Administracin

SESIN 2
La Planificacin
Alicia (del pas de las maravillas) estaba perdida en el bosque y llego a un cruce de
varios caminos y direcciones, sin saber donde ir, ve al gato y le pregunto a este: gato
dime que camino es el que debo seguir? El gato la miro y le pregunto: A donde quieres
llegar?, y Alicia le contesto: no lo se a lo que el gato le dijo: Entonces no importa que
camino sigas.

Si no conocemos nuestro destino, entonces tampoco sabremos que debemos hacer

cada da para llegar a l, esa es la planificacin, consiste en determinar cuales con los
objetivos de la empresa y de esa manera poder conocer cuales son los caminos o
acciones que podremos realizar para conseguirlo.

Antes de empezar a realizar cualquier actividad y comprometer cualquier presupuesto,

es necesario que se defina hacia donde estamos dirigiendo la empresa y cual es el
destino que pretendemos lograr.

Peter Drucker menciona: No hay nada ms frustrante para el ser humano que hacer
algo bien y que no sirva para nada. Iniciar esfuerzos a pesar de obtener buenos
resultados, pero que no contribuya con nuestros sueos o sin saber lo que deseamos
es una prdida de esfuerzos y recursos para la empresa.

Para poder obtener esta informacin es que aparece la Planeacin, y es el motivo por
el cual la planeacin es la primera etapa de cualquier proceso administrativo, ya que
antes de ejecutar, es necesario planificar.

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"Determinacin del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos
necesarios para alcanzarlos a travs de tcnicas y procedimientos definidos"
Ernest Dale.

Cmo realizo la planificacin?

Expliquemos el proceso de Planeacin de la siguiente manera, lo primero que
necesitamos conocer es el destino, lo que pretendemos lograr con la empresa, a esto
se le conoce con el nombre de VISION, y es lo que queremos lograr con nuestra
compaa en el futuro y una vez que conocemos esto, decidir que es lo que debemos
hacer para poder lograr dicha visin, a esto se le conoce con el nombre de MISION.

El Propsito, es lo que me lleva da a da a seguir el camino trazado, es el porqu de la

estrategia, son las aspiraciones fundamentales que persigue en forma permanente o
semipermanente la empresa, es por qu vamos a realizar algo. En lo personal
considero este trmino tan valioso como saber la visin (donde quiero llegar) y misin
(que debo hacer para llegar a la visin) de la empresa, ya que sabiendo donde quiero
llegar y que camino debo seguir, aun falta saber, porque quiero caminarlo.

La Investigacin, Los administradores hacen principalmente dos cosas, una es manejar

la informacin y la segunda tomar decisiones, es por eso que la investigacin, que es
un proceso que me permite saber (Informacin). Antes de definir cul ser nuestro
destino y los objetivos que deseamos lograr es importante que sepamos cual es la
realidad de la Empresa, y por eso es que analizamos no solamente lo que sucede
externamente (Oportunidades y Amenazas) en la empresa, sino tambin internamente
(Fortalezas y Debilidades), para poder conocer donde estamos empezando el camino.

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Las Premisas, son suposiciones que asumimos como ciertas y que me permitirn
tomar una decisin sobre un evento futuro e incierto y que afectaran al curso en que
va a desarrollarse el plan. Ojo aqu, en la planeacin no eliminamos la intuicin, lo que
eliminamos en la Improvisacin. Al asumir que un evento suceder, ser necesario
preparan un plan para dicho evento o situacin, y este nos ayudara estar preparados si
el evento sucede.

Los Objetivos, la Visin es la suma de los Objetivos de largo plazo y esos la suma de los
objetivos de corto plazo, los objetivos representan los alcanzables que esperamos
obtener como empresa y debes ser establecidos cumpliendo las siguientes preguntas:
Qu?
Cuando?
Cunto?

Las Estrategias, Son los diferentes cursos de accin o alternativas, que ofrecemos,
estos me permiten superar los obstculos que me impiden cumplir con mis objetivos.
Las estrategias buscan fundamentalmente aprovechar los recursos de la empresa y el
entorno y colocarme en una posicin ventajosa frente a los dems.

Los Valores, Estos representan las convicciones que poseen los que dirigen la empresa,
y su importancia radica en que en base a estos valores se definir el camino (Misin)
que seguir la empresa. Ejemplifiquemos, mi objetivo es aprobar el curso con una nota
superior, existen varios caminos para poder lograrlo, desde estudiar a conciencia,
hasta copiar, o pagar a 3ros para que hagan los trabajos por m, los valores son
aquellos que decidirn cual es el camino que vamos a recorrer a pesar de que sea ms
largo o difcil, pero que sea correcto.

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Las Polticas, Las polticas son guas para orientar las decisiones y acciones en una
empresa, son criterios o lineamientos generales a tomar en consideracin en la toma
de decisiones, especialmente sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de
una organizacin.

Los Presupuestos, cada estrategia u objetivo implica una inversin en recursos

humanos o materiales, estos deber ser cuantificados para saber si el beneficio que se
obtendr de aplicar tal o cual estrategia, superara al costo de implementarla, para esto
debemos expresarnos en un trmino conocido por todos y este es el trmino
monetario o econmico, no solo para conocer cunto nos costara implementar o
lograr cada uno de los objetivos establecidos por la empresa, sino si dispondremos de
esos fondos en el momento indicado.

Cmo convierto mis sueos en realidad?

Nuevamente, recordemos: La Visin es la suma de los Objetivos de Largo Plazo y esos
la suma de los objetivos de Corto Plazo.

Establecer objetivos es muy importante para el xito de una empresa, stos marcan el
camino a seguir y adems sirven de fuente de motivacin para todos los miembros de
la empresa, segn vayamos cumplindolos.

Establecer objetivos me permite conocer el nivel de recursos y esfuerzos que sern

comprometidos por la Empresa para su logro, y es sobre la cual basamos las
estrategias y presupuestos.

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Los objetivos deben cumplir ciertos requisitos para ser formulados:

Medibles, significa que debemos poder compararlos con lo que sucede en realidad
para saber si se estn cumpliendo o no. Los objetivos deben cumplir con las preguntas
de cundo y cunto?

Claros, cualquier persona que lo lea incluso ajena a la empresa debe comprender que
es lo que busca conseguir dicho objetivo.

Alcanzables, En el momento que el personal crea que a pesar de sus esfuerzos el

cumplimiento del objetivo es imposible, entonces ni siquieran intentaran lograrlo,
simplemente abandonaran, pero si creen que pueden lograrlo, teniendo en cuenta la
capacidad o recursos (humanos, financieros, tecnolgicos, etc.) que sta posea,
lucharan por ello hasta el fin.

Desafiantes, Debe exigir un poco ms de esfuerzo por parte de los involucrados. Si es

algo que suceder de todas maneras con nuestra intervencin o no, deja de ser
interesante, debe haber un reto para valorar su cumplimiento.

Coherentes, muchos objetivos podemos tener pero debemos recordad que estos
deber contribuir al mximo objetivo que es la Visin que tenemos como empresa.

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Siete Reglas Para Establecer Objetivos
1. El objetivo debe ser expresado en positivo

Qu es lo que quieres?

Qu quieres en lugar de lo que tienes?

Qu preferiras tener?

2. El objetivo tiene que ser especfico y medible

Qu es exactamente lo que vers, oirs o sentirs cuando alcances tu

objetivo?

Cunto tiempo necesitars para alcanzarlo?

Cundo quieres alcanzarlo?

3. Decide cmo y cundo medirs el avance en el cumplimiento

Cmo medirs tu progreso hacia el objetivo?

Con cunta frecuencia medirs tu progreso?

Cmo sabrs que has logrado el objetivo?

Cmo verificars que ests en el camino correcto hacia el objetivo?

4. Organiza los recursos que necesitars durante la travesa hacia el logro del objetivo

Qu recursos (objetos, personas, tiempo, modelos, cualidades) vas a necesitar

para alcanzar tu objetivo?

De cuales dispones ya?

Dnde encontrars los otros?

5. Se proactiva/o

Hasta qu punto controlas el cumplimiento de ese objetivo?

Qu hars para alcanzarlo?

Qu puedes ofrecer a los dems de tal modo que se interesen por ayudarte?

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6. Presta atencin al impacto de las consecuencias ms all de ti misma/o

Cules son las consecuencias para otras personas importantes?

Puedes mirar su impacto en ellas ponindote en su lugar?

Cul es el costo en tiempo, dinero y oportunidad?

A qu podras tener que renunciar?

Cmo quedar afectado el equilibrio entre los diferentes aspectos de tu vida

cuando alcances ese objetivo o durante su consecucin?

7. Elabora un Plan de Accin

Un objetivo, sobre todo si es a largo plazo, puede parecer intimidador. El Plan

de Accin fracciona el objetivo en pasos pequeos, cada uno de ellos
claramente tangibles, alcanzables. Es el mapa de tu viaje. Tu GPS que te indica
claramente tu posicin en el viaje.

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