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10 reglas de oro de la Gestin de los Riesgos

del Proyecto
Por Bart Jutte
Los beneficios de la gestin de riesgos en los
proyectos son enormes. Usted puede ganar un montn
de dinero si usted trata con eventos inciertos en los
proyectos de manera proactiva. El resultado ser que
se minimiza el impacto de las amenazas de los
proyectos y aprovechar las oportunidades que se
presenten. Esto le permite entregar el proyecto a
tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad de los
resultados de sus demandas patrocinador del proyecto.
Tambin los miembros del equipo ser mucho ms
feliz si no se introduce una "lucha contra el fuego" modo necesario para reparar
los fallos que pudieran haberse evitado.
Este artculo le da las 10 reglas de oro para aplicar con xito la gestin de
riesgos en su proyecto. Se basan en experiencias personales del autor, quien ha
participado en proyectos de ms de 15 aos. Tambin el gran montn de
literatura sobre el tema ha sido condensada en este artculo.

Regla 1: Hacer la parte de gestin de riesgos de su

proyecto
La primera regla es esencial para el xito de la gestin de riesgos del proyecto.
Si no verdaderamente integrar la gestin de riesgos en el proyecto, no se puede
cosechar todos los beneficios de este enfoque. Usted puede encontrar una serie
de enfoques errneos en las empresas. Algunos proyectos utilizan ningn
mtodo en absoluto a la gestin de riesgos. Ellos son ignorantes, corriendo su
primer proyecto o de alguna manera son seguros de que no existen riesgos se
producir en su proyecto (que por supuesto va a pasar). Algunas personas
confan ciegamente en el director del proyecto, sobre todo si l (por lo general
es un hombre) se parece a un veterano del ejrcito maltratada que ha estado
en las trincheras durante las dos ltimas dcadas. Las compaas profesionales
hacen parte de gestin del riesgo de sus operaciones da a da e incluirlo en las
reuniones del proyecto y la capacitacin del personal.

Regla 2: Identificar los riesgos tempranos en su

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proyecto
El primer paso en la gestin de riesgos del proyecto es identificar los riesgos
que estn presentes en su proyecto. Esto requiere un sistema de mente abierta
que se centra en los escenarios futuros que puedan ocurrir. Dos fuentes
principales existen para identificar los riesgos, las personas y el papel. Las
personas son los miembros del equipo que cada uno aporta lo largo de sus
experiencias personales y conocimientos. Otras personas con quienes hablar
son expertos fuera del proyecto que tienen un historial con el tipo de proyecto u
obra que se enfrentan. Ellos pueden revelar algunas trampas que se encontrar
o algunas oportunidades de oro que no han cruzado su mente. Entrevistas y
sesiones de lluvia de ideas del equipo (riesgo) son los mtodos ms comunes
para descubrir los riesgos que la gente sabe. El papel es una historia diferente.
Los proyectos tienden a generar un nmero significativo de (electrnicos) los
documentos que contengan los riesgos del proyecto. Ellos no siempre tienen
ese nombre, pero alguien que lea con cuidado (entre lneas) los encontrar. El
plan del proyecto, caso de negocio y planificacin de los recursos son buenos
arrancadores. Otras categoras son viejos planes del proyecto, su empresa
intranet y sitios web especializados.
Es usted capaz de identificar todos los riesgos del proyecto antes de que
ocurran? Probablemente no. Sin embargo, si se combinan varios mtodos de
identificacin diferentes, es probable que encontremos la gran mayora. Si usted
trata de manera adecuada, usted tiene tiempo suficiente para los riesgos
inesperados que tienen lugar.

Regla 3: Comunica Sobre los Riesgos

Proyectos fallidos muestran que los gerentes de proyecto en proyectos de este
tipo con frecuencia eran conscientes de la gran martillo que estaba a punto de
golpear. El hallazgo espantoso era que con frecuencia alguien de la organizacin
del proyecto en realidad hizo ver que el martillo, pero no inform el director del
proyecto de su existencia. Si no desea que esto ocurra en su proyecto, es mejor
prestar atencin a la comunicacin de riesgos.
Un buen mtodo consiste en incluir sistemticamente la comunicacin de
riesgos en las tareas que se llevan a cabo. Si usted tiene una reunin de
equipo, hacer parte del proyecto los riesgos de la agenda por defecto (y no el
punto final en la lista!). Se corre el riesgo espectculos son importantes para el
director del proyecto y da a los miembros del equipo un "momento natural" para
discutir e informar de los nuevos.
Otra lnea importante de la comunicacin es el del director del proyecto y
patrocinador del proyecto o director. Concentre sus esfuerzos de comunicacin
sobre los riesgos grandes aqu y asegrese de que no sorprenden al jefe o el
cliente! Tambin tenga cuidado de que el patrocinador tome decisiones sobre
los principales riesgos, porque por lo general algunos de ellos exceden el
mandato del jefe de proyecto.

Regla 4: Considere la posibilidad de amenazas y

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oportunidades
Los riesgos del proyecto tienen una connotacin negativa: son los "chicos
malos" que pueden daar su proyecto. Sin embargo, los enfoques modernos de
riesgo tambin se centran en los riesgos positivos, las oportunidades de
proyectos. Estos son los eventos inciertos que beneficiosos para el proyecto y la
organizacin. Estos "chicos buenos" que su proyecto sea ms rpido, mejor y
ms rentable.
Por desgracia, muchos equipos de proyectos luchan por cruzar la lnea de meta,
una sobrecarga de trabajo que necesita ser hecho rpidamente. Esto crea la
dinmica del proyecto en el que slo los riesgos materia negativa (si el equipo
considera que los riesgos en todos). Asegrese de crear un poco de tiempo para
hacer frente a las oportunidades en su proyecto, incluso si es slo una media
hora. Lo ms probable es que se ve un par de oportunidades con un alto pago
de compensacin que no requieren una gran inversin en tiempo y recursos.

Regla 5: Aclarar las cuestiones de propiedad

Algunos jefes de proyecto creen que se llevan a cabo una vez que se ha creado
una lista de riesgos. Sin embargo, esto es slo un punto de partida. El
siguiente paso es dejar claro quin es responsable de qu peligro! Alguien tiene
que sentir el calor si el riesgo no es atendida adecuadamente. El truco es
simple: asignar un propietario de riesgo para cada riesgo que se han
encontrado. El propietario riesgo es la persona de su equipo que tiene la
responsabilidad de optimizar el riesgo del proyecto. Los efectos son muy
positivos. Al principio, las personas suelen sentirse incmodos que son
realmente responsables de ciertos riesgos, pero a medida que pasa el tiempo
van a actuar y llevar a cabo las tareas para reducir las amenazas y aumentar las
oportunidades.
La propiedad tambin existe en otro nivel. Si se produce una amenaza de
proyecto, alguien tiene que pagar la cuenta. Esto suena lgico, pero es un tema
que tiene que abordar antes de que un riesgo ocurra. Sobre todo si las
diferentes unidades de negocio, departamentos y proveedores estn
involucrados en el proyecto, es importante que asume las consecuencias y tiene
que vaciar su billetera. Un efecto secundario importante de clarificacin de la
propiedad de los efectos de riesgo, es que los directores de comenzar a prestar
atencin a un proyecto, sobre todo cuando una gran cantidad de dinero que est
en juego. La cuestin de la propiedad es igualmente importante con
oportunidades de proyectos. Las peleas ms (inesperado) los ingresos puede
llegar a ser un pasatiempo a largo plazo de la gestin.

Regla 6: Riesgos Priorizar

Un gerente de proyecto una vez me dijo "Yo trato a todos los riesgos por igual".
Este proyecto hace que la vida realmente simple. Sin embargo, no proporciona
los mejores resultados posibles. Algunos riesgos tienen un impacto mayor que
otros. Por lo tanto, es mejor que pasar el tiempo sobre los riesgos que pueden
causar las mayores prdidas y ganancias. Compruebe si tiene alguna motivos
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para desistir de su proyecto que podran descarrilar su proyecto. Si es as, estos

son tu prioridad nmero 1. Los dems riesgos pueden ser priorizadas en
intuicin o, de manera ms objetiva, en un conjunto de criterios. El criterio ms
proyecto de uso de los equipos es considerar los efectos de un riesgo y la
probabilidad de que se produzcan. Cualquiera que sea la priorizacin medida
con que meds, se utilizan constantemente y se centran en los grandes riesgos.

Regla 7: Anlisis de Riesgos

Comprender la naturaleza de un riesgo es una condicin previa para una buena
respuesta. Por lo tanto, tomar algn tiempo para tener una mirada ms atenta
a los riesgos individuales y no saltar a conclusiones sin saber lo que es un
riesgo se trata.
El anlisis de riesgo se produce a diferentes niveles. Si usted quiere entender el
riesgo a nivel individual es ms fructfero pensar en los efectos que tiene y las
causas que pueden hacer que suceda. En cuanto a los efectos, puede describir
qu efectos tendr lugar inmediatamente despus de que un riesgo se produce
y qu efectos ocurrir como resultado de los efectos primarios o porque
transcurre el tiempo. Un anlisis ms detallado puede mostrar el orden de
magnitud de efecto en una categora de cierto efecto como los costos, el tiempo
de entrega y calidad del producto. Otro ngulo para mirar los riesgos, es
centrarse en los acontecimientos que preceden a una ocurrencia del riesgo, las
causas de riesgos. Enumerar las causas y las circunstancias que disminuyen o
aumentan la probabilidad.
Otro nivel de anlisis de riesgos es investigar la totalidad del proyecto. Cada
gerente de proyecto debe responder a las preguntas habituales sobre el
presupuesto total necesario o la fecha en que el proyecto se termine. Si se
toma en cuenta los riesgos, se puede hacer una simulacin para mostrar el
patrocinador de su proyecto qu tan probable es que termine en una fecha
determinada o dentro de un plazo determinado. Un ejercicio similar se puede
hacer por los costos del proyecto.
La informacin que se renen en un anlisis de riesgos proporcionar
informacin valiosa en su proyecto y los insumos necesarios para encontrar
respuestas eficaces para optimizar los riesgos.

Regla 8: Planificar y ejecutar las respuestas de

riesgo
La implementacin de una respuesta al riesgo es la actividad que realmente
aade valor a su proyecto. Usted evitar que ocurra un riesgo o minimizar los
efectos negativos. La ejecucin es la clave aqu. Las dems normas han
ayudado a trazar, priorizar y entender los riesgos. Esto le ayudar a hacer un
plan de respuesta al riesgo sonido que se centra en las grandes victorias.
Si frente a las amenazas que bsicamente tienen tres opciones, la evitacin de
riesgos, minimizacin de riesgos y la aceptacin del riesgo. Evitar riesgos
significa que usted organice su proyecto, de tal manera que no se encuentra con
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un riesgo ms. Esto podra significar cambiar de proveedor o de adoptar una

tecnologa diferente o, si usted trata con un riesgo fatal, terminar un proyecto.
Gastar ms dinero en un proyecto condenado es una mala inversin.
La principal categora de respuestas son los de reducir al mnimo los riesgos.
Usted puede tratar de evitar que un riesgo ocurra al influir en las causas o
disminuir los efectos negativos que podran derivarse. Si ha realizado
correctamente el artculo 7 (anlisis de riesgo), tendr muchas oportunidades
de influir en l. Una respuesta final es aceptar un riesgo. Esta es una buena
eleccin si los efectos sobre el proyecto son mnimos o las posibilidades de
influir en l llegar a ser muy difcil, lento o relativamente cara. Slo asegrese
de que se trata de una decisin consciente de aceptar un cierto riesgo.
Respuestas para las oportunidades de riesgo son el reverso de las de las
amenazas. Se centrarn en la bsqueda de riesgos, maximizando ellos o
ignorarlos (si las oportunidades de llegar a ser demasiado pequeo).

Regla 9: Riesgos Inscripcin del Proyecto

Esta regla se trata de contabilidad (sin embargo, no deje de leer). Mantener un
registro de riesgos permite ver el progreso y asegurarse de que no se le olvide
un riesgo o dos. Tambin es una herramienta perfecta comunicacin que informa
a los miembros de su equipo y los participantes lo que est pasando (artculo
3).
Un registro de riesgos contiene descripciones bien los riesgos, los problemas se
aclaran propiedad (artculo 5) y le permite llevar nuestras algunos anlisis
bsicos con respecto a las causas y efectos (artculo 7). La mayora de los
gerentes de proyecto no son muy aficionados a las tareas administrativas, pero
haciendo su contabilidad en lo que respecta a los riesgos vale la pena, sobre
todo si el nmero de riesgos es grande. Algunos gerentes de proyecto no desea
grabar los riesgos, porque se sienten esto hace que sea ms fcil echarles la
culpa si las cosas van mal. Sin embargo, lo contrario es cierto. Si graba los
riesgos del proyecto y las respuestas efectivas que han puesto en prctica, se
crea un historial que nadie puede negar. Incluso si sucede un riesgo que desve
el proyecto. Proyectos haciendo es tomar riesgos.

Regla 10: Riesgos de pista y tareas asociadas

El registro de riesgos se ha creado como resultado de la regla 9, le ayudar a
realizar un seguimiento de los riesgos y sus tareas asociadas. Tareas de
seguimiento es un trabajo del da a da por cada jefe de proyecto. La
integracin de las tareas de riesgo en esa rutina diaria es la solucin ms fcil.
Tareas de riesgo pueden llevar a cabo para identificar o analizar los riesgos o
generar, seleccionar e implementar respuestas.
Seguimiento de los riesgos difiere de seguimiento de tareas. Se centra en la
situacin actual de los riesgos. Qu riesgos tienen ms probabilidades de
ocurrir? La importancia relativa de los riesgos cambiado? Responder a estas
preguntas le ayudar a prestar atencin a los riesgos que ms importan para su
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valor del proyecto.

Las 10 reglas de oro de riesgo mencionados anteriormente le dar pautas sobre
cmo aplicar con xito la gestin de riesgos en su proyecto. Sin embargo, tenga
en cuenta que siempre se puede mejorar. Por lo tanto, la regla nmero 11 sera
utilizar el mtodo Kaizen japons: medir los efectos de sus esfuerzos de
gestin de riesgos y de forma continua implementar mejoras para que sea an
mejor.
El xito con su proyecto!
Bart Jutte es fundador y consultor en Concilio, una compaa que se especializa
en NL gestin de riesgos del proyecto. Concilio ofrece servicios de consultora,
formacin y vende su propio fcil de usar software de gestin de riesgos. Una
demo gratuita est disponible en ProjectFuture .

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