UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

POLITCNICA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL

DIRECCIN DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO
Caracas, 04 de Noviembre de 2013
Creacin del Proceso de Organizacin y Sistemas
Universidad Nacional Experimental Politcnica
de la Fuerza Armada Nacional

1. SITUACIN ACTUAL
En el presente las actividades organizacionales se vienen desarrollando aisladamente por cada dependencia,
produciendo duplicidad en los procedimientos y tareas, generando procesos carentes de calidad, debilitando la
productividad de cada rea y obstaculizando la implementacin de metodologas que permitan la optimizacin de los
procesos trascendentales de la Universidad.
Por ende se propone la creacin del

Proceso de

Organizacin y Sistemas inmersa en el Vicerrectorado

Administrativo, adscrita a la Direccin de Planificacin y Presupuesto, la cual permitir el anlisis organizacional de forma
directa y ordenada estableciendo as canales regulares que permitan el control de la informacin, estandarizando los
mtodos segn las polticas y normas que establezcan las autoridades, colaborando con todos los planes, proyectos y
objetivos bajo una visin Integral.
Para la demostracin de la importancia de la creacin del Proceso de Organizacin y Sistemas, se observa una matriz
DOFA, la misma enfoca algunos elementos de la propuesta, haciendo nfasis en las debilidades, oportunidades, fortalezas
y amenazas.

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1.1. Matriz DOFA del Proceso de Organizacin y Sistemas

DEBILIDADES
FORTALEZA

OPORTUNIDADES
AMENAZAS

Creacin de la Divisin de Organizacin y Sistemas.

Falta de seguimiento en los procesos de cambios organizativos
dentro la poltica organizacional del Gobierno Nacional.

No hay continuidad en la gestin administrativa para desarrollo y el

Crecimiento y desarrollo de la Estructura Organizativa en una
logro de los objetivos establecidos..
forma contina.
Funciones aisladas de cada uno de las Coordinaciones.
Cumplimiento de los objetivos; metas. Visin y Misin de la
UNEFA.de funciones y trabajos desarrollados.
Duplicidad

Degaste en el alcance de los objetivos y metas de la Universidad.

Presupuesto adecuado e idneos para el desarrollo del Procesos de
Ausencia de controles en la gestin administrativa para el logro de
Cumplimiento
de las dentro
estrategias
segn lo
Organizacin
y Sistemas.
los
objetivos que
se desean alcanzar dentro de la UNEFA.
Carencia
de coordinacin
de losGubernamentales
procesos.
deseado por las autoridades Gobierno, Rector y tren Directivo
Falta de inversin tecnolgica que contribuyan con la sistematizacin
Carencia
de manuales, normas y procedimientos.
de la UNEFA.
de los procesos estructurales
Carencia
de logrado
coordinacin
y ejecucin
del rea
Organizacin
Alcance
de los objetivos
a largo,
cortode
y mediano
plazo. y
Aplicacin de Metodologa adecuada para el desarrollo de manuales
Sistemas.
de organizacin, Instructivos, Formularios y optimizacin
de
Otras actividades nulas dentro de la estructura (Asesoramiento
procesos de la UNEFA.
Directo)

Se observa notoriamente las actividades que se debe desarrollan en el Proceso de Organizacin y Sistemas, facilitando la
ejecucin de las tareas futuras en rea.

2. SITUACIN PROPUESTA
Se puede concretar que las actividades del Proceso de Organizacin y Sistemas pueden ir enfocada segn sus objetivos y
funciones a: Asesorar, Solucionar, Organizar, Coordinar, Controlar, Desarrollar, Implantar, Apoyar, Elaborar Planes y
Proyectos emanado por el Consejo Universitario y las Autoridades pertinentes, mantenindose en la Direccin de
Planificacin y Presupuesto como un Proceso Medular

de Organizacin y Sistemas dando de apoyo a toda la plataforma

institucional segn lo establecido en la Estructura Organizativa propuesta de la UNEFA.

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2.1. Objetivo
Asesorar las distintas dependencias de la institucin, estableciendo mecanismos de control y calidad para alcanzar la
eficiencia en los procesos acadmicos administrativos, mediante la elaboracin y aplicacin de sistemas de informacin
gerencial buscando el mejoramiento de los procedimientos en las reas de desempeo, a fin de lograr la soluciones de los
problemas organizacionales.

2.2. Misin
Asesorar, coordinar los procesos de mejoramientos administrativos, normalizando y sistematizando los procedimientos
de cada dependencia realizando anlisis y diseos organizacionales tomando en cuenta los lineamentos de las autoridades
para el logro de los objetivos, siguiendo las polticas y normas de la Universidad.

2.3. Visin
Satisfacer las necesidades especficas de las dependencias y proporcionar servicios integrales de asesora a los
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participantes, mejorando as la calidad de los productos desarrollado tanto acadmico y administrativo bajo modelos de
efectividad, tica y responsabilidad.

2.4. Funciones del Proceso de Organizacin y Sistemas

Planificar, coordinar y supervisar el trabajo tcnico desarrollado por el personal a su cargo.

Planificar las actividades a realizar siguiendo los lineamientos establecidos por la organizacin.

Asesorar consultas tcnicas formuladas por los diferentes niveles de autoridad de la organizacin y ayuda a la solucin de
los problemas planteados.

Coordinar la realizacin del diagnstico organizacional.

Analizar el funcionamiento de la organizacin en el rea de estudio.

Participar en reuniones con funcionarios de niveles altos y medios para lograr el apoyo sobre los planes propuestos e
intervenir en el proceso de cambio.

Asesorar en la elaboracin de proyectos de reforma administrativa, manuales de organizacin, manuales de sistemas,

normas y procedimientos y programas de organizacin relacionados con el rea de recursos humanos.

Elaborar anteproyectos en el rea de organizacin y planificar las acciones a seguir para el desarrollo de las actividades.

Establecer estrategias o formas de accin en el proceso de cambio de la organizacin, previendo situaciones o

contingencias futuras.

Dirigir las acciones segn cronograma del proyecto asignado.

Disear y utiliza mtodos sistemticos para obtener informacin.

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Entrenar al personal operativo para la ejecucin y desarrollo del plan.

Supervisar y controla el desarrollo de auditoras administrativas y de recursos humanos.

Orientar al personal operativo en la clasificacin de la informacin para el diagnstico, retroinformacin o cambio planeado.

Evaluar los informes o propuestas emitidas por el personal operativo a su cargo.

Las que le sean asignadas.

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