

XI.4.1 Preparacin de Inventario


Las fases principales del proceso de inventarios son los siguientes:

Conservacin: Localizacin y distribucin correcta de los materiales en los estantes u


organizadores para que puedan ser fcilmente inventariados.
Identificacin: Exactitud de la identificacin de los componentes mediante tipificacin de
los artculos con nombre y caractersticas bsicas.
Instruccin: Deber estar bien definida la funcin de cada actor en el proceso de
inventario.
Formacin: Es necesario formar y recordar a los actores del proceso en el procedimiento
ptimo de inventario.

El proceso de inventario deber determinar cules son las ventajas y desventajas del inventario,
considerando los siguientes principios para la correcta toma de decisiones en la ejecucin del
mismo:
Exceso de Inventario
Insuficiencia de Inventario
Robo
Mermas
Desorden
En el proceso de inventario participan fundamentalmente las siguientes unidades:

Encargado de Inventario
Encargado de Bodega
Director (a) de Administracin y Finanzas
Encargado de Compras y Contrataciones
Usuarios Requirentes

El Control de Inventario se debe realizar sobre la base de los registros que se deben mantener, es
por lo tanto, en base a esta premisa que peridicamente se deber llevar el catastro de todos los
bienes con los cuales cuenta el municipio. Corroborando que los archivos de stocks representan lo
que se encuentra tanto en bodega como activo dentro del municipio.
Para mantener el control de los inventarios se utilizarn los siguientes formatos:

Nmina de Bienes Muebles Municipales


Mueble Ubicacin

Modo Adquisicin

Valor

51

Inventario Municipal

Direccin:
Unidad:
Sub Unidad:
Funcionario a Cargo:
CODIGO

DESCRIPCION DEL BIEN

OBSERVACIONES

FUNCIONARIO
INVENTARIO MUNICIPAL

52

Inventario Municipal Vehculos Municipales


DIRECCION
UNIDAD
VEHICULO
PATENTE
MARCA
MODELO
CARGA
AO
COLOR
CHASIS
MOTOR
INSCRIPCION
FECHA DE ADQUISICION
PROVEEDOR
FACTURA
RUT
VALOR
OBSERVACIONES

FUNCIONARIO
INVENTARIO MUNICIPAL

53

Inventario Municipal Celulares Municipales


N

Cdigo Inv.

Funcionario

Cargo

Nmero Celular

Marca

Modelo

Color

OBSERVACIONES

FUNCIONARIO
INVENTARIO MUNICIPAL

Inventario Municipal Celulares Municipales


Codificacin
DIRECCION
FUNCIONARIO
CARGO
BIEN EN PRESTAMO
NMERO
MARCA
MODELO
COLOR
SERIE
ACCESORIO
54

NOMBRE DEL CONCEJAL

FUNCIONARIO
INVENTARIO MUNICIPAL

I.MUNICIPALIDAD DE PEAFLOR
DIR. ADMINISTRACION Y FINANZAS
INVENTARIO MUNICIPAL
PASILLO N
LUGAR DE INICIO
LUGAR DE TRMINO
Cdigo
Descripcin del Bien

Sector

PASILLO N
LUGAR DE INICIO
LUGAR DE TRMINO
Cdigo
Descripcin del Bien

Sector

PASILLO N
LUGAR DE INICIO
LUGAR DE TRMINO
Cdigo
Descripcin del Bien

Sector

55

OBSERVACIONES

FUNCIONARIO
INVENTARIO MUNICIPAL

XI.4.2 Bodega de Materiales


El acceso a la bodega de materiales estar restringido al personal encargado. Y todos los productos
debern estar ordenados en base a la estructura de la bodega, de manera que sea ms fcil llevar un
mejor control, que facilite el conteo y la localizacin inmediata de los productos. Se utilizar para el
ingreso y control de las mercaderas un sistema interno que permita llevar el registro actualizado de
todos los bienes que son utilizados por dependencias municipales.
Con respecto al control de mermas, se debern tener actualizados los registros de acuerdo a los
formularios con los cuales cuenta la unidad. En este punto debemos precisar que los productos que
ya no sean utilizados por el municipio, quedarn en la Bodega de Inventario para su posterior uso.
XI.4.3 Reposicin de Stock
Para el procedimiento de reposicin de stock se deben definir los tiempos de entrega.

56

XII.

GESTION DE CONTRATOS Y DE PROVEEDORES


XII.1 Condiciones Generales

La Gestin de Contratos significa definir las reglas del negocio entre la entidad compradora y los
proveedores, minimizando los riesgos del proceso y manejando eficaz y eficientemente su
cumplimiento. Prcticamente la gestin de contratos nos permite a los compradores pblicos
estandarizar y llevar en forma ordenada los contratos suscritos, poniendo dichos contratos a
disposicin de la comunidad aumentando considerablemente los niveles de transparencia y eficacia
en el Sistema de Compras Pblicas Chileno. Por lo tanto, comprende la creacin de un contrato, su
ejecucin y la gestin del mismo, para garantizar la entrega de los productos y/o servicios y la
relacin con los proveedores.
Es por lo anterior, que todo procedimiento de contratacin deber regirse por la Ley N 19.886 de
Bases Sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestacin de Servicios, que indica que
Los organismos pblicos regidos por esta ley debern cotizar, licitar, contratar, adjudicar,
solicitar el despacho y, en general, desarrollar todos sus procesos de adquisicin y contratacin
de bienes, servicios y obras, utilizando solamente los sistemas electrnicos o digitales que
establezca al efecto la Direccin de Compras y Contratacin Pblica 10.
Adems de lo dispuesto en la Ley N 20.557 de Presupuestos del Sector Pblico del ao 2012, que
indica que se debe realizar seguimiento a todos los contratos realizados y publicados en
www.mercadopublico.cl
XII.2 Definiciones

Entidad Licitante: cualquier organismo pblico regido por la Ley de Compras Pblicas,
que llama o invita a un Proceso de Compras11.

10 Artculo 18 de la Ley de Compras Pblicas 19.886


57

Contratista: proveedor que suministra bienes o servicios a las entidades, en virtud de la


Ley de Compras Pblicas y de su reglamento12.
Contrato de Suministro de Bienes Muebles: aquel que tiene por objeto la compra o el
arrendamiento, incluso con opcin de compra, de productos o bienes muebles; un contrato
ser considerado igualmente de suministro si el valor del servicio que pudiere contener es
inferior al cincuenta por ciento del valor total o estimado del contrato 13.
Contrato de Servicios: aqul mediante el cual las entidades de la Administracin del
Estado encomiendan a una persona natural o jurdica la ejecucin de tareas, actividades o la
elaboracin de productos intangibles. Un contrato ser considerado igualmente de servicios
cuando el valor de los bienes que pudiese contener sean inferiores al cincuenta por ciento
del valor total o estimado del contrato. De acuerdo a lo consignado en el Reglamento de
Compras Pblicas, los servicios se clasificarn en generales y personales, los que a su vez
podrn tener el carcter de servicios personales propiamente tal y personales especializados
segn lo sealado en el captulo XII14.

XII.3 Beneficios de la Gestin de Contratos

Permite verificar las fechas de cumplimiento de sus proveedores


Pagar oportunamente a sus proveedores
Garantizar el cumplimiento de condiciones pactadas
Reduccin de riesgo
Control Ciudadano
Contribuye a una mayor transparencia en el acceso a la informacin, mejor control y
ahorro.

XII.4 Procedimiento de la Gestin de Contratos


En la Ilustre Municipalidad de Peaflor, ser la Direccin de Asesora Jurdica, quien llevar un
registro y actualizacin de todos los contratos vigentes dentro de la institucin.
Cada registro debe contener los siguientes datos:
Fecha de Inicio de Contrato
Antigedad del contrato (en aos y meses)
Monto del Contrato
11 Reglamento de la Ley N 19.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y
Prestacin de Servicios.

12 Ibd.
13 Ibd.
14 Reglamento de la Ley N 19.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y
Prestacin de Servicios.

58

Si posee clusula de Renovacin Automtica


Si posee clusula de Trmino Anticipado
Fecha de entrega de productos, servicios o cumplimiento de hitos
Fecha de Pago
Nombre de funcionario responsable o coordinador de contrato
Garantas
Multas
Clasificacin al Proveedor

La Direccin de Asesora Jurdica actualizar el archivo donde mantiene el registro de contratos, la


cual deber ser utilizada para verificar mensualmente si proceden pagos, renovacin, trmino u
otros hitos. Es preciso destacar que el plazo para la suscripcin del contrato ser aquel que se
contemple en los Trminos de Referencia o en las Bases Respectivas; si nada se dice, deber ser
suscrito en un plazo no superior a 30 das corridos a partir de la fecha de la notificacin de la
adjudicacin.
El contrato definitivo podr ser suscrito por medios electrnicos, de acuerdo a la legislacin sobre
firma electrnica, no obstante los organismos pblicos an podrn realizar la firma del contrato en
soporte papel.
Una vez suscrito, se deber publicar en el Sistema de Informacin www.mercadopublico.cl

XIII.

GARANTIAS LEGALES

XIII.1 Definiciones:
Proveedor: persona natural o jurdica, chilena o extranjera, o agrupacin de las mismas, que
en virtud de un contrato, contrae la obligacin de ejecutar una obra, entregar un producto o
brindar un servicio, de acuerdo con las especificaciones tcnicas, plazo y monto detallados
en un documento, relacionndolo contractualmente con la Municipalidad de Peaflor.
Documentos de Garanta: Boletas de Garanta, Vale Vistas o Certificado de Fianza, emitido
por cualquier entidad de intermediacin financiera bancaria o no bancaria regulada por la
Superintendencia de Bancos y Entidades Financieras. El objetivo de estos documentos
bancarios es garantizar el fiel y oportuno cumplimiento de una obligacin contrada por el
tomador o un tercero a favor del beneficiario (Municipalidad de Peaflor).
Dado que la boleta es una caucin, en ningn caso puede disponerse de ella para una finalidad
distinta de aquella para la cual fue tomada. Por lo tanto, se trata de un documento nominativo que
no admite endoso por parte del beneficiario, sino solamente su cancelacin en caso de hacerse
efectiva, cobrando su importe para hacer su devolucin al respectivo tomador de la misma, para que
ste a su vez la devuelva al banco, a fin de dar por cancelada la garanta.
Para efectos de los procesos licitatorios de la Ilustre Municipalidad de Peaflor, se harn efectivos
los siguientes documentos bancarios:

59

Boleta de Garanta: es un tipo de documento el cual garantiza el cumplimiento de


obligaciones de dinero y tiene como finalidad indemnizar en el caso de no cumplimiento de
la obligacin. No puede ser utilizada para otro fin diferente para el que se solicit, es decir,
el documento es nominativo e intransferible15.

Vale Vista: es un tipo de documento, el cual emiten las entidades bancarias por cuenta de
terceros, y pueden originarse nicamente por la entrega de dinero en efectivo por parte del
tomador o contra fondos disponibles que mantenga en cuenta corriente, en forma de
depsito a la vista u otro ttulo de crdito a favor del banco emisor 16.

Certificado de Fianza: se caracteriza por ser nominativo, no negociable y tener mrito


ejecutivo para su cobro. Asimismo, puede ser extendido a plazo o a la vista, y tener el
carcter de irrevocable, cumpliendo as, los requisitos establecidos en la normativa de
compras pblicas para las garantas de cumplimiento de contrato.
Se destaca como ventaja adems, que este instrumento no inmoviliza fondos durante
tiempos prolongados, de modo que el proveedor puede disponer de recursos que pudieren
utilizarse por ejemplo, en capital de trabajo o en participar en otras licitaciones.
Este tipo de garanta es emitido por las Instituciones de Garanta Recproca (IGR),
internacionalmente conocidas como SGR, las cuales fueron creadas por la Ley N20.17917.

XIII.2 Uso y caractersticas de las Garantas:


XIII.2.1Garanta Seriedad de la Oferta18
Caractersticas
Objetivo
Presentacin
Exigibilidad
Monto

Garanta Seriedad de la Oferta


Garantizar que el oferente mantenga las condiciones de la oferta
enviada hasta que se suscriba el respectivo contrato.
Previo al cierre de presentacin de ofertas y apertura de stas.
Se pueden exigir en procesos licitatorios superiores a 100 UTM, o en
procesos de alta complejidad.
Se fija en funcin del monto total estimado del contrato y del riesgo

15 http://www.chilecompra.cl/index.php?
option=com_content&view=article&id=173&Itemid=574

16 http://www.sbif.cl/sbifweb/internet/archivos/norma_130_1.pdf
17 http://www.chilecompra.cl/index.php?option=com_content&view=article&id=26&Itemid=103
18 Artculo N 31 del Reglamento de Compras Pblicas
60

Forma de uso

Vigencia

Devolucin

XIII.2.2
Caractersticas
Objetivo
Presentacin
Exigibilidad
Monto

involucrado en el proceso, siempre se sugiere evitar solicitar garantas


de seriedad de la oferta desmedidas en proporcin al monto estimado,
con el propsito de no desincentivar a los proveedores y generar
barreras de entrada no oportunas.
En las respectivas Bases de Licitacin o Trminos de Referencia se
debe precisar los contenidos mnimos exigibles para la presentacin de
la garanta:
Tipo de Documento
Monto
Moneda
Plazos de vigencia
La glosa que deber contener
Forma de entrega (fsica o electrnica)
Fecha de devolucin o cambio de la misma
Esta deber ser pagadera a la vista, a su sola presentacin.
De Corto Plazo, ya que slo se requiere por el tiempo en que sern
evaluadas las ofertas y se entregan los resultados de adjudicacin, cabe
destacar que dentro del acpite anterior en Plazos de Vigencia se debe
considerar los plazos estimados de la adjudicacin y la firma del
contrato definitivo.
Inmediata, respecto de los proveedores que no hayan resultado
adjudicados. No obstante el proveedor(es) adjudicado(s) debern
restituir la Garanta anterior, con la Garanta de Fiel Cumplimiento de
contrato.

Garanta Fiel y Oportuno Cumplimiento de Contrato19


Garanta de Fiel y Oportuno Cumplimiento de Contrato
Garantizar el correcto cumplimiento de las obligaciones contradas por
parte del proveedor adjudicado, durante el proceso licitatorio.
Deben ser presentadas por el adjudicatario al momento de suscribir el
contrato, y reemplaza a la Garanta de Seriedad de la Oferta.
Es Obligatoria slo en los procesos superiores a 1.000 UTM, no
obstante puede exigirse en procesos licitatorios superiores a 100 UTM,
o cuando el proceso de compra sea de alta complejidad.
Se fija en funcin del monto estimado del contrato, no obstante se debe

19 Artculo N 68 del Reglamento de Compras Pblicas


61

considerar para estas garantas una oscilacin entre el 5% y un 30% del


monto a contratar. No obstante siempre se debe ponderar el riesgo
involucrado en cualquier proceso de compra.
Primero puede ser tomada por uno o ms documentos bancarios, ya sea
por el total de la garanta o parcializando el total de los montos.
Segundo en las respectivas Bases de Licitacin o Trminos de
Referencia se debe precisar los contenidos mnimos exigibles para la
presentacin de la garanta:
Tipo de Documento
Forma de uso
Monto
Moneda
Plazos de vigencia
La glosa que deber contener
Forma de entrega (fsica o electrnica)
Fecha de devolucin o cambio de la misma
Esta deber ser pagadera a la vista, a su sola presentacin.
El Plazo de Vigencia de la Garanta de Fiel Cumplimiento de Contrato
ser el que establezcan las respectivas Bases de Licitacin, no obstante
el tiempo de vigencia estar dado por la duracin del contrato,
Vigencia
asegurando que los productos y/o servicios contratados cumplan
plenamente su objetivo. Sin embargo, y de acuerdo a lo establecido por
el Reglamento de Compras Pblicas, dicho plazo, no podr ser inferior
a 60 das hbiles despus de terminados los contratos.
De acuerdo a las obligaciones contractuales, se solicita renovar los
documentos de garantas al proveedor con anticipacin, para que exista
Renovacin
continuidad en la vigencia de los mismos, y simultneamente se har
entrega de la boleta de garanta de fiel cumplimiento prxima a vencer
al proveedor.
Inmediata, luego de la recepcin conforme de la obra, sin consecuencias
posteriores.
Parcial, asociada a cumplimiento de hitos o etapas del contrato.
Devolucin
A posteriori, cuando se debe definir un perodo posterior a la entrega del
bien y/o servicio contratado con el objetivo de comprobar a cabalidad
la ejecucin de los mismos.
XIII.3 Casos de excepcin: Garantas sobre el 30%
Es posible solicitar garantas para Fiel Cumplimiento del Contrato, que exceden el mximo de 30%,
slo en los siguientes casos, los cuales se encuentran determinados por el Reglamento de Compras
Pblicas:
a) Ser requerida una garanta superior al 30%, cuando el precio de la oferta sea menor al 50%
del precio de la oferta que le sigue, por lo cual supone un riesgo para el comprador, y con el
propsito de entregar seriedad al cumplimiento del contrato, y dado lo que significa en
trminos de calidad, aceptar una oferta que se encuentra considerablemente ms baja que
62

las del resto del mercado. En estos casos y de acuerdo a lo estipulado en el Artculo 69 del
Reglamento de Compras Pblicas, se requerir de una Resolucin Fundada que autorice la
ampliacin de dicha garanta, no obstante, cabe precisar que el nuevo monto de la garanta
no deber desincentivar la participacin de los oferentes.
b)

El segundo caso, cuando se justifica la exigencia de dicha garanta, va en directa relacin


con el precio de los bienes y servicios contratados y el riesgo en el cual se encuentra inserta
la entidad licitante en caso de que el proveedor adjudicado, no cumpla con el contrato
establecido. Al igual que en la observacin anterior, se requerir de una Resolucin
Fundada que autorice la ampliacin de la Garanta de Fiel y Oportuno Cumplimiento de
Contrato.

XIII.4 Unidades Participantes y sus responsabilidades

Unidad de Tesorera Municipal

La Unidad de Tesorera ser la encargada de Administrar la custodia de los Documentos de


Garanta. Especficamente debe: Recibir, Registrar, Custodiar, Controlar y Devolver los
documentos de garanta.
Adems deber llevar una Base de Datos, que permita ingresar las nuevas garantas y registrar
la respectiva devolucin de las mismas, previa comunicacin por parte de las Unidades de
Compras y Contrataciones.
La planilla de la Base de Datos, que llevar el registro de las Boletas de Garanta, deber
contener lo siguiente:

Identificacin del Oferente


Oferta que garantiza
Fecha y N de Documento de Garanta
Monto de la Garanta
N de Ordinario de la UCC
Tipo de Documento
Plazo de vigencia de la garanta
Unidades de Compras y Contrataciones

Las Unidades de Compras y Contrataciones, incluyendo la Secretara Comunal de


Planificacin, sern responsables de recepcionar los documentos bancarios, y enviar a la
Unidad de Tesorera los respectivos documentos para su custodia previa revisin, a travs de un
Ordinario que permita llevar un registro de la informacin.
Se compartir entre las dos unidades, tanto Tesorera Municipal como las Unidades de Compras
y Contrataciones (Secretara Comunal de Planificacin), el archivo que permite verificar el
ingreso de las garantas en el sistema.
XIII.5 Procedimiento de Administracin y Custodia de los Documentos de Garantas
63

XIII.5.1

Ingreso y Custodia de Garantas de Seriedad de la Oferta

Paso 1: Ingreso de Garantas


Toda Garanta deber ser recepcionada en Alcalde Luis Araya Cereceda 1215, 2do Piso, en la
Secretara Comunal de Planificacin, en un sobre cerrado identificando el ID de la Licitacin,
Nombre del Oferente y el Nombre del Encargado del proceso.
Paso 2: Revisin del documento bancario
La Secretara Comunal de Planificacin recibe el documento bancario y analiza los aspectos
tcnicos que debe contener dicho documento, como lo son: Tipo de Documento, Beneficiario, Fecha
de Vencimiento, Monto que garantiza, Glosa; no obstante en caso de tener alguna observacin ser
restituida al interesado.
Paso 3: Recepcin de documento de Garanta
La Secretara Comunal de Planificacin remitir a la Unidad de Tesorera Municipal, el documento
de garanta de Seriedad de la Oferta, especificando en un Ordinario datos relevantes de dicho
documento bancario, adems de la identificacin de la Licitacin a la cual se encuentra haciendo
referencia.
Paso 4: Registro y Custodia
La Unidad de Tesorera Municipal registra el documento de Seriedad de la Oferta en el Sistema de
Informacin respectivo, y mantiene en custodia y salvaguarda fsica, hasta que la Secretara
Comunal de Planificacin informe la adjudicacin del proceso.
Paso 5: Devolucin de Documento de Garanta
La Secretara Comunal de Planificacin informar oportunamente el nombre del Adjudicatario, para
que los oferentes que quedaron fuera del respectivo proceso, puedan retirar en Tesorera Municipal
la Boleta de Garanta o Vale Vista respectivo.

Paso 6: Registro de Devolucin en el Sistema de Informacin de Tesorera Municipal


La Unidad de Tesorera Municipal registra la liberacin del documento bancario a travs de un
Certificado de Devolucin, que permite llevar un registro de las devoluciones pertinentes.
XIII.5.2

Ingreso y Custodia de Garanta Fiel y Oportuno Cumplimiento de Contrato

Paso 1: Ingreso de Garanta


Toda Garanta de Fiel y Oportuno Cumplimiento de Contrato deber ser recepcionada en Alcalde
Luis Araya Cereceda 1215, 2do Piso, en la Direccin de Asesora Jurdica, en un sobre cerrado

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identificando el ID de la Licitacin y el Nombre del Oferente Adjudicado en el momento de la firma


del respectivo contrato en el cual se hace parte el adjudicatario.
Paso 2: Revisin del documento bancario por parte de la Direccin de Asesora Jurdica
La Direccin de Asesora Jurdica recibe el documento bancario y analiza los aspectos tcnicos que
debe contener dicho documento, como lo son: Tipo de Documento, Beneficiario, Fecha de
Vencimiento, Monto que garantiza, Glosa; no obstante en caso de tener alguna observacin ser
restituida al interesado.
Paso 3: Recepcin de documento de Garanta
La Direccin de Asesora Jurdica remitir a la Unidad de Tesorera Municipal, el documento de
garanta de Fiel y Oportuno Cumplimiento de Contrato, especificando en un Ordinario datos
relevantes de dicho documento bancario, adems de la identificacin de la Licitacin a la cual se
encuentra haciendo referencia.
Paso 4: Registro y Custodia
La Unidad de Tesorera Municipal registra el documento de Garanta de Fiel y Oportuno
Cumplimiento de Contrato en el Sistema de Informacin respectivo, y mantiene en custodia y
salvaguarda fsica, hasta que el ITO quien es el Inspector Tcnico de Obra, seale en caso de existir
renovacin, devolucin o hacer efectivo dicho documento bancario por incumplimiento de contrato.
Paso 5: Devolucin de Documento de Garanta
La Secretara Comunal de Planificacin informar el retiro de la Garanta de Fiel Cumplimiento,
previa visacin del ITO, el cual dar conformidad al respectivo proceso de compra, para que sea
retirado en conformidad a lo sealado anteriormente en la Unidad de Tesorera Municipal.
Paso 6: Registro de Devolucin en el Sistema de Informacin de Tesorera Municipal
La Unidad de Tesorera Municipal registra la liberacin del documento bancario a travs de un
Certificado de Devolucin, que permite llevar un registro de las devoluciones pertinentes.

XIII.5.3

Hacer efectiva el Documento de Garanta

Paso 1: Solicitud y Aprobacin de ejecucin


La Unidad de Compra respectiva, a travs de la informacin entregada por el ITO enviar un Oficio
a la Unidad de Tesorera Municipal el cual seala si el proveedor fue sancionado con el cobro de la
Garanta de Fiel Cumplimiento, como una especie de clausula penal, y para el pago de eventuales
multas, debiendo estas ltimas ser descontadas de la garanta, y solicitado si fuere procedente, la
entrega de una nueva garanta por el total del valor y por el tiempo restante sin garanta.
Paso 2: Ejecucin de Garanta
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La Unidad de Tesorera Municipal cobrar dicho documento a la entidad financiera respectiva, de


acuerdo a la Oficio emanado por la Unidad de Compra respectiva.
Paso 3: Registro en el Sistema de Informacin de Tesorera Municipal
La Unidad de Tesorera Municipal registra el cobro del Documento Bancario, una vez verificado el
depsito en la Cuenta Corriente de la Municipalidad de Peaflor.

XIV.

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE RECLAMOS

XIV.1 Objetivo
El Proceso de Gestin de Reclamos permite evitar y sancionar posibles irregularidades de los
Procesos de Compras y Contrataciones que realizan los organismos pblicos en el portal y que
pudieran posiblemente afectar o poner en riesgo su probidad.
XIV.2 Cmo Funciona?
Diariamente la Direccin de Compras y Contratacin Pblica-ChileCompra, enva a los organismos
pblicos a nivel nacional, los reclamos que se reciban en contra de sus respectivas instituciones, los
66

que debern ser respondidos en un plazo no superior a 48 horas. Dicha funcionalidad slo podr ser
visualizada por los Directores de los Servicios Pblicos, Gestores Institucionales, y/o otros
funcionarios en los cuales el Administrador Institucional haya delegado dichas atribuciones.
XIV.3 Procedimiento de Gestin de Reclamos
Paso 1
Los proveedores del Estado podrn ingresar reclamos respecto de los procesos de compras a travs
de la plataforma www.mercadopublico.cl, los cuales debern contener la identificacin del
reclamante, de los procesos en cuestin y los antecedentes claros en los cuales se funda el reclamo.
Paso 2
La Direccin de Compras y Contratacin Pblica deber verificar los antecedentes ingresados por
los proveedores y tipificar si el reclamo tendr carcter Leve, Moderado o Grave, y dependiendo de
dicho anlisis se ejecutarn las medidas correspondientes.
Paso 3
Corresponde a la DCCP derivar todos los reclamos a los Organismos Pblicos aludidos, para que
puedan responder de manera clara y oportuna, a travs de la Plataforma de Probidad Activa que
mantiene vigente la direccin.
Paso 4
Los Organismos Pblicos, sern los responsables de emitir respuestas satisfactorias y oportunas, a
todos los reclamos que realicen en su contra, an cuando quien lo realice no haya participado
directamente en el proceso cuestionado, como asimismo, de enviar a la Direccin de Compras y
Contratacin Pblica, copia de la respuesta enviada al reclamante a travs de la Plataforma de
Probidad
Activa
que
dispone
la
DCCP.
Paso 5
Finalmente cabe destacar que la DCCP podr derivar los reclamos a las instancias contraloras,
fiscalizadoras o judiciales, atendido el motivo y gravedad del reclamo presentado.

Procedimiento Gestin de Reclamos

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XV.

USO DEL SISTEMA DE INFORMACION

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Tanto los Supervisores como los Operadores de Compras de la Ilustre Municipalidad de Peaflor
podrn utilizar como un instrumento de consultas el Manual de Compradores, el cual detalla en
forma completa y exhaustiva como operar en el portal Mercado Pblico, el cual se encuentra
publicado en el portal www.chilecompra.cl.
El referido Manual es una herramienta especialmente diseada con el propsito de dar a conocer los
elementos contextuales y prcticos necesarios para que el Comprador pueda realizar con xito sus
Procesos de Adquisicin y apoyar su gestin de compras, al interior del Portal.
El Procedimiento de Uso del Sistema de Informacin es el siguiente:
Paso 1: http://www.mercadopublico.cl
Paso 2: Documentos de apoyo
Paso 3: Guas y manuales
Paso 4: Manual de Compradores

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