CONTROLES INTERNOS

Activos
Efectivo

Arqueos sin previo aviso a las cajas chicas de la empresa al menos 2

veces al mes
Quien lleva los registros contables no puede ser la misma persona
que maneja la caja, ni la misma que autoriza los desembolsos de
efectivo
Para realizar cualquier pago con cheque, este debe estar numerado y
debe haber una copia adjunta de la factura que se est pagando
Solo debe haber una persona encargada de caja chica por cada caja
chica.
Los comprobantes impresos, numerados, debern estar aprobados
previamente por una persona autorizada

Inversiones

Los certificados de acciones deben ser guardados por una persona

independiente o el banco
Levar cuenta y razn de los ingresos previamente por el concepto de
inversiones
Las transacciones de valores deben ser previamente autorizadas por
el consejo administrativo
La persona que lleva los registros contables de ser diferente a la que
autoriza las transacciones y a la que custodia los certificados de
acciones.

Pasivos
Cuentas Por Pagar y Documentos por Pagar

Deben separarse las funciones de recepcin de productos, de la

autorizacin de pagos y emisin de cheques
Debe establecerse la poltica de un solo departamento que lleve las
cuentas por pagar
Realizar conciliaciones al menos una vez al mes, entre los registros
auxiliares y las confirmaciones recibidas de los proveedores
Determinar niveles mximos de endeudamiento, es decir que se
tenga un lmite de las compras

Capital

Un personal independiente debe llevar los registros de los ttulos de

valor
Conciliar peridicamente el registro de acciones con las cuentas
control
Efectuar pago de dividendos a travs de una cuenta bancaria especial

Ingresos

Registrar todos los ingresos de manera inmediata

Depositar de forma intacta los ingresos diariamente
Conciliar cada mes las cuentas bancarias, archivando una copia de la
conciliacinEla
Elaborar cheques a favor de proveedores solo para el pago de
facturas aprobadas

Costos (Compras)

Establecer un solo departamento encargado de las compras

Elaborar las estadsticas e informacin sobre las compras, as como la
comparacin de las cifras y precios anteriores con los existentes
Mantener actualizado el kardex a registro de proveedores
Exigencia de por lo menos tres (3) cotizaciones, especialmente en las
compras importantes

Gastos

El pago de cualquier gasto debe estar previamente autorizado

A la hora de realizar un pago de cualquier gasto debe tener un
documento que soporte o justifique el gasto que se est pagando
Se deben conciliar peridicamente las amortizaciones de los gastos
financieros