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ORGANIZACIN

Y ESTRUCTURAS
ORGANIZACIONALES
Unidad 5. La formalizacin de la
organizacin y sus herramientas
grficas
Por Roberto Azuara

Abril de 2013.

HERRAMIENTAS DE

ORGANIZACIN
A continuacin se presentan las herramientas necesarias
para llevar a cabo una organizacin racional, ellas estn
disponibles durante el proceso de organizacin y
aplicable de acuerdo con las necesidades de cada grupo
social.

ORGANIGRAMAS
Son representaciones grficas de la estructura formal de una
organizacin que muestran las interrelaciones, las funciones, los
niveles jerrquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro
de ella.

Organigramas
Por su objeto
Estructurales. Muestran slo la estructura
administrativa de la empresa.
Funcionales. Indican en el cuerpo de la grfica,
adems de las unidades y sus relaciones, las
principales funciones de los departamentos.
Especiales. Se destaca alguna caracterstica.

Por su rea

Generales. Presentan toda la organizacin; se


llaman tambin cartas maestras.
Departamentales. Representan la organizacin
de un departamento o seccin.

Por su contenido
Esquemticos. Contienen slo los rganos
principales, se elaboran para el pblico, no
contienen detalles.
Analticos. Ms detallados y tcnicos.

Existen tres formas de representar los organigramas:


Vertical. En la que los niveles jerrquicos quedan
determinados de arriba abajo.
Horizontal. Los niveles jerrquicos se representan de
izquierda a derecha.
Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal
como el vertical.
Circular. Donde los niveles jerrquicos quedan determinados
desde el centro hacia la periferia.

MANUALES
En todo tipo de organizacin se utilizan los manuales, es decir,
documentos detallados que contienen en forma ordenada y
sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa.
Son de gran utilidad por las siguientes razones:
Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la
empresa. Delimitan actividades, responsabilidades y
funciones.
Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo
que se debe hacer y cmo debe hacerse.
Son una fuente de informacin, pues muestran los datos de la
empresa.
Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de
responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas.
Reducen costos al incrementar la eficiencia.

El manual es un conjunto de instrucciones y


explicaciones escritas que cubren distintas materias
como polticas, mtodos, planes de cuentas, trabajos,
etc.

Dentro de una empresa se emplean diversos tipos de manuales los


cuales se presentan a continuacin:

A) Manuales departamentales
Contienen los objetivos generales de la empresa, los del
departamento de que se trate y los de sus secciones bsicas;
polticas y normas generales de la empresa y del departamento
correspondiente; carta de organizacin general y departamental;
reglamentacin de los aspectos de coordinacin interdepartamental,
anlisis de puestos y grficas de proceso y de flujo.

B) Manuales interdepartamentales
Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales,
aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de informacin.
Comprenden a todos los departamentos de la organizacin y
describen los procedimientos y relaciones que abarcan dichos
departamentos.

C) Manual de historia
Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el
organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y
posicin actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo
de la tradicin y filosofa del organismo. Bien elaborado y aplicado
contribuye a una mejor comprensin y motiva al personal a sentir
que pertenece y forma parte de la organizacin.

D) Manual de organizacin
Su propsito es exponer en forma detallada la estructura
organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las
relaciones.

E) Manual de polticas
Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a ser
seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El
conocer de una organizacin proporciona el marco principal sobre el
cual se basan todas las acciones
Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por
escrito, permiten:
1. Agilizar el proceso de toma de decisiones
2. Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles
intermedios.
3. Servir de base para una constante y efectiva revisin.
Pueden elaborarse manuales de polticas para funciones
operacionales, como: produccin, ventas, finanzas, personal,
compras, etc.

F) Manual de procedimientos
Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a
travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.
Este manual es una gua (cmo hacer las cosas) de trabajo al
personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo
ingreso. La implementacin de este manual sirve para aumentar la
certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos
administrativos prescritos al realizar su trabajo.

G) Manual de contenido mltiple

Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la


estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de
distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo
de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "polticas y
procedimientos", el de "historia y organizacin", en s consiste en
combinar dos o ms categoras que se interrelacionan en la prctica
administrativa. En organismos pequeos, un manual de este tipo
puede combinar dos o ms conceptos, debindose separar en
secciones.

DIAGRAMA DE
PROCEDIMIENTO
O DE FLUJO
Es la representacin grfica que muestran las sucesiones de los
pasos de que consta un procedimiento.

La lmpara no funciona

Est
enchufada
la lmpara?

Comprar nueva lmpara

No
S

Est
quemada la
ampolleta?

Comprar nueva lmpara

S
No
Comprar nueva lmpara

Las siguientes son acciones previas a la realizacin del


diagrama de flujo:
Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama
de flujo. Deben estar presentes el dueo o responsable del
proceso, los dueos o responsables del proceso anterior y
posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes
interesadas.
Definir qu se espera obtener del diagrama de flujo.
Identificar quin lo emplear y cmo.
Establecer el nivel de detalle requerido. Determinar los lmites
del proceso a describir.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo


son:
Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera
quedar fijado el comienzo y el final del diagrama.
Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y
el final la entrada al proceso siguiente.
Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que
estn incluidos en el proceso a describir y su orden
cronolgico.
Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores,
listarlas tambin.
Identificar y listar los puntos de decisin.
Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y
asignando los correspondientes smbolos.
Asignar un ttulo al diagrama y verificar que est completo y
describa con exactitud el proceso elegido.

Ventajas de los diagramas de flujo


Favorecen la comprensin del proceso a travs de mostrarlo
como un dibujo. El cerebro humano reconoce fcilmente los
dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias pginas
de texto.
Permiten identificar los problemas y las oportunidades de
mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los
flujos de los reprocesos, los conflictos de autoridad, las
responsabilidades, los cuellos de botella y los puntos de
decisin.
Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones
que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el
anlisis de las mismas. Son una excelente herramienta para
capacitar a los nuevos empleados y tambin a los que
desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el
proceso.